Vyhláška Ministerstva financí, kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole)

Předmět úpravy a vymezení některých pojmů

§ 1

Tato vyhláška stanoví

• a) bližší podrobnosti o kontrolních metodách a kontrolních postupech,

• b) strukturu a rozsah zpráv o výsledcích finančních kontrol, postup a termíny jejich předkládání.

§ 2

Pro účely této vyhlášky se rozumí

• a) příkazcem operace vedoucí orgánu veřejné správy nebo vedoucí zaměstnanec jím pověřený k nakládání s veřejnými prostředky orgánu veřejné správy,^1)

• b) správcem rozpočtu vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za správu rozpočtu orgánu veřejné správy nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím tohoto orgánu,^2)

• c) hlavním účetním vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za vedení účetnictví orgánu veřejné správy nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím tohoto orgánu.^3)

Bližší podrobnosti o kontrolních metodách

§ 3

Kontrolní metody slouží při finanční kontrole k zajištění objektivnosti a úplnosti informací o tom, zda kontrolované osoby,^4) organizační útvary, vedoucí a jiní zaměstnanci orgánu veřejné správy^5) naplňují požadavky, na které je kontrola zaměřena.

§ 4

(1) Kontrolní metodou porovnání se zjišťuje, zda skutečný stav hospodaření odpovídá stavu zápisů v dokumentech. Metodou se získávají informace potřebné k finančnímu řízení kontrolovaných osob, organizačních útvarů, vedoucích a jiných zaměstnanců orgánu veřejné správy, jakož i informace o zjištění odchylek od požadovaného stavu nebo o možných rizicích vzniku těchto odchylek.

(2) Skutečný stav se porovnává s údaji obsaženými v

• a) záznamech,

• b) účetních, finančních a statistických výkazech,

• c) hlášeních a zprávách,

• d) datech uložených v informačních systémech,

• e) schválených záměrech.

§ 5

(1) Kontrolní metodou sledování se zjišťuje, zda jsou v souladu se záměry a cíli orgánu veřejné správy stanoveny podmínky a postupy pro hospodárný, efektivní a účelný výkon prověřované činnosti, pro zajišťování programu nebo plnění výkonných, řídících a kontrolních funkcí a zda kontrolované osoby, organizační útvary, vedoucí a jiní zaměstnanci orgánu veřejné správy tyto podmínky a postupy dodržují.

(2) Skutečný stav se zjišťuje

• a) pozorováním procesů,

• b) měřením hodnot.

(3) Informace o průběhu, časových údajích a výsledcích sledování se zaznamenávají v příslušném písemném, datovém, případně obrazovém nebo zvukovém záznamu.

§ 6

(1) Kontrolní metodou šetření a ověřování se zjišťuje, zda byly při přípravě a uskutečňování prověřovaných operací^6) až po jejich konečné vypořádání a vyúčtování^7) dosaženy stanovené záměry a cíle.

(2) Zjištění získaná šetřením se

• a) porovnávají se stanovenými záměry a cíli,

• b) ověřují s podmínkami a postupy stanovenými právními předpisy a opatřeními přijatými v mezích těchto předpisů.

§ 7

(1) Metodou kontrolních výpočtů se matematickými úkony ověřují informace obsažené v záznamech, účetních, finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách nebo datech uložených v informačních systémech, anebo ve schválených záměrech.

(2) Zjištění získaná kontrolními výpočty se porovnávají s číselnými hodnotami

• a) vykazovanými v dokumentech uvedených v odstavci 1,

• b) stanovenými v právních předpisech a v opatřeních přijatých v mezích těchto předpisů,

• c) stanovených technickými normami,

• d) obsaženými ve smlouvách.

§ 8

(1) Kontrolní metodou analýzy se zjišťují a vyhodnocují odchylky jednotlivých operací nebo jejich souborů od obvyklého rámce hodnoty, například jejich četností, výdajovou nebo časovou náročností, anebo zvýšeným rizikem vzniku nesrovnalostí v hospodaření s veřejnými prostředky.

(2) Zjištění získaná analýzou se porovnávají s údaji obsaženými v

• a) záznamech,

• b) účetních, finančních a statistických výkazech,

• c) hlášeních a zprávách,

• d) datech uložených v informačních systémech,

• e) schválených záměrech.

§ 9

Při finanční kontrole se použije kterákoliv kontrolní metoda uvedená v § 4 až 8, nebo jiná kontrolní metoda, nebo kombinace více těchto kontrolních metod s podmínkou, že jejich použití musí být v souladu s právními předpisy.^8)

Zásady pro uplatňování kontrolních postupů

§ 10

Kontrolními postupy jsou systematicky uspořádané úkony, kterými se na základě zvolených kontrolních metod shromažďují, třídí, vyhodnocují a dokumentují informace za účelem jejich využití podle § 3.

§ 11

Při předběžné veřejnosprávní kontrole,^9) průběžné veřejnosprávní kontrole^10) a řídící kontrole,^11) zajišťované odpovědnými vedoucími zaměstnanci při finančním řízení činnosti orgánu veřejné správy, se uplatní schvalovací postupy,^12) operační postupy,^13) revizní postupy k prověření správnosti vybraných operací^14) a hodnotící postupy.^15) Součástí kontrolních postupů odpovědných vedoucích zaměstnanců je systematické vyhledávání rizik spojených se zajišťováním činnosti v rozsahu jim vymezené působnosti a přijímání přiměřených a účinných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění.

§ 12

Při veřejnosprávní kontrole vykonávané zaměstnanci pověřenými vedoucím kontrolního orgánu^16) ke specializované kontrolní činnosti, oddělené od finančního řízení tohoto orgánu, se uplatní kombinace revizních a hodnotících postupů.

§ 13

Při interním auditu^17) se uplatní speciální kombinace revizních a hodnotících postupů s důrazem na využití kontrolní metody analýzy (dále jen „auditní postup“).

Schvalovací postupy při předběžné řídící kontrole

§ 14

(1) Schvalovací postupy odpovědných vedoucích zaměstnanců orgánů veřejné správy se uplatňují v procesu plánování a přípravy operací, určených k plnění stanovených úkolů tohoto orgánu, které mají za následek veřejné výdaje nebo jiná plnění vzniklá na základě závazku nebo nároku orgánu veřejné správy.

(2) Schvalovací postupy podle odstavce 1 tvoří kontrolní činnost před právním úkonem orgánu veřejné správy, kterým vzniká tomuto orgánu závazek nebo nárok, a dále kontrolní činnost před uskutečněním veřejných výdajů nebo jiných plnění na základě přijatého závazku nebo vzniklého nároku.

(3) Kontrolní činnost před schválením závazku nebo uplatněním nároku orgánu veřejné správy zahrnuje prověření

• a) připravované operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti příkazce operace,

• b) podkladů předaných příkazcem operace k připravované operaci a její schválení správcem rozpočtu.

(4) Kontrolní činnost před uskutečněním veřejných výdajů nebo jiných plnění ke splnění závazků nebo uplatnění nároků orgánu veřejné správy zahrnuje

• a) vydání písemného příkazu k uskutečnění veřejného výdaje nebo jiného plnění příkazcem operace a jeho předání správci rozpočtu včetně dokladu o závazku nebo nároku orgánu veřejné správy a příslušných podkladů,

• b) prověření a odsouhlasení vydaného písemného příkazu s dokladem a podklady uvedenými pod písmenem a), jejich vztahu k realizaci rozpočtu orgánu veřejné správy v odpovědnosti správce rozpočtu a jejich předání hlavnímu účetnímu,

• c) konečné prověření a odsouhlasení vydaného písemného příkazu včetně úplnosti příslušných podkladů v odpovědnosti hlavního účetního.

§ 15

(1) Příkazce operace při výkonu předběžné řídící kontroly zaměří schvalovací postup na prověření

• a) nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění stanovených úkolů orgánu veřejné správy,

• b) věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci,

• c) dodržení kritérií hospodárnosti,^18) efektivnosti^19) a účelnosti,^20)

• d) souladu operace s právními předpisy,

• e) rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout, a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění.

(2) Příkazce operace potvrdí svým podpisem oprávněnost, nezbytnost a správnost^6) připravované operace.

§ 16

(1) Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole zajišťované v odpovědnosti správce rozpočtu navazuje na schvalovací postup zajišťovaný v odpovědnosti příkazce operace.

(2) Správce rozpočtu při výkonu předběžné řídící kontroly připravované operace zaměří schvalovací postup na dodržení

• a) pravidel stanovených zvláštními právními předpisy,^21)

• b) rozsahu oprávnění příkazce operace a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem,

• c) rozpočtové skladby,

• d) schváleného, případně upraveného rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby,

• e) souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky.

(3) Předmětem předběžné řídící kontroly zajišťované v odpovědnosti správce rozpočtu je i posouzení finančního dopadu operace na zdroje použitelné v příslušném rozpočtovém období, případně na potřebu zajištění zdrojů pro navazující rozpočtové období.

(4) Správce rozpočtu potvrdí svým podpisem, že zajistil prověření a schválil připravovanou operaci.

(5) Shledá-li správce rozpočtu na připravované operaci nedostatky, pozastaví ji a písemně o tom vyrozumí příkazce operace. Vyrozumění musí obsahovat důvody jejího pozastavení, případně další doklady správce rozpočtu o oprávněnosti jeho stanoviska.

(6) Operaci nelze bez odstranění nedostatků uvedených v odstavci 5 uskutečnit. Pokud pro operaci stanoví správce rozpočtu v souladu s právním předpisem nebo opatřeními orgánů veřejné správy přijatými v mezích tohoto předpisu omezující podmínky, uvede je písemně.

§ 17

(1) Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole zajišťované v odpovědnosti hlavního účetního navazuje na schvalovací postup zajišťovaný v odpovědnosti správce rozpočtu.

(2) Hlavní účetní obdrží od správce rozpočtu doklad o závazku nebo nároku orgánu veřejné správy pro účely předběžné řídící kontroly veřejných výdajů nebo jiných plnění, prověřených a schválených v odpovědnosti správce rozpočtu, které budou při operaci realizovány.

(3) Při výkonu předběžné kontroly vydaného písemného příkazu zaměří hlavní účetní schvalovací postup na prověření

• a) úplnosti a náležitostí předaných podkladů pro účely splnění požadavků stanovených zvláštními právními předpisy,^22)

• b) rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu a porovnání jejich podpisů s podpisovými vzory.

(4) Hlavní účetní potvrdí svým podpisem na vydaném písemném příkazu prověření připravované operace a předá tento příkaz k provedení.

(5) Shledá-li hlavní účetní nedostatky v dokladech podle odstavce 3, pozastaví operaci a písemně o tom vyrozumí příkazce operace. Toto vyrozumění musí obsahovat důvody pozastavení, případně další doklady hlavního účetního o oprávněnosti jeho stanoviska.

(6) Veřejný výdaj nebo jiné plnění nelze bez odstranění nedostatků uvedených v odstavci 5 uskutečnit.

Operační, revizní a hodnotící postupy při průběžné a následné řídící kontrole

§ 18

(1) K výkonu průběžné a následné řídící kontroly operací se uplatní operační a revizní postupy, které zajišťují prověření správnosti vybraných operací, a hodnotící postupy.

(2) Operační postupy zajišťují prověření, zda operace od předání podkladů k realizaci hlavním účetním až do jejího konečného vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními orgánů veřejné správy přijatými v mezích těchto předpisů. Za účelem minimalizace možných rizik jsou činnosti při uskutečňování operací odděleny od činností při zpracování těchto operací v účetní evidenci.

(3) Operační postupy se v rámci průběžné řídící kontroly uskutečňovaných operací uplatňují při

• a) zajišťování bezhotovostního styku včetně prověřování požadavků na ochranu majetku před neoprávněnými zásahy,

• b) nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a ceninami včetně jejich evidence, inventarizace, řešení a vypořádávání rozdílů, požadavků ochrany a bezpečnosti majetku při manipulacích, přesunech a úschově,

• c) prověřování souladu výdeje a příjmu zboží nebo poskytovaných a přijímaných služeb, anebo jiných plnění s doklady o závazcích nebo nárocích orgánu veřejné správy a se záznamy obsaženými v příslušné evidenci,

• d) vyřizování reklamací,

• e) plnění závazků,

• f) správě pohledávek včetně jejich vymáhání,

• g) prověřování stavu, pohybu a využívání zásob včetně jejich evidence, úplnosti a průkaznosti příslušných záznamů o nich, při inventarizaci a dále při zajišťování jejich ochrany v souladu s právními předpisy a opatřeními přijatými v mezích těchto předpisů,

• h) prověřování stavu, využívání, udržování, způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a vypořádávání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku v souladu s právními předpisy a opatřeními přijatými v mezích těchto předpisů,

• i) zpracování mezd a platů včetně daňové agendy, agendy sociálního a zdravotního pojištění a jejich evidence,

• j) zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví,

• k) realizaci opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků, zejména plnění takových opatření, jejichž cílem je včas odhalovat a znemožňovat uskutečňování nehospodárných, neefektivních a neúčelných operací nebo operací, které jsou v rozporu s právními předpisy.

(4) Revizní a hodnotící postupy doplňují operační postupy tím, že zajišťují

• a) vyhodnocování informací obsažených v příslušných záznamech nebo datech uložených v informačních systémech, které jsou potřebné pro přípravu periodických výkazů, hlášení a zpráv během účetního období, a to na základě požadavků stanovených zvláštními právními předpisy^23) nebo pokynů vedoucího orgánu veřejné správy,

• b) porovnávání informací podle písmene a) s platným rozpočtem, jeho rozpisem a závaznými ukazateli, posuzování dosahovaných výsledků hospodaření ve vztahu k plněným úkolům a přijetí případných opatření pro další činnost orgánu veřejné správy.

(5) Bližší pravidla pro kontrolní postupy podle odstavců 1 až 4 obsahují vnitřní předpisy vydané orgánem veřejné správy.

Auditní postupy

§ 19

(1) Vedoucí útvaru interního auditu stanoví zásady pro uplatňování auditních postupů v rozsahu své odpovědnosti za nezávislou a objektivní činnost útvaru interního auditu.^24) Postupy obsahují systematicky uspořádané úkony k analyzování, vyhodnocování a porovnávání operací realizovaných v rámci vnitřního provozního a finančního řízení orgánu veřejné správy s

• a) požadavky stanovenými právními předpisy nebo opatřeními orgánů veřejné správy přijatými v mezích těchto předpisů,

• b) informacemi v záznamech, účetních, finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách nebo datech uložených v informačních systémech.

(2) Součástí auditních postupů je i prověřování a vyhodnocování, zda odpovědní vedoucí zaměstnanci vykonávají řídící kontrolu a vyhledávají rizika spojená se zajišťováním činností v rozsahu jim vymezené působnosti a zda přijímají přiměřená a účinná opatření k jejich odstranění nebo zmírnění.

§ 20

(1) Na základě ročního plánu interního auditu vypracují osoby pověřené výkonem jednotlivého auditu (dále jen „interní auditoři“) jeho program.

(2) Při operativním zařazení výkonu auditu^25) v případech podezření na možný výskyt nepředpokládaných rizik, která by mohla negativně ovlivnit činnost orgánu veřejné správy, nebo při bezprostředním zjištění takových rizik postupují interní auditoři podle odstavce 1 obdobně.

(3) Při vypracování programu auditu se interní auditoři zaměří na

• a) cíle prověřovaných činností orgánu veřejné správy včetně zajištění ochrany veřejných prostředků^26) a na systémy, kterými jsou tyto činnosti řízeny a kontrolovány,

• b) prověření účinnosti vnitřního systému řízení a kontroly,

• c) zhodnocení rizik spojených s prověřovanou činností, na určené zdroje, prostředky a postupy k jejich odstranění nebo zmírnění a na zvládání těchto rizik při plnění stanovených úkolů orgánu veřejné správy,

• d) zdokonalení systému řízení rizik v dané činnosti orgánu veřejné správy a příslušného kontrolního systému.

(4) Výsledky a doporučení vyplývající z vykonaného auditu dokládají interní auditoři analýzami a hodnoceními.

(5) Interní auditoři rozpracují program auditu do auditních postupů za účelem shromáždění, analýzy, vyhodnocování a zaznamenávání informací, které tvoří předmět tohoto auditu.

(6) Vedoucí útvaru interního auditu schvaluje program auditu před jeho zahájením a případné změny v programu tohoto auditu neprodleně v průběhu jeho výkonu.

(7) Zvláštní pozornost při rozpracování programu auditu věnují interní auditoři i auditním postupům k prověřování a vyhodnocování, zda

• a) v auditované činnosti orgánu veřejné správy nedochází k trestným činům nebo přestupkům, souvisejícím s výkonem veřejné správy,

• b) ve vnitřním provozním a finančním řízení orgánu veřejné správy je zaveden odpovídající systém prevence jednání podle písmene a) a systém shromažďování a vyhodnocování informací o jejich výskytu,

• c) v případě výskytu jednání podle písmene a) byla přijata přiměřená a účinná opatření.

(8) Vedoucí útvaru interního auditu odpovídá za řádný výkon auditu a včasné předávání jeho výsledků, závěrů a doporučení.^27) V případě zjištění skutečností nasvědčujících spáchání trestného činu nebo přestupku vedoucí útvaru interního auditu písemně informuje bez zbytečného odkladu vedoucího orgánu veřejné správy a současně zabezpečí zajištění příslušných dokladů.

(9) O vykonaném auditu se pořizuje písemná zpráva. Pokud dojde k porušení zásady funkční nezávislosti při přípravě nebo výkonu auditu, uvede se ve zprávě tato skutečnost a její dopady na tento audit.

(10) Před předáním zprávy uvedené v odstavci 9 vedoucímu orgánu veřejné správy zajistí vedoucí útvaru interního auditu projednání zjištění z vykonaného auditu a navrhovaná doporučení s příslušným odpovědným vedoucím zaměstnancem.

(11) Vedoucí útvaru interního auditu vytvoří systém, který umožní prověřovat opatření přijatá k odstranění zjištěných nedostatků včetně doporučení interního auditu. Stanoví rovněž zásady pro zabezpečení archivování komplexních dokumentů z vykonaných auditů. Dokumenty se archivují 10 let.

§ 21

(1) Auditními postupy jsou prověřovány i vybrané operace. Při výběru vzorku operací se přihlíží k

• a) potřebě prověřit operace s ohledem na možná rizika, která se vyskytují zejména v jejich přípravě, vypořádání, vyúčtování nebo v inventarizaci veřejných prostředků,

• b) významu jednotlivých operací nebo souboru souvisejících operací pro plnění schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy.