Vyhláška o způsobu plnění pravidel obezřetného podnikání a pravidel organizace vnitřního provozu investiční společnosti a investičního fondu

§ 1

Předmět úpravy

Tato vyhláška upravuje

• a) obsah organizačního řádu,

• b) administrativní a účetní postupy,

• c) kontrolní a bezpečnostní opatření pro zpracování a evidenci dat,

• d) systém vnitřní kontroly,

• e) postupy k omezení možnosti střetu zájmů při poskytování služeb,

• f) opatření k zamezení použití obhospodařovaného majetku k obchodům na vlastní účet,

• g) opatření k ochraně vnitřních informací a

• h) opatření k předcházení manipulaci s trhem.

§ 2

(1) Investiční společnost nebo investiční fond přijme organizační řád, ve kterém přiměřeně k rozsahu prováděné činnosti upraví organizační uspořádání společnosti, oprávnění, povinnosti a funkční náplň vedoucích zaměstnanců společnosti a ostatních zaměstnanců společnosti, kteří zajišťují

• a) propagaci služeb společnosti a nabízených produktů,

• b) vydávání, evidenci nebo uložení, správu a zpětné odkupování cenných papírů fondu kolektivního investování,

• c) výkon analytické činnosti,

• d) obchodování s investičními nástroji na vlastní účet společnosti,

• e) obchodování s majetkem fondu kolektivního investování včetně řízení rizik,

• f) vypořádání obchodů, oceňování obhospodařovaného majetku,

• g) vedení účetnictví,

• h) právní služby,

• i) správu informačního systému,

• j) výkon interního auditu,

• k) komunikaci s osobami mimo společnost, na které byla některá činnost delegována,

• l) činnost compliance.

(2) Organizační řád stanoví, že činnosti podle odstavce 1 písm. a) až j) lze delegovat za podmínek stanovených zákonem na třetí osobu s tím, že pokud dojde k delegaci všech těchto činností, zajistí výkon podle odstavce 1 písm. k) a l) vedoucí osoby investiční společnosti nebo investičního fondu.

§ 3

Administrativní postupy

(1) Investiční společnost nebo investiční fond svým vnitřním předpisem upraví administrativní postupy v rámci vnitřního provozu společnosti, zejména

• a) postup při přijímání či změně vnitřních předpisů,

• b) systém vnitřní kontroly (§ 6),

• c) výkon činností zaměstnanci investiční společnosti nebo investičního fondu ve vztahu k obhospodařování majetku ve fondech kolektivního investování,

• d) oprávnění zaměstnanců investiční společnosti nebo investičního fondu ke schvalování a podepisování dokumentů v rámci činnosti společnosti,

• e) postup tvorby, zpracování a nakládání s daty a dokumenty investiční společnosti nebo investičního fondu a jejich uchovávání,

• f) správu a obsluhu informačního systému provozovaného investiční společností nebo investičním fondem,

• g) postup při vyřizování stížností a reklamací investorů^1) a

• h) postup při plnění povinností vůči depozitáři.

(2) Investiční společnost nebo investiční fond v rámci úpravy podle odstavce 1 písm. c) vnitřním předpisem stanoví též povinnost zaměstnance pověřeného obchodováním s majetkem ve fondu kolektivního investování

• a) spolupracovat s analytickým útvarem, případně investičním výborem,

• b) obchodovat s majetkem fondu kolektivního investování v souladu s jeho statutem,

• c) dodržovat stanovené limity a postupy k omezení přijímaného rizika,

• d) neprovádět obchody s investičními nástroji zapsanými do zvláštní evidence podle § 7 odst. 2 písm. h),

• e) dokumentovat způsob provedení obchodů nejméně v rozsahu předmět obchodu, typ obchodu, datum a doba uskutečnění obchodu, místo obchodu, zúčastněné strany,

• f) dokumentovat vynaložení odborné péče dle zákona a

• g) spolupracovat s útvarem vypořádání obchodů.

(3) Investiční společnost nebo investiční fond dále v rámci úpravy podle odstavce 1 písm. c) vnitřním předpisem stanoví též povinnost zaměstnance pověřeného vypořádáním obchodů

• a) řádně a včas zpracovávat veškerá data předaná zaměstnancem pověřeným obchodováním s majetkem fondu kolektivního investování,

• b) kontrolovat dodržování stanovených limitů a postupů k omezení přijímaného rizika,

• c) vypořádávat obchody s investičními nástroji nebo jinými majetkovými hodnotami,

• d) kontrolovat správnost a průkaznost evidovaných údajů o obchodech s investičními nástroji,

• e) spolupracovat s depozitářem při zajišťování podkladů pro ověření správnosti výpočtu hodnoty majetku fondu kolektivního investování a

• f) zasílat pokyny^2) v den jejich podání depozitáři.

§ 4

Účetní postupy

Investiční společnost nebo investiční fond upraví vnitřním předpisem

• a) postupy pro vedení účetnictví,

• b) způsob výpočtu hodnoty majetku fondů kolektivního investování, které obhospodařuje,

• c) způsob tvorby opravných položek,

• d) zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů a tvorbu dohadných položek a rezerv.

§ 5

Kontrolní a bezpečnostní opatření pro zpracování a evidenci dat

(1) Investiční společnost nebo investiční fond zajišťuje správu informačního systému telekomunikačních a záznamových zařízení, a to alespoň jedním zaměstnancem, kterého touto činností pověří, nebo třetí osobou na základě písemné smlouvy (dále jen „správce“).

(2) Investiční společnost nebo investiční fond ve vnitřním předpisu upraví alespoň

• a) podmínky přístupu zaměstnanců k informačnímu systému a k údajům v něm zaznamenaným, rozsah možnosti přístupu (přístupových práv) a proces jejich nastavování, včetně způsobu rozhodování o rozsahu přístupových práv jednotlivých zaměstnanců nebo jiných osob a rozhodování o jejich změnách,

• b) podmínky, za kterých budou do informačního systému vkládána data získaná v souvislosti s výkonem činnosti společnosti a jejich změny, a podmínky nakládání s těmito daty,

• c) postup při řešení situací, kdy dojde k poruše funkcí informačního systému, telekomunikačních prostředků nebo záznamových zařízení používaných investiční společností nebo investičním fondem, včetně způsobu zajištění náhradního provozu informačního systému, telekomunikačních a záznamových zařízení,

• d) opatření zajišťující pravidelné a řádné zálohování dat uložených v informačním systému a jejich uchovávání nejméně po dobu 10 let,

• e) ochranu informačního systému před vstupem a zásahy ze strany neoprávněných osob a před poškozením,

• f) postup rekonstrukce dat v případě, že došlo k neoprávněnému zásahu podle písmene e) nebo k poškození informačního systému,

• g) opatření zajišťující, aby zaměstnanci pověření obchodováním s majetkem v podílových fondech a s majetkem investičního fondu používali pro výkon této činnosti telekomunikační zařízení, u nichž investiční společnost nebo investiční fond zajistí pořizování záznamů komunikace; ve vztahu k třetí osobě, která pro společnost zajišťuje činnost podle věty první, investiční společnost nebo investiční fond zajistí úpravu těchto opatření smluvně,

• h) pravidla používání telekomunikačních zařízení, a to alespoň vyhrazení určitých telefonních linek, případně jiných telekomunikačních zařízení, pro činnosti související s obhospodařováním majetku v podílových nebo investičních fondech včetně komunikace mezi investiční společností nebo investičním fondem a depozitářem, osobou, která pro investiční společnost nebo investiční fond vykonává činnosti podle § 2 odst. 1 písm. a) až j) na smluvním základě, a pořizování záznamů komunikace na těchto telefonních linkách, případně jiných telekomunikačních zařízeních, a jejich uchovávání nejméně po dobu 10 let,

• i) náležitosti záznamu podle písmene h), kterými jsou alespoň datum a čas komunikace, údaje identifikující odesílatele a příjemce, jsou-li dostupné, a obsah přenášené zprávy; investiční společnost nebo investiční fond zajistí možnost pořízení úplných výpisů záznamů komunikace na vyhrazených telefonních linkách, případně jiných telekomunikačních zařízeních, a možnost pořizování výstupu ze záznamového zařízení,

• j) opatření zajišťující, aby správu záznamového zařízení použitého k zaznamenávání komunikace podle písmene h) prováděl výhradně správce, a

• k) opatření zajišťující, aby záznamy komunikace podle písmene h) nemohly být v záznamovém zařízení dodatečně měněny.

(3) Dodržování povinností podle odstavce 2 písm. e) a f) zajišťuje investiční společnost nebo investiční fond prostřednictvím správce alespoň

• a) pravidelnými kontrolami základních funkcí technických a programových prostředků informačního systému,

• b) přiměřenou pravidelnou aktualizací technických a programových prostředků informačního systému a

• c) použitím zabezpečovacích prostředků.

(4) Investiční společnost nebo investiční fond upraví vnitřním předpisem nebo sjedná ve smlouvě se správcem, je-li správcem třetí osoba, povinnost správce

• a) odmítnout neoprávněný vstup do informačního systému zaměstnanci investiční společnosti nebo investičního fondu nebo jiné osobě,

• b) provést neodkladná opatření v případě neoprávněného vstupu do informačního systému nebo poškození informačního systému a

• c) informovat o postupu podle písmen a) a b) zaměstnance pověřeného výkonem compliance (§ 7) a příslušného vedoucího zaměstnance nebo člena statutárního orgánu investiční společnosti nebo investičního fondu.

(5) Investiční společnost nebo investiční fond stanoví způsob kontroly shody dat zanesených do evidencí se skutečným stavem a postup odstranění zjištěných nesrovnalostí (rekonciliace) přiměřený rozsahu a povaze činnosti, kterou investiční společnost nebo investiční fond provádí, počtu investorů a objemu svěřených peněžních prostředků, případně investičních nástrojů, a četnost takové kontroly, nejméně však jednou za týden, a dále stanoví způsob kontroly plnění těchto povinností.

§ 6

Systém vnitřní kontroly

(1) Investiční společnost zavede účinný a efektivní systém vnitřní kontroly přiměřeně k počtu obhospodařovaných fondů kolektivního investování, objemu obhospodařovaného majetku těchto fondů a k rozsahu a povaze poskytovaných služeb a zajistí vytvoření takové organizační struktury, která umožní efektivní činnost systému vnitřní kontroly.

(2) Součástí systému vnitřní kontroly je

• a) kontrola prováděná každým zaměstnancem při výkonu pracovní činnosti,

• b) kontrola prováděná orgány společnosti a vedoucím zaměstnancem při výkonu řídící činnosti,

• c) činnost compliance (§ 7) a

• d) činnost interního auditu (§ 8).

(3) Investiční společnost upraví systém vnitřní kontroly vnitřním předpisem, ve kterém podrobněji vymezí zejména

• a) povinnost dozorčí rady pravidelně vyhodnocovat činnost systému vnitřní kontroly,

• b) povinnost zaměstnance vykonávat kontrolu uvedenou v odstavci 2 písm. a),

• c) povinnost vedoucího zaměstnance vykonávat kontrolu uvedenou v odstavci 2 písm. b),

• d) povinnosti zaměstnance pověřeného výkonem compliance,

• e) povinnosti osoby pověřené výkonem interního auditu a

• f) postupy při řešení selhání systému vnitřní kontroly.

(4) Ustanovení odstavců 1 až 3 se vztahují obdobně na investiční fond.

§ 7

Compliance

(1) Výkon compliance zajišťuje investiční společnost nebo investiční fond prostřednictvím alespoň jednoho zaměstnance. O pověření zaměstnance výkonem compliance a odvolání z výkonu compliance rozhoduje statutární orgán společnosti a je informován dozorčí orgán společnosti; v případě, že výkon compliance zajišťuje více zaměstnanců, pověřuje a odvolává statutární orgán investiční společnosti nebo investičního fondu pouze jejich vedoucího zaměstnance.

(2) Investiční společnost nebo investiční fond vnitřním předpisem upraví povinnost zaměstnance pověřeného výkonem compliance alespoň

• a) provádět kontrolu souladu vnitřních předpisů s právními předpisy, zejména pak s právními předpisy upravujícími oblast kolektivního investování, poskytování investičních služeb, je-li tato činnost poskytována, a opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti,

• b) koordinovat tvorbu opatření vedoucích k zajištění souladu činnosti investiční společnosti nebo investičního fondu a vnitřních předpisů s právními předpisy a kontrolovat soulad navržených opatření s právními předpisy,

• c) kontrolovat dodržování pravidel o obchodech zaměstnanců investiční společnosti nebo investičního fondu uzavíraných na jejich vlastní účet nebo na účet osob jim blízkých^3) a provádět kontrolu obchodů provedených na vlastní účet investiční společnosti nebo investičního fondu z hlediska dodržování zákona a vnitřních předpisů,

• d) v návaznosti na stížnosti podané na činnost investiční společnosti nebo investičního fondu a na výsledky jejich vyřízení koordinovat tvorbu opatření k nápravě a kontrolovat soulad navržených opatření s právními předpisy,

• e) vést evidenci pokynů způsobilých manipulovat s trhem; investiční společnost nebo investiční fond upraví vnitřním předpisem pravidla pro informování České národní banky při podezření na využití vnitřní informace při uzavření obchodu,^4)

• f) vést a průběžně aktualizovat evidenci investičních nástrojů přijatých k obchodování na regulovaném trhu nebo jejich emitentů, o kterých se investiční společnost nebo investiční fond dozvěděly informaci, která není veřejně známá a

• 1. týká se tohoto nástroje nebo jeho emitenta, anebo

• 1. se týká jiné skutečnosti, jestliže je významná pro vývoj kurzu tohoto nástroje nebo jiné jeho ceny nebo jeho výnosu,

a v této evidenci uvádět obsah této informace (Watch List),

• g) bez zbytečného odkladu průběžně vyhodnocovat informace zapsané v evidenci podle písmene f); zaměstnanec pověřený výkonem compliance při tom posoudí, zda informace zapsaná v evidenci podle písmene f) naplňuje znaky vnitřní informace;^5) vnitřní předpis může stanovit, že zaměstnanec pověřený výkonem compliance za tímto účelem spolupracuje s dalšími osobami určenými tímto vnitřním předpisem,

• h) zapsat do zvláštní evidence (Restricted List) investiční nástroj přijatý k obchodování na regulovaném trhu nebo jeho emitenta, o kterém se investiční společnost nebo investiční fond dozvěděly vnitřní informaci, a obsah této informace, a průběžně aktualizovat tuto evidenci,

• i) neprodleně upozorňovat vedoucí zaměstnance odpovědné za obchodování s investičními nástroji na účet investiční společnosti nebo fondu kolektivního investování na zápis investičního nástroje nebo emitenta do evidence podle písmene h) a na výmaz z této evidence,

• j) navrhovat způsob pravidelného seznamování zaměstnanců investiční společnosti nebo investičního fondu s vnitřními předpisy, pracovními postupy a právními předpisy, upravujícími zejména oblast kolektivního investování, a s jejich změnami a kontrolovat jeho dodržování,

• k) kontrolovat režim používání vnitřních informací, které investiční společnost nebo investiční fond získal,

• l) koordinovat komunikaci se státními orgány a dalšími orgány veřejné správy,

• m) činit opatření proti zneužití informací, dat a dokumentů, které získá při výkonu své činnosti,

• n) vykonávat činnosti podle písmen a) až m) odborně, nezávisle, objektivně a čestně a

• o) zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděl při výkonu compliance nebo v souvislosti s ním.

(3) Investiční společnost nebo investiční fond vnitřním předpisem stanoví četnost, s jakou zaměstnanec pověřený výkonem compliance vyhodnocuje informace uvedené v evidencích podle písmen f) a h) a obchody s investičními nástroji zapsanými v těchto evidencích a předkládá závěry vyhodnocování statutárnímu orgánu a dozorčí radě společnosti, nejméně však jednou za 6 měsíců.

(4) Evidence podle odstavce 3 písm. f) a h) obsahují alespoň

• a) datum získání informace,

• b) datum zanesení informace do evidence,

• c) investiční nástroj nebo identifikaci emitenta, ke kterému se informace vztahuje,

• d) stručný popis informace,

• e) identifikaci osob, které se s informací seznámily, a

• f) datum výmazu investičního nástroje z evidence.

(5) Investiční společnost nebo investiční fond vnitřním předpisem stanoví pravidla pro vedení evidencí podle písmen f) a h) a jejich kontrolu.

(6) Investiční společnost nebo investiční fond vnitřním předpisem upraví oprávnění zaměstnance pověřeného výkonem compliance alespoň

• a) pasivně vstupovat do informačního systému investiční společnosti nebo investičního fondu a získávat z něj údaje nezbytné k výkonu compliance,

• b) vstupovat na jednotlivá pracoviště investiční společnosti nebo investičního fondu,

• c) požadovat na všech zaměstnancích investiční společnosti nebo investičního fondu poskytnutí informací a dokladů nezbytných k výkonu compliance; ve vztahu ke třetím osobám, které pro společnost zajišťují činnosti podle § 2 odst. 1 písm. a) až j), investiční společnost nebo investiční fond zajistí úpravu oprávnění zaměstnance pověřeného výkonem compliance smluvně ve stejném rozsahu a

• d) podávat informace o závažných skutečnostech souvisejících s výkonem compliance přímo statutárnímu orgánu a dozorčí radě investiční společnosti nebo investičního fondu.

§ 8

Interní audit

(1) Výkon interního auditu zajišťuje investiční společnost nebo investiční fond prostřednictvím alespoň jednoho zaměstnance (dále jen „interní auditor“), ledaže jde o případ podle odstavce 2. O pověření zaměstnance výkonem interního auditu a odvolání z výkonu interního auditu rozhoduje statutární orgán společnosti s předchozím souhlasem dozorčí rady společnosti. V případě, že výkon interního auditu zajišťuje více zaměstnanců, pověřuje a odvolává statutární orgán společnosti s předchozím souhlasem dozorčí rady společnosti pouze jejich vedoucího zaměstnance.

(2) Pro investiční společnost nebo investiční fond může interní audit zajišťovat třetí osoba na smluvním základě. O výběru této osoby rozhoduje statutární orgán společnosti a je informován dozorčí orgán společnosti. Pokud depozitář provádí kontrolu pokynů po jejich provedení, může výkon interního auditu v rozsahu obhospodařování majetku ve fondu kolektivního investování zajišťovat pouze depozitář.

(3) Vedoucí útvaru interního auditu je povinen o zjištěných skutečnostech informovat dozorčí radu a statutární orgán investiční společnosti nebo investičního fondu a v případě zjištění, která mohou záporně ovlivnit hospodaření s majetkem fondů, je povinen dát podnět k mimořádnému zasedání dozorčí rady.

(4) Investiční společnost nebo investiční fond vnitřním předpisem upraví povinnost interního auditora ověřovat a hodnotit alespoň

• a) funkčnost systému řízení společnosti,

• b) účinnost systému vnitřní kontroly,

• c) systém řízení rizik,