Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Čl. I

Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, se mění takto:

• 1. § 1 včetně nadpisu zní:

㤠1

Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví

(1) Základní evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v listinné podobě. Vedle toho může být vedena i prostředky výpočetní techniky v digitální podobě.

(2) Druhotná evidence Národního archivního dědictví je vedena v digitální podobě. Archivy, které vedou druhotnou evidenci, převádějí údaje ze základní evidence Národního archivního dědictví dodané v listinné podobě do digitální podoby.

(3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v digitální podobě.

(4) Základní evidence se aktualizuje průběžně, není-li dále stanoveno jinak. Druhotná evidence a ústřední evidence se aktualizují jednou ročně podle termínů uvedených v § 9.

(5) Základní evidence archiválií uložených mimo kulturně vědecké instituce a archivy se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.“.

• 1. V § 2 odstavec 1 zní:

„(1) Žádost o schválení dohody o scelení archivního fondu nebo archivní sbírky (dále jen „archivní soubor“) nebo návrh na rozhodnutí o scelení archivního souboru a jejich umístění podle § 18a odst. 2 zákona adresovaný ministerstvu obsahuje pro potřeby aktualizace ústřední evidence stejnopisy evidenčních listů Národního archivního dědictví (dále jen „evidenční listy“), na kterých jsou evidovány delimitované archiválie, a přesnou charakteristiku přemisťovaných archiválií vyjádřenou v evidenčních jednotkách a metráži; u zpracovaných a inventarizovaných archiválií je obsažen i soupis předmětných archiválií.“.

• 1. V § 3 odst. 1 se slova „fondu nebo archivní sbírky (dále jen „archivní soubor“)“ nahrazují slovem „souboru“.

• 1. V § 4 odst. 4 se na začátek písmene j) vkládají slova „u archiválií v analogové podobě“.

• 1. V § 8 odst. 1 se za slova „ústřední evidence“ vkládají slova „Národního archivního dědictví“.

• 1. V § 8 odst. 3 větě druhé se slova „lze zaslat“ nahrazují slovy „je zaslán“.

• 1. V § 9 odstavec 1 zní:

„(1) Údaje ze základní evidence do druhotné se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě. Údaje z druhotné evidence se předávají do ústřední evidence výhradně v digitální podobě.“.

• 1. V § 9 odst. 3 se za slova „Národní archiv“ vkládají slova „, Archiv bezpečnostních složek“ a slova „do konce února“ se nahrazují slovy „do 31. ledna následujícího“.

• 1. V § 9 se na konci odstavce 4 doplňuje věta „Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.“.

• 1. V § 9 odst. 5 se slova „do konce února“ nahrazují slovy „do 15. ledna následujícího“ a na konci se doplňuje věta „Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.“.

• 1. V § 9 odst. 6 se slova „do konce února“ nahrazují slovy „do 15. ledna následujícího“.

• 1. V § 9 odst. 7 se slova „do konce ledna“ nahrazují slovy „do 15. ledna následujícího“.

• 1. V § 9 odst. 8 se slova „do konce února“ nahrazují slovy „do 31. ledna následujícího“ a slova „na technických nosičích dat“ se zrušují.

• 1. V § 10 se doplňuje odstavec 5, který zní:

„(5) V případě zrušení prohlášení za archivní kulturní památku z důvodu přehodnocení jejího významu podle § 21 odst. 6 zákona je zvláštní evidence archivní kulturní památky vedená ministerstvem zařazena do spisu týkajícího se předmětné záležitosti. Zvláštní evidence archivních kulturních památek vedená archivy se v daném případě předá ministerstvu a rovněž se zařadí do předmětného spisu.“.

• 1. § 11 včetně nadpisu zní:

㤠11

Postup a způsob vyřazování archiválií z evidencí Národního archivního dědictví při přehodnocení významu archiválií

(1) Archivní soubory obsahující archiválie uvedené v § 5 odst. 1 a 2 zákona nelze vyřadit z evidence Národního archivního dědictví z důvodu přehodnocení významu archiválií.

(2) Pozbude-li archivní soubor, na který se nevztahuje odstavec 1, trvalou hodnotu, podá subjekt, který vede archivní soubor v základní evidenci, ministerstvu zdůvodněný návrh na jejich vyřazení z evidence Národního archivního dědictví.

(3) Rozhodnutí ministerstva o vyřazení archivního souboru z evidence Národního archivního dědictví z důvodu přehodnocení významu se zapíše do evidenčního listu, na němž byl archivní soubor evidován v základní evidenci.

(4) Pokud je vyřazovaný archivní soubor veden v druhotné evidenci, archiv nebo kulturně vědecká instituce, která archivní soubor vyřazuje, to oznámí Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné evidenci je archivní soubor veden, a to bezprostředně po nabytí právní moci rozhodnutí o vyřazení archivního souboru z evidence Národního archivního dědictví.

(5) Evidenční list, na kterém je vyřazený archivní soubor evidován, se vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence. Vyřazený evidenční list v listinné podobě zůstává ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce, které archivní soubor vedly v základní evidenci.“.

• 1. § 12 včetně nadpisu zní:

㤠12

Postup a způsob vyřazování archiválií z evidence Národního archivního dědictví při zničení archiválií

(1) Dojde-li ke zničení archivního souboru nebo archiválie uložené mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, které jsou vedeny v základní evidenci Národního archivu nebo státního oblastního archivu, subjekt vedoucí archivní soubor nebo archiválie v základní evidenci oznámí tuto skutečnost ministerstvu a podá návrh na vyřazení archiválie nebo archivního souboru z evidence Národního archivního dědictví. Po kontrole archiválií provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválií nebo archivního souboru. Skutečnosti uvedené v protokolu jsou podkladem pro vydání rozhodnutí.

(2) Dojde-li ke zničení archiválie nebo archivního souboru, které jsou uloženy v archivu nebo kulturně vědecké instituci, příslušný archiv nebo kulturně vědecká instituce oznámí tuto skutečnost ministerstvu. Pokud je tato archiválie vedena v druhotné evidenci, oznámí tuto skutečnost současně archivu, který archiválii vede v druhotné evidenci. Po kontrole archiválií provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválií nebo archivního souboru.

(3) Zničením archiválie se rozumí i takové poškození, kdy archiválie postrádá vlastnosti, které musí splňovat archiválie podle zákona. Tato skutečnost se uvede v evidenčním listu. Pokud byl poškozen celý archivní soubor, příslušný evidenční list se vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence.“.

• 1. V § 13 se na konci odstavce 1 doplňuje věta „Toto označení se neprovádí v archivech, kde všechny archiválie v péči archivu spadají do I. kategorie.“.

• 1. V § 13 se doplňuje odstavec 5, který zní:

„(5) Archiválie v digitální podobě se kategoriemi neoznačují.“.

• 1. V § 15 odst. 1 se slovo „paušálního“ nahrazuje slovem „jednorázového“.

• 1. V § 15 se na konci odstavce 5 doplňuje věta „U digitálních dokumentů ve výstupních formátech podle vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby se stanoví výše jednorázového ročního státního příspěvku 70 Kč za každý započatý 1 GB kapacity.“.

• 1. V § 16 odst. 2 se věta poslední nahrazuje větou „Přitom doplní vždy ustanovení čl. 2 odst. 5 přílohy č. 3 k této vyhlášce o množství předkládaných archiválií na podmínky svého archivu.“.

• 1. § 17 včetně nadpisu zní:

㤠17

Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech

Služby a souhlas s jednorázovým užitím reprodukce archiválií poskytované veřejnými archivy jsou zpoplatněny podle Ceníku služeb a reprodukčních poplatků platných ve veřejných archivech uvedeného v příloze č. 4 k této vyhlášce. Veřejné archivy poskytují služby podle svých technických možností.“.

• 1. V příloze č. 1 bodě III se v nadpise slovo „vedlejší“ nahrazuje slovem „dílčí“.

• 1. V příloze č. 1 bodě III se na konci textu podbodu 2 doplňuje věta „Listiny uložené v kartonech se vykazují jako jednotliviny a kartony, ve kterých jsou tyto listiny uloženy, se v tomto případě jako evidenční jednotky nevykazují.“.

• 1. V příloze č. 1 bodě III podbodě 3 písm. a) se za větu třetí vkládají věty „Úřední kniha má vnější podobu vázané knihy. Za úřední knihy se považují rovněž archiválie výše uvedeného obsahu a typu, které nemají vázanou podobu, splňují však všechna následující kritéria – mají jednotnou úpravu, jsou členěny podle jednotných časových jednotek (např. podle roků) a jsou pročíslovány.“ a věta poslední se nahrazuje větou „Knihy uložené v kartonech se vykazují jako jednotliviny a kartony, ve kterých jsou tyto knihy uloženy, se v tomto případě jako evidenční jednotky nevykazují.“.

• 1. V příloze č. 1 bodě III podbodě 4 se za slovo „protokoly“ vkládá slovo „/deníky“ a za slovo „protokolů“ se vkládají slova „či deníků“.

• 1. V příloze č. 1 bodě III se na konci textu podbodu 12 doplňuje věta „Jako evidenční jednotky se neuvádějí filmové kopie vytvořené na smluvním základě Národním filmovým archivem v Praze.“.

• 1. V příloze č. 1 bodě III podbod 15 zní:

• „15. Digitální datasety – digitální dataset je evidenční jednotka označující sadu dat, která byla původně vytvořena nebo spravována prostřednictvím výpočetní techniky a která byla vybrána za archiválii. Dataset má obvykle podobu polí a tabulek, ve kterých jsou obsažena a strukturována data (například spisy, výsledky průzkumu, sčítání lidu, inventáře, databáze, prezentace, webové stránky, matematické modely) včetně počtu záznamů a jejich celkové velikosti vyjádřené v bytech. Filmy, fotografie a zvukové záznamy v digitální podobě se evidují jako příslušné evidenční jednotky, pokud nejsou součástí vyšších datových celků – datasetů (například databází, prezentací, webových stránek, matematických modelů). Digitální datasety se člení na digitální přejímky. Digitální přejímka označuje dataset, který představuje snímek dat za určité období, nejčastěji jeden rok. Jako evidenční jednotka slouží digitální přejímka pouze v případě, že data v ní obsažená byla vybrána za archiválie. Uvádí se včetně data vytvoření snímku, počtu záznamů a jejich celkové velikosti vyjádřené v bytech.“.

• 1. V příloze č. 1 bodě III podbodě 16 větě poslední se za slovo „evidence“ vkládá slovo „tisků,“.

• 1. V příloze č. 2 se věta první nahrazuje větou „Archivní pomůcka je informační systém, který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a časovém rozsahu archivního fondu, archivní sbírky nebo jeho části.“ a ve větě třetí se slova „Národního archivního dědictví, vždy“ zrušují.

• 1. V příloze č. 2 ad I větě čtvrté se slovo „inventarizovaných“ nahrazuje slovem „zpracovaných“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu A podpísmenu c) se za slovo „zachycené“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu A podpísmenu f) se za slovo „číslo“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu B podpísmenu c) se slova „stavby pomůcky, záznam o vnitřní skartaci“ nahrazují slovy „struktury archivní pomůcky, záznam o vyřazení duplikátů a jednotlivin nearchivní povahy“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu B podpísmenu e) se za slovo „sestavení“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu D se za slovo „straně“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu D podpísmenu b) se za slovo „zachycené“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu D podpísmenu c) se za slovo „zpřístupněných“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu D podpísmenu d) se za slova „na základě“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu D podpísmenu e) se za slovo „rozsah“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu D podpísmenu f) se za slovo „stav“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu D se za písmeno f) vkládá nové písmeno g), které zní:

• „g) značka archivního souboru, pokud existuje,“.

Dosavadní písmena g) až j) se označují jako písmena h) až k).

• 1. V příloze č. 2 písmenu D podpísmenu i) se za slova „údaje o tom, kdo“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 písmenu D podpísmenu k) se za slova „údaje o tom, kdo“ vkládá slovo „archivní“.

• 1. V příloze č. 2 se na konci textu písmene D doplňuje věta „Za archivní pomůcku se považuje i sdružený a skupinový inventář vytvořený podle dřívějších předpisů.“.

• 1. V příloze č. 3 články 1 až 4 včetně nadpisů znějí:

„Čl. 1

Obecná ustanovení

(1) Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prostorách k tomu určených (dále jen „badatelna“). Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají žadatelé o nahlížení (dále jen „badatel“) přístup.

(2) Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv badatelny, kde uvede datum návštěvy, své jméno a příjmení, účel návštěvy a podepíše se.

(3) V badatelně archivu badatel pravdivě vyplní badatelský list, který je i žádostí o nahlížení do archiválií. Badatel prokáže svou totožnost platným občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným dokladem zaměstnanci pověřenému službou a dozorem v badatelně (dále jen „dozor v badatelně“), který zkontroluje správnost údajů uvedených v badatelském listu. V případě elektronického badatelského listu je badatelský list vyplňován dozorem v badatelně za plné účasti badatele, který po vytištění badatelského listu zkontroluje všechny údaje a badatelský list podepíše. Nový badatelský list badatel vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve kterém nahlíží do archiválií, při každé změně účelu nahlížení a při každé změně tématu studia.

(4) Není-li badatel schopen dozoru v badatelně prokázat svou totožnost platným občanský průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným dokladem, nahlížení do archiválií se mu odepře.

(5) Badatel vyplní formulář žádosti o předložení archiválií s uvedením svého jména, příjmení, názvu fondu, čísla kartonu, knihy, popř. inventárního čísla nebo signatury či folia, které žádá ke studiu, a opatří ji svým podpisem a datem. Badatel může svůj požadavek zaslat předběžně archivu i prostředky dálkového přístupu (internet, fax nebo telefon). Pokud žádost zaslaná prostředky dálkového přístupu neobsahuje veškeré požadované údaje nebo pokud formulace požadavku na předložení archiválií je nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní, považuje se takto zaslaná žádost za informativní a nezávaznou. Takovéto žádosti může být vyhověno v přiměřené lhůtě po jejím upřesnění při osobní návštěvě badatele v archivu. Při návštěvě archivu vyplní formulář žádosti a opatří ji svým podpisem a datem. Formulář žádosti se poté připojí k badatelskému listu a stane se jeho součástí.

(6) Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla a jiné obdobné věci na místě k tomu určeném. Do badatelny může badatel vstupovat pouze s perem, tužkou, vlastními volnými listy papíru bez desek a záznamovým zařízením, jako je fotoaparát, kamera, příruční skener nebo přenosný počítač bez pouzdra. Po ukončení studia předloží badatel své věci ke kontrole za účelem zjištění, zda neodnáší archiválie z badatelny (zejména rozevře přenosný počítač, skener, předloží přinesené listy papíru). Věci, které si badatel s sebou do badatelny přináší, předloží na vyžádání ke kontrole i před zahájením studia v badatelně. Do badatelny nemají přístup osoby znečištěné, pod vlivem alkoholu, drog nebo osoby ozbrojené.

(7) V badatelně je nutné zachovávat klid, není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. U přístrojů, které si badatel přináší do badatelny, vypne badatel veškeré zvukové signály.

Čl. 2

(1) Při nahlížení se badatel řídí pokyny dozoru v badatelně. Dozor v badatelně může na badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti. Dozor v badatelně není povinen poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků, podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi apod.

(2) Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Archiválie nelze používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým papírem, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je používat jiným způsobem či k jinému účelu než je nahlížení. Fyzické poškození archiválie badatelem má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

(3) Badatelům se zakazuje vynášet archiválie z badatelny bez svolení dozoru v badatelně. Vynesení jakékoliv archiválie z badatelny má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

(4) Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna osoba, a to badatel, do jehož badatelského listu byly předložené archiválie zapsány. V odůvodněných případech (například didaktických, při exkurzích) může dozor v badatelně povolit nahlížení více osobám.

(5) K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických možností archivu s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení. Předkládá se vždy jen takové množství archiválií, jejichž počet a stav při vracení může dozor v badatelně bez obtíží zkontrolovat.

(6) Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li badatel nahlížení do archiválií do třiceti kalendářních dnů od sjednaného dne pro jejich předložení nebo přeruší-li nahlížení na dobu delší třiceti dnů. Archiválie jsou v badatelně badateli vyhrazeny po dobu nezbytnou k nahlížení. Pokud badatel do vyhrazených archiválií nenahlíží soustavně nebo pravidelně a pokud vyhrazené archiválie sám nevrátí, považují se archiválie za vyhrazené na dobu tří měsíců od data objednání. Po uplynutí této doby lze v odůvodněných případech prodloužit rezervaci na další období, zpravidla na dobu nejdéle do konce kalendářního roku. Při prodloužení se přihlédne též k tomu, zda jsou další žadatelé o nahlížení do předmětných archiválií.