Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb

Čl. I

Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., se mění takto:

• 1. V § 1 odst. 5 se slova „uložených mimo kulturně vědecké instituce a archivy“ nahrazují slovy „, které nenáleží do péče kulturně vědeckých institucí a archivů,“.

• 1. V § 2 odst. 1 se slova „Žádost o schválení dohody o scelení archivního fondu nebo archivní sbírky (dále jen „archivní soubor“) nebo návrh na rozhodnutí o scelení archivního souboru a jejich umístění“ nahrazují slovy „Návrh na převedení archiválie do péče jiného archivu“ a slova „delimitované archiválie“ se nahrazují slovy „archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem zajištění péče o archiválie (dále jen „delimitace“)“.

• 1. V § 2 odst. 2 se slova „Archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem zajištění péče o archiválie (dále jen „delimitace“)“ nahrazují slovy „Delimitované archiválie“ a slova „kde byly archiválie do doby delimitace uloženy“ se nahrazují slovy „v jejichž péči byly archiválie do doby delimitace“.

• 1. V § 2 odstavec 5 zní:

„(5) Provede-li státní oblastní archiv přemístění archiválie mezi státními okresními archivy, které jsou jeho vnitřními organizačními jednotkami, oznámí tuto skutečnost pro potřeby aktualizace ústřední evidence ministerstvu.“.

• 1. V § 3 odst. 1 se slovo „souboru“ nahrazuje slovy „fondu nebo archivní sbírky (dále jen „archivní soubor“)“.

• 1. V § 4 odst. 1 úvodní části ustanovení se slova „v pevně svázaných knihách“ nahrazují slovy „jako celistvý soubor“.

• 1. V § 4 odst. 1 písm. f) se slova „číslo jednací dokumentu o vnější změně“ nahrazují slovy „číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny“.

• 1. V § 4 odst. 1 se na začátek písmene j) vkládají slova „u archiválií v analogové podobě“.

• 1. V § 4 odst. 1 se za písmeno j) vkládá nové písmeno k), které zní:

• „k) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění

• 1. velikost nezpracovaných archiválií v digitální podobě,

• 1. velikost zpracovaných archiválií v digitální podobě,

• 1. velikost inventarizovaných archiválií v digitální podobě,

• 1. celková velikost archiválií v digitální podobě, která je součtem velikosti zpracovaných archiválií včetně inventarizovaných archiválií a součtem velikostí nezpracovaných archiválií,“.

Dosavadní písmena k) až n) se označují jako písmena l) až o).

• 1. V § 4 odst. 1 se na konci písmena n) čárka nahrazuje tečkou a písmeno o) se zrušuje.

• 1. V § 5 odst. 2 se na začátek písmene g) vkládají slova „u archiválií v analogové podobě“.

• 1. V § 5 odst. 2 se za písmeno g) vkládá nové písmeno h), které zní:

• „h) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),“.

Dosavadní písmena h) a i) se označují jako písmena i) a j).

• 1. V § 5 odst. 2 písm. i) se slova „písm. k)“ nahrazují slovy „písm. l)“.

• 1. V § 5 odst. 2 písm. j) se slova „číslo jednací dokumentu o vnitřní změně“ nahrazují slovy „číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny“.

• 1. V § 6 odst. 2 se slova „uložených mimo archivy“ nahrazují slovy „, které nenáleží do péče archivu“ a slova „uložených v archivech nebo kulturně vědeckých institucích“ se nahrazují slovy „náležejících do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce“.

• 1. V § 6 odst. 3 písm. b) se slova „uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce“ nahrazují slovy „, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce,“.

• 1. V § 6 odst. 3 se písmeno i) zrušuje.

Dosavadní písmena j) až dd) se označují jako písmena i) až cc).

• 1. V § 6 odst. 3 se na začátek písmene j) vkládají slova „u archiválií v analogové podobě“.

• 1. V § 6 odst. 3 se za písmeno j) vkládá nové písmeno k), které zní:

• „k) u archiválií v digitální podobě jejich velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),“.

Dosavadní písmena k) až cc) se označují jako písmena l) až dd).

• 1. V § 6 odst. 3 písm. o) se slova „písm. k)“ nahrazují slovy „písm. l)“.

• 1. V § 6 odst. 3 písm. s) bodě 1 se slova „číslo jednací dokumentu o vnější změně“ nahrazují slovy „číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny“.

• 1. V § 6 odst. 3 písm. s) bodě 3 se slova „písm. k)“ nahrazují slovy „písm. l)“.

• 1. V § 6 odst. 3 se písmeno aa) zrušuje.

Dosavadní písmena bb) až dd) se označují jako písmena aa) až cc).

• 1. V § 9 odst. 2 se slovo „zaručeného“ nahrazuje slovem „uznávaného“.

• 1. V § 12 odst. 1 se slova „uložené mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, které“ nahrazují slovy „, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce a které“.

• 1. V § 12 odst. 2 se slova „jsou uloženy v archivu nebo kulturně vědecké instituci“ nahrazují slovy „, náleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce“.

• 1. Za § 12 se vkládají nové § 12a až 12c, které včetně společného nadpisu a poznámek pod čarou č. 2 a 3 znějí:

„Vytváření, správa a zpřístupňování metadat archiválií

§ 12a

(1) Základní identifikaci archiválie tvoří

• a) identifikátor archiválie přidělený digitálním archivem, jde-li o archiválii v digitální podobě,

• b) název archivního souboru,

• c) doba vzniku archiválie,

• d) název nebo obchodní firma původce archivního souboru, popřípadě i název nebo označení jeho vnitřního organizačního útvaru,

• e) stručný obsah archiválie,

• f) datový formát archiválie a jeho verze, jde-li o archiválii v digitální podobě,

• g) druh a počet evidenčních jednotek,

• h) velikost evidenčních jednotek v bytech, jde-li o archiválii v digitální podobě,

• i) údaj o tom, že archiválie obsahuje obchodní, bankovní anebo obdobné tajemství nebo osobní údaje, na které se vztahuje zvláštní režim ochrany podle jiných právních předpisů^2),

• j) jazyk, ve kterém je archiválie pořízena,

• k) skutečnosti nutné pro zobrazení nebo jiné zpracování obsahu archiválie v digitální podobě, jde-li o databázi.

(2) Popis zpracované archiválie obsahuje údaje o zatřídění evidenční jednotky do struktury archivního souboru a odkaz na archivní pomůcku.

§ 12b

V evidenci původců jsou vedeny

• a) u archiválií, jejichž původcem je fyzická osoba,

• 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,

• 1. identifikační údaje původce v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození a úmrtí původce; datum a místo narození a úmrtí jsou vedeny pouze, pokud jsou zpracovateli záznamu v evidenci známy,

• 1. stručná biografická charakteristika původce,

• 1. údaje o informačních zdrojích použitých pro vytvoření a vedení záznamu o původci v evidenci původců,

• 1. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu,

• b) u archiválií, jejichž původcem je právnická osoba včetně zájmového sdružení právnických osob^3),

• 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,

• 1. identifikační údaje původce v rozsahu obchodní firma nebo název původce, identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, adresa sídla a datum vzniku a zániku původce,

• 1. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit,

• 1. historie původce,

• 1. identifikační údaje právního předchůdce původce, pokud existoval, v rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,

• 1. identifikační údaje právního nástupce původce, pokud existoval, v rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,

• 1. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu,

• c) u archiválií, jejichž původcem je skupina osob vystupujících pod stejným názvem a sdružených k dosažení shodného účelu,

• 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,

• 1. identifikační údaje původce v rozsahu název původce, adresa sídla a datum vzniku a zániku původce,

• 1. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit,

• 1. historie původce,

• 1. identifikační údaje právního předchůdce původce vzhledem k účelu činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,

• 1. identifikační údaje právního nástupce původce vzhledem k účelu činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,

• 1. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu.

§ 12c

(1) Popis archivu nebo kulturně vědecké instituce, do jejichž péče archiválie náleží, obsahuje

• a) identifikátor archivu nebo kulturně vědecké instituce přidělený ministerstvem,

• b) název archivu nebo kulturně vědecké instituce,

• c) obecně užívaný název archivu nebo kulturně vědecké instituce, pokud existuje,

• d) název nebo obchodní firma právního předchůdce archivu nebo kulturně vědecké instituce, pokud existoval,

• e) kategorie archivu podle § 42 odst. 1 zákona a druh archivu podle § 42 odst. 2 zákona,

• f) adresa sídla archivu nebo kulturně vědecké instituce, popřípadě adresa místa jejich pracovišť určených pro styk s veřejností,

• g) kontaktní údaje, zejména telefonní a telefaxové číslo, elektronická adresa podatelny, popřípadě jiná kontaktní elektronická adresa, a adresa internetových stránek archivu nebo kulturně vědecké instituce a jejich pracovišť určených pro styk s veřejností,

• h) jméno, popřípadě jména, příjmení, telefonní číslo a elektronická adresa osoby stojící v čele archivu nebo kulturně vědecké instituce, osoby stojící v čele badatelny, osoby stojící v čele podatelny a osoby odpovědné za provádění výběru archiválií u původců,

• i) historie archivu nebo kulturně vědecké instituce, popřípadě jejich právních předchůdců,

• j) právní titul k výkonu činnosti archivu nebo kulturně vědecké instituce,

• k) organizační struktura archivu nebo kulturně vědecké instituce, jsou-li právnickou osobou, popřípadě údaje o začlenění archivu nebo kulturně vědecké instituce do organizační struktury jiné právnické osoby,

• l) působnost archivu k výběru archiválií,

• m) rozsah archiválií a struktura archivních souborů v péči archivu nebo uložených u kulturně vědecké instituce,

• n) bibliografická citace průvodce po archivních souborech,

• o) návštěvní doba archivu nebo kulturně vědecké instituce,

• p) podmínky předkládání archiválií archivu nebo kulturně vědecké instituci,

• q) vybavení badatelny archivu nebo kulturně vědecké instituce, a to včetně fotodokumentace tohoto vybavení,

• r) rozsah poskytovaných služeb archivem nebo kulturně vědeckou institucí,

• s) údaj o akreditaci archivu v rozsahu číslo jednací a datum právní moci rozhodnutí,

• t) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresu místa pobytu zřizovatele archivu nebo kulturně vědecké instituce na území České republiky nebo adresu jeho bydliště v cizině, jde-li o fyzickou osobu; pokud je zřizovatelem podnikatel, obsahuje popis archivu nebo kulturně vědecké instituce jeho jméno, popřípadě jména, příjmení, případně dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo a adresu místa podnikání,

• u) název nebo obchodní firmu zřizovatele archivu nebo kulturně vědecké instituce, identifikační číslo a adresu sídla, jde-li o právnickou osobu,

• v) údaj o povinnostech archivu nebo kulturně vědecké instituce vůči správním úřadům na úseku archivnictví a nadřízeným orgánům.

(2) Součástí popisu archivu nebo kulturně vědecké instituce je dále

• a) uživatelský odkaz na informační systém archivu nebo kulturně vědecké instituce přístupný způsobem umožňujícím dálkový přístup,

• b) uživatelský odkaz na ceník poskytovaných služeb,

• c) uživatelský odkaz na podmínky a požadavky na přístup a využití archiválií (badatelský řád).

^2) Například zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 21/1992 Sb., o bankách, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

^3) Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.“.

• 1. § 13 se včetně nadpisu zrušuje.

• 1. V § 15 odst. 2 se za slovo „fotokopie“ vkládají slova „nebo digitální reprodukce“.

• 1. V § 15 odst. 3 se slova „uložena ve veřejném“ nahrazují slovy „v péči veřejného“.

• 1. V § 15 se na konci odstavce 3 doplňuje věta „Ustanovení věty první se nepoužije, jedná-li se o archiválii v digitální podobě, jejíž replika byla předána do péče veřejného archivu.“.

• 1. V § 16 odst. 1 se slova „se vzorem žádosti o nahlížení,“ zrušují a slovo „vzoru“ se nahrazuje slovem „vzor“.

• 1. V § 16 se doplňuje odstavec 3, který zní:

„(3) Pokud archiv umožňuje nahlížení do archiválií v digitální podobě, replik archiválií v digitální podobě nebo do digitálních reprodukcí archiválií v analogové podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup, upraví podmínky tohoto nahlížení v badatelském řádu.“.

• 1. § 17 včetně nadpisu zní:

㤠17

Maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy

(1) Maximální výše úhrady nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky archiválie v digitální podobě a nákladů spojených s potvrzováním shody pořízené kopie archiválie v analogové podobě s archiválií v analogové podobě uložené v archivu nebo shody repliky archiválie v digitální podobě s archiválií v digitální podobě nebo s replikou archiválie v digitální podobě uloženou v archivu, které je oprávněn požadovat veřejný archiv, jsou uvedeny v sazebníku maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy, který je obsažen v příloze č. 4 k této vyhlášce.

(2) Archiv může upustit od úhrady nákladů spojených s poskytnutím služeb uvedených v odstavci 1, pokud jsou tyto služby poskytovány osobám, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, nebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s úkony, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, anebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s podáními podle zákona o válečných veteránech a zákona o účastnících odboje a odporu proti komunismu.“.

• 1. Přílohy č. 1 a 2 zní:

„Příloha č. 1 k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

Evidenční jednotky

• 1. Rozdělení evidenčních jednotek

• 1.1. Hlavní a dílčí evidenční jednotky

Evidenční jednotky se dělí na hlavní a dílčí. Hlavními evidenčními jednotkami jsou základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování množství archiválií. Dílčí evidenční jednotky upřesňují hlavní evidenční jednotku. Dílčí evidenční jednotky se uvedou u zpracovaných archiválií v evidenci Národního archivního dědictví a v archivních pomůckách. Jsou-li evidenční jednotky bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné, uvedou se i u nezpracovaných archiválií. Součet počtu zpracovaných, případně inventarizovaných dílčích evidenčních jednotek vždy odpovídá počtu zpracovaných, případně inventarizovaných hlavních evidenčních jednotek.

• 1.2. Evidenční jednotky pro zpracované a nezpracované archiválie

Evidenční jednotky se člení na jednotky pro

• a) nezpracované archiválie, kterými jsou balíky a kartony, datasety (datové balíčky); u nezpracovaných kinematografických filmů a zvukových archiválií se uvedou rovněž zjistitelné jednotliviny, kterými jsou filmové pásy, jiné nosiče analogových záznamů, nosiče digitálních záznamů, fonografické válečky, fonografické dráty, gramofonové desky, matrice, magnetofonové pásky, audiokazety (analogové), audiokazety (digitální) a kompaktní disky,

• b) zpracované archiválie, které jsou dále členěny na

• 1. evidenční jednotky pro archiválie v analogové podobě; u evidenčních jednotek v analogové podobě se uvede počet a volitelně velikost v běžných metrech;

• 1. evidenční jednotky pro archiválie v digitální podobě; u evidenčních jednotek v digitální podobě se uvede počet a velikost v bytech; v případě filmových a zvukových děl a záznamů na přenosných výměnných datových nosičích se velikost v bytech nemusí uvést.

• 1.3. Evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin a množstevních jednotek

Evidenční jednotky pro archiválie se člení na

• a) evidenční jednotky pro množstevní jednotky, kterými jsou zejména balíky, kartony, fascikly, datasety (datové balíčky) a digitální archivní jednotky (DAJ); množstevní jednotky slouží zejména k evidenci spisů, korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou map, plánů a technických výkresů jako jednotlivin, hudebnin, pokud nejsou evidovány jako rukopisy, výstřižků, databází, prezentací, internetových stránek, matematických modelů, souborů spisů v digitální podobě,