Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 1

Předmět úpravy

Tato vyhláška stanoví podrobnosti výkonu spisové služby veřejnoprávními původci.

Příjem dokumentů

§ 2

(1) Veřejnoprávní původce přijímá doručené dokumenty v podatelně. V případě dokumentu předaného veřejnoprávnímu původci mimo podatelnu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně, který se považuje za dokument doručený, veřejnoprávní původce zajistí jeho bezodkladné předání podatelně nebo jeho bezodkladné zaevidování příslušnou organizační součástí veřejnoprávního původce.

(2) Veřejnoprávní původce vybaví podatelnu zařízením umožňujícím příjem datových zpráv^1) doručovaných na elektronické adresy podatelny zveřejněné podle odstavce 3 písm. c), doručovaných na přenosných technických nosičích dat, doručovaných prostřednictvím datové schránky podle odstavce 3 písm. d), má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, a doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace^2), pokud je veřejnoprávní původce připouští. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je příjem datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu; to neplatí pro veřejnoprávního původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.

(3) Veřejnoprávní původce s výjimkou veřejnoprávního původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti, zveřejní na své úřední desce, a nezřizuje-li ji, na svých internetových stránkách, informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů s tím, že alespoň uvede

• a) adresu pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně adresou pro doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat,

• b) úřední hodiny podatelny,

• c) elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty,

• d) identifikátor datové schránky, má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, popřípadě identifikátory dalších datových schránek, má-li je veřejnoprávní původce zřízeny a zpřístupněny, spolu s informací o vnitřní organizační jednotce, agendě nebo činnosti původce, pro které jsou další datové schránky určeny,

• e) další možnosti elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští,

• f) přehled dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických, popřípadě jiných parametrů,

• g) přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů,

• h) způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných veřejnoprávním původcem (dále jen „škodlivý kód“),

• i) důsledky doručení neúplného anebo poškozeného dokumentu v analogové podobě nebo dokumentu v digitální podobě, které nejsou podáním nebo podnětem a nelze je vyřídit podle jiného právního předpisu.

§ 3

(1) Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný veřejnoprávnímu původci, je-li dostupný podatelně. Dokument v digitální podobě je dostupný podatelně, pokud je ve formátu, ve kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, lze-li jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje-li škodlivý kód a v případě, že je k dodání užito přenosného technického nosiče dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě.

(2) Pokud je veřejnoprávnímu původci dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo dokument v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze-li z nich určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí veřejnoprávní původce odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, veřejnoprávní původce dokument nezpracovává.

(3) Dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal, veřejnoprávní původce nezpracovává.

(4) Veřejnoprávní původce zaznamená datum doručení dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě veřejnoprávní původce zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy; v případě dokumentu v analogové podobě veřejnoprávní původce zaznamená čas doručení dokumentu, stanoví-li tak jiný právní předpis.

(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, ukládá doručenou datovou zprávu v elektronickém systému spisové služby ve tvaru, ve kterém mu byla doručena.

§ 4

(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů^3) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce uloží doručenou datovou zprávu ve tvaru, ve kterém mu byla doručena, a uchová ji po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu v ní obsaženého není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší^4); v takovém případě původce uchová datovou zprávu po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.

(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě. Veřejnoprávní původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě jiným způsobem převedení podle § 69a zákona; pokud je převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu nejméně tří let, s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší^4); v takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.

§ 5

(1) Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno nad názvem veřejnoprávního původce jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování. Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj, veřejnoprávní původce postupuje podle § 7 až 10. Pokud byl dokument v digitální podobě úředního charakteru zaslán na adresu elektronické pošty zřízenou veřejnoprávním původcem, která nebyla veřejnoprávním původcem zveřejněna podle § 2 odst. 3 písm. c) jako elektronická adresa podatelny, postupuje adresát obdobně podle věty druhé.

(2) Veřejnoprávní původce ponechá obálku dokumentu v analogové podobě u dokumentu, pokud

• a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem^5) doručován původci do vlastních rukou,

• b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl veřejnoprávnímu původci doručen jiným způsobem,

• c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele,

• d) je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního původce.

§ 6

(1) U doručené datové zprávy podatelna zjišťuje, zda

• a) datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveřejněným veřejnoprávním původcem podle § 2 odst. 3 písm. f) a g),

• b) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem^6) nebo označen uznávanou elektronickou značkou^7), popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem^8).

(2) Veřejnoprávní původce ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka^9). Pokud veřejnoprávní původce využívá pro své potřeby elektronický podpis, elektronickou značku a kvalifikované časové razítko, které nebyly založeny na kvalifikovaných certifikátech, popřípadě kvalifikovaných systémových certifikátech vydávaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, stanoví postup ověřování jejich platnosti ve spisovém řádu.

(3) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna na základě výsledků zjištění podle odstavců 1 a 2 odesílateli potvrdí doručení datové zprávy veřejnoprávnímu původci. Součástí zprávy o potvrzení doručení je

• a) datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy,

• b) charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci,

• c) další náležitosti, které veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu.

(4) Veřejnoprávní původce uloží údaje o výsledcích zjištění podle odstavců 1 a 2 v elektronickém systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, opatří těmito údaji způsobem stanoveným ve spisovém řádu dokument v analogové podobě, který vznikl převedením doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají.

(5) Záznam o výsledku ověření podle odstavce 2 obsahuje alespoň

• a) název nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,

• b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění,

• c) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu,

• d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována.

§ 7

Označování dokumentů

(1) Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.

(2) Veřejnoprávní původce neoznačuje jednoznačným identifikátorem doručený dokument v digitální podobě, který byl převeden podle § 4 odst. 1.

(3) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený veřejnoprávním původcem jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby.

(4) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, nebo dokument, který vznikl převedením podle § 4 odst. 1, bezodkladně po doručení nebo převedení otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko. Pokud je veřejnoprávnímu původci předán dokument v analogové podobě mimo podatelnu nebo pokud je dokument vytvořen z podání nebo podnětu učiněného ústně, opatří ho veřejnoprávní původce zpravidla v den doručení nebo vytvoření otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko.

(5) Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko obsahuje

• a) název veřejnoprávního původce,

• b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení,

• c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,

• d) počet listů dokumentu,

• e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,

• f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.

(6) Veřejnoprávní původce zachová při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě podle § 4 odst. 2, při změně datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě s výjimkou převedení podle § 4 odst. 1 označení převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý převedením.

(7) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, označování a evidence dokumentů se provádí současně.

Evidence dokumentů

§ 8

(1) Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Veřejnoprávní původce uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy na evidence dokumentů v listinné podobě a evidence dokumentů v elektronické podobě.

(2) Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, veřejnoprávní původce v evidenci dokumentů uvede jejich seznam s vysvětlivkami.

(3) Podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů; veřejnoprávní původce ho zabezpečí proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Veřejnoprávní původce provádí zápisy v podacím deníku srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost; chybný zápis veřejnoprávní původce škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby veřejnoprávní původce doplní chybný zápis správným zápisem. U provedené opravy veřejnoprávní původce zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.

(4) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v podacím deníku tyto údaje

• a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen „pořadové číslo“),

• b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem; datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů,

• c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“,

• d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen,

• e) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě, s výjimkou příloh v digitální podobě, jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,

• f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc),

• g) označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je veřejnoprávním původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení,

• h) způsob vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,

• i) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako spouštěcí událost.

(5) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby údaje stanovené v odstavci 4 a dále

• a) jednoznačný identifikátor dokumentu,

• b) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,

• c) záznam o provedení výběru archiválií,

• d) identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu.

(6) Pořadová čísla tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které veřejnoprávní původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen „určené časové období“), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. V podacím deníku veřejnoprávní původce prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením evidence dokumentů v listinné podobě k záznamu.

§ 9

(1) Pokud je dokument zaevidován veřejnoprávním původcem v jedné evidenci dokumentů a poté evidenčně převeden do jiné evidence dokumentů, veřejnoprávní původce původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu.

(2) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená veřejnoprávní původce tuto skutečnost do evidence dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena.