Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací

ČÁST PRVNÍ

ÚVODNÍ USTANOVENÍ

§ 1

Předmět úpravy

Tato vyhláška stanoví

• a) druhy administrativních pomůcek, jejich náležitosti a organizační a technické požadavky na jejich vedení a rozsah podkladových materiálů stupně utajení Vyhrazené k utajovanému dokumentu stupně utajení Vyhrazené (dále jen „podkladový materiál“),

• b) způsob vyznačování náležitostí na utajované informaci bez ohledu na její podobu, která je zaznamenána (dále jen „utajovaný dokument“),

• c) náležitosti souhlasu k pořizování opisu, kopie, výpisu a překladu utajovaného dokumentu, způsob vyznačování náležitostí na nich a způsob pořizování výpisu,

• d) podrobnosti k přepravě, přenášení, převzetí a zapůjčování utajovaného dokumentu a k další manipulaci s tím související, včetně organizačního zajištění těchto činností, požadavků na přenosné schránky a obaly a vyznačování příslušných náležitostí na nich,

• e) organizaci a činnost ústředního registru, registru, pomocného registru a činnost kontrolního bodu, obsah písemné žádosti o zřízení registru, podmínky zřízení, obsah a způsob vedení registru, rozsah změn v registru oznamovaných Národnímu bezpečnostnímu úřadu (dále jen „Úřad“), a postup při zrušení registru.

§ 2

Vymezení pojmů

Pro účely této vyhlášky se rozumí

• a) utajovaným dokumentem v nelistinné podobě utajovaný dokument v jiné hmotné podobě než v podobě listinné s výjimkou nosiče informací, který je součástí certifikovaného informačního systému,

• b) zásilkou utajovaný dokument v listinné nebo nelistinné podobě vybavený k přepravě, přepravovaný nebo doručený na místo určení do ukončení její přepravy a jejího otevření,

• c) přepravou zásilky její dopravení mimo objekt (§ 24 odst. 2 zákona) orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele za účelem jejího doručení adresátovi,

• d) přenášením utajovaného dokumentu v listinné nebo nelistinné podobě jeho dopravení mimo objekt (§ 24 odst. 2 zákona) orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele, jehož účelem není doručení,

• e) přenosnou schránkou jakýkoliv druh aktovky, kufru, přenosné bezpečnostní schránky nebo kurýrního vaku,

• f) spisem spojené dokumenty týkající se téže věci nebo dokumenty zaevidované do sběrného archu,

• g) evidenčním místem místo určené k evidenci utajovaných dokumentů v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele anebo jejich organizačních součástí stanovených odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou, dále zpravidla k ukládání vyřízených utajovaných dokumentů a jejich vyřazování.

Administrativní pomůcky

§ 3

(1) Za administrativní pomůcky se považují zejména

• a) jednací protokol pro evidování utajovaného dokumentu; jednací protokol obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 1 k této vyhlášce,

• b) pomocný jednací protokol pro zaznamenávání pohybu utajovaného dokumentu v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele; pomocný jednací protokol obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 2 k této vyhlášce,

• c) manipulační kniha pro zaznamenávání utajovaného dokumentu při jeho vytváření, převzetí a předávání; manipulační kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 3 k této vyhlášce,

• d) doručovací kniha pro zaznamenávání předání utajovaného dokumentu; doručovací kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 4 k této vyhlášce,

• e) zápůjční kniha pro zaznamenávání zápůjček uloženého utajovaného dokumentu; zápůjční kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 5 k této vyhlášce,

• f) kontrolní list pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu nebo spisu u orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele seznámily; kontrolní list obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 6 k této vyhlášce,

• g) sběrný arch pro rozšíření evidenčního záznamu v jednacím protokolu v případě evidování většího počtu utajovaných dokumentů k téže věci; sběrný arch obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 7 k této vyhlášce.

(2) Administrativní pomůcky uvedené v odstavci 1 písm. a) až e) jsou v podobě knihy nebo sešitu a administrativní pomůcky uvedené v odstavci 1 písm. f) a g) jsou v podobě listu.

§ 4

Vedení administrativních pomůcek v listinné podobě

(1) Administrativní pomůcky podle § 3 odst. 1 písm. a) až e) musí být před vzetím do užívání autentizovány tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí, na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firmou nebo názvem podnikatele anebo jménem, příjmením a sídlem podnikatele a připojí se podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby, přesahující okraj přelepu; v případě použití průhledné lepicí pásky se konce prošití, otisky razítka a podpisy přelepí touto páskou až následně. Dále se uvede doložka o počtu listů a podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby a datum přidělení administrativní pomůcky k užívání. K podpisu podle vět první a druhé nelze v případě jednacího protokolu pověřit osobu pověřenou vedením jednacího protokolu; to neplatí, je-li osobou pověřenou vedením jednacího protokolu odpovědná osoba, pokud současně vykonává funkci bezpečnostního ředitele. Pověření musí být písemné a uchovává se až do vyřazení výše uvedených administrativních pomůcek.

(2) Na sběrný arch uvede před vzetím do užívání odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba nebo bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu svůj podpis. K podpisu nelze pověřit osobu, která sběrný arch vede.

(3) Administrativní pomůcky podle § 3 odst. 1 písm. a) až e) musí být evidovány. Evidenci vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

(4) Do administrativních pomůcek jsou údaje zapisovány prostředkem zaručujícím trvanlivost písma, nebo jsou pořizovány otiskem razítka. Oprava zápisu v administrativních pomůckách musí být provedena přeškrtnutím původního zápisu tak, aby zůstal čitelný, a provedením zápisu nového s uvedením data, jména, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla.

(5) Jednací protokol a sběrný arch lze ukládat pouze způsobem zajišťujícím jejich ochranu proti ztrátě nebo zneužití.

(6) Jednací protokol, pomocný jednací protokol a doručovací kniha mohou být vyřazeny teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované dokumenty v nich evidované nebo zaznamenané.

§ 5

Kontrolní list

(1) K utajovanému dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo k utajovanému dokumentu cizí moci stupně utajení, který odpovídá stupni utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo ke spisu obsahujícímu utajované dokumenty stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné musí být vyhotoven kontrolní list.

(2) Kontrolní list vyhotovuje

• a) k utajovanému dokumentu podle odstavce 1 osoba pověřená vedením jednacího protokolu při evidenci utajovaného dokumentu nebo osoba, která se s obsahem utajovaného dokumentu seznámí jako první, anebo osoba, která utajovaný dokument vyhotovuje; osoba, která vyhotovuje kontrolní list, se do něj zapíše jako první,

• b) ke spisu podle odstavce 1 osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

(3) Osoba, která má přístup k utajovanému dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, potvrdí seznámení se s obsahem utajovaného dokumentu podpisem v kontrolním listu. Zápis v kontrolním listu spisu nahrazuje zápis v kontrolních listech utajovaných dokumentů ve spisu zařazených. Zápis v kontrolním listu spisu lze nahradit zápisem na deskách spisu za předpokladu, že zápis bude obsahovat minimálně údaje uvedené v kontrolním listu podle vzoru stanoveného v příloze č. 6 k této vyhlášce. Zpravodajské služby mohou nahradit zápis v kontrolním listu jiným způsobem za předpokladu, že zajistí uchování údajů ve stejném rozsahu jako údaje, které se uvádějí v kontrolním listu, je zaručena dohledatelnost změn utajovaného dokumentu nebo spisu a údaje jsou uchovávány alespoň po stejnou dobu, jako je uchováván kontrolní list; to neplatí pro kontrolní list utajovaného dokumentu cizí moci.

(4) Kontrolní list je uložen u utajovaného dokumentu nebo spisu až do jeho vyřazení, odeslání nebo zrušení stupně utajení. Po vyřazení, odeslání nebo zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu nebo spisu musí být kontrolní list nebo desky podle odstavce 3 uloženy na evidenčním místě, kde byl utajovaný dokument nebo spis evidován, alespoň po dobu 5 let, není-li v § 31 odst. 3 stanoveno jinak; po uplynutí uvedené doby lze kontrolní list zničit.

§ 6

Vedení administrativních pomůcek v elektronické podobě

(1) Jednotlivé administrativní pomůcky lze vést v elektronické podobě za předpokladu, že obsahují všechny předepsané položky podle § 3, a systém, jehož prostřednictvím jsou vedeny, je zabezpečen proti neoprávněnému zásahu a proti přístupu osob, které k němu nejsou oprávněny, prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny nebo opravy a jeho používání je schváleno odpovědnou osobou.

(2) K vedení administrativní pomůcky podle § 3 lze také použít elektronický systém spisové služby, který splňuje požadavky podle zákona o archivnictví a spisové službě a je součástí informačního systému nakládajícího s utajovanými informacemi (§ 23 odst. 3 zákona).

(3) Administrativní pomůcky podle § 3 lze vést v elektronické podobě nebo v elektronickém systému spisové služby, pouze pokud je umožněn jejich převod do listinné podoby nebo jejich převod do formátu PDF/A a umožněno jejich znázornění jako samostatných dokumentů a podepsání elektronickým podpisem nebo pečetění elektronickou pečetí a následně opatření elektronickým časovým razítkem podle zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, nebo nahrazení těchto prostředků způsobem podle zákona o archivnictví a spisové službě.

(4) Jsou-li jednací protokol nebo pomocný jednací protokol vedeny v elektronické podobě, musí být proveden jejich převod do listinné podoby nejpozději do konce následujícího kalendářního roku po uzavření evidence v kalendářním roce podle § 12 odst. 3, při změně osoby pověřené jejich vedením, případně podle potřeby, a upraví se způsobem podle § 4 odst. 1. Pokud vedení jednacího protokolu nebo pomocného jednacího protokolu v elektronické podobě umožní jejich převod do formátu PDF/A a znázornění jako samostatných dokumentů a podepsání elektronickým podpisem nebo pečetění elektronickou pečetí a následně opatření elektronickým časovým razítkem podle zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, nebo nahrazení těchto prostředků způsobem podle zákona o archivnictví a spisové službě, není potřeba jednací protokol nebo pomocný jednací protokol převádět do listinné podoby.

(5) Odpovědná osoba zajistí, aby v jednacím protokolu a pomocném jednacím protokolu byly zaznamenány všechny změny. Je-li jednací protokol veden v elektronickém systému spisové služby, musí být proveden po vyřazení všech utajovaných dokumentů evidovaných v příslušném kalendářním roce jeho převod do formátu PDF/A a další úkony podle odstavce 4 věty druhé.

(6) Jednací protokoly, pomocné jednací protokoly a doručovací knihy, které jsou vedeny v elektronické podobě, lze vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované dokumenty v nich evidované nebo zaznamenané.

§ 7

Číslo jednací utajovaného dokumentu

(1) Číslo jednací utajovaného dokumentu tvoří

• a) zkratka stupně utajení, a to pro stupeň utajení

• 1. Přísně tajné zkratka „PT“,

• 1. Tajné zkratka „T“,

• 1. Důvěrné zkratka „D“,

• 1. Vyhrazené zkratka „V“,

• b) pořadové číslo z příslušného jednacího protokolu; v případě použití sběrného archu musí být za pořadovým číslem vyznačen spojovník a pořadové číslo ze sběrného archu,

• c) lomítko,

• d) rok, ve kterém bylo pořadové číslo podle písmene b) přiděleno,

• e) spojovník,

• f) označení orgánu státu nebo jeho organizační součásti, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele, u kterého bylo číslo jednací přiděleno.

(2) Součástí čísla jednacího mohou být další údaje nebo znaky stanovené orgánem státu, právnickou osobou podle § 60b zákona nebo podnikatelem; v případě utajovaných dokumentů cizí moci obsahuje číslo jednací příslušnou zkratku podle původce. Tyto údaje nebo znaky musí být od údajů a znaků podle odstavce 1 odděleny spojovníkem. Zkratkou podle věty první je v případě Evropské unie „EU“, Organizace Severoatlantické smlouvy „NATO“ a v případě ostatních subjektů cizí moci „OSCM“.

(3) V případě evidence utajovaného dokumentu v administrativních pomůckách vedených v elektronické podobě nebo v elektronickém systému spisové služby musí číslo jednací v libovolném pořadí obsahovat údaje a znaky podle odstavců 1 a 2. Při převodu administrativních pomůcek vedených v elektronické podobě do listinné podoby, při převodu výstupu z elektronického systému spisové služby, který umožňuje vedení administrativní pomůcky podle § 3 odst. 1, do listinné podoby, při převodu administrativních pomůcek vedených v elektronické podobě do formátu PDF/A a při převodu výstupu z elektronického systému spisové služby, který umožňuje vedení administrativní pomůcky podle § 3 odst. 1, do formátu PDF/A, musí složení čísla jednacího odpovídat odstavcům 1 a 2.

§ 8

Vyznačení stupně utajení

(1) Stupeň utajení musí být vyznačen velkými písmeny psaným slovem nebo otiskem razítka, a to u utajované informace stupně utajení Přísně tajné slovy „PŘÍSNĚ TAJNÉ“, u utajované informace stupně utajení Tajné slovem „TAJNÉ“, u utajované informace stupně utajení Důvěrné slovem „DŮVĚRNÉ“ a u utajované informace stupně utajení Vyhrazené slovem „VYHRAZENÉ“. Pokud utajovaný dokument obsahuje utajovanou informaci podle § 21 odst. 3 zákona, musí být doplňující označení uvedeno za vyznačený stupeň utajení; obdobně se postupuje v případě doplňujícího označení „Uvolnitelné do/Releasable to“. Doplňující označení podle věty druhé nesmí obsahovat územní omezení platnosti utajení. Stupeň utajení musí být vyznačen též na obálce nebo obalu, ve kterých jsou vloženy utajované dokumenty, není-li v § 22 odst. 3 stanoveno jinak.

(2) Na utajovaném dokumentu v listinné podobě musí být stupeň utajení vyznačen uprostřed horního a dolního okraje každé strany utajovaného dokumentu, která obsahuje informace. Jedná-li se o utajovaný dokument cizí moci, musí být vyznačen stupeň utajení, včetně zkratky podle § 21 odst. 2 zákona alespoň uprostřed horního okraje přední strany prvního listu utajovaného dokumentu. Není-li možné stupeň utajení vyznačit podle věty první a druhé, musí být vyznačen jiným způsobem.

(3) Stupeň utajení lze vyznačit v rámci dalšího členění utajovaného dokumentu rovněž u

• a) části utajovaného dokumentu nebo

• b) jednoho nebo více na sebe navazujících odstavců (dále jen „úsek textu“),

a to podle stupně utajení v nich obsažených utajovaných informací. U části se stupeň utajení vyznačuje způsobem podle odstavce 2 věty první. U příslušného úseku textu musí být stupeň utajení vyznačen v závorce na začátku a na konci úseku textu slovně podle odstavce 1 anebo s použitím zkratky „(PT)“ pro stupeň utajení Přísně tajné, „(T)“ pro stupeň utajení Tajné, „(D)“ pro stupeň utajení Důvěrné a „(V)“ pro stupeň utajení Vyhrazené. V případě vyznačení stupně utajení u úseku textu musí být na téže straně utajovaného dokumentu příslušný stupeň utajení vyznačen u všech úseků textu obsahujících utajované informace a u úseků textu, které utajované informace neobsahují, musí být v závorce na začátku a na konci úseku textu vyznačeno velkými písmeny psaným slovem nebo otiskem razítka slovo „NEUTAJOVANÉ“ anebo zkratka „(N)“.

(4) Původce je oprávněn vyznačit na utajovaném dokumentu úseky textu, které neobsahují utajované informace tak, že v závorce na začátku a na konci úseku textu vyznačí velkými písmeny psaným slovem nebo otiskem razítka slovo „NEUTAJOVANÉ“ anebo zkratku „(N)“.

(5) Není-li možné vyznačit stupeň utajení přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, musí být vyznačen na popisném štítku nebo jiným způsobem.

(6) Omezení platnosti stupně utajení podle § 22 odst. 3 zákona musí být vyznačeno tak, že se na přední stranu prvního listu utajovaného dokumentu v listinné podobě pod horní vyznačení stupně utajení a v případě utajovaného dokumentu v nelistinné podobě pod vyznačení stupně utajení uvedou slova „UTAJOVAT DO“ a doba, po kterou bude utajovaný dokument utajován. Pro utajovanou část nebo utajovanou přílohu utajovaného dokumentu se věta první použije obdobně.

§ 9

Změna nebo zrušení stupně utajení

(1) Změna nebo zrušení stupně utajení musí být na spisu, utajovaném dokumentu, části nebo u úseku textu vyznačeno přeškrtnutím původního stupně utajení tak, aby stupeň utajení zůstal čitelný. V případě změny musí být nový stupeň utajení vyznačen u původního stupně utajení. Provedení změny nebo zrušení stupně utajení musí být potvrzeno záznamem na spisu, utajovaném dokumentu, části nebo u úseku textu s uvedením důvodu, data provedení, jména, příjmení a podpisu osoby, která změnu nebo zrušení stupně utajení vyznačila. Zapůjčený spis nebo utajovaný dokument musí být neprodleně vrácen k jednacímu protokolu k provedení záznamu o zrušení nebo změně stupně utajení.

(2) O změně stupně utajení utajovaného dokumentu nebo spisu tvořeného utajovanými dokumenty zaevidovanými do sběrného archu musí být v jednacím protokolu proveden záznam a takový utajovaný dokument nebo spis musí být přeevidován podle nového stupně utajení. V případě změny stupně utajení musí být uveden odkaz na číslo jednací, pod kterým byl takový utajovaný dokument nebo spis nově zaevidován. V případě, že jsou utajované dokumenty nebo spisy podle věty první různých stupňů utajení evidovány v jednom jednacím protokolu, musí být změna stupně utajení provedena přeškrtnutím zkratky stupně utajení, vyznačením zkratky nového stupně utajení a záznamem v jednacím protokolu. Obdobně se změna stupně utajení provede u vyřizovaného utajovaného dokumentu nebo spisu podle věty první v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize osoby, která má utajovaný dokument u sebe.

(3) O zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu nebo spisu podle odstavce 2 věty první musí být v jednacím protokolu proveden záznam a ve sloupci č. 1 musí být přeškrtnuta zkratka stupně utajení. Obdobně se zrušení stupně utajení provede u vyřizovaného utajovaného dokumentu nebo spisu podle odstavce 2 věty první v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize osoby, která má utajovaný dokument nebo spis podle odstavce 2 věty první u sebe.