Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele

ČÁST PRVNÍ

ÚVODNÍ USTANOVENÍ

§ 1

Předmět úpravy

(1) Tento zákon upravuje jednotné měsíční hlášení jako prostředek, kterým zaměstnavatel vůči některým orgánům veřejné moci souhrnně plní své povinnosti sdělovat údaje o sobě a o svých zaměstnancích vyplývající mu z tohoto zákona nebo jiného právního předpisu.

(2) Tento zákon dále upravuje

• a) způsob sdělování hlášených údajů a údajů vedených v evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců,

• b) předávání hlášených údajů a údajů vedených v evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců některým orgánům veřejné moci,

• c) vzájemnou komunikaci některých orgánů veřejné moci a zaměstnavatelů při sdělování hlášených údajů a údajů vedených v evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců,

• d) evidování hlášených údajů a údajů o zaměstnavatelích a zaměstnancích a jejich uchovávání.

§ 2

Zaměstnavatel

Zaměstnavatelem se pro účely tohoto zákona rozumí

• a) zaměstnavatel podle zákoníku práce,

• b) zaměstnavatel podle zákona o nemocenském pojištění,

• c) zaměstnavatel podle zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,

• d) zaměstnavatel podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení,

• e) plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle zákona o daních z příjmů, nebo

• f) zaměstnavatel podle zákona o zaměstnanosti.

§ 3

Zaměstnanec

(1) Zaměstnancem se pro účely tohoto zákona rozumí

• a) zaměstnanec podle zákona o nemocenském pojištění,

• b) zaměstnanec podle zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,

• c) fyzická osoba, kterou zaměstnavatel podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení zaměstnává nebo k níž je ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění,

• d) poplatník daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle zákona o daních z příjmů, nebo

• e) zaměstnanec podle zákoníku práce.

(2) Zahraničním zaměstnancem se pro účely tohoto zákona rozumí fyzická osoba uvedená v § 87 odst. 1 zákona o zaměstnanosti.

§ 4

Zaměstnání

(1) Zaměstnáním se pro účely tohoto zákona rozumí

• a) základní pracovněprávní vztah podle zákoníku práce,

• b) služební poměr podle zákona o státní službě,

• c) služební poměr příslušníků bezpečnostních sborů a vojáků v činné službě, nebo

• d) jiný právní vztah, s nímž je spojena povinnost zaměstnavatele sdělovat údaje některým orgánům veřejné moci způsobem stanoveným tímto zákonem.

(2) Je-li mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem více právních vztahů podle odstavce 1, považuje se za zaměstnání jednotlivě každý z nich.

(3) Dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání se pro účely tohoto zákona rozumí

• a) den nástupu do zaměstnání podle zákona o nemocenském pojištění,

• b) den nástupu k výkonu práce podle zákona o zaměstnanosti, nelze-li použít den podle písmene a),

• c) den, kdy pro účely zákona o daních z příjmů vznikla zaměstnavateli povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a) nebo b), nebo

• d) den, kdy zaměstnavatel pro účely zákona o daních z příjmů poprvé poskytl plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmen a) až c).

§ 5

Hlášené údaje a jejich uživatelé

(1) Hlášenými údaji se pro účely tohoto zákona rozumí údaje, které je zaměstnavatel povinen podle tohoto zákona nebo jiného právního předpisu sdělovat prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení.

(2) Hlášené údaje využívají v rozsahu své působnosti uživatelé údajů, jimiž jsou

• a) Ministerstvo práce a sociálních věcí (dále jen „ministerstvo“),

• b) Česká správa sociálního zabezpečení,

• c) územní správa sociálního zabezpečení,

• d) Institut posuzování zdravotního stavu,

• e) Úřad práce České republiky,

• f) orgán Finanční správy České republiky,

• g) Ministerstvo financí,

• h) Český statistický úřad,

• i) Ministerstvo spravedlnosti a

• j) Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy.

ČÁST DRUHÁ

JEDNOTNÉ MĚSÍČNÍ HLÁŠENÍ, OPRAVNÉ HLÁŠENÍ A JINÁ PODÁNÍ

§ 6

Jednotné měsíční hlášení

(1) Jednotné měsíční hlášení je elektronické podání, kterým zaměstnavatel sděluje hlášené údaje.

(2) Zaměstnavatel sděluje v jednotném měsíčním hlášení údaje za kalendářní měsíc, pokud jiný právní předpis nestanoví jinak.

(3) Jednotné měsíční hlášení se skládá z části

• a) souhrnné, která obsahuje údaje vztahující se k zaměstnavateli,

• b) pojistné, která obsahuje údaje o souhrnné výši pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti odváděného zaměstnavatelem, a

• c) individualizované, která se skládá ze součástí obsahujících údaje vztahující se k jednotlivým zaměstnancům a jednotlivým zaměstnáním.

(4) Vláda nařízením stanoví

• a) údaje, které jsou zaměstnavatelem sdělovány prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení,

• b) období, za které je hlášený údaj sdělován.

§ 7

Lhůta pro podání jednotného měsíčního hlášení

(1) Jednotné měsíční hlášení je zaměstnavatel povinen podat ve lhůtě od prvního do dvacátého dne kalendářního měsíce bezprostředně následujícího po kalendářním měsíci, ke kterému se toto hlášení vztahuje.

(2) Zaměstnavatel je povinen podat jednotné měsíční hlášení naposledy za období, v němž

• a) skončilo zaměstnání jeho posledního zaměstnance,

• b) přestal být zaměstnavatelem, nebo

• c) po skončení zaměstnání zúčtoval zaměstnanci dodatečně příjmy.

§ 8

Způsob a den podání

(1) Zaměstnavatel činí podání podle tohoto zákona pouze elektronicky prostřednictvím

• a) informačního systému datových schránek do datové schránky České správy sociálního zabezpečení,

• b) elektronické aplikace portálu České správy sociálního zabezpečení, nebo

• c) datového rozhraní České správy sociálního zabezpečení; tento způsob nelze použít, jde-li o plnění evidenčních povinností podle § 17.

(2) Podání podle tohoto zákona je učiněno dnem, kdy došlo České správě sociálního zabezpečení.

(3) Česká správa sociálního zabezpečení zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup identifikátor datové schránky určené k činění podání podle tohoto zákona.

(4) Je-li podání podle tohoto zákona zasláno uživateli údajů podle § 5 odst. 2 písm. a) nebo c) až j), nepoužije se § 12 správního řádu. Tento uživatel údajů informuje zaměstnavatele o neúčinnosti takového podání a o povinnosti učinit podání způsobem podle odstavce 1.

§ 9

Formát a struktura podání

(1) Zaměstnavatel je povinen učinit podání podle tohoto zákona ve stanoveném formátu a struktuře.

(2) Strukturou podání se pro účely tohoto zákona rozumí

• a) obsahová struktura podání, ze které vyplývají podrobnosti a uspořádání údajů a dalších náležitostí podání požadovaných tímto zákonem nebo jiným právním předpisem,

• b) datová struktura podání, která odpovídá stanovenému formátu a stanovené obsahové struktuře podání podle tohoto zákona.

(3) Česká správa sociálního zabezpečení určí a zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup datovou strukturu podání podle tohoto zákona.

(4) Vláda nařízením stanoví formát a obsahovou strukturu podání podle tohoto zákona.

§ 10

Technická vada podání

(1) Technickou vadou podání podle tohoto zákona je

• a) podání jednotného měsíčního hlášení před započetím lhůty podle § 7 odst. 1,

• b) nedodržení formátu podání,

• c) nedodržení struktury podání, způsobuje-li nemožnost automatizovaného zpracování podání, nebo

• d) nedodržení způsobu podání podle § 8 odst. 1.

(2) Podání obsahující technickou vadu je neúčinné.

(3) Česká správa sociálního zabezpečení upozorní zaměstnavatele bez zbytečného odkladu na to, že z jeho strany bylo učiněno podání obsahující technickou vadu, pro kterou je toto podání neúčinné.

§ 11

Formální vada podání

(1) Formální vadou podání podle tohoto zákona je vada, která

• a) se týká požadované struktury nebo obsahu podání,

• b) je zjištěna na základě automatizované kontroly související s jeho přijetím a

• c) není technickou vadou.

(2) Okruh formálních vad podání podle odstavce 1 písm. b) určí Česká správa sociálního zabezpečení a zveřejní ho způsobem umožňujícím dálkový přístup.

(3) Obsahuje-li jednotné měsíční hlášení nebo opravné hlášení formální vadu v

• a) souhrnné části, je tato část hlášení neúčinná,

• b) pojistné části, je tato část hlášení neúčinná,

• c) individualizované části, je v této části neúčinná její součást obsahující údaje vztahující se k zaměstnanci a zaměstnání, jehož se týkají údaje, u nichž byla zjištěna tato vada.

(4) Obsahuje-li souhrnná část nebo součást individualizované části jednotného měsíčního hlášení nebo opravného hlášení formální vadu, která se týká pouze údaje určeného jinému uživateli údajů, než je orgán Finanční správy České republiky, je tato souhrnná část nebo součást hlášení účinná v rozsahu údajů určených orgánu Finanční správy České republiky.

(5) Obsahuje-li jiné podání podle tohoto zákona, než je jednotné měsíční hlášení nebo opravné hlášení, formální vadu, je toto podání neúčinné.

(6) Vláda může nařízením stanovit, které méně závažné formální vady podání podle tohoto zákona nezpůsobí neúčinnost části podání nebo součásti jeho individualizované části.

(7) Česká správa sociálního zabezpečení upozorní zaměstnavatele bez zbytečného odkladu na to, že z jeho strany bylo učiněno podání obsahující formální vadu, a na následek, který tato vada způsobuje.

§ 12

Výzva k podání jednotného měsíčního hlášení

(1) Česká správa sociálního zabezpečení neprodleně po uplynutí lhůty pro podání jednotného měsíčního hlášení vyzve zaměstnavatele k jeho podání, pokud hlášení

• a) obsahuje technickou vadu nebo formální vady způsobující, že je toto hlášení neúčinné jako celek, nebo

• b) dosud nebylo podáno.

(2) Zaměstnavatel je povinen jednotné měsíční hlášení podat v náhradní lhůtě 8 dnů ode dne doručení výzvy podle odstavce 1.

(3) Výzva k podání jednotného měsíčního hlášení obsahuje

• a) identifikaci zaměstnavatele,

• b) identifikaci případných vad způsobujících jeho neúčinnost a

• c) poučení o důsledcích spojených s nepodáním jednotného měsíčního hlášení v náhradní lhůtě.

(4) Nepodal-li na základě výzvy podle odstavce 1 zaměstnavatel jednotné měsíční hlášení nebo obsahuje-li jednotné měsíční hlášení podané na základě této výzvy technickou vadu nebo formální vady způsobující, že je toto hlášení neúčinné, vyzve Česká správa sociálního zabezpečení opětovně zaměstnavatele k podání jednotného měsíčního hlášení podle odstavce 1, a to i opakovaně, lze-li to považovat za účelné

§ 13

Výzva k podání opravného hlášení

(1) Česká správa sociálního zabezpečení neprodleně po uplynutí lhůty pro podání jednotného měsíčního hlášení vyzve zaměstnavatele k podání opravného hlášení, pokud jednotné měsíční hlášení obsahuje formální vadu pouze části nebo součásti tohoto hlášení.

(2) Zaměstnavatel je povinen opravné hlášení podat ve lhůtě 8 dnů ode dne doručení výzvy.

(3) Výzva k podání opravného hlášení obsahuje

• a) identifikaci zaměstnavatele,

• b) identifikaci vad způsobujících neúčinnost části nebo součásti podaného jednotného měsíčního hlášení a

• c) poučení o důsledcích spojených s nepodáním opravného hlášení ve stanovené lhůtě.

(4) Nepodal-li na základě výzvy podle odstavce 1 zaměstnavatel opravné hlášení nebo obsahuje-li opravné hlášení podané na základě této výzvy technickou vadu nebo formální vadu, vyzve Česká správa sociálního zabezpečení opětovně zaměstnavatele k podání opravného hlášení podle odstavce 1, a to i opakovaně, lze-li to považovat za účelné.

§ 14

Opravné hlášení

(1) Opravné hlášení je elektronické podání, kterým zaměstnavatel doplní nebo změní údaje obsažené v jím podaném jednotném měsíčním hlášení nebo opravném hlášení.

(2) Opravné hlášení podává zaměstnavatel na základě

• a) výzvy České správy sociálního zabezpečení k podání opravného hlášení,

• b) výzvy nebo jiného upozornění ze strany uživatele údajů, nebo

• c) vlastního zjištění.

(3) Opravné hlášení lze podat nejpozději do 10 let od konce kalendářního roku, ve kterém byl zaměstnavatel povinen podat jednotné měsíční hlášení, které je opravováno.

§ 15

Informování uživatelů údajů o výzvě týkající se jednotného měsíčního hlášení

Uživatelé údajů jsou prostřednictvím datového rozhraní ministerstva neprodleně informováni o

• a) vydání výzvy k podání jednotného měsíčního hlášení,

• b) vydání výzvy k podání opravného hlášení včetně obsahu této výzvy,

• c) upuštění od vydání opakované výzvy k podání jednotného měsíčního hlášení nebo

• d) upuštění od vydání opakované výzvy k podání opravného hlášení.

ČÁST TŘETÍ

EVIDENCE

§ 16

Evidence zaměstnavatelů

(1) Evidencí zaměstnavatelů se pro účely tohoto zákona rozumí evidence, ve které jsou vedeny údaje o zaměstnavatelích pro potřebu jednotného měsíčního hlášení.

(2) Údaje vedené v evidenci zaměstnavatelů využívají

• a) ministerstvo a Česká správa sociálního zabezpečení k plnění úkolů v jejich působnosti podle tohoto zákona nebo jiného právního předpisu, který stanoví povinnost sdělovat příslušné údaje prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení,

• b) uživatelé údajů k plnění úkolů v jejich působnosti podle jiného právního předpisu.

(3) Pro účely této části se za zaměstnavatele považuje též fyzická nebo právnická osoba od počátku patnáctého dne před předpokládaným dnem nástupu k výkonu práce jeho prvního zaměstnance do dne tohoto nástupu; nenastoupila-li k výkonu práce u této fyzické nebo právnické osoby žádná fyzická osoba, považuje se za zaměstnavatele do dne, v němž splní svou oznamovací povinnost podle § 17 odst. 5.

(4) Vláda nařízením stanoví údaje, které jsou zaměstnavatelem sdělovány pro účely vedení evidence zaměstnavatelů.

§ 17

Povinnost zaevidovat zaměstnavatele a mzdovou účtárnu

(1) Zaměstnavatel je povinen přihlásit se do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem.

(2) Zaměstnavatel je povinen ve lhůtě podle odstavce 1 přihlásit do evidence zaměstnavatelů též každou svou mzdovou účtárnu. Mzdovou účtárnou se pro účely tohoto zákona rozumí mzdová účtárna podle zákona o nemocenském pojištění. Současně s jejím přihlášením je povinen uvést též okruh zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd nebo platů. Je-li mzdová účtárna zřízena až po podání přihlášky zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů podle odstavce 1, přihlásí zaměstnavatel mzdovou účtárnu do 8 dnů ode dne jejího zřízení.

(3) Zaměstnavatel je povinen oznámit změnu údajů zapsaných v evidenci zaměstnavatelů do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.

(4) Při zrušení mzdové účtárny, která byla zapsána v evidenci zaměstnavatelů, je zaměstnavatel povinen ji odhlásit, a to do 8 dnů ode dne zrušení mzdové účtárny.

(5) Přihlásí-li se zaměstnavatel do evidence zaměstnavatelů a žádná fyzická osoba, kterou měl zaměstnávat, k výkonu práce nenastoupila, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit nejpozději do 8 dnů ode dne, v němž taková osoba měla u tohoto zaměstnavatele nastoupit k výkonu práce.

(6) Zaměstnavatel je povinen odhlásit se z evidence zaměstnavatelů ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem posledního zaměstnance.

(7) Nesplní-li zaměstnavatel ve stanovené lhůtě povinnost přihlásit sebe nebo svoji mzdovou účtárnu do evidence zaměstnavatelů, oznámit změnu údajů zapsaných v této evidenci nebo odhlásit sebe nebo svoji mzdovou účtárnu z této evidence, a ani na výzvu České správy sociálního zabezpečení tuto povinnost nesplní, provede Česká správa sociálního zabezpečení toto přihlášení, odhlášení nebo změnu z moci úřední.

§ 18

Evidence zaměstnanců

(1) Evidencí zaměstnanců se pro účely tohoto zákona rozumí evidence, ve které jsou vedeny údaje o zaměstnancích pro potřebu jednotného měsíčního hlášení.

(2) Údaje vedené v evidenci zaměstnanců využívají

• a) ministerstvo a Česká správa sociálního zabezpečení v rozsahu nezbytném k plnění úkolů v jejich působnosti podle tohoto zákona nebo jiného právního předpisu, který stanoví povinnost sdělovat příslušné údaje prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení,

• b) uživatelé údajů v rozsahu nezbytném k plnění úkolů v jejich působnosti podle jiného právního předpisu.

(3) Pro účely této části se zaměstnancem rozumí též fyzická osoba od počátku patnáctého dne před předpokládaným dnem nástupu k výkonu práce u zaměstnavatele.

(4) Vláda nařízením stanoví údaje, které jsou zaměstnavatelem sdělovány pro účely vedení evidence zaměstnanců.

§ 19

Povinnost zaevidovat zaměstnance

(1) Zaměstnavatel je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců

• a) nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však může tohoto zaměstnance přihlásit ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání,

• b) ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy

• 1. zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a), nebo

• 1. zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmene a) nebo den podle bodu 1.

(2) Nejde-li o zahraničního zaměstnance, může zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců podle odstavce 1 písm. a) jen částečně (dále jen „částečné přihlášení“). Při částečném přihlášení zaměstnavatel uvede údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce.

(3) Pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců podle odstavce 1 písm. a) nebo odstavce 2 je zaměstnavatel oprávněn od zaměstnance požadovat sdělení údajů stanovených pro přihlášení nebo částečné přihlášení do evidence zaměstnanců ještě před okamžikem jeho nástupu k výkonu práce; tyto údaje zaměstnavatel smí použít jen k tomuto účelu.

(4) Nenastoupila-li fyzická osoba k výkonu práce, je zaměstnavatel povinen oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu k výkonu práce.