Tori Vallavalitsuse personaliarvestuse andmekogu põhimäärus

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 3 p 2, Tori Vallavolikogu 20.02.2020 määruse nr 107 „Tori valla andmekogude asutamiseks ja andmekogude põhimääruste kinnitamiseks volituse andmine“ ning avaliku teabe seaduse § 43³ lg 1 alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED

§ 1. Reguleerimisala

(1) Määrusega kehtestatakse Tori Vallavalitsuse personaliarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.

§ 2. Andmekogu pidamise eesmärk

(1) Andmekogu pidamise eesmärgid on:

1) koondada ja süstematiseerida Tori Vallavalitsuse ametiasutuses ja vallavalitsuse hallatavates asutustes (ametiasutus ja hallatav asutus edaspidi koos nimetatud asutus) töö- või teenistussuhtes olevate töötajate või ametnike (edaspidi teenistuja) andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada eelpoolnimetatud asutustele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;

2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud kehtivad andmed;

3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.

§ 3. Andmekogu nimetus

(1) Andmekogu ametlik nimetus on Tori Vallavalitsuse personaliarvestuse andmekogu.

(2) Andmekogu lühinimi on Persona.

§ 4. Andmekogu omanik

(1) Andmekogu omanik on Tori vald.

§ 5. Andmekogu pidamise alused

(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.

(2) Andmekogus säilitatakse andmed digitaalsel kujul.

(3) Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta.

(4) Andmekogus peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.

(5) Andmekogus on aruandluskeskkond aruannete koostamiseks.

§ 6. Andmekogu pidamise kulud

(1) Andmekogu pidamise kulud kaetakse Tori valla eelarves ettenähtud vahenditest.

2. peatükk ANDMEKOGU VASTUTAV JA VOLITATUD TÖÖTLEJA

§ 7. Vastutav töötleja

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Tori Vallavalitsus.

(2) Vallakantselei teenistuja, kellel on andmekogu administraatori õigused, võimaldab vallavalitsuse teenistujatele ja hallatava asutuse administraatorile registrile juurdepääsuõiguse ulatuses, mis on vajalik vastavalt tema kasutajarollile registris teostatavate toimingute tegemiseks.

(3) Hallatava asutuse administraator võimaldab hallatava asutuse teenistujale andmekogule juurdepääsu.

(4) Vastutav töötleja:

1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd;

2) vastutab andmekogusse enda poolt sisestatud andmete õigsuse eest;

3) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(5) Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.

§ 8. Volitatud töötleja

(1) Andmekogu volitatud töötleja on AS Fujitsu Estonia.

(2) Volitatud töötleja:

1) majutab, hooldab ja haldab andmekogu;

2) võimaldab andmetele juurdepääsu;

3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

4) osaleb andmekogu juurutamisel ja arendamisel;

5) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

3. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED, ANDMEVAHETUS, MUUTMINE JA VÄLJASTAMINE

§ 9. Andmed asutuse kohta

(1) Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1) asutuse nimetus;

2) asutuse asukoha aadress;

3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed;

4) ametikohtade arv ja koormus.

§ 10. Andmed ametikoha kohta

(1) Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed:

1) ametikoha nimetus;

2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;

3) ametikoha tähtajalisus;

4) ametikohal ette nähtud koormus ja koormuse muudatus;

5) ametikohal ettenähtud normtööaeg;

6) ametikoha profiil.

§ 11. Andmed teenistuja kohta

(1) Teenistuja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1) ees- ja perekonnanimi;

2) isikukood;

3) isikut tõendava dokumendi andmed;

4) kodakondsus;

5) isiklik kontaktaadress, telefon, e-posti aadress;

6) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;

7) katseaja kestus;

8) haridustase ja haridustaseme liik;

9) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; asutuses töötamise staaž;

10) töö- või teenistussuhte tähtajalisus;

11) töötaja koormus ametikohal;

12) töötaja grupp ja alamgrupp;

13) tervisekontrolli kuupäev;

14) koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond;

15) töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile;

16) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev;

17) lähetused;

18) puhkused;

19) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg;

20) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpu kuupäev;

21) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;

22) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest;

23) tööülesannete täitmiseks vajalikud load;

24) tööaja arvestuse andmed;

25) vajadusel töötaja foto;

26) töötaja alaealiste laste nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

(2) Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema töö- või teenistussuhte lõppemisel.

§ 12. Andmeandja

(1) Andmeandja on Tori Vallavalitsusega töö- või teenistussuhtes olev isik.

§ 13. Andmete alusdokumendid

(1) Andmete alusdokumendid on:

1) haldusakt;

2) leping;

3) isikut tõendav dokument;

4) kvalifikatsiooni tõendav dokument;

5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument;

6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis;

7) tõend;

8) muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.

§ 14. Andmekogu andmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid

(1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutava töötleja õiguseid teostava(te)l isiku(te)l, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarolli(de)le. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Andmekogu kasutajarollid on järgmised:

1) administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid;

2) personalijuht - juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;

3) hallatava asutuse personalijuht - juurdepääs registri konkreetset hallatavat asutust puudutavale osale ja õigus teha registri selles osas administreerimiseks vajalikke toiminguid ning personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid.

§ 15. Vastutus andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine

(1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest.

(2) Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

§ 16. Andmekogusse kantud andmete kaitse

(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(2) Andmekogu turbeaste on normaalne (N) ja andmekogu turvaklass on C1-I1-A1.

§ 17. Andmevahetus teiste andmekogudega

(1) Andmekogust on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest.

§ 18. Andmete väljastamine

(1) Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.

(2) Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, ametlik e-posti aadress) valla veebilehel.

4. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU LÕPETAMINE

§ 19. Andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus vallavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.

(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani.

§ 20. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine

(1) Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam Tori Vallavalitsuses.

(2) Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab andmekogu administraator või hallatava asutuse administraator teenistuja teenistussuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.

(3) Administraator võib oma algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:

1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;

2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;

3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;

4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;

5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja tööülesanne.

§ 21. Järelevalve teostamine andmekogu pidamise üle

(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

(3) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

§ 22. Andmekogu pidamise lõpetamine

(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tori Vallavalitsus.

(2) Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.

(4) Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.

(5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.

§ 23. Määruse jõustumine

(1) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist Riigi Teatajas.

vallavanem

Lauri Luur

vallasekretär

Siiri Jõerand