Pärnu linna raamatupidamise sise-eeskiri

Määrus kehtestatakse raamatupidamise seaduse § 11 lõike 1 ja Pärnu Linnavolikogu 21.detsembri 2017 määruse nr 6 „Pärnu linna põhimäärus“ § 49 lõike 4 alusel.

1. peatükk Üldsätted

§ 1. Määruse reguleerimisala

(1) Pärnu linna raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Pärnu linna kui raamatupidamiskohustuslase raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine.

(2) Sise-eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest, Eesti finantsaruandluse standarditest, avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri) ja selle juurde kuuluvatest lisadest ja juhendmaterjalidest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest, maksuseadustest ja Pärnu linna õigusaktidest.

(3) Sise-eeskiri reguleerib Pärnu Linnavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi linnavalitsus) ja linnavalitsuse hallatavate asutuste (edaspidi hallatav asutus, * linnavalitsus ja hallatavad asutused koos ka asutused * ja igaüks eraldi asutus) majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustiste arvestust, raamatupidamise algdokumentide käivet, raamatupidamisregistrite pidamist, kasutatavaid arvestuspõhimõtteid, kontoplaani ja koodide kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks sh väheväärtuslikuks varaks, liigitamise kriteeriume, varade ja kohustiste inventeerimist, rakendatavaid sisekontrolli meetmeid ning aruannete koostamise korda.

(4) Valdkondades, mida sise-eeskirjas ei käsitleta, lähtutakse käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud õigusaktidest ja juhenditest.

§ 2. Raamatupidamise korraldus

(1) Asutuste raamatupidamisarvestust peetakse tsentraliseeritult. Raamatupidamistöid teostab linnavalitsuse raamatupidamise teenistus (edaspidi raamatupidamise teenistus).

(2) Asutustel on ühine tehingupartneri kood - 310101, mille hulka kuulub linnavalitsus ja hallatavad asutused.

(3) Asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest vastutab vastava asutuse juht.

2. peatükk Kasutatavad infosüsteemid

§ 3. Raamatupidamisega seotud infosüsteemid

(1) Majandustehinguid kajastatakse ja registreid peetakse finantsinfosüsteemis Unit4 Business World On (edaspidi Agresso). Agressosse koondatakse teistest kasutuses olevatest infosüsteemidest majandustehingute koondandmed. Registreid peetakse ja säilitatakse elektroonselt.

(2) Linnavalitsuses kasutusel olevate infosüsteemide loetelu, kirjeldus, majutus ja säilitusajad on ära toodud linnavalitsuse dokumentide liigitusskeemis.

(3) Kassa, müügi- ja laoarvestuse pidamiseks on kasutusel kassasüsteemid CompuCash ja Erply.

(4) Toiduainete laoarvestuse pidamiseks on kasutusel laoprogramm ANC.

(5) Raamatukogudes on kasutusel infosüsteem URRAM.

(6) Krediidiasutustega arvlemiseks kasutatakse e-teenuste rakendusi. Pangakontode väljavõtted säilitatakse krediidiasutuse andmebaasis elektroonselt.

(7) Maksudeklaratsioonide esitamiseks kasutatakse e-teenuste rakendusi ja deklaratsioonid säilitatakse Maksu- ja Tolliameti andmebaasis elektroonselt.

(8) Statistika aruannete esitamiseks kasutatakse elektroonilist andmeedastuskeskkonda e-STAT ja aruandeid säilitatakse vastavas andmebaasis.

(9) Saldo- ja makseandmike esitamiseks kasutatakse Riigi Tugiteenuste Keskuse saldoandmike infosüsteemi ja aruanded säilitatakse vastavas andmebaasis.

§ 4. Infosüsteemide kasutamine

(1) Infosüsteeme kasutatakse raamatupidamisega seotud finantsarvestuse ja -aruandlusega seotud andmete kogumiseks, töötlemiseks, edastamiseks ja säilitamiseks.

(2) Raamatupidamise teenistuse juhataja on Agresso ja e-arvekeskuse administraator.

(3) Agresso ja e-arvekeskuse kasutajaõiguste andmiseks või õiguste lõpetamiseks edastatakse info raamatupidamise teenistuse juhatajale e-kirja teel.

(4) Infosüsteemide turvameetmed tagatakse infosüsteemi omanikuga sõlmitud lepingu ning asutuse sisemise töökorraldusega, sealhulgas küberturvalisuse nõuetega.

3. peatükk Majandustehingute kajastamise üldpõhimõtted

§ 5. Algdokumendid ja majandustehingute kirjendamine

(1) Tehingute kirjendamisel raamatupidamisregistritesse on aluseks majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(2) Üldjuhul kasutatakse infosüsteemide poolt genereeruvaid algdokumentide vorme ja dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) olevaid näidismalle. Raamatupidamise teenistuse juhataja võib vajadusel käskkirjaga kehtestada algdokumentide vorme.

(3) Juhul, kui väljamakse tegemise algdokumendiks on korraldus, otsus, käskkiri või leping, märgitakse dokumendile eelarve juht: eelarvekonto, tegevusala kood, osakonna kood ja vajadusel projektikood.

§ 6. Dokumentide kontrollimine

(1) Raamatupidamise teenistus tagab dokumentide ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise Agressosse:

1) deebet ja kreedit raamatupidamiskontod on määratud vastavalt majandustehingu sisule;

2) tehingupartneri-, tegevusala-, allika-, rahavoo-, osakonna- ja projekti koodid ning eelarvekontod on õigesti määratud ja vastavuses kinnitatud eelarvele;

3) tehingu kajastamise tekkepõhine periood;

4) kuludokumendi eest ei ole juba varem tasutud;

5) sisendkäibemaksu arvestuse korral kuludokumendi vastavus käibemaksuseaduse §-le 37.

(2) Iga raamatupidaja vastutab enda poolt tehtud raamatupidamiskirjendi eest. Agressos ja e-arvekeskuses salvestub automaatselt kande teinud raamatupidaja nimi ja kande tegemise kuupäev.

§ 7. Algdokumentide ja registrite säilitamine

(1) Raamatupidamise algdokumente ja raamatupidamise registreid säilitatakse raamatupidamise seaduse §-s 12 kehtestatud korras.

(2) Dokumentide liigitamine ja säilitamine toimub vastavalt linnavalitsuse dokumentide liigitusskeemile.

(3) Dokumendid, mida ei säilitata elektroonselt, hoitakse raamatupidamise teenistuse ruumides üks aasta peale majandusaasta lõppemist. Seejärel antakse dokumendid üle linnavalitsuse arhiivi.

4. peatükk Kontoplaan ja majandusinfo liigendamisel kasutatavad dimensioonid

§ 8. Kontoplaan

(1) Raamatupidamisarvestuses kasutatakse üldeeskirja lisas 1 kehtestatud kontoplaani. Vajadusel täiendatakse kontoplaani alam- või pikendatud numbrikoodiga kontodega, mille kehtestab raamatupidamise teenistuse juhataja käskkirjaga.

(2) Raamatupidamiskirjendile lisatakse nõutavad kohustuslikud koodid (tehingupartneri kood, tegevusala kood, rahavoo kood, allika kood) vastavalt üldeeskirja lisadele 2, 3, 4 ja 5 ning üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhendile. Kirjendile lisatakse ka eelarvekonto, osakonna kood ja vastavalt vajadusele projektitunnus.

(3) Kontoreeglid on kehtestatud üldeeskirja lisas 1 ja finantsinfosüsteem seadistatakse vastavalt, et automaatne kontroll tagab käesoleva paragrahvi lõike 2 nõuded.

(4) Majandustehingu kirjendamisel raamatupidamises lähtutakse kontonumbri valikul üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhendist, sise-eeskirjas toodud täpsustustest ja raamatupidamise teenistuse juhataja käskkirjast.

§ 9. Dimensioonid

(1) Majandusinformatsiooni täiendavaks liigendamiseks kasutatakse käesoleva määruse § 8 lg 2 nimetatud tunnuseid, mis võimaldavad saada detailset ülevaadet asutuste majandustegevusest.

(2) Kasutatavate dimensioonide üldpõhimõtted on järgmised:

(3) Täiendavaid tegevusala ja projektikoode kehtestab finantsjuhtimisteenistus.

5. peatükk Aruanded

§ 10. Majandusaasta aruande koostamise ja esitamise põhimõtted

(1) Pärnu linna konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koostamisel lähtutakse raamatupidamise seaduses, kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seaduses ja RTJ-tes toodud nõuetest majandusaasta aruandele, üldeeskirja ptk 3 esitatud põhimõtetest ning Riigi Tugiteenuste Keskuse poolt koostatud kohaliku omavalitsuse konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koostamise juhendist.

(2) Pärnu Linnavolikogus majandusaasta aruande menetlemine ja kinnitamine toimub vastavalt linnavolikogu poolt kehtestatud korrale.

(3) Pärnu linna konsolideerimisgruppi kuuluvad üksused on:

1) linnavalitsus koos oma struktuuriüksustega ja hallatavate asutustega;

2) AS Pärnu Vesi;

3) Estonia Spa Hotels AS;

4) SA Pärnu Haigla;

5) SA Tõstamaa Mõis;

6) SA Tõstamaa Hooldekodu;

7) OÜ SuFe;

8) OÜ Paikre.

(4) Linna valitseva või olulise mõju all olevad ettevõtted esitavad hiljemalt 30. aprilliks linnale eelmise aasta majandusaasta aruande ja vandeaudiitori aruande, kui audiitorkontroll on seaduse alusel kohustuslik.

(5) Struktuuriüksused koostavad alljärgnevalt aastaaruande koosseisu kuuluvad osad:

1) finantsjuhtimisteenistus – ülevaade finantsdistsipliini tagamise meetmete rakendamise kava täitmise kohta, eelarve täitmise aruanne ja selgitused aruande juurde;

2) arenguosakond – ülevaade üldisest majanduskeskkonnast, kokkuvõte arengukava täitmisest ja aruandeaasta projektidest ning töös olevatest projektidest;

3) sisekontrolör – ülevaade sisekontrolli süsteemist ja tegevustest sisekontrolli korraldamisel ning kokkuvõte seotud osapooltega tehtud tehingutest, mille kohta on kohustus avaldada info aastaaruande lisas;

4) raamatupidamise teenistus – ülevaade konsolideerimisgrupi struktuurist ja tähtsamatest finantsnäitajatest, ülevaade valitseva ja olulise mõju all olevatest asutustest, raamatupidamise aastaaruanne, v.a eelarve täitmise aruanne.

(6) Finantsjuhtimisteenistus, arenguosakond ja sisekontrolör esitavad raamatupidamise teenistusele ülevaated hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 7. maiks.

(7) Raamatupidamise teenistus esitab majandusaasta aruande linnavalitsusele hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 24. maiks. Linnavalitsuse otsus aruande heakskiitmise kohta lisatakse majandusaasta aruandele.

(8) Linnapea kirjutab majandusaasta aruandele koos kuupäeva märkimisega alla viivitamata pärast seda, kui linnavalitsus on aruande heaks kiitnud.

(9) Linnavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Pärnu Linnavolikogule kinnitamiseks hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 31. maiks.

§ 11. Seotud osapooled

(1) Osapooled on seotud, kui üks osapool omab kontrolli või olulist mõju teise osapoole majanduslike otsuste üle. Pärnu linna seotud osapoolteks on:

1) Pärnu linna valitseva ja olulise mõju all olevad sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, kelle juhtimises osaleb linn otse või oma valitseva ja olulise mõju all olevate üksuste kaudu hääleõigusega alates 20%-st;

2) Pärnu linna kõrgema juhtorgani ja tegevjuhtkonna liikmed ja nende lähedased pereliikmed, kelleks loetakse abikaasa, elukaaslane ja laps;

3) sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, milles punktis 2 loetletud isikud üksi või koos omavad valitsevat või olulist mõju, st omandiõigust alates 20%-st või hääleõigust nende üksuste juhtimises nõukogude ja juhatuste kaudu alates 20%-st.

(2) Pärnu linna kõrgema juhtorgani ja tegevjuhtkonna liikmeteks loetakse:

1) volikogu esimees ja volikogu liikmed;

2) linnapea ja linnavalitsuse liikmed;

3) linnavalitsuse struktuuriüksuste juhid;

4) hallatavate asutuste juhid;

5) linna valitseva mõju all olevate ühingute nõukogu ja juhatuse liikmed.

(3) Aastaaruandes avaldatakse informatsioon seotud osapooltega tehtud tehingute kohta vastavalt üldeeskirja §-le 49¹.

(4) Seotud osapooled esitavad tehingute kohta deklaratsiooni e-teeninduskeskkonnas Pärnu linnapea käskkirjaga kehtestatud korras.

§ 12. Muude aruannete esitamine

(1) Saldoandmikud, makseandmikud ja eelarveandmikud koostatakse ning esitatakse Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemi kaudu üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadel. Aruanne genereerub Agresso andmete alusel. Saldoandmiku kontrollimise periood on alates 26. kuupäevast kuni kalendrikuu lõpuni. Kontrollimise ja võrdlemise põhimõtted on toodud Rahandusministeeriumi poolt koostatud juhendis.

(2) Maksudeklaratsioonid ja -aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile maksuseadustega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(3) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti poolt kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(4) Eelarve täitmise kuuaruanded koostatakse hiljemalt aruandeperioodile järgneva kuu 28. kuupäevaks ja avaldatakse Pärnu linna veebilehel. Eelarve täitmise summad on aruandes kasvavalt eelarveaasta algusest arvates. Aruanne genereerub Agresso andmete alusel.

(5) Toetusraha kasutamise aruanne (sh raamatupidamisregistri väljavõte) koostatakse ja esitatakse rahastaja poolt kehtestatud korras ja tähtaegadel. Info rahastaja poolt aktsepteeritud maksetaotluse või muu finantsaruande kohta edastab aruande koostaja raamatupidamise teenistusele.

(6) Raamatupidamisregistri väljavõtted lõppenud riigihangete hankelepingute kohta koostatakse vastavalt vajadusele.

6. peatükk Rahaliste vahendite arvestus

§ 13. Sularaha arvestus

(1) Raamatupidamises peetakse sularahakassa analüütilist arvestust linnavalitsuse struktuuriüksuste ja hallatavate asutuste lõikes vastavalt sellele, kus sularaha kogutakse ja tehinguid teostatakse.

(2) Kasutatakse täiendavaid allkontosid ja pikendatud kontokoodiga raamatupidamiskontosid vastavalt raamatupidamise teenistuse juhataja käskkirjale.

(3) Sularaha väljamakseid tehakse linnavalitsuse sotsiaalosakonna Vana-Pärnu hoolekandekontori kassast ja Tammiste Hooldekodu kassast. Muudes sularaha kogumiskohtades väljamakseid sularahas ei tehta, v.a pangakontole raha viimisel.

(4) Sularaha tehingute kohta koostatavad algdokumendid (sisse- ja väljamineku orderid) nummerdatakse aasta algusest kasvavalt. Algdokumentide alusel koostatakse kassaraamat. Hallatavad asutused, kus on kasutusel kassasüsteem, kasutavad süsteemi algdokumendi malle ja nende alusel genereerub sularaha aruanne.

(5) Pärnu Sotsiaalkeskuse alla kuuluvates sularaha kogumiskohtades olev sularaha kogutakse kokku Pärnu Sotsiaalkeskuse peakassasse ja sealt toimetatakse sularaha panka.

(6) Kogutud sularaha viiakse kassadest panka üldjuhul iga kuu viimasel tööpäeval, kuid mitte hiljem kui järgmise kuu 5. tööpäevaks. Tammiste Hooldekodu kliendikassas olevat sularaha jääki igakuiselt pangakontole ei viida.

(7) Pangakontole sularaha sissemakseks kasutatakse vastavat pangakaarti või tellitakse vastav inkassaatori teenus.

(8) Põhjendatud juhtudel (näiteks sotsiaaltoetuste maksmiseks või vahetusraha vajadus) võib jääda kuuvahetuseks sularaha jääk kassasse. Sularaha limiit kuu lõpu seisuga on kuni 3000 eurot.

(9) Sularaha pangakontolt kassasse toomiseks on algdokumendiks sularaha tellimise leht, mis allkirjastatakse volitatud isikute poolt.

(10) Aruandekuu sularahatehingute kohta tehakse raamatupidamisregistrites koondkanded. Algdokumendiks on kassaraamat või sularaha müügiaruanne. Kanded tehakse hiljemalt aruandekuu järgmise kuu 6. kuupäevaks.

(11) Sularaha tehingute õigsuse ja sularaha turvalise hoidmise eest vastutab linnavalitsuse struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht. Sularaha tehinguid teostab töötaja, kellele on vahetu juht vastava töökohustuse ja vastutuse andnud. Sularaha hoitakse seifis või spetsiaalses rahakarbis.

(12) Hallatavates asutustes, kus toimub sularahaga arvlemine, kehtestab asutuse juht sularahaga arvelduste korra, milles määratakse selged protseduurireeglid ja dokumenteerimine.

§ 14. Raha teel arvestus

(1) Raamatupidamiskontot 100080 kasutatakse kaardimakseterminali vahendusel laekuvate summade arvestuse pidamiseks ja kuuvahetusel pankadevaheliste ülekannete korral.

(2) Raamatupidamiskontot 1000801 kasutatakse juhul, kui haridusteenuste haldamise infosüsteemi ARNO pangalingi kaudu tasutud summa kajastub pangakontol järgneval kuul.

(3) Raamatupidamises peetakse kontol „Raha teel“ analüütilist arvestust linnavalitsuse struktuuriüksuste ja hallatavate asutuste lõikes.

(4) Aruandekuul makseterminali kaudu laekuva tulu kohta tehakse raamatupidamisregistris koondkanne hiljemalt järgneva kuu 10. kuupäevaks. Algdokumendiks on müügiaruanne ja/või makseterminali kuuraport.

§ 15. Pangakontode arvestus

(1) Iga avatud pangakonto kohta on kasutusel eraldi raamatupidamiskonto. Alam- ja pikendatud kontonumbriga kontod kehtestatakse raamatupidamise teenistuse juhataja käskkirjaga.

(2) Maksekorralduste teostamiseks vajamineva rahasumma kohta esitatakse taotlus DHSi kaudu finantsjuhtimisteenistuse juhatajale-finantsjuhile. Taotlusele lisatakse juurde asutuste/isikute nimekiri tasumisele kuuluvate summade kohta. Raha taotlusele sotsiaaltoetuste, töötasude ja maksude tasumiseks lisadokumente juurde ei lisata.

(3) Pangakontode omavahelisi ülekandeid, laenu tagasimakseid, ettemaksete ja ekslike laekumiste tagasimakseid teostab raamatupidaja, kelle ametijuhendis on vastav tööülesanne.

(4) Klientidele tagasimakseid tehakse nendelt pangakontodelt, kuhu raha laekus. Algdokumendiks on kliendi poolt esitatud taotlus või ametniku või töötaja poolne kinnitus tagasimakseks.

(5) Pangakontodele kogunenud raha jäägid kantakse iga kuu lõpus vastava panga üldkontole, v.a hooldekodude, tagatisrahade, vara võõrandamiste arvlemiseks kasutatavate pangakontode jäägid.

(6) Üldjuhul tehakse raamatupidamisregistrites kanded pangakontodel tehtud tehingute kohta järgmisel tööpäeval. Kaardimaksete ja koolitoidu rahade laekumiste kohta tehakse koondkanne aruandekuu laekumiste kohta iga kuu lõpus hiljemalt järgmise kuu 10. kuupäevaks.

(7) Haridusteenuste haldamise infosüsteemis ARNO kajastatud tehingute kohta, sh nõuete eest laekumised, tehakse koondkanne Agressosse hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 20. kuupäevaks.

(8) Arvelduskrediidi kasutamisel tehakse kanne kuu lõpu seisuga kasutatud krediidi summa ulatuses.

§ 16. Tehingud asutuse pangakaartidega

(1) Deebetkaardid on kasutusel ainult pangakontole sularaha sissemaksete tegemiseks.

(2) Krediitkaardid on kasutusel ainult ühekordsete maksete tasumiseks, mida ei ole võimalik muul moel teostada. Krediitkaartide kasutamise õigused ja limiidid määratakse vastavas lepingus.

(3) Kaardi valdaja vastutab pangakaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest.

(4) Krediitkaardiga teostatud tehingute kuu väljavõtte fail laetakse arvekeskusesse hiljemalt aruandekuu järgneva kuu 5. tööpäevaks. Väljavõtte juurde lisab krediitkaardi kasutaja teostatud maksete kohta kulu tõendavad dokumendid.

(5) Väljastatud pangakaartide register asub internetipangas.

§ 17. Rahaga seotud dokumentide käive

(1) Rahaga seotud dokumentide käibe korraldamisel lähtutakse järgmistest põhimõtetest:

7. peatükk Varude arvestus

§ 18. Varude arvestuse üldpõhimõtted

(1) Varude arvestust peetakse Agressos summeeritult ja hallatavate asutuste lõikes. Hallatavates asutustes peetakse varude analüütilist arvestust.

(2) Varud on ja laoarvestust peetakse:

1) ladudes olevad toiduainete varud;

2) varud, mis soetatakse tsentraliseeritud korras edasiandmiseks (raamatud);

3) varude eest tehtud ettemaksed, kui bilansipäevaks ei ole kaup/materjal kätte saadud.

(3) Aruandeperioodil kantakse varude eest tehtud ettemaksed otse kulukontole, kui tehingu summa on alla üldeeskirja § 41 lg-s 1 nimetatud piirmäära ja kaubad saadakse kätte aruandekuul.

(4) Varude soetamisel kajastatakse lisanduv käibemaks käibemaksukuluna, kui asutus ei ole käibemaksukohustuslane.