Haapsalu linna raamatupidamise sise-eeskiri

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lg 1 p 3, raamatupidamise seaduse § 11 ja rahandusministri 11. detsembri 2003 määruse nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED

§ 1. Haapsalu linna kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk, kohaldamine ja alus

(1) Haapsalu linna raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärgiks on Haapsalu linna kui raamatupidamiskohustuslase (edaspidi linn) raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine.

(2) Haapsalu linn riigi raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Haapsalu Linnavalitsuse (edaspidi ametiasutus) kaudu, mis on iseseisev raamatupidamisüksus.

(3) Haapsalu Linnavalitsuse, kui ametiasutuse hallatavad asutused (edaspidi allasutused) on:

1) Haapsalu Kesklinna Lasteaiad;

2) Haapsalu Vanalinna Lasteaiad;

3) Haapsalu Põhikool;

4) Haapsalu Linna Algkool;

5) Ridala Põhikool;

6) Uuemõisa Lasteaed-Algkool;

7) Läänemaa Spordikool;

8) Cyrillus Kreegi nimeline Haapsalu Muusikakool;

9) Haapsalu Kunstikool;

10) Haapsalu Noorte Huvikeskus;

11) Lääne Maakonna Keskraamatukogu;

12) Haapsalu Kultuurikeskus;

13) Haapsalu Sotsiaalmaja;

14) Haapsalu Hariduse Tugiteenuste Keskus.

(4) Eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ) ja avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi FA juhend).

2. peatükk KONTOPLAAN

§ 2. Kontoplaan

(1) Ametiasutuses ja allasutustes on kasutusel juhendiga kehtestatud kontoplaan ning vajadusel kasutatakse täiendavaid allkontosid ja projektitunnuseid.

(2) Eelarve liigendamisel kasutatakse eelarvetunnust, tegevusalatunnust, projektitunnust ja teostajatunnust.

3. peatükk ARUANDED

§ 3. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted

(1) Haapsalu linn koostab konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande lähtudes raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning juhendis esitatud arvestuspõhimõtetest.

(2) Kui RTJ-s esitatud arvestuspõhimõtted erinevad juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest.

§ 4. Aruannete esitamine

(1) Haapsalu Linnavalitsus koostab ja kiidab heaks konsolideeritud majandusaasta aruande. Linnapea allkirjastab aruande digitaalselt. Linnavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Haapsalu Linnavolikogule kinnitamiseks. Haapsalu Linnavolikogu kinnitab aruande oma otsusega.

(2) Saldoandmik ja makseandmik koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadeks.

(3) Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(4) Haapsalu Linnavalitsuse ja allasutuste eelarvet ja eelarve täitmise aruandlust kajastatakse eelarvestamise tarkvaras Veera.

(5) Maksudeklaratsioonid- ja aruanded koostatakse ja esitatakse allasutuste raamatupidajate poolt Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(6) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

§ 5. Informatsioon seotud isikutega tehtud tehingute kohta

(1) Aastaaruandes avaldatakse informatsioon järgmiste isikutega (edaspidi seotud isikud) tehtud tehingute kohta, mis ei vasta õigusaktidele või raamatupidamiskohustuslase sisedokumentide üldistele nõuetele või turutingimustele:

1) kõrgema juhtorgani ja tegevjuhtkonna liikmed, kelleks on linnavolikogu liikmed, linnavalitsuse liikmed, linna allasutuste juhid, linna tütarettevõtete juhatuse ja nõukogu liikmed ja kõigi eelnimetatute pereliikmed, kelleks loetakse abikaasa, elukaaslane ja laps;

2) sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, kelle üle käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud isikutel üksi või koos pereliikmetega on valitsev või oluline mõju.

(2) Aastaaruandes avaldatakse informatsioon linna olulise mõju all olevate sihtasutuste, mittetulundusühingute ja äriühingutega, kes ei ole avaliku sektori üksused, tehtud tehingute kohta.

(3) Tehingud, mis tuleb aastaaruandes avaldada kirjendatakse raamatupidamisarvestuses järgmiselt:

1) Eeskirja § 5 lõikes 1 punktis 1 nimetatud isiku korral tehingupartneri koodiga 800601;

2) Eeskirja § 5 lõikes 1 punktis 2 nimetatud isiku korral tehingupartneri koodiga 800301 või 800501;

3) Eeskirja § 5 lõikes 2 nimetatud isiku korral tehingupartneri koodiga, mis algab numbriga 0 kuni 6 ja mille neljas number on 6 või 7.

(4) Eeskirja § 5 lõike 1 alusel avaldatavate tehingutega seotud raamatupidamise algdokumendi menetlemisel esitavad dokumentide koostajad, kooskõlastajad ja kinnitajad dokumendil kommentaari „tehing seotud isikuga". Algdokumentide menetlemisel elektroonilises raamatupidamise algdokumentide menetlemissüsteemis tuleb kommentaar lisada kommentaari lahtrisse. Kommentaariga dokument esitatakse finantsosakonnale, kes selle alusel kajastab tehingut eeskirja §5 toodud seotud isiku tehingupartneri koodiga.

(5) Aastaaruandes avaldatakse FA juhendi § 49¹ lõigetes 5 ja 6 sätestatud informatsioon.

4. peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS

§ 6. Raamatupidamise struktuur

(1) Haapsalu linna kui riigi raamatupidamiskohustuslase iseseisvaks raamatupidamisüksuseks on Haapsalu Linnavalitsus ametiasutusena.

(2) Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste igapäevast majandustegevust juhib ametiasutuse või hallatava asutuse juht (linnapea, juhataja, direktor).

(3) Hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuses tsentraliseeritult.

(4) Haapsalu linna raamatupidamise eest vastutab linnapea. Haapsalu linna igapäevast finantsmajanduslikku tegevust korraldab finantsosakond, mida juhib finantsjuht.

(5) Ametiasutuse ja allasutuste raamatupidamist ja aruandlust korraldab vahetult ametiasutuse pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis ja kellele alluvad ametiasutuse raamatupidajad.

(6) Ametiasutuse ja allasutuste raamatupidamist peavad ametiasutuse raamatupidajad, kelle tööülesanded kajastuvad nende ametijuhendites ja töölepingutes.

§ 7. Varade ja kohustuste kajastamine

(1) Ametiasutuste ja allasutuste vara, nõudeid, finantsinvesteeringuid, kohustusi kajastatakse tsentraliseeritult ametiasutuse koondbilansis eristades need ametiasutusele või allasutusele ainuomase tunnuskoodiga.

(2) Vara kajastatakse ametiasutuse bilansis selle ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majandusliku tulu. Varade üle peetakse analüütilist arvestust selle ametiasutuse või allasutuse lõikes, kes vara kasutab.

(3) Nõuded kajastatakse üldjuhul ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga. Nõuete üle peetakse arvestust selle ametiasutuse või allasutuse lõikes, kes esindab omavalitsust nõude sissenõudmisel.

(4) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse bilansis.

(5) Kohustused kajastatakse üldjuhul ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga. Kohustuste üle peetakse analüütilist arvestust selle ametiasutuse või allasutuse lõikes, kes on kas juriidiliselt kohustatud antud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud.

(6) Laenud kajastatakse ametiasutuse bilansis.

(7) Bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse ametiasutuse raamatupidamise aastaaruandes.

§ 8. Tulude ja kulude kajastamine

(1) Saadud maksud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.

(2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse iseseisva raamatupidamisüksuse tulemiaruandes selle ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas. Arvestust tulude osas peetakse ametiasutuse või allasutuse lõikes eraldi.

(3) Kulud kajastatakse selle ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga, kelle tegevuseks kulu kasutati. Kui omavalitsuse üks asutus finantseerib teise üksuse kulusid, annab finantseerija vastavad kulud üle nendele, kes selle kulu eest kaupu, teenuseid või muid hüvesid said. Arvestust kulude osas peetakse vastava ametiasutuse või allasutuse lõikes eraldi.

(4) Varast või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse üldjuhul selle ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga, millega on kajastatud vastav vara või kohustus. Arvestust nimetatud tulude ja kulude osas peetakse vastava ametiasutuse või allasutuse lõikes eraldi.

(5) Allasutusele siirdena edasiantud põhivara sihtfinantseerimise toetust kajastatakse kulutaja teatise alusel ametiasutuse tuludes, järgides tekkepõhisuse printsiipi (FA juhendi § 25 lõige 3)

§ 9. Raamatupidamise algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav digitaalne või paberkandjal kirjalik tõend, millega saab tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust ning millel peavad olema järgmised andmed (raamatupidamise seaduse § 7):

1) dokumendi number;

2) tehingu toimumise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu ja kirjeldus;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed;

6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

(2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.

(3) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning kinnitatud allkirjaga paberil, digiallkirjaga või e-arvete operaatori dokumendihalduse infosüsteemis kulusid tegema volitatud isiku või allasutuse juhi; vastava valdkonna aselinnapea või linnapea ning raamatupidaja poolt. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama täiendavalt projektijuht.

(4) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikud määratud eelarve halduse infosüsteemis Veera vastavalt ametikohtadele ja alaeelarvetele. Juhul, kui kulusid tegema volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud, siis kontrollib ja kinnitab kuludokumendid vastava valdkonna aselinnapea või linnapea.

(5) Allasutustes on kulusid tegema volitatud isikuks allasutuse juht.

(6) Juhul, kui allasutuse juht või linnapea viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis allkirjastab arved asendama määratud isik või vastava valdkonna aselinnapea.

(7) Kulusid tegema volitatud isik kontrollib, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele ja tellimustele;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas kinnitatud linna eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;

6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

7) e-arvete dokumendihalduse infosüsteemis oleks dokumendile lisatud eelarve tegevusala, projektitunnus ja teostaja (kulusid tegema volitatud isiku) nimi.

8) tehing on kooskõlas riigihankeseadusega ja kajastab riigihankeregistri viitenumbrit

(8) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;

2) tekkepõhise perioodi;

3) saaja andmete, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontrolli selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;

4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt;

6) maksetähtajast kinnipidamise.

(9) Rahaliste ülekannete tegemisel, välja arvatud Haapsalu linna ametiasutuste ja allasutuste vahelised sisesed arveldused, osaleb alati 2 isikut. Lisaks finantsosakonna töötajale, kes sisestas algdokumendi ja kontrollis algdokumendi õigsust, kinnitab rahalise ülekande õigsust teine raamatupidaja või pearaamatupidaja või finantsjuht.

(10) Rahalise ülekande kinnitaja kontrollib maksekorralduse olemasolu raamatupidamise arvestussüsteemis ja selle vastavust käesolevale korrale.

(11) Sularaha kassa on Haapsalu Linnavalitsuses, Haapsalu Kultuurikeskuses, Haapsalu Sotsiaalmajas ja Lääne Maakonna Keskraamatukogus. Ametiasutuse kassa väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule, pearaamatupidaja ning linnapea. Allasutuse kassa väljaminekuorderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule allasutuse juht.

(12) Allasutuste sularaha väljamaksed kassast tehakse üldjuhul ainult allasutuse pangakontole. Haapsalu Linnavalitsuse sularaha väljamakseid tehakse üldjuhul ainult pangakontole ja sotsiaaltoetuste saajatele.

(13) Pangakaardiga tehingute korral sõlmib finantsjuht asutuse juhi ettepanekul pangas volitatud isikule maksevahendina kasutatava personaalse deebetkaardi, määrates tehingute päeva- ja kuulimiidi. Deebetkaardi sularaha limiit on null eurot. Volitatud isik teostab deebetkaardiga majandustoimingud ja hiljemalt järgmisel tööpäeval esitab asutuse juhi poolt kinnitatud ostutšekid raamatupidajale.

5. peatükk MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED

§ 10. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat) ning säilitatakse failina.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad:

1) registrid;

2) ost;

3) müük;

4) arveldus sh kassa- pangaarveldused, aruanded;

5) raamatupidamine sh aruande generaator, raamatupidamine, kontode käibeandmik, kontode saldoandmik, pearaamat;

6) põhivara;

7) palk.

(5) Programmist tehakse igakuiselt väljatrükid ja säilitatakse paberkandjal

1) panga kanded;

2) kassa kanded;

3) palgalehed.

(6) Programmist tehakse aasta lõpu seisuga väljatrükk ja säilitatakse paberkandjal

1) põhivarade nimekiri;

2) bilansiväliste varade nimekiri;

3) isikukonto kaardid.

(7) Linna raamatupidamise registreid säilitatakse elektrooniliselt.

§ 11. Algdokumentide käive

(1) Raamatupidamise algdokumendid raha väljamaksete tegemiseks esitatakse ametiasutuse raamatupidamisele vastavalt alljärgnevas tabelise märgitule:

Dokumendi nimetus

Raamatupidamisele Dokumendi esitamise  tähtaeg

Dokumendi esitamise eest vastutaja*

Linnavalitsuse korraldused (koopia)

3 päeva jooksul

linnasekretär

Töövõtu- ja käsunduslepingud palga maksmiseks (koopia)

3 päeva jooksul, kuid vähemalt üks päev enne  tasude väljamaksmist

Lepingu täitmise eest vastutav isik sekretäri vahendusel

Sihtfinantseerimise - ja toetuslepingud (koopia)

3 päeva jooksul peale sõlmimist

lepingu täitmise eest vastutav isik sekretäri vahendusel

Sihtfinantseerimisest saadud vahendite kasutamise aruanded (koopia)

3 päeva jooksul peale aruande koostamist pearaamatupidajale

vahendite kasutamise eest vastutav aruande täitja

Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta  (originaal)

4 tööpäev enne tasude väljamaksmist

käskkirjade koostaja

Ostu-müügi, laenu- jms. rahalise kohustuse ja nõuete lepingud (koopia)

3 päeva jooksul peale lepingu sõlmimist

lepingu täitmise eest vastutav isik

Isikliku- ja ametisõiduki sõidupäevik (originaal)

iga kuu 2. tööpäevaks

auto kasutaja

Ametialase lähetuse aruanded (originaal)

3 päeva jooksul peale lähetust

lähetatu

Avansiaruanded (originaal)

3 päeva jooksul arvestusega et, võimalusel avanss kuu vahetuse seisuga avansisti kätte ei jää

avansist

Palgaarvestuse algandmed (originaal)

hiljemalt 3 tööpäeva enne palga väljamakset, kuid mitte hiljem kui 25. kuupäev.

allasutuse juht

Sularaha -ja kassaaruanded (originaal)

dokumendi laekumise päeval koheselt peale kinnitamist

kulu tegema volitatud isik

Hankijate arved (originaal)

dokumendi laekumise päeval koheselt peale kinnitamist

kulu tegema volitatud isik

Vara maha kandmise ja arvele võtmise aktid (originaal)

3 päeva jooksul

asutuse juht või inventuurikomisjoni esimees

Kassa sissetuleku ja väljaminekuorderid (originaal)

iga nädala esmaspäevaks

kassa eest vastutavad isikud

Materjalide kuluaruanded (originaal)

iga kuu 1. tööpäevaks

varude eest vastutavad isikud

Menüü nõudelehed ja nende koondid (originaal)

kord kuus

allasutuse majandusjuhataja

Laste eelkooli lasteasutustes viibimise tabelid

Iga kuu 5.kuupäevaks

juhataja

Sotsiaaltoetuste väljamaksu korraldus ja sotsiaalkomisjoni otsus (originaal)

1 tööpäev enne toetuste väljamaksmist

sotsiaal- ja tervishoiu osakonna juhataja

Puhkuste graafik

31 jaanuar

allasutuse juht, personalitöö eest vastutaja

(2) Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt volitatud isik.