Schengen Facility vahendite kasutamise kord

Määrus kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 30. aprilli 2004. a määruse nr 169 «Välisabi taotlemise, kasutamise, järelevalve ning hindamise korra» (RT I 2004, 40, 271) § 20 lõike 2 alusel.

ÜLDSÄTTED

§ 1. Määruse reguleerimisala

Määrus reguleerib Eesti Vabariigi Euroopa Liiduga liitumislepingu artiklist 35 tuleneva Eesti Vabariigile Schengen Facility välisabiprogrammi raames eraldatavate sihtotstarbeliste rahaliste vahendite (edaspidi vahendid) kasutamise korda.

§ 2. Programm ja projekt

(1) Programm käesoleva määruse tähenduses on Euroopa Komisjoni poolt loodud Schengen Facility finantsinstrument.

(2) Projekt käesoleva määruse tähenduses on programmi kirjelduses kajastatud ja käesoleva määruse §-s 11 nimetatud juhtkomitee ning Euroopa Komisjoni poolt heaks kiidetud tegevus(ed), mida rahastatakse käesoleva määruse §-s 1 toodud vahenditest, välja arvatud tehniliseks abiks ettenähtud vahenditest plaanitud tegevused. Projekt võib hõlmata rohkem kui ühte hanget ja lepingut.

§ 3. Lepingupartner

Lepingupartner käesoleva määruse tähenduses on füüsiline või juriidiline isik, kellega vahendusasutus või vastutav asutus on programmi raames sõlminud lepingu, välja arvatud tehniliseks abiks ettenähtud vahenditest palgatud isik (edaspidi tehnilise abi personal).

§ 4. Kuludokument

Kuludokument käesoleva määruse tähenduses on lepingupartneri poolt tehtud majandustehingu toimumist kinnitav dokument, mis vastab «Raamatupidamise seaduse» (RT I 2002, 102, 600; 2003, 88, 588) §-s 7 nimetatud algdokumendi nõuetele ning tehnilise abi personali palgaarvestust tõendav väljavõte (palgaleht).

PROGRAMMIS OSALEVAD ASUTUSED

§ 5. Vastutav asutus

(1) Vastutav asutus on Siseministeerium.

(2) Vastutav asutus taotleb vahendeid projektidele Euroopa Komisjonilt programmi raames ning on vahendite kasutamise korraldaja.

(3) Vastutava asutuse ülesanded on: 1) vahendite taotlemise ja kasutamise koordineerimine; 2) rahastatavate projektide kinnitamine; 3) hangete eelkontrolli teostamine; 4) riigihangete rahvusvahelist piirmäära ületavate hangete ettevalmistamine ja läbiviimine; 5) maksetaotluse koostamine ja makseasutusele edastamine; 6) programmi eesmärkide saavutamise tagamine; 7) õigusaktide järgimise, vahendite sihtotstarbelise ja korrektse kasutamise kohta seire teostamine.

(4) Vastutaval asutusel on õigus nõuda käesoleva määruse §-s 10 nimetatud vahendusasutustelt asjasse puutuvat teavet projektide ja nende teostamise kohta.

§ 6. Makseasutus

(1) Makseasutus on Rahandusministeerium.

(2) Makseasutus kinnitab programmi raames tehtud kulud ja teostab vahendite väljamaksed.

§ 7. Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostav asutus

(1) Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostav asutus on Rahandusministeerium.

(2) Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostav asutus teostab hankeprotseduuride eelkontrolli vahenditest rahastatavate projektide riigihangete (edaspidi hange) puhul, mis ületavad riigihangete rahvusvahelist piirmäära.

§ 8. Auditeeriv asutus ja auditeerivad üksused

(1) Auditeerivaks asutuseks on Siseministeerium. Auditeeriv asutus auditeerib vastutava asutuse, makseasutuse ja vahendusasutuste juhtimis- ja kontrollisüsteeme ning teostab projektide kuludokumentide auditeid.

(2) Auditeerivateks üksusteks on vahendusasutuste siseauditi osakonnad või jaoskonnad ja makseasutuse siseauditi osakond. Auditeerivad üksused auditeerivad makse- ning vahendusasutuste juhtimis- ja kontrollisüsteeme ning teostavad projektide kuludokumentide auditeid.

(3) Auditeerival asutusel ja auditeerivatel üksustel on õigus kaasata eksperte eriteadmisi nõudvate küsimuste lahendamiseks.

(4) Auditeeriv asutus ja auditeeritavad üksused vastutavad, et audit viiakse läbi ja vormistatakse lähtudes auditi heast tavast ja rahvusvaheliselt aktsepteeritud auditistandarditest.

(5) Auditeeriv asutus korraldab käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asutuste juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise ja projektide kuludokumentide auditeerimise koostöös siseauditi üksustega.

§ 9. Kuludeklaratsiooni sertifitseeriv asutus

(1) Kuludeklaratsiooni sertifitseeriv asutus on Rahandusministeerium.

(2) Kuludeklaratsiooni sertifitseeriv asutus kontrollib vahenditest finantseeritud projektides tehtud kulutuste sihipärasust ja seaduslikkust.

(3) Kuludeklaratsiooni sertifitseeriv asutus peab oma tegevuse planeerimisel, auditi läbiviimisel ja lõppjärelduste formuleerimisel olema sõltumatu vastutavast asutusest, makseasutusest, auditeeritavatest asutustest ja lepingupartneritest. Sõltumatus tagatakse makseasutuse ja kuludeklaratsiooni sertifitseeriva asutuse ülesannete täitmisel Rahandusministeeriumi erinevate vastavate osakondade poolt.

§ 10. Vahendusasutus

(1) Vahendusasutus on valitsusasutus või selle üksus, kes täidab vastutava asutuse nimel ülesandeid seoses programmist tulenevate vahendusasutuse tegevusvaldkonda puudutavate eesmärkide saavutamisega.

(2) Vahendusasutusteks on Välisministeerium, Siseministeerium, kes täidab vahendusasutuse ülesandeid infotehnoloogia, andmekogude ja sideosakonna kaudu, Piirivalveamet, Politseiamet ning Kodakondsus- ja Migratsiooniamet.

(3) Vahendusasutuse ülesanded on: 1) projektikirjelduste koostamine; 2) väikesemahuliste ja alla riigihangete rahvusvahelise piirmäära jäävate hangete hankedokumentide ettevalmistamine ja esitamine vastutavale asutusele; 3) väikesemahuliste ja alla riigihangete rahvusvahelise piirmäära jäävate hangete läbiviimine; 4) väikesemahuliste ja alla riigihangete rahvusvahelise piirmäära jäävate hangete lepingute sõlmimine; 5) oma tegevusvaldkonna projektide elluviimise koordineerimine ja kontrollimine; 6) projektide kuludokumentide kontrollimine ja kinnitamine; 7) väljamaksmisele kuuluvate kuludokumentide esitamine vastutavale asutusele; 8) aruannete koostamine ja andmete esitamine vahendite kasutamise kohta; 9) kuludokumentide auditi läbiviimine vastava vahendusasutuse siseauditi üksuse poolt vahendusasutuse tasandil; 10) muude projektide elluviimiseks vajalike õigusaktides sätestatud ülesannete täitmine.

§ 11. Juhtkomitee

(1) Programmi rakendamist juhib juhtkomitee (edaspidi komitee). Komitee koosseisu, selle töökorra ja komitee poolt vastuvõetud finantseerimisotsused kinnitab siseminister.

(2) Komitee pädevusse kuulub: 1) rahastatavate projektide väljavalimine ning nende esitamine siseministrile kinnitamiseks; 2) programmi tehnilise abi kasutamise kavade kinnitamine; 3) vajadusel siseministrile ettepanekute esitamine programmi juhtimis- ja kontrollisüsteemi muutmiseks või täiendamiseks ning muude otsuste tegemine programmi raames.

(3) Komitee poolt vastuvõetud otsused on programmi raames kohustuslikud kõigile vahendusasutustele, makseasutusele ja rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavale asutusele.

(4) Komitee on aruandekohustuslik siseministri ees.

HANKED

§ 12. Väikesemahuliste hangete läbiviimine

(1) Väikesemahuline on antud määruse mõistes hange, mille maksumus jääb alla «Riigihangete seaduses» (RT I 2000, 84, 534; 2001, 40, 224; 50, 284; 2002, 23, 131; 47, 297; 61, 375; 63, 387; 87, 505; 99, 577; 2003, 25, 153; 78, 521; 88, 591; 2004, 56, 402) sätestatud riigihanke piirmäära.

(2) Väikesemahulise hanke teostamiseks: 1) võtab vahendusasutus võimalusel kolm võrdlevat hinnapakkumist ja edastab need vastutavale asutusele koos projektikirjelduse ning kaaskirjaga, kus näitab koos põhjendusega, millist pakkumist ta eelistab; 2) pärast vastutava asutuse poolse kooskõlastuse saamist informeerib vahendusasutus parima hinnapakkumise teinud pakkujat tema valituks osutumisest ning sooritab ostu, sõlmides selleks vajadusel lepingu.

§ 13. Riigihanke pakkumise dokumentide keel

Riigihanke pakkumise dokumendid esitatakse vastutavale asutusele eesti või inglise keeles.

§ 14. Riigihangete läbiviimine, mille eeldatav maksumus jääb alla riigihangete rahvusvahelise piirmäära

(1) Vahendusasutus koostab hanke pakkumise kutse dokumendid ning saadab need koos projektikirjeldusega eelkontrolli teostamiseks vastutavale asutusele.

(2) Vastutava asutuse ettekirjutuste täitmine hanke pakkumise kutse dokumentide kohta on vahendusasutustele kohustuslik.

(3) Pärast vastutavalt asutuselt pakkumise kutse dokumentidele kooskõlastuse saamist kuulutab vahendusasutus hanke välja.

(4) Hanke viib läbi, hanke võitjaga sõlmib lepingu ja hanke eest vastutab vahendusasutus.

§ 15. Riigihangete rahvusvahelist piirmäära ületavate hangete läbiviimine

(1) Siseministeeriumi valitsemisalas olevate vahendusasutuste tegevusalasse jäävaid rahvusvahelist piirmäära ületavaid hankeid teostab nimetatud asutustelt saadud projektikirjelduse ja tehnilise kirjelduse alusel vastutav asutus.

(2) Välisministeeriumi rahvusvahelist piirmäära ületavaid hankeid teostab Välisministeerium, esitades vastutavale asutusele hanke pakkumise kutse dokumendid eelkontrolliks.

(3) Vastutav asutus koostab hanke pakkumise kutse dokumendid ning esitab need eelkontrolli teostamiseks rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavale asutusele.

(4) Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostaval asutusel on aega eelkontrolli teostamiseks kuni 21 päeva arvates hanke pakkumise kutse dokumentide kättesaamisest.

(5) Vastutav asutus ja Välisministeerium kuulutavad hanke välja ja viivad selle läbi pärast pakkumise kutse dokumentidele kooskõlastuse saamist rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavalt asutuselt. Vastutav asutus ja Välisministeerium vastutavad nende poolt läbiviidud hangete eest.

(6) Vastavalt projekti kuuluvusele sõlmivad hanke võitjaga lepingu vastutav asutus, Välisministeerium või vajadusel vastutav asutus koos vahendusasutusega pärast hanke hindamisakti ja hankelepingu projekti kontrollimist rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostava asutuse poolt ning nimetatud dokumentidele kooskõlastuse saamist. Välisministeerium esitab kõik hankedokumendid rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavale asutusele vastutava asutuse vahendusel.

(7) Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostaval asutusel on aega hanke hindamisakti ja hankelepingu projekti kontrollimiseks kuni 14 päeva arvates hanke pakkumise kutse dokumentide kättesaamisest.

§ 16. Hankelepingu järgsed maksetähtajad

Hankelepinguga maksetähtaegu määrates tuleb arvestada käesoleva määrusega sätestatud kuludokumentide kontrollimiseks, kinnitamiseks ja edastamiseks ette nähtud tähtaegadega vahendusasutuses, vastutavas asutuses ja makseasutuses.

ARUANNETE ESITAMINE

§ 17. Aruannete loetelu ja esitamise tähtajad

(1) Vahendusasutuse poolt vastutavale asutusele esitatavad dokumendid ja aruanded: 1) koopiad kinnitatud kuludokumentidest ning projekti viimase makse puhul ka projekti lõpparuanne (lisa 1); 2) kvartaalne rikkumiste aruanne rikkumiste olemasolul. Aruande vorm kehtestatakse siseministri poolt. Aruanne esitatakse kvartalile järgneva kuu 15. kuupäevaks kahes eksemplaris; 3) programmi kestel (2004.–2007. a) esitatakse teatis tagasimaksmisele kuuluvate summade kohta iga aasta 15. jaanuariks; 4) tegevus- ja kuluaruanne (lisa 2) eelneval kuul tehtu ja eeloleval kuul planeeritavate tegevuste kohta programmi rakendamisega seotud küsimustes iga kuu 10. kuupäevaks.

(2) Vastutava asutuse poolt makseasutusele esitatavad aruanded: 1) aruandekuul sõlmitud lepingute aruanne (lisa 3). Aruanne esitatakse kvartalile järgneva kuu 15. kuupäevaks; 2) kvartaalne rikkumiste aruanne rikkumiste olemasolul. Aruande koopia esitatakse kvartalile järgneva kuu lõpuks. Programmi kestel (2004.–2007. a) esitatakse teatis tagasimaksmisele kuuluvate summade kohta iga aasta 25. jaanuariks.

(3) Makseasutus esitab vastutavale asutusele ja vahendusasutusele iga kuu 10. kuupäevaks eelneval kalendrikuul programmi raames teostatud väljamaksete loetelu.

§ 18. Väljamaksete teostamine

(1) Väljamaksete teostamise üldpõhimõtted: 1) makseasutus teeb väljamakse vastutava asutuse poolt esitatud maksetaotluse alusel, vastavalt maksetaotlusele lisatud kuludokumentide koopiatele; 2) kõik väljamakstavad kulud peavad olema abikõlblikud, st teostatud komitee poolt heakskiidetud ja Euroopa Komisjoni poolt kinnitatud projektide raames ning vastavalt käesoleva määrusega kehtestatud protseduuridele; 3) vahendusasutus on vastutav maksetaotluse aluseks olevate kuludokumentide tõesuse ja «Raamatupidamise seaduses» toodud algdokumendi nõuetele vastavuse eest; 4) väljamakseid teostatakse maksimaalselt kolme aasta jooksul pärast Euroopa Komisjoni poolt esimese osamakse tegemist.

(2) Väljamaksete teostamise protseduur: 1) lepingupartner esitab kuludokumendid vahendusasutusele või lepingulise suhte korral vastutava asutusega vastutavale asutusele; 2) vahendusasutus sooritab kuludokumentide kontrolli ja edastab koopiad kinnitatud kuludokumentidest vastutavale asutusele; 3) vastutav asutus sooritab kuludokumentide kontrolli ja edastab kuludokumentide koopiad koos maksetaotlus(t)ega (lisa 4) makseasutusele. Maksetaotlus(ed) esitatakse makseasutusele mitte sagedamini kui üks kord nädalas, kuid hiljemalt teisipäevaks; 4) makseasutus sooritab vajalikud kontrollprotseduurid 12 päeva jooksul arvates maksetaotluse laekumisest makseasutusele ja edastab maksetaotlus(t)e alusel koostatud maksekorralduse(d) Riigikassale väljamakse(te) tegemiseks.

§ 19. Projekti lõpparuanne

Projekti lõppedes esitab vahendusasutus vastutavale asutusele viimase väljamaksmisele kuuluva kuludokumendi koopia koos projekti lõpparuandega.

§ 20. Programmi lõpparuanne

(1) Programmi lõpparuande koostab vastutav asutus vastavalt Euroopa Liidu õigusaktides sätestatud nõuetele.

(2) Vastutav asutus edastab programmi lõpparuande kinnitamiseks komiteele.

(3) Vastutav asutus edastab programmi lõpparuande koopia pärast selle kinnitamist juhtkomitee poolt hiljemalt 15. detsembriks 2007. a kuludeklaratsiooni sertifitseerivale asutusele.

(4) Vastutav asutus esitab programmi lõpparuande ning kuludeklaratsiooni sertifitseeriv asutus vastava sertifitseerimise aruande Euroopa Komisjonile hiljemalt 15. märtsiks 2008. a.

TEHNILINE ABI

§ 21. Tehnilise abi definitsioon ja kasutajad

(1) Tehniline abi käesoleva määruse tähenduses on komitee poolt kinnitatud projektide elluviimiseks või programmi haldamiseks vajalik kulu, mis on kooskõlas komitee poolt kinnitatud tehnilise abi kasutamise kavaga.

(2) Tehniliseks abiks ettenähtud vahendeid võivad kasutada käesoleva määruse §-des 5–10 nimetatud asutused kooskõlas tehnilise abi kasutamise kavaga.

§ 22. Tehnilise abi kasutamise kava

(1) Tehnilise abi kasutamise kava koostavad tehnilist abi kasutavad asutused ning esitavad selle vastutavale asutusele.

(2) Tehnilise abi kasutamise kava ja selle muudatused kinnitab komitee.

§ 23. Väljamaksed tehnilise abi eest

(1) Tehnilist abi kasutav asutus koostab tehnilise abi maksetaotluse (lisa 5) ja esitab selle koos vastavate kuludokumentidega makseasutusele. Tehnilise abi maksetaotlus esitatakse makseasutusele 4.,

kuupäevaks esitatavas maksetaotluses.

(2) Makseasutus sooritab kuludokumentide kontrolli ja edastab maksetaotluse alusel koostatud maksekorralduse Riigikassale väljamakse tegemiseks tehnilist abi kasutavale asutusele: 1) tehnilise abi personali väljamaksete puhul hiljemalt iga kuu 7. kuupäeval; 2) muude tehnilise abi väljamaksete puhul 12 päeva jooksul arvates maksetaotlus(t)e laekumisest makseasutusele.

(3) Tehnilist abi kasutav asutus sooritab makse(d) tehnilise abi eest: 1) tehnilise abi personalile iga kuu 12. kuupäevaks; 2) muud tehnilise abi väljamaksed esimesel võimalusel pärast vahendite laekumist.

(4) Juhul kui kuludokumendid osutuvad nõuetele mittevastavaks või teostatud kulud põhjendamatuteks või mitte abikõlblikeks, on makseasutus kohustatud sellest  viivitamatult teavitama vastavat vahendusasutust ja vastutavat asutust.

§ 24. Tehniliseks abiks ettenähtud vahendite kasutamise seirearuanne

(1) Tehnilist abi kasutav asutus koostab poolaasta jooksul tehniliseks abiks ettenähtud vahendite kasutamise seirearuande (edaspidi tehnilise abi seirearuanne) kaks korda aastas, 30. juuniks ja 31. detsembriks.

(2) Tehnilise abi seirearuanne (lisa 6) edastatakse vastutavale asutusele 10 päeva jooksul käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud tähtajast arvates. Vastutav asutus koostab kõikide tehnilise abi seirearuannete põhjal ühtse aruande ja edastab selle 15 päeva jooksul pärast viimase tehnilise abi seirearuande kättesaamist komiteele.

AUDITEERIMINE

§ 25. Juhtimis- ja kontrollsüsteemide audit

(1) Juhtimis- ja kontrollsüsteemide auditi eesmärgiks on hinnata ja analüüsida tulenevalt üksikasjalikust riskide hinnangust auditeeritavate asutuste juhtimis- ja kontrollsüsteeme.

(2) Juhtimis- ja kontrollsüsteemide auditi objektiks võivad olla kõik auditeeritavate asutuste struktuuriüksused, süsteemid, protsessid ja tegevused.

§ 26. Kuludokumentide audit

(1) Kuludokumentide auditi eesmärk on hinnata ja analüüsida auditeeritavate asutuste poolt vahendite kasutamisega seotud: 1) finantsaruannete, raamatupidamise algdokumentide ning teiste tehinguid tõendavate dokumentide olemasolu, piisavust ja asjakohasust; 2) raamatupidamise vastavust kehtivale seadusandlusele; 3) projektide raames teostatud tehingute või tehnilise abi kasutamise tõendamise võimalikkust vastavalt tehingute aluseks olevale dokumentatsioonile ehk kontrolljälje olemasolu; 4) kulude abikõlblikkust ning nende vastavust reaalselt läbi viidud toimingute mahu ja sisuga; 5) vahendite sihipärast kasutamist vastavalt programmi eesmärkidele ning lepingupartneri ja vahendusasutuse või tehnilist abi kasutava asutuse vahel sõlmitud lepingus toodud tingimustele.

(2) Kuludokumentide auditi objektiks võivad olla kõik auditeeritavate asutuste kuludokumentide koostamise ja menetlemisega seotud süsteemid, funktsioonid, aruandlus, vahenditega seotud dokumendid ja muu teave.

(3) Auditeeriva asutuse ja auditeerivate üksuste poolt läbi viidud kuludokumentide auditid peavad katma vähemalt 10% kogu vahendite mahust.

(4) Käesoleva paragrahvi lõikes 3 toodud mahus auditite planeerimise ja läbiviimise eest on vastutav auditeeriv asutus.

§ 27. Vahendite kasutamise auditeerimise aasta tööplaan, erakorralised auditid, järelauditid

(1) Vastutava asutuse siseauditi üksuse koordineerimisel koostatakse vahendite auditeerimise aasta tööplaan (edaspidi tööplaan ) lähtudes auditeerimise strateegilisest plaanist ja mis tugineb riskide hindamise tulemustele.

(2) Tööplaan hõlmab kõiki vahendite auditeid, mida teostavad auditeeriv asutus ja auditeerivad üksused.

(3) Vahendite auditeerimise konsolideeritud siseauditite plaan kinnitatakse siseministri poolt.

(4) Järelaudit viiakse läbi juhul, kui on alust arvata, et auditi käigust tehtud soovitused on jäänud rakendamata. Järelauditi vajaduse määrab auditit läbiviinud asutus või üksus. Auditeeriv üksus informeerib järelauditist eelnevalt auditeerivat asutust.

(5) Erakorralised auditid viiakse läbi kui on alust arvata, et vahendeid on kasutatud mittesihipäraselt. Erakorralise auditi vajaduse määrab auditeeriv asutus või auditeeriv üksus. Erakorralistest audititest informeerib auditeeriv üksus eelnevalt auditeerivat asutust.

§ 28. Auditi lõpparuanded

(1) Auditeeriv üksus esitab auditi lõpparuande koopia auditeerivale asutusele 10 tööpäeva jooksul pärast lõpparuande kinnitamist vastava siseauditi üksuse vastutava isiku poolt.

(2) Auditi lõpparuande originaalid säilitab auditi läbi viinud asutus või üksus vastavalt vahendite kasutamise rahvusvahelistele nõuetele.

VAHENDITE TAGASINÕUDMINE JA TAGASIMAKSMINE

§ 29. Vahendite tagasinõudmine lepingupartnerilt

(1) Vahendusasutus võib lepingupartnerilt vahendid tagasi nõuda, kui: 1) ilmneb asjaolu, mille korral lepingut lepingupartneriga ei oleks sõlmitud; 2) lepingupartner ei ole lepingupartneri süül täitnud vahendusasutusega sõlmitud lepingus fikseeritud tingimusi.

(2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 sätestatud juhul teeb vahendusasutus pärast olemasolevate andmete igakülgset kaalumist põhjendatud otsuse vahendite tagasinõudmise, osalise tagasinõudmise või tagasinõudmisest loobumise kohta (edaspidi otsus).

(3) Otsus tehakse 20 päeva jooksul arvates käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asjaoludest teadasaamise päevast. Otsuse tegemise päevast arvates tekib vahendusasutusel nõudeõigus lepingupartneri suhtes kogu temale makstud vahendite ja Euroopa Komisjoni nõuetest tulenevate võimalike lisakohustuste ulatuses. Otsus saadetakse lepingupartnerile 3 tööpäeva jooksul otsuse tegemise päevast arvates.

(4) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 toodud juhtudel võib makseasutus peatada vahendite väljamaksed lepingupartnerile kuni nõutava summa tagasimaksmiseni.

(5) Vahendeid võib tagasi nõuda viie aasta jooksul pärast lepingupartnerile viimase makse tegemist.

§ 30. Vahendite tagasimaksmine lepingupartneri poolt

(1) Üldjuhul peab lepingupartner vahendid tagasi maksma 45 päeva jooksul arvates otsuse kättesaamise päevast.

(2) Põhjendatud juhtudel võib lepingupartner vahendid tagasi maksta osade kaupa. Selleks peab lepingupartner esitama vahendusasutusele 15 päeva jooksul otsuse saamise päevast arvates vastavasisulise taotluse, milles põhjendatakse vahendite osadena tagasimaksmise vajadust ja tagasimaksmise ajakava. Vahendite tagasimaksmise kestvus ei või olla pikem kui kuus kuud arvates otsuse tegemise päevast.

(3) Vahendusasutus teeb otsuse käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud taotlus rahuldada või sellest keelduda 14 päeva jooksul arvates taotluse saamisest, kaaludes igakülgselt esitatud andmeid ja nõudes vajadusel tagasimakse kohta tagatist. Nimetatud otsus edastatakse lepingupartnerile 5 päeva jooksul arvates otsuse tegemisest.

(4) Käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud taotluse rahuldamisest keeldumise korral on lepingupartneril vahendite tagasimaksmiseks aega 30 päeva arvates käesoleva paragrahvi lõikes 3 nimetatud otsuse kättesaamise päevast.

§ 31. Vastutava asutuse informeerimine

(1) Vahendusasutus teavitab kirjalikult vastutavat asutust 14 päeva jooksul alljärgnevate asjaolude ilmnemisest: 1) ilmnenud on käesoleva määruse § 29 lõikes 1 toodud asjaolud; 2) esineb põhjendatud kahtlus, et vahendeid kasutatakse või plaanitakse kasutada kuritegelikul eesmärgil ja vahendusasutuse pädevus ei võimalda kuritegelikku kavatsust tõendada või kuriteo toimepanemist ära hoida.

(2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 sätestatud juhtudel esitab vahendusasutus vastutavale asutusele sõltuvalt asjaoludest alljärgneva teabe: 1) projekti nimi, sõlmitud lepingu number ja sõlmimise kuupäev; 2) andmed kuriteo või selle kahtluse kohta ning kahtluse põhjendus; 3) asjaolude kirjeldus, mis võimalda(k)s kuriteo toimepanemist; 4) vahendusasutuse poolt küsimuse lahendamiseks rakendatavad meetmed ja vajadus ekspertabi järele.

(3) Käesoleva paragrahvi lõike 2 punktis 3 sätestatud juhul teavitab vahendusasutus vastutavat asutust küsimustest, mis on vahendite kasutamise korras reguleerimata või reguleeritud puudulikult ning võimaldavad kuriteo toimepanemist.

(4) Vastutav asutus peab ettevõetavatest tegevustest teavitama vahendusasutust 14 päeva jooksul arvates käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asjaoludest teadasaamist.

(5) Kõikidest vahendite tagasinõudmisega seotud otsustest teavitab vahendusasutus samaaegselt lepingupartneriga ka vastutavat asutust ja makseasutust.

§ 32. Vastutava asutuse pädevus

(1) Kui lepingupartner ei ole vahendeid tagasi maksnud otsuses ette nähtud tähtajaks, edastab vahendusasutus otsusega seotud materjalid vastutavale asutusele.

(2) Vastutav asutus rakendab vahendite tagasinõudmiseks asjakohased abinõud.

(3) Tulenevalt käesoleva paragrahvi lõikest 1 on vastutaval asutusel õigus nõuda täiendavat teavet vahendusasutuselt, lepingupartnerilt ja teistelt vahendite tagasinõudmisega seotud isikutelt.

§ 33. Makseasutuse informeerimine

(1) Vastutav asutus teavitab makseasutust 15 päeva jooksul arvates käesoleva määruse § 31 lõikes 1 nimetatud asjaolude ilmnemisest, juhul kui need asjaolud põhinevad dokumenteeritud alustel ning esitab makseasutusele käesoleva määruse § 31 lõikes 2 nimetatud teabe.

(2) Vastutav asutus teavitab makseasutust kõikidest tema poolt vahendite tagasinõudmise ja tagasimaksmisega seotud tegevustest samaaegselt lepingupartneri ja vahendusasutusega.

(3) Makseasutusel on õigus nõuda täiendavat teavet vastutavalt asutuselt, vahendusasutuselt, lepingupartneritelt ja teistelt vahendite tagasinõudmise ja tagasimaksmisega seotud asutustelt ja isikutelt.

(4) Makseasutus teavitab käesoleva määruse § 31 lõikes 1 nimetatud asjaoludest vajadusel Euroopa Liidu vastavaid institutsioone, informeerides teavitamisest eelnevalt vastutavat asutust.

RAKENDUSSÄTTED

§ 34. Abikõlblikkuse periood

Vahendite kasutamise abikõlblikkuse periood kestab 1. jaanuarist 2004. a kuni 31. detsembrini 2006. a. Programmi vahenditest finantseeritakse kulusid ainult abikõlblikkuse perioodil väljastatud kuludokumentide alusel.

§ 35. Dokumentide säilitamine

Määruses nimetatud kuludokumente, hankedokumente, aruandeid ja nendega seonduvaid dokumente tuleb säilitada kuni 31. detsembrini 2013. a.

Schengen Facility projekti lõpparuanne

Projekti nimi: ......................................................

Projekti number: ........................

Vahendusasutus: ................................................

1. Projekti profiil

1.1. Õiguslik alus

1.2. Projekti osad

Schengen Facility vahenditest rahastatav summa (EEK)

Märkused:

2. Projekti teostamine(kajastatakse kõikide lepingutega seotud tegevused)

2.1. Projekti teostamise kirjeldus (kirjeldada projekti tegevusi koos alltöövõtjate ja -hankijate nimetamisega)

2.2. Projekti teostamisel tekkinud probleemid (kirjeldada tekkinud probleeme, mis häirisid projekti planeeritud teostamist ning rakendatud lahendusi. Märkida, kui esines normide rikkumisi ning lisada lõpparuandele koopia kvartaalse rikkumise aruannetest)

2.3. Projekti tulemus (nimetada projekti eesmärgid ja nende täitmine / mittetäitmine. Kirjeldada projekti teostamisega tekkinud hüve, kasu või olukorra paranemist)

2.4. Projekti ajakava

Märkused (näiteks planeeritud tegevuse lõpp, juhul kui tegevus ei ole veel lõppenud):

3. Projekti kulud

3.1. Projekti eelarve täitmine

Märkused(nt kas eelarvesse on hinnapakkumiste alusel arvestatud ka need väikesemahulised hanked, mille kohta ei ole lepinguid sõlmitud):

3.2. Muutused projekti käigus (tabelis loetleda ainult tegevused, mille maksumus on võrreldes lepingu- või hinnapakkumisega muutunud. «Kokku» summa peab võrduma tabeli 3.1 veerus nr 2 näidatud summaga)

Märkused:

4. Edasine tegevus (kelle valdusesse jääb soetatud/renoveeritud/ehitatud objekt, mis vahenditest kaetakse pärast projekti lõppu objektiga kaasnevad edasised tegevuskulud)

5. Märkused

Kinnitan, et:

abikõlblikud

hanked on teostatud ning läbinud sisulise kontrolli

LISAD

aruannetest (esitada ainult siis, kui on toimunud rikkumisi)

Kuludokumentide nimekiri lõpparuande juurde

Vahendusasutus: Kuupäev:

Valuuta: Eesti kroon Täpsusastmega kaks kohta pärast koma

Summa kokku

Schengen Facility vahendusasutuse tegevus- ja kuluaruanne

Vahendusasutus: …………………………….

1. Tegevusaruanne

1.1. Projektide teostamise seis (märkida lühidalt, nt: «hange välja kuulutatud», «hankedokumendid esitatud eelkontrolliks vastutavale asutusele», «tööd teostamisel – lõpptähtaeg … 200x. a» jms. Kajastada ainult projektid, mille teostamise seis on vahemikus «projektikirjelduse koostamine» kuni «lõpparuanne aruandekuul esitatud»)

1.2. Projektide tegevused (kajastada kõik projektid, mille osas toimus aruandekuul tegevusi, tuues punktide kaupa välja järgnev info: 1) tegevused aruandekuul; 2) planeeritud tegevused järgneval kuul; 3) hinnang lepingus toodud ajakavast kinnipidmisele; 4) projekti teostamisel tekkinud probleemid, lahendused, normide rikkumine; 5) märkused, kui on lisada midagi olulist)

Näide: Projekti nimi: Projekti nr: 1) tegevused aruandekuul; 2) planeeritud tegevused järgneval kuul; 3) hinnang lepingus toodud ajakavast kinnipidmisele; 4) projekti teostamisel tekkinud probleemid, lahendused, normide rikkumine jms; 5) märkused

2. Kuluaruanne (kajastatakse ainult projektid, mille osas on aruandekuul esitatud vastutavale asutusele kuludokumente)

3. Muud planeeritud tegevused järgneval kuul (projektikirjelduse koostamine, uue hanke ettevalmistamine, väljakuulutamine jms)

Programmi raames____200 . a sõlmitud lepingute aruanne

Kuupäev Siseministeerium Valuuta: Eesti kroon

Siseministeeriumi infotehnoloogia, andmekogude ja sideosakond kokku

Politseiamet kokku

Piirivalveamet kokku

Kodakondsus- ja Migratsiooniamet kokku

Välisministeerium kokku

.....................kokku

Vahendusasutused kokku

Makseasutus

Euroopa Ühenduse programmi Schengen Facility maksetaotlus

Käesolevaga palub Siseministeerium üle kanda Schengen Facility rahalised vahendid vastavalt lisatud dokumentidele kogusummas ____ krooni.

Kinnitan, et lisatud dokumentide aluseks olevate projektide rakendamine toimub vastavuses Schengen Facility välisabiprogrammi raames kinnitatud projektide nimekirjaga, Schengen Facility rahaliste vahendite kasutamist reguleerivate õigusaktidega ning kuludokumentide esitaja(d) on teostanud töid/hankinud kaupu vastavalt Schengen Facility välisabiprogrammi raames sõlmitud lepingu tingimustele.

Valuuta: Eesti kroon Täpsusastmega kaks kohta pärast koma

Siseministeeriumi infotehnoloogia, andmekogude ja sideosakond kokku

Politseiamet kokku

Piirivalveamet kokku

Kodakondsus- ja Migratsiooniamet kokku

Välisministeerium kokku

................................ kokku

Vahendusasutused kokku

Makseasutus

Euroopa Ühenduse programmi Schengen Facility tehnilise abi maksetaotlus

Lisad:

Koostaja nimi, telefon, e-post

Tehnilise abi kuludokumentide nimekiri tehnilise abi maksetaotluse (kuupäev_____) juurde

Kuupäev Tehnilist abi kasutav asutus

Valuuta: Eesti kroon Täpsusastmega kaks kohta pärast koma

Tehnilist abi kasutav asutus kokku

Nimekirja koostaja:

Nimekirja kinnitaja:

• näidatakse ainult siis, kui on sõlmitud töö-, töövõtu-, hanke- vm leping

** näidatakse arve või muu kuludokumendi number. Palgaarvestuse väljavõtte puhul märgitakse tähis «PAV»

Schengen Facility tehnilise abi seirearuanne

Tehnilist abi kasutav asutus: …………………………….

1. Tehnilise abi (TA) kasutamine aruandlusaastal

Märkused:

2. Selgitused tehnilise abi kulude kohta(selgitused kululiikide kaupa, kus näidatakse: mitu projektijuhti on palgatud, mis inventari on soetatud, mis teenuseid sisse ostetud jne)