LegalizeLey 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid
Norma derogada, con efectos de 12 de mayo de 2023, por la disposición derogatoria única.a) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo. Ref. BOE-A-2023-15468#dd
EL PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Hago saber que la Asamblea de Madrid ha aprobado la siguiente Ley, que yo, en nombre del Rey, promulgo.
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
El Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid ordena, en sus artículos 26.13 y 15 y 28.2, de acuerdo con el mandato constitucional, la plenitud de la función legislativa en materia de Archivos de interés para la Comunidad de Madrid que no sean de titularidad estatal y en materia de fomento de la cultura y de la investigación, y, por fin, la función ejecutiva en la gestión de los archivos de titularidad estatal de interés para la Comunidad de Madrid en el marco de los convenios que, en su caso, puedan celebrarse con el Estado. Asimismo, en su disposición transitoria cuarta dispone la asunción de todas las competencias, medios y recursos que, según la Ley, correspondieran a la Diputación Provincial de Madrid.
El Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de cultura regula las transferencias de todas las funciones que, en materia de los Archivos radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid venía realizando el Estado, salvo para los archivos de titularidad estatal y con la excepción de la gestión antes citada. Del mismo modo, todos los acuerdos de traspaso del Estado en las diferentes materias transferidas a la Comunidad Autónoma tratan sobre la transferencia ordenada de documentos a la misma.
El conjunto de estos mandatos hace ya necesaria la promulgación de una Ley que fije los criterios básicos para garantizar la conservación y difusión del patrimonio documental de la Comunidad de Madrid y de toda clase de documentos que se encuentran en los Archivos y que constituyen un elemento fundamental en cuanto a su custodia se refiere por parte de las Administraciones Públicas y en cumplimiento de lo dispuesto en el Estatuto de Autonomía de la referida Comunidad.
La Ley se divide en cinco títulos. En el primero se define el ámbito de la ley. En el título II se plantean los principios básicos para el tratamiento de los archivos. Se divide en seis capítulos. En el primero se diseña el sistema de archivos madrileño a partir del ámbito competencial de la Comunidad de Madrid y, por tanto, su marco de actuación con sus principales subsistemas. En el segundo se crea el Consejo de Archivos como Órgano asesor.
El tercer capítulo se divide en cuatro secciones a través de las cuales se establecen los criterios básicos de organización y tratamiento de los Archivos que le son propios.
El capítulo cuarto determina los medios a los que se alude al hablar de sistema de archivos.
El capítulo quinto trata de los Archivos municipales como Archivos de titularidad pública que son, y el sexto, de la red de Archivos.
El título III regula el régimen jurídico y las medidas de protección y fomento.
En el título IV se formulan tanto los criterios de acceso a los documentos como la naturaleza del servicio de los mismos.
La tipificación de infracciones y sus respectivas sanciones se tratan, por fin, en el título V, que contribuirá, en el caso en que las medidas positivas no lo hayan conseguido, a conservar el patrimonio documental madrileño y a facilitar su servicio a los ciudadanos.
La Ley parte de la importancia del documento como testimonio de un elevado porcentaje de las actuaciones del hombre y de las Instituciones. Dentro de la nueva configuración del Estado, delimita también el patrimonio documental madrileño, que debe ser conservado, tratado y servido adecuadamente como fuente primaria que garantiza la fiabilidad de la investigación histórica y científica.
Pero esta Ley no se concibe sólo para la conservación del patrimonio documental, sino que es también una Ley de los Archivos de la Comunidad de Madrid. Dentro de su sistema archivístico, proporciona los criterios básicos para el funcionamiento de los Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración autonómicos.
La regulación que se contempla en esta Ley constituye una estructura trabada de modo que cada una de las disposiciones que contiene no se entiende sino en relación con las demás, coordinando técnicamente los fines de los Archivos con los medios que de modo racionalizado han de emplearse y que han de suponer una economía de los recursos para dar un eficaz servicio.
La aplicación de esta norma busca el restablecimiento de la conexión de los Archivos con la Sociedad a la que siempre sirvieron y de cuyo servicio los ciudadanos fueron dejando de ser conscientes, salvo en algunos períodos, desde el siglo XIX. Para ello, regula la cohesión entre las diferentes fases que, según su edad, atraviesan los documentos de Archivo que tienen como fin devolver la importancia que la Sociedad dio a cada una de ellas como testimonio de sus derechos e intereses, ayuda a la gestión de las Instituciones y fomento de la investigación que, en el caso de los Archivos, es mediadora para el progreso y para la promoción de la cultura.
En este espíritu, la Ley excluye la conservación indiscriminada de documentos. La masa documental que hoy producen las Instituciones precisa de un esfuerzo valorador que haga conservar de modo adecuado los documentos que hay que preservar y destruir el resto para el eficaz empleo de los recursos. Para ello es necesaria también la cooperación entre los productores de los documentos y aquellos que han de archivarlos y servirlos, a la que no es ajena la coordinación entre toda la normativa que afecte a los documentos desde su producción hasta su archivo.
La Ley recoge la demanda de la Sociedad para agilizar también el servicio de los documentos a los ciudadanos y propicia, de acuerdo con las Instituciones de la enseñanza y la investigación, el incremento de la utilización de los archivos para este fin en campos cada vez más amplios.
Con el cumplimiento de las medidas dictadas para sí misma y con el espíritu de colaboración y las medidas de fomento que se plantean para con otras Instituciones públicas y privadas en el ámbito de su competencia, pretende esta Ley, por último, que el patrimonio Documental y los Archivos de la Comunidad de Madrid sean adecuadamente accesibles a los ciudadanos para la mejora de su calidad de vida.
TÍTULO PRIMERO. De los Archivos y el patrimonio documental madrileño
Artículo 1.
A los efectos de esta Ley, se entiende por documento de archivo toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que por su índole forme parte del patrimonio bibliográfico.
Artículo 2.
Se entiende por archivo, también a los fines de esta Ley, el fondo de archivo y el Centro de Archivo.
Fondo de archivo es el conjunto orgánico de documentos generados por cualquier Institución pública o privada, persona física o jurídica, en el ejercicio de sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las Instituciones y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura.
Centro de Archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos de archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención.
En los Centros de Archivo podrán ingresar, además de fondos de archivo, documentos, colecciones de documentos de archivo o colecciones de documentación de valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de testimonio relevante.
Artículo 3.
Se entiende por colección de documentos de archivo la reunión de documentos del mismo o diferente origen que han perdido por diversas causas su carácter orgánico.
Artículo 4.
Forman parte del patrimonio documental madrileño todos los documentos de archivo, recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier época, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por:
La Asamblea de Madrid.
Todos los órganos de Gobierno y de la Administración general e institucional de la Comunidad de Madrid.
Todas las Entidades de la Administración Local madrileña.
Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la Comunidad de Madrid, así como las personas privadas, físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos en la Comunidad de Madrid en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios.
Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas en el desempleo de los cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.
Artículo 5.
Forman parte, además, del patrimonio documental madrileño, sin perjuicio de la legislación del Estado que les afecte, los documentos de cualquier época producidos, conservados o reunidos por:
Los órganos de la Administración periférica del Estado en la Comunidad de Madrid.
Los órganos de la Administración de Justicia de ámbito madrileño.
Las Universidades y demás Centros públicos de enseñanza radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid.
Las notarías y los Registros públicos del territorio de la Comunidad de Madrid.
Las academias científicas y culturales, los colegios profesionales y las cámaras de ámbito madrileño.
Cualquier otro Organismo o Entidad de titularidad estatal que, radicado en el territorio madrileño, sea de interés para la Comunidad de Madrid.
Artículo 6.
Forman también parte del patrimonio documental madrileño los documentos reunidos o no en Centros de Archivo con una antigüedad superior a los cuarenta años producidos en el ejercicio de sus funciones por:
Las Entidades eclesiásticas de carácter diocesano a salvo de lo previsto en los Convenios entre la Santa Sede y el Estado español y las Entidades religiosas de diferentes confesiones radicadas en el territorio de la Comunidad de Madrid.
Las Entidades y Asociaciones de carácter político, sindical o empresarial de ámbito madrileño.
Las Fundaciones y Asociaciones culturales, científicas y educativas de carácter privado establecidas en la Comunidad de Madrid.
Las Empresas privadas establecidas en la Comunidad de Madrid.
Cualquier otro tipo de Asociaciones y Sociedades radicadas en la Comunidad de Madrid.
Artículo 7.
Forman parte igualmente del patrimonio documental madrileño los documentos con una antigüedad superior a cien años radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid producidos, reunidos o conservados por cualesquiera otras Entidades particulares o personas físicas.
Artículo 8.
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid podrá ordenar, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, la inclusión en el patrimonio documental madrileño de aquellos documentos, fondos de archivo o colecciones que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los artículos 6 y 7 merezcan dicha inclusión.
Artículo 9.
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid fomentará la conservación de los documentos que, por no haber alcanzado la antigüedad señalada en los artículos 6 y 7 no estén incluidos en le patrimonio documental madrileño.
TÍTULO II. Del sistema de archivos de la Comunidad de Madrid
CAPÍTULO PRIMERO. Disposiciones generales
Artículo 10.
Se entiende por sistema de archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencias, al servicio de la Administración de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigación histórico-científica.
Se determinará reglamentariamente la Consejería de la que dependa la unidad encargada de la dirección y coordinación del ejercicio de las competencias de la Administración relativas al sistema de archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo 11.
En el sistema de archivos de la Comunidad de Madrid se integran varios subsistemas que se conforman a partir del flujo archivístico entre las fases de los fondos de archivo generados por una Institución o por el conjunto de fondos de archivos generados por Instituciones de carácter homogéneo.
Entre los principales subsistemas de archivos de la Comunidad de Madrid deberán figurar, al menos, los siguientes:
El subsistema de archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid.
El subsistema de archivos municipales de la Comunidad de Madrid.
El subsistema de archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid.
El subsistema de archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.
Los subsistemas se ajustarán a planes sectoriales y programas generales o específicos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condición, que serán aprobados por el Consejo de Gobierno.
CAPÍTULO II. Del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
Artículo 12.
Dentro del sistema archivístico madrileño se crea el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid como órgano consultivo y asesor en materia de archivos para la Comunidad Autónoma.
Las principales funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid serán las de:
Proponer actuaciones e iniciativas dentro del marco de esta Ley.
Canalizar informaciones sobre archivos.
Emitir informes sobre cualquier asunto que la Asamblea, el Consejo de Gobierno o la Administración Autonómica sometan a la consideración del Consejo de Archivos así como en los supuestos previstos en esta Ley y en los casos de adquisiciones a título oneroso o gratuito.
Informar las propuestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y acceso de los mismos, previos estudios y propuestas que les sean presentados.
Informar las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas.
Informar los reglamentos de los archivos de competencia autonómica.
El Consejo Asesor estará formado por el Presidente, el Vicepresidente y los Vocales.
Ejercerán la Presidencia y la Vicepresidencia del Consejo, respectivamente, el Consejero y el Director general a quienes esté atribuida la competencia de archivos.
Los Vocales serán nombrados por el Consejero, a propuesta del Director general, entre representantes de los municipios de la región, representantes de Archivos de titularidad privada, archiveros de cada uno de los sectores que integran cada subsistema y personalidades de especial relieve científico o cultural.
Reglamentariamente se desarrollarán las normas sobre composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
CAPÍTULO III. De los Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid
Sección 1. De las fases o edades de los fondos de archivo
Artículo 13.
Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta las cuatro fases que, según su edad, atraviesan los documentos del modo siguiente:
La consulta de este documento no sustituye la lectura del Boletín Oficial del Estado correspondiente. No nos responsabilizamos de posibles incorrecciones producidas en la transcripción del original a este formato.