LegalizeCircular 3/1993, de 29 de diciembre, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, sobre registro de operaciones y archivo de justificantes de órdenes
El artículo 9 del Real Decreto 629/1993, de 3 de mayo, sobre normas de actuación en los mercados de valores y registros obligatorios (en adelante el Real Decreto 629/1993), habilita a la Comisión Nacional del Mercado de Valores para dictar las normas que establezcan la estructura y requisitos del registro de operaciones y del archivo de justificantes de órdenes a que se refiere la sección 2.a del capítulo III del citado texto legal.
Con la presente Circular se trata de dar cumplimiento a dicha previsión, estableciendo, por una parte, unas reglas mínimas para el mantenimiento del archivo de justificantes de órdenes que es el soporte físico de las órdenes recibidas de los clientes y cuya sistematización contribuirá a mejorar las relaciones entre éstos y las entidades, permitiendo comprobar los antecedentes causantes de cada operación, y por otra, se determinan la estructura y requisitos del registro de operaciones, para que permita generar unos ficheros informáticos con la información básica de las actuaciones de las entidades en relación a las órdenes recibidas. Con ello se persigue que el registro de dichas actuaciones contribuya a mejorar el control interno de las entidades, la transparencia de las operaciones, y con ello la confianza de los inversores en los intermediarios financieros.
En su virtud, el Consejo de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, en su reunión del día 29 de diciembre de 1993, ha dispuesto lo siguiente:
Norma 1. Ámbito de aplicación.
La presente Circular será de aplicación a las Sociedades y Agencias de Valores a que se refiere el Título V de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores, y a las entidades mencionadas en el artículo 76 de la misma, en relación con las órdenes ejecutadas por cuenta propia o recibidas de terceros relativas a las actividades de intermediación, anotación y depósito, sobre cualesquiera valores, bien negociados en algún mercado organizado, oficial o no, situado en España o en el extranjero, bien sobre valores no negociados en tales mercados.
La norma segunda será además de aplicación a toda persona, entidad o establecimiento habilitado para actuar como receptor material de órdenes sobre algunas de las actividades relativas a la intermediación, anotación y depósito de cualesquiera valores.
Norma 2. Archivo de justificantes de órdenes.
Todas las personas, entidades o establecimientos a que se refiere la norma primera deberán mantener un archivo de justificantes de las órdenes recibidas.
El archivo de justificantes de órdenes estará formado por:
El ejemplar original de la orden firmada por el cliente o por persona habilitada de forma fehaciente cuando se realice por escrito.
La cinta de grabación, cuando la orden sea realizada por teléfono.
El registro magnético correspondiente en el caso de transmisión electrónica.
Aquellas entidades dispuestas a aceptar órdenes recibidas por vía telefónica no escrita deberán establecer los medios necesarios para la identificación de sus ordenantes, así como disponer de cintas para la grabación de dichas órdenes, siendo necesario advertir previamente al ordenante de dicha grabación. No obstante, bastará que dicha advertencia se incluya en el contrato que, en su caso, regule los términos en que puedan ser efectuadas dichas órdenes telefónicas.
En las órdenes escritas recibidas por télex, fax u otros medios similares formará parte del archivo de justificantes de órdenes el ejemplar del documento recibido.
En las órdenes recibidas de viva voz o por vía telefónica no escrita será necesaria la confirmación escrita de la orden por parte del ordenante u otra persona habilitada de forma fehaciente por éste, siendo admisible la utilización de cualquier medio escrito, tal como télex, fax u otros similares. Las entidades podrán condicionar la ejecución o tramitación de las órdenes recibidas en la forma a que se refiere este apartado a la efectiva confirmación de la orden.
Se entenderá confirmada la orden cuando el receptor de la misma comunique a su ordenante por cualquier medio escrito, incluidos los citados en el párrafo anterior, la ejecución y, en su caso, la liquidación de la misma según sus instrucciones y éste no manifieste disconformidad con las mismas en el plazo que al efecto le indique la entidad, que no podrá ser inferior a quince días desde la recepción de dicha información por el ordenante.
Las órdenes que se refieran a operaciones a plazo superior a tres meses deberán confirmarse antes de la fecha valor. Dicha confirmación deberá ser realizada por cualquier medio escrito incluidos los citados en el párrafo primero de este apartado, bien por el ordenante o por el receptor de la orden.
Las cintas de grabación de las órdenes telefónicas deberán ser mantenidas por las entidades por un período mínimo de tres meses.
No obstante, cuando exista disconformidad del ordenante con las operaciones realizadas deberán mantenerse las cintas de grabación en tanto no se resuelva la citada disconformidad.
Las confirmaciones escritas que realicen los ordenantes y las comunicaciones del receptor sobre las operaciones realizadas según las instrucciones de los clientes formarán parte del archivo de justificantes de órdenes.
Bastará para el cumplimiento de dicha obligación que las entidades estén en disposición de generar en el plazo máximo de dos días hábiles duplicados de la información enviada a los clientes a requerimiento de éstos o de los organismos supervisores a que se refiere la norma séptima.
Las órdenes realizadas por los administradores y aquellos empleados, representantes y otras personas a quienes, según el reglamento interno de conducta, sea de aplicación la obligación de mediación de la entidad para la que trabajan o presten sus servicios en las operaciones que realicen por cuenta propia, deberán hacerse por escrito e incluirse en el archivo de justificantes de órdenes, conforme establece el apartado d) del punto 1 del artículo 3 del Real Decreto 629/1993.
El archivo de justificantes de órdenes deberá mantenerse por un período mínimo de seis años desde que las órdenes son recibidas.
Norma 3. Normas generales relativas al registro de operaciones.
Las entidades a que se refiere el apartado 1 de la norma primera deberán disponer de un registro de operaciones de acuerdo con el artículo 6 del Real Decreto 629/1993, que contendrá la información sobre las órdenes recibidas de terceros y aquella otra referente a las actuaciones posteriores de la entidad receptora en relación con las operaciones a que se refieren dichas órdenes.
Las entidades deberán disponer de los medios necesarios para conocer el momento exacto (fecha y hora) de recepción de las órdenes recibidas.
Las entidades también incluirán en su registro de operaciones las órdenes de traspaso de valores, representados mediante anotaciones en cuenta o títulos que reciban.
El registro de operaciones deberán llevarse por medios informáticos asignando a la información contenida en él las claves o códigos adecuados para identificar de forma inequívoca su contenido.
También se incluirán en el registro de operaciones las realizadas por las entidades por cuenta propia, incluso los compromisos a plazo, aquellas realizadas en ejecución de mandatos genéricos o específicos y cualesquiera otras que no requieran una orden expresa del cliente.
Cada anotación en el registro de operaciones deberá estar sustentada por una orden de entre las comprendidas en el archivo de justificantes a que se refiere la norma anterior. No obstante, en el supuesto de operaciones por cuenta propia, en las realizadas en virtud de mandatos genéricos o específicos y en aquellas que no requieran una orden expresa del cliente, mencionadas en el apartado 5 anterior, y que, por tanto, no están incluidas en el archivo de justificantes de órdenes, se deberá hacer constar tal hecho en el registro de operaciones, haciendo referencia expresa en el segundo caso al contrato que la sustenta o al mandato recibido, además de cumplir los requisitos de prudencia que establece el apartado 5 del artículo 5 del Código General de Conducta contenido en el anexo al Real Decreto 629/1993.
La información que suministren las entidades a sus clientes en relación con las operaciones que, estando en el registro de operaciones, hayan sido contratadas a través de ellas, deberá coincidir con la contenida en dicho registro.
Norma 4. Llevanza del registro de operaciones y generación de ficheros informáticos.
Las entidades podrán llevar el registro de operaciones de la forma más adecuada a la estructura de sus sistemas de información, al carácter y volumen de su actividad, y a los diferentes mercados, ámbitos de negociación o centros de contratación donde actúen, pero deberán disponer de los datos necesarios para generar los ficheros informáticos a que se refiere el número siguiente cuando así se requiera, así como para atender los requisitos de disponibilidad y obligaciones de remisión establecidas en la norma séptima.
Las entidades deberán estar en disposición de generar tres tipos de ficheros de información diaria, aunque en el momento de su generación no será necesario que cada uno de los ficheros contenga datos referidos al mismo día. Estos ficheros deberán ajustarse a los requerimientos técnicos establecidos en el anexo a la presente Circular y tendrán el contenido que se describe en la norma siguiente. Los tres tipos de ficheros a generar serán:
2.1 Ficheros de órdenes. Contendrá una entrada por cada orden recibida en los días hábiles comprendidos en el período para el que se genere el fichero, otra entrada por cada día hábil en el que una orden recibida con anterioridad haya permanecido vigente dentro del período para el que se genera el fichero, y una tercera entrada a la que se incorporarán los supuestos previstos en el apartado 5 de la norma tercera sólo cuando la entidad obligada a generar el fichero transmita las operaciones a otra entidad para su ejecución. También figurarán las órdenes de anulación de otras órdenes anteriores incorporadas al fichero.
Con carácter general, podrán excluirse del fichero de órdenes las recibidas por vía telefónica no escrita para su ejecución en el día y que no lleguen a ejecutarse en él, ni directamente por la entidad receptora ni por otra entidad a la que se le hayan transmitido para su ejecución.
Adicionalmente, las Entidades que ejecuten las órdenes recibidas por vía telefónica no escrita y que, en consecuencia, deban estar en disposición de generar los ficheros de ejecuciones y de desgloses sobre las mismas, conforme se establece en los apartados siguientes, podrán excluir de su fichero de órdenes las recibidas por esta vía si han sido ejecutadas en el mismo día de su recepción. No podrán excluirlas las entidades que las reciban y las transmitan a otra entidad para su ejecución, si ésta las ejecuta.
2.2 Fichero de ejecuciones. Contendrá una entrada por cada contratación efectiva que realice la entidad dentro del período para el que se genere el fichero. Se deberán incluir, por tanto, también las ejecuciones de órdenes recibidas por vía telefónica no escrita, pero no será necesaria la inclusión en este fichero de las órdenes que se transmitan a otra entidad para su ejecución.
Deberán estar en disposición de generar este fichero todas las entidades que ejecuten operaciones sobre valores, estén o no negociables en mercados secundarios, oficiales o no.
2.3 Fichero de desgloses. Contendrá datos de los desgloses de las contrataciones realizadas por la entidad y que en su día se incluyeron en el fichero de ejecuciones y datos sobre las correspondientes liquidaciones de las mismas. Cada entrada en el fichero contendrá datos de una operación desglosada.
Deberán estar en disposición de generar este fichero todas las entidades obligadas a generar el fichero de ejecuciones.
Las entidades podrán generar, cuando así les sea requerido, tantos ficheros de órdenes, de ejecuciones y de desgloses como consideren necesarios en función de los ámbitos de negociación, mercados o centros de contratación donde actúen. La generación de distintos ficheros exigirá el cumplimiento de las siguientes condiciones:
Cada uno de los ficheros generados deberá contener toda la información relativa a las operaciones de que se trate, exigida por la norma quinta, y deberá cumplir los requerimientos técnicos exigidos en el anexo a la presente Circular.
Una misma orden, ejecución o desglose no podrá figurar simultáneamente en más de un fichero de órdenes, de ejecuciones o de desgloses respectivamente.
Las entidades deberán mantener el registro de operaciones y, en consecuencia estar, durante un período mínimo de seis años a contar desde la recepción de las órdenes, en disposición de generar los ficheros a que se refiere el punto 2 anterior.
Norma 5. Contenido de los ficheros.
Fichero de órdenes. El fichero de órdenes deberá contener la información siguiente sobre las órdenes recibidas de terceros:
1.º Código de orden. A cada orden se le deberá asignar un código distintivo que permita la identificación inequívoca de la orden que, incluida en el archivo de justificantes de órdenes, la sustente.
2.º Fecha y hora de recepción de la orden. Deberán figurar la fecha y la hora en que la orden fue recibida por la entidad, con independencia de que haya sido recibida en sucursales, establecimientos secundarios, representantes, o en los correspondientes departamentos de gestión de dichas órdenes de las entidades.
Cuando la orden sea cursada por alguna de las entidades a que se refiere el punto 1 de la norma primera, la fecha y hora serán aquellas en que la orden se recibió de aquélla.
Podrá no constar la hora en las órdenes de suscripción o reembolso de fondos de inversión y en aquellos otros casos en que el precio del valor no pueda experimentar variación durante el día de la contratación.
3.º Ordenante. Contendrá el número o código de identificación fiscal de quien originó la orden. En el caso de las operaciones por cuenta propia a que se refiere el apartado 5 de la norma tercera, transmitidas a otra entidad para su ejecución, se identificará en este apartado a la propia entidad.
4.º Tipo de operación ordenada. Se distinguirá entre compra, venta, suscripción, traspaso, anulación de orden anterior u otras. En el supuesto de operaciones sobre deuda pública anotada se deberá hacer constar además si la operación es a vencimiento, compra o venta con compromiso de recompra o de reventa, o simultánea.
5.º Número de valores. Se indicará éste.
6.º Identificación del valor. Para esta identificación se utilizará, si existe, el código ISIN del valor o, en su defecto, el código identificativo del valor en el correspondiente mercado donde se negocie.
7.º Estado de la orden. Indicará el estado de cada orden al final de cada uno de los días en que ha permanecido viva, debiendo distinguir entre ejecutada total o parcialmente, pendiente de ejecución o de transmisión y transmitida.
8.º Plazo de validez de la orden. Recogerá la fecha límite de validez de la orden, cuando la orden sea válida para más de un día.
9.º Destino. Identificará la entidad a la que se ha transmitido la orden para su ejecución cuando ésta no la realice la propia entidad.
Entidad origen del traspaso. Contendrá la identificación de la entidad origen del traspaso.
Entidad receptora del traspaso. Contendrá la identificación de la entidad receptora del traspaso.
Para las operaciones a que se refiere el apartado 5 de la norma tercera, transmitidas a otra entidad para su ejecución, sólo se cumplimentarán los apartados 3.º, 4.º, 5.º, 6.º, 7.º, 8.º y 9.º con las especificaciones detalladas en el anexo.
Para las órdenes que se refieran a la anulación de otra anterior sólo se cumplimentará en este fichero la información relativa a los apartados 1.º, 2.º y 4.º anteriores, así como la referencia al código de la orden que se anula, conforme se establece en el anexo.
Fichero de ejecuciones. El fichero de ejecuciones deberá contener información de los siguientes conceptos:
1.º Fecha y hora de contratación. Se indicarán éstas.
En el supuesto de operaciones de suscripción de valores se indicará en este apartado la fecha de adjudicación de los valores. Podrá excluirse la hora de contratación en este caso y en aquellos otros en que el precio del valor no pueda experimentar variación durante el día de contratación.
En las operaciones por cuenta propia, las realizadas en virtud de mandatos genéricos o específicos y aquellas otras que no requieran una orden expresa del cliente, la fecha y hora de contratación o de introducción de la orden en el mercado cuando ésta se realice en mercados de contratación electrónica será considerada como fecha y hora de recepción de la orden.
2.º Código de ejecución. A cada ejecución se le deberá asignar un código distintivo.
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