LegalizeOrden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado
Incluye la corrección de errores publicada en BOE núm. 58, de 7 de marzo de 1996. Ref. BOE-A-1996-5270.
Por Real Decreto 324/1986, de 10 de febrero, se implantó en la Administración General del Estado un nuevo sistema de información contable. Seguidamente, y con el objeto de desarrollar las normas contenidas en dicho Real Decreto, se fueron aprobando mediante Orden las Instrucciones de Contabilidad aplicables a las subentidades contables de la Administración General del Estado, entre las cuales se pueden destacar las siguientes:
Instrucción de Contabilidad de los Centros Gestores del Presupuesto de Gastos del Estado.
Instrucción de Contabilidad de las Delegaciones de Hacienda.
Instrucción de Contabilidad de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera.
Instrucción de Contabilidad de la Central Contable.
Instrucción de Contabilidad de la Deuda Pública Exterior.
En dichas Instrucciones de Contabilidad se regulaban, entre otros aspectos, los documentos contables que se debían utilizar para la incorporación en el sistema de información contable de las diferentes operaciones presupuestarias y económico-patrimoniales producidas en el ámbito de la Administración General del Estado.
En el momento actual se ha procedido a la revisión de las normas que desarrollaban el Real Decreto 324/1986 como consecuencia de la aprobación de un nuevo Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), mediante Orden de 6 de mayo de 1994, y de la implantación a partir del 1 de enero de 1996 de una nueva versión del citado sistema de información contable (SIC).
Dentro de dicho proceso de revisión normativa, cabe destacar la elaboración de una Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado (ICAGE) que, a diferencia de las Instrucciones de Contabilidad antiguas, será aplicable a todas las subentidades contables que componen la Administración General del Estado.
Teniendo en cuenta que la Orden que aprueba la ICAGE deroga de forma expresa las Instrucciones de Contabilidad que se detallan más arriba, resulta necesario aprobar los nuevos documentos contables que se utilizarán para el registro de las operaciones en el ámbito de la Administración General del Estado. Dichos documentos se ajustan en su estructura y presentación de los datos a las nuevas especificaciones del SIC, conteniendo la información necesaria para dar cumplimiento a lo previsto en el PGCP.
La presente Orden consta de ocho capítulos y dos anexos.
En el capítulo I se dictan normas generales en cuanto al ámbito de aplicación de la norma, la expedición de los documentos contables y su tratamiento en las oficinas de contabilidad.
En el capítulo II se regulan los documentos contables del Presupuesto de Gastos; en el capítulo III, los documentos relativos a los pagos a justificar y a los anticipos de caja fija; en el capítulo IV, los documentos de los anticipos de tesorería; en el capítulo V, los documentos del Presupuesto de Ingresos y de las operaciones no presupuestarias; en el capítulo VI, los documentos de la deuda del Estado; en el capítulo VII, los documentos de valores en depósito; y en el capítulo VIII, otros documentos de contabilidad que no encajan en los capítulos anteriores.
En el anexo I se incluyen normas para la cumplimentación de los diferentes documentos contables, cuyos formatos se recogen en el anexo II de esta Orden.
En su virtud, y a propuesta de la Intervención General de la Administración del Estado, este Ministerio ha tenido a bien disponer:
CAPÍTULO I. Normas generales
Primero. Ámbito de aplicación.
Las normas y los documentos contables aprobados en la presente Orden serán de aplicación a la Administración General del Estado.
Segundo. Aprobación de los documentos contables.
Se aprueban los modelos y normas de cumplimentación de documentos contables que figuran en los anexos de esta Orden, que serán utilizados como soporte para el registro de operaciones en el Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado.
Todos los documentos contables serán electrónicos y se ajustarán a los modelos y normas de cumplimentación previstos en esta Orden, así como al procedimiento de tramitación electrónica que establezca la Intervención General de la Administración del Estado.
No obstante, cuando por circunstancias excepcionales así lo determine la Intervención General de la Administración del Estado a propuesta del responsable de la oficina de contabilidad, se podrán expedir documentos contables en papel.
Tercero. Expedición de los documentos contables.
Los documentos contables electrónicos deberán autorizarse mediante firma electrónica por quien tenga atribuidas las facultades para ello, según las normas de procedimiento que sean aplicables en cada caso.
Las propias aplicaciones informáticas utilizadas para la expedición de los documentos contables facilitarán el ejercicio de la competencia por el órgano que la tenga atribuida.
Los documentos contables cuya emisión se realice mediante actuación administrativa automatizada podrán ser autenticados mediante un sistema de sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado, previsto en el artículo 42.a) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
El formato de la firma electrónica y sello electrónico se ajustará a la especificación ETSI TS 101 903 (XAdES), de acuerdo con lo establecido en la Política de Firma Electrónica y de Certificados de la Administración General del Estado, aprobada mediante Resolución de 29 de noviembre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, o en la vigente en cada momento.
No se podrán agrupar en un mismo documento contable que incorpore la fase O, de reconocimiento de la obligación, excepto en el caso de documentos ADOK de reposiciones de Anticipos de Caja Fija, facturas que estén registradas en el Registro Contable de Facturas junto con facturas que no lo estén por estar incluidas en las excepciones previstas en la normativa vigente del Registro Contable de Facturas.
Asimismo, solo se podrán agrupar varias facturas en un mismo documento contable que incorpore la fase O, cuando la fecha en la que se inicia el cómputo de los plazos para el abono del precio sea la misma para todas ellas.
Cuarto. Incorporación de datos al sistema de información contable.
Los documentos contables electrónicos deberán remitirse a las oficinas de contabilidad debidamente autorizados, mediante firma electrónica, según las normas que se recogen en los capítulos siguientes, y acompañados de sus correspondientes justificantes electrónicos, a fin de su anotación, en su caso, en el sistema de información contable.
A los efectos anteriores, las autorizaciones indicadas en los apartados séptimo, décimo, decimocuarto, decimoséptimo, vigésimo y vigésimo cuarto de esta orden se entenderá que deben ser realizadas, en todos los casos, mediante la correspondiente firma electrónica.
La anotación en el sistema de información producirá la actualización de todos los subsistemas a los que deban afectar las operaciones.
Una vez registrado en el sistema cada documento contable electrónico, y generado el correspondiente asiento contable, el propio sistema generará y remitirá un justificante electrónico de la toma de razón con los datos de la operación contable, incluyendo el número y fecha de la operación, sellado electrónicamente, para los servicios gestores.
CAPÍTULO II. Documentos contables del Presupuesto de Gastos
Quinto. Concepto.
Son documentos de contabilidad del Presupuesto de Gastos aquellos que sirven de soporte a las anotaciones contables que se realicen como consecuencia de operaciones de gestión de créditos presupuestarios y de ejecución del Presupuesto de Gastos.
Las agrupaciones a que pueden afectar dichos documentos son:
Presupuesto corriente.
Presupuestos cerrados.
Ejercicios posteriores.
Tramitación anticipada.
Sexto. Clases de documentos.
Los documentos contables del Presupuesto de Gastos, cuyos modelos se incluyen en el anexo II, se utilizarán para el registro de las siguientes operaciones:
Documento MC: Se utilizará en las modificaciones presupuestarias que aumenten o disminuyan los créditos.
Documento de desglose: Se utilizará en las operaciones de desglose de las aplicaciones presupuestarias. También se utilizará para el seguimiento contable de los créditos distribuidos a través del sistema de información contable, en caso de delegaciones y desconcentraciones de competencias a favor de servicios periféricos.
Documento RC de ejercicio corriente: Se utilizará para solicitar certificado de existencia y retención de crédito en los expedientes de gasto, de transferencias, de bajas por anulación y otras minoraciones, de retención adicional del 10 % de la adjudicación, y de retenciones porcentaje cultural (art. 58.3 del Real Decreto 111/1986). Para el registro de los acuerdos de no disponibilidad se utilizará el documento específico “RC-102” y para el registro del presupuesto del cajero de ACF se utilizará el documento específico “RC-110”.
Documento RC de ejercicios posteriores: Se utilizará para solicitar el certificado de cumplimiento de los límites que establece el artículo 47 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, en los expedientes de gasto y de retención adicional del 10 % de la adjudicación, y de retención porcentaje cultural (art. 58.3 del Real Decreto 111/1986).
d´) Documento RC “Retención de crédito de tramitación anticipada”: Se utilizará en la tramitación anticipada de expedientes de gasto para solicitar el certificado de cumplimiento de límites que establece el artículo 47 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, de retención adicional del 10 % de la adjudicación, y de retención porcentaje cultural (art. 58 del Real Decreto 111/1986).
d´´) Documento RC para el cajero de ACF: se utilizará opcionalmente para el registro y seguimiento de los presupuestos de los cajeros de Anticipos de Caja Fija, y para las retenciones de crédito que proceda efectuar sobre los presupuestos de dichos cajeros en las reposiciones de fondos de los Anticipos de Caja Fija.
Documento A de ejercicio corriente: Se utilizará en las operaciones de autorización del gasto imputables al Presupuesto corriente.
Documento D de ejercicio corriente: Se utilizará en las operaciones de compromiso de gasto imputables al Presupuesto corriente.
Documento AD de ejercicio corriente: Se utilizará en operaciones que combinen autorización y compromiso de gasto imputables al Presupuesto corriente.
Documento A de ejercicios posteriores: Se utilizará en operaciones de autorización del gasto imputables a Presupuestos futuros.
Documento D de ejercicios posteriores: Se utilizará en operaciones de compromiso de gasto imputables a Presupuestos futuros.
Documento AD de ejercicios posteriores: Se utilizará en operaciones que combinen autorización y compromiso de gasto imputables a Presupuestos futuros.
Documento A de tramitación anticipada: Se utilizará en operaciones de autorización de gasto cuando se tramiten anticipadamente.
Documento D de "tramitación anticipada": Se utilizará en operaciones de compromiso de gasto en el procedimiento de tramitación anticipada.
l´) Documento AD de "tramitación anticipada": Se utilizará en operaciones que acumulen las fases de autorización y compromiso de gasto en el procedimiento de tramitación anticipada.
l´´) Documento “Anexo anualidades”: Se utilizará para completar los documentos RC, A, D y AD de ejercicios posteriores y de tramitación anticipada mediante la incorporación de uno o más de estos documentos a los anteriores cuando el número de anualidades posteriores previsto sea superior a veinte.
Documento ‘‘Reasignación’’: Se utilizará como soporte para registrar en contabilidad la operación de reasignación de créditos a que se refiere el punto 3 de la regla 10 ‘‘Desglose de aplicaciones presupuestarias y reasignación de créditos’’ de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del Gasto del Estado.
Documento anexo aplicaciones ‘‘Reasignación’’: Mediante la incorporación de uno o más de estos documentos se podrá extender la validez de los documentos ‘‘Reasignación’’ a un número variable de aplicaciones presupuestarias.
Documento OK: Se utilizará en operaciones de reconocimiento de obligaciones.
ñ) Documento ADOK: Se utilizará en operaciones que combinen la autorización, compromiso y reconocimiento de obligaciones.
Documento O: Se utilizará exclusivamente en el ámbito de la gestión de la Deuda del Estado, cuando al reconocer la obligación no se proponga el pago.
Documento K: Se utilizará para proponer el pago en el supuesto que se indica en el apartado o) anterior y en el caso de otras obligaciones reconocidas con anterioridad a la entrada en vigor de la presente Orden cuyo pago no estuviese propuesto.
Documento «Anexo aplicaciones»: Mediante la incorporación de uno o más de estos documentos se podrá extender la eficacia de los documentos anteriores a un número variable de aplicaciones presupuestarias.
Documento «Anexo descuentos»: Mediante la incorporación de uno o más de estos documentos se podrá extender la validez de los documentos OK, ADOK y K a un número variable de descuentos.
Documento PR: Se utilizará para el registro de la prescripción de obligaciones reconocidas pendientes de proponer el pago en el supuesto que se indica en el apartado o) anterior y en el caso de otras obligaciones reconocidas con anterioridad a la entrada en vigor de la presente Orden. Así mismo se utilizará para el registro de la prescripción de órdenes de pago.
Documento MD: Se utilizará para el registro de las modificaciones o rectificaciones de errores de las obligaciones reconocidas en ejercicios anteriores pendientes de proponer el pago para el supuesto que se indica en el apartado o) anterior y para el caso de otras obligaciones reconocidas con anterioridad a la entrada en vigor de la presente Orden.
Documento “Anexo distribución territorial del área origen del gasto”: Mediante la remisión de uno o más de estos documentos junto con los documentos OK y ADOK, se podrá extender la eficacia de éstos a un número variable de áreas origen del gasto. Este documento sólo se utilizará en aquellas operaciones cuyas aplicaciones presupuestarias pertenezcan a los capítulos 6 y 7 del presupuesto de gastos.
Documento “Modificación de distribución territorial del área origen del gasto”: Se utilizará para el registro de las modificaciones de distribuciones territoriales del gasto que se hayan registrado con anterioridad.
Documento “Anexo información adicional”: Se utilizará para complementar los documentos contables del Presupuesto de Gastos, cuando para el registro de la operación sea necesario cumplimentar algún campo del mismo.
w´) Documento “Anexo imputación al presupuesto de operaciones devengadas”: Se deberá utilizar acompañando a los documentos contables OK y ADOK, expedidos de acuerdo a lo previsto en el apartado 2 de la Regla 52 de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, cuando la fecha de realización del gasto incorporado en los mismos corresponda a un ejercicio anterior al ejercicio corriente.
Con el fin de realizar el control y seguimiento de que las obligaciones que se han reconocido en la cuenta 413, “Acreedores por operaciones devengadas”, utilizando el documento contable “Operaciones devengadas” se imputen al presupuesto, es necesario que cuando se realice el registro contable de dicha aplicación al presupuesto mediante los correspondientes documentos contables OK o ADOK, se expida y acompañe a los anteriores este documento contable “Anexo imputación al presupuesto de operaciones devengadas” en el que deberá consignarse la aplicación presupuestaria que se consignó en el documento contable de “Operaciones devengadas” cuando se realizó su registro inicial, con independencia de cuál haya sido su imputación presupuestaria definitiva que podría ser distinta.
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