LegalizeReal Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado
Incluye la corrección de erratas publicada en BOE núm. 260, de 30 de octubre de 1999. Ref. BOE-A-1999-21187
I
En una sociedad en la que factores como la globalización y el auge de la comunicación han provocado el que la imagen se haya convertido en un referente de primer orden, las organizaciones incluyen entre sus prioridades la de dotarse de instrumentos que reafirmen su identidad y faciliten su identificación por los ciudadanos. La Administración General del Estado no puede permanecer ajena a esta realidad, que además lleva aparejados efectos de acercamiento al ciudadano y economía en sus manifestaciones que se revelan como trascendentales en una organización dedicada precisamente a prestar servicios básicos a los ciudadanos.
Sin embargo, a diferencia de otras grandes organizaciones, y en particular, de las Administraciones Autonómicas y Locales del Estado español, la Administración General del Estado (AGE) carece de criterios que definan una imagen institucional propia en sus manifestaciones externas. Por el contrario, hasta la fecha, la Administración General del Estado se ha caracterizado por ofrecer múltiples y heterogéneos diseños, símbolos y logotipos, propios de algunos de sus componentes. Tal situación ha producido una atomización de la imagen de la Administración General del Estado en su percepción por los ciudadanos, con las consiguientes consecuencias en cuanto a la confusión y falta de identificación con lo que ha de constituir una organización homogénea en su proyección externa. La multiplicidad de imágenes se constata en datos como el de la existencia actual de cerca del centenar de símbolos diferenciados que identifican a órganos y organismos prestadores de servicios en el ámbito estatal.
En atención a las consideraciones expresadas, un programa de imagen institucional como el que plantea esta norma responde, por una parte, a las necesidades de una institución pública para la cual la comunicación con los ciudadanos constituye una obligación derivada de sus fines, sus actuaciones y la propia naturaleza de su existencia.
Por otra parte, una nueva identificación visual se corresponde necesariamente con un cambio en la realidad y en la propia cultura de la organización a la que representa. Precisamente esta norma se aprueba en un momento en el que comienza a dar sus frutos el proceso de paulatinas transformaciones de la organización y la actividad de la Administración General del Estado, que tiene como vértice y referencia la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.
La presente norma instaura unos criterios de imagen institucional que faciliten la identificación por los ciudadanos de la amplia diversidad de elementos que componen la Administración General del Estado. Dicha imagen se sustenta en el Escudo de España, símbolo común a todas las instituciones del Estado, que posee las características de neutralidad y coherencia con la organización a la que va a representar, y que además presenta la ventaja de su familiaridad entre los ciudadanos.
II
El establecimiento de una imagen institucional lleva aparejadas además la normalización y racionalización del material utilizado por la Administración en su actuación, prestando especial atención a la necesidad de articular un modelo de actividad administrativa eficiente, ágil, transparente y respetuosa con los ciudadanos.
En este sentido, los documentos e impresos de la Administración tiene especial importancia en cuanto que constituyen el principal instrumento en las relaciones entre los ciudadanos y la organización administrativa.
Consciente de esa circunstancia, la Administración General del Estado lleva tiempo manifestando una especial inquietud por los aspectos mencionados, implantando y desarrollando técnicas y programas de simplificación documental. En particular tales iniciativas, así como el presente Real Decreto, vienen siendo impulsadas por el Ministerio de Administraciones Públicas en ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo 66.1 de la Ley 6/1997, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.
Además, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y sus normas de desarrollo consagran aspectos tan relevantes como los derechos del ciudadano, la utilización de lenguas cooficiales y la aplicación de las nuevas tecnologías. Tales aspectos se han visto recientemente clarificados y reforzados en las modificaciones introducidas por la Ley 4/1999, de 13 de enero; y han de tener un adecuado reflejo en lo que a la producción documental de la Administración se refiere. Los factores expresados determinan la conveniencia de establecer una nueva regulación sobre la materia.
En atención a tales circunstancias la presente norma, de forma complementaria y concordante con la nueva imagen institucional, pretende la consecución de una serie de objetivos en los que se han tenido presentes los principios de contención del gasto público y eficiencia en la utilización de recursos. Tales principios pueden sintetizarse en los siguientes:
La transparencia y claridad de los documentos administrativos en su configuración y contenido, así como en la información que proporcionan al ciudadano.
La utilización en los documentos e impresos de la Administración General del Estado de las lenguas cooficiales, de acuerdo con la Constitución, la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y la normativa autonómica correspondiente.
La configuración de un marco para el cumplimiento, en el ámbito de la Administración General del Estado, de lo dispuesto en el artículo 70.4 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que ordena el establecimiento de modelos normalizados de solicitud. En este sentido, se pretende la homogeneización de dichos modelos mediante la institución de formatos, diseños y contenidos que faciliten su accesible y correcta utilización por los ciudadanos.
La normalización del material impreso, desde su clasificación hasta los supuestos de utilización, estableciendo una misma estructura de diseño del mismo en la totalidad de la Administración General del Estado. La norma dispone la utilización hasta su agotamiento, de las existencias de material impreso anterior a la misma y tiene presente las posibilidades que ofrecen los actuales recursos informáticos, factores que determinarán reducciones de los costes actuales en esta materia.
En su virtud, a propuesta del Ministro de Administraciones Públicas y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 17 de septiembre de 1999,
DISPONGO:
CAPÍTULO I. Disposiciones generales
Artículo 1. Objetivo y ámbito de aplicación.
Los órganos de la Administración General del Estado, los Organismos autónomos dependientes de ella y los Servicios Comunes y Entidades Gestoras de la Seguridad Social se ajustarán a lo previsto en el presente Real Decreto y en sus disposiciones de desarrollo en lo concerniente a:
La emisión, elaboración o utilización de documentos, modelos normalizados y material impreso. No obstante, los documentos, los modelos normalizados y el material impreso que hayan sido establecidos o regulados en normas de la Unión Europea o de otras organizaciones internacionales se regirán por su propia normativa siéndole de aplicación subsidiaria lo dispuesto en este Real Decreto.
Las informaciones, publicaciones, comunicaciones o cualquier otro tipo de expresión en cualesquiera soportes, incluidos los audiovisuales o telemáticos, así como los carteles y señalizaciones que elaboren o utilicen, en lo que se refiere a una imagen institucional, formatos y estructura general.
Artículo 2. Imagen institucional.
La imagen institucional se fundamenta en la utilización, en todas las expresiones y comunicaciones, del Escudo de España con las características establecidas en la Ley 33/1981, de 5 de octubre, y en el Real Decreto 2964/1981, de 18 de diciembre, por el que se regula el modelo oficial del Escudo de España, junto a la denominación del correspondiente Departamento ministerial.
La utilización del Escudo de España junto a la denominación del correspondiente Departamento será obligatoria de acuerdo con los formatos, diseños y supuestos de uso previstos en el presente Real Decreto y en el Manual de Imagen Institucional que se apruebe en aplicación del mismo.
CAPÍTULO II. Formalización y confección de los documentos administrativos
Artículo 3. Formalización de documentos.
Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite, debe estar formalizado.
Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado.
En los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo, no se exigirá formalización, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del correspondiente documento.
Artículo 4. Confección de documentos.
En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que consten al menos los siguientes datos:
El título del documento, que expresará con claridad y precisión el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.
El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se integra el documento, con el objeto de facilitar al ciudadano su mención en las comunicaciones que dirija a la Administración.
En los documentos que, de acuerdo con el apartado 1 del artículo anterior, hayan de estar formalizados debe constar:
La denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano administrativo competente para la emisión del documento; así como el nombre y apellidos de la persona que formaliza el documento.
En los casos en que, en aplicación de los artículos 13 y 16 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, lo haga por delegación de competencias o delegación de firma se hará constar tal circunstancia, expresando la disposición de delegación y la denominación del cargo o puesto de trabajo de quien formaliza.
El lugar y la fecha en que se formalizó el documento.
La identificación del destinatario del documento, expresándose nombre y apellidos, si se trata de una persona física, la denominación social en los casos de personas jurídicas privadas o la denominación completa del órgano o entidad a la que se dirige.
CAPÍTULO III. Utilización de lenguas cooficiales
Artículo 5. Utilización de lenguas cooficiales en material impreso y modelos normalizados.
Los impresos normalizados que se pongan a disposición de los ciudadanos en las dependencias situadas en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial serán bilingües en castellano y en la lengua cooficial, de acuerdo con los siguientes criterios:
Los impresos deberán expresar todos sus contenidos y epígrafes en las dos lenguas por líneas o por bloques de texto diferenciados, dejando espacios únicos para su cumplimentación por el ciudadano en la lengua por la que haya optado.
En aquellos impresos para los que, por razón de su extensión o complejidad, así se determine, se pondrán a disposición de los ciudadanos dos modelos alternativos redactados uno de ellos en castellano y el otro en la lengua cooficial. En tal caso, en ambos modelos, figurará destacada la advertencia de que existen impresos redactados en la otra lengua a disposición del ciudadano.
Cuando el material impreso de los órganos y unidades que tengan su sede en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial vaya a ser utilizado para comunicaciones dentro del ámbito territorial autonómico, los datos y denominaciones correspondientes al membrete y a la identificación del órgano u Organismo autónomo figurarán, con carácter general, en castellano y en la correspondiente lengua cooficial.
Cuando el material esté destinado a su utilización en comunicaciones dirigidas fuera del ámbito territorial autonómico los mencionados datos y denominaciones podrán figurar únicamente en castellano.
Artículo 6. Utilización de lenguas cooficiales en señalizaciones y carteles.
Serán bilingües, redactándose en castellano y en la lengua cooficial correspondiente, las señalizaciones exteriores de identificación de las dependencias administrativas, así como los contenidos más relevantes de los carteles de carácter informativo o publicitario que se elaboren para su ubicación en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial. El Manual de Imagen Institucional que se apruebe en aplicación de este Real Decreto determinará los supuestos y los formatos de las señalizaciones de identificación y carteles a que se refiere el presente artículo.
CAPÍTULO IV. Material impreso
Artículo 7. Categorías de material impreso.
El material impreso normalizado para su utilización en comunicaciones de tipo general se clasificará en oficios, notas interiores y cartas en función, respectivamente, del carácter externo, interno y personal o protocolario de la comunicación.
Los modelos normalizados de solicitud en soporte papel que, en aplicación del artículo 70.4 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, se pongan a disposición de los ciudadanos se elaborarán de acuerdo con los criterios contenidos en el artículo 8 de este Real Decreto.
La estructura, el formato y los supuestos de utilización de cada una de las categorías de material impreso mencionadas en los anteriores apartados serán determinados en el Manual de Imagen Institucional de la Administración General del Estado.
El material impreso para su utilización en la actividad administrativa ordinaria, que no esté contemplado en los apartados anteriores, se regirá por las disposiciones que adopten, en sus respectivos ámbitos, los Subsecretarios de los Departamentos y los Presidentes o Directores de los Organismos autónomos.
Dichas disposiciones se ajustarán a lo dispuesto en el Manual de Imagen Institucional de la Administración General del Estado que se apruebe en aplicación del presente Real Decreto.
Artículo 8. Contenido de los modelos normalizados de solicitud.
En la primera hoja de todo modelo normalizado de solicitud figurará, convenientemente destacado en su encabezamiento, un título que exprese claramente el objeto de la solicitud. También deberán figurar dos espacios para la constancia de las fechas de entrada de la solicitud en cualquiera de los lugares en que ésta fuera presentada y en el registro del órgano competente.
El cuerpo del modelo se estructurará en las siguientes partes:
Datos del solicitante. Se establecerán apartados para que el ciudadano señale los datos personales de identificación del solicitante y, en su caso, del representante, que resulten estrictamente necesarios en función del procedimiento o sean requeridos por su normativa reguladora.
Datos relativos a la solicitud. Figurará impresa la petición en que se concreta la solicitud. Si el modelo puede utilizarse para diversas solicitudes alternativas o acumulables éstas figurarán claramente expresadas con las correspondientes casillas para que el ciudadano realice su opción.
También podrán figurar impresos los hechos y las razones en que se fundamenta la solicitud, siempre que sean homogéneos y uniformes para el procedimiento o actuación de que se trate y sin perjuicio de la facultad del solicitante para modificarlos o ampliarlos en hoja aparte.
A continuación, se establecerán los apartados necesarios para que el ciudadano señale los datos relativos a la solicitud que sean requeridos por la correspondiente normativa o resulten imprescindibles para la tramitación del procedimiento.
Asimismo, figurará impresa la relación de los documentos preceptivos que el ciudadano debe acompañar al modelo de acuerdo con la normativa correspondiente, así como apartados para que aquél exprese los documentos que, sin ser requeridos normativamente, desea voluntariamente aportar en apoyo de la solicitud.
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