LegalizeLey 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos
Esta norma pasa a denominarse "Ley 10/2001, de archivos y gestión de documentos" según establece la disposición adicional única de la Ley 20/2015, de 13 de julio. Ref. BOE-A-2015-9679.
EL PRESIDENTE DE LA GENERALIDAD DE CATALUÑA
Sea notorio a todos los ciudadanos que el Parlamento de Cataluña ha aprobado y yo, en nombre del Rey y de acuerdo con lo que establece el artículo 33.2 del Estatuto de Autonomía de Cataluña, promulgo la siguiente Ley 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos.
PREÁMBULO
En el año 1985 el Parlamento de Cataluña aprobó la Ley 6/1985, de 26 de abril, de Archivos, que desarrollaba las competencias que en materia de patrimonio documental y de archivos reconoce el artículo 9.5 y 6 del Estatuto de Autonomía a la Generalidad de Cataluña. Dicha Ley se proponía conservar, inventariar y difundir el patrimonio documental de Cataluña y hacer compatible, en lo referente a la documentación privada, el derecho de propiedad reconocido por la Constitución con las exigencias del interés general.
Cuando fue aprobada la Ley de Archivos, la situación de los archivos y del patrimonio documental catalán ponía de manifiesto unos déficit crónicos derivados de la actuación insuficiente del Estado en esta materia y de la inexistencia, durante muchos años, de unas instituciones de gobierno catalanas y, por lo tanto, de una política propia en este ámbito.
Es un hecho reconocido fuera de Cataluña que ésta cuenta hoy en día con un buen desarrollo normativo en esta materia y que se ha dotado de un sistema genuino e innovador. En el transcurso de los quince años de vigencia de la Ley 6/1985, de Archivos, el país ha evolucionado institucionalmente y se ha dotado de nuevos organismos y de infraestructuras culturales. En estos años casi se ha multiplicado por diez el número de archivos existentes en Cataluña, fundamentalmente a través de la actuación de la Generalidad y la Administración Local. La Generalidad ha creado los archivos centrales de sus departamentos y organismos, ha recibido el traspaso de los archivos provinciales y ha desplegado por el territorio la Red de Archivos Históricos Comarcales. Al mismo tiempo, las Administraciones Locales han hecho un importante esfuerzo de creación de archivos en los correspondientes ámbitos territoriales y competenciales. El Archivo Nacional de Cataluña, creado en el año 1980, ha pasado a ser la infraestructura archivística principal del país. Aún queda pendiente, sin embargo, la adaptación al marco estatutario del régimen jurídico del denominado Archivo de la Corona de Aragón, que contiene los fondos más importantes para la historia de la Cataluña medieval y moderna. Igualmente, queda todavía pendiente el retorno a Cataluña de fondos documentales extraídos y expoliados después de la guerra de 1936-1939, al amparo de la legislación o la actuación de gobiernos no democráticos y de las instituciones que de ellos dependían.
Otros factores importantes en la transformación del panorama archivístico catalán de los últimos años ha sido la progresiva implantación de una política catalana de patrimonio cultural, la renovación radical de la archivística catalana y la configuración de una Administración Pública transparente y democrática al servicio de los ciudadanos. En este período las Administraciones Públicas han adquirido conciencia plena de la importancia de la gestión documental y de la correcta organización de los archivos como elementos clave de la gestión administrativa, de los servicios que prestan a los ciudadanos y de la conservación y la utilización social del patrimonio documental. Las Administraciones han asumido la existencia de los archivos como un órgano más de su organización y como un resorte básico de los diversos servicios culturales que ofrecen a los ciudadanos. Tampoco puede obviarse, en este mismo período, el desarrollo constante y progresivo de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), que han tenido y seguirán teniendo su influencia en la gestión documental y los archivos.
Las necesidades de la Administración y las demandas provenientes de la sociedad, del mundo de la investigación y de los mismos profesionales de los archivos exigen la aprobación de un nuevo texto legal que, reconociendo las aportaciones principales de la Ley precedente, la enriquezca y cree un marco jurídico adecuado a la realidad actual. Esta necesidad se ha manifestado de forma especial a partir de la promulgación de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del Patrimonio Cultural Catalán, concebida como marco de referencia de las distintas normas sectoriales de ordenación de cada ámbito específico de la cultura catalana. En este sentido, los archivos no son solamente una de las fuentes primarias y primordiales de información para preservar la memoria histórica de Cataluña, sino que son también la base que debe hacer posible un sistema de gestión de los documentos y de la información de las Administraciones Públicas, sistema que debe servir también como modelo para las instituciones y las empresas privadas. Es preciso tener presente que los documentos que hoy se crean son la información del mañana; por lo tanto, el archivo debe incidir en todos los ámbitos de los procesos que conciernen a los documentos, desde que se han concebido hasta que se eliminan o se decide conservarlos permanentemente.
La presente Ley se propone asegurar que la documentación de Cataluña cumpla las funciones y los objetivos que interesan a la sociedad. Considera los documentos como fuente de información. Muchos de ellos integran, o pasarán a integrar, el patrimonio documental catalán y constituyen, o constituirán, la memoria de la nación. La Ley entiende también que muchos documentos acreditan derechos y deberes de los ciudadanos, de las entidades y de las Administraciones Públicas y que, en este sentido, tienen un papel relevante en sus relaciones. Reconoce que el acceso a los documentos públicos es un derecho que tiene cualquier persona, independientemente de la nacionalidad, de la condición o de la función que tenga, derecho que solamente puede denegarse en aplicación de las limitaciones establecidas legalmente.
Asimismo, la Ley considera que para las Administraciones Públicas la gestión correcta de los documentos es esencial por cuanto se refiere a la seguridad jurídica y a la actuación eficaz y transparente y con apertura a la participación ciudadana.
Los preceptos de la presente Ley relativos al patrimonio documental deben enmarcarse en la regulación general establecida por la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán. Igualmente, la regulación del derecho de acceso a los documentos se inscribe en el marco general que sobre esta materia establece la Ley del Estado 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Los ejes principales de la presente Ley son los siguientes:
La contribución al establecimiento del régimen jurídico aplicable a los documentos públicos y a los documentos privados.
El reconocimiento de las actuaciones de las Administraciones Catalanas en materia de archivos. Respetando la competencia superior que corresponde a la Administración de la Generalidad, constituye un objetivo fundamental de este nuevo texto legal la incorporación de las distintas Administraciones Públicas para que colaboren en las tareas de protección y difusión del patrimonio documental y se responsabilicen de las mismas.
La regulación de los archivos existentes en Cataluña, especialmente de los archivos de las Administraciones Públicas.
El establecimiento de una normativa básica común a todos los archivos del país.
La regulación del derecho de acceso a los documentos integrantes del patrimonio documental catalán.
TÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1. Objeto.
El objeto de la presente Ley es impulsar la gestión y garantizar la preservación de la documentación de Cataluña, tanto pública como privada, de acuerdo con sus valores, para ponerla al servicio de los intereses generales; establecer los derechos y deberes de los que son titulares de los mismos, así como de los ciudadanos en relación a dicha documentación, y regular el Sistema de Archivos de Cataluña.
Artículo 2. Conceptos.
A efectos de la presente Ley, se entiende por:
Documento: Los bienes definidos por el artículo 19.1 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del Patrimonio Cultural Catalán.
Fondo documental: El conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural que han sido generados o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia y en el ejercicio de las actividades y las funciones que le son propias.
Colección documental: El conjunto no orgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos o de conservación. d) Archivo: El organismo o la institución desde donde se realizan específicamente funciones de organización, de tutela, de gestión, de descripción, de conservación y de difusión de documentos y fondos documentales. También se entiende por archivo el fondo o el conjunto de fondo documentales.
Sistema de gestión documental: el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, cuya finalidad es controlar de forma eficiente y sistemática la creación, recepción, mantenimiento, uso, conservación y eliminación o transferencia de los documentos.
Documentación de Cataluña: Los documentos producidos o recibidos en Cataluña por cualquier persona o entidad, pública o privada.
Patrimonio documental: El conjunto integrado por los documentos citados por el artículo 19.2, 3 y 4 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán. Lo son también los documentos de las instituciones catalanas medievales y del antiguo régimen vinculadas a la Corona y los de las administraciones de carácter señorial y jurisdiccional, singularmente los documentos incluidos en los fondos que por los procesos de desamortización son de propiedad pública.
Documentación en fase activa: La documentación administrativa que una unidad tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.
Documentación en fase semiactiva: La documentación administrativa que, una vez concluida la tramitación ordinaria, no es utilizada de forma habitual por la unidad que la ha producido en su actividad.
Documentación inactiva o histórica: La documentación administrativa que, una vez concluida la vigencia administrativa inmediata, posee valores primordialmente de carácter cultural o informativo.
Artículo 3. Ámbito de aplicación.
Forman el ámbito de aplicación de la presente Ley todos los documentos de titularidad pública de Cataluña, los documentos privados que integran o pueden integrar el patrimonio documental catalán, los archivos situados en el ámbito territorial de Cataluña y los órganos administrativos que les prestan apoyo.
Los archivos de titularidad estatal, incluidos los integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña, se rigen por la legislación estatal.
Artículo 4. Coordinación y colaboración.
Todas las Administraciones Públicas están obligadas a colaborar en la consecución de los objetivos de la presente Ley.
Los archivos que integran el Sistema de Archivos de Cataluña han de programar sus actuaciones considerando que pertenecen al mismo.
El Departamento de Cultura ha de impulsar la coordinación de los archivos integrantes del Sistema de Archivos de Cataluña, mediante todos los recursos que estén a su alcance, y ha de velar por la aplicación de un único sistema de gestión documental en cada una de las Administraciones e instituciones públicas de Cataluña.
En la medida de sus posibilidades, los archivos deben facilitarse recíprocamente el uso de medios técnicos, de recursos y de información para conseguir el mayor grado de eficacia y la optimización de los recursos públicos. El Departamento de Cultura ha de velar para que se cumpla esta disposición.
Artículo 5. Promoción del uso de las tecnologías.
Las administraciones públicas deben promover de forma activa el uso de las tecnologías de la información y la comunicación para dotarse de un sistema de información común e interoperable que garantice que el tratamiento de la documentación, en todos sus aspectos de gestión documental, preservación y difusión de los documentos, cumpla la finalidad de ponerlos al alcance de los usuarios y de los ciudadanos.
TÍTULO II
Los documentos
CAPÍTULO I
Los documentos públicos
Artículo 6. Enumeración de los documentos públicos.
A efectos de la presente Ley, son documentos públicos los que producen o reciben en el ejercicio de sus funciones:
El Presidente, el Gobierno y la Administración de la Generalidad.
El Parlamento de Cataluña, el Síndic de Greuges, la Sindicatura de Cuentas y el Consejo Consultivo y todas las demás instituciones de la Generalidad no dependientes de su Administración.
Las Administraciones Locales.
Los órganos con sede en Cataluña de la Administración General y de los poderes del Estado.
Los órganos con sede en Cataluña de la Unión Europea y de instituciones públicas internacionales.
Las Entidades de Derecho Público o Privado vinculadas a cualquiera de las administraciones públicas o que dependen de ellas.
Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios públicos, en lo que se refiere a estas concesiones.
Los fedatarios y los registros públicos.
Las corporaciones privadas de Derecho Público.
Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en lo que se refiere a estas funciones.
Cualquier entidad pública o entidad dependiente de una entidad pública no incluida en las letras precedentes.
Se consideran incluidos en la enumeración del apartado 1 los documentos producidos o recibidos por las personas físicas que ocupan cargos políticos en instituciones públicas, siempre que estos documentos tengan relación con las funciones administrativas o políticas propias del cargo.
Artículo 7. Responsabilidades de los titulares de documentos públicos.
Todas las administraciones y entidades titulares de documentos públicos deben disponer de un único sistema de gestión documental que garantice el correcto tratamiento de los documentos en las fases activa, semiactiva e inactiva y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia.
Con independencia de las técnicas o los soportes utilizados, todos los documentos públicos han de tener garantizadas la autenticidad y la integridad de los contenidos, así como la conservación y, si es procedente, la confidencialidad.
Una vez concluida la fase activa, los documentos públicos deben transferirse al correspondiente archivo. Si se decide su conservación permanente, de acuerdo con lo que dispone el artículo 9, los documentos deben reunirse en el archivo histórico pertinente.
Las Administraciones y las entidades titulares de documentos públicos, y específicamente los órganos responsables de custodiarlos, deben hacer posible el acceso a los mismos y entregar una copia o un certificado de los mismos a las personas que en cada caso tengan derecho a ello. En cualquier caso, es preciso garantizar el derecho a la intimidad personal y la reserva de los datos protegidos por la Ley.
⋯
La consulta de este documento no sustituye la lectura del Boletín Oficial del Estado correspondiente. No nos responsabilizamos de posibles incorrecciones producidas en la transcripción del original a este formato.