LegalizeLey 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha
Las Cortes de Castilla-La Mancha han aprobado y yo, en nombre del Rey, promulgo la siguiente Ley
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
La gestión y ejecución de las competencias de la Comunidad, recogidas en la Ley Orgánica 9/1982, de 10 de agosto, del Estatuto de Autonomía de Castilla-La Mancha, se ha fundamentado en la creación de instrumentos y herramientas que mejoraran la calidad de los servicios prestados por su administración a los ciudadanos, siempre desde el punto de vista de la implantación de criterios de eficacia, publicidad y transparencia.
Con las competencias estatutarias exclusivas que posee en materias relacionadas con la regulación de la organización, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno (art. 31.1.1.a), el procedimiento administrativo derivado de las especialidades de la organización propia (art. 31.1.28.a) y en patrimonio documental (art. 31.1.16.a), la Junta de Comunidades ha elaborado la Ley de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha adecuándola a la situación, realidad y objetivos de los archivos de la Comunidad Autónoma, reconociendo su importancia para mejorar los servicios públicos destinados a la ciudadanía de la Región.
También, la Junta de Comunidades es consciente que la articulación e integración de los archivos de Castilla-La Mancha afecta a centros de muy diferente titularidad y que la Ley debe limitarse a regular aquellos principios, procedimientos y funciones generales cuyo incumplimiento perjudicara gravemente los intereses y derechos de las personas, y desarrollarlos de forma más exhaustiva sólo en aquellas administraciones en que la Junta posee capacidad legislativa exclusiva o dentro del marco de la legislación básica del Estado.
La Ley de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha fundamenta la finalidad de los archivos en tres principios recogidos en la Constitución de 1978: El principio de eficacia de las Administraciones Públicas (art. 103.1), el derecho de acceso de las personas a los archivos y registros administrativos [art. 105.b)] y la conservación del patrimonio documental público (art. 46).
El papel de los archivos en la gestión administrativa es imprescindible para dotar a las Administraciones Públicas de un instrumento que facilite las decisiones de sus órganos y, de esta forma, mejorar el servicio que prestan. Los archivos justifican las actuaciones y actividades de los organismos, testimonian los derechos y deberes de las instituciones y de la ciudadanía, garantizan la transparencia y legalidad de las actuaciones de las administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias y apoyan las medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.
El derecho de acceso a la información es el segundo principio constitucional recogido en el texto legal. Se trata de del reconocimiento expreso por la Administración Pública de que todos las personas tienen derecho a conocer de manera clara y fehaciente las actuaciones que directamente les atañen o interesan. Directamente relacionado con el principio de transparencia del sector público, el acceso a la información generada por las instituciones en el ejercicio de sus competencias se considera un derecho fundamental en una sociedad democrática, pues su ejercicio favorece la participación ciudadana y fortalece los principios de seguridad jurídica y publicidad en la gestión de los asuntos públicos.
La conservación del Patrimonio Documental público castellano-manchego es el tercer principio constitucional sobre el que se asienta la Ley. Se define, como un bien que se ha elaborado diariamente generación tras generación, que es propiedad de todos, y que su contenido testimonia nuestra existencia pasada y presente. Los archivos tienen la obligación de conservarlo y custodiarlo no sólo para su uso y disfrute por las generaciones actuales sino para las futuras. El patrimonio documental es un bien colectivo que cohesiona, identifica e integra a una sociedad democrática en un proyecto común.
Para cumplir estos fines la Ley se estructura en cinco títulos: Preliminar, el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, Funciones de los Archivos del Sistema, Procedimientos especiales que afectan a los Archivos del Sistema y Régimen Sancionador. Además, se introducen seis disposiciones adicionales, tres transitorias, cuatro derogatorias y tres finales.
TÍTULO PRELIMINAR
Artículo 1. Objeto.
La presente Ley tiene por objeto ordenar la organización y funcionamiento de los archivos públicos en la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha, así como el derecho de acceso de los ciudadanos a los mismos.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
Se regirán por las disposiciones de la presente Ley todos los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, sin perjuicio de lo dispuesto para los archivos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad Autónoma en la legislación estatal que les afecte y en los convenios de gestión que, en relación con los citados archivos, se suscriban por la Administración General del Estado y la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
Los documentos pertenecientes al patrimonio documental de Castilla-La Mancha depositados en los archivos privados no integrados en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha se regirán por lo dispuesto en las disposiciones específicas sobre Patrimonio Histórico.
Artículo 3. Archivos.
Se consideran archivos los conjuntos orgánicos de documentos reunidos, generados o conservados por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades para la gestión administrativa, la información y, en su caso, la cultura.
Son dependencias de archivos las instituciones, edificios, locales o instalaciones donde se conservan y custodian los citados conjuntos orgánicos.
A los efectos de su sujeción a las disposiciones de esta Ley, se consideran también archivos:
Los conjuntos de documentos de titularidad pública, organizados o no, reunidos, generados o conservados por las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas.
Los centros de documentación creados por las instituciones públicas.
Los registros de las Administraciones Públicas integrantes del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha se regirán por lo dispuesto en sus disposiciones específicas, siéndoles de aplicación supletoria lo establecido en la Ley para los archivos públicos.
Artículo 4. Documentos integrantes de los archivos.
Son documentos toda expresión en lenguaje natural o codificado y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imágenes, generados o reunidos en cualquier tipo de soporte material por las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades.
Se consideran documentos integrantes de los archivos:
Los documentos resultado de procedimientos regulados por una norma jurídica.
Los documentos que sin estar regulados por normas de procedimiento específicas sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento.
Los documentos en soportes especiales como mapas, planos, fotografías y audiovisuales.
Los ficheros de datos automatizados.
Los documentos en soporte electrónico.
TÍTULO I. El Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha
CAPÍTULO I. Clases de archivos que integran el sistema
Sección 1.ª Archivos públicos
Artículo 5. Archivos públicos.
Son archivos de titularidad pública los conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier época, producidos o reunidos en la Región por las siguientes personas y entidades:
Las Administraciones Públicas, y las Entidades de derecho público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de ellas, así como las empresas públicas que de ellas dependan.
Las Corporaciones de Derecho Público de la Región, en lo relativo a los documentos generados o reunidos en el ejercicio de las funciones públicas que tengan atribuidas.
Las personas físicas o jurídicas de carácter privado que ejerzan funciones públicas en virtud de cualquier título jurídico, en lo relativo a los documentos generados o reunidos en el ejercicio de las funciones públicas que tengan encomendadas.
Artículo 6. Clases de archivos públicos.
Los archivos públicos integran toda la documentación generada y reunida por cada una de las distintas Administraciones Públicas a las que pertenecen aunque pueda encontrarse distribuida en distintos locales e instalaciones por razones de eficacia de los servicios públicos.
Quedan integrados en los archivos públicos:
Las dependencias de archivos de oficina que concentran los documentos generados y reunidos por las distintas unidades administrativas de las entidades y personas mencionadas en el artículo anterior, con el objetivo prioritario de apoyar la gestión de las mismas.
Las dependencias de archivos centrales e intermedios que concentran los documentos generados y reunidos por todas las unidades administrativas de una misma entidad pública y, en su caso, de las instituciones y personas de ella dependientes, con el objetivo prioritario de facilitar el acceso a la información a la administración y a los ciudadanos.
Las dependencias de archivos históricos definitivos que concentran la documentación que posee valor histórico, con el objetivo prioritario de conservarlos y facilitar la investigación histórica, científica y cultural.
Artículo 7. Personal de los archivos públicos.
Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos:
Conservar el Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha.
Organizar los fondos documentales.
Garantizar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
Facilitar a los organismos productores de la documentación el préstamo y la utilización de los datos contenidos en los documentos.
Impedir el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las disposiciones de esta Ley.
Mantener el secreto de las informaciones que posea por razón de su cargo y no deban ser divulgadas.
En cada dependencia de archivo central, intermedio e histórico integrada en el sistema de archivos de Castilla-La Mancha deberá haber un archivero con la titulación adecuada. Las dependencias de los archivos de oficina podrán estar atendidas por personal administrativo y auxiliar.
Artículo 8. Infraestructuras de los archivos públicos.
Todos los archivos integrados en el sistema de archivos de Castilla-La Mancha deberán poseer instalaciones adecuadas, tanto respecto a su ubicación como a sus condiciones técnicas específicas, para el mantenimiento, seguridad y conservación de los documentos en ellos custodiados.
La Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha proporcionará el asesoramiento técnico necesario y fomentará el cumplimiento de las condiciones técnicas referidas en el apartado anterior.
La Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha junto con las Diputaciones Provinciales, colaborará en la adecuación de las instalaciones de archivo de los Municipios y otras entidades, de acuerdo con los planes sectoriales que se elaboren.
Los edificios y terrenos donde vayan a instalarse centros de archivo de titularidad pública podrán ser declarados de utilidad pública a los fines de expropiación.
Esta declaración podrá extenderse a los edificios y terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad o para facilitar la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que contengan.
La construcción o reforma de un edificio como sede de cualquier entidad referida en el artículo 5 deberá prever el espacio necesario y adecuado para la instalación del archivo.
Artículo 9. Contratación de la gestión de archivos públicos.
La contratación de la gestión, conservación y custodia de cualquier archivo público integrante del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha exigirá informe previo del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha. En ningún caso podrá suponer el ejercicio de potestades públicas, debiendo mantener el organismo público titular de los documentos la dirección y supervisión del archivo.
Sección 2.ª Archivos privados que se integren en el sistema
Artículo 10. Archivos privados.
Son archivos de titularidad privada los conjuntos orgánicos de documentos producidos o reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado no incluidas en el artículo 5.
Artículo 11. Integración en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
Todos los archivos privados podrán integrarse, por iniciativa de sus titulares, mediante autorización de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y previo informe del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha, en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, siéndoles de aplicación el mismo régimen de derechos y obligaciones que los archivos públicos.
Los archivos privados que se integren en el Sistema disfrutarán de prioridad para la obtención de ayudas y subvenciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
CAPÍTULO II. Definición y composición del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha
Artículo 12. Definición del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
El Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha se configura como un conjunto de subsistemas con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación y participación, y cuya finalidad es servir a la gestión administrativa, garantizar el derecho de los ciudadanos a acceder a los archivos y a la cultura, y a la protección, conservación y difusión del Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha.
El Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha forma parte del Sistema Español de Archivos.
Artículo 13. Subsistemas del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
Componen el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha los siguientes subsistemas:
El subsistema de los Órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
El subsistema de las Cortes de Castilla-La Mancha.
El Subsistema del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha.
Los subsistemas de las Entidades Locales de Castilla-La Mancha.
El subsistema de la Universidad de Castilla-La Mancha.
CAPÍTULO III. De los Órganos coordinadores y de participación del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha
Artículo 14. Órganos coordinadores.
Corresponde a los órganos coordinadores del sistema ejercer las competencias dirigidas a garantizar las funciones de los archivos relacionadas con la gestión administrativa, el derecho de acceso de los ciudadanos a los documentos y la protección y conservación del Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha.
Artículo 15. Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha.
El Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha se configura como el órgano superior consultivo de cooperación y participación en materia de archivos en el ámbito de la Comunidad Autónoma.
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