LegalizeOrden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos
La Orden de 26 de julio de 1994 identificó y reguló los ficheros con datos de carácter personal gestionados por el Ministerio de Justicia e Interior; esta disposición fue posteriormente completada, ampliada y modificada por sucesivas Órdenes ministeriales.
La Disposición adicional primera de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, que deroga la Ley Orgánica 5/1992, establece que los ficheros y tratamientos automatizados, inscritos o no en el Registro General de Protección de Datos, deberán adecuarse a las exigencias derivadas de la nueva Ley, entre las que destaca la necesaria incorporación de medidas de seguridad de distinto nivel (básico, medio o alto); a estos efectos las Administraciones Públicas responsables de ficheros de titularidad pública deberán aprobar la pertinente disposición de regulación del fichero o adaptar la existente. Por otra parte, la separación de los Ministerios de Justicia e Interior aconseja acometer el correspondiente deslinde entre los ficheros gestionados por uno u otro Departamento. Finalmente, el tiempo transcurrido desde la aprobación de la Orden de 26 de julio de 1994 aconseja su revisión con objeto de crear nuevos ficheros, suprimir algunos de los existentes y actualizar otros.
Las razones expuestas aconsejan elaborar un nuevo texto que recoja de forma completa y sistematizada la regulación de los ficheros automatizados con datos de carácter personal gestionados por el Ministerio de Justicia y por sus Organismos Públicos adscritos, derogando al mismo tiempo, en lo que afecta al ámbito del Ministerio de Justicia, las disposiciones que hasta ahora regulaban dichos ficheros.
El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999 establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial equivalente.
En su virtud, dispongo:
Primero. Objeto.
Mediante la presente Orden se regulan los ficheros automatizados con datos de carácter personal gestionados por el Ministerio de Justicia y sus organismos autónomos adscritos, conforme a lo establecido en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, de acuerdo con lo que se prevé en el anexo I.
Segundo. Uso de los datos de carácter personal.
El órgano responsable de los ficheros adoptará las medidas necesarias para asegurar que los datos de carácter personal existentes se usan únicamente para las finalidades para las que fueron recogidos, que son las que se concretan en esta Orden.
Tercero. Seguridad de los datos de carácter personal.
Los responsables de los ficheros y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativa necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. Ello implica la elaboración e implantación de la normativa, en función del nivel de seguridad de los ficheros, mediante un documento de obligado cumplimiento para el personal con acceso a los datos automatizados de carácter personal y a los sistemas de información, en los términos establecidos en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.
Cuarto. Cesión de datos.
Además de las cesiones previstas para cada uno de los ficheros en el anexo I, podrán realizarse cesiones de datos al Instituto Nacional de Estadística, al Servicio Estadístico del Departamento y a los servicios estadísticos de las Comunidades Autónomas, para el desempeño de las funciones que les atribuye la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública, en sus artículos 26, 33, y 42.2 y 3, respectivamente, para las finalidades y dentro de los términos y límites establecidos en la citada Ley.
Los órganos responsables de los ficheros advertirán expresamente a quienes sean destinatarios de la cesión o comunicación de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden o comunican, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11.5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
Quinto. Supresión de ficheros.
Quedan suprimidos los ficheros automatizados con datos de carácter personal que se relacionan e identifican en el anexo II, en el que se especifica el destino de los datos contenidos en ellos.
Sexto. Derogaciones.
Quedan derogadas las siguientes disposiciones:
Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 26 de julio de 1994, por la que se regulan los ficheros con datos de carácter personal gestionados por el Ministerio de Justicia e Interior, en todo lo que afecte a los ficheros incluidos en los anexos de la presente Orden.
Anexo I de la Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 5 de diciembre de 1994, por la que se completa y modifica la Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 26 de julio de 1994, por la que se regulan los ficheros con datos de carácter personal gestionados por el Ministerio de Justicia e Interior.
Artículo 12 de la Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del Personal al servicio de la Administración de Justicia y el programa para su implantación.
Orden del Ministerio de Justicia de 1 de octubre de 1997, por la que se amplía la de 26 de julio de 1994, por la que se regulan los ficheros con datos de carácter personal gestionados por el Ministerio de Justicia.
Orden del Ministerio de Justicia de 30 de septiembre de 1999, por la que se amplía el anexo de la Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 26 de julio de 1994, incorporando los ficheros automatizados gestionados por el Centro de Estudios Jurídicos de la Administración de Justicia (CEJAJ).
Orden del Ministerio de Justicia de 20 de marzo de 2000, por la que se modifica el anexo de la Orden de 26 de julio de 1994, por la que se regulan los ficheros con datos de carácter personal gestionados por el Ministerio de Justicia e Interior.
Quedan derogadas igualmente cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en la presente Orden.
Séptimo. Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Madrid, 30 abril de 2003.
MICHAVILA NÚÑEZ
Excmo. Sr. Secretario de Estado de Justicia, Ilma. Sra. Subsecretaria e Ilmos. Sres. Directores Generales del Departamento.
ANEXO I
Ficheros automatizados con datos de carácter personal del Ministerio de Justicia y de sus organismos públicos
FICHERO 1
Nombre del fichero: Nómina de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado
Este fichero pasa a renumerarse como fichero 152.
FICHERO 2
Nombre del archivo: Gestión de Personal de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado
Este fichero pasa a renumerarse como fichero 153.
FICHERO 3
Nombre del fichero: Colza (Síndrome Tóxico)
(Creado por la presente Orden)
Finalidad y usos previstos: Gestión de las alegaciones de la Abogacía del Estado a las indemnizaciones solicitadas por los afectados del Síndrome Tóxico.
Personas y colectivos afectados: Todas aquellas personas afectadas por el Síndrome Tóxico a las cuales se les reconoce indemnización.
Procedimiento de recogida de datos: A partir del formulario de liquidación que presentan los afectados en la Audiencia Nacional, se da traslado del mismo a la Abogacía del Estado para que, en el cumplimiento de sus obligaciones, haga las alegaciones oportunas.
Estructura básica del fichero:
El sistema de tratamiento es parcialmente automatizado.
El fichero recoge los datos relativos al Número de Registro de la liquidación, fecha de entrada en la Abogacía, fecha de salida, Abogado del Estado encargado, cuantía final, fecha de pago, y trámites realizados.
Cesión de datos que se prevé: Ninguna.
Órgano administrativo responsable: Abogacía del Estado ante la Audiencia Nacional.
Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.
Medidas de seguridad: Nivel básico.
FICHERO 4
Nombre del fichero: iReges
Finalidad y usos previstos: Gestión de los expedientes de las Abogacías del Estado correspondientes a asuntos judiciales en los que interviene el Estado y demás organismos y entidades representados por la Abogacía del Estado en los términos legalmente previstos, así como de los correspondientes a los asuntos consultivos tramitados por la Abogacía del Estado. Asimismo, incluye la gestión de los expedientes referidos a otras actuaciones de las Abogacías del Estado, así como gestión de actividades formativas y publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado.
Personas y colectivos afectados: Todas aquellas que intervienen en asuntos judiciales en que sea parte el Estado u otros organismos y entidades que se encuentren representados por la Abogacía del Estado en los términos legalmente previstos; así como todas aquellas a que se refieran, directa o indirectamente, los asuntos consultivos de tramitados por la Abogacía del Estado. Asimismo, los miembros del Cuerpo de Abogados del Estado y los intervinientes en acciones formativas o publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado.
Procedimiento de recogida de datos: Aquellos datos que figuran en los escritos judiciales y sirven para la identificación de las partes y afectados por el proceso, así como aquéllos comunicados en el curso del proceso por parte los órganos y entidades asistidos por la Abogacía del Estado para el ejercicio de sus competencias en el ámbito contencioso o como consecuencia del traslado efectuado por el órgano jurisdiccional ante el que se tramite el proceso; y los comunicados por parte los órganos y entidades asistidos por la Abogacía del Estado para el ejercicio de sus competencias en el ámbito consultivo. Incluye del propio modo los facilitados por el Centro de Estudios Jurídicos y otros Centros de formación que, conforme a la normativa vigente, colaboran con la Abogacía del Estado en las actividades formativas de competencia de la Abogacía General del Estado, o facilitados por los propios intervinientes en las mismas.
Estructura básica del fichero:
El sistema de tratamiento del fichero será parcialmente automatizado.
En cuanto a los datos contenidos en el fichero deben distinguirse varios supuestos atendiendo a la naturaleza del asunto:
En el contencioso, contiene por cada asunto registrado los siguientes datos:
Número de expediente del asunto.
Tipo de parte (postulación u otros).
Tipo de participante(persona física, jurídica o pública).
NIF de la parte.
Descripción de la parte, que podría incluir, atendiendo a la naturaleza del asunto.
Datos identificativos (nombre y apellidos, dirección, teléfono, imagen/voz, firma electrónica, nº de la Seguridad Social o mutualidad, número de registro de personal, marcas físicas, tarjeta sanitaria y firma/huella).
Datos de características personales.
Datos de circunstancias sociales.
Datos de detalle de empleo.
Datos económicos financieros y de seguros.
Datos de bienes y servicios.
Datos especialmente protegidos, exclusivamente en cuanto guarden relación con el asunto tramitado.
Código de la parte (contraria o no).
Los datos relativos a las infracciones administrativas o penales que sean necesarios en relación con cada asunto concreto.
En el consultivo, contiene por cada asunto registrado los siguientes datos:
Número de expediente del asunto.
Origen y tipo de petición.
Órgano solicitante.
Materias.
Trámites.
Datos de descripción del interesado, en los términos señalados en el apartado anterior, y en cuantos sean necesario para la evacuación del trámite consultivo correspondiente o la gestión referida a formación o publicaciones.
En la gestión de las restantes actuaciones, contendrá los datos referidos al interesado descritos en los apartados anteriores en cuanto sea necesario para su adecuada tramitación.
En la gestión de actividades formativas y publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado, contendrá los siguientes datos referidos a los Abogados del Estado y otros participantes en las acciones formativas o publicaciones:
Datos identificativos (nombre y apellidos, dirección, teléfono, imagen/voz, firma electrónica, nº de la Seguridad Social o mutualidad, número de registro de personal, marcas físicas, tarjeta sanitaria y firma/huella).
Datos de detalle de empleo y académicos.
Datos económicos financieros y de seguros.
Cesión de datos que se prevé: A las entidades y órganos legalmente asistidos por la Abogacía del Estado para su adecuada representación y defensa en juicio o como consecuencia de la realización de la actuación consultiva solicitada por los mismos. A los órganos judiciales competentes si son exigibles en el curso del proceso en que intervenga la Abogacía del Estado. Al Centro de Estudios Jurídicos u otros Centros de formación que, conforme a la normativa vigente, colaboran con la Abogacía del Estado en las actividades formativas de competencia de la Abogacía General del Estado. A los órganos del Ministerio de Justicia competentes en materia de publicaciones promovidas por la Abogacía General del Estado y, en su caso, a las editoriales con las que se acuerde la publicación de la obra. En lo relativo a la gestión de formación y publicaciones y cuando ello sea necesario, a los bancos y cajas de ahorros para proceder al pago correspondiente
Órgano administrativo responsable: Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.
Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio jurídico del Estado. Calle Ayala, 5; 28001 Madrid.
Medidas de seguridad: Nivel alto.
FICHERO 5
Nombre del fichero: Nacionalidad
(Creado por Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 26-7-1994)
Finalidad y usos previstos: Gestión de la base de datos a efectos de información sobre la tramitación de los expedientes de Nacionalidad. Se utiliza para proporcionar apoyo administrativo al Servicio de Nacionalidad y a los solicitantes de la nacionalidad española.
Personas y colectivos afectados: Personas que soliciten la nacionalidad española.
Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones o formularios de los propios interesados y documentos oficiales.
Estructura básica del fichero:
Datos de carácter identificativo.
Datos de características personales.
Cesión de datos que se prevé: A los Registros Civiles, Administraciones u Organismos Públicos, en el ejercicio de sus respectivas competencias, intervinientes en los expedientes y terceros que lo soliciten, al amparo de lo establecido en la Ley del Registro Civil.
Órgano administrativo responsable: Dirección General de los Registros y del Notariado.
Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Dirección General de los Registros y del Notariado.
Medidas de seguridad: Nivel alto.
FICHERO 6
Nombre del fichero: Registro Civil
(Creado por Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 26-7-1994)
Finalidad y usos previstos: Creación de un cuerpo de doctrina en torno a concepto de Estado Civil. Se utiliza para dar apoyo informativo a la Dirección General.
Personas y colectivos afectados: Personas que soliciten cambios de nombres y apellidos, y aquellos que recurren contra la calificación de los Magistrados y Jueces encargados de los Registros civiles.
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