LegalizeOrden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos
I
El Registro Civil es un instrumento fundamental en la vida de los ciudadanos que requieren sus servicios para la realización de numerosos trámites y procedimientos.
La incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación al Registro Civil es sin duda indispensable para conseguir un Registro capaz de satisfacer las necesidades de los ciudadanos de la sociedad actual, que requieren la exigencia de Registros públicos accesibles que permitan obtener la información contenida en los asientos registrales de forma fácil y rápida.
El proyecto de informatización de los Registros Civiles se puso en marcha a partir de 1999 fecha en la que se aprobó la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio sobre Informatización de los Registros Civiles dictada al amparo de la disposición final tercera de la Ley del Registro Civil de 1957.
II
Entre los antecedentes normativos del proceso de informatización, se debe destacar el artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador.
Posteriormente, la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, teniendo en cuenta el volumen de certificaciones y actuaciones registrales existentes, y partiendo de la idea de que la aplicación a la gestión del Registro Civil de las nuevas técnicas de tratamiento automatizado de datos hacía necesario crear en la Ley del Registro Civil, de 8 de julio de 1957, la base jurídica para superar la forma de documentación tradicional, estableció la previsión legal para proceder a la informatización efectiva del Registro Civil como medio de coadyuvar a hacer realidad su modernización en beneficio de los administrados.
Para ello introdujo tres previsiones normativas. La primera consistió en añadir un párrafo cuarto al artículo 6 de la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con la siguiente redacción: «Las inscripciones registrales podrán ser objeto de tratamiento automatizado». La segunda incorporó una disposición adicional a la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con la siguiente redacción: «A los efectos establecidos en el artículo 6 de la presente Ley, las referencias que en la misma se realizan a los libros y asientos registrales, podrán entenderse referidas a los ficheros automatizados de datos registrales y al tratamiento de éstos». Finalmente, la tercera introdujo una disposición final tercera a la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con el siguiente tenor: «Reglamentariamente se establecerán los requisitos, la forma de practicar los asientos y expedir certificaciones y las demás condiciones que afecten al establecimiento y gestión de los ficheros automatizados de datos registrales».
En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999, sobre informatización de los Registros Civiles, fijó el marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, estableciendo las finalidades y objetivos de la informatización, su contenido, sus repercusiones en la citada organización, el modo de llevanza de sus libros, la creación de una base central de datos y la recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles.
La ejecución de las previsiones de dicha Orden dio lugar a la elaboración de una aplicación informática especialmente diseñada al efecto, denominada INFOREG, la cual se encuentra en estos momentos implantada y en plena explotación en la mayor parte de los Registros civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, de España, cuyas funcionalidades principales van dirigidas a permitir la utilización de tratamientos de textos en la redacción de los asientos registrales, el almacenamiento electrónico de los datos, permitir la conexión de los datos sobre una misma persona inscritos en Secciones diferentes de diversos Registros civiles y facilitar la transmisión masiva de datos de utilidad pública a los organismos públicos que tengan interés en ellos, con pleno respeto a los límites legales sobre publicidad restringida, protección de datos personales y al derecho a la intimidad personal y familiar.
III
Pero, además de los objetivos anteriores, el artículo 9 n.º 1 de la Orden de 19 de julio de 1999 fijaba una finalidad adicional consistente en la recuperación informática de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles. En particular dicha disposición preveía que la recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación de la aplicación informática se realizaría progresivamente en función de las posibilidades presupuestarias y abarcaría todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción practicadas en los Registros civiles desde 1950.
Sin embargo, esta funcionalidad no estaba incorporada a la aplicación INFOREG antes mencionada. Para cubrir esta laguna el Ministerio de Justicia ha suscrito junto con la Entidad Pública Empresarial Red.es un Convenio marco de Colaboración para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea», firmado el 17 de mayo de 2006, que contempla, entre otras actuaciones, un proyecto de digitalización y grabación de los libros manuscritos de los Registros Civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, y de los Registros Civiles delegados, a cargo de los Jueces de Paz.
La recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación de la aplicación informática INFOREG, que constan en los tradicionales libros manuscritos, se ha de realizar progresivamente en el calendario contemplado en el Convenio marco antes citado y debe abarcar todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunciones y tutelas y demás representaciones legales practicadas en los Registros Civiles municipales, tanto principales como delegados, desde 1950. Esta recuperación informática consiste en la digitalización de las páginas de los libros registrales, consistente en su escaneo e indexación, y en la grabación informática básica de los datos de los asientos registrales que permitan la búsqueda y consulta de la página y tomo digitalizado en que se encuentren.
A fin de permitir la ejecución práctica de la recuperación informática de los archivos integrados por los tradicionales libros manuscritos de los Registros Civiles anteriores a su informatización, se hace preciso aprobar las modificaciones de la aplicación informática actualmente utilizada en los Registros Civiles de España, dotar de cobertura normativa y definir los procedimientos y características esenciales del proceso de digitalización de los libros registrales manuscritos, así como adaptar las reglas por las que se rige la organización y llevanza de los libros que forman el archivo de los Registros Civiles informatizados a las necesidades impuestas por el proceso de informatización, y a las exigencias que se derivan de instrumentos internacionales como el Convenio n.º 31 de la Comisión Internacional del Estado Civil relativo a la Comunicación Internacional por vía electrónica, hecho en Atenas el 17 de septiembre de 2001.
A este objetivo prioritario se encamina la presente Orden ministerial que responde a la necesidad de dotar de un nuevo impulso a la informatización de los Registros Civiles en coherencia con los nuevos hitos que han hecho de las Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación una prioridad para el Gobierno, en el contexto de la Unión Europea, como el Plan Avanza aprobado por el Consejo de Ministros de 4 de noviembre de 2005, que, a su vez se enmarca en los ejes estratégicos del Programa Nacional de Reformas diseñado por el Gobierno para cumplir con la Estrategia de Lisboa, y que pretende entre otros objetivos impulsar la puesta a disposición de nuevos servicios públicos en línea más accesibles y eficientes.
En su virtud, previo informe de la Agencia Española de Protección de Datos y de la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Justicia, dispongo:
Artículo 1. Objeto.
Esta Orden tiene por objeto impulsar la informatización de los Registros Civiles y para ello:
Se aprueba la versión de la aplicación informática INFOREG (4.0) de los Registros Civiles.
Se crea el Libro Complementario de Inscripciones Marginales que existirá respecto de las Secciones primera o «De nacimientos y general», segunda o «De matrimonios», tercera o «De defunciones» y cuarta o «De tutelas y representaciones legales».
Se regula el proceso de recuperación digital de los archivos manuscritos anteriores a la informatización de los Registros así como la gestión de las incidencias relativas a este proceso.
Se modifican las reglas por las que se rige la organización y llevanza de los libros que forman el archivo de los Registros Civiles Informatizados.
Se regula la posibilidad de la gestión informática de los expedientes tramitados en los Registros Civiles.
Artículo 2. Aprobación de la versión 4.0 de la aplicación informática de los Registros Civiles. Nuevas funcionalidades del sistema.
1.Queda aprobada la nueva versión de la aplicación para los Registros Civiles informatizados de España elaborada por el Ministerio de Justicia, bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que será identificada con la denominación de «INFOREG» (versión 4.0), cuyas características técnicas se especifican en el anexo I de esta Orden.
El aplicativo informático INFOREG (versión 4.0), además de cumplir todas las funcionalidades prestadas por las versiones anteriores, incorporará las siguientes:
Lengua de redacción de los asientos: permitir el cumplimiento de lo dispuesto en el párrafo final del artículo 23 de la Ley del Registro Civil, facilitando que los asientos registrales puedan redactarse en lengua castellana o en la lengua oficial propia de la Comunidad Autónoma en que radique el Registro Civil en los casos en que así proceda de acuerdo con la legislación vigente;
Firma electrónica: se incorporarán los equipos y programas necesarios a fin de permitir a los Encargados, Secretarios y demás funcionarios adscritos al Registro Civil, con funciones de firma de asientos o certificaciones, el uso de firma electrónica reconocida, en los términos establecidos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica satisfaciendo las características de autenticación, confidencialidad, integridad, no repudio y sellado de tiempo.
Se habilita a la Dirección General de los Registros y del Notariado para determinar los grupos de usuarios que serán autorizados para el uso de la firma electrónica de entre los antes citados, momento en que tal autorización deba ser efectiva y relación de actuaciones y comunicaciones que podrán realizarse mediante el empleo de la firma electrónica, entre las que podrá figurar la remisión de partes y duplicados de inscripciones entre los Registros Civiles Consulares y el Registro Civil Central, y entre los Registros Civiles Municipales y el Central, respectivamente, en los términos establecidos en el artículo 18 de la Ley del Registro Civil, en su redacción dada por la Ley 24/2005, de 18 de noviembre, de Reformas para el Impulso de la Productividad, así como los partes comunicando la inscripción de un matrimonio, tutela o defunción para la extensión de la correspondiente nota en la inscripción de nacimiento, conforme a lo previsto en los artículos 39 de la Ley del Registro Civil y 159 de su Reglamento.
Asientos digitalizados: integración de las imágenes de los asientos obrantes en los libros digitalizados y de los datos grabados procedentes de tales asientos en la aplicación informática de forma operativa, permitiendo cumplir todas las funcionalidades propias de la misma.
Artículo 3. Depósito de códigos fuente, administración del sistema y protección de datos.
1.Los códigos fuente de la nueva versión 4.0 de la aplicación informática «INFOREG» deberán permanecer depositados, bajo la indicada denominación, en la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, adscrita a la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia de este Departamento, a quien corresponde su custodia y conservación.
Igualmente corresponde a la citada Subdirección General la responsabilidad de la realización de las tareas necesarias de administración del sistema que garanticen el correcto funcionamiento, la custodia y la seguridad del mismo.
Lo establecido en la presente Orden ministerial se aplicará en todo caso de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.
Artículo 4. Modificación de la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados.
La Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados, se modifica en los siguientes términos:
Dos. Se modifica el apartado 3 y se introduce un nuevo apartado 4 en el artículo 4 con la siguiente redacción:
Artículo 5. Modificación de la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 sobre informatización de los Registros civiles.
La Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 sobre informatización de los Registros Civiles, se modifica en los siguientes términos:
Uno. El apartado 1 del artículo 5 queda redactado del siguiente modo:
Dos. El artículo 6 queda redactado del siguiente modo:
Artículo 6. Creación del Libro Complementario de Inscripciones Marginales.
1.Se crea el «Libro Complementario de Inscripciones Marginales» respecto de las Secciones primera o «De nacimientos y general», segunda o «De matrimonios», tercera o «De defunciones» y cuarta o «De tutelas y representaciones legales», debiendo existir en todo momento uno abierto por cada una de las citadas Secciones de cada Registro Civil, con una numeración seriada y diferenciada por Secciones.
El objeto de dichos Libros es el de permitir la extensión en los mismos de las sucesivas inscripciones, anotaciones y notas marginales que se hayan de practicar en relación con los hechos o actos relativos al estado civil de las personas cuya inscripción principal, con la que esté relacionada por conexión conforme al artículo 46 de la Ley del Registro Civil, conste extendida en libros registrales manuscritos abiertos con anterioridad a la informatización del correspondiente Registro Civil y que hayan sido objeto del proceso de digitalización a que se refiere el artículo 7 de esta Orden ministerial.
Los libros a que se refiere el presente artículo se encuentran sujetos a la regla de unidad documental respecto de los libros ordinarios de las Secciones primera, segunda, tercera y cuarta de cada Registro a que respectivamente complementan, de forma que, a fin de salvaguardar este principio, antes de practicarse en cada una de sus hojas la primera inscripción, anotación o nota marginal se consignará referencia al tomo, página, Sección y, en su caso, Distrito de procedencia en que conste practicada la correlativa inscripción principal a la que se encuentre vinculada por identidad de la persona o matrimonio a que se refiera, formando conjuntamente un único folio registral o registro particular de cada persona o vínculo matrimonial.
Una vez extendida en el anverso de cada hoja la primera inscripción, anotación o nota marginal, los sucesivos asientos se extenderán correlativamente por su orden cronológico, irán identificados individualmente por una letra del alfabeto en orden sucesivo y encabezados por la indicación de su respectiva naturaleza de «inscripción marginal», «anotación marginal» o «nota marginal», las cuales, en su caso, se relacionarán entre sí mediante las oportunas notas de referencia, que se extenderán en el tercio izquierdo de la página. En cada una de las hojas de estos libros no podrán consignarse más asientos que los relacionados directamente con una misma y única inscripción principal, esto es, relativos a una misma persona o matrimonio y respetando las reglas sobre distribución por Secciones registrales.
Se utilizarán con este carácter de Libros Complementarios de Inscripciones Marginales los libros de hojas móviles ordinarios regulados en el apartado 4 del artículo 3 de la Orden de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados. Dichos Libros quedan identificados por la impresión mediante el aplicativo INFOREG de la letra «M» en cada una de las hojas en las que se procedan a extender inscripciones, anotaciones o notas marginales.
Además, cada libro contendrá una hoja de apertura y otra de cierre, con el único literal «Diligencia de Apertura-Libro Complementario de Inscripciones Marginales» y «Diligencia de Cierre-Libro Complementario de Inscripciones Marginales», respectivamente, que se ajustarán a los modelos que figuran en el anexo III de esta Orden ministerial.
La redacción de los asientos en los Libros Complementarios de Inscripciones Marginales se realizará sujetándose a los modelos oficiales aprobados en cada momento, y se extenderán de forma que, tanto en el anverso como en el reverso de cada una de las hojas, el espacio del tercio izquierdo se utilizará tan sólo para consignar notas de referencia, utilizando el espacio central para la extensión correlativa, por el orden de sus respectivas fechas, de los demás asientos cualquiera sea su tipología y naturaleza.
En todo lo referido a foliado, sellado, visado, apertura, cierre, composición, tamaño y formato de los libros complementarios de inscripciones marginales se regirán por las demás reglas vigentes relativas a los libros de los Registros Civiles informatizados.
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