Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales

Téngase en cuenta que la presente Norma Técnica se sustituye por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (SICRES4), según establece el apartado primero de la Resolución de 22 de julio de 2021. Ref. BOE-A-2021-13749#pr-2

No obstante se dispondrá de un año, desde el 10 de agosto de 2021, para la adaptación de la anterior, según determina el apartado segundo de la citada Resolución. Durante ese período, ambas versiones estarán vigentes

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Su finalidad es la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica establece, en su disposición adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como: documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, copiado auténtico y conversión, política de firma, estándares, intermediación de datos, modelos de datos, gestión de documentos electrónicos, conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaración de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas y con el ciudadano. Estas Normas Técnicas de Interoperabilidad se desarrollarán y perfeccionarán a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administración Electrónica, de las infraestructuras que los apoyan y de la evolución tecnológica, para dar cumplimiento al mandato del artículo 42.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

En particular, la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales responde a lo recogido en el artículo 24.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, que establece que en el ámbito de la Administración General del Estado se automatizarán las oficinas de registro físicas a fin de garantizar la interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados, lo que ha promovido, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, la elaboración una nueva versión de la norma de intercambio registral, SICRES (Sistema de Información Común de Registros de Entrada y Salida), para normalizar la interoperabilidad entre las distintas oficinas de registro. Asimismo, la norma extiende esta interoperabilidad a los registros electrónicos de las diferentes Administraciones y sus especificaciones se apoyan en el desarrollo del resto de Normas Técnicas de Interoperabilidad previstas en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero y, en particular, en el cumplimiento del artículo 9 del mismo.

La finalidad principal de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales es normalizar el intercambio de asientos registrales entre distintas oficinas de registro (físicas y electrónicas) de documentos de entrada y salida. Para ello, establece las condiciones y características del modelo SICRES, la información mínima necesaria para realizar el intercambio de un asiento registral, así como la estructura de dicha información y los requisitos tecnológicos mínimos que deben cumplirse durante el intercambio.

La presente norma técnica se ha elaborado con la participación de todas las Administraciones públicas a las que les es de aplicación, ha sido informada favorablemente por la Comisión Permanente del Consejo Superior de Administración Electrónica y propuesta por el Comité Sectorial de Administración Electrónica.

En aplicación de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposición adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, esta Secretaría de Estado resuelve:

Primero.

Se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (SICRES), que figura como anexo y cuyo texto estará igualmente disponible en la página web http://administracionelectronica.gob.es.

Segundo.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (SICRES) que se aprueba mediante la presente Resolución se aplicará desde el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposición Transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Madrid, 19 de julio de 2011.–La Secretaria de Estado para la Función Pública, M.ª Consuelo Rumí Ibáñez.

NORMA TÉCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE MODELO DE DATOS PARA EL INTERCAMBIO DE ASIENTOS ENTRE LAS ENTIDADES REGISTRALES

I. SICRES: Sistema de Información Común de Registros de Entrada y Salida

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en adelante, Ley 30/1992), estableció por primera vez la posibilidad de que las Administraciones públicas utilizaran medios electrónicos y telemáticos en su relación con el ciudadano, dentro de este ámbito se incluía inicialmente la integración informática de los registros generales con los restantes registros administrativos (artículo 38.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre).

Posteriormente, el legislador amplió las potestades de las Administraciones en este ámbito a través de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, que venía a añadir un nuevo apartado al antedicho artículo 38 por el que se reconocía «la posibilidad de crear registros telemáticos para la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos».

Siguiendo el espíritu de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, el Consejo Superior de Informática (en adelante, CSI), actualmente Consejo Superior de Administración Electrónica según el Real decreto 589/2005, (en adelante, CSAE), definió en 1995 por primera vez, el estándar SICRES versión 1.0 (Sistemas de Información Común de Registros de Entrada y Salida) por el que se fijaban los criterios que debían cumplir todos los sistemas de Registro que se implantaran en la Administración, versión que fue actualizada en 1999 por el CSI a través de la norma SICRES versión 2.0.

En definitiva, con la definición de SICRES se perseguía lograr una tramitación más eficaz de los expedientes a través de un Registro Central interconectado con las distintas oficinas registrales y garantizar los derechos que la citada Ley 30/1992 reconocía.

La norma SICRES 2.0 fue publicada en 1999 por el antiguo CSI y sus principales características son:

i. Compatible con UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).

ii. Fichero plano para el intercambio. Guía de formato EDIFACT, correo y XML.

iii. Transporte asíncrono y SMTP.

iv. Tratamiento de errores (de comunicación y gestión).

La especificación completa de SICRES 2.0 puede consultarse en la página web del Consejo Superior de Administración Electrónica.

II. Objetivo y alcance de esta Norma Técnica de Interoperabilidad

El objetivo de la Norma Técnica de Interoperabilidad (en adelante, NTI) de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales es definir las condiciones y características para la interconexión de registros de las Administraciones públicas, y, por tanto, el intercambio de información entre estas.

Para ello, esta NTI contiene la especificación SICRES 3.0, evolución de su antecesora SICRES 2.0, aprobada por la Comisión Permanente del CSAE en su sesión 55a de 26 de enero de 2010 y por el Comité Sectorial de Administración Electrónica de 6 de abril de 2010.

Su contenido abarca los siguientes puntos:

i. Definición y características principales de SICRES 3.0.

ii. Esquema de datos y formatos para los ficheros intercambiados.

iii. Mecanismos de control y gestión de errores a aplicar en el proceso.

iv. Prestaciones de alto nivel a garantizar por el sistema de intercambio utilizado.

III. Ámbito de aplicación y destinatarios

El contenido de esta NTI es de aplicación para todos los órganos de la Administración pública o Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquella (en adelante, organizaciones) que participan en el intercambio de asientos registrales, ya sea para la prestación de servicios directos a los ciudadanos, como de cara al intercambio de información con otros órganos.

Dentro del ámbito de aplicación definido, los destinatarios del contenido de esta norma son los siguientes:

i. Responsables de sedes electrónicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de interoperabilidad de las mismas y, concretamente, de sus registros electrónicos.

ii. Responsables y administradores de aplicaciones, redes y servicios corporativos de cualquier órgano.

IV. Modelo de datos para el intercambio de asientos entre Entidades Registrales

IV.1 Definición y características generales de SICRES 3.0

SICRES 3.0 constituye el modelo de datos para el intercambio de asientos entre Entidades Registrales. Esta versión de SICRES, alineada con la filosofía de sus predecesoras, tiene como finalidad contribuir a garantizar la interconexión entre organizaciones, permitiendo así un servicio de mayor calidad a los ciudadanos tal y como marca la Ley 11/2007, de 22 de junio, y su normativa de desarrollo.

Las principales características de SICRES 3.0 que la diferencian de sus versiones anteriores son:

i. Optimización del modelo para agrupar funcionalidades comunes y evitar redundancias. El modelo de intercambio de SICRES 3.0 se basa en una reestructuración de los ámbitos o segmentos funcionales, acompañada de la definición de nuevos campos que amplían la funcionalidad del sistema.

ii. Orientación a arquitecturas de intermediación. La norma SICRES 3.0 es independiente de la tecnología de intermediación utilizada para realizar el intercambio registral.

iii. Incorporación de ficheros adjuntos a los intercambios.

iv. Mejora en los mecanismos de control del intercambio, como es la garantía de unicidad de la operación de intercambio a través de un identificador único.

El modelo conceptual de espacio de intercambio bajo SICRES 3.0 aparece en la siguiente figura:

Según este esquema, el espacio de intercambio engloba todo el proceso de intercambio desde la Unidad de Tramitación Origen hasta la Unidad Tramitación destino proporcionando un contexto único a cada uno de los intercambios. Dentro de este espacio, destacan los siguientes elementos:

i. Unidades de Tramitación de Origen y Destino. Unidades de cada organización responsables de la tramitación del registro y, respectivamente, de enviar y recibir la información objeto de intercambio. La identificación de ambas unidades es única a través del Directorio Común que se indica en el apartado 0 de esta norma.

ii. Entidad Registral de Origen y destino. Entendidas como la unidad administrativa u órgano que se encarga de inscribir los asientos de entrada y salida de documentos en el Registro oficial de la organización a la que pertenece. Son responsables respectivamente del envío y recepción del mensaje de datos de intercambio (a través de las aplicaciones de registro), pero solo a nivel técnico o de comunicación sin implicación en la tramitación de los documentos. La identificación de las Entidades Registrales también es única a través del Directorio Común que se indica en el apartado VI.4 de esta norma.

iii. Mensaje de datos de intercambio1. Es la unidad de datos o fichero principal del intercambio. Es creado y emitido por la Entidad Registral de Origen y alberga, además de campos para el control e identificación, la información del asiento registral y los documentos correspondientes adjuntos. Su estructura y formato se definen en el apartado IV.2 de esta norma.

1 Entidad «Fichero de intercambio» en versiones anteriores de SICRES.

iv. Mensajes de control. Son emitidos por la Entidad Registral destino o por el propio sistema de intercambio y proporcionan información de estado para la gestión de la operación de intercambio. Su estructura y formato se definen en el apartado IV.3 de esta norma.

v. Sistema de intercambio. Proporciona la gestión del intercambio y la comunicación directa con las Entidades Registrales Origen y destino. Sus funciones y requisitos técnicos deben cumplir lo establecido en el apartado VI de esta norma.

vi. Plataforma de intercambio. Comprende el Sistema de intercambio y las Entidades Registrales de Origen y de destino.

El proceso de intercambio inicia y finaliza en la Entidad Registral de Origen, punto de contacto con el ciudadano o Unidad de Tramitación que origina la creación del asiento registral.

El inicio viene marcado por la generación del mensaje de datos de intercambio en la Entidad Registral Origen conteniendo la información del asiento. A través del sistema de intercambio, este mensaje es recibido en la Entidad Registral destino, que, si procede, confirma la recepción correcta al Origen a través del mensaje de control correspondiente.

Los intercambios disfrutan de un contexto único dentro del espacio SICRES mediante la asignación de un identificador del intercambio único a cada proceso de transacción que es generado por la aplicación de registro de la Entidad Registral de Origen y acompaña tanto al mensaje de datos de intercambio como a los mensajes de control relacionados. La generación del identificador del intercambio se detalla en el apartado VII.1 de esta NTI.

IV.2 Estructura y contenido del mensaje de datos de intercambio

El mensaje de datos de intercambio de SICRES 3.0 es el mensaje o contenedor XML que alberga la información objeto del intercambio. Su codificación se especifica en el apartado VII.2 de esta norma.

Este mensaje está compuesto por los 7 segmentos que aparecen en la figura y cuya descripción funcional se desarrolla a continuación.

Tabla 1. Datos de Origen (o Remitente)

2 Corresponde con la fecha y hora de presentación por parte del ciudadano.

Tabla 2. Datos de destino

Tabla 3. Datos de interesado

Este segmento comprende los datos que identifican al Interesado y su Representante en la entidad mensaje de datos de intercambio. Este segmento se puede declarar de forma múltiple.

Los campos relacionados con canales de comunicación permiten la introducción por separado de distintas vías de notificación para el interesado y el representante. La obligatoriedad de cumplimentar estos campos depende de las siguientes condiciones:

i. Existencia de un canal de notificación (para el Interesado o para el Representante).

ii. Obligación de cierta información acerca del canal preferente para la notificación:

Tabla 4. Datos de Asunto

Este segmento comprende los datos relativos a los documentos electrónicos que, adicionalmente, pueden formar parte del intercambio a través del mensaje de datos de intercambio.

Tal y como se ha indicado, SICRES 3.0 permite la inclusión de documentos adjuntos o anexos que pueden integrarse directamente en el Mensaje de datos de intercambio o, si fuese necesario, pueden ser intercambiados de manera independiente.

Si los documentos anexos se intercambian embebidos en el Mensaje de datos de intercambio, su contenido se incluye en el segmento «de Anexo» codificado en base64 tal y como se indica a continuación.

Si el documento se intercambia de manera independiente, el fichero debe utilizar la nomenclatura que se indica en el apartado VII.2 para este tipo de mensajes.

Este segmento es opcional y puede declararse de forma múltiple.

Tabla 5. Datos de Anexo

3 Permite indicar la validez del documento anexado. La validez del documento es la categoría de autenticidad y validez jurídica del documento adjunto durante el proceso de intercambio

4 El tipo de copia puede tener que adaptarse conforme a los esquemas de valores de la NTI de Documento electrónico una vez aprobada.

5 El tipo del documento es la categoría en cuanto a la forma que toma el documento adjunto durante el proceso de intercambio

Tabla 6. Datos de Internos y Control

Las consideraciones a tener en cuenta para asignar valor al campo «Documentación física y/o soportes» son:

i. Acompaña documentación física (u otros soportes) requerida («1»). Indica que el mensaje de datos de intercambio debe ser tratado junto con documentación física (u otros soportes) necesaria para su trámite. Por tanto, no se puede aceptar y reenviar (si aplica) el fichero de intercambio hasta que toda la documentación física requerida haya sido recibida en la Entidad Registral de destino. Tampoco se puede dar número de registro oficial a la entrada, dándole temporalmente el tratamiento de «pre-asiento», hasta disponer de la documentación física requerida.