LegalizeOrden HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Electrónico Común
Norma derogada, con efectos de 12 de diciembre de 2021, por la disposición derogatoria única de la Orden PCM/1382/2021, de 9 de diciembre de 2021. Ref. BOE-A-2021-20477#dd
El artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establece que las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones y señala que los registros podrán admitir documentos normalizados que se cumplimenten de acuerdo con formatos preestablecidos, o bien cualquier solicitud escrito o comunicación distinta de los anteriores. Dicho precepto establece que, en cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a dicha Administración Pública. Asimismo, para un mejor servicio a los ciudadanos prevé que las Administraciones Públicas, mediante Convenios de colaboración, puedan habilitar a sus registros para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administración.
Para dar cumplimiento a estas previsiones legales, el artículo 31 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la citada Ley 11/2007, de 22 de junio, establece la creación, naturaleza y funcionamiento del Registro Electrónico Común con el fin de permitir la presentación electrónica de escritos, solicitudes y comunicaciones dirigidas a la Administración General del Estado y a sus Organismos públicos. Conforme a lo previsto en el citado artículo 31, los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro Electrónico Común se establecerán mediante orden del Ministro de la Presidencia. De esta forma la Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre, procedió a dar cumplimiento al referido mandato, determinando la regulación del referido Registro Electrónico Común.
Por su parte, la Orden TAP/1955/2011, de 5 de julio, por la que se crea y regula el registro electrónico del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública y por la que se modifica la Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre, por la que se regula el Registro Electrónico Común, abre la posibilidad de que éste actúe como registro específico de los procedimientos de inscripción y pago de tasas de los procesos selectivos que impliquen a varios Departamentos u Organismos.
No obstante, la nueva estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas establecida por el Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, hace preciso adecuar la regulación en materia de Registro Electrónico Común a los cambios organizativos producidos. Asimismo, la actualización de la regulación del Registro Electrónico Común responde a lo establecido en los Esquemas Nacionales de Seguridad y de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, aprobados por los Reales Decretos 3/2010 y 4/2010, de 8 de enero, y en particular, en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de Asientos entre las Entidades Registrales, aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, que sienta las bases para la interconexión de registros entre las Administraciones Públicas y su interconexión con el Registro Electrónico Común, objeto de la disposición adicional segunda de esta nueva regulación.
De acuerdo con lo señalado anteriormente, se considera necesario, a efectos de una mayor seguridad jurídica, refundir en una sola orden la regulación existente sobre el Registro Electrónico Común.
Para la creación de un fichero, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en su artículo 20, así como el artículo 52 del Reglamento de desarrollado de dicha ley, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, establece que solo podrá hacerse por disposición de carácter general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o Diario oficial correspondiente.
La presente orden ha sido sometida al previo informe de la Agencia Española de Protección de Datos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 37, párrafo h), de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.
En uso de la atribución que me ha sido conferida en el artículo 31.5 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, dispongo:
Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.
La presente orden tiene por objeto la regulación de los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro Electrónico Común, creado por el artículo 31 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
De conformidad con lo previsto en el artículo 31.3 del citado Real Decreto, el Registro Electrónico Común posibilitará la presentación de cualesquiera solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración General del Estado y a sus Organismos públicos, y está habilitado para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, presentados al amparo del artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
En todo caso, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31.4 de dicho real decreto, el Registro Electrónico Común informará al ciudadano y le redirigirá, cuando proceda, a los registros competentes para la recepción de aquellos documentos que dispongan de aplicaciones específicas para su tratamiento.
El ámbito del Registro Electrónico Común es la Administración General del Estado y los Organismos Públicos adscritos o dependientes de la misma.
Artículo 2. Órganos competentes.
El Registro Electrónico Común será gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, a través de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica. Corresponde a la Secretaria de Estado de Administraciones Públicas, la modificación del formulario electrónico de propósito general para la presentación en el Registro Electrónico Común de los escritos a los que se refiere el artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, que se incluye en el anexo I de la presente orden, así como la aprobación de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la presentación de los escritos en dicho Registro.
De acuerdo con lo previsto en los artículos 9 y 31.4 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, los Departamentos ministeriales y Organismos públicos participarán en la gestión del Registro Electrónico Común, y serán responsables de mantener actualizada la información que éste proporcione sobre servicios, procedimientos y trámites que cuentan con aplicaciones específicas y formularios normalizados en los Registros de su competencia.
Asimismo, serán responsables del acceso al Registro Electrónico Común y el traslado, en su caso, al registro competente para su tramitación de los escritos recibidos en el Registro Electrónico Común que tengan como destinatario al Ministerio u Organismo de que se trate.
Artículo 3. Inscripción en procesos selectivos.
El Registro Electrónico Común actuará como registro específico para la inscripción y pago de la correspondiente tasa en las convocatorias de procesos selectivos en relación con el ingreso en Cuerpos o Escalas de personal funcionario o en plazas de personal laboral adscritos a la Administración General del Estado y sus Organismos públicos vinculados o dependientes, así como para la aportación de documentación adicional, cuyos formularios de inscripción figuren en la dirección electrónica de acceso al registro, para las que exista un Acuerdo de encomienda de gestión entre el órgano convocante y el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas por el cual se encomiende a este último la gestión de la inscripción y pago por vía telemática.
El formulario específico a utilizar para la presentación de solicitudes respecto a la inscripción en procesos selectivos, se recoge en el anexo II de la presente orden y estará disponible en su sede electrónica.
Artículo 4. Registro Electrónico de Apoderamientos.
El Registro Electrónico Común actuará como registro específico para la inscripción en el Registro Electrónico de Apoderamientos, así como para la aportación de documentación adicional en dicho registro, cuyos formularios de inscripción fueron publicados en la Orden HAP/1637/2012, de 5 de julio, por la que se regula el Registro Electrónico de Apoderamientos.
Artículo 5. Acceso al Registro Electrónico Común.
El acceso al Registro Electrónico Común estará disponible en la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado, regulado por el artículo 9 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
La sede electrónica del Punto de Acceso General contendrá la información que facilite a los interesados la utilización de los procedimientos de identificación y firma electrónica admitidos, o el enlace con la dirección en que dicha información se contenga. Asimismo, incluirá información detallada sobre la utilización, validación y conservación de los ficheros de acuse de recibo, entregados como consecuencia de la presentación de cualquier tipo de documento ante el Registro Electrónico Común.
La sede electrónica incluirá una relación de los documentos electrónicos normalizados correspondientes a los Departamentos ministeriales y Organismos públicos, y un enlace con la sede electrónica a través de la cual debe realizarse la presentación de dichos escritos ante el registro competente.
En la sede electrónica del Punto de Acceso General estará disponible para su consulta la orden por la que se regula el Registro Electrónico Común.
Artículo 6. Documentos admisibles.
El Registro Electrónico Común admitirá cualquier solicitud, escrito o comunicación, dirigida a la Administración General del Estado o a sus Organismos públicos que, conforme a lo previsto en el artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, no se corresponda con un documento electrónico normalizado que pueda cumplimentarse de acuerdo con formatos preestablecidos en su formulario correspondiente.
El formulario de propósito general a utilizar para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones en el Registro Electrónico Común se recoge en el anexo I de la presente orden y estará disponible en su sede electrónica.
El Registro Electrónico Común admitirá asimismo documentación complementaria al escrito de iniciación mediante documentos electrónicos, incluyendo copias digitalizadas, conforme a los requisitos, condiciones y exigencias del artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. De acuerdo con los instrumentos informáticos y vías de comunicación disponibles, podrá limitarse la extensión máxima de los documentos complementarios a presentar en una sola sesión.
La aportación de la documentación complementaria que se realice en el Registro Electrónico Común en un momento posterior, ya sea por las razones técnicas aludidas en el párrafo anterior o de otra índole, se llevará a cabo mediante una nueva presentación que incluirá, al menos, la referencia al número o código de registro individualizado al que se refiere el artículo 8.1 de esta orden, del escrito de iniciación, o la información que permita identificarlo.
Cuando requiriéndose la presentación de una solicitud, escrito o comunicación mediante la utilización de documentos normalizados en el registro competente al efecto, conforme a lo previsto en el artículo 32 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, esta presentación se realice en el Registro Electrónico Común, la misma se admitirá y registrará, si bien el órgano destinatario podrá requerir al ciudadano la subsanación de acuerdo con lo previsto en el artículo 29.3 del citado Real Decreto.
Los documentos admitidos en el Registro Electrónico Común se ajustarán a lo establecido en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como a lo establecido en la Resolución de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, de 3 de octubre de 2012, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares.
La presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a órganos o entidades dependientes de otras Administraciones Públicas se tendrá por no realizada. En tal caso, se comunicará al interesado tal circunstancia, a través del medio elegido por éste en el momento de la presentación del escrito y se le informará sobre el sitio electrónico donde puede encontrar la referencia de los registros y lugares habilitados para la presentación conforme a las normas en vigor.
Todo ello se entiende sin perjuicio de lo previsto en la disposición adicional primera de la presente orden, que prevé que el Registro Electrónico Común, a través de los correspondientes Convenios, pueda ser habilitado para la remisión, recepción e intercambio de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otras Administraciones Públicas.
Artículo 7. Acreditación de la identidad.
Los documentos electrónicos podrán ser presentados ante el Registro Electrónico Común por los interesados, o por sus representantes cuando estén operativos los sistemas informáticos para la comprobación y validación de la representación a través de:
El régimen de representación habilitada regulado por el artículo 23 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y los artículos 13 y 14 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
Su acreditación ante el Registro electrónico de apoderamientos, en los términos previstos en la Orden HAP/1637/2012, de 5 de julio, por la que se regula aquel.
El firmante del documento podrá acreditar su identidad ante el Registro Electrónico Común mediante los sistemas de firma electrónica incorporados al documento nacional de identidad o mediante sistemas de firma electrónica avanzada a los que se refiere el artículo 13.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, o a través de funcionarios públicos habilitados, mediante el procedimiento previsto en el artículo 22 de dicha Ley.
El Registro Electrónico Común permitirá la utilización de todos los certificados respecto a los que se acuerde la admisión general en el ámbito de la Administración General del Estado.
Artículo 8. Acuse de recibo.
El Registro Electrónico Común emitirá automáticamente por el mismo medio un recibo electrónico firmado mediante alguno de los sistemas de firma previstos en el artículo 18 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, con el siguiente contenido:
El número o código de registro individualizado.
La fecha y hora de presentación.
La copia autenticada del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.
En su caso, la enumeración y denominación de los documentos adjuntos al formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos.
En el caso de la inscripción en los procesos selectivos a que se refiere el artículo 3, información del plazo máximo establecido normativamente para la resolución y notificación del procedimiento, así como de los efectos que pueda producir el silencio administrativo, cuando sea automáticamente determinable.
El acuse de recibo indicará que el mismo no prejuzga la admisión definitiva del escrito cuando concurra alguna de las causas de rechazo contenidas en el artículo 29.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
Artículo 9. Presentación de documentos. Fecha y hora oficial. Cómputo de plazos.
El Registro Electrónico Común permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones de mantenimiento técnico u operativo contempladas en el artículo 30.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que se anunciarán con la antelación que resulte posible en la sede electrónica del Registro Electrónico Común.
Cuando por tratarse de interrupciones no planificadas que impidan la presentación de escritos no resulte posible realizar su anuncio con antelación, se actuará conforme a lo establecido en el artículo 30.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, a cuyo efecto, siempre que una norma legal no lo impida expresamente, se dispondrá por el tiempo imprescindible la prórroga de los plazos de inminente vencimiento, de lo que se dejará constancia en la sede electrónica.
Conforme a lo establecido en el artículo 26.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, la fecha y hora a computar en las anotaciones del Registro Electrónico Común será la oficial de la sede electrónica de acceso, debiendo adoptarse las medidas precisas para asegurar su integridad.
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