LegalizeOrden JUS/1197/2017, de 27 de noviembre, por la que se modifica la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos
El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la creación, modificación o supresión de ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.
Por su parte, el artículo 53.1 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, determina que cuando la disposición se refiera a los órganos de la Administración General del Estado o a las entidades u organismos vinculados o dependientes de la misma, la creación, modificación o supresión de los ficheros adoptará la forma de orden ministerial o resolución de la entidad y organismo correspondiente.
En el ámbito del Ministerio de Justicia esta regulación se abordó mediante la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos. Tras ella, se han dictado otras Órdenes modificativas de la anterior, destinadas a crear, modificar o suprimir ficheros de este tipo. No obstante y dadas las nuevas situaciones y necesidades que han ido surgiendo en el tiempo trascurrido desde su aprobación, se hace preciso dictar una nueva Orden ministerial que cree nuevos ficheros adecuados a las mismas. Junto a ello, se deben ajustar a las actuales circunstancias algunos de los ficheros creados mediante la citada Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos.
En cuanto a los nuevos ficheros, el artículo 18 del Real Decreto 594/2015, de 3 de julio, por el que se regula el Registro de Entidades Religiosas, establece la obligación para las entidades religiosas inscritas de anotar a aquellos de sus ministros de culto que estén habilitados para realizar actos religiosos con efectos civiles. Y como estos ministros de culto no tienen que comunicar de manera pública y notoria su creencia religiosa, se hace preciso crear un fichero que requiera la aplicación de diferentes medidas de seguridad de las previstas para el fichero del Registro de Entidades Religiosas. Por ello se propone la creación del fichero 154.
Por otro lado, el Reglamento (UE) n.º 655/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 15 de mayo de 2014, «por el que se establece el procedimiento relativo a la orden europea de retención de cuentas a fin de simplificar el cobro transfronterizo de deudas en materia civil y mercantil», crea un procedimiento que va a permitir a un acreedor obtener una orden europea de retención de cuentas para evitar que el deudor transfiera o retire los fondos que posea en una cuenta de un Estado miembro, hasta la cuantía especificada en la orden y siempre que se trate de deudas transfronterizas. A tal efecto, el citado Reglamento establece en su artículo 14 la obligación para los Estados miembros de identificar una autoridad que será la competente para, previa solicitud de un órgano jurisdiccional de otro Estado miembro de la Unión Europea, obtener la información sobre las cuentas del deudor y remitírselas al mismo órgano jurisdiccional, que ordenará la oportuna retención de la cuenta. La competencia para obtener información de cuentas y remitírselas, en su caso, al órgano jurisdiccional requirente, genera la necesidad de creación de ficheros con datos de carácter personal, que por su carácter van a necesitar de una protección, lo que origina la propuesta contenida en el fichero 155.
Sobre la propuesta de creación del fichero 156 «Archivo Electrónico de Apoderamientos Apud Acta», hay que señalar que la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, en el apartado II de su preámbulo, abre la posibilidad de otorgar un apoderamiento «apud acta» mediante comparecencia electrónica y establece la creación de un archivo electrónico de apoderamientos «apud acta» cuyo objetivo es acreditar tales apoderamientos en el ámbito de la Administración de Justicia.
La creación del fichero 157 obedece a la necesidad de garantizar el anonimato del personal de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos, si bien con la posibilidad de identificación, en las actuaciones procesales del ámbito penal que lo requieran, en condiciones similares a otros Cuerpos de la Administración. Ello hace preciso dotar a este personal de un número de identidad profesional y un seudónimo, que son los datos que se recogen en el fichero cuya creación se propone.
Por último, con el fichero 158 «Cita Previa en el Ministerio de Justicia» se pretende permitir la incorporación de este servicio en el ámbito del Departamento, a efectos de optimizar los tiempos medios de espera de los interesados.
En lo que se refiere a las modificaciones, el fichero 78 «Directorio de usuarios internos. LDAP», debe ser modificado para incorporar a todas las personas cuyos datos son incorporados a dicho Directorio y no sólo funcionarios, además de proponer la adecuación de la estructura básica del fichero a los datos de estructura manejados por la Agencia. En este fichero también se propone una modificación en el nivel de medidas de seguridad aplicables pasando a básico ya que los datos que constituyen la estructura del fichero pertenecen a dicho nivel.
Del mismo modo se proponen algunos cambios al fichero 79 «Registro de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento RESEVI» para cambiar la denominación «Pólizas» por «Contratos» y para añadir información adicional sobre datos recogidos.
Respecto al fichero 83 «Registro de Entidades Religiosas», se ha adaptado a lo dispuesto en el Real Decreto 594/2015, de 3 de julio, por el que se regula el Registro de Entidades Religiosas, y se ha modificado el nivel de seguridad de alto a básico.
Finalmente, en cuanto a los ficheros 33, 34, 35, 36, 37, 58, 129, 130, 131, 132, 149, 150 y 151, de los que es responsable la Mutualidad General Judicial, se ha modificado la identificación del órgano responsable y, en algunos de ellos, del órgano ante el que se pueden ejercitar derechos. Adicionalmente, en los ficheros 34, 35, 36, 130 y 149 se ha adecuado la legislación aplicable a la que se encuentra vigente en la actualidad, en lo que se refiere a la cesión de datos que se prevé. En los ficheros 35 y 37 se ha modificado, también, el procedimiento de recogida de la información y en el 129, se ha modificado el apartado de personas o colectivos afectados.
En la tramitación de esta orden ha emitido informe la Agencia Española de Protección de Datos y la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia.
En su virtud y de conformidad con el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, dispongo:
Artículo 1. Creación de ficheros.
Se crean nuevos ficheros automatizados de datos de carácter personal que se incorporan a los existentes en el Ministerio de Justicia, con los números 154, 155, 156, 157 y 158 en los términos previstos en el anexo I.
Artículo 2. Modificación de ficheros.
Se modifican los ficheros automatizados de datos de carácter personal del Ministerio de Justicia, con los números 33, 34, 35, 36, 37, 58, 78, 79, 83, 129, 130, 131, 132, 149, 150 y 151, quedando en los términos recogidos en el anexo II.
Disposición final única. Entrada en vigor.
Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 27 de noviembre de 2017.–El Ministro de Justicia, Rafael Catalá Polo.
ANEXO I
Ficheros automatizados con datos de carácter personal del Ministerio de Justicia que se crean
Fichero 154
Nombre del fichero: Registro de ministros de culto
Finalidad y usos previstos: Registro de ministros de culto que estén habilitados para realizar actos religiosos con efectos civiles y, potestativamente, los restantes ministros de culto de las entidades religiosas inscritas en el Registro de Entidades Religiosas.
Personas y colectivos afectados: Ministros de culto con residencia legal en España de las entidades religiosas inscritas en el Registro de Entidades Religiosas y representantes legales de las citadas entidades religiosas.
Procedimiento de recogida de datos: Solicitud de anotación, presentada por los representantes legales de la entidad, acompañada de certificación de la Iglesia, Confesión o Comunidad religiosa a que pertenezcan que acredite tal condición, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 18 del Real Decreto 594/2015, de 3 de julio, por el que se regula el Registro de Entidades Religiosas.
Estructura básica del fichero.
4.1 Descripción de los datos incluidos en el mismo:
Datos identificativos de la entidad: Número de inscripción, denominación, dirección según los estatutos y dirección a efectos de notificación, teléfono, correo electrónico y página web.
Datos identificativos de los representantes legales: DNI/NIE, nombre, apellidos, fecha de alta de inscripción del cargo y fecha de cese.
Datos identificativos de los ministros de culto: DNI/NIE, nombre, apellidos, fecha de alta y fecha de baja.
4.2 Sistema de tratamiento de los datos: Sistema de información y tratamiento de los datos mixto (automatizado y en papel).
Cesión de datos que se prevé: A los Encargados de los Registros Civiles.
Órgano administrativo responsable: Ministerio de Justicia, Dirección General de Cooperación Jurídica Internacional y Relaciones con las Confesiones, Subdirección General de Relaciones con las Confesiones.
Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Relaciones con las Confesiones. Calle Los Madrazo, 28, 4.ª planta, 28071 Madrid.
Medidas de seguridad: Nivel alto.
Fichero 155
Nombre del fichero: Información sobre cuentas bancarias a efectos del Reglamento (UE) 655/2014
Finalidad y usos previstos: Identificación de las cuentas bancarias del deudor, previa solicitud de un órgano jurisdiccional de otro Estado miembro de la Unión Europea y posterior remisión al mismo órgano jurisdiccional.
Origen de los datos y personas y colectivos afectados: Deudores en el sentido del Reglamento 655/2014: persona física o jurídica contra la cual un acreedor pretenda obtener, o haya obtenido ya, una orden de retención relacionada con un crédito en materia civil o mercantil.
Procedimiento de recogida de datos: Acceso a la Plataforma de Servicios del Punto Neutro Judicial.
Estructura básica del fichero.
4.1 Descripción de los datos incluidos en el mismo:
Datos relativos al órgano jurisdiccional requirente, origen de la petición de información: Estado miembro, órgano jurisdiccional, titular del órgano y datos de contacto.
Datos identificativos del deudor persona física: Nombre y apellidos, documento nacional de identidad o NIE, pasaporte o tarjeta de identidad en el caso de los extranjeros.
Datos identificativos del deudor persona jurídica: Razón o denominación social y número o código de identificación fiscal.
Datos identificativos de la cuenta bancaria: Banco y número de cuenta.
4.2 Sistema de tratamiento: Sistema de información y tratamiento mixto (automatizado y en papel).
Cesión de datos que se prevé: A órganos jurisdiccionales de otro Estado miembro de la UE, al amparo de lo establecido en el artículo 11.2.a) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Órgano administrativo responsable: Subdirección General de Cooperación Jurídica Internacional. Dirección General de Cooperación Jurídica Internacional y Relaciones con las Confesiones.
Órgano ante el que pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Cooperación Jurídica Internacional. Calle San Bernardo, 62, 28071 Madrid.
Medidas de seguridad: Nivel medio.
Fichero 156
Nombre del fichero: Archivo Electrónico de Apoderamientos Apud Acta
Finalidad y usos previstos: La inscripción de los apoderamientos apud acta otorgados presencial o electrónicamente por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento judicial a favor de representante para que actúe en su nombre ante la Administración de Justicia.
Personas y colectivos afectados: Personas o entidades que deberán operar en virtud de procedimientos judiciales de cualquier jurisdicción, tanto como poderdante como apoderado.
Procedimiento de recogida datos: El apoderamiento apud acta se otorgará mediante comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica judicial utilizando los sistemas de firma electrónica o bien mediante comparecencia personal ante el letrado de cualquier oficina judicial.
Estructura básica del fichero: La información contenida en este Registro deberá comprender los siguientes datos:
Nombre y apellidos o razón social, número de documento nacional de identidad, de identificación fiscal o de documento equivalente del poderdante.
Nombre y apellidos o razón social, número de documento nacional de identidad, de identificación fiscal o de documento equivalente del apoderado.
Fecha de inscripción.
Tipo de poder según las facultades que otorgue.
Fecha de los apoderamientos inscritos, que tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.
En cualquier momento antes de la finalización de dicho plazo el poderdante podrá revocar o prorrogar el poder. Las prórrogas otorgadas por el poderdante al apoderamiento tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.
Los apoderamientos apud acta deberán corresponder a alguna de las siguientes tipologías:
Un poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente en determinadas clases de procedimientos.
Un poder general para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación judicial.
Un poder especial para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en un procedimiento concreto.
Cesión de datos que se prevé: A los órganos judiciales, a través del personal de cada oficina judicial autorizado por el Secretario Judicial, a los efectos de su utilización en los procedimientos y actuaciones de los que están conociendo en el ámbito de sus respectivas competencias, conforme a las disposiciones legales vigentes.
Órgano administrativo responsable: Ministerio de Justicia.
Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Registros Administrativos de Apoyo a la Actividad Judicial. Calle San Bernardo, 19, 28071 Madrid.
Medidas de seguridad: Nivel alto.
Fichero 157
Nombre del fichero: Números de identidad profesional y seudónimos del personal funcionario que presta servicios en la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos
Finalidad y usos previstos: Identificación de los números de identidad profesional y seudónimos correspondientes al personal al servicio de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos.
El número de identidad profesional es un número interno, personal e intransferible, que acredita a su titular como personal al servicio de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos y que será utilizado para su identificación en las actuaciones que realice en el marco de una encomienda de localización, recuperación o gestión de bienes recibida de cualquier órgano judicial o de la fiscalía.
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