Resolución de 22 de julio de 2021, de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) se establece en el artículo 156 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que sustituye al apartado 1 del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Su finalidad es la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia, en el marco, entre otras normas, de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artículo 156 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Su finalidad es la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica establece, en su disposición adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como: documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, copiado auténtico y conversión, política de firma, estándares, intermediación de datos, modelos de datos, gestión de documentos electrónicos, conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaración de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas y con el ciudadano.

En particular, la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales se aprobó mediante Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, para responder a lo recogido en el artículo 24.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, sobre garantía de interconexión de todas oficinas de registro y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados.

Posteriormente, la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y las previsiones recogidas en su artículo 16.4, que establece que los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros, hacen necesario la actualización de esta Norma Técnica de Interoperabilidad.

Así, la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales, que sustituye a la anterior, normaliza los intercambios registrales entre las oficinas de registro para garantizar su interoperabilidad y, como novedad, permite la adecuación de los intercambios a las nuevas necesidades de las oficinas de registro y favorece el avance hacia una tramitación automatizada de la documentación intercambiada.

La presente norma técnica se ha elaborado con la participación de todas las Administraciones públicas a las que les es de aplicación, ha sido informada favorablemente por el Comité de Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y por la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

En aplicación de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposición adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,

Esta Secretaría de Estado resuelve:

Primero.

Se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (SICRES4), que sustituye a la anterior Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (SICRES3) de 2011, y cuyo texto se incluye a continuación.

Segundo.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (SICRES4) que se aprueba mediante la presente Resolución se aplicará desde el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» se dispondrá de un año para la adaptación de la anterior Norma Técnica de Interoperabilidad. Durante ese período, ambas versiones estarán vigentes.

Madrid, 22 de julio de 2021.–La Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, Carmen Artigas Brugal.

NORMA TÉCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE MODELO DE DATOS PARA EL INTERCAMBIO DE ASIENTOS ENTRE LAS ENTIDADES REGISTRALES

I. SICRES: Sistema de Información Común de Registros de Entrada y Salida

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en adelante, Ley 30/1992), estableció por primera vez la posibilidad de que las Administraciones públicas utilizaran medios electrónicos y telemáticos en su relación con el ciudadano. Dentro de este ámbito se incluía inicialmente la integración informática de los registros generales con los restantes registros administrativos (artículo 38.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre).

Posteriormente, el legislador amplió las potestades de las Administraciones en este ámbito a través de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, que venía a añadir un nuevo apartado al ante dicho artículo 38 por el que se reconocía «la posibilidad de crear registros telemáticos para la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos».

Siguiendo el espíritu de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, el Consejo Superior de Informática (en adelante, CSI), en aquel momento Consejo Superior de Administración Electrónica según el Real decreto 589/2005, (en adelante, CSAE), definió en 1995 por primera vez, el estándar SICRES versión 1.0 (Sistemas de Información Común de Registros de Entrada y Salida) por el que se fijaban los criterios que debían cumplir todos los sistemas de Registro que se implantaran en la Administración, versión que fue actualizada en 1999 por el CSI a través de la norma SICRES versión 2.0.

En definitiva, con la definición de SICRES se perseguía lograr una tramitación más eficaz de los expedientes a través de un Registro Central interconectado con las distintas oficinas registrales y garantizar los derechos que la citada Ley 30/1992 reconocía.

Posteriormente, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicio Públicos, volvió a ratificar la regulación de los registros electrónicos administrativos y la interconexión de estos. Así, el artículo 24 de esta ley, estableció que las Administraciones Públicas crearían registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

En 2010, se aprobó el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, el cual es de aplicación a todas las Administraciones Públicas. En el artículo 25 de este Real Decreto, se establece que los registros electrónicos deben regirse por lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, y por tanto también por las Normas Técnicas de Interoperabilidad aprobadas a raíz de este.

Así, se aprobó en 2010, con aplicación a todas las Administraciones Públicas, la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las Entidades Registrales, la cual aprobaba la versión 3 de la norma SICRES. Esta norma SICRES3.0 presentaba las principales diferencias con respecto a sus predecesoras:

i. Orientación a arquitectura de intermediación.

ii. Incorporación de ficheros adjuntos a los intercambios.

iii. Mejora en los mecanismos de control del intercambio.

II. Objetivo y alcance de esta Norma Técnica de Interoperabilidad

El objetivo de la Norma Técnica de Interoperabilidad (en adelante, NTI) de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales es definir las condiciones y características para la interconexión de registros de las Administraciones públicas, y, por tanto, el intercambio de información entre estas.

Para ello, esta NTI contiene la especificación SICRES 4.0, evolución de su antecesora SICRES 3.0,

Su contenido abarca los siguientes puntos:

i. Definición y características principales de SICRES 4.0

ii. Esquema de datos y formatos para los ficheros intercambiados.

iii. Mecanismos de control y gestión de errores a aplicar en el proceso.

iv. Prestaciones de alto nivel a garantizar por el sistema de intercambio utilizado.

III. Ámbito de aplicación y destinatarios

El contenido de esta NTI es de aplicación para todos los órganos de la Administración pública o Entidades de derecho Público vinculadas o dependientes de aquélla (en adelante, organizaciones) que participan en el intercambio de asientos registrales, ya sea para la prestación de servicios directos a los ciudadanos, como de cara al intercambio de información con otros órganos.

Dentro del ámbito de aplicación definido, los destinatarios del contenido de esta norma son los siguientes:

i. Responsables de sedes electrónicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de interoperabilidad de las mismas y, concretamente, de sus registros electrónicos.

ii. Responsables y administradores de aplicaciones, redes y servicios corporativos de cualquier órgano.

IV. Modelo de datos para el intercambio de asientos entre Entidades Registrales

IV.1 Definición y características generales de SICRES 4.0.

SICRES 4.0 constituye el modelo de datos para el intercambio de asientos entre Entidades Registrales. Esta versión de SICRES, alineada con la filosofía de sus predecesoras, tiene como finalidad contribuir a garantizar la interconexión entre organizaciones, permitiendo así, un servicio de mayor calidad a los ciudadanos tal y como marca la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Las principales características de SICRES 4.0 que la diferencian de sus versiones anteriores son:

i. Reordenación, actualización e incorporación de campos. El modelo de intercambio SICRES 4.0 agrupa y reordena los campos de los distintos segmentos para dotarlos de mayor contenido semántico y facilitar su interpretación. Asimismo, se eliminan o actualizan campos obsoletos y se incorporan nuevos campos.

ii. Referenciación de documentos electrónicos. Se sustituye el intercambio de los ficheros de los documentos electrónicos objeto de registro e intercambio, por el intercambio de referencias a tales documentos electrónicos. De este modo, se optimiza el funcionamiento de la Plataforma de Intercambio y se superan limitaciones de la misma.

iii. Metadatado para automatización del tratamiento de los asientos registrales y sus documentos anexos. Se incorporan en el intercambio registral nuevos metadatos destinados a facilitar la automatización del tratamiento de los asientos y los documentos electrónicos. Asimismo, se incorpora la posibilidad de intercambiar otros metadatos no definidos a priori, bien sea para cubrir necesidades futuras, o bien sea para cubrir necesidades particulares de cada organismo.

Durante el período de transición de las aplicaciones de registro de SICRES 3.0 a SICRES 4.0 se garantizará la interoperabilidad entre ambas normas. La plataforma de intercambio de asientos registrales SIR se encargará de garantizar la compatibilidad y la comunicación entre aplicaciones de registro que utilicen diferentes versiones de la norma.

El modelo conceptual de espacio de intercambio bajo SICRES 4.0 aparece en la siguiente figura:

Según este esquema, el espacio de intercambio engloba todo el proceso de intercambio desde la Unidad de Tramitación Origen hasta la Unidad Tramitación Destino proporcionando un contexto único a cada uno de los intercambios. Dentro de este espacio, destacan los siguientes elementos:

Unidades de Tramitación de Origen y Destino: Entidades, o unidades pertenecientes a dichas entidades, responsables de la tramitación de los documentos registrados. La identificación de ambas Unidades debe ser única a través de Directorios unificados, como se indica en el apartado VI.4 de esta norma.

Entidad Registral de Origen y Destino. Entidades, o unidades pertenecientes a dichas entidades, que, bien sea por medio del personal al servicio del mismo, o bien sea por medio de actuación automatizada, se encarga tanto de inscribir los asientos de entrada y salida en el Registro Electrónico de la Administración u Organismo, como de llevar a cabo el proceso de intercambio registral, responsabilizándose del envío y recepción de Mensajes de Datos de Intercambio y Mensajes de Control, desde el punto de vista técnico y de comunicación, pero sin implicación en la tramitación de los documentos. La identificación de ambas Entidades Registrales debe ser única a través de Directorios unificados, como se indica en el apartado VI.4 de esta norma.

Mensaje de datos de intercambio. Es creado y emitido por la Entidad Registral de Origen y alberga, además de campos para el control e identificación, la información del asiento registral y los documentos correspondientes adjuntos. Su estructura y formato se definen en el apartado IV.2 de esta norma.

Mensajes de control. Son emitidos por la Entidad Registral destino o por el propio sistema de intercambio y proporcionan información de estado para la gestión de la operación de intercambio. Su estructura y formato se definen en el apartado IV.3 de esta norma.

Sistema de intercambio. Proporciona la gestión del intercambio y la comunicación directa con las Entidades Registrales Origen y Destino. Sus funciones y requisitos técnicos deben cumplir lo establecido en el apartado VI de esta norma.

Plataforma de intercambio. Comprende el Sistema de intercambio y las Entidades Registrales de Origen y de Destino.

El proceso de intercambio inicia y finaliza en la Entidad Registral de Origen, punto de contacto con el ciudadano o Unidad de Tramitación que origina la creación del asiento registral.

El inicio viene marcado por la generación del mensaje de datos de intercambio en la Entidad Registral Origen conteniendo la información del asiento. A través del sistema de intercambio, este mensaje es recibido en la Entidad Registral destino, que, si procede, confirma la recepción correcta al Origen a través del mensaje de control correspondiente.

Los intercambios disfrutan de un contexto único dentro del espacio SICRES mediante la asignación de un identificador del intercambio único a cada proceso de transacción que es generado por la aplicación de registro de la Entidad Registral de Origen y acompaña tanto al mensaje de datos de intercambio como a los mensajes de control relacionados. La generación del identificador del intercambio se detalla en el apartado V.1 de esta NTI.

IV.2 Estructura y contenido del mensaje de datos de intercambio.

El mensaje de datos de intercambio de SICRES4.0 es el mensaje que alberga la información objeto del intercambio. Su codificación se especifica con un ejemplo de implementación del modelo en XML en el Anexo 2 de esta norma.

Este mensaje está compuesto por los 7 segmentos que aparecen en la figura y cuya descripción funcional se desarrolla a continuación.

Segmento de Origen (o Remitente).

Tabla 1. Datos de Origen (o Remitente)

La cumplimentación de la Unidad de Tramitación de Origen será obligatoria cuando el emisor del registro sea un órgano u organismo perteneciente o dependiente de una Administración Pública, como se indica en el comentario del campo.

Sin embargo, no será obligatoria la cumplimentación de este campo en los reenvíos o rechazos que se realicen de registros emitidos por Administraciones Públicas. Asimismo, tampoco será obligatoria la cumplimentación, en envíos registrales que se traten de rectificaciones de intercambios previos. Es decir, en envíos registrales que realicen órganos y organismos de las Administraciones Públicas como consecuencia de haber confirmado por error un registro que habían recibido.

B) Segmento de destino.

Tabla 2. Datos de destino

C) Segmento de Interesado.

Este segmento comprende los datos que identifican al Interesado y su Representante en la entidad mensaje de datos de intercambio. Este segmento se puede declarar de forma múltiple. Su condicionalidad se define en los comentarios de los campos «Datos del Interesado» y «Datos del Representante».

Tabla 3. Datos de Interesado

Los campos «Dirección postal», «Correo electrónico» o «Teléfono móvil» son condicionales de modo que, se pueden cumplimentar voluntariamente, en cualquier caso, pero deben cumplimentarse obligatoriamente si el canal de contacto en cuestión ha sido seleccionado expresamente en el campo «Canal preferente de notificaciones», en «Solicita aviso de puesta a disposición de la notificación por correo electrónico» o en «Solicita aviso de puesta a disposición de la notificación por SMS», respectivamente.

El campo «Canal preferente de notificaciones» no podrá tener el valor «1» para interesados obligados a relacionarse electrónicamente con las administraciones.

D) Segmento de Asiento.

Tabla 4. Datos de Asunto

El formato de las fechas y horas de registro y presentación es yyyyMMddHHmmssZ, donde Z representa la variación en horas y minutos respecto a GMT (Ejemplo: 20200917124020+0200).

Los campos «Otros metadatos generales», «Otros metadatos particulares», «Campo» y «Valor» permiten intercambiar otros metadatos relativos al asiento adicionales a los ya transmitidos en campos nativos de la norma SICRES.

En el caso de «Otros metadatos generales», el listado de atributos a intercambiar (es decir, el listado de posibles contenidos del campo «Campo») será acordado y fijado por las Administraciones Públicas, con independencia de la aprobación de la NTI y pudiendo ser modificado a lo largo del tiempo. Los atributos de este listado podrán tener carácter opcional, condicional u obligatorio, por lo que deberán ser implementados por todas las Entidades Registrales.

En el caso de «Otros metadatos particulares», el listado de atributos a intercambiar (es decir, el listado de posibles contenidos del campo «Campo») será determinado por la Unidad de Tramitación de Destino que lo desee atendiendo a sus necesidades particulares, pudiendo establecerse un único listado a emplear por todos los orígenes, o listados particulares para determinados orígenes. Estos atributos serán siempre opcionales.