LegalizeLey 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco
Artículo 27. Composición de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
La Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco tendrá la siguiente composición:
Presidente o presidenta: la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
Vicepresidente o vicepresidenta: la persona representante del Servicio de Gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
Vocales:
Una persona designada por la dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
La persona responsable del Archivo Histórico de Euskadi.
Una persona con dedicación profesional específica en archivos, en representación de la Universidad del País Vasco, designada por su institución.
Una persona, designada por Eudel (Asociación de Municipios Vascos) entre las personas profesionales del sector que desempeñen sus funciones en entidades municipales.
Una persona designada por la persona titular de la dirección de Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal técnico de la asesoría jurídica de dicha dirección.
Una persona, de nivel técnico superior, en representación de la dirección del Gobierno Vasco competente en organización y administración electrónica, designada por la persona titular de dicha dirección.
Una persona, de nivel técnico superior, en representación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, designada por la persona titular de dicha agencia.
Una persona especialista en Historia Contemporánea o Historia del Derecho y de las Instituciones, designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental de entre el profesorado de la Universidad del País Vasco.
Una persona, de nivel técnico superior, en representación de las asociaciones profesionales de la gestión documental integral, designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
Secretario o secretaria: una persona designada por la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal técnico de la asesoría jurídica de dicha dirección, con voz, pero sin voto.
El nombramiento de los miembros de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, salvo el de quienes lo sean por razón de su cargo, se efectuará por orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
El mandato de los miembros de la comisión, salvo el de quienes lo sean por razón del cargo, será de cuatro años, renovable por períodos de igual duración. Una vez que expire su mandato, continuarán desempeñando sus funciones hasta que surta efecto su renovación o el nombramiento de sus sucesores o sucesoras.
Para la válida constitución de la comisión será necesaria la presencia de la mayoría de sus componentes, y sus acuerdos serán adoptados por la mayoría de las personas asistentes. En caso de empate, el presidente o presidenta tendrá voto de calidad.
La Presidencia de la comisión podrá autorizar la presencia en sus sesiones, o en parte de ellas, de personas especializadas en los temas que fueren objeto de tratamiento en ellas, que, en todo caso, actuarán con voz y sin voto en el tema o los temas que fundamenten su presencia.
La comisión podrá crear grupos de trabajo y adoptar las fórmulas necesarias para optimizar sus funciones.
Artículo 28. Funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
La Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco se regirá por los siguientes principios de funcionamiento:
Se reunirá en sesión ordinaria al menos dos veces al año, y en sesión extraordinaria, cuantas veces la convoque su presidencia por la urgencia de la materia o porque lo haya solicitado un tercio de sus componentes.
Los acuerdos sobre calendarios de conservación y acceso serán adoptados por mayoría de los miembros asistentes y sometidos a la aprobación del titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. Dichos acuerdos se publicarán en el «Boletín Oficial del País Vasco».
CAPÍTULO II. Del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco
Artículo 29. Configuración y composición.
Los archivos de todas las entidades comprendidas en el sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco configuran un sistema único y coordinado, denominado Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Este sistema dependerá orgánicamente del departamento del Gobierno Vasco competente en administración pública, excepto el Archivo Histórico de Euskadi, ya que su ámbito de actuación es el Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco y, por ello, estará adscrito al departamento del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental.
El Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco estará adscrito a la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de recursos generales. La persona titular de esta dirección será la responsable de la dirección del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Constituyen el Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco:
El Gobierno Vasco y sus departamentos y los organismos autónomos, los entes públicos de derecho privado, las sociedades públicas, las fundaciones y los consorcios que conforman el sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
La dirección del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Los archivos de gestión de las entidades del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
El Archivo General del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
El Archivo Histórico de Euskadi.
Artículo 30. De la dirección del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
La dirección competente en la gestión del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco desempeñará las siguientes funciones:
Planificar la política de gestión documental integral y el control de su ejecución.
Programar los presupuestos para el funcionamiento de los archivos, tanto en soporte electrónico como analógico, y controlar su ejecución.
Impulsar las políticas públicas de cooperación con instituciones y sistemas afines, al objeto de actualizar el modelo de gestión documental que les sea de aplicación.
Establecer las normas, los procesos y las buenas prácticas para la gestión de los documentos.
Desarrollar, actualizar y mantener las aplicaciones que soportan los sistemas de gestión de documentos y archivos.
Establecer el cuadro de clasificación de la documentación y definir las series documentales que lo componen, así como definir la tipología documental y los esquemas de metadatos que se deben aplicar a los documentos.
Colaborar con la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de administración electrónica, en el análisis de los procedimientos y servicios objeto de digitalización.
Realizar los análisis de identificación de series y tipos documentales de su ámbito y elaborar las correspondientes propuestas de valoración con destino a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Participar en la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco y en el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Diseñar, aplicar y supervisar los mecanismos de conservación a largo plazo de la documentación en todo soporte, con especial atención a los documentos electrónicos, por sus requerimientos específicos.
Gestionar el archivo electrónico único como repositorio corporativo seguro de documentos electrónicos, en coordinación con la dirección del Gobierno Vasco competente en administración electrónica y con la dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Planificar y realizar auditorías periódicas en materia de gestión documental, con especial atención a los documentos electrónicos por sus requerimientos específicos.
Asesorar a las entidades del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco en materia de gestión documental integral y de los sistemas que la sustentan.
La dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco contará con una unidad administrativa que llevará a cabo las funciones señaladas en las letras d), e), f), g), h), i), j), k), l) y m), y prestará servicios comunes a los sistemas integrados en él.
Artículo 31. De los archivos de gestión del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
En cada unidad administrativa u oficina del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco, existirá un archivo de gestión. El personal asignado al él se responsabilizará de organizar, custodiar y conservar su documentación.
Los archivos de gestión tienen las siguientes funciones:
Cumplir con las directrices e instrucciones emanadas de la dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco para la gestión documental.
Organizar los expedientes y documentos generados por sus unidades administrativas u oficinas, una vez concluida la tramitación de los mismos.
Conservar los expedientes y documentos en instalaciones adaptadas a la normativa técnica en la materia.
Ingresar en el sistema de información administrativa que establezca la dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco los expedientes y sus documentos, en el plazo máximo de un año desde la finalización de su tramitación.
Transferir los expedientes y documentos al Archivo General del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco en un plazo máximo de cinco años desde la finalización de su tramitación.
Realizar, en su nivel, los expurgos de expedientes y documentos que se establezcan en los calendarios de conservación y acceso.
Permitir el acceso a los documentos, en los términos establecidos por los calendarios de conservación y acceso y por la legislación vigente.
Artículo 32. Del Archivo General del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
El Archivo General del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco tiene por finalidad la ejecución de las políticas de gestión y la custodia de los documentos generados por el Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
El Archivo General del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco desempeñará las siguientes funciones:
Supervisar y controlar la transferencia de expedientes concluidos y cualquier otra documentación procedente de los archivos de gestión, garantizando que se mantenga correctamente la cadena de custodia documental durante tal proceso.
Custodiar y organizar los expedientes y documentos durante los plazos definidos en los calendarios de conservación y acceso para su permanencia en este archivo.
Conservar los expedientes y documentos en instalaciones adaptadas a la normativa técnica en la materia.
Permitir el acceso a los documentos custodiados en ellos, en los términos establecidos por los calendarios de conservación y acceso y por la legislación vigente.
Realizar, en su nivel, los expurgos de expedientes y documentos que se establezcan en los calendarios de conservación y acceso.
Recibir las transferencias de fondos procedentes de la Administración General del Estado o de las administraciones públicas de los territorios históricos, que se efectúen en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Transferir los expedientes y documentos valorados como de conservación permanente al Archivo Histórico de Euskadi, en un plazo máximo de cincuenta años desde la fecha de finalización de su tramitación.
Participar activamente en la valoración y selección de la documentación.
Cualesquiera otras que le delegue la dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Artículo 33. Del Archivo Histórico de Euskadi.
Se crea el Archivo Histórico de Euskadi, servicio adscrito a la dirección del Gobierno Vasco competente en archivos y patrimonio documental, y dependiente orgánicamente dirección del Gobierno Vasco competente en el Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco regulada en el artículo 22 de la presente ley.
El Archivo Histórico de Euskadi tiene por finalidad gestionar, conservar y difundir los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, o susceptibles de serlo, que estén bajo su custodia.
El Archivo Histórico de Euskadi desempeñará las siguientes funciones:
Gestionar y conservar los expedientes y documentos y los fondos documentales transferidos desde el Archivo General del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Gestionar y conservar los fondos documentales integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco que le sean encomendados y transferidos por cualquier persona física o jurídica, tanto pública como privada.
Garantizar el acceso a los documentos que custodia, en los términos establecidos por la legislación vigente.
Desarrollar programas de reproducción documental en soportes alternativos, para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.
Promover programas de difusión cultural y puesta en valor del patrimonio documental.
Promover las medidas para facilitar el acceso a los documentos relativos a la historia de la Comunidad Autónoma del País Vasco obrantes en otros archivos o fondos documentales, públicos o privados, por los medios más adecuados.
Asesorar en materias de su competencia.
Cualesquiera otras que se le atribuyan normativamente.
CAPÍTULO III. De los sistemas de archivo de las entidades locales
Artículo 34. De los sistemas de archivo de las entidades locales.
Los municipios y demás entidades locales están obligados a tener un sistema de archivo propio, con capacidad para desempeñar las funciones y cumplir con las obligaciones establecidas en la presente ley.
El sistema de archivo citado en el apartado 1 comprenderá el sistema completo de la entidad local, incluido su sector público institucional.
Los municipios y demás entidades locales están obligados a disponer del personal cualificado y de los medios necesarios para prestar los servicios de archivo en los términos expresados en esta ley.
Artículo 35. Mancomunidad de medios.
Los municipios y demás entidades locales podrán mancomunar con otras entidades municipales o supramunicipales los medios necesarios para el cumplimiento de los preceptos de la presente ley, siempre bajo la condición de que sus fondos documentales queden correctamente diferenciados, identificados y contextualizados.
Todas las entidades concernidas por el presente capítulo podrán mancomunar con otras entidades municipales o supramunicipales los medios tecnológicos necesarios para la operativa de su correspondiente archivo electrónico único, asimismo bajo la condición expresada en el apartado 1 de este artículo.
TÍTULO IV. De los archivos privados
Artículo 36. De los archivos privados.
A los efectos de esta ley, tienen la consideración de archivos privados aquellos donde se custodian los documentos y fondos documentales generados, en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias, por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada que ejerzan sus actividades o se encuentren ubicadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Tendrán la consideración de archivos privados los reunidos y conservados por, entre otros:
Las asociaciones culturales, educativas y ciudadanas de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Las organizaciones políticas, sindicales y empresariales con domicilio o actividad en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Las entidades eclesiásticas y las asociaciones y órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Familias y personalidades relevantes de la Comunidad Autónoma del País Vasco a lo largo de la historia.
Los archivos de los movimientos sociales y los archivos comunitarios.
Artículo 37. Derechos y obligaciones de las personas titulares de archivos privados que sean parte integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Las personas físicas o jurídicas titulares de archivos privados que sean parte integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco tienen derecho a:
Recibir asesoramiento del personal técnico del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco para la gestión de sus fondos documentales.
Optar, de acuerdo con las condiciones previstas en las respectivas normativas reguladoras, a las convocatorias de ayudas efectuadas por las instituciones públicas, que estén relacionadas con cualquier actuación relativa a la gestión y conservación de tales fondos.
Asimismo, las personas físicas o jurídicas titulares de archivos privados que sean parte integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco están obligadas a:
No destruirlos, ni modificarlos ni dividirlos, y a conservarlos íntegros y en condiciones adecuadas de uso.
Gestionarlos de forma que se garantice la conservación y el acceso a los documentos.
Facilitar su consulta por parte de toda persona, de conformidad con lo establecido en el artículo 46 de la presente ley. La consulta podrá realizarse en la sede que señale la persona titular o en un sistema de archivo público al que se trasladen con carácter temporal los documentos objeto de consulta.
Comunicar, de forma previa, escrita y fehaciente, al departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental cualquier enajenación a título oneroso en la titularidad de la propiedad, así como cualquier traslado de ubicación dentro de la Comunidad Autónoma del País Vasco o cualquier salida de documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco fuera del territorio de la Comunidad Autónoma, sea temporal o definitiva.
En caso de incumplimiento de las obligaciones anteriormente establecidas, el departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental podrá acordar el depósito temporal del archivo privado en un archivo público. Asimismo, el incumplimiento del apartado 2.a) del presente artículo podrá ser causa de expropiación de la documentación.
Artículo 38. Del fomento de los archivos privados.
Para fomentar la función social de los archivos privados, las administraciones públicas, en sus respectivos ámbitos de competencia, podrán establecer ayudas, dirigidas a personas físicas y jurídicas privadas, para el desarrollo de proyectos archivísticos con fines de conservación y difusión del patrimonio documental de carácter privado.
Quienes se beneficien de estas ayudas tendrán la obligación de someterse a la supervisión de las administraciones públicas con las que se encuentren vinculados por haber recibido subvención, en todo lo relacionado con el proyecto subvencionado.
TÍTULO V. Del acceso a los documentos de titularidad pública custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco y al Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco
Artículo 39. Derecho de acceso.
Todas las personas, tanto a título individual y en su propio nombre como en nombre y representación de otra u otras personas físicas o jurídicas, tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad pública custodiados en sistemas de archivo públicos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, así como a los documentos de titularidad pública integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, en los términos previstos en la normativa vigente.
El ejercicio del derecho de acceso no estará condicionado a la concurrencia de un interés personal, no quedará sujeto a motivación y no requerirá la invocación de ninguna norma.
La documentación a que se refiere el apartado 1 de este artículo será de acceso libre. En el caso de documentos de titularidad pública custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, dicho acceso se restringirá o denegará en los siguientes supuestos:
Cuando los documentos contengan informaciones referentes a la intimidad de las personas o a datos personales especialmente protegidos por la ley.
Cuando los documentos contengan secretos comerciales, industriales y científicos, o informaciones en materia de propiedad intelectual, protegidos por las leyes.
Cuando los documentos contengan informaciones que hayan sido declaradas materias clasificadas en virtud de la legislación vigente sobre secretos oficiales, siempre que esa declaración no haya sido cancelada.
La documentación constitutiva de patrimonio documental que contenga datos personales especialmente protegidos no podrá ser consultada sin que medie consentimiento expreso de las personas afectadas o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.
El acceso a los documentos a los que se refiere el apartado 1 se canalizará a través del sistema de archivo de cada titular. La consulta de los documentos que estén en fase de tramitación se realizará en el servicio o la dependencia correspondiente, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.
El acceso material a los documentos podrá ser denegado cuando su estado de conservación así lo requiera. En tal caso, el acceso podrá llevarse a cabo mediante reproducción de los documentos, siempre que sea posible.
Artículo 40. Instrumentos de acceso.
Con el fin de que las personas usuarias puedan localizar e identificar los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco y acceder a ellos con las máximas garantías, los sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco deberán:
Hacer públicos los instrumentos archivísticos de información y descripción que permiten localizar los documentos que custodian.
Hacer público el instrumento en el que se registren las eliminaciones de documentos.
Hacer públicas las limitaciones a la consulta de documentos custodiados.
Asesorar a las personas usuarias en la búsqueda de la información contenida en la documentación.
Informar a las personas usuarias de su derecho a reclamar y de los procedimientos que deben seguir en el supuesto de que su derecho de acceso haya sido denegado.
Hacer públicos los formularios y el procedimiento de solicitud de acceso.
Dotarse de los recursos y medios técnicos que permitan facilitar a los ciudadanos el ejercicio del derecho de acceso a los documentos.
Los sistemas de archivo públicos y los archivos privados integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco procurarán facilitar esos instrumentos mediante sus propios medios tecnológicos y telemáticos de difusión. Si carecen de ellos, podrán recurrir a medios ajenos pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Artículo 41. Procedimiento de acceso.
El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública conservados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, así como la obtención de copias de ellos, está sujeto a lo dispuesto en la normativa vigente.
Las personas responsables de estos sistemas de archivo públicos podrán autenticar copias de los documentos bajo su custodia, pero no su contenido.
La obtención de reproducciones de los documentos estará condicionada por su estado de conservación.
Artículo 42. Formalización del acceso.
Los sistemas de archivo que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco podrán facilitar el acceso a los documentos de titularidad pública en un formato distinto al solicitado en los siguientes casos:
Cuando exista una alternativa más económica, siempre que no dificulte el acceso a quien lo solicite.
Cuando el estado de conservación de los soportes originales así lo requiera. En este caso, la Administración pública correspondiente procurará habilitar fórmulas alternativas, para materializar el acceso.
Cuando el documento ya haya sido difundido o publicado provisionalmente en otro formato y se pueda acceder fácilmente a él. En tal caso, deberá indicarse a la persona solicitante la fuente de información.
Cuando el formato que se haya solicitado pueda conllevar la pérdida del soporte del documento o pueda dañarlo.
Cuando técnicamente no sea posible realizar una reproducción en el formato en que se ha solicitado.
Cuando el formato que se haya solicitado pueda afectar a los derechos de propiedad intelectual o industrial.
Cuando, por su cantidad o complejidad, la solicitud conlleve un coste desproporcionado para la Administración pública correspondiente.
Cuando se considere razonable utilizar un formato distinto al solicitado, siempre que se justifique.
El acceso a los documentos será gratuito. No obstante, la expedición de reproducciones y la transposición a formatos o soportes distintos al original podrán quedar sujetas a contraprestación económica en los términos previstos en la normativa en vigor.
Artículo 43. Derechos de las personas solicitantes.
Las personas solicitantes de acceso a los documentos de titularidad pública custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco y del Patrimonio Documental tienen los siguientes derechos:
A ser informadas de sus derechos, y a ser asesoradas para que puedan ejercerlos correctamente.
A consultar los documentos que soliciten, en aplicación de lo establecido en los calendarios de conservación y acceso o dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente.
A recibir su reproducción en el soporte o formato solicitados y mediante el canal elegido, conforme a lo dispuesto en esta ley.
A conocer los motivos por los cuales no se les facilita el acceso a los documentos total o parcialmente, o no se les facilita su reproducción en el soporte o formato solicitados y mediante el canal elegido.
A conocer el listado de las tasas y precios públicos que, en su caso, sean exigibles para la obtención de las reproducciones solicitadas.
A ser advertidas de las restricciones legales existentes y de las condiciones que deben cumplirse en el uso de la información contenida en los documentos.
Artículo 44. Obligaciones de las personas solicitantes.
Las personas solicitantes de acceso a los documentos de titularidad pública custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, así como a los documentos de titularidad pública integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, tienen la obligación de:
Ejercer su derecho de buena fe y sin que se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos, concretando sus solicitudes de forma precisa.
Usar de forma lícita las informaciones y los datos extraídos de los documentos.
Cumplir las condiciones y los requisitos que se le señalen para el acceso, se haga este de manera presencial o telemática.
Abonar las tasas y precios públicos exigibles en cada caso.
Artículo 45. Del acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco custodiados en archivos públicos.
El acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco que se encuentren custodiados en archivos públicos se regirá por lo dispuesto en los instrumentos que formalizaron su ingreso en el archivo correspondiente. En ningún caso, dichos instrumentos podrán contradecir lo establecido en el apartado 4 del artículo 39 de la presente ley.
Artículo 46. Del acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco custodiados en archivos privados.
Todas las personas, tanto a título individual y en su propio nombre como en nombre y representación de otra u otras personas físicas o jurídicas, tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad privada integrantes del patrimonio documental.
El acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco que se encuentren custodiados en archivos privados se regirá por las siguientes normas:
Las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de dichos documentos permitirán el acceso a ellos, salvo cuando su consulta suponga una intromisión en el derecho a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen o afecte a derechos protegidos por una normativa específica.
La solicitud deberá realizarse por escrito, y deberá identificar con la mayor precisión posible los documentos solicitados.
La persona propietaria, titular de los derechos o poseedora de los documentos podrá depositarlos temporalmente en un archivo público para facilitar el acceso a ellos.
El derecho de acceso podrá ser denegado o restringido, en aplicación de la normativa vigente. Esta denegación o restricción habrá de ser formulada por escrito motivadamente, para que la persona interesada pueda comunicar esta circunstancia a los órganos competentes en materia de archivos y patrimonio documental, con el fin de que, en su caso, adopten las medidas previstas en esta ley.
TÍTULO VI. Del régimen sancionador
Artículo 47. Régimen jurídico.
La potestad sancionadora respecto de las infracciones tipificadas en esta ley se ejercerá de conformidad con lo dispuesto en ella y en la normativa en materia de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo de aplicación.
Cuando la acción u omisión vulnere el régimen específico de protección otorgado a los bienes integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco declarados bienes culturales de protección especial o media en virtud de lo dispuesto en la Ley 6/2019, de 9 de mayo, de Patrimonio Cultural Vasco, se aplicará el régimen de infracciones y sanciones previsto en dicha ley.
No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, si las infracciones son cometidas respecto a los documentos de titularidad pública contemplados en el artículo 4.2, letras a), b), e), f), g), h), i) y k) y a sus correspondientes archivos por los cargos públicos y personal funcionario o laboral sometido al régimen disciplinario de la Ley 6/1989, de 6 de julio, de la Función Pública Vasca y de la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público, y de la Ley 1/2014, de 26 de junio, reguladora del Código de Conducta y de los Conflictos de Intereses de los Cargos Públicos, se sancionarán respectivamente conforme a lo previsto en sus normas, según su calificación. En el supuesto de que dichas infracciones sean cometidas por personal estatutario sometido al régimen disciplinario de la Ley 55/2003, de 16 de diciembre, del Estatuto Marco del Personal Estatutario de los Servicios de Salud, se sancionarán conforme a lo previsto en su capítulo XII, según su calificación.
CAPÍTULO I. Infracciones
Artículo 48. Inspección e incoación del procedimiento de investigación.
Las administraciones competentes y el personal autorizado podrán llevar a cabo cuantas actuaciones consideren procedentes para comprobar el efectivo cumplimiento de las determinaciones previstas en la presente ley.
Cuando se presuma la realización de actuaciones que pueden constituir vulneraciones de las obligaciones previstas en esta ley o su normativa de desarrollo o que puedan tipificarse como infracción, se deberá iniciar un procedimiento de investigación, que podrá dar lugar a la incoación del procedimiento sancionador que corresponda, o al archivo de las actuaciones si no se acredita vulneración alguna de la presente normativa.
No podrán sancionarse los hechos que lo hayan sido penal o administrativamente, en los casos en que se aprecie identidad del sujeto, hecho y fundamento.
En caso de que se acreditara la concurrencia de indicios de delito, el órgano competente para imponer la sanción lo pondrá en conocimiento del Ministerio Fiscal, suspendiendo el procedimiento administrativo sancionador hasta tanto se pronuncie la jurisdicción penal. La sanción penal, en caso de que se produzca, excluirá la imposición de la sanción administrativa, sin perjuicio de que se adopten las medidas de reposición a la situación anterior a la comisión de la infracción, así como de la exigencia de reparar e indemnizar los daños y perjuicios ocasionados.
Artículo 49. Concepto de infracción.
Son infracciones administrativas en materia de archivos y patrimonio documental la realización de las conductas descritas y tipificadas en los artículos 50, 51 y 52 de la presente ley.
Las responsabilidades administrativas derivadas de la comisión de una infracción son compatibles con exigir a quien la haya cometido el restablecimiento de la legalidad y la reparación de los daños causados.
La Administración competente deberá adoptar, en todo caso y con independencia de la imposición de las sanciones que correspondan, las medidas tendentes a restablecer la legalidad y a reparar los daños causados por la actuación infractora.
Las infracciones en materia de archivos y patrimonio documental se clasifican en leves, graves y muy graves.
Artículo 50. Infracciones leves.
Constituyen infracciones leves en materia de archivos y patrimonio documental:
El incumplimiento del deber de colaboración establecido en el artículo 17.3 de la presente ley.
La no formalización del libro de registro de las transmisiones de documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco que se realicen por las personas que habitualmente ejercen el comercio de dichos documentos, tal y como se establece en el artículo 17.4 de la presente ley.
La obstrucción del ejercicio del derecho de acceso a los documentos en las condiciones previstas en esta ley.
El incumplimiento de las obligaciones previstas en el artículo 37.2.d) de la presente ley.
Artículo 51. Infracciones graves.
Constituyen infracciones graves en materia de archivos y patrimonio documental:
El incumplimiento de la obligación de entregar los documentos de titularidad pública, así como de entregar el acta visada que incorpore el inventario de dichos documentos que se transfieran en los supuestos establecidos en los artículos 8, 9 y 10 de la presente ley.
La negación injustificada del ejercicio del derecho de acceso a los documentos en las condiciones previstas en esta ley.
La comisión de una infracción leve cuando la persona haya sido sancionada por la comisión de, al menos, otra infracción leve en los tres años anteriores por resolución firme en vía administrativa.
Artículo 52. Infracciones muy graves.
Constituyen infracciones muy graves en materia de archivos y patrimonio documental:
Las actuaciones u omisiones que lleven aparejada pérdida, desaparición, eliminación o daños irreparables en los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
La eliminación de documentos de titularidad pública al margen de los procedimientos establecidos en esta ley y sus normas de desarrollo.
La publicación, utilización indebida o difusión de la información contenida en documentos que tengan algún tipo de reserva en su acceso o estén restringidos o protegidos por ley.
La comisión de una infracción grave cuando la persona haya sido sancionada por la comisión de, al menos, otra infracción grave en los tres años anteriores por resolución firme en vía administrativa.
Artículo 53. Responsables de las infracciones.
Son responsables de las infracciones las personas que sean autoras de las conductas u omisiones tipificadas como infracciones en esta ley y, en su caso, las personas jurídicas, tanto públicas como privadas, de quienes dependan o a quienes representen.
Artículo 54. Prescripción de las infracciones.
Las infracciones administrativas leves prescribirán a los tres años, las graves a los cinco años y las muy graves a los diez años.
El plazo de prescripción de las infracciones comenzará a contarse desde el día siguiente a aquel en que la infracción se haya cometido. En los casos de infracción realizada de forma continuada, tal plazo se comenzará a contar desde el día en que se realizó el último hecho constitutivo de la infracción o desde que se eliminó la situación ilícita.
CAPÍTULO II. Sanciones
Artículo 55. Procedimiento sancionador.
Las sanciones administrativas requerirán la tramitación de un procedimiento, con audiencia de la persona interesada, para fijar los hechos que las determinen, y serán proporcionales a la gravedad de los hechos y al perjuicio causado o que pudiera haberse causado.
Artículo 56. Cuantía de las sanciones.
Procederá la imposición de las siguientes sanciones:
Multa de hasta 50.000 euros en los supuestos constitutivos de infracciones leves.
Multa desde 50.001 hasta 100.000 euros en los supuestos constitutivos de infracciones graves.
Multa desde 100.001 hasta 300.000 euros en los supuestos constitutivos de infracciones muy graves.
La cuantía de la sanción establecida para cada uno de los tres tipos infractores podrá incrementarse hasta cubrir la mayor de las siguientes valoraciones: el doble del beneficio obtenido como consecuencia de la infracción o el doble del valor del daño causado al patrimonio documental.
El Gobierno Vasco queda autorizado para proceder reglamentariamente a la actualización de la cuantía de las multas que se fijan en la presente ley. El porcentaje de los incrementos no será superior al de los índices oficiales de incremento del coste de vida.
Téngase en cuenta que, según el apartado 3, el Gobierno Vasco podrá, mediante disposición publicada únicamente en el "Boletín Oficial del País Vasco", actualizar la cuantía de las sanciones.
Artículo 57. Exigencia de reparación de daños y perjuicios.
Con independencia de la imposición de la sanción de multa que legalmente corresponda, las infracciones cometidas de las que se deriven daños en el Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco o en las instalaciones de los archivos llevará aparejada, cuando sea posible, la obligación de reparación y restitución de las cosas a su estado original y, en todo caso, la indemnización de los daños y perjuicios causados.
El incumplimiento de la obligación de reparar prevista en el apartado anterior facultará a la diputación foral correspondiente para ejecutar las tareas de reparación de forma subsidiaria y con cargo a la persona infractora.
Artículo 58. Administraciones competentes.
Será competencia de la diputación foral correspondiente la tramitación y resolución de los procedimientos sancionadores relativos a las infracciones tipificadas en la presente ley que afecten a los archivos y documentos de titularidad de los órganos forales de su territorio histórico.
La persona titular de la dirección competente del Gobierno Vasco en materia de archivos y patrimonio documental será el órgano responsable de la tramitación y resolución de los procedimientos sancionadores correspondientes a las infracciones tipificadas en la presente ley que afecten a los archivos y documentos que no estén comprendidos en el apartado anterior.
Artículo 59. Prescripción de las sanciones.
Las sanciones leves prescribirán al año, las graves a los dos años, y las muy graves a los tres años, contados en todo caso desde la firmeza de la resolución que resuelve el procedimiento sancionador.
Disposición adicional primera.
Cuando entre en funcionamiento el Archivo Histórico de Euskadi asumirá aquellas funciones desempeñadas por Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi que le han sido atribuidas por esta ley.
Disposición adicional segunda.
La gestión integral de los documentos contenidos en las historias clínicas se regirá por su normativa específica.
Disposición transitoria primera.
Hasta el momento de la entrada en vigor de las normas reglamentarias previstas en la presente ley serán de aplicación las vigentes, en todo aquello que no se oponga a lo establecido en esta ley.
Disposición transitoria segunda.
Hasta la entrada en vigor de la norma reglamentaria que regule el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco se mantendrá en vigor la sección primera del capítulo VI del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, relativo al Reglamento de Servicios de Archivo y las Normas de Patrimonio Documental del País Vasco.
Disposición transitoria tercera.
Hasta la entrada en vigor de la norma reglamentaria que regule la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, se mantendrán en vigor las siguientes normas: la sección segunda del capítulo VI del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, relativo al Reglamento de Servicios de Archivo y las Normas de Patrimonio Documental del País Vasco; la sección segunda del capítulo II del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, y la Orden de 19 de diciembre de 2005, de la consejera de Hacienda y Administración Pública, sobre el procedimiento para la identificación y valoración documental, y el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (Covasade).
Disposición derogatoria.
Queda derogado el capítulo VI del título III, relativo al patrimonio documental, así como el capítulo I del título IV, sobre los servicios de archivos de la Ley 7/1990, de 3 de julio, del Patrimonio Cultural Vasco.
Disposición final primera.
Se autoriza al Gobierno Vasco a dictar, además de las disposiciones reglamentarias expresamente previstas en la presente ley, las que sean precisas para su cumplimiento, de acuerdo con sus competencias.
Disposición final segunda.
En el plazo de dos años desde la entrada en vigor de esta ley, las entidades comprendidas en su ámbito de aplicación están obligadas a adecuar sus respectivas normas reguladoras de gestión documental a lo preceptuado en esta ley.
Asimismo, en el plazo de dos años a partir de la entrada en vigor de esta ley, las entidades comprendidas en su ámbito de aplicación que no cuenten con las normas reguladoras necesarias para el efectivo cumplimiento de lo preceptuado en ella están obligadas a aprobarlas.
Disposición final tercera.
La presente ley entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del País Vasco».
Por consiguiente, ordeno a todos los ciudadanos y ciudadanas de Euskadi, particulares y autoridades, que la guarden y hagan guardarla.
Vitoria-Gasteiz, 28 de junio de 2022.–El Lehendakari, Iñigo Urkullu Renteria.
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