Ley 6/2022, de 5 de agosto, de archivos y gestión documental de las Illes Balears

Artículo 32. Archivo Histórico de Mahón.

1. Sin perjuicio de la legislación que, como centro de titularidad estatal, le sea de aplicación y de los encargos de gestión u otros instrumentos jurídicos de gestión en vigor –concretamente la Ley 3/2011, de 25 de marzo, de delegación de competencias en el Consejo Insular de Menorca de las facultades que, como administración gestora, ejerce ahora la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears en relación con el Museo de Menorca y la Biblioteca Pública y el Archivo Histórico de Mahón, instituciones culturales de titularidad estatal–, el Archivo Histórico de Mahón es responsable de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones históricas de Menorca.

2. El Archivo Histórico de Mahón, además, se encarga de:

Artículo 33. Archivo del Gobierno de las Illes Balears.

1. El Archivo de Gobierno de las Illes Balears está al frente y es el centro de referencia del Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears. Estará adscrito a la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.

2. Las funciones del Archivo del Gobierno de las Illes Balears son las siguientes:

3. Al frente del Archivo de Gobierno de las Illes Balears y de los archivos centrales de las consejerías tiene que haber una persona con titulación universitaria superior y formación especializada en materia de archivos, de acuerdo con los requisitos que establece el artículo 66 de esta ley.

4. El archivo electrónico de la comunidad autónoma de las Illes Balears es el archivo único de los expedientes finalizados y de la documentación electrónica correspondiente que provenga del Gobierno, de la Administración de la comunidad autónoma y de las entidades integrantes del sector público instrumental dependientes. Son funciones de este archivo:

Sección 2.ª Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears

Artículo 34. Archivos que integran el subsistema.

1. Además de los órganos de gestión que se puedan crear, el Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears está constituido por el Archivo General del Parlamento de las Illes Balears, que actuará como depósito final de la documentación generada por:

2. El Parlamento de las Illes Balears dotará su subsistema archivístico con una normativa propia.

Sección 3.ª Subsistema Archivístico del Archivo Histórico de Ibiza y Formentera

Artículo 35. Definición y funciones.

1. Sin perjuicio de que sea de titularidad y gestión municipales, el Archivo Histórico de Ibiza y Formentera es responsable de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones históricas, custodiar la documentación histórica de la antigua Curia de la Real Gobernación, la antigua Universidad de Ibiza y Formentera, regulada en el año 1299, así como la del Ayuntamiento de Ibiza y Formentera, creado a partir del Decreto de Nueva Planta de 1715, hasta la creación definitiva del Ayuntamiento de Formentera, en el año 1889. Además, se encarga de:

2. No obstante, el Archivo General del Consejo Insular de Formentera podrá ejercer las mismas funciones que el Archivo Histórico de Ibiza y Formentera respecto a la documentación histórica a que se refiere el apartado anterior, en los supuestos y las condiciones que se establezcan en los acuerdos de colaboración que, a este efecto, subscriban el Ayuntamiento de Ibiza y el Consejo Insular de Formentera.

Sección 4.ª Subsistemas archivísticos de los consejos insulares

Artículo 36. Definición.

Los subsistemas archivísticos de los consejos insulares son, en cada una de estas instituciones, el conjunto de órganos, normas, archivos y documentos que se vinculan a ellas, con el fin de crear la infraestructura necesaria para garantizar la conservación, la descripción, el servicio y la difusión de los archivos que sean de la competencia de los consejos, de forma que se asegure el acceso de los ciudadanos y de los investigadores a dichos archivos, todo ello de acuerdo con los objetivos de esta ley.

En la isla de Formentera el subsistema archivístico del ayuntamiento se entenderá integrado en el subsistema archivístico del consejo insular.

Artículo 37. Estructura.

Cada consejo insular debe establecer la estructura de su subsistema archivístico, que determinará por vía reglamentaria. Asimismo, como administraciones competentes en materia de archivos y gestión documental, los consejos insulares tienen la facultad de reglamentar, organizar y coordinar los subsistemas insulares de los archivos de su competencia, de acuerdo con los siguientes principios:

Sección 5.ª Subsistemas archivísticos de las administraciones municipales de las Illes Balears

Artículo 38. Definición y funciones.

1. Los subsistemas archivísticos de las administraciones municipales de las Illes Balears son, en cada una de las islas, el conjunto de órganos, archivos y documentos que se vinculen a ellas, con el fin de dotar a la respectiva administración local de la infraestructura necesaria para garantizar la gestión y la conservación de su patrimonio documental.

2. La red de archivos municipales será coordinada por el servicio de archivos de cada consejo insular.

Artículo 39. Administraciones municipales.

1. Cada uno de los municipios de las Illes Balears debe dotar su propio subsistema archivístico.

2. Los archivos municipales, como ejes de los correspondientes subsistemas, tienen que implantar y mantener el sistema de gestión documental para el tratamiento de los documentos administrativos en fase activa y semiactiva. También tienen que reunir, conservar, describir, servir y difundir la documentación histórica.

3. Los archivos municipales realizan las funciones mencionadas en el apartado anterior en relación con la documentación de la administración respectiva, de sus organismos autónomos y de los entes integrantes del sector público instrumental, de los consorcios en los que tengan participación mayoritaria y de las fundaciones y otras entidades financiadas mayoritariamente por los ayuntamientos de que se trate.

4. Los archivos municipales tienen, además, las siguientes funciones:

5. Los archivos municipales pueden ingresar, organizar, conservar, servir y divulgar los fondos documentales de interés histórico o cultural de otras personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio.

6. El Archivo Municipal de Ciutadella, el Archivo Municipal de Palma y el Archivo Histórico de Ibiza y Formentera, como depositarios de la documentación de los antiguos municipios con jurisdicción insular y de fondos documentales de gran relevancia para la historia de las Illes Balears, a pesar de su carácter municipal, deben alcanzar la misma categoría y consideración que los otros archivos históricos de las Illes Balears.

7. Las entidades locales menores, si procede, pueden constituir archivos como reflejo de su actividad administrativa, que se integrarán en el subsistema archivístico municipal que les corresponde y estarán tutelados por el archivo municipal en cuanto a la gestión documental y a la evaluación de los documentos.

Sección 6.ª Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears

Artículo 40. Archivos que integran el subsistema.

1. Además de los órganos de gestión que se puedan crear, el Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears está integrado por el Archivo General de la Universidad de las Illes Balears, que actuará como depósito final de la siguiente documentación:

2. Sin perjuicio de la legislación que la afecte, la Universidad de las Illes Balears desarrollará reglamentariamente su subsistema archivístico.

Sección 7.ª Subsistema Archivístico de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears

Artículo 41. Subsistema Archivístico de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears.

La Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears será la depositaria final de la documentación de la institución y dotará su subsistema archivístico con normativa propia.

Sección 8.ª Subsistema Archivístico de la Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Illes Balears

Artículo 42. Subsistema Archivístico de la Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Illes Balears.

La Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Illes Balears será depositaria de la documentación de la institución y dotará su subsistema archivístico con normativa propia.

CAPÍTULO IV. Régimen de adquisición preferente y de expropiación forzosa

Artículo 43. Derecho de tanteo y de retracto.

1. Las instituciones públicas titulares de archivos históricos reconocidos y oficiales, los consejos insulares, con carácter principal, y el Gobierno de las Illes Balears, con carácter subsidiario, pueden ejercer el derecho de tanteo y de retracto respecto a los fondos de los archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, en caso de transmisión onerosa de la propiedad o de cualquier derecho real.

2. Este derecho debe ejercerse en los términos fijados en el artículo 32 de la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears.

Artículo 44. Expropiación por interés social.

Los consejos insulares y, subsidiariamente, el Gobierno de las Illes Balears pueden expropiar por interés social los bienes de los fondos de los archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears. Se consideran causas de interés social las siguientes:

TÍTULO IV. Gestión documental y funcionamiento de los archivos públicos

CAPÍTULO I. Gestión administrativa y gestión documental en los archivos públicos

Artículo 45. Finalidades de la gestión administrativa.

Los archivos públicos tienen encomendada en el campo de la gestión administrativa la custodia de los procedimientos administrativos y de los documentos con las siguientes finalidades:

Artículo 46. Funciones de la información administrativa.

Asimismo, en el ámbito de la información administrativa, los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones:

Artículo 47. Funciones de la gestión documental.

1. En el marco de esta ley, la gestión documental comprende las siguientes funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la evaluación, la organización, la descripción, la conservación y la preservación.

2. De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implica:

Artículo 48. Aplicación de la gestión documental.

1. La gestión documental en el ámbito de las Illes Balears es común y está integrada en la gestión administrativa.

2. De acuerdo con el carácter transversal de la gestión documental, en las funciones y los procesos reglados tienen que participar todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública.

3. Las funciones de la gestión documental se aplicarán a todos los archivos del Sistema Archivístico de las Illes Balears. Estas funciones deberán incorporar las tecnologías de la información y de la comunicación propias de la administración electrónica.

4. Las administraciones públicas de las Illes Balears, en sus respectivos ámbitos, tienen que fomentar el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública y aprobar una política de gestión documental, de acuerdo con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con los principios técnicos que establezca la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

CAPÍTULO II. Gestión de los documentos electrónicos en los archivos públicos

Artículo 49. Expedientes electrónicos.

1. Todos los expedientes electrónicos tienen que incorporar un índice electrónico, firmado o sellado por el órgano actuante. Dicho índice garantiza la integridad del expediente electrónico y permite su recuperación siempre que sea preciso. Se admite que un mismo documento forme parte de diferentes expedientes electrónicos.

2. En el caso de los expedientes mixtos o híbridos, se garantizará la integridad de la relación entre los documentos electrónicos y los documentos convencionales que lo forman, con independencia del cuidado particularizado que cada uno requiera por la condición de su forma y soporte.

3. La remisión física de expedientes, como trámite administrativo o por requerimiento judicial, se podrá sustituir a todos los efectos legales por la acción de remitir su copia electrónica, por medio de las tecnologías adecuadas, de acuerdo con el apartado tercero del artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

Artículo 50. Formatos de los documentos electrónicos.

1. Con el objetivo de garantizar su preservación y conservación, el documento electrónico debe preservarse y conservarse en un formato correspondiente a un estándar abierto que mantenga la integridad del contenido del documento a lo largo del tiempo.

2. La selección de formatos de documento electrónico normalizados y perdurables para asegurar la independencia de los datos de los soportes debe realizarse de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las normas técnicas que lo desarrollan.

3. Cuando haya riesgo de obsolescencia del formato o bien este deje de figurar entre los admitidos en cada momento por la legislación vigente, se aplicarán acciones de preservación digital, como son procedimientos normalizados de copia auténtica de los documentos con cambio de formato, de etiquetado con la información del formato utilizado y, en su caso, de las migraciones o conversiones de formatos, tanto para la remisión electrónica del expediente como para la referencia a este que permita acceder a él y descargarlo.

Artículo 51. Metadatos de los documentos electrónicos.

Cada documento electrónico deberá tener asignado un conjunto de metadatos, como mínimo los que son obligatorios según el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), previsto en la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de política de gestión de documentos electrónicos, de acuerdo con el Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la administración electrónica.

Artículo 52. Selección y preservación de documentos electrónicos.

Desde el momento en que son generados, los documentos electrónicos deben incorporar los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo. Posteriormente, una vez aprobadas las correspondientes tablas de valoración, deberán incorporarse los metadatos de valoración, selección, conservación y acceso.

Artículo 53. Medidas de seguridad de los documentos electrónicos.

1. Con el objetivo de garantizar la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la disponibilidad, la trazabilidad, la calidad, la protección, la recuperación, la conservación y la preservación de los documentos electrónicos, se aplicará lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto al cumplimiento de los principios básicos y de los requisitos mínimos de seguridad de los medios y soportes en los que se guardan los documentos electrónicos, de acuerdo con el artículo 46.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, y los artículos 54 y 55 del Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

2. Cuando estos documentos electrónicos contengan datos de carácter personal, se aplicará la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.

Artículo 54. Copia electrónica de documentos en soporte papel.

1. La copia electrónica se realizará a través de un procedimiento de digitalización seguro, que incluya la firma electrónica reconocida del personal que haya realizado la copia y que garantice su fidelidad e integridad. Se podrá utilizar un sello de órgano para su aplicación en el proceso de automatización de la digitalización de los documentos.

2. En el caso de los documentos en soporte papel que hayan sido sometidos a procesos de digitalización que garanticen la fidelidad, la integridad y la conservación de los documentos electrónicos correspondientes, se podrá proceder a su destrucción en los términos y con las condiciones que se establecen en la normativa vigente.

3. La digitalización de documentos en soporte papel se realizará de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, sus normas técnicas de desarrollo y las normas específicas que puedan aprobarse.

Artículo 55. Archivo electrónico único de cada una de las administraciones públicas y custodia de documentos electrónicos en el Sistema Archivístico de las Illes Balears.

1. Cada uno de los subsistemas archivísticos de las Illes Balears deberá garantizar, mediante la creación de un archivo electrónico único para cada una de las administraciones públicas, la custodia, la conservación y la preservación de los documentos electrónicos de titularidad pública, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas; en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público; y en los artículos 54 y 55 del Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

2. El archivo electrónico único deberá disponer de los medios personales, materiales y tecnológicos necesarios para almacenar los documentos de una manera segura, y facilitará a los archivos que son depositarios de ellos o que los gestionan el cumplimiento de las funciones que les corresponden en relación con dichos documentos.

Artículo 56. Características y garantías esenciales de la gestión documental electrónica.

1. Las administraciones públicas de las Illes Balears y las otras entidades a las que deba aplicarse esta ley tienen que garantizar que los documentos electrónicos sean fiables, auténticos, integrales y accesibles, además de garantizar su conservación y preservación.

2. Los sistemas de gestión y tramitación administrativas deben asegurar la vinculación de unos documentos con otros en el lugar y el orden que les correspondan en su expediente en papel, mixto o híbrido, o electrónico, y tienen que demostrar su ubicación en el procedimiento y el contexto en el que se producen.

3. Cuando los documentos ya no sean necesarios para el desarrollo de la gestión administrativa y el rendimiento de las funciones de las administraciones públicas de las Illes Balears y de las entidades a las que sea de aplicación esta ley, los documentos electrónicos deberán conservarse y preservarse en entornos seguros, por lo que los expedientes electrónicos, los documentos y los índices se integrarán en el sistema de gestión documental que corresponda, el cual deberá prever la existencia de un repositorio corporativo de documentos y expedientes electrónicos.

Artículo 57. Funciones específicas de los sistemas de gestión documental en relación con los documentos electrónicos.

1. En relación con los documentos electrónicos, los sistemas de gestión documental ejercerán las siguientes funciones:

2. Para el ejercicio de estas funciones, las administraciones públicas de las Illes Balears y las entidades adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para integrar adecuadamente los sistemas y las plataformas de gestión y producción administrativas con el sistema de gestión documental y de archivo, con el objetivo de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación, la conservación y la preservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.

CAPÍTULO III. Ingreso y salida de documentos de los archivos públicos

Artículo 58. Ingreso de documentos.

1. El ingreso de documentos es la entrada de documentos en un archivo público con las siguientes finalidades: de custodia, control, conservación y preservación del documento y uso público con arreglo a esta ley.

2. El ingreso de documentos en los archivos públicos puede producirse por las siguientes vías:

Artículo 59. Transferencia de documentos.

1. La transferencia de documentos tendrá el carácter de un procedimiento administrativo especial que consistirá en la entrega ordenada de los documentos de un archivo a otro siguiendo su ciclo de vida, con el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento, conservación y servicio.

2. Los archivos públicos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears transferirán los documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las correspondientes tablas de evaluación.

Respecto a los documentos administrativos electrónicos, se aplicará de manera complementaria lo previsto en la normativa de regulación del archivo electrónico único de la administración que corresponda.

3. Los plazos máximos para transferir los documentos se podrán ampliar cuando, por razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos lo requiera. El órgano responsable de la custodia deberá motivar la ampliación de dichos plazos, la cual deberá ser aprobada por el órgano de dirección y coordinación del respectivo subsistema archivístico.

4. Asimismo, a la hora de transferir documentos hay que tener en cuenta las siguientes situaciones excepcionales:

5. La transferencia de documentación histórica se llevará a cabo respetando el principio de procedencia.

Artículo 60. Salida de documentos.

1. La salida de los documentos de los archivos públicos integrantes del Sistema Archivístico de las Illes Balears que se reclamen para finalidades administrativas o judiciales deberá ser autorizada por la persona responsable del archivo en cuestión.

2. La salida temporal de documentos conservados en archivos de titularidad estatal cuya gestión se haya transferido a la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears o a los consejos insulares deberá ser gestionada por la administración que tenga encargada su gestión y se regirá por lo dispuesto en la legislación estatal vigente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

3. En el supuesto de que los documentos de los que se quiera pedir una salida temporal se tengan en régimen de depósito o comodato, hay que regirse por las condiciones acordadas en los correspondientes contratos, y deberá autorizar su salida el titular de los documentos. La autorización podrá ser aportada por la persona interesada o deberá solicitarla el responsable del archivo donde se encuentren depositados dichos documentos.

4. Las salidas temporales de documentos para exposiciones se iniciarán con la solicitud de la entidad organizadora, en la que se indicarán las condiciones de seguridad y conservación. En todo caso, será obligatorio contratar un seguro.

Artículo 61. Depósito de documentos.

1. Con la intención de preservar y conservar en las mejores condiciones el patrimonio documental de las Illes Balears, los archivos que formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, de acuerdo con la capacidad de custodia que tengan, podrán recibir el depósito de bienes documentales de los que las administraciones competentes dispongan, mediante la correspondiente resolución administrativa.

2. Respecto a los bienes mencionados en el apartado anterior, los archivos receptores se seleccionarán teniendo en cuenta los factores de conservación, seguridad y capacidad de difusión, sin perjuicio de la aplicación de otros criterios derivados de la gestión, la organización y la descripción documentales.

3. Realizar un depósito supone la revisión del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

4. En el caso de clausura de un centro de los que integran alguno de los subsistemas del Sistema Archivístico de las Illes Balears, la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando sea un archivo de carácter pluriinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre previo informe de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá decidir que los fondos del centro clausurado sean depositados en otro archivo, cuya naturaleza deberá ser adecuada para el depósito de los bienes del centro clausurado.

5. Los documentos mencionados en el apartado anterior continuarán perteneciendo a la administración que los deposite, la cual podrá consultarlos y obtener copias de ellos.

6. En cuanto a la salida temporal de documentos en régimen de depósito, será de aplicación lo dispuesto en el artículo 60 de esta ley.

Artículo 62. Ingreso de documentos privados en archivos públicos.

1. Los archivos públicos de las Illes Balears podrán recibir documentos privados que se consideren de interés cultural y patrimonial.

2. Los ingresos de documentos deberán formalizarse mediante donación, comodato, depósito o adquisición.

3. En caso de comodato, donación y adquisición, el archivo receptor quedará autorizado a realizar las siguientes acciones:

4. Las administraciones públicas podrán establecer sistemas de compensación por el tratamiento archivístico y el depósito de fondos documentales privados, especialmente si el titular del fondo rescinde el contrato.

5. La documentación ingresada en régimen de depósito temporal solo recibirá el tratamiento técnico imprescindible para su conservación y deberá tener el acceso restringido para cualquier persona ajena a la propiedad de los documentos, salvo que hubiera un consentimiento formal. El depósito deberá formalizarse mediante un contrato, en el que se establecerán las condiciones y los plazos temporales de permanencia en el archivo.

6. En caso de incumplimiento manifiesto de las obligaciones establecidas en el artículo 16 de esta ley, la comisión técnica insular de archivos de cada consejo insular o, cuando sea un archivo de carácter pluriinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre previo informe de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá acordar el ingreso temporal de documentos privados en un centro de archivo público, con el objeto de garantizar la preservación de sus valores y de asegurar el cumplimiento de su función social. En estos casos, el archivo público podrá llevar a cabo, sin necesidad de autorización de la persona titular del fondo, las actuaciones establecidas en el apartado 3 de este artículo.

7. Estos documentos continuarán perteneciendo a la entidad o la persona que los deposite, la cual podrá consultarlos y obtener copias de ellos.

8. En cuanto a la salida temporal de documentos en régimen de comodato o depósito, se aplicará lo dispuesto en artículo 60 de esta ley.

CAPÍTULO IV. Calificación y eliminación de los documentos de titularidad pública

Artículo 63. Calificación de los documentos.

1. Los documentos deben calificarse de acuerdo con los criterios que determina la Comisión Técnica Interinsular Calificadora de Documentos, que es la encargada de confeccionar y aprobar las tablas de evaluación de las series documentales, instrumentos imprescindibles para poder llevar a cabo la eliminación de los documentos.

2. Todos los documentos públicos se evaluarán y seleccionarán para determinar si deben conservarse o eliminarse, de acuerdo con el interés que presenten desde un punto de vista administrativo, contable, fiscal, jurídico, informativo o histórico, así como también para determinar los plazos de transferencia, conservación o eliminación que deban aplicarse, su régimen de acceso y los documentos esenciales.

Artículo 64. Valoración, selección y acceso a los documentos de titularidad pública.

1. Cada administración pública regulará y constituirá comisiones técnicas de carácter interdisciplinar que, de acuerdo con los criterios mencionados en el artículo anterior, decidirán sobre la valoración, la selección, el acceso y la eliminación de la documentación. Asimismo, las administraciones públicas podrán optar por confiar estas tareas a la Comisión Técnica Interinsular Calificadora de Documentos en los términos del acuerdo de colaboración correspondiente.

2. La valoración de los documentos se tiene que realizar por series o subseries documentales, independientemente del soporte o de la época de creación del documento.

3. El procedimiento de valoración tiene que incluir un estudio de identificación de los documentos en que, al menos, y en los términos que reglamentariamente se determinen, consten: los datos descriptivos, la normativa reguladora, la tipología documental, la existencia o no de datos especialmente protegidos y el procedimiento o la actuación en el que se inserta. Asimismo el estudio tiene que expresar los valores de tipo administrativo, jurídico, contable, fiscal, histórico o informativo dignos de consideración, y una propuesta de calendario de conservación y acceso.

4. Los calendarios de conservación y acceso tienen que ser objeto de publicación oficial.

Artículo 65. Eliminación de los documentos.

1. La eliminación de documentos tiene el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la exclusión y la destrucción física de los documentos con la condición de bienes de dominio público. En cualquier caso, los documentos custodiados en los archivos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears no se podrán eliminar mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de las entidades públicas. Tampoco podrán eliminarse los documentos que en el futuro puedan tener un valor informativo o histórico.

2. Los documentos solo se podrán eliminar de acuerdo con los criterios establecidos en las tablas de evaluación que la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos haya validado o sobre las que haya dictaminado favorablemente, siguiendo los criterios de valoración documental de acuerdo con los criterios de los valores primarios (administrativos y jurídicos) y de los valores secundarios (informativos e históricos) de la documentación evaluada.

CAPÍTULO V. Medios materiales y personales de los archivos públicos

Artículo 66. Personal de los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears.

1. El personal de los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears debe cumplir los siguientes criterios:

2. En el caso de los archivos de los consejos insulares y de los municipios de más de diez mil habitantes, y en el de la Universidad de las Illes Balears, la dirección recaerá, en primer lugar, en personal funcionario o empleados públicos pertenecientes al cuerpo o la escala del grupo A (subgrupo A1), con formación especializada en archivos, y en segundo lugar, excepcionalmente, siempre en los casos en que no haya personal funcionario o empleados públicos pertenecientes al subgrupo A1, en personal funcionario o empleados públicos del subgrupo A2 o en personal laboral con titulación universitaria y formación acreditada en materia de archivos.

3. Los archivos de gestión serán atendidos por el personal administrativo y auxiliar del correspondiente negociado o unidad administrativa.

4. Las instituciones de las que dependen los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears deben incluir, en las bases que rijan los procesos de selección del personal archivero destinado a gestionar dichos centros, requisitos de titulación y temarios en consonancia con los criterios existentes en el conjunto de las administraciones públicas. En los tribunales encargados de resolver sobre los procesos de selección deberá figurar obligatoriamente personal archivero profesional de cualquiera de las administraciones públicas de las Illes Balears.

5. El servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears debe contar, como mínimo, con un técnico archivero como responsable del servicio y de personal administrativo y auxiliar.

6. Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos:

Artículo 67. Infraestructuras de los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears.

1. Todos los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears tienen que disponer de las instalaciones y de los sistemas de gestión y conservación adecuados, tanto por lo que respecta a la ubicación como por lo que respecta a las condiciones técnicas específicas, para el mantenimiento, la seguridad, la consulta y la conservación de los documentos que custodian.

2. Todas las entidades públicas y personas jurídicas titulares de un archivo público tienen la obligación de habilitar un depósito para archivos con capacidad suficiente y con las instalaciones adecuadas, tanto por lo que respecta a la ubicación como por lo que respecta a las condiciones técnicas necesarias, para el mantenimiento, el tratamiento, la seguridad, la conservación y la consulta de los documentos que custodian.

3. Los depósitos de archivo deben contar con las medidas de seguridad necesarias que garanticen la idoneidad de la conservación de los documentos, por lo que deberán evitarse los lugares inundables o que presenten problemas de humedad y conservación. En los archivos no se pueden depositar materiales inflamables o explosivos ajenos a los soportes y contenedores de los documentos.

4. Los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears tienen que disponer de archivos electrónicos con las medidas de seguridad que establezcan el Esquema Nacional de Seguridad y la legislación vigente.

5. Las instalaciones o edificaciones de los archivos deberán contar con los espacios necesarios para su función, así como con las características técnicas y ambientales imprescindibles para garantizar la conservación de la documentación en todos sus formatos.

TÍTULO V. Acceso a los documentos de los archivos históricos

Artículo 68. Régimen general.

1. Todo el mundo tiene derecho a acceder a los documentos públicos en los términos y en las condiciones que establecen la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y el resto de normativa de aplicación.

2. No obstante, en el caso de los archivos históricos, que disponen de infraestructuras adecuadas para facilitar al público el acceso a los documentos de forma directa –en una sala de lectura– o bien indirecta –a través de una copia digitalizada–, deberá facilitarse el acceso de acuerdo con lo dispuesto en este título.

CAPÍTULO I. Acceso a los documentos de titularidad pública

Sección 1.ª Acceso y consulta de los documentos

Artículo 69. Derecho de acceso a los documentos.

1. Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos de titularidad pública que sean de acceso y consulta libres y que estén custodiados en archivos públicos del Sistema Archivístico de las Illes Balears que dispongan de un espacio para la consulta de los documentos incluidos en sus instrumentos de información y descripción archivísticas.

2. Los archivos y sus instalaciones deberán dotarse de los recursos, los medios técnicos y las medidas organizativas necesarios para garantizar el cumplimiento del derecho de acceso a los documentos a la vez que se protege su integridad.

3. El acceso a la documentación de carácter administrativo histórico o correspondiente a procedimientos finalizados desde hace al menos cinco años, se regirá por la tabla de evaluación de la serie documental correspondiente, según el dictamen de la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos. En el supuesto de que no se considere aplicable la forma de acceso prevista en este título, el responsable del archivo tiene que informar al solicitante de la necesidad de ejercer el derecho de acceso según lo previsto en Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

Artículo 70. Información relativa a los instrumentos archivísticos para el acceso a los documentos.

1. Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso, el archivo público perteneciente al Sistema Archivístico de las Illes Balears facilitará los instrumentos de información y descripción archivísticas y asesorará a los usuarios en la búsqueda de la información contenida en los archivos.

2. Las diferentes administraciones públicas deben procurar los medios tecnológicos y telemáticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusión de dichos instrumentos en relación con los documentos.

3. Con el objeto de que los usuarios puedan localizar los documentos de titularidad pública, identificarlos y acceder a ellos, los archivos integrantes del Sistema Archivístico de las Illes Balears, a los que hace referencia el presente capítulo, deberán cumplir las siguientes obligaciones de transparencia y publicidad activa:

4. La información a la que hace referencia el apartado 1 anterior deberá poder consultarse en el portal de transparencia, en la sede electrónica o web, y en el portal de archivos, si el organismo titular del archivo dispone de ellos.

Sección 2.ª Ejercicio del derecho de acceso

Artículo 71. Acceso a los documentos.

1. El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública que prevé este título y la obtención de copias de los documentos se regirán por las condiciones que establece esta sección y el procedimiento que se establezca reglamentariamente en el Sistema Archivístico de las Illes Balears.

2. Los responsables de los archivos públicos, siempre que sean funcionarios habilitados, podrán hacer copias auténticas y emitir certificados de los documentos bajo custodia.

3. La obtención de reproducciones de los documentos estará condicionada por el estado de conservación de los mismos.

4. El reglamento de acceso a los documentos incluirá el procedimiento de reclamación en el supuesto de denegación del acceso.

Artículo 72. Formalización del acceso.

1. Los archivos de las administraciones públicas de las Illes Balears podrán facilitar el acceso a los documentos de titularidad pública en un formato diferente del solicitado en los siguientes casos:

2. El acceso a los documentos de titularidad pública será gratuito si los documentos son consultados en el archivo donde están custodiados, o bien si existen en formato electrónico, en cuyo caso se entregarán o se habilitará el acceso a ellos por medios electrónicos. Sin embargo, la expedición de copias o certificados y la transposición a formatos diferentes del original pueden quedar sujetos a una contraprestación económica en los términos previstos en la legislación de tasas de la comunidad autónoma de las Illes Balears o en las ordenanzas fiscales de cada administración local.

Artículo 73. Obligaciones relativas al acceso a los documentos.

Quienes acceden a los documentos de titularidad pública tienen las siguientes obligaciones:

CAPÍTULO II. Acceso a los documentos de titularidad privada

Artículo 74. Acceso a los documentos conservados en archivos públicos.

Sin perjuicio de lo establecido en el capítulo I de este título, el acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears que están depositados en archivos públicos se regirá por lo dispuesto en los instrumentos jurídicos que formalizan su ingreso.

Artículo 75. Acceso a los documentos conservados en archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears y a los inscritos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

1. El acceso a los documentos de titularidad privada que forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears y que se encuentran en archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears se regirá por lo previsto en materia de acceso para los documentos de titularidad pública.

2. El acceso al resto de documentos de titularidad privada inscritos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears se regirá por los siguientes preceptos:

TÍTULO VI. Régimen de inspección y auditoría

Artículo 76. Inspección y auditoría.

1. Para el cumplimiento adecuado de esta ley, la Administración de la comunidad autónoma y los consejos insulares crearán y regularán servicios de inspección de archivos en el ámbito respectivo de competencias, sin perjuicio de los mecanismos de vigilancia y supervisión que se puedan adoptar en cada subsistema archivístico.

2. No obstante lo que dispone el apartado anterior, las administraciones públicas mencionadas colaborarán en el impulso a la realización de auditorías que faciliten la adopción posterior de medidas normativas y de gestión para la mejora del conjunto del Sistema Archivístico de las Illes Balears.

Artículo 77. Actividad inspectora.

Las administraciones dotarán a los servicios de inspección de personal funcionario debidamente cualificado, de acuerdo con la normativa de ocupación pública y las relaciones de puestos de trabajo correspondientes. Asimismo, regularán sus funciones, el estatuto personal y las formas de selección.

Corresponde a los servicios de inspección:

TÍTULO VII. Régimen sancionador

CAPÍTULO I. Infracciones administrativas

Artículo 78. Infracciones.

1. Se consideran infracciones administrativas en materia de archivos y de gestión documental las acciones u omisiones tipificadas como tales en esta ley.

2. Con respecto al acceso a los documentos en los casos regulados por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, tiene que aplicarse el régimen de infracciones que prevén la misma Ley 19/2013 y el resto de normativa de aplicación.

Artículo 79. Responsabilidad de las infracciones.

1. Serán responsables de las infracciones tipificadas en esta ley las personas físicas o jurídicas que lleven a cabo las acciones u omisiones que en ella se tipifican.

2. Las autoridades y el personal dependiente de las administraciones públicas serán responsables de las infracciones cometidas en materia de archivos y gestión documental, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que se pueda derivar.

3. Las responsabilidades administrativas que se deriven de la comisión de una infracción serán compatibles con la exigencia al infractor de la reposición de la situación alterada al estado originario, así como con la indemnización por los daños y perjuicios causados al patrimonio documental de las Illes Balears, que será determinada y exigida por el órgano competente para ejercer la potestad sancionadora.

Artículo 80. Clasificación y calificación de las infracciones.

1. Las infracciones administrativas en materia de archivos y gestión documental se clasifican en muy graves, graves y leves.

2. Son infracciones muy graves las siguientes acciones u omisiones:

3. Son infracciones graves las siguientes acciones u omisiones:

4. Son infracciones leves las siguientes acciones u omisiones:

CAPÍTULO II. Sanciones administrativas

Artículo 81. Sanciones.

1. Las infracciones que establece esta ley se sancionarán de la siguiente manera:

2. Si, como consecuencia de la comisión de la infracción, el valor del daño ocasionado o del beneficio económico obtenido supera la cuantía de la sanción prevista en el apartado anterior, se elevará esta, si procede, entre el doble y el triple del valor o beneficio económico obtenido, teniendo como criterios preferentes para dicha tasación el perjuicio causado y la singularidad, el interés y la importancia cuantitativa de los bienes afectados.

Artículo 82. Sanciones accesorias.

1. En las infracciones graves o muy graves también se pueden acumular las siguientes sanciones:

2. La exclusión del sistema archivístico comportará la gestión temporal de los documentos en otro archivo público.

Artículo 83. Criterios de gradación.

1. Una vez calificadas las infracciones como leves, graves o muy graves, las sanciones se graduarán en un grado mínimo, medio o máximo, atendiendo a los criterios de los siguientes apartados.

2. Serán criterios agravantes:

3. Serán criterios atenuantes:

4. Si no hay atenuantes ni agravantes, se impondrá la sanción en el grado medio. Si hay uno o más atenuantes, se impondrá la sanción en el grado mínimo y, si hay uno o más agravantes, corresponderá imponerla en el grado máximo.

5. En el caso de una infracción leve, si hay una o más circunstancias atenuantes, se podrá sancionar con amonestación.

6. Las sanciones se impondrán de forma que la comisión de las infracciones no resulte más beneficiosa para el infractor que el cumplimiento de las normas infringidas y se deberá mantener la adecuación oportuna entre la gravedad del hecho constitutivo de la infracción y la sanción que se tenga que imponer.

Artículo 84. Prescripción de las infracciones y sanciones.

1. Las infracciones establecidas en este título prescribirán al cabo de seis meses, si son leves; al cabo de dos años, si son graves; y al cabo de cinco años, si son muy graves.

2. El plazo de prescripción de las infracciones empezará a contar desde el día de la comisión de la infracción. En el caso de infracciones continuadas o permanentes, el plazo empezará a contar desde que finalice la conducta infractora.

3. La prescripción de la infracción se interrumpirá con la iniciación, con conocimiento de la persona interesada, de un procedimiento administrativo de naturaleza sancionadora, y el plazo de prescripción se reiniciará si el expediente sancionador está paralizado durante más de un mes por causa no imputable al presunto responsable.

4. Las sanciones por faltas leves prescribirán al cabo de un año; las motivadas por faltas graves, al cabo de dos años; y las motivadas por faltas muy graves, al cabo de tres años.

5. El plazo de prescripción de las sanciones empezará a contar desde el día siguiente al día en que sea ejecutable la resolución por la que se impone la sanción o haya transcurrido el plazo para interponer un recurso. La prescripción se interrumpirá con la iniciación, con conocimiento de la persona interesada, de un procedimiento de ejecución, y el plazo de prescripción se reiniciará si el procedimiento está paralizado durante más de un mes por causa no imputable al presunto responsable.

CAPÍTULO III. Procedimiento

Artículo 85. Régimen jurídico.

1. Las infracciones cometidas en materia de archivos y gestión documental deberán sancionarse previa tramitación del correspondiente procedimiento sancionador.

2. La potestad sancionadora respecto a las infracciones tipificadas en esta ley se regirá por lo establecido en este título y por la normativa de procedimiento sancionador de aplicación en los ámbitos de competencia de las administraciones públicas de la comunidad autónoma de las Illes Balears, de acuerdo con la normativa estatal básica.