Acuerdo Internacional Administrativo sobre las condiciones de adscripción en comisión de servicio de un funcionario español al Consejo de Europa, hecho en Estrasburgo el 29 y 30 de mayo de 2025

No obstante, para aquellas visitas o tratamientos que no puedan concertarse fuera del horario de presencia obligatoria, podrá autorizarse la ausencia hasta dos o tres veces por mes, concediéndose, por norma general, un permiso de 1 hora para cada visita. No obstante, el tiempo así concedido no podrá utilizarse a efectos de obtener la autorización para ausentarse mencionada más adelante en el apartado 6. Los casos que conlleven un tratamiento a largo plazo deberán concertarse tras consultarlo con la División de Administración. Se concederán 3 h 50 min al miembro del personal para exámenes médicos que exijan que se ausente durante media jornada. La tarjeta roja no deberá usarse nunca para acudir a consultas médicas, odontológicas, etc.

– Las ausencias por otros motivos personales solo se autorizarán excepcionalmente, y no computarán como horas de trabajo del miembro del personal. En determinados casos individuales, podrán realizarse leves modificaciones del horario de presencia obligatoria por motivos personales válidos, especialmente familiares, dependiendo de las necesidades de la Organización.

6. Ausencias autorizadas (media jornada) en compensación por el saldo positivo de horas acumulado del mes anterior (apartado 11 de la Instrucción n.º 16).

El objetivo del horario flexible de trabajo no es aumentar el número de días en los que el personal pueda ausentarse, sino flexibilizar la jornada laboral diaria. Debe garantizarse que las ausencias autorizadas de este tipo no se solicitan ni conceden salvo al personal que ha realizado en efecto el exceso de jornada necesario a fin de atender las necesidades de la Organización, y garantizar que el personal no realiza horas presenciales con el objetivo expreso de obtener autorización para ausentarse media jornada. Se pedirá al personal de nivel A que no solicite este tipo de autorizaciones.

7. Horas extraordinarias (apartado 12 de la Instrucción n.º 16).

a. Se recuerda a los departamentos que la normativa actual (Norma n.º 425 y Circular n.º 490) permite compensar las horas extraordinarias (permiso compensatorio o remuneración de horas extraordinarias) únicamente del personal de niveles C1 a B3. Estas normas acaban de modificarse mediante la Circular n.º 615, de 12 de mayo de 1978, para ampliar el permiso compensatorio por horas extraordinarias (pero no su remuneración) para el personal de los niveles B4 a B6, y eliminar, para el personal en las categorías B y C, las 5 h mensuales que hasta el momento se restaban de las horas extraordinarias por motivos técnicos (la diferencia entre la semana laboral estándar de 40 h y la semana laboral efectiva de 38 h 45 min, que equivale a 5 h al mes). No obstante, las primeras 5 h extraordinarias no podrán ser remuneradas en ningún caso.

b. El sistema de horas extraordinarias en el marco del régimen de jornada de trabajo flexible parte del principio de que las horas de trabajo deben distribuirse a lo largo del mes. En consecuencia, el exceso de jornada de lunes a viernes entre las 8.00 h y las 19.00 h no se considerarán horas extraordinarias y deberán compensarse con arreglo a los acuerdos de flexibilidad horaria²². Solo aquellas horas que se trabajen (en los niveles C y B) por orden explícita del jefe del departamento antes de las 8.00 h o después de las 19.00 h (de lunes a viernes), o los sábados, domingos, festivos oficiales u otros días no laborables, se considerarán como horas extraordinarias. Estas deberán reducirse al mínimo indispensable y los equipos de trabajo deberán ser lo más reducidos posible en caso de que se trabaje fuera del horario habitual.

²² No obstante, consúltese el apartado 12.4 de la Instrucción n.º 16.

Las horas extraordinarias realizadas en las condiciones adecuadas se compensarán de la siguiente manera: al menos las primeras 5 h extraordinarias de cada mes se computarán a favor del trabajador y se utilizarán en el marco del régimen de jornada flexible²³. Se deberán notificar a la División de Administración, mediante una ficha de registro mensual (véase el apéndice I a las presentes Directrices), todas las horas extraordinarias realizadas, esto es, todas las realizadas además de las compensadas en el marco del régimen de flexibilidad laboral, de forma que esas horas extraordinarias puedan transformarse en un permiso compensatorio o remunerarse previa autorización de la División de Administración. No se solicitará el permiso compensatorio por horas extraordinarias salvo para un número de horas correspondiente a una o varias jornadas (7 h 45 min) o medias jornadas (3 h y 50 m).

²³ No obstante, consúltese el apartado 12.4 de la Instrucción n.º 16.

c. Por lo que respecta al personal de los niveles A y L, los directores y jefes de departamento están autorizados a considerar la posibilidad de compensar a los miembros de ese personal por trabajo realizado fuera del horario normal de trabajo (por ejemplo, largas jornadas de trabajo, trabajo adicional realizado de forma habitual), siempre que sea el propio director o jefe de departamento el que haya solicitado la realización de dicho trabajo de cara a la celebración de reuniones o por cualquier otro motivo organizativo de carácter objetivo. La compensación se concederá preferentemente en el marco del régimen de jornada flexible, es decir, durante los tramos de horario flexible. Las medidas prácticas para aplicar la presente disposición deberán acordarse entre el director o el jefe de departamento y la División de Administración.

8. Viajes oficiales.

Los días completos dedicados a viajes oficiales se computarán según la media estándar de 7 h 45 min de lunes a viernes para el personal de todas las categorías (A, L, B, C). El tiempo adicional de viaje (por ejemplo, últimas horas de la tarde) no se sumará a dicho cómputo diario estándar de horas.

No obstante, podrá considerarse la posibilidad de compensación en determinados casos que puedan surgir en condiciones organizativas excepcionales o particularmente difíciles (por ejemplo, trabajo nocturno o servicios de secretaría para una reunión durante el fin de semana o un festivo oficial si no hay posibilidad de disfrutar de tiempo libre durante el propio viaje oficial). El personal que desee solicitar dicha compensación deberá dirigirse a la División de Administración, previa autorización del director o jefe de departamento. La compensación se concederá en forma de tiempo a disfrutar en el marco del régimen de jornada flexible o mediante un permiso compensatorio.

III. Supervisión de la Administración.

9. Servicios centrales responsables del funcionamiento de la jornada de trabajo flexible.

La División de Administración es la encargada de centralizar la gestión de la jornada de trabajo flexible (apartado 22 de la Instrucción n.º 16).

La División de Servicios Técnicos supervisa el correcto funcionamiento de los contadores y es responsable de las cuestiones técnicas del régimen de jornada flexible. Se encarga de los fallos que se produzcan en los equipos y de la sustitución de las tarjetas perdidas.

En nombre del Secretario General, A. Daussin, Director General de Administración y Finanzas.

ANEXO E

ÍNDICE

1. Marco jurídico.

2. Cobertura de gastos médicos.

2.1 La Administración del interesado realiza aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que puede transferirse a Francia o a otro país europeo.

2.1.1 Antes de la mudanza a Estrasburgo o a una oficina que esté fuera de Francia.

2.1.2 A la llegada a Estrasburgo.

2.1.3 A la llegada a una oficina en un país europeo distinto de Francia.

2.1.4 Miembros de la familia.

2.1.5 Información sobre el sistema de seguridad social en Francia.

2.1.6 Procedimiento de reembolso.

2.1.7 Registro con un médico de familia o médecin traitant.

2.1.8 Assurance Mutuelle o póliza complementaria.

2.2 Otras situaciones.

3. Seguro de accidentes (como se indica en el artículo 16 de la Resolución (2012)2).

4. Ausencia por motivos médicos.

4.1 Informar al departamento.

4.2 Justificante médico.

4.3 Ausencia sin justificante.

4.4 Justificantes médicos expedidos en el extranjero.

5. Datos de contacto en la Dirección de Recursos Humanos.

1. Marco jurídico

La adscripción en comisión de servicio del interesado es el resultado de un acuerdo entre el Secretario General del Consejo de Europa y la Administración de la organización nacional o internacional del primero.

La Resolución 2012(2) por la que se establece el Reglamento para la adscripción en comisión de servicio de funcionarios internacionales, nacionales, regionales o locales al Consejo de Europa, adoptada por el Comité de Ministros, el 15 de febrero de 2012, especifica que el empleador deberá adoptar las medidas necesarias para gestionar la cobertura médica y social antes de la adscripción en comisión de servicio. Se adjuntará un certificado de cobertura médica y social al acuerdo de adscripción en comisión de servicio. La garantía de cobertura deberá incluir también a la familia del interesado (en su caso).

Artículo 16 de la Resolución 2012(2):

a. El Consejo de Europa no se responsabilizará de dar cobertura médica y social al funcionario en comisión de servicio o a los miembros de su familia.

b. Antes del comienzo del periodo de adscripción en comisión de servicio, la Administración de que se trate certificará al Consejo de Europa que durante todo el periodo pertinente dicha Administración garantizará la cobertura médica y social del funcionario en comisión de servicio*.

• El funcionario en comisión de servicio deberá certificar que los miembros de su familia que lo acompañen a su lugar de destino en el Consejo de Europa se benefician de la cobertura médica y social.

La Resolución también especifica que el Consejo de Europa suscribirá una póliza de seguro de accidentes a favor del interesado por el periodo de adscripción en comisión de servicio:

Artículo 16 de la Resolución 2012(2):

c. Durante el periodo de adscripción en comisión de servicio, el Consejo de Europa suscribirá un plan privado de seguro de accidentes a favor del funcionario en comisión de servicio.

No obstante, esta póliza no puede considerarse sustitutiva del seguro de cobertura médica y social. Además, no cubre a la familia.

2. Cobertura de gastos médicos

Existen varias opciones:

– Que la Administración del interesado realice aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que pueda transferirse a Francia o a otro país europeo en virtud de los acuerdos bilaterales en la materia;

– O bien que dicha Administración realice aportaciones a un sistema de seguridad social que permita la adscripción en comisión de servicio y cubra a sus beneficiarios cuando trabajan en el extranjero.

También puede resultar necesario que la Administración del interesado suscriba una póliza específica por el periodo de adscripción en comisión de servicio.

2.1 La Administración del interesado realiza aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que puede transferirse a Francia o a otro país europeo.

Ese puede ser el caso de las personas procedentes de un país que forme parte del Espacio Económico Europeo (EEE). De hecho, existen acuerdos en materia de seguridad social entre los Estados miembros de la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza que permiten al interesado y a su Administración seguir contribuyendo a su sistema nacional, mientras se reciben prestaciones de la seguridad social francesa. En este marco, los miembros de la familia²⁴ suelen estar también cubiertos, tanto si permanecen en su país de origen como si se mudan a Estrasburgo o a otro país europeo.

²⁴ Con sujeción a la normativa nacional del interesado.

Téngase en cuenta que dicha transferencia no es automática y debe prepararse antes de la llegada, mientras el interesado aún se encuentre en su país de origen.

2.1.1 Antes de la mudanza a Estrasburgo o a una oficina que esté fuera de Francia.

El interesado deberá ponerse en contacto con su oficina de la seguridad social para comprobar si puede realizarse la transferencia. En caso afirmativo, dicha oficina le facilitará el formulario necesario (por ejemplo, el S1, pero puede tratarse de otro distinto en función del país) para que sus derechos se transfieran a Francia. En el caso de las oficinas que se encuentren en un país europeo distinto de Francia, el interesado deberá preguntar en la Seguridad Social del país en cuestión qué documentación debe aportar.

2.1.2 A la llegada a Estrasburgo.

El interesado deberá ponerse en contacto inmediatamente con la Unidad de Seguridad Social y Pensiones (SIPU), donde se le prestará asistencia para inscribirse en la oficina local de la seguridad social. Téngase en cuenta que también deberán presentarse los siguientes documentos:

– el formulario original (antes mencionado) que permite la transferencia de sus derechos de seguridad social, por duplicado; deberá indicarse el periodo exacto de la adscripción en comisión de servicio y la nueva dirección en Francia;

– una copia de la tarjeta sanitaria europea válida durante todo el periodo de adscripción en comisión de servicio;

– un certificado de nacimiento original con indicación de la filiación (deberán aparecer ambos padres) en un formulario internacional, o bien, su traducción jurada realizada por un traductor del Tribunal de Casación de Colmar (Francia). Véase el sitio web siguiente:

http://www.creta-france.com/

http://www.traducteursdelest.asso.fr/index.php?langue=&departement=Bas-Rhin&lang=fr&page=result;

– una copia del pasaporte;

– una copia del visado (en su caso);

– un certificado oficial del banco del interesado en el que figuren los datos de su cuenta bancaria, incluidos los códigos SWIFT/BIC e IBAN (relevé d'identité bancaire - RIB).

2.1.3 A la llegada a una oficina en un país europeo distinto de Francia.

El interesado deberá realizar los trámites asociados a la cobertura médica a través de la Seguridad Social del país de destino.

2.1.4 Miembros de la familia.

En función de la normativa en materia de seguridad social vigente en el país del interesado, es posible que su familia también esté cubierta. Esto deberá indicarse en el formulario de transferencia, que deberá contener los nombres completos de los familiares acompañantes.

Téngase en cuenta que, en caso de que los familiares que se trasladen a Estrasburgo tengan derecho a beneficiarse de esa cobertura, deberán aportar la misma documentación arriba indicada que se exige al interesado para poder registrarse en la seguridad social. Para los niños y niñas, se solicitará también un certificado de escolarización.

2.1.5 Información sobre el sistema de seguridad social en Francia.

Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM) es el nombre que recibe la oficina local de la seguridad social en Francia, donde deberá registrarse el interesado. La CPAM se encarga del sistema de reembolsos.

La CPAM gestiona los gastos, tales como los honorarios de médicos y odontólogos, pero también los costes de hospitalización, embarazo, accidente, fallecimiento, etc.

En Francia, deberán pagarse inmediatamente las facturas relacionadas con los gastos sanitarios y, posteriormente, solicitar su reembolso, salvo en casos de hospitalización y determinadas enfermedades de larga duración.

Una vez formalizada la transferencia por la CPAM, se enviará al interesado su número de la seguridad social por correo postal. Debe tenerse en cuenta que la transferencia de estos derechos puede demorarse varias semanas.

2.1.6 Procedimiento de reembolso.

Para recibir el reembolso de los gastos médicos, se deberá aportar la siguiente documentación cada vez que se realice una solicitud.

– «Feuille de soins»:

Se trata del recibo que permite recibir el reembolso.

El interesado lo recibirá del profesional sanitario. Tenga en cuenta que las etiquetas de los medicamentos prescritos deberán adherirse a la feuille de soins del farmacéutico.

– Todos los documentos justificativos originales pertinentes (recibos del facultativo, etcétera).

En la mayoría de los casos, la receta o factura detallada y los recibos de las cantidades abonadas.

Antes del envío, deberán cumplimentarse debidamente todos los documentos (indicando el nombre, el número de seguridad social, el domicilio, etc.) y, muy importante, firmarse. Es aconsejable guardar una copia de toda la documentación enviada. Es preferible agrupar las solicitudes de pequeña cuantía.

Téngase en cuenta que los tratamientos o la atención recibidos hace más de dos años no podrán reembolsarse.

Si el interesado está registrado en la CPAM de Estrasburgo, puede introducir sus solicitudes de reembolso (feuilles de soins, recetas, etc.) en un sobre cerrado indicando «CPAM VIA DISTRIBUTION» (únicamente si está registrado en la CPAM de Estrasburgo) y depositarlo en el correo interno. De esa forma, podrá servirse del servicio de mensajería agrupada gratuito que sale cada miércoles por la tarde.

También podrá enviar su solicitud de reembolso directamente a su CPAM en un sobre cerrado y franqueado fuera del Consejo de Europa o puede depositar su solicitud de reembolso en el buzón accesible 24 h al día, 7 días a la semana (véase la dirección más arriba).

2.1.7 Registro con un médico de familia o médecin traitant.

En Francia, las personas registradas en el sistema de la seguridad social deben designar un médico de familia, encargado de su seguimiento y derivación, si fuera necesario, un especialista. Si el interesado acude a la consulta de su médico de familia y se somete a los procedimientos médicos que este le prescriba o le recomiende, le será más fácil obtener el reembolso.

Para designar un médico, el interesado deberá:

– Si todavía no está afiliado, o si su médico no utiliza medios electrónicos, deberá cumplimentar y firmar el formulario Déclaration de choix du médecin traitant, consignando el nombre del médico elegido, y enviárselo al CPAM tan pronto como reciba el número de la Seguridad Social. Si todavía no está afiliado, deberá enviar dicho formulario junto con el expediente de transferencia de derechos.

– Si el interesado ya está afiliado, su médico podrá enviar la declaración online al CPAM.

2.1.8 Assurance Mutuelle o póliza complementaria.

La seguridad social reembolsará entre el 60 y el 90 % de los gastos con arreglo a los honorarios estándar. Es posible que el médico cobre un importe superior a la tarifa estándar, lo que supone que no siempre se devolverá el total de las facturas médicas.

Para garantizar una mejor cobertura, puede ser conveniente obtener otra cobertura adicional (también conocida como cobertura complementaria, puesto que su función es devolver una parte de los gastos totales que no son reembolsados por la seguridad social). La mayor parte de agentes de seguros de Francia ofrecen estos contratos. Los precios varían en función de la compañía y el grado de cobertura que se desee contratar.

2.2 Otras situaciones.

En caso de que la Administración del interesado no realice aportaciones a un sistema de seguridad social que pueda transferirse al sistema francés, existen dos posibilidades:

2.2.1 Que el sistema nacional o el sistema concreto que le ampare cubra sus gastos y los de su familia en el extranjero durante todo el periodo de adscripción en comisión de servicio. En ese caso, deberá comprobar antes de la partida el alcance de la cobertura y asegurarse de que tiene en su poder toda la documentación necesaria.

2.2.2 Que el empleador contrate una póliza privada en nombre del interesado que le cubrirá en el extranjero a él y a su familia durante todo el periodo de adscripción en comisión de servicio, a su llegada a Estrasburgo. En caso de que se desee contratar este tipo de póliza, la Unidad de Seguridad Social y Pensiones facilitará un listado de agentes de seguros (véase el anexo). Estos contactos se ofrecen a modo de ejemplo. El Consejo de Europa no tiene ningún acuerdo específico con ninguno de dichos agentes o compañías aseguradoras, y no se hace responsable de las consecuencias que puedan derivarse de firmar un contrato con cualquiera de ellos.

3. Seguro de accidentes (como se indica en el artículo 16 de la Resolución (2012)2)

Durante el periodo de adscripción en comisión de servicio, el Consejo de Europa suscribirá un plan privado de seguro de accidentes a favor del funcionario adscrito en comisión de servicio. No obstante, esta póliza no puede considerarse sustitutiva del seguro de cobertura médica y social. Concretamente, no será de aplicación en caso de gastos relacionados con una enfermedad. Además, téngase en cuenta que esta póliza no cubre a los miembros de la familia.

Las prestaciones y sumas de capital²⁵ asegurados en caso de accidente cubrirán los siguientes riesgos:

²⁵ Cantidades vigentes a 1 de enero de 2009.

– Seguro de vida: 76 225 euros.

– Incapacidad permanente total: 152 450 euros.

– Incapacidad permanente parcial: % variable en función de la escala de incapacidad de la póliza del seguro.

– Incapacidad temporal total: 76 euros/día (máximo 1 año).

– Tarifas médicas: 3 811 euros.

En caso de accidente durante el periodo de adscripción en comisión de servicio, deberá contactarse inmediatamente con la Unidad de Seguridad Social y Pensiones, para que se puedan realizar las gestiones necesarias con la compañía aseguradora.

4. Ausencia por motivos médicos

La Norma n.º 1399, de 17 de diciembre de 2019, contiene las disposiciones aplicables en casos de ausencia por motivos de salud, maternidad, paternidad o adopción. Consúltese el manual administrativo en la Intranet, en la sección «cobertura médica y social».

4.1 Informar al departamento.

Tanto si se está en poder de un justificante médico inicial como si se deja de acudir al trabajo por enfermedad sin contar con un justificante, lo primero que debe hacerse es informar al jefe del departamento, o al responsable de recibir dicha información en ese departamento, durante la primera media jornada de ausencia del trabajo.

Además, es posible que deba informarse también a la Administración de origen si así se hubiera acordado antes de la adscripción en comisión de servicio.

4.2 Justificante médico.

Deberá cumplimentarse el justificante de forma completa y legible (con apellido y nombre, domicilio donde pueda ser visitado, etc.).

Dependiendo del plan de seguro médico, se enviará el justificante a la dirección correspondiente:

Si el interesado está cubierto por la Seguridad Social francesa (la cobertura de seguridad social ha sido transferida al sistema francés).

Páginas 1 y 2 del justificante:

Deberán enviarse al fondo de seguro médico (CPAM) en el plazo de 48 horas desde la expedición del justificante. El incumplimiento de esta norma puede suponer que se deniegue el derecho a la prestación por enfermedad (artículos L 321-2 y R 615-69 del Código de la Seguridad Social).

Página 3 del justificante:

Deberá enviarse directamente al Departamento de Recursos Humanos de la Administración de origen en el plazo de 48 horas, tras comprobar que la información pertinente (apellido, nombre, fechas, número de asegurado, etc.) es legible. Si no lo es, debe añadirse una nota. En algunos casos, la Administración podrá reclamar una compensación al sistema nacional de Seguridad Social del interesado.

Si el interesado está asegurado por una póliza privada o a través de un plan de su empleador (véase supra):

Debe consultarse a la Administración de origen las gestiones a realizar.

En todos los casos, debe enviarse una copia del justificante médico (página 3, en el caso de los justificantes médicos expedidos en Francia) a la Unidad de Seguridad Social y Pensiones (Dirección de Recursos Humanos, Consejo de Europa), a la dirección assurances.sociales@coe.int, en el plazo de 48 horas.

Para facilitar la tramitación, deberá enviarse una copia completa y legible del justificante médico en formato PDF, asegurándose de:

– incluir en la línea del asunto «APELLIDO Nombre, Código COE-Justificante médico desde el dd/mm/aaaa hasta el dd/mm/aaaa»;

– añadir el justificante médico como documento adjunto (y no en el cuerpo del mensaje);

– indicar en el cuerpo del mensaje cualquier información adicional, como si se trabajó o no el día en el que se expidió el justificante; y

– añadir el formulario de la declaración si el justificante se expide fuera de Francia.

4.3 Ausencia sin justificante.

En lo que respecta al Consejo de Europa, no es necesario enviar ningún justificante médico si la ausencia por enfermedad oscila entre media jornada y jornada y media (máximo). No obstante, si las ausencias sin justificante médico suman un total de más de 4 días en un año natural, las posteriores ausencias sin justificar durante ese año se deducirán del permiso anual.

No obstante, la Unidad de Seguridad Social y Pensiones recuerda que esto no significa que se tenga derecho a 4 días adicionales de permiso anual y recomienda que, en caso de acudir al médico, se pida un justificante si es necesario. Se recuerda que, de cualquier modo, deberá informarse al departamento de tales incidencias, ya desde la primera media jornada en que se deje de acudir al trabajo.

Además, en caso de estar enfermo un viernes y al lunes siguiente, se computará como una ausencia de 4 días, por lo que deberá aportarse un justificante médico, al menos, para el lunes.

4.4 Justificantes médicos expedidos en el extranjero.

En caso de obtenerse un justificante médico durante un viaje al exterior (en viaje oficial o de vacaciones), deberá informarse inmediatamente a la Unidad de Seguridad Social y Pensiones.

Además, se añadirá una breve nota explicativa de las circunstancias y del periodo cubierto, junto con el apellido, nombre y número de identidad y de asegurado (especialmente si el justificante está redactado en un idioma distinto del inglés o el francés). Se consignarán también su dirección y número de teléfono.

A continuación, se seguirá el procedimiento previsto en el apartado 4.2.

5. Datos de contacto en la Dirección de Recursos Humanos

Se recuerda que los siguientes miembros del personal están a disposición del interesado si necesita asistencia o tiene dudas.

Asistencia en caso de registrarse en la seguridad social francesa:

Unidad de Seguridad Social y Pensiones.

Despacho: Palais 4095.

Teléfono: + 33 (0)3 88 41 29 92.

Correo electrónico: assurances.sociales@coe.int

Trabajador social:

Despacho: Palais 4090.

Teléfono: + 33 (0)3 88 41 24 41.

Correo electrónico: manon.genay@coe.int/conseil.social@coe.int

ANEXO F

Asunto: Información relativa a los viajes oficiales realizados a cargo de la Organización por miembros del personal, expertos u otras personas

XII. Características principales

El seguro de viajes oficiales CHARTIS (antes AIG EUROPE) cubre los riesgos específicos que conllevan los desplazamientos realizados a cargo de la Organización por miembros del personal, expertos u otras personas.

Número de póliza de CHARTIS: 2.004.761.

Teléfono 24 h de CHARTIS:

Tel.: +32 3 253 69 16.

Fax: +32 3 252 69 58.

XIII. Condiciones de validez

La póliza es válida, independientemente del medio de transporte, siempre que el beneficiario tenga una orden de desplazamiento (con o sin gastos) o una carta de invitación que haga referencia a CHARTIS. La referencia incluida en la orden de desplazamiento o carta de invitación deberá ser la siguiente:

«Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 76 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 h de CHARTIS: + 32 3 253 69 16. No es necesario contratar una póliza complementaria, que en ningún caso será reembolsada por el Consejo de Europa.»

No será necesario adoptar ninguna otra medida, pero es fundamental que la orden de desplazamiento, carta de invitación o contrato de servicio con un tercero incluyan el texto anterior. Compruébese que aparece reproducido en los documentos entregados a las personas que realicen viajes oficiales en nombre de la Organización.

XIV. Principales incidencias cubiertas

Gastos médicos/repatriación

Los gastos médicos por enfermedades sobrevenidas o accidentes durante un viaje oficial para el Consejo de Europa siguen estando cubiertos en la mayoría de los casos por el sistema básico de atención médica y seguridad social al que pertenecen los asegurados en sus países de residencia.

La póliza CHARTIS no pretende sustituir esos sistemas básicos de atención médica, sino que se ha negociado a fin de ofrecer garantías complementarias específicas para los viajes. Por lo tanto, los viajeros siempre deberán obtener, en primer lugar, un reembolso de su sistema básico (Van Breda, en el caso del personal) y, después, si es necesario, solicitar a CHARTIS el reembolso adicional que corresponda.

En caso de un problema médico grave y antes de contraer un gasto considerable, es fundamental que los viajeros contacten con la compañía aseguradora (teléfono: +32 3 253 69 16) para aclarar las modalidades de asistencia.

La decisión de repatriación por motivos médicos corresponderá exclusivamente a la aseguradora. Si el personal o los expertos deciden regresar a su país de origen para recibir asistencia médica sin la aprobación previa del servicio de atención 24 h de CHARTIS, no se les reembolsará el precio abonado por los billetes de avión.

Retraso en la llegada del equipaje

Si el equipaje se demora más de 8 h, la póliza cubre la adquisición de productos básicos necesarios, pero deberá presentarse la confirmación de la aerolínea de que el equipaje se ha retrasado, y factura de las compras realizadas.

Robo de equipaje, objetos de valor o enseres personales

La póliza cubre los casos de robo establecidos en el contrato (véase el resumen de garantías al final del mismo).

En caso de pérdida o robo de enseres personales, deberá presentarse la denuncia correspondiente a la policía o a la empresa de transporte para beneficiarse de la cobertura.

Cancelación, interrupción o modificación del viaje

Si el pasajero cancela (por las razones especificadas en el contrato), la póliza cubrirá los gastos de cancelación.

En caso de huelga o retraso del vuelo superior a 4 h, la póliza cubrirá el gasto derivado de la adquisición de nuevos billetes, una noche de hotel o las carreras de taxi.

Formulario de reclamación

Las reclamaciones (mediante el formulario especial disponible en la Oficina de Viajes) deberán presentarse lo antes posible. Deberán enviarse junto con la documentación necesaria a la Oficina de Viajes, que la remitirá a la aseguradora.

Se adjuntará siempre a la solicitud la documentación pertinente (originales y traducciones al inglés o francés).

XV. Situaciones especiales

Para aquellas personas cuyos gastos de viaje y dietas no corran a cargo del Consejo de Europa, pero cuyo trabajo esté relacionado con actividades en que la Organización tenga un especial interés, se podrá negociar una cobertura de la póliza CHARTIS.

El departamento en cuestión deberá enviar un correo electrónico a la Oficina de Viajes (bureau-voyages@coe.int) con el número de personas (no son necesarios los nombres de cada uno) y las fechas pertinentes (que deberán incluir los días de viaje y los de celebración de reuniones).

La carta de invitación y/o el contrato de servicio deberá incluir el párrafo estándar «Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 76 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 h de CHARTIS: +32 3 253 69 16».

Zonas no cubiertas por la póliza de seguro de viajes

No estarán cubiertos los siguientes países:

– Afganistán.

– Corea del Norte.

– Irak.

– Costa de Marfil.

– Somalia.

– Sudán.

En consecuencia, no podrá autorizarse ningún viaje oficial a estos países.

Además, los viajes oficiales a Chechenia solo están cubiertos en la actualidad previa notificación a la aseguradora. Por tanto, todos los viajes oficiales a Chechenia exigen que se dé un preaviso de, al menos, 4 días hábiles a la Oficina de Viajes (Bureau-voyage@coe.int), para poder remitir a la aseguradora los nombres de los viajeros antes de la salida.

Se cobrará una prima adicional de 50 $ por día y viajero.

Téngase en cuenta que el personal que no avise con antelación de un viaje oficial a Chechenia no estará cubierto frente a daños o lesiones.

Personas mayores de 75 años

Actualmente, examinando cada caso de forma individual, puede obtenerse cobertura de CHARTIS para las personas mayores de 75 años enviando un certificado médico de su estado de salud a la aseguradora antes del viaje.

En función del certificado médico, la aseguradora podrá denegar la póliza, cobrar una prima adicional o conceder una cobertura sin condiciones.

Viajes oficiales de larga duración (más de 6 meses)

Todo viaje oficial cuya duración supere los seis meses deberá comunicarse a la Oficina de Viajes antes de que se cumplan los primeros seis meses. La aseguradora cobrará entonces una prima adicional.

La familia de un miembro del personal que se encuentre en un viaje de larga duración tendrá derecho a la misma cobertura que el interesado. En tales casos, se prevé el pago de una prima adicional.

Se llama especialmente la atención de los departamentos sobre el caso de las personas con contrato de servicios (consultores) cuyo viaje oficial supere los seis meses de duración. Los departamentos deberán comunicar a la Oficina de Viajes dichos viajes oficiales, tal como se ha indicado anteriormente.

Esto no afecta a los consultores contratados localmente, que no están cubiertos por el seguro de viajes.

Viaje en vehículo privado

El personal o los expertos que utilicen sus propios vehículos para realizar un viaje oficial estarán cubiertos por la póliza de viaje CHARTIS, y también los pasajeros que los acompañen siempre que vayan a participar en el mismo acto oficial y estén en posesión de una carta oficial de invitación u orden de desplazamiento.

En este caso concreto, no habrá cobertura de seguro de responsabilidad civil o daños para el vehículo. Por tanto, se recomienda a los propietarios de los vehículos que comprueben si su seguro de coche les cubre en viajes de trabajo.

Responsabilidad civil

El personal y los expertos tendrán cobertura de responsabilidad civil por daños físicos o materiales a terceros durante un viaje oficial, excepto en caso de daños causados por el uso de un vehículo (véase el supuesto específico anterior).

Deberá contactarse con la Oficina de Viajes para cualquier información o aclaración adicional (correo electrónico: bureau-voyages@coe.int).

Certificado de seguro de viajes

En los casos en que se precise visado, algunos países exigen la contratación de una póliza específica o la demostración de que se posee la cobertura suficiente.

La Oficina de Viajes puede expedir un certificado oficial de seguro a tal efecto (en inglés o francés).

La solicitud de certificado se realizará por correo electrónico a bureau-voyages@coe.int, aportando la siguiente información:

– Nombre y apellido del viajero.

– Categoría (miembro del personal o experto).

– Nacionalidad.

– Fecha de nacimiento.

– Tipo de pasaporte (ordinario, por defecto).

– Número de pasaporte.

– Lugar del desplazamiento y país.

– Fecha del desplazamiento (incluidos los días de viaje).

Seguro de Viajes Oficiales CHARTIS

Resumen de prestaciones

Riesgo	Cobertura ofrecida por CHARTIS
Repatriación, gastos médicos26 y asistencia (visita de un enfermero, traslado a un centro médico).	CHARTIS reembolsará los gastos: – hasta 2 286 735 € por repatriación a un país miembro del Consejo de Europa (se reembolsarán los gastos médicos en el país de residencia tras la repatriación hasta un máximo de 6 098 €). – hasta 152 450 € por repatriación a un país no miembro del Consejo de Europa. Este seguro complementa a cualquier seguro médico básico que cubra este riesgo.
Fallecimiento27.	Un total de 182 940 € en caso de fallecimiento debido a un accidente cubierto por la póliza.
Incapacidad permanente total.	Un total de 182 940 € en caso de incapacidad permanente total debido a un accidente cubierto por la póliza.
Incapacidad permanente parcial.	El monto total en caso de incapacidad permanente parcial debido a un accidente cubierto por la póliza se calculará en función del tipo de incapacidad.
Atención psicológica en caso de incapacidad.	Hasta 1 525 € por una incapacidad superior al 10 %.
Fisioterapia en caso de incapacidad.	Hasta 6 098 € por una incapacidad superior al 66 %.
Gastos de viaje y dietas de: – la familia que visite a un beneficiario hospitalizado; – la asistencia al funeral del beneficiario de un miembro de la familia.	Hasta 12 195 € en función de las condiciones de la póliza.
Gastos de búsqueda y salvamento.	Hasta 12 195 € en función de las condiciones de la póliza.
Pérdida o robo de equipaje o enseres personales26.	Hasta 3 050 € en función de las condiciones de la póliza, con los siguientes límites: 762 € por pieza de equipaje, 1 524 € por instrumentos negociables, incluyendo 762 € por efectivo (deberá aportarse la factura de compra de cualquier objeto cuyo valor supere los 610 €).
Pérdida o robo de ordenador portátil o teléfono móvil personal26.	Hasta 3 050 € por ordenador y 762 € por teléfono, en función de las condiciones de la póliza (el límite es de 762 € por ordenador o teléfono móvil propiedad del Consejo de Europa).
Retraso en la llegada del equipaje (más de 8 h)26.	Reembolso de gastos razonables en productos básicos necesarios hasta 610 €.
Pérdida, robo o destrucción de documentos de identidad o pasaporte26.	Gastos de viaje y dietas derivados de la obtención de un visado/documentos sustitutivos, hasta 762 €.
Cancelación, interrupción o modificación del viaje.	Hasta 3 050 € en función de las condiciones de la póliza.
Retraso (superior a 4 h).	Gastos de viaje y dietas hasta 610 € en función de las condiciones de la póliza.
Sustitución (persona designada).	Gastos de viaje y dietas hasta 1 830 € en función de las condiciones de la póliza.
Asistencia letrada y adelanto de fondos para fianza.	En caso de accidente en carretera y, dentro de determinados límites (el dinero de la fianza deberá devolverse).
Responsabilidad civil.	Hasta 121 960 € en función de las condiciones de la póliza.
26 El beneficiario deberá abonar una franquicia de 38 €. 27 Podrá enviarse el nombre del beneficiario en un sobre cerrado a la Oficina de Viajes con el rótulo «Seguro de vida CHARTIS (designación de beneficiario)». La Oficina de Viajes remitirá el sobre a la Dirección de Recursos Humanos.	26 El beneficiario deberá abonar una franquicia de 38 €. 27 Podrá enviarse el nombre del beneficiario en un sobre cerrado a la Oficina de Viajes con el rótulo «Seguro de vida CHARTIS (designación de beneficiario)». La Oficina de Viajes remitirá el sobre a la Dirección de Recursos Humanos.

Asunto: Información relativa al seguro de viajes oficiales realizados a cargo de la Organización por miembros del personal, expertos u otras personas

XVI. Preámbulo

Recordatorio de las principales prestaciones del seguro de viajes:

1. Características principales

El seguro de viajes oficiales CHARTIS (antes AIG EUROPE) cubre los riesgos específicos que conllevan los desplazamientos realizados a cargo de la Organización de miembros del personal, expertos u otras personas.

Número de póliza de CHARTIS: 2.004.761.

Teléfono 24 h de CHARTIS:

Tel.: +32 3 253 69 16.

Fax: +32 3 252 69 58.

2. Condiciones de validez

La póliza es válida, independientemente del medio de transporte, siempre que el beneficiario tenga una orden de desplazamiento (con o sin gastos) o una carta de invitación que haga referencia a CHARTIS. La referencia incluida en la orden de desplazamiento o carta de invitación deberá ser la siguiente: «Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 75 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 h de CHARTIS: +32 3 253 69 16».

No será necesario adoptar ninguna otra medida, pero es obligatorio que la orden de desplazamiento, carta de invitación o contrato de servicio con un tercero incluyan el texto anterior. Compruébese que aparece reproducido en los documentos entregados a las personas que realicen viajes oficiales en nombre de la Organización.

3. Principales incidencias cubiertas

3.1 Gastos médicos/repatriación.

Los gastos médicos por enfermedades sobrevenidas o accidentes durante un viaje oficial para el Consejo de Europa siguen estando cubiertos en la mayoría de los casos por el sistema básico de atención médica y seguridad social al que pertenecen los asegurados en sus países de residencia.

La póliza CHARTIS no pretende sustituir esos sistemas básicos de atención médica, sino que se ha negociado a fin de ofrecer garantías complementarias específicas para los viajes. Por lo tanto, los viajeros siempre deberán obtener, en primer lugar, un reembolso de su sistema básico (Van Breda, en el caso del personal) y, después, si es necesario, solicitar a CHARTIS el reembolso adicional que corresponda.

En caso de un problema médico grave y antes de contraer un gasto considerable, es fundamental que los viajeros contacten con la compañía aseguradora (teléfono: +32 3 253 69 16) para aclarar las modalidades de asistencia.

La decisión de repatriación por motivos médicos corresponderá exclusivamente a la aseguradora. Si el personal o los expertos deciden regresar a su país de origen para recibir asistencia médica sin la aprobación previa del servicio de atención 24 h de CHARTIS, no se les reembolsará el precio abonado por los billetes de avión.

3.2 Retraso en la llegada del equipaje.

Si el equipaje se demora más de 8 h, la póliza cubre la adquisición de productos básicos necesarios, pero deberá presentarse la confirmación de la aerolínea de que el equipaje se ha retrasado, y factura de las compras realizadas.

3.3 Robo de equipaje, objetos de valor o enseres personales.

La póliza cubre los casos de robo establecidos en el contrato (véase el resumen de garantías al final del mismo).

En caso de pérdida o robo de enseres personales, deberá presentarse la denuncia correspondiente a la policía o a la empresa de transporte para beneficiarse de la cobertura.

3.4 Cancelación, interrupción o modificación del viaje.

Si el pasajero cancela (por las razones especificadas en el contrato), la póliza cubrirá los gastos de cancelación.

En caso de huelga o retraso del vuelo superior a 4 h, la póliza cubrirá el gasto derivado de la adquisición de nuevos billetes, una noche de hotel o las carreras de taxi.

3.5 Formulario de reclamaciones.

Las reclamaciones (mediante el formulario especial disponible en la Oficina de Viajes) deberán presentarse lo antes posible. Deberán enviarse junto con la documentación necesaria a la Oficina de Viajes, que la remitirá a la aseguradora.

Se adjuntará siempre a la solicitud la documentación pertinente (originales y traducciones al inglés o francés).

4. Situaciones especiales

Para aquellas personas cuyos gastos de viaje y dietas no corran a cargo del Consejo de Europa, pero cuyo trabajo esté relacionado con actividades en que la Organización tenga un especial interés, se podrá negociar una cobertura de la póliza CHARTIS.

El departamento en cuestión deberá enviar un correo electrónico a la Oficina de Viajes (bureau-voyages@coe.int) con el número de personas (no son necesarios los nombres de cada uno) y las fechas pertinentes (que deberán incluir los días de viaje y los de celebración de reuniones).

La carta de invitación y/o el contrato de servicio deberá incluir el párrafo estándar:

«Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 76 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 h de CHARTIS: +32 3 253 69 16.

No es necesario contratar una póliza complementaria, que en ningún caso será reembolsada por el Consejo de Europa.»

4.1 Zonas no cubiertas por la póliza de seguro de viajes.

No estarán cubiertos por la póliza CHARTIS los siguientes países:

– Afganistán.

– Corea del Norte.

– Irak.

– Costa de Marfil.

– Somalia.

– Sudán.

En consecuencia, no podrá autorizarse ningún viaje oficial a estos países.

Además, los viajes oficiales a Chechenia solo están cubiertos en la actualidad previa notificación a la aseguradora. Por tanto, todos los viajes oficiales a Chechenia exigen que se dé un preaviso de, al menos, 4 días hábiles a la Oficina de Viajes (Bureau-voyage@coe.int), para poder remitir a la aseguradora los nombres de los viajeros antes de la salida.

Se cobrará una prima adicional de 50 $ por día y viajero.

Téngase en cuenta que el personal que no avise con antelación de un viaje oficial a Chechenia no estará cubierto frente a daños o lesiones.

4.2 Personas mayores de 75 años.

Actualmente, examinando cada caso de forma individual, puede obtenerse cobertura de CHARTIS para las personas mayores de 75 años enviando un certificado médico de su estado de salud a la aseguradora antes del viaje.

En función del certificado médico, la aseguradora podrá denegar la póliza, cobrar una prima adicional o conceder una cobertura sin condiciones.

4.3 Viajes oficiales de larga duración (más de 6 meses).

Todo viaje oficial cuya duración supere los seis meses deberá comunicarse a la Oficina de Viajes antes de que se cumplan los primeros seis meses. En tales casos, se prevé el pago de una prima adicional.

La familia de un miembro del personal que se encuentre en un viaje de larga duración tendrá derecho a la misma cobertura que el interesado. La aseguradora cobrará entonces una prima adicional.

Se llama especialmente la atención de los departamentos sobre el caso de las personas con contrato de servicios (consultores) cuyo viaje oficial supere los seis meses de duración. Los departamentos deberán comunicar a la Oficina de Viajes dichos viajes oficiales, tal como se ha indicado anteriormente.

Esto no afecta a los consultores contratados localmente, que no están cubiertos por el seguro de viajes.

4.4 Viaje en vehículo privado.

El personal o los expertos que utilicen sus propios vehículos para realizar un viaje oficial estarán cubiertos por la póliza de viaje CHARTIS, y también los pasajeros que los acompañen siempre que vayan a participar en el mismo acto oficial y estén en posesión de una carta oficial de invitación u orden de desplazamiento.

En este caso concreto, no habrá cobertura de seguro de responsabilidad civil o daños para el vehículo. Por tanto, se recomienda a los propietarios de los vehículos que comprueben si su seguro de coche les cubre en viajes de trabajo.

4.5 Responsabilidad civil.

El personal y los expertos tendrán cobertura de responsabilidad civil por daños físicos o materiales a terceros durante un viaje oficial, excepto en caso de daños causados por el uso de un vehículo (véase el supuesto específico anterior).

Deberá contactarse con la Oficina de Viajes para cualquier información o aclaración adicional (correo electrónico: bureau-voyages@coe.int).

4.6 Certificado de seguro de viajes.

En los casos en que se precise visado, algunos países exigen la contratación de una póliza específica o la demostración de que se posee la cobertura suficiente.

La Oficina de Viajes puede expedir un certificado oficial de seguro a tal efecto (en inglés o francés).

La solicitud de certificado se realizará por correo electrónico a bureau-voyages@coe.int, aportando la siguiente información:

– Nombre y apellido del viajero.

– Categoría (miembro del personal o experto).

– Nacionalidad.

– Fecha de nacimiento.

– Tipo de pasaporte (ordinario, por defecto).

– Número de pasaporte.

– Lugar del desplazamiento y país.

– Fecha del desplazamiento (incluidos los días de viaje).

Seguro de Viajes Oficiales CHARTIS

Resumen de prestaciones

Riesgo	Cobertura ofrecida por CHARTIS
Repatriación, gastos médicos28 y asistencia (visita de un enfermero, traslado a un centro médico).	CHARTIS reembolsará los gastos: – hasta 2 286 735 € por repatriación a un país miembro del Consejo de Europa (se reembolsarán los gastos médicos en el país de residencia tras la repatriación hasta un máximo de 6 098 €). – hasta 152 450 € por repatriación a un país no miembro del Consejo de Europa. Este seguro complementa a cualquier seguro médico básico que cubra este riesgo.
Fallecimiento29.	Un total de 182 940 € en caso de fallecimiento debido a un accidente cubierto por la póliza.
Incapacidad permanente total.	Un total de 182 940 € en caso de incapacidad permanente total debido a un accidente cubierto por la póliza.
Incapacidad permanente parcial.	El monto total en caso de incapacidad permanente parcial debido a un accidente cubierto por la póliza se calculará en función del tipo de incapacidad.
Atención psicológica en caso de incapacidad.	Hasta 1 525 € por una incapacidad superior al 10 %.
Fisioterapia en caso de incapacidad.	Hasta 6 098 € por una incapacidad superior al 66 %.
Gastos de viaje y dietas de: – la familia que visite a un beneficiario hospitalizado; – la asistencia al funeral del beneficiario de un miembro de la familia.	Hasta 12 195 € en función de las condiciones de la póliza.
Gastos de búsqueda y salvamento.	Hasta 12 195 € en función de las condiciones de la póliza.
Repatriación del cuerpo/gastos funerarios en el extranjero.	Hasta 12 195 € en función de las condiciones de la póliza.
Pérdida o robo de equipaje o enseres personales28.	Hasta 3 050 € en función de las condiciones de la póliza, con los siguientes límites: 762 € por pieza de equipaje, 1 524 € por instrumentos negociables, incluyendo 762 € por efectivo (deberá aportarse la factura de compra de cualquier objeto cuyo valor supere los 610 €).
Pérdida o robo de ordenador portátil o teléfono móvil personal28.	Hasta 3 050 € por ordenador y 762 € por teléfono, en función de las condiciones de la póliza (el límite es de 762 € por ordenador o teléfono móvil propiedad del Consejo de Europa).
Retraso en la llegada del equipaje (más de 8 h)28.	Reembolso de gastos razonables en productos básicos necesarios hasta 610 €.
Pérdida, robo o destrucción de documentos de identidad o pasaporte28.	Gastos de viaje y dietas derivados de la obtención de un visado/documentos sustitutivos, hasta 762 €.
Cancelación, interrupción o modificación del viaje.	Hasta 3 050 € en función de las condiciones de la póliza.
Retraso (superior a 4 h).	Gastos de viaje y dietas hasta 610 € en función de las condiciones de la póliza.
Sustitución (persona designada).	Gastos de viaje y dietas hasta 1 830 € en función de las condiciones de la póliza.
Asistencia letrada y adelanto de fondos para fianza.	En caso de accidente en carretera y, dentro de determinados límites (el dinero de la fianza deberá devolverse).
Responsabilidad civil.	Hasta 121 960 € en función de las condiciones de la póliza.
28 El beneficiario deberá abonar una franquicia de 38 €. 29 Podrá enviarse el nombre del beneficiario en un sobre cerrado a la Oficina de Viajes con el rótulo «Seguro de vida CHARTIS (designación de beneficiario)». La Oficina de Viajes remitirá el sobre a la Dirección de Recursos Humanos.	28 El beneficiario deberá abonar una franquicia de 38 €. 29 Podrá enviarse el nombre del beneficiario en un sobre cerrado a la Oficina de Viajes con el rótulo «Seguro de vida CHARTIS (designación de beneficiario)». La Oficina de Viajes remitirá el sobre a la Dirección de Recursos Humanos.

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El presente Acuerdo internacional administrativo entró en vigor el 30 de mayo de 2025, fecha de la ultima de sus firmas.

Madrid, 2 de junio de 2025.–La Secretaria General Técnica, Rosa Velázquez Álvarez.