LegalizeOrden SND/671/2025, de 23 de junio, por la que se crea y regula el Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y de sus organismos públicos vinculados o dependientes
El artículo 46 de la Constitución Española obliga a los poderes públicos a garantizar la conservación y promover el enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo integran, cualquiera que sea su régimen jurídico y titularidad.
En este sentido, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, señala en su artículo 48 que forma parte del mismo el denominado Patrimonio Documental, que es aquel constituido por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
El artículo 65 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, dispone en su primer apartado que cada Departamento ministerial deberá asegurar la coordinación del funcionamiento de todos los archivos del Ministerio y de los Organismos a él vinculados, estableciendo el apartado segundo del artículo citado que la documentación de los Organismos dependientes de la Administración del Estado será regularmente transferida, según el procedimiento que por vía reglamentaria se establezca en los Archivos del Estado.
En desarrollo de dicho precepto se dictó el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, el cual, en su artículo 7, prevé que integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, todos los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los Departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente; y en su disposición final tercera prevé que los titulares de los Departamentos ministeriales adoptarán las previsiones necesarias para asegurar la plena aplicación de las previsiones del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos en el ámbito de los archivos de su competencia.
Así, mediante la presente orden se establecen las normas básicas de organización y funcionamiento del Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, esto es, la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios, el Instituto Nacional de Gestión Sanitaria y la Organización Nacional de Trasplantes, al objeto de lograr un tratamiento archivístico normalizado y uniforme en todo su ámbito de aplicación, con el fin de cumplir con las obligaciones exigidas por la normativa vigente.
Se regulan además las funciones del Archivo Central del Ministerio de Sanidad, de los archivos de gestión y del Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y sus organismos públicos vinculados o dependientes.
Esta orden aborda también el establecimiento de las normas relativas a la transferencia de documentos, que es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de los archivos de gestión al Archivo Central y con posterioridad a los correspondientes Archivos del Estado, en aplicación de la normativa estatal vigente. Su objetivo final es lograr que el Patrimonio Documental reciba el tratamiento archivístico adecuado por el personal especializado de los Archivos de la Administración General del Estado y evitar la acumulación de documentos en las oficinas.
Se fijan, asimismo, las normas relativas a la eliminación o destrucción física de unidades o series documentales de acuerdo con lo determinado en el proceso previo de valoración documental.
Además, se crea el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y Gestión Documental del Ministerio de Sanidad y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo.
Esta orden cumple con los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia contenidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En este sentido, esta orden es necesaria y eficaz para poder desarrollar las competencias en materia de archivística. Se justifica esta necesidad y eficacia por cuanto se establecen las normas de organización y funcionamiento del Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad, las funciones de los órganos de dirección y consulta y se regulan las funciones del Archivo Central del Ministerio de Sanidad, de los archivos de gestión y del Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y sus organismos públicos vinculados o dependientes. Todo ello acredita la concurrencia de razones de interés general y hace que la norma se fundamente en una identificación clara de los fines perseguidos y ser el instrumento más adecuado para garantizar su consecución. La presente norma resulta proporcional porque es el instrumento necesario para la consecución del fin. Su aplicación es la opción más adecuada para conseguir los objetivos definidos y supone indudables efectos positivos en la organización y funcionamiento del sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad, y sus organismos públicos vinculados o dependientes frente a los posibles costes o restricciones que esta regulación impone. Contiene por tanto la regulación imprescindible y necesaria para atender la necesidad a cubrir con la norma no existiendo otras medidas menos restrictivas.
Garantiza el principio de seguridad jurídica ya que la orden aborda de manera clara un ámbito que hasta ahora no se encontraba regulado, el sistema archivístico del Ministerio de Sanidad. La orden y su posterior aplicación será coherente con el resto del ordenamiento jurídico, nacional y de la Unión Europea.
Por último, en aplicación del principio de transparencia se ha definido claramente el alcance y objetivo. El ciudadano podrá conocer los motivos que impulsan a actuar a la Administración aprobando la presente orden pudiendo facilitar el acceso a los documentos de su proceso de elaboración, en los términos que establece la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
Esta orden respeta el principio de eficiencia no suponiendo un incremento de cargas administrativas accesorias a la vez que contribuye a la gestión racional de los recursos públicos existentes.
Esta orden se dicta al amparo de lo establecido en el artículo 149.1.28.ª de la Constitución Española que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de archivos de titularidad estatal y de conformidad con la disposición final tercera del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
En virtud a lo anterior, con la aprobación previa del ministro para la Transformación Digital y de la Función Pública, dispongo:
CAPÍTULO I. Disposiciones generales
Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.
La presente orden tiene por objeto:
Establecer las normas de organización y funcionamiento del Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y, a tal efecto, determinar su composición, así como las funciones de los órganos de dirección y consulta.
Regular las funciones del Archivo Central del Ministerio de Sanidad, de los archivos de gestión y del Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y sus organismos públicos vinculados o dependientes.
Prever el régimen y calendario de las transferencias y de las propuestas de eliminación de documentos.
Crear el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y Gestión Documental del Ministerio de Sanidad y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo.
El ámbito de aplicación de esta orden abarcará a todos los archivos de cualquier órgano del Ministerio de Sanidad y sus organismos públicos vinculados o dependientes.
Artículo 2. Régimen jurídico aplicable.
Los Archivos del Ministerio de Sanidad se rigen por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y sus normas de desarrollo; el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso; el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original; el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos; así como por lo establecido en esta orden.
Artículo 3. Definiciones.
A los efectos de esta orden, se entiende por:
Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad: conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con el que se hacen funcionar y protegen los archivos del Ministerio de Sanidad y el patrimonio documental en ellos conservado. Está conformado por unos órganos de dirección, coordinación y asesoramiento técnico, un conjunto de archivos y una normativa que dan cohesión al sistema y regulan sus procedimientos.
Archivos del Ministerio de Sanidad: conjuntos orgánicos de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por cualquier órgano u organismo incluido en el ámbito de esta orden, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Están compuestos por el Archivo Central del Ministerio de Sanidad y el conjunto de archivos de gestión que conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por el Departamento en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
Archivo Central del Ministerio de Sanidad: unidad del Ministerio de Sanidad encargada de administrar, custodiar y conservar el Patrimonio Documental del Ministerio de Sanidad.
Archivos de gestión: son los archivos y las oficinas que conservan la documentación todavía en trámite y aquella otra que, aun después de finalizado el procedimiento administrativo, está sometida frecuentemente a utilización y consulta por parte de dichas unidades, por lo que es conveniente su conservación en tales archivos. Cada archivo de gestión contará con un responsable, que servirá de punto de contacto con el Archivo Central e impulsará en su respectivo ámbito las actuaciones que esta orden asigna a los archivos de gestión. El responsable deberá conocer la documentación generada por la unidad correspondiente.
Patrimonio Documental del Ministerio de Sanidad: conjunto de documentos de cualquier época, entendiendo por tales todas las expresiones en lenguaje natural o convencional y cualesquiera otras expresiones gráficas, sonoras o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluido los soportes informáticos cuya titularidad corresponda a cualquier órgano u organismo definido en el ámbito de esta orden.
CAPÍTULO II. Órganos competentes y funciones del Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad
Artículo 4. La Secretaría General Técnica.
La Secretaría General Técnica ejerce la dirección del Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y gestiona su patrimonio documental a través del Archivo Central con las siguientes funciones:
Asegurar la coordinación del funcionamiento de todos los archivos incluidos en el ámbito de esta orden, inspeccionar sus trabajos técnicos, asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en los mismos, e impulsar la formación y actualización en temas archivísticos del personal con cometidos en el Sistema Archivístico.
Elaborar y aprobar las normas e instrucciones técnicas de procedimiento, previo informe del Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y de Gestión Documental del Ministerio de Sanidad, promoviendo así la unificación de criterios en los archivos del Departamento sobre las diferentes materias y trabajos archivísticos y los instrumentos e impresos normalizados que de ellos se deriven, conforme al sistema vigente para los Archivos del Estado, y sobre cualesquiera otros asuntos relacionados con el tratamiento archivístico de los documentos en cualquiera de las fases de su ciclo vital.
Elaborar y coordinar los programas de actuación sobre el patrimonio documental del Ministerio de Sanidad.
Coordinar, mantener y actualizar el Censo del Patrimonio Documental del Ministerio de Sanidad, sin perjuicio de la colaboración necesaria para el mantenimiento del censo de archivos estatales que las autoridades culturales requieran, y proporcionar la información de carácter general que corresponda sobre dicho Patrimonio a las entidades, organismos o personas que lo soliciten.
Asesorar y prestar asistencia técnica a las autoridades y organismos responsables del cumplimiento de la presente orden.
Colaborar y participar activamente desde el Archivo Central y desde el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y de Gestión Documental del Ministerio de Sanidad en la implantación de la Administración digital, especialmente a través de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, en lo que respecta al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, fase final del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.
Artículo 5. Composición de los archivos del Ministerio de Sanidad.
Los archivos del Ministerio de Sanidad se componen del Archivo Central y del conjunto de archivos de gestión que conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por el Departamento y por cualquier órgano u organismo incluido en el ámbito de esta orden, en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con las normas de la presente orden y aquellas otras que le sean de aplicación.
Artículo 6. El Archivo Central del Ministerio de Sanidad. Organización y funciones.
El Archivo Central del Ministerio de Sanidad, dependiente de la Subdirección General de Relaciones Internacionales y Publicaciones de la Secretaría General Técnica, realiza las siguientes funciones, así como aquellas otras que le asigna el artículo 10 del Real Decreto 1708/2011 y el resto de normativa que le sea de aplicación:
Conservar los documentos que son transferidos por los distintos archivos de gestión.
Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión.
Proporcionar a los archivos de gestión el asesoramiento técnico necesario para conseguir la correcta conservación y tratamiento archivístico unificado de la documentación, en materia de transferencias preceptivas y periódicas de documentos; además, fija el régimen de acceso, en los términos establecidos mediante resolución de la Subsecretaría; y la coordinación de cuantos trabajos archivísticos sean necesarios.
Atender las peticiones de préstamo por parte de los archivos de gestión de la documentación que tiene en custodia, siempre que no se haya transferido al Archivo General de la Administración, en cuyo caso, facilitará las gestiones con aquél.
Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.
Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente.
Transferir al Archivo General de la Administración la documentación, una vez transcurrido el plazo establecido para ello.
Proponer el calendario de conservación y acceso de los documentos, comunicándolo a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Artículo 7. Los archivos de gestión del Ministerio de Sanidad. Organización y funciones.
Los archivos de gestión dependerán orgánicamente de los órganos superiores y directivos de los que forman parte, aunque funcionalmente se sometan a las prescripciones técnicas archivísticas de carácter normativo, asistencial y de inspección técnica derivadas de la función de coordinación del Sistema Archivístico por parte de la Secretaría General Técnica.
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