Προεδρικά Διατάγματα — ΦΕΚ A' 154/2004

Το προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία τα οποία προσδιορίζουν την ατομική, οι?κογενειακή, περιουσιακή και υπηρεσιακή του κατάσταση. Τα στοιχεία του προσωπικού μητρώου ταξινομούνται ως εξής:

Για το προσωπικό μητρώο κάθε υπαλλήλου τηρείται κατά χρονολογική σειρά ευρετήριο των στοιχείων που πε?ριλαμβάνονται σ' αυτό τόσο σε έγγραφη όσο και σε ηλε?κτρονική μορφή.

Κάθε στοιχείο που αφορά την υπηρεσιακή κατάστα?ση και δραστηριότητα του υπαλλήλου κοινοποιείται υποχρεωτικά στην αρμόδια για την τήρηση του προσωπικού μητρώου υπηρεσία προκειμένου να τεθεί στο προσωπικό του μητρώο καθώς και στον ενδιαφερόμενο υπάλληλο.

Ο υπάλληλος, με αίτηση που υποβάλλεται στον προϊ?στάμενο της οικείας υπηρεσίας προσωπικού, μπορεί να ζητήσει την αφαίρεση, από το προσωπικό του μητρώο, των στοιχείων της περιπτώσεως η΄ της παρ. 2 του άρθρου 1 του παρόντος ή στοιχείων μη νομίμως περιληφθέντων στο προσωπικό του μητρώο. Σε περίπτωση που η αίτηση απορ?ριφθεί ή δεν απαντηθεί μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την υποβολή της, επιτρέπεται η υποβολή αίτησης αφαίρεσης στοιχείων στο ιεραρχικώς προϊστάμενο όργανο της υπη?ρεσίας ή του Ν.Π.Δ.Δ. μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την πάροδο της ανωτέρω δεκαήμερης προθεσμίας ή από την κοινοποίηση της απορριπτικής απόφασης, αν αυτή γίνει νωρίτερα. Το τελευταίο αποφασίζει μέσα σ΄ ένα (1) μήνα από την υποβολή της αίτησης αφαίρεσης.

Τα στοιχεία που αφαιρούνται από το προσωπικό μη?τρώο καταγράφονται σε ειδική κατάσταση. Για την ενημέ?ρωση του βοηθητικού προσωπικού μητρώου που προ?βλέπεται στο άρθρο 3 του παρόντος, ο προϊστάμενος της υπηρεσίας προσωπικού αποστέλλει αντίγραφο της ως 5401

Σε περίπτωση μετάθεσης του υπαλλήλου συγκροτεί?ται βοηθητικό προσωπικό μητρώο που τον συνοδεύει στην υπηρεσία, στην οποία μετατίθεται.

Το βοηθητικό προσωπικό μητρώο περιλαμβάνει αντί?γραφα των απαραίτητων στοιχείων του προσωπικού μη?τρώου, σύμφωνα με τις διακρίσεις του άρθρου 1 του πα?ρόντος (διορισμός, προαγωγή, μετάθεση, κ.λ.π.).

Ο προϊστάμενος της υπηρεσίας προσωπικού όπου μετατίθεται ο υπάλληλος τηρεί το βοηθητικό προσωπικό μητρώο, κατά τους όρους του άρθρου 4 του παρόντος.

Το προσωπικό μητρώο συγκροτείται με το διορισμό του υπαλλήλου και διατηρείται μετά την αποχώρηση αυ?τού από την υπηρεσία, για όσο χρόνο καταβάλλεται σύ?νταξη. Σε περίπτωση που δεν καταβάλλεται σύνταξη δια?τηρείται για δέκα (10) χρόνια από την καθ΄ οιονδήποτε τρόπο λύση της υπαλληλικής σχέσης.

Ο προϊστάμενος της οικείας υπηρεσίας προσωπικού είναι υπεύθυνος για την τήρηση, ασφαλή φύλαξη και ενη?μέρωση όλων των στοιχείων που συγκροτούν το προσω?πικό μητρώο, όπως επίσης και για τη διαβίβαση των στοιχείων αυτών, όταν αυτό επιβάλλεται από ειδικές διατάξεις νόμων, αφού προηγουμένως ενημερώσει σχετικά τον υπάλληλο, λαμβάνοντας όλα τα απαραίτητα μέτρα για τη διασφάλιση του απορρήτου του περιεχομένου αυτού. Ανάλογα με τις ανάγκες της υπηρεσίας, ο προϊστάμενος της υπηρεσίας προσωπικού μπορεί να ορίζει για την εκτέ?λεση των ανωτέρω καθηκόντων υπαλλήλους που υπηρε?τούν στην οργανική μονάδα, στην οποία αυτός προΐστα?ται ή στις υποκείμενες σε αυτήν μονάδες.

Κάθε υπάλληλος δικαιούται να λαμβάνει γνώση του προσωπικού του μητρώου.

Πέραν των οριζομένων στις προηγούμενες παραγρά?φους 2 και 3 και με την επιφύλαξη των διατάξεων της πα?ραγράφου 5 του άρθρου 23 του Κώδικα Κατάστασης Δη?μοσίων Πολιτικών Διοικητικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων Ν.Π.Δ.Δ. που κυρώθηκε με το Ν. 2683/1999, αποκλείεται η γνώση και πρόσβαση οιουδήποτε τρίτου στο περιεχό?μενο των στοιχείων του προσωπικού μητρώου.

Τα στοιχεία του προσωπικού μητρώου καταχωρού?νται και υπόκεινται σε επεξεργασία με ηλεκτρονικό τρό?πο. Κατά τη καταχώρηση και επεξεργασία λαμβάνονται όλα τα αναγκαία μέτρα ώστε να αποκλείεται : (α) η πρόσβαση οιουδήποτε τρίτου σε αυτά, σύμφωνα και με τα οριζόμενα στην προηγούμενη παράγραφο 4 του παρόντος άρθρου και (β) η αλλοίωση, καταστροφή, απώλεια των στοιχείων που τηρούνται ηλεκτρονικά.

Η τήρηση και επεξεργασία των στοιχείων του προσω?πικού μητρώου του υπαλλήλου, καθώς και οι υποχρεώ?σεις των υπεύθυνων για την τήρηση αυτού, διέπονται συ?μπληρωματικά από τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Τον Ιανουάριο κάθε χρόνου, οι προϊστάμενοι των υπη?ρεσιακών μονάδων που τηρούν τα προσωπικά μητρώα των υπαλλήλων, αφαιρούν από αυτά και καταγράφουν σε ειδικές καταστάσεις για καταστροφή, τις εκθέσεις αξιο?λόγησης ουσιαστικών προσόντων, εκτός από αυτές των τελευταίων κάθε φορά οκτώ (8) ετών και όσες των προη?γουμένων ετών έχουν σχέση με εκκρεμείς δίκες σε οποι?οδήποτε βαθμό.

Με απόφαση του οικείου κατά περίπτωση υπουργού συνιστάται το Δεκέμβριο κάθε χρόνου, τριμελής επιτρο?πή που αποτελείται από τον προϊστάμενο της Διεύθυνσης διοικητικού ή προσωπικού, έναν υπάλληλο της οικείας υπηρεσίας και έναν εκπρόσωπο των υπαλλήλων, ο οποί?ος θα ορίζεται από την αντιπροσωπευτικότερη πρωτο?βάθμια συνδικαλιστική οργάνωση της υπηρεσίας. Έργο της Επιτροπής αυτής είναι να καταστρέφει ολο?σχερώς, με τον προσφορότερο, κατά την κρίση της, τρό?πο, όλες τις εκθέσεις που θα της παραδίδονται από τον αρμόδιο προϊστάμενο με βάση σχετική κατάσταση.

Η Επιτροπή μέχρι 30 Ιανουαρίου κάθε χρόνου πρέπει να έχει συντάξει πρακτικό καταστροφής των εκθέσεων που περιλαμβάνονται στην οικεία κατάσταση, η οποία αποτελεί αναπόσπαστο παράρτημα του πρακτικού αυ?τού. Το πρακτικό υπογράφεται από όλα τα μέλη της και παραδίδεται στην αρμόδια υπηρεσία διοικητικού ή προ?σωπικού για φύλαξη. Σχετική σημείωση για κάθε έκθεση αξιολόγησης που καταστρέφεται, γίνεται με ευθύνη της υπηρεσίας διοικητικού ή προσωπικού και στο ευρετήριο του οικείου προσωπικού μητρώου με μνεία του αντίστοιχου πρακτικού καταστροφής.

Για την ενημέρωση του βοηθητικού προσωπικού μη?τρώου, αποστέλλεται στην υπηρεσία που υπηρετεί ο υπάλληλος με ευθύνη του προϊσταμένου της υπηρεσίας διοικητικού ή προσωπικού, μέχρι 10 Φεβρουαρίου κάθε χρόνου, απόσπασμα του ως άνω πρακτικού καταστρο?φής. Με βάση το απόσπασμα αυτό, ο προϊστάμενος της υπηρεσίας που τηρεί το βοηθητικό προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου αφαιρεί από αυτό και καταστρέφει τις αντίστοιχες εκθέσεις αξιολόγησης.