Διατάξεις - Κανονισμοί - Πράξεις της Διαρκούς Ιεράς Συνόδου — ΦΕΚ A' 286/2013

Το άρθρον 9 παρ. 4 του Ν. 590/1977 «Περί Καταστατικού Χάρτου της Εκκλησίας της Ελλάδος»,

Το άρθρον 13, κεφάλαιον Δ΄, του υπ’ αριθμ. 160/2004 Κανονισμού (ΦΕΚ 100/20 Μαΐου 2004, τεύχος Α΄, σελ. 4937),

Την υπ’ αριθμ. 104/2013 Γνωμοδότησιν του Ειδικού Νομικού Συμβούλου της Εκκλησίας της Ελλάδος, αποφασίζει: Ψηφίζει τον Κανονισμό Λειτουργίας του Ιστορικού Αρχείου της Ιεράς Συνόδου, ως εξής: ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΥΠ ΑΡΙΘΜ. 248/2013 «Περί ιδρύσεως και λειτουργίας - Ιστορικού Αρχείου της Εκκλησίας της Ελλάδος»

Συνιστάται παρά τη Ιερά Συνόδω «Ιστορικόν Αρχείον της Εκκλησίας της Ελλάδος» (ΙΑΕΕ), το οποίο λειτουργεί ως Συνοδική Υπηρεσία της Διευθύνσεως Γραμματείας παρά τη Αρχιγραμματεία της Ιεράς Συνόδου.

Το Ιστορικό Αρχείο της Εκκλησίας της Ελλάδος περιλαμβάνει το ήδη υπάρχον στο «Γραφείο Αρχείου» αρχειακό υλικό και άπαντα τα Αρχεία των Συνοδικών Επιτροπών, των Ειδικών Συνοδικών Επιτροπών, των Συνοδικών Υπηρεσιών, της Αποστολικής Διακονίας της Εκκλησίας της Ελλάδος, της Εκκλησιαστικής Κεντρικής Υπηρεσίας Οικονομικών (ΕΚΥΟ), και όλων των λοιπών εκκλησιαστικών προσώπων ή υπηρεσιών, οι οποίες συστεγάζονται μετά της Ιεράς Συνόδου στο κτήριο του Διοικητικού Κέντρου της Εκκλησίας της Ελλάδος, ως και το φυλασσόμενο σε άλλα κτήρια αρχειακό υλικό των ως άνω Υπηρεσιών της Εκκλησίας της Ελλάδος.

Το Ιστορικό Αρχείο στελεχώνεται από τον Προϊστάμενο (ο οποίος φέρει τον τίτλο του Διευθυντή) και τους υπαλλήλους αυτού, οι οποίοι είναι υπάλληλοι της Συνοδικής Επιτροπής επί της Αρχιγραμματείας και προσλαμβάνονται ή διορίζονται εις αυτήν σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.

Για να τοποθετηθεί κανείς Διευθυντής του Ιστορικού Αρχείου θα πρέπει να διαθέτει τα εξής προσόντα:

Οι λοιποί υπάλληλοι του Ιστορικού Αρχείου θα πρέπει να είναι κατηγορίας ΠΕ, με εξειδίκευση σε θέματα Αρχειονομίας − Βιβλιοθηκονομίας ή Παλαιογραφίας ή Εκκλησιαστικής Ιστορίας.

Η Ιερά Σύνοδος της Εκκλησίας της Ελλάδος μεριμνά για την μετεκπαίδευση του προσωπικού του Ιστορικού Αρχείου, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.

Αρμοδιότητες Διευθυντού:

Αρμοδιότητες υπαλλήλων του Ιστορικού Αρχείου:

Συμβατικά αρχεία, στα οποία περιλαμβάνεται το σύνολο των εντύπων και των εγγράφων που έχουν αποτυπωθεί με οποιοδήποτε μέσο σε χαρτί, το κάθε είδους υλικό (σχέδια κ.λπ.) που αναφέρεται σε κτήρια και εξοπλισμό, τα αντίγραφα των εντύπων και των εγγράφων που έχουν αποτυπωθεί σε μικροταινίες ή μικροφίσες (microfiches = μικροδιαφάνειες), τα φωτογραφικά ή κινηματογραφικά φιλμ και οι ταινίες μαγνητικών φωνητικών εγγραφών που έχουν παραχθεί από τις Υπηρεσίες της Εκκλησίας ή από τρίτους για λόγους που σχετίζονται με το έργο και τις δραστηριότητες της Εκκλησίας.

Ψηφιακά αρχεία, στα οποία περιλαμβάνονται όλα τα αρχεία ηλεκτρονικών υπολογιστών που βρίσκονται αποτυπωμένα σε μαγνητικά και οπτικά μέσα on−line ή off−line (δισκέτες, μαγνητικές ταινίες, μαγνητικοί και οπτικοί δίσκοι, CD−ROM, DVD κ.λπ.).

Ενεργά αρχεία, στα οποία περιλαμβάνονται όλα τα στοιχεία των συμβατικών και των ψηφιακών αρχείων που χρησιμοποιούνται από τις Υπηρεσίες της Εκκλησίας στη διενέργεια των τρεχουσών εργασιών τους. Τα ενεργά αρχεία διακρίνονται σε ενεργά συμβατικά αρχεία και σε ενεργά ψηφιακά αρχεία.

Ανενεργά αρχεία, στα οποία περιλαμβάνονται όλα τα μέρη των συμβατικών και ψηφιακών αρχείων που, ενώ δεν χρησιμεύουν πλέον στις τρέχουσες εργασίες των Υπηρεσιών της Εκκλησίας, διατηρούνται (για ορισμένο χρονικό διάστημα) για λόγους νομικούς, φορολογικούς ή υπηρεσιακούς. Τα ανενεργά αρχεία διακρίνονται σε ανενεργά συμβατικά αρχεία και σε ανενεργά ψηφιακά αρχεία.

Διηνεκή αρχεία, στα οποία περιλαμβάνονται τα μέρη των αρχείων τα οποία, σύμφωνα με τις αποφάσεις της Διοίκησης της Εκκλησίας, διατηρούνται στο διηνεκές από τις αρμόδιες Υπηρεσίες της Εκκλησίας για λόγους θρησκευτικούς, εθνικούς, νομικούς, φορολογικούς ή υπηρεσιακούς. Τα διηνεκή αρχεία διακρίνονται σε συμβατικά διηνεκή αρχεία και σε ψηφιακά διηνεκή αρχεία.

Ιστορικά αρχεία, στα οποία περιλαμβάνονται τα μέρη των αρχείων που αποτελούν ιστορικές πηγές − της ιστορίας της Εκκλησίας και της γενικώτερης ελληνικής θρησκευτικής, εθνικής, οικονομικής και κοινωνικής ιστορίας − και συνεπώς δεν καταστρέφονται, αλλά φυλάσσονται και διατηρούνται στο διηνεκές. Τα ιστορικά αρχεία διακρίνονται σε συμβατικά ιστορικά αρχεία και σε ψηφιακά ιστορικά αρχεία.

Ως Αρχειακή Πολιτική ορίζεται το πλαίσιο των γενικών αρχών της διαχείρισης των ιστορικών αρχείων της Εκκλησίας που προβλέπει ειδικώτερα τον σκοπό και τους στόχους των αρχειακών εργασιών, το είδος και την έκταση των αρχειακών συλλογών και τους γενικούς όρους πρόσβασης των ιστορικών τεκμηρίων από τους κληρικούς και το προσωπικό της Εκκλησίας, τους εξωτερικούς ερευνητές και το ενδιαφερόμενο κοινό.

Η Αρχειακή Πολιτική καθορίζεται και τροποποιείται με απόφαση της Ιεράς Συνόδου μετά από εισήγηση που

Ως Αρχειακό Πρόγραμμα ορίζονται όλες οι αρχειακές εργασίες που πραγματοποιούνται από το Ιστορικό Αρχείο σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Το Αρχειακό Πρόγραμμα αποτελεί το ειδικώτερο πλαίσιο μέσα στο οποίο διενεργούνται οι αρχειακές εργασίες και καθορίζεται από τον Διευθυντή του Ιστορικού Αρχείου στο πλαίσιο της Αρχειακής Πολιτικής.

Για τη φύλαξη, τη διατήρηση, την επεξεργασία και τη δημοσιοποίηση των ιστορικών αρχείων, το Ιστορικό Αρχείο εφαρμόζει τα αρχειακά πρότυπα που προτείνονται από το Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων (International Council on Archives − ICA) και τους Διεθνείς Οργανισμούς Τυποποίησης.

Η επιλογή και η προσαρμογή των προτύπων αυτών στις ειδικώτερες ανάγκες των αρχειακών εργασιών, γίνεται με ευθύνη του Διευθυντού του Ιστορικού Αρχείου.

Με σκοπό να διασώζονται τα ιστορικά τεκμήρια της Εκκλησίας, η καταστροφή ανενεργών αρχείων διενεργείται από τις αρμόδες υπηρεσίες της Εκκλησίας, μόνο μετά από την έγγραφη έγκριση του Διευθυντού του Ιστορικού Αρχείου.

Οι υπηρεσίες της Εκκλησίας, δύο μήνες πριν από την προβλεπόμενη ημερομηνία καταστροφής των αρχείων που βρίσκονται στην κατοχή τους, ειδοποιούν εγγράφως το Ιστορικό Αρχείο και αναφέρουν συνοπτικά τα στοιχεία των αρχείων που προτίθενται να καταστρέψουν.

Ο Διευθυντής του Ιστορικού Αρχείου, προκειμένου να διευκολυνθεί στο έργο της αξιολόγησης των αρχείων, μπορεί να διενεργεί αυτοψία στο αρχειακό υλικό που προορίζεται για καταστροφή.

Το Ιστορικό Αρχείο έχει δικαίωμα να ζητήσει να μην καταστραφούν τα εν λόγω αρχεία (ολόκληρα ή ορισμένα τμήματά τους), να χαρακτηριστούν ως ιστορικά και να παραδοθούν στο ίδιο, σύμφωνα με τη διαδικασία παραλαβής που προβλέπεται στον παρόντα Κανονισμό.

Με απόφαση της Ιεράς Συνόδου, που εκδίδεται μετά από πρόταση του Διευθυντού του Ιστορικού Αρχείου, η οποία υποβάλλεται μέσω του Αρχιγραμματέως, συγκεκριμένα τμήματα των αρχείων της Εκκλησίας μπορούν να χαρακτηρίζονται εκ των προτέρων ως ιστορικά και να μεταβιβάζονται αυτοδικαίως, με τη λήξη του υποχρεωτικού χρόνου τήρησής τους από τις υπηρεσίες της Εκκλησίας, στη δικαιοδοσία του Ιστορικού Αρχείου.

Τα ιστορικά αρχεία παραλαμβάνονται από τον Διευθυντή του Ιστορικού Αρχείου, ο οποίος υπογράφει και όλα τα σχετικά έγγραφα.

Οι αρμόδιες υπηρεσίες της Εκκλησίας παραδίδουν τα ιστορικά αρχεία στο Ιστορικό Αρχείο, χωρίς να υπάρξει καμμία επέμβαση διαλογής ή εκκαθαρίσεων.

Για την παράδοση των ιστορικών αρχείων συντάσσεται Πρακτικό Παράδοσης − Παραλαβής Ιστορικών Αρχείων, στο οποίο αναφέρονται συνοπτικά τα αρχεία που παραδίδονται. Το πρακτικό παράδοσης υπογράφουν

Τα αρχεία παραδίδονται στις εγκαταστάσεις του Ιστορικού Αρχείου και η μεταφορά τους διενεργείται με ευθύνη των υπηρεσιών που τα παραδίδουν.

Με απόφαση της Ιεράς Συνόδου, που εκδίδεται μετά από πρόταση του Διευθυντού του Ιστορικού Αρχείου, η οποία υποβάλλεται μέσω του Αρχιγραμματέως, τμήματα των διηνεκών αρχείων τα οποία έχουν συμπληρώσει τριάντα έτη από την ημερομηνία παραγωγής τους, μπορούν να χαρακτηρίζονται ως ιστορικά αρχεία και να μεταβιβάζονται στο Ιστορικό Αρχείο.

Με απόφαση της Ιεράς Συνόδου, που εκδίδεται μετά από πρόταση του Διευθυντού του Ιστορικού Αρχείου, η οποία υποβάλλεται μέσω του Αρχιγραμματέως, το Ιστορικό Αρχείο μπορεί να παράγει και να διαχειρίζεται αντίγραφα ασφαλείας των διηνεκών αρχείων που διατηρούνται από τις αρμόδιες υπηρεσίες της Εκκλησίας. Η παραγωγή των αντιγράφων αυτών θα γίνεται με προσωρινή μεταφορά και φύλαξη του αρχειακού υλικού στις εγκαταστάσεις του Ιστορικού Αρχείου.

Ο Διευθυντής του Ιστορικού Αρχείου διερευνά και εισηγείται στην Ιερά Σύνοδο την πρόσκτηση αρχείων που σχετίζονται άμεσα με την ιστορία της Εκκλησίας και βρίσκονται στην ιδιοκτησία τρίτων.

Οι προσκτήσεις αρχείων ιδιοκτησίας τρίτων γίνονται με δωρεά ή αγορά − μετά από σχετικές αποφάσεις της Ιεράς Συνόδου − και επικυρώνονται με ειδικές συμβολαιογραφικές πράξεις εκχώρησης.

Ως αρχειακή επεξεργασία εννοείται το σύνολο των εργασιών που απαιτούνται για τη συντήρηση, την ταξινόμηση, την αρχειοθέτηση και την περιγραφή του αρχειακού υλικού και τη σύνταξη των εργαλείων έρευνας (ευρετήρια, κατάλογοι κ.λπ.), που χρησιμοποιούνται για τη διαχείρισή του και την εξυπηρέτηση των ερευνητών.

Κατά την αρχειακή επεξεργασία τηρούνται υποχρεωτικά οι βασικές αρχές της αρχειονομίας, δηλαδή α) η αρχή του σεβασμού της προέλευσης των αρχείων, και

Η επιστημονική ευθύνη και η διεύθυνση των αρχειακών εργασιών αποτελούν αρμοδιότητες του Διευθυντού του Ιστορικού Αρχείου. Οι επί μέρους εργασίες για την αρχειακή επεξεργασία συγκεκριμένων αρχειακών ενοτήτων διενεργούνται από τους υπαλλήλους αρχειακών εργασιών υπό την επίβλεψη και καθοδήγηση του Διευθυντού του Ιστορικού Αρχείου. θερα τα τμήματα του αρχειακού υλικού που κρίνεται ότι δεν έχουν ιστορική αξία. Από το δικαίωμα αυτό εξαιρείται το αρχειακό υλικό που προέρχεται από τα διηνεκή αρχεία.

Το Ιστορικό Αρχείο παράγει αντίγραφα ασφαλείας των ιστορικών αρχείων σε δύο υποστρώματα:

Η παραγωγή αντιγράφων ασφαλείας πρέπει να αποτυπώνει επακριβώς τη σειριακή ταξινόμηση του αρχειακού υλικού και για τον σκοπό αυτό αρχίζει υποχρεωτικά μόνο μετά από την ολοκλήρωση της τελικής ταξινόμησης των αρχείων σε επίπεδο φακέλων.

Οι εργασίες παραγωγής αντιγράφων ασφαλείας του αρχειακού υλικού διευθύνονται και επιβλέπονται από τον Διευθυντή του Ιστορικού Αρχείου και πραγματοποιούνται από το ειδικευμένο προσωπικό του Ιστορικού Αρχείου με εξοπλισμό και μέσα της Εκκλησίας. Σε περιπτώσεις μεγάλων έργων παραγωγής αντιγράφων, οι σχετικές εργασίες μπορούν να ανατίθενται και σε εξωτερικούς συνεργάτες, υπό την προϋπόθεση ότι θα εκτελούνται στον χώρο του Ιστορικού Αρχείου και υπό την επίβλεψη του αρχειακού προσωπικού.