LegalizeΠροεδρικά Διατάγματα — ΦΕΚ A' 44/2014
ΕΦΗΜΕΡΙΣ ΤΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ
ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ
ΤΕΥΧΟΣ ΠΡΩΤΟ Αρ. Φύλλου 44 25 Φεβρουαρίου 2014 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΕΔΡΙΚΑ ΔΙΑΤΑΓΜΑΤΑ
Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων. 1
Κατάργηση Αστυνομικού Τμήματος Ακροπόλεως και Τμήματος Ασφάλειας Ακροπόλεως. ............ 2 ΠΡΟΕΔΡΙΚΑ ΔΙΑΤΑΓΜΑΤΑ (1)
Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων.
Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ
ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ
Έχοντας υπόψη: Τις διατάξεις:
των άρθρων 14 παρ. 4 και 15 παρ. 4 και παρ. 5 του Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α΄ 138),
του Ν. 2472/1997 «Προστασία του Ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» (Α΄ 50),
του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (Α΄ 45),
του Ν. 2846/2000 «Αρχεία Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών, και της Γενικής Γραμματείας του Υπουργικού Συμβουλίου» (Α΄ 229),
του άρθρου 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του Π.Δ. 63/2005 (Α΄ 98),
του Ν. 3448/2006 «Για την περαιτέρω χρήση πληροφοριών του δημόσιου τομέα και τη ρύθμιση θεμάτων αρμοδιότητας Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (Α΄ 57),
του Ν. 3861/2010 «Ενίσχυση της Διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο “Πρόγραμμα Διαύγεια” και άλλες διατάξεις» (Α΄ 112),
του άρθρου 22, παρ. 3 του Ν. 2362/1995 «ΔΗΜΟΣΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ−ΕΛΕΓΧΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ» (Α΄ 247),
του Ν. 3882/2010 «Εθνική Υποδομή Γεωχωρικών Πληροφοριών − Εναρμόνιση με την Οδηγία 2007/2/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 14ης Μαρτίου 2007 και άλλες διατάξεις. Τροποποίηση του ν. 1647/1986 «Οργανισμός Κτηματολογίου και Χαρτογραφήσεων Ελλάδας (ΟΚΧΕ) και άλλες σχετικές διατάξεις» (ΦΕΚ 141/Α΄)» (Α΄ 166),
της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301),
των άρθρων 3 και 4 της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (Β΄ 1317),
της απόφασης 2011/292/ΕΕ της 31 Μαρτίου 2011 σχετικά με τους κανόνες ασφάλειας για τη προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών της ΕΕ,
της υπ’ αριθμ. 2303 της 2 Ιουλίου 2013 απόφασης του Πρωθυπουργού και Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμιση και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στην Υφυπουργό Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Παρασκευή Χριστοφιλοπούλου» (Β΄ 1632),
το γεγονός ότι από την εφαρμογή του παρόντος Π.Δ. δεν προκαλείται επιπρόσθετη δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού και του προϋπολογισμού των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης,
την υπ’ αριθμ. 347/2013 γνωμοδότηση του Ε΄ Τμήματος του Συμβουλίου της Επικρατείας, μετά από πρόταση της Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Ορισμοί
Για τους σκοπούς του παρόντος Προεδρικού Διατάγματος ισχύουν οι σχετικοί ορισμοί του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 (Α΄ 138) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» καθώς και οι ορισμοί, τα πρότυπα, τα δομικά στοιχεία και η διαδικασία έκδοσης των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων όπως αναφέρονται 745 κής Διακυβέρνησης ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» και οι ορισμοί του άρθρου 1 της απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΥΑΠ/ Φ40.4/1/989/10/4/2012 «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301) .
Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο: Κάθε Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο, το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου έκδοσης του εγγράφου.
Ηλεκτρονικός Φάκελος: Σύνολο εγγράφων και δεδομένων που έχουν συγκροτηθεί οργανικά είτε από τους χρήστες του ηλεκτρονικού αρχείου για την εποπτεία ή τη διαχείριση μίας υπόθεσης είτε με έλλογη ομαδοποίηση κατά την ταξινόμηση.
Μεταδεδομένα: Σύνολα δομημένης πληροφορίας που περιγράφουν και χαρακτηρίζουν ηλεκτρονικά έγγραφα, ηλεκτρονικούς φακέλους και ηλεκτρονικά αρχεία και επιτρέπουν την ταύτιση, διαχείριση, αναζήτηση, ανάκτηση, πρόσβαση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα.
Κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων: Οι κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων αφορούν: α) στον τρόπο οργάνωσης και ευρετηρίασης ενός αρχείου,
- β) στον τρόπο ταξινόμησης των εγγράφων σε ένα αρχείο, γ) στις ενέργειες που εκτελούνται στα αντικείμενα
ενός ηλεκτρονικού αρχείου, όπως έγγραφα, φάκελοι και δεδομένα καθώς και δ) στον καθορισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης και ενεργειών των χρηστών στα αντικείμενα του ηλεκτρονικού αρχείου.
Χρήστης: όποιος έχει δικαίωμα πρόσβασης στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων του στο σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης καλύπτοντας τις ελάχιστες απαιτήσεις αυθεντικοποίησης.
Ταξινόμηση: Η συστηματική ταύτιση και τοποθέτηση των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων σε κατηγορίες σύμφωνα με λογικά δομημένες συμβάσεις, μεθόδους και κανόνες που ορίζονται από τις λειτουργίες και αρμοδιότητες που εκτελούνται από τους φορείς.
Άρθρο 2
Πεδίο Εφαρμογής Οι διατάξεις του παρόντος έχουν εφαρμογή σε ηλεκτρονικά και έντυπα έγγραφα και αρχεία που βρίσκονται στην κατοχή φορέων του δημοσίου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα όπως ορίζεται στο άρθρο 3 του Νόμου 3979/2011 (Α΄ 138), ανεξαρτήτως αν χρησιμοποιείται ειδικό πληροφοριακό σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και αποθήκευσης εγγράφων, με την επιφύλαξη των προϋποθέσεων, των όρων και των περιορισµών που προβλέπονται από την κείµενη νοµοθεσία ως προς την πρόσβαση στα έγγραφα (άρθρο 5 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας), την περαιτέρω χρήση των πληροφοριών του δηµόσιου τοµέα (Ν. 3448/2006), την επεξεργασία και προστασία των δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα (Ν. 2472/1997) και τις διατάξεις του Εθνικού Κανονισμού Ασφαλείας, ο οποίος κυρώθηκε με τη Φ.120/11/143542/Σ. 2016/26.6.2008 απόφαση του Υπουργού Εθνικής Άμυνας (Β΄ 1369).
ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α΄
ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΤΗΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ
Άρθρο 3
Βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων
Τα ηλεκτρονικά έγγραφα οργανώνονται και ταξινομούνται σε συναφείς ομάδες από τους φορείς που τα τηρούν με βάση τις λειτουργίες ή τις δραστηριότητες του εκάστοτε φορέα με σκοπό τη βέλτιστη πρόσβαση, ανάκτηση, διαχείριση και τελική διάθεση αυτών, κατά τις ειδικότερες διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 5 του παρόντος. Μια ομάδα ηλεκτρονικών εγγράφων όταν σχετίζεται με την ίδια οργανωτική δομή ή την ίδια λειτουργία ή την ίδια δραστηριότητα, δύναται να ταξινομείται στην ίδια θεματική ενότητα ή φάκελο υπόθεσης με τρόπο που θα διασφαλίζεται η χρονική αλληλουχία και συσχέτιση των εγγράφων, καθώς και η ακεραιότητα του περιεχομένου τους.
Κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο που αρχειοθετείται σε ηλεκτρονικό φάκελο αυτόματα αποκτά τις ιδιότητες και χαρακτηριστικά του φακέλου που ανήκει. Εφόσον δεν έχει οριστεί κάτι διαφορετικό από τον αρμόδιο φορέα, οι χρήστες αποκτούν στο ηλεκτρονικό έγγραφο τα ίδια δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών που έχουν για τον ηλεκτρονικό φάκελο. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα εντός του ίδιου φακέλου δύναται να είναι διαβαθμισμένα με διαφορετικό βαθμό ασφάλειας και ως εκ τούτου η πρόσβαση σε αυτά να διέπεται από διαφορετικούς κανόνες.
Οι κανόνες διαχείρισης του παρόντος δύναται να εξειδικεύονται από τους φορείς για την κάλυψη ειδικών αναγκών αφού διασφαλιστεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων και πληροφοριακών δεδομένων μεταξύ των φορέων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
Τα ηλεκτρονικά έγγραφα προκειμένου να έχουν εφαρμογή οι διατάξεις του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999 (Α΄ 45), διακρίνονται σε διοικητικά έγγραφα και ιδιωτικά έγγραφα. Τα διαβαθμισμένα ηλεκτρονικά έγγραφα χαρακτηρίζονται με βάση τη απόφαση 2011/292/ΕΕ, ως άκρως απόρρητα (Top Secret), απόρρητα (Secret), εμπιστευτικά (Confidential) και περιορισμένης χρήσης (Restricted). Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εμπεριέχουν ευαίσθητα δεδομένα με βάση το άρθρο 2 του Ν. 2472/ 1997 ή δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας χαρακτηρίζονται αντίστοιχα.
Το περιεχόμενο, η δομή και τα μεταδεδομένα των ηλεκτρονικών εγγράφων από την στιγμή της αρχειοθέτησης τους έως την ολοκλήρωση της διαδικασίας της εκκαθάρισης τους παραμένουν αναλλοίωτα για όλη την περίοδο διατήρησης τους, όπως αυτή καθορίζεται για τα έντυπα έγγραφα.
Τα ηλεκτρονικά αρχεία διακρίνονται, ανάλογα με την υπηρεσιακή τους χρήση, σε ενεργά, ημιενεργά, ανενεργά και διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα αναγράφουν το χρόνο διατήρησης που προβλέπει το σχετικό θεσμικό πλαίσιο όπως περιγράφεται στις επιμέρους διατάξεις των φορέων για θέματα εκκαθαρίσεων. Το ηλεκτρονικό αρχείο συγκροτείται από:
Ένα ή περισσότερα ηλεκτρονικά έγγραφα, με βάση την έννοια του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 (Α΄ 138) ή/και,
Ένα ή περισσότερα σύνολα δεδομένων που είναι οργανωμένα μεταξύ τους και χρησιμοποιούνται για την έκδοση διοικητικών πράξεων ή/και,
Έναν ή περισσότερους ηλεκτρονικούς φακέλους που περιλαμβάνουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα είτε αυθύπαρκτα είτε μέσα σε άλλους φακέλους υποθέσεων με κοινό νοηματικό ή λειτουργικό περιεχόμενο.
Άρθρο 5
Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων
Ηλεκτρονικά έγγραφα τα οποία τηρούνται και αποθηκεύονται ως ηλεκτρονικά αρχεία ανεξαρτήτως του ειδικού πληροφοριακού συστήματος που χρησιμοποιείται από κάθε φορέα, δημιουργούνται ιδίως από : (α) εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου, (β) εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μεταφέρουν μηνύματα με ή χωρίς συνημμένα αρχεία, (γ) εφαρμογές, πληροφοριακά συστήματα ειδικού σκοπού και άλλα ηλεκτρονικά μέσα που χρησιμοποιούνται στο φορέα, (δ) σαρωτές.
Τα συστήματα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζουν τη μοναδική ταυτοποίηση, αποθήκευση, αναγνώριση, και εμφάνιση του περιεχομένου διαφορετικών τύπων ηλεκτρονικών αρχείων όπως: α) έγγραφα και φόρμες xml, β) αρχεία επεξεργαστών κειμένου, γ) ηλεκτρονικά μηνύματα με ή χωρίς επισυναπτόμενα αρχεία,
- δ) ιστοσελίδες, ε) παρουσιάσεις, στ) αρχεία pdf, ζ) αρχεία εικόνων, η) αρχεία πολυμέσων, θ) αρχεία από πληροφοριακά συστήματα χαρτογράφησης – γεωγραφικών
πληροφοριών ι) αρχεία από περιβάλλοντα ηλεκτρονικής συνεργασίας και/ή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
Κατά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τα ηλεκτρονικά έγγραφα ταξινομούνται από κάθε φορέα με ενιαίο τρόπο που περιλαμβάνει ιδίως αλφαβητική, γεωγραφική και θεματική ταξινόμηση. Οι θεματικές ταξινομήσεις καθορίζονται ιδίως με βάση την αρμοδιότητα των οργανικών μονάδων, το περιεχόμενο / υπόθεση με την οποία συσχετίζονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τη λίστα κυβερνητικών κατηγοριών που καθορίζεται στο Παράρτημα Ι, περ. 15 της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργικής Απόφασης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301).
Η ευρετηρίαση των ηλεκτρονικών εγγράφων πραγματοποιείται με βάση τις κατηγορίες που αυτά έχουν ταξινομηθεί, τις λέξεις κλειδιά, τα μεταδεδομένα που έχουν προσδιοριστεί και παράγει πίνακα περιεχομένων για κάθε ηλεκτρονικό αρχείο.
Κάθε σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζει ότι τα αρχεία παραμένουν ακέραια και αξιόπιστα σύμφωνα με τις διαδικασίες με τις οποίες έχουν παραχθεί για όλο το χρόνο διατήρησής τους, λαμβάνοντας μέριμνα για την πρόσβαση, προστασία και επαναχρησιμοποίηση των τεκμηρίων από απώλεια ή καταστροφή.
Άρθρο 6
Επεξεργασία και διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων
Ρόλοι, δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης:
- α) Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση υποστηρίζεται από
μηχανισμό αυθεντικοποίησης, ο οποίος ελέγχει την πρόσβαση, πιστοποιεί, παρακολουθεί και καταγράφει τις ενέργειες του κάθε χρήστη, συνδέοντας τα αναγνωριστικά της ταυτότητας του χρήστη με προφίλ δικαιωμάτων για ανάγνωση, εγγραφή, διαχείριση εκδόσεων αρχείου, διαγραφή, αλλαγή μεταδεδομένων κλπ. Ελάχιστη απαίτηση αυθεντικοποίησης είναι η χρήση αναγνωριστικών που βασίζονται σε όνομα λογαριασμού και συνθηματικό με βάση τα οριζόμενα στην υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργική Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301).
- β) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης επιτρέπει
τη δημιουργία χρηστών με δικαιώματα διαχείρισης (διαχειριστές), οι οποίοι ανά πάσα στιγμή μπορούν ιδίως να: α) ορίζουν και ταυτοποιούν νέους χρήστες, β) απενεργοποιούν χρήστες γ) ορίζουν δικαιώματα προσθήκης εγγράφων ή νέων εκδόσεων αυτών σε συγκεκριμένους φακέλους (διαχειριστές φακέλων) δ) ορίζουν το ενιαίο σύστημα ταξινόμησης του φορέα.
- γ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει
τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένα στελέχη να διαχειρίζονται τα δικαιώματα πρόσβασης σε επιλεγμένους ηλεκτρονικούς φακέλους.
- δ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: αα) προβλέπει τον καθορισμό κανόνων πρόσβασης και ενεργειών λαμβάνοντας υπόψη τη διαβαθμισμένη πρόσβαση
των χρηστών ανάλογα με την ιεραρχία, οργανική μονάδα, το ρόλο και το επίπεδο ασφάλειας, ββ) επιτρέπει στους διαχειριστές την αντιστοίχιση των κανόνων πρόσβασης σε χρήστες, ρόλους, φακέλους ή αρχεία,
- γγ) παρέχει στους διαχειριστές τη δυνατότητα ελέγχου
της εφαρμογής των κανόνων πρόσβασης και ενεργειών, δδ) παρέχει σε προκαθορισμένες ομάδες χρηστών ή/και μεμονωμένους χρήστες, δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών που προκύπτουν από την ανωτέρω αντιστοίχιση, ούτως ώστε να ελέγχονται η πρόσβαση και οι ενέργειες των χρηστών ανά ηλεκτρονικό αρχείο και φάκελο, εε) επιτρέπει στους χρήστες να ανήκουν σε πολλές ομάδες χρηστών ανάλογα με τον υπηρεσιακό και επιχειρησιακό τους ρόλο, στ) επιτρέπει την επαναχρησιμοποίηση και προστασία των εγγράφων.
- ε) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: αα) παρέχει τη δυνατότητα να αντιστοιχίζονται επίπεδα ασφαλείας με ομάδες χρηστών και χρήστες, ββ) εξασφαλίζει ότι οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικά
έγγραφα και φακέλους με το προβλεπόμενο επίπεδο ασφάλειας, γγ) εξασφαλίζει ότι ο χρήστης δεν ανακτά καμία πληροφορία ή πρόσβαση μέσω αναζήτησης και άλλων εργαλείων του συστήματος αρχειοθέτησης για το περιεχόμενο ηλεκτρονικών φακέλων, υποφακέλων, αρχείων, για τα οποία δεν έχει πρόσβαση δδ) εξασφαλίζει ότι οι υποφάκελοι έχουν το ίδιο επίπεδο ασφάλειας ή μεγαλύτερο από αυτό που έχει ο φάκελος που ανήκουν.
- στ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύναται
να επιτρέπει τον προσδιορισμό τμημάτων εγγράφων πικών δεδομένων.
Παρακολούθηση και εποπτεία:
- α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει
τη δυνατότητα για αποθήκευση και δημιουργία αναφορών για τους διαχειριστές και εξουσιοδοτημένους χρήστες ή ομάδες χρηστών με πληροφορίες όπως: α) όλων των μη επιτυχημένων ενεργειών που εκτελούνται,
- β) όλων των επιτυχημένων ενεργειών, σε αλλαγές στις
ρυθμίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, στα αρχεία και στα μεταδεδομένα τους, στους κανόνες πρόσβασης και στο μηχανισμό παρακολούθησης, γ) των επιπρόσθετων ενεργειών που κρίνεται από το φορέα ότι απαιτούνται, δ) την λειτουργία, κατάσταση και χρήση των πόρων του συστήματος.
- β) Τα στοιχεία που καταγράφονται για τις ανωτέρω ενέργειες είναι ιδίως: α) το αντικείμενο πάνω στο
οποίο εκτελείται η ενέργεια, β) ο χρήστης που εκτελεί την ενέργεια, γ) η ημερομηνία και ώρα που πραγματοποιήθηκε η ενέργεια, δ) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθμίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, για τα αρχεία και τα μεταδεδομένα τους, ε) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθμίσεις για τους χρήστες, τις ομάδες χρηστών και τους ρόλους, στ) οι αλλαγές που γίνονται στο μηχανισμό παρακολούθησης όλων των ανωτέρω. Τα εν λόγω στοιχεία και αναφορές τηρούνται για όλο το διάστημα τήρησης του αρχείου μέχρι αυτό να καταστεί ανενεργό και να υποστεί τη διαδικασία εκκαθάρισης σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.
Άρθρο 7
Αποθήκευση ηλεκτρονικών αρχείων
Η ανάγνωση του παρόντος εγγράφου δεν αντικαθιστά την ανάγνωση του αντίστοιχου τεύχους της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως. Δεν αναλαμβάνουμε ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες που οφείλονται στη μετατροπή του πρωτοτύπου σε αυτή τη μορφή.