DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 3 novembre 2000, n. 396

Entrata in vigore del decreto: 30-3-2001.L'atto è integrato con le correzioni apportate dall'avviso di rettifica pubblicato in G.U. 20/02/2001, n. 42 durante il periodo di "vacatio legis". È possibile visualizzare la versione originaria accedendo al pdf della relativa Gazzetta Ufficiale di pubblicazione.

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'articolo 87 della Costituzione,

Visto l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;

Visto l'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127;

Visto il regio decreto 9 luglio 1939, n. 1238;

Viste le preliminari deliberazioni del Consiglio dei Ministri, adottate nelle riunioni del 30 aprile 1999 e del 7 luglio 2000;

Sentita la Conferenza Stato-citta' ed autonomie locali ai sensi dell'articolo 9, comma 3, del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281;

Consultato il Garante per la protezione dei dati personali;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 4 maggio 2000;

Acquisito il parere della competente Commissione della Camera del deputati;

Considerato che il termine per l'emissione del parere della competente commissione parlamentare del Senato della Repubblica, ai sensi dell'art. 2, comma 13, della legge 15 maggio 1997, n. 127, e' decorso in data 11 agosto 2000 senza la pronuncia del predetto parere;

Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 18 ottobre 2000;

Sulla

proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri, del Ministro per la funzione pubblica, del Ministro della giustizia e del Ministro dell'interno; EMANA il seguente regolamento

Titolo I Degli uffici dello stato civile

Art. 1

Ufficio ed ufficiale dello stato civile

1.Ogni comune ha un ufficio dello stato civile.

2.Il sindaco, quale ufficiale del Governo, o chi lo sostituisce a norma di legge, e' ufficiale dello stato civile.

3.Le funzioni di ufficiale dello stato civile possono essere delegate ai dipendenti a tempo indeterminato e, in caso di esigenze straordinarie e temporalmente limitate, a tempo determinato del comune, previo superamento di apposito corso, o al presidente della circoscrizione ovvero ad un consigliere comunale che esercita le funzioni nei quartieri o nelle frazioni, o al segretario comunale. Per il ricevimento del giuramento di cui all'articolo 10 della legge 5 febbraio 1992, n. 91, ((...)) per la celebrazione del matrimonio ((e per la costituzione delle unioni civili di cui alla legge 20 maggio 2016, n. 76)), le funzioni di ufficiale dello stato civile possono essere delegate anche a uno o piu' consiglieri o assessori comunali o a cittadini italiani che hanno i requisiti per la elezione a consigliere comunale.

Art. 2

(Delega di funzioni)

1.Il conferimento della delega non priva il sindaco della titolarita' delle funzioni di ufficiale dello stato civile.

2.La delega ai dipendenti a tempo indeterminato del comune ed al segretario comunale deve essere conferita con provvedimento del sindaco da comunicare al prefetto e resta valida sino a quando non viene revocata.

3.La delega di cui al comma 2 puo' riguardare l'esercizio totale o parziale delle funzioni e non richiede accettazione. Il delegato puo' rinunciarvi per gravi e comprovati motivi con atto ricevuto dal sindaco. La rinuncia ha effetto dopo trenta giorni se entro tale termine non viene respinta.

4.La delega conferita a soggetti diversi da quelli indicati al comma 2 deve essere espressamente accettata dagli interessati e puo' formare oggetto di rinuncia con atto indirizzato al sindaco che produce i suoi effetti dal giorno successivo a quello del suo ricevimento.

5.Il sindaco puo' revocare la delega. La revoca e la rinuncia sono comunicate al prefetto.

6.Avverso l'atto che respinge la rinuncia l'interessato puo' presentare, entro 10 giorni dal ricevimento della relativa comunicazione, ricorso al prefetto.

Art. 3

(Uffici separati)

1.I comuni possono disporre, anche per singole funzioni, l'istituzione di uno o piu' separati uffici dello stato civile.

2.Gli uffici separati dello stato civile vengono istituiti o soppressi con deliberazione della giunta comunale. Il relativo atto e' trasmesso al prefetto.

Art. 4

(Corsi di formazione)

1.I corsi di cui all'articolo 1, comma 3, sono organizzati e disciplinati con decreto del Ministro dell'interno, adottato sentita l'Associazione nazionale dei comuni italiani e l'Associazione nazionale di categoria degli ufficiali dello stato civile.

2.Fino alla conclusione dei corsi di cui al comma 1, il sindaco puo' delegare le funzioni di ufficiale dello stato civile a coloro che, alla data di entrata in vigore del presente regolamento, hanno svolto per almeno cinque anni le funzioni di ufficiale dello stato civile ovvero le hanno svolte per un periodo inferiore ed hanno frequentato uno dei corsi di aggiornamento professionale organizzati dal Ministero dell'interno.

3.Per gravi motivi, ciascun dipendente a tempo indeterminato del comune puo' essere delegato ad esercitare le funzioni di ufficiale dello stato civile.

Titolo II Delle funzioni degli ufficiali dello stato civile

Art. 5

(Compiti degli ufficiali dello stato civile)

Art. 6

(Incompatibilita)

1.L'ufficiale dello stato civile non puo' ricevere gli atti nei quali egli, il coniuge, ((la persona a lui unita civilmente,)) i suoi parenti o affini in linea retta in qualunque grado, o in linea collaterale fino ai secondo grado, intervengono come dichiaranti.

Art. 7

(Rifiuto di atti)

1.Nel caso in cui l'ufficiale dello stato civile rifiuti l'adempimento di un atto da chiunque richiesto, deve indicare per iscritto al richiedente i motivi del rifiuto.

Art. 8

(Altri casi di esercizio delle funzioni)

1.Adempiono le funzioni di ufficiale dello stato civile, nei casi previsti dalla legge, le autorita' diplomatiche o consolari, i comandanti di navi, i commissari di bordo, i comandanti di aeromobili, i direttori sanitari e coloro che ne fanno le veci secondo le disposizioni vigenti, nonche' le autorita' militari responsabili del comando nelle zone di operazioni eseguite come forze di pace o di guerra.

Art. 9

(Indirizzo e vigilanza)

1.L'ufficiale dello stato civile e' tenuto ad uniformarsi alle istruzioni che vengono impartite dal Ministero dell'interno.

2.La vigilanza sugli uffici dello stato civile spetta al prefetto.

Titolo III Delle norme generali relative alla formazione e alla archiviazione degli atti e degli archivi dello stato civile

Art. 10

(Archivio informatico)

1.In ciascun ufficio dello stato civile sono registrati e conservati in un unico archivio informatico tutti gli atti formati nel comune o comunque relativi a soggetti ivi residenti, riguardanti la cittadinanza, la nascita, i matrimoni ((, le unioni civili)) e la morte.

Art. 11

(Contenuto degli atti)

1.Gli atti dello stato civile, oltre a quanto e' prescritto da altre particolari disposizioni, devono enunciare: il comune, il luogo, l'anno, il mese, il giorno e l'ora in cui sono formati; il nome, il cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza e la cittadinanza delle persone che vi sono indicate in qualita' di dichiaranti; le persone cui gli atti medesimi si riferiscono; i testimoni, ove richiesti; i documenti presentati dalle parti.

2.I documenti di cui occorre fare menzione nel redigere gli atti dello stato civile devono essere enunciati con precisione, indicando di ciascuno la specie, la data, l'autorita' che lo ha emanato o il pubblico ufficiale che lo ha formato e quelle altre particolarita' che secondo i casi valgono a designarlo esattamente.

3.L'ufficiale dello stato civile non puo' enunciare, negli atti di cui e' richiesto, dichiarazioni e indicazioni diverse da quelle che sono stabilite o permesse per ciascun atto.

Art. 12

(Modalita' di redazione degli atti)

1.Gli atti dello stato civile sono redatti secondo le formule e le modalita' stabilite con decreto del Ministro dell'interno, da emanarsi entro dodici mesi dalla pubblicazione del presente regolamento, le cui disposizioni entrano in vigore contestualmente a quelle contenute nel decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di cui all'articolo 10, comma 2.

2.Gli atti di nascita, matrimonio ((, unione civile)) e morte sono formati nel comune in cui tali fatti accadono. Nei casi in cui il presente ordinamento preveda la possibilita' della formazione degli atti in comuni diversi da quello dove il fatto e' avvenuto, l'indicazione del luogo dell'evento dovra' essere comunque specificata.

3.L'atto, se compiuto alla presenza dei dichiaranti e dei testimoni, ove richiesti, e' immediatamente sottoscritto dai medesimi e dall'ufficiale dello stato civile che ne da' previamente lettura.

4.Se i dichiaranti o i testimoni non possono sottoscrivere l'atto, si fa menzione della causa dell'impedimento.

5.Se, iniziata la redazione di un atto, sopravviene una causa che ne impedisce il compimento, l'ufficiale dello stato civile deve, nell'atto medesimo, farne menzione.

6.Gli atti dello stato civile sono chiusi con la firma dell'ufficiale dello stato civile competente. Successivamente alla chiusura gli atti non possono subire variazioni.

7.Le parti interessate possono farsi rappresentare da persona munita di procura speciale risultante da scrittura privata, quando non e' espressamente previsto che esso debba risultare da atto pubblico.

8.Gli atti formati in comuni diversi da quello di residenza devono essere comunicati dall'ufficiale dello stato civile che li forma all'ufficiale dello stato civile del comune di residenza delle persone cui gli atti si riferiscono, per la trascrizione.

9.In caso di cambiamento di residenza, gli atti conservati nel comune di provenienza devono essere comunicati dall'ufficiale dello stato civile del comune di provenienza a quello del comune dove la persona stabilisce la propria residenza, per la trascrizione.

10.La trascrizione degli atti e dei provvedimenti negli archivi di cui all'articolo 10, quando e' richiesta, si compie mediante verbalizzazione dell'atto o del provvedimento. Nel verbale l'atto e' riprodotto per intero quando cio' e' espressamente previsto; altrimenti e' brevemente riassunto a cura dell'ufficiale dello stato civile.

11.La trascrizione puo' essere domandata da chiunque vi ha interesse, con istanza verbale o con atto redatto per iscritto e trasmesso anche a mezzo posta, o dalla pubblica autorita'.

12.Quando l'atto e' scritto in lingua straniera, se ne trascrive la traduzione eseguita nel modo stabilito dall'articolo 22.

Art. 13

(Casi speciali)

1.La dichiarazione resa da persona che non conosce la lingua italiana e' ricevuta con l'ausilio di un interprete che deve previamente prestare il giuramento di bene e fedelmente adempiere all'incarico ricevuto. Se la persona e' sorda, muta o non vedente o altrimenti impedita a comunicare oralmente e per iscritto, la dichiarazione e' ricevuta o con l'ausilio di un interprete, scegliendolo di preferenza fra le persone abituate a trattare con l'interessato, o comunque con forme e mezzi idonei a garantire la conformita' della dichiarazione stessa alla volonta' del dichiarante. L'ufficiale dello stato civile fa menzione nell'atto dei modi usati per ricevere la dichiarazione.

2.Sono fatte salve le disposizioni di legge in materia di bilinguismo e di tutela delle minoranze linguistiche.

Art. 14

(Trasmissione di atti)

1.I provvedimenti dell'autorita' giudiziaria italiana che devono essere trascritti annotati negli archivi di cui all'articolo 10 sono trasmessi senza indugio dal cancelliere del giudice che li ha pronunciati all'ufficiale dello stato civile competente.

Titolo IV Degli atti dello stato civile formati all'estero

Art. 15

(Dichiarazioni rese all'estero)

1.Le dichiarazioni di nascita e di morte relative a cittadini italiani nati o deceduti all'estero sono rese all'autorita' consolare.

2.Le dichiarazioni di cui al comma 1 devono farsi secondo le norme stabilite dalla legge del luogo alle autorita' locali competenti, se cio' e' imposto dalla legge stessa. In questi casi copia dell'atto e' inviata senza indugio, a cura del dichiarante, all'autorita' diplomatica o consolare.

Art. 16

(( Matrimoni celebrati e unioni civili costituite all'estero ))

1.((Il matrimonio e l'unione civile all'estero, quando gli sposi o le parti dell'unione civile sono entrambi cittadini italiani o uno di essi e' cittadino italiano e l'altro e' cittadino straniero, possono essere celebrati o costituiti innanzi all'autorita' diplomatica o consolare competente, oppure innanzi all'autorita' locale secondo le leggi del luogo.)) In quest'ultimo caso una copia dell'atto e' rimessa a cura degli interessati all'autorita' diplomatica o consolare.

Art. 17

(Trasmissione di atti)

1.L'autorita' diplomatica o consolare trasmette ai fini della trascrizione copia degli atti e dei provvedimenti relativi al cittadino italiano formati all'estero all'ufficiale dello stato civile del comune in cui l'interessato ha o dichiara che intende stabilire la propria residenza, o a quello del comune di iscrizione all'Anagrafe degli italiani residenti all'estero o, in mancanza, a quello del comune di iscrizione o trascrizione dell'atto di nascita, ovvero, se egli e' nato e residente all'estero, a quello del comune di nascita o di residenza della madre o del padre di lui, ovvero dell'avo materno o paterno. Gli atti di matrimonio ((o dell'unione civile)), se gli sposi ((o le parti dell'unione civile)) risiedono in comuni diversi, saranno inviati ad entrambi i comuni, dando ad essi comunicazione del doppio invio. Nel caso in cui non e' possibile provvedere con i criteri sopra indicati, l'interessato, su espresso invito dell'autorita' diplomatica o consolare, dovra' indicare un comune a sua scelta.

Art. 18

(Casi di intrascrivibilita)

1.Gli atti formati all'estero non possono essere trascritti se sono contrari all'ordine pubblico.

Art. 19

(Trascrizioni)

1.Su richiesta dei cittadini stranieri residenti in Italia possono essere trascritti, nel comune dove essi risiedono, gli atti dello stato civile che li riguardano formati all'estero. Tali atti devono essere presentati unitamente alla traduzione in lingua italiana e alla legalizzazione, ove prescritta, da parte della competente autorita' straniera.

2.Possono altresi' essere trascritti gli atti dei matrimoni celebrati ((e delle unioni civili costituite)) fra cittadini stranieri dinanzi all'autorita' diplomatica o consolare straniera in Italia, se cio' e' consentito dalle convenzioni vigenti in materia con il Paese cui detta autorita' appartiene.

3.L'ufficiale dello stato civile puo' rilasciare copia integrale dell'atto trascritto a richiesta degli interessati.

Art. 20

(Certificazione sostitutiva)

1.L'autorita' diplomatica o consolare che non e' in grado di ottenere dalle autorita' locali copie degli atti di stato civile formati all'estero, che devono essere trascritti in Italia, puo' rilasciare, ai sensi dell'articolo 49 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 200, dopo avere effettuato gli accertamenti del caso, una certificazione sostitutiva della documentazione non potuta acquisire che verra' trascritta presso i comuni italiani.

Nota all'art. 20: - Si riporta il testo dell'art. 49 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 200 (Disposizioni sulle funzioni e sui poteri consolari): "Art. 49 (Certificati, legalizzazioni, vidimazioni). - L'autorita' consolare: rilascia certificati di esistenza in vita a cittadini; li rilascia anche a non cittadini quando debbano farne uso in Italia; rilascia e vidima certificati di origine delle merci ed ogni altro certificato o documento previsto dalle leggi italiane o dalle convenzioni internazionali; rilascia copia autentica degli atti da essa ricevuti o presso di essa depositati; legalizza gli atti rilasciati o autenticati dalle autorita' locali previa, ove possibile, legalizzazione delle competenti autorita' locali, e quelli rilasciati o autenticati dalle autorita' italiane previo accertamento che l'atto e' stato legalizzato ai sensi dell'art. 11 secondo comma, del decreto del Presidente della Repubblica 2 agosto 1957, n. 678; puo' rilasciare attestazioni concernenti leggi e consuetudini vigenti in Italia o nello Stato di residenza; puo' rilasciare certificati concernenti gli atti compiuti ed i fatti accertati nell'esercizio delle proprie funzioni; puo' rilasciare e certificare traduzioni di atti dalla lingua italiana in quella dello Stato di residenza e viceversa.".

Titolo V Dei documenti che si presentano all'ufficiale dello stato civile

Art. 21

(Registrazione e legalizzazione di atti)

1.Le procure e gli altri documenti che si presentano all'ufficiale dello stato civile, per comprovare stati, fatti o qualita' da riportare nei relativi atti, sono da lui registrati negli archivi di cui all'articolo 10 indicando di seguito agli atti stessi la provenienza e l'amministrazione pubblica o il pubblico ufficiale che li conserva o, qualora cio' non sia possibile, registrandone tutti gli elementi essenziali.

2.Quando i documenti occorrenti per la formazione dell'atto sono reperibili presso gli uffici di una pubblica amministrazione, l'ufficiale dello stato civile e' tenuto ad acquisirli direttamente. Altrimenti essi sono sostituiti, salvo diversa disposizione di legge o del presente regolamento, da autocertificazioni.

3.I documenti e gli atti dello stato civile formati all'estero da autorita' straniere devono essere legalizzati dall'autorita' diplomatica o consolare competente, se non e' disposto diversamente.

Art. 22

(Traduzione del contenuto di documenti)