Verordnung vom 11. Februar 2003 über das Handelsregister (Handelsregisterverordnung; HRV)

Aufgrund von Art. 118 Abs. 2, Art. 944 Abs. 5, Art. 945 Abs. 4, Art. 955a Abs. 1, Art. 955b Abs. 5, Art. 956 Abs. 3 und 4, Art. 959 Abs. 4, Art. 976 und 990 Abs. 3 des Personen- und Gesellschaftsrechts (PGR) vom 20. Januar 1926, LGBl. 1926 Nr. 4, in der geltenden Fassung, verordnet die Regierung:[^2]

I. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1

Gegenstand und Zweck

1) Diese Verordnung regelt die Einrichtung und Führung des Handelsregisters.[^3]

2) Sie dient insbesondere dazu:

• a) eine zeitgemässe Führung des Handelsregisters sicherzustellen;[^4]

• b) ein schnelles Eintragungsverfahren zu gewährleisten; und

• c) dem Publikum die Einsichtnahme in die eingetragenen Daten und Belege zu ermöglichen.

Art. 2[^5]

Geltungsbereich

Soweit Gesetz und Verordnung keine besonderen Anordnungen enthalten, gelten die Bestimmungen über das Handelsregister sinngemäss auch für das Güterrechtsregister.

Art. 3

Begriffe; Bezeichnungen

1) Im Sinne dieser Verordnung bedeuten:

• a) "Tagebuch, Hauptregister, Buch oder Registerkarte": die Träger der Aufzeichnungen des Handelsregisters in Papierform; werden die Aufzeichnungen des Registers mittels elektronischer Datenverarbeitung geführt, so beziehen sich diese Begriffe auf das Erscheinungsbild am Bildschirm oder dem Ausdruck auf Papier;[^6]

• b) "Eintragung, Löschung und Korrektur": die Vorgänge der Aufzeichnung auf Papier; wird das Register mittels elektronischer Datenverarbeitung geführt, beziehen sich diese Begriffe auf Funktionen des eingesetzten Computerprogramms.

2) Unter den in dieser Verordnung verwendeten Personen- und Funktionsbezeichnungen sind Angehörige des weiblichen und männlichen Geschlechts zu verstehen.

Art. 4

Sprache des Registers

1) Die Eintragungen in das Register werden in deutscher Sprache vorgenommen. Vorbehalten bleibt die Eintragung fremdsprachiger Fassungen der Firma.

2) Belege können in einer anderen Sprache eingereicht werden. Wird die Einsicht Dritter dadurch beeinträchtigt, so kann das Amt für Justiz eine beglaubigte Übersetzung verlangen.[^7]

3) Bei Sitzunternehmungen können nach Ermessen des Amtes für Justiz die Eintragungen neben der deutschen auch in einer fremden Sprache geschehen, wobei aber lateinische Buchstaben verwendet werden müssen.[^8]

4) Bei fremdsprachigen Eintragungen und Namen von eingetragenen Personen fremdsprachigen Ursprungs sind auch allfällige diakritische Zeichen in das Handelsregister zu übernehmen, soweit dem technische Gründe nicht entgegenstehen.[^9]

Art. 5

Korrektheit der Eintragungen

1) Die Eintragungen sind sorgfältig von Hand oder mit der Schreibmaschine vorzunehmen. Korrekturen auf chemischem oder mechanischem Wege oder durch Zwischenschriften sind untersagt.

2) Schriftfehler können am Rande berichtigt werden; Berichtigungen sind zu beglaubigen.

3) Unrichtigkeiten, die nach Vornahme der Eintragung zutage treten, sind durch eine neue Eintragung zu berichtigen, worauf entsprechend hinzuweisen ist.

4) Wird das Register mittels elektronischer Datenverarbeitung geführt, ist jede Korrektur in das Mutationsprotokoll der Registerkarte aufzunehmen. Aus dem Protokoll muss die Art der Änderung, das Datum und die Uhrzeit sowie die Identifikation des Angestellten des Grundbuch- und Öffemtlichkeitsregisteramtes, der die Änderung vorgenommen hat, ersichtlich sein.

Art. 6

Öffentlichkeit des Registers

1) Die Eintragungen im Handelsregister mit Einschluss der Belege zu den Eintragungen sind öffentlich.[^10]

2) Gegen Entrichtung der festgesetzten Gebühren hat das Amt für Justiz im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen Einsicht in das Register und die Belege zu gestatten. Es hat auf Verlangen Registerauszüge auszustellen sowie zu bescheinigen, dass eine bestimmte Unternehmung unter eigener Firma nicht eingetragen ist.[^11]

3) Auszüge und Bescheinigungen sind grundsätzlich in deutscher Sprache auszufertigen. Sie können auch in einer anderen Amtssprache eines EWR-Vertragstaates ausgestellt werden; darauf besteht jedoch kein Anspruch.

4) Auszüge und Bescheinigungen zu inländischem, amtlichem Gebrauch sind unentgeltlich abzugeben.

5) Das Amt für Justiz ist berechtigt, Auskünfte über laufende Eintragungsverfahren auch an Dritte zu erteilen. Über laufende Vorprüfungsverfahren wird an Dritte grundsätzlich nur auf schriftliche Anordnung des Richters oder der Staatsanwaltschaft Auskunft erteilt.[^12]

II. Das Handelsregister[^13]

A. Einrichtung des Handelsregisters[^14]

1. Im Allgemeinen

Art. 7

Inhalt des Handelsregisters[^15]

1) In das Handelsregister werden Tatsachen und Verhältnisse aufgenommen, die sich auf einzelne Rechtsverhältnisse und Rechtsträger beziehen. Es sind dies:[^16]

• a) kaufmännische und nicht kaufmännische Einzelfirmen und Angaben über Vertragsfähige, die sich ohne Firma eintragen lassen wollen;

• b) kaufmännische und nicht kaufmännische Prokuren, sowie Repräsentanten, die von Verbandspersonen oder Gesellschaften oder sonst nach den Vorschriften des Personen- und Gesellschaftsrechtes zu bestellen sind;

• c) Gemeinderschaften und deren Vertreter;

• d) Kollektiv- und Kommanditgesellschaften einschliesslich Kommanditärengesellschaften und Kollektivgesellschaften mit beschränkter Haftung;

• e) Verbandspersonen, einschliesslich der Europäischen Gesellschaft (Societas Europaea; SE) und der Europäischen Genossenschaft (Societas Cooperativa Europaea; SCE);[^17]

• f) selbständige Gewerbe des öffentlichen Rechts;

• g) Zweigniederlassungen;

• h) Treuhänderschaften;

• i) Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigungen (EWIV);

• k) eheliches Güterrecht;

• l) Investmentfonds, Kollektivtreuhänderschaften (Unit Trust) und Investmentgesellschaften.[^18]

2) Wird in dieser Verordnung auf einzutragende oder eingetragene Rechtsverhältnisse oder Rechtsträger Bezug genommen, so sind darunter die in Abs. 1 aufgeführten zu verstehen.

Art. 8

Art der Eintragung

1) Die Beurkundung der eintragungsfähigen Tatsachen erfolgt:

• a) durch Eintragungen (Änderungen) und Löschungen;

• b) durch Berichtigung von rechtswidrigen und unrichtigen Eintragungen, soweit nicht infolge Eintragung eine Heilung des Mangels von Gesetzes wegen stattgefunden hat.

2) Die Beurkundung rechtserzeugender Tatsachen erfolgt durch Eintragung, diejenige der rechtsverändernden Tatsachen durch Änderung und jene von rechtsvernichtenden Tatsachen durch Löschung.

2. Tagebuch

Art. 9

Inhalt und Form

1) Alle Eintragungen werden in das Tagebuch aufgenommen.

2) Die Tagebucheintragung enthält:

• a) den vollständigen Eintragungstext;

• b) eine detaillierte Gebührenverfügung; und

• c) ein Verzeichnis der Belege, die der Eintragung zugrunde liegen.

3) Die Tagebucheintragungen sind auf lose Blätter aufzunehmen, geordnet aufzubewahren und jahrgangsweise einzubinden.

4) Die Tagebucheintragungen sind zu versehen mit:

• a) der fortlaufenden Tagebuchnummer, deren Zählung mit jedem neuen Kalenderjahr zu laufen beginnt;

• b) dem Datum;

• c) der Unterschrift des für die Eintragung verantwortlichen Angestellten des Amtes für Justiz; und[^19]

• d) der Firmennummer des die Eintragung betreffenden Rechtsträgers.

3. Hauptregister

Art. 10

Form

1) Das Hauptregister wird in Form einer Kartei geführt, wobei für jedes Rechtsverhältnis oder jeden Rechtsträger ein eigenes Karteiblatt anzulegen ist, aus dem dessen einzutragende Tatsachen oder Rechtsverhältnisse zu ersehen sind.

2) Das Karteiblatt wird in Tabellenform geführt. Die Tabellen sind in der Ausgestaltung dem Informationsgehalt der Eintragungen der einzelnen Rechtsformen anzupassen. Jede Tabellenspalte entspricht einer Rubrik der Eintragung.

3) Anführend sind zwei oder drei Referenzspalten zu führen, welche die Referenznummer der Eintragung, Änderung oder Löschung des Inhalts der nachfolgenden Rubrik aufnehmen.

4) Die Tabellenspalten sind mit der Rubrik zu überschreiben, die den Inhalt der in die Spalte aufzunehmenden Tatsachen bezeichnet.

Art. 11

Inhalt

1) Der Kopf jedes Karteiblattes enthält:

• a) die Firmennummer;

• b) die Rechtsform;

• c) das Datum der Ersteintragung;

• d) das Datum der Löschung;

• e) den Verweis auf ein allfälliges früheres Karteiblatt oder eine frühere Eintragung im Firmenbuch; und

• f) den Verweis auf den Übertrag auf ein neues Karteiblatt.

2) Die Rubrikspalten enthalten den Inhalt der Eintragung über eine Gründung, Änderung oder Löschung.

3) Bietet ein Karteiblatt keinen Raum mehr für die Aufnahme der nächsten Eintragung, so sind die gültigen Angaben auf ein neues Karteiblatt zu übertragen. Der Übertrag kann auch der besseren Übersichtlichkeit wegen erfolgen. Auf dem bisherigen und dem neuen Karteiblatt sind entsprechende Vermerke des Übertrags anzubringen.

Art. 12

Aufnahme von Eintragungen und Löschungen

1) Die Aufnahme der Eintragung erfolgt zeilenweise, beginnend mit der Zeile 1. Hinweise in den Referenzspalten erfolgen durch die Aufnahme der Zeilennummer in die Referenzspalte.

2) Findet ein Übertrag von einem anderen oder früheren Karteiblatt statt, so sind die Angaben in die Zeile 0 aufzunehmen. Unter den Angaben über die Tagebucheintragung und die Bekanntmachung ist der Vermerk "Auslassung" aufzunehmen.

3) Bei jeder späteren Änderung sind die geänderten Tatsachen unter Hinweis in der Referenzspalte für Änderungen zu streichen. Die Eintragung der neuen Tatsachen erfolgt in die entsprechende Rubrikspalte der nachfolgenden Zeile unter Hinweis in der Referenzspalte für Eintragungen.

4) Sind Tatsachen zu löschen, so sind die zu löschenden Tatsachen unter Hinweis in der Referenzspalte für Löschungen zu streichen.

5) Ist das Rechtsverhältnis oder der Rechtsträger zu löschen, so ist der Eintrag mit roter Tinte schräg durchzustreichen und mit einem schwarzen horizontalen Strich abzuschliessen. Neben der Ordnungsnummer und dem Datum der Löschung wird der Löschungsgrund erwähnt.

4. Firmenverzeichnis

Art. 13

Firmenverzeichnis

1) Zum Hauptregister ist ein alphabetisches Verzeichnis der eingetragenen Firmen zu führen. Dieses Firmenverzeichnis beinhaltet auch die Namen der hinterlegten Stiftungen, hingegen nicht jene von Treuhänderschaften nach Art. 897 ff. PGR.[^20]

2) Wird das Hauptregister als Kartothek geführt und sind die Registerkarten alphabetisch nach Firmen geordnet, kann auf das Firmenverzeichnis verzichtet werden. Ebenso kann auf ein separates Firmenverzeichnis verzichtet werden, wenn ein elektronisches Verzeichnis verfügbar ist.

5. Führung des Handelsregisters mittels elektronischer Datenverarbeitung[^21]

Art. 14

Grundsatz

1) Das Hauptregister sowie die Verzeichnisse können als Aufzeichnungen mittels elektronischer Datenverarbeitung geführt werden.

2) Wird das Hauptregister mittels elektronischer Datenverarbeitung geführt, kann das Tagebuch auch als elektronische Aufzeichnung erstellt werden. Das elektronische Dokument ist so zu archivieren, dass es nicht nachträglich verändert werden kann.

Art. 15

Datensicherheit

1) Die Daten sind in einer geeigneten Datenbank zu verwalten, die den höchsten Sicherheitsstandards genügt, eine genügende Verbreitung aufweist und unabhängig vom Hersteller betrieben werden kann.

2) Das Amt für Justiz erstellt ein Betriebsreglement, welches von der Regierung zu genehmigen ist und folgende Punkte regelt:[^22]

• a) Konzept zur Absicherung der Daten und Programme gegen den Missbrauch durch Unberechtigte;

• b) Konzept für Zugriffsberechtigungen der Administratoren und Benutzer auf Daten und Programme;

• c) Massnahmenkatalog bei Störungen und Ausfällen der Programme und/oder der Hardware;

• d) Konzept für die periodische Sicherung der Daten auf ferne Datenträger;

• e) Katastrophenkonzept;

• f) Konzept für die Wartung der Daten, Programme und Hardware.

B. Archivierung

1. Im Allgemeinen

Art. 16

Aufbewahrung der Anmeldungsakten

1) Die zu einer Eintragung gehörenden Akten sind mit Datum und Ordnungsnummer des Tagebuchs zu versehen. Mehrere zur gleichen Eintragung gehörende Akten sind in einem Umschlag aufzubewahren, der mit Datum und Ordnungsnummer versehen wird.

2) Alle das gleiche Rechtsverhältnis oder den gleichen Rechtsträger betreffenden Akten sind in einem Umschlag zu vereinigen. Der Umschlag ist mit der Firma, dem Namen oder der Bezeichnung des Rechtsverhältnisses oder des Rechtsträgers, dem Datum und der Firmennummer zu versehen.

3) Die Ausweise über die Bekanntmachungen sind bei den betreffenden Akten und, wo keine weiteren Akten bestehen, wie Eintragungsbelege aufzubewahren.

4) Die Akten sind in ihrem Originalzustand aufzubewahren. Sie sind sorgsam zu behandeln und vor Beschädigung und Verschmutzung zu schützen.

5) Das Amt für Justiz hat über die Akten ein Verzeichnis zu führen.[^23]

Art. 17

Aufbewahrung der Register und Verzeichnisse

1) Sämtliche Register sind sorgfältig aufzubewahren und dürfen nicht vernichtet werden.

2) Das Amt für Justiz hat über alle Register ein Verzeichnis zu führen.[^24]

Art. 18

Einsichtnahme in die Akten

1) Die zu einer Eintragung gehörenden Anmeldungen und Belege sind öffentlich und können von jedermann, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft zu machen vermag, eingesehen werden. Besondere gesetzliche Bestimmungen bleiben vorbehalten.

2) Die Belege sind so zu ordnen und aufzubewahren, dass sie jederzeit zur Hand sind.

Art. 19

Herausgabe von Akten

1) Müssen Originalakten herausgegeben werden, so ist in allen Fällen eine Empfangsbescheinigung von der entleihenden Behörde zu verlangen, welche zusammen mit einer beglaubigten Kopie des herausgegebenen Aktenstückes an dessen Stelle ins Archiv zu legen ist.

2) Originalakten dürfen nicht ausser Landes verbracht werden. Vorbehalten bleiben allfällige abweichende Bestimmungen von Staatsverträgen.

Art. 20

Vernichtung von Akten

1) Die zum Hauptregister gehörenden Belege dürfen erst vernichtet werden, nachdem seit der Löschung des Rechtsverhältnisses oder des Rechtsträgers, auf die sie sich beziehen, 30 Jahre vergangen sind.

2) Sie sind zu diesem Zweck dem Landesarchiv zu übergeben. Dieses vernichtet die Dokumente in geeigneter Weise oder bewahrt sie unbeschränkt auf, wenn daran ein Interesse besteht.[^25]

2. Elektronische Archivierung

Art. 21

Elektronische Archivierung

1) Mit Bewilligung der Regierung kann das Amt für Justiz elektronische Abbilder der zu einer Eintragung gehörenden Anmeldungen und Belege erstellen und diese in einem elektronischen Archivsystem speichern.[^26]

2) Das elektronische Archivsystem ist so zu wählen und zu organisieren, dass:

• a) die Entstehung der gespeicherten Dokumente nachvollziehbar ist (Protokollierung);

• b) das elektronische Dokument ein detailgetreues Abbild des Originals darstellt (Originaltreue); und

• c) eine nachträgliche und spurlose Veränderung der gespeicherten Dokumente ausgeschlossen ist (Unwiderrufbarkeit).

3) Die elektronischen Abbilder sind in einer Datenbank zu verwalten. Die Bestimmungen von Art. 15 finden sinngemäss auf das elektronische Archiv Anwendung.

4) Das elektronische Abbild ist unverzüglich nach der Tagebucheintragung zu erstellen.

5) Zusammengeheftete Seiten dürfen für das Einlesen in das Archivsystem getrennt werden. Die Seiten einer im Inland hergestellten öffentlichen Urkunde dürfen getrennt werden, wenn sie nach dem Einlesen sofort wieder vereinigt werden.

6) Siegel und Band einer ausländischen Urkundsperson dürfen nicht gebrochen werden.

C. Bekanntmachungen

Art. 22[^27]

Aufgehoben

Art. 23[^28]

Aufgehoben

Art. 24

Elektronischer Informationsdienst

1) Das Amt für Justiz kann einen elektronischen Informationsdienst einrichten.[^29]

2) Der Informationsdienst ist so ausgestaltet, dass jedermann gegen Entrichtung einer Gebühr bestimmte Firmen abonnieren kann und vom Amt für Justiz per Fax oder in geeigneter elektronischer Form (E-mail) einen Hinweis erhält, wenn eine neue Bekanntmachung zu einem abonnierten Rechtsverhältnis oder Rechtsträger erschienen ist.[^30]

3) Statt eines Hinweises kann dem Abonnenten auch der ganze Inhalt der Bekanntmachung zugestellt werden.

4) Das Amt für Justiz kann weitere elektronische Informationsdienste anbieten, die in der Regel kostenpflichtig sind.[^31]

D. Eintragungsverfahren

1. Im Allgemeinen

Art. 25

Wahrheit der Eintragungen

1) Alle Eintragungen in das Handelsregister müssen wahr sein, dürfen zu keinen Täuschungen Anlass geben und keinem öffentlichen Interesse widersprechen.[^32]

2) Stellt sich nach dem Vollzug einer Eintragung heraus, dass sie diesen Anforderungen nicht entspricht, so ist sie im Verfahren gemäss Art. 968 PGR zu ändern oder zu löschen.

Art. 26[^33]

Eintragung ins Tagebuch

1) Die Eintragungen werden, sobald die Voraussetzungen dazu gegeben sind, vom Amt für Justiz unverzüglich in das Tagebuch aufgenommen.

2) Eintragungen sind mit dem Datum und einer jedes Jahr neu beginnenden Ordnungsnummer zu versehen und vom zuständigen Angestellten des Amtes für Justiz zu unterzeichnen.

3) Anstelle der Unterzeichnung jeder einzelnen Tagebucheintragung kann auch eine Liste der Eintragungen eines Tages erstellt werden, welche vom zuständigen Angestellten des Amtes für Justiz unterzeichnet wird.

4) Die Liste muss enthalten:

• a) die Tagebuchnummer;

• b) das Datum;

• c) die Art der Eintragung;

• d) die Firma oder wenigstens die Firmennummer; und

• e) den Namen des für die Eintragung verantwortlichen Angestellten des Amtes für Justiz.

Art. 27

Inhalt der Eintragung

1) Gesetz und Verordnung bestimmen den Inhalt der Eintragung in das Handelsregister.[^34]

2) Tatsachen, deren Eintragung gesetzlich nicht vorgesehen ist, können nur dann eingetragen werden, wenn das öffentliche Interesse es rechtfertigt, ihnen Wirkung gegenüber Dritten zu verleihen.

3) Das Amt für Justiz hat nach pflichtgemässem Ermessen zu entscheiden, ob eine nicht zur Eintragung vorgesehene Tatsache gleichwohl in das Handelsregister eingetragen werden kann.[^35]

Art. 28

Prüfungspflicht des Amtes für Justiz[^36]