Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit der Schweizerischen Eidgenossenschaft mit den Kantonen, Gemeinden und dem Fürstentum Liechtenstein bezüglich Errichtung und Betrieb einer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST)

Abgeschlossen in Bern am 25. Februar 2003[^1]

Inkrafttreten: 22. Juni 2004

Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die Kantone, Gemeinden und das Fürstentum Liechtenstein vereinbaren:

Art. 1

Gegenstand

• 1.1 Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden sowie das Fürstentum Liechtenstein errichten und betreiben gemeinsam eine Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).

• 1.2 Die Verwaltungsvereinbarung beschreibt den Leistungsauftrag, die Trägerschaft und die Organisation der KOST. Sie definiert die administrative sowie die fachliche Unterstellung des Personals der KOST. Im Weiteren regelt sie den Standort und die Finanzierung der Geschäftsstelle der KOST.

Art. 2

Trägerschaft

• 2.1 Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden und das Fürstentum Liechtenstein sind die Träger der KOST.

• 2.2 Nach Abschluss der Startphase werden weitere öffentliche Gemeinwesen eingeladen, sich als Träger an der KOST zu beteiligen.

• 2.3 Ein Beitritt zur KOST ist jederzeit auf Beginn des Kalenderjahres möglich.

• 2.4 Die Beteiligung an der KOST ist mit einer Frist von zwölf Monaten auf Ende des Kalenderjahres kündbar.

Art. 3

Leistungsauftrag

Die KOST erbringt insbesondere folgende Leistungen: Sie

• 3.1 leitet oder begleitet Projekte, welche die langfristige Sicherung und Benutzbarkeit von Daten aus operativen Systemen zum Ziel haben, und führt selber solche Projekte durch. Die Aufbewahrung der gesicherten Daten wird projektweise geregelt.

• 3.2 definiert die Archivierungsanforderungen an geplante Informatiksysteme, die für mehrere Beteiligte von Bedeutung sind (Standards).

• 3.3 evaluiert Softwarepakete, die für mehrere Beteiligte von Bedeutung sind, hinsichtlich ihrer Archivtauglichkeit (Archivfunktionen).

• 3.4 verfolgt die internationale Entwicklung im Bereich der elektronischen Archivierung, namentlich mit Blick auf die Verwendbarkeit empfohlener Standards.

• 3.5 überblickt jederzeit den aktuellen Stand der Archivinformatik in der Schweiz und kennt die Situation in den Schweizer Archiven.

• 3.6 vermittelt das in der KOST zusammenfliessende Wissen den beteiligten Archiven.

• 3.7 verschafft sich im Auftrag der Aufsichtskommission einen Überblick über Informatikanwendungen in definierten Bereichen der Verwaltung.

Art. 4

Zuständigkeiten

• 4.1 Aufsichtskommission

Die Archivdirektoren und Archivdirektorinnen der Träger der KOST bilden die Aufsichtskommission. Diese konstituiert sich selbst.

Die Aufsichtskommission wählt den Steuerungsausschuss und dessen Vorsitzenden oder Vorsitzende unter weitest möglicher Berücksichtigung der Landessprachen und der Natur der Trägerarchive. Sie genehmigt das Betriebsreglement, das Budget, die Rechnung, den Jahresbericht und die einzelnen Projekte. Sie entscheidet über die Aufnahme neuer Träger.

Die Entscheide der Aufsichtskommission werden mit einfachem Mehr der anwesenden Vertreter der Träger der KOST gefällt. Jeder Träger hat eine Stimme.

• 4.2 Steuerungsausschuss

Der Steuerungsausschuss ist das Lenkungsorgan für die KOST. Er ist direkt der Aufsichtskommission verantwortlich.

Der Steuerungsausschuss setzt sich aus drei bis fünf Mitgliedern zusammen. In seiner Zusammensetzung hat der Steuerungsausschuss so weit wie möglich derjenigen der Aufsichtskommission zu entsprechen.

Die Amtsdauer beträgt drei Jahre. Wiederwahl ist möglich. Die Aufgaben und Kompetenzen sind im Betriebsreglement festgehalten.

Art. 5

Standort

Die Geschäftsstelle der KOST ist dem Schweizerischen Bundesarchiv angegliedert. Die Räumlichkeiten, die Infrastruktur und die Personaladministration werden vom Bundesarchiv zur Verfügung gestellt. Die Modalitäten regelt ein separater Vertrag zwischen der Aufsichtskommission und dem Schweizerischen Bundesarchiv.

Art. 6

Organisation

Die fachliche und administrative Zuordnung und Unterstellung der Geschäftsstelle der KOST und ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie deren Finanz- und Berichtswesen werden durch das Betriebsreglement geregelt.

Art. 7

Personal

• 7.1 Administrative Unterstellung

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden personalrechtlich bei der Schweizerischen Eidgenossenschaft angestellt. Die gesamten Lohn- und Versicherungskosten gehen jedoch zu Lasten der übrigen Träger.

• 7.2 Fachliche Unterstellung

Fachlich ist das Personal dem Steuerungsausschuss unterstellt. Das Nähere regelt das Betriebsreglement.

• 7.3 Besoldung

Die Besoldung richtet sich nach den Richtlinien der Schweizerischen Eidgenossenschaft.

• 7.4 Anzahl Stellen

Für die Startphase gelten 120 Stellenprozente als bewilligt. Eine Aufstockung des Personalbestandes bedarf der vorgängigen Zustimmung von drei Vierteln der Träger.

Art. 8

Finanzierung

• 8.1 Die Finanzierung der KOST erfolgt durch die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden, das Fürstentum Liechtenstein sowie durch allfällige weitere Träger.

• 8.2 Die Leistungen der Schweizerischen Eidgenossenschaft sind mit der Bereitstellung der Räumlichkeiten und der Infrastruktur sowie durch die Übernahme der Personaladministration gemäss Art. 5 abgegolten.

• 8.3 Die übrigen finanziellen Aufwendungen werden von den Kantonen, den Gemeinden und dem Fürstentum Liechtenstein zur Hälfte zu gleichen Teilen und zur Hälfte im Verhältnis der Wohnbevölkerung gemäss den veröffentlichten Zahlen der jeweils letzten Volkszählung getragen.

Art. 9

Nutzung der Ergebnisse

• 9.1 Die Ergebnisse der KOST, die im Rahmen des Budgets erarbeitet werden, stehen allen Trägern zur Verfügung.

• 9.2 Die Aufsichtskommission entscheidet über die Modalitäten der Weitergabe von Ergebnissen an interessierte Dritte.

Art. 10

Auflösung

Die Verwaltungsvereinbarung kann auf Antrag eines Beteiligten mit einem qualifizierten Mehr von drei Vierteln der Trägerschaft aufgelöst werden. Eine Auflösung kann, unter Beachtung der Kündigungsfrist für das angestellte Personal, jederzeit beschlossen werden.

Art. 11

Schlussbestimmung

Die Vereinbarung tritt in Kraft, sobald sie von der Schweizerischen Eidgenossenschaft und mindestens 15 weiteren Trägern unterzeichnet und im Bundesblatt veröffentlicht ist. Für später beitretende öffentliche Gemeinwesen tritt sie mit der Veröffentlichung ihres Beitritts im Bundesblatt in Kraft. Ausgearbeitet durch die Konferenz der leitenden Archivarinnen und Archivare auf Bundes- und Kantonsebene sowie des Fürstentums Liechtenstein (Schweizerische Archivdirektorenkonferenz), revidiert durch die Aufsichtskommission KOST. Massgebend ist die deutsche Fassung der Vereinbarung.

Beitritte zur Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST)

Unterzeichnung der Verwaltungsvereinbarung (gestützt auf die Beitrittsbeschlüsse der einzelnen Träger)

[^1]: In der von der Aufsichtskommission KOST am 19. September 2012 beschlossenen Fassung (Erweiterung des Steuerungsausschusses in Art. 4.1 und 4.2 sowie redaktionelle Anpassungen betreffend die Beteiligung der Gemeinden an der KOST).