Dėl finansų ministro 2019 m. gruodžio 23 d. įsakymo Nr. 1K-402 „Dėl vidaus audito įgyvendinimo“ pakeitimo

Išorinio vidaus audito tarnybų veiklos vertinimo tvarkos apraše (toliau – Aprašas) reglamentuojama:

Išorinio Tarnybos vertinimo tikslai – nustatyti, ar Tarnybos veikla atitinka Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių vidaus auditą, reikalavimus, ar vidaus auditai atliekami vadovaujantis minėtais teisės aktais ir atsižvelgiant į Vidaus auditorių instituto parengtus Pasaulinius vidaus audito standartus, ar Tarnyboje užtikrinamas vidaus auditorių etikos ir profesionalumo principų laikymasis, įvertinti Tarnybos veiklos efektyvumą (Tarnybos veiklą, gebėjimus ir išteklius, taip pat kartu gali būti nustatomas Tarnybos brandos lygis) ir pateikti viešojo juridinio asmens vadovui bei Tarnybai išvadą ir prireikus rekomendacijas dėl Tarnybos veiklos tobulinimo, taip pat išsiaiškinti vidaus audito atlikimo metodologijos arba vidaus auditą reglamentuojančių teisės aktų tobulinimo poreikį.

Pranešimas apie išorinį Tarnybos vertinimą viešajam juridiniam asmeniui teikiamas ne vėliau kaip prieš 10 darbo dienų iki išorinio Tarnybos vertinimo pradžios. Pranešime turi būti nurodomas išorinio Tarnybos vertinimo teisinis pagrindas, išorinį Tarnybos vertinimą atliksiantis vertintojas ar vertintojų grupė – atsakingo padalinio vadovo paskirtas (-i) šio padalinio darbuotojas (-ai) (toliau – vertintojas) arba Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka pasirinktas paslaugų teikėjas, šio vertinimo pradžios ir numatomos pabaigos datos. Taip pat prašoma pateikti išorinio Tarnybos vertinimo tikslams pasiekti reikalingus dokumentus ir (arba) jų kopijas ir paaiškinimus, pateikiant juose tik tiek informacijos ir asmens duomenų, kiek būtina konkrečiam vertinimui atlikti.

Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip apibrėžiamos Vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme ir šiuo finansų ministro įsakymu patvirtintoje Pavyzdinėje vidaus audito metodikoje.

Išorinis Tarnybos vertinimas gali būti:

Tarnybų atranką atlieka ir vertintinų Tarnybų sąrašą sudaro atsakingo padalinio vadovo paskirtas šio padalinio darbuotojas.

Tarnybų atranka atliekama ir vertintinų Tarnybų sąrašas sudaromas atsižvelgiant į Finansų ministerijai pateiktų metinių Tarnybos veiklos ataskaitų duomenis ir pagal šiuos kriterijus:

Išorinį Tarnybos vertinimą atlieka vertintojas, kuriam atsakingo padalinio vadovas paveda atlikti išorinį Tarnybos vertinimą. Prireikus išoriniam Tarnybos vertinimui atlikti gali būti pasitelkiama kitų viešųjų juridinių asmenų Tarnybų darbuotojų.

Vertintojas, atlikdamas išorinį Tarnybos vertinimą, vadovaujasi Vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu, Pavyzdiniais vidaus audito tarnybos nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 14 d. nutarimu Nr. 470 „Dėl Pavyzdinių vidaus audito tarnybos nuostatų patvirtinimo“, šiuo finansų ministro įsakymu patvirtintais Pavyzdine vidaus audito metodika, Vidaus auditorių profesinės etikos principų aprašu ir Aprašo nuostatomis.

Išorinio Tarnybos vertinimo atlikimo etapai:

Rengiantis išoriniam Tarnybos vertinimui parengiamas ir viešajam juridiniam asmeniui išsiunčiamas Aprašo 3 punkte nurodytas pranešimas, nustatomi išorinio Tarnybos vertinimo tikslai, terminas arba trukmė darbo dienomis, iškeliami klausimai, kuriems išorinio Tarnybos vertinimo metu reikia skirti ypatingą dėmesį.

Vertintojas parengia išorinio Tarnybos vertinimo programą, kuri turi būti patvirtinta atsakingo padalinio vadovo arba jo įgalioto šio padalinio darbuotojo. Išorinio Tarnybos vertinimo programoje turi būti nurodyta:

Atsižvelgiant į išorinio Tarnybos vertinimo tikslus, gali būti analizuojami ir vertinami visi arba pasirinktinai keletas klausimų:

Vertintojas, vertindamas Tarnybos veiklos efektyvumą (Tarnybos veiklą, gebėjimus ir išteklius), turi nustatyti, ar Tarnyba sugeba pasiekti Tarnybos nuostatuose ir ilgalaikiame Tarnybos veiklos plane nustatytus veiklos tikslus, vykdyti jai pavestas funkcijas ir užtikrinti veiklos kokybę, efektyviai naudodama turimus žmogiškuosius, finansinius, informacinius ir technologinius išteklius, taip pat ar Tarnybos indėlis į viešojo juridinio asmens valdymo, rizikos valdymo ir vidaus kontrolės procesų stiprinimą, veiklos tobulinimą bei pagalbą siekiant viešojo juridinio asmens tikslų yra pakankamas, ar Tarnybos veikla tenkina viešojo juridinio asmens vadovo lūkesčius. Vertintojas taip pat turi nustatyti vidaus audito pažangą ir Tarnybos veiklos tobulinimo poreikį, įvertinti Tarnybos veikloje taikomus gerosios vidaus audito praktikos pavyzdžius, kuriais būtų tikslinga pasidalyti su kitais vidaus audito vykdytojais, bei rekomenduoti Tarnybos veiklos tobulinimo priemones. Vertinant Tarnybos veiklos efektyvumą kartu gali būti nustatomas Tarnybos brandos lygis. Tarnybos veiklos efektyvumas vertinamas ir prireikus Tarnybos brandos lygis nustatomas atsižvelgiant į Vidaus auditorių instituto parengtus Vidaus audito gebėjimų brandumo modelį viešajam sektoriui (angl. Internal Audit – Capability Model (IA–CM) for the Public Sector) ir Kokybės vertinimo vadovą (angl. Quality Assessment Manual).

Vertintojas, atlikdamas išorinio Tarnybos vertinimo programoje numatytas išorinio Tarnybos vertinimo procedūras, turi parengti išorinio Tarnybos vertinimo darbo dokumentus, kurie yra pagrindas parengti išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitą, taip pat pagrįsti teikiamas išvadas ir rekomendacijas. Išorinio Tarnybos vertinimo darbo dokumentuose turi būti nurodomas išorinio Tarnybos vertinimo procedūrų atlikimo tikslas, pateikiama informacija apie atliktas išorinio Tarnybos vertinimo procedūras, išdėstyti, vertintojo nuomone, svarbūs faktai, nurodomi nustatyti teisės aktų reikalavimų neatitikimai ir pateikiamos vertintojo padarytos išvados. Išorinio Tarnybos vertinimo darbo dokumentai turi būti pasirašyti vertintojo.

Vertintojas, atlikęs išorinio Tarnybos vertinimo procedūras, turi supažindinti Tarnybos vadovą (raštu, susitikus ar kitais būdais) su nustatytais ir apibendrintais faktais, apsvarstyti Tarnybos veiklos tobulinimo ir nustatytų trūkumų šalinimo galimybes.

Vertintojas išorinio Tarnybos vertinimo rezultatus pateikia išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitoje, kurioje nurodomi išorinio Tarnybos vertinimo tikslai, apimtis, kriterijai, metodai, išorinio Tarnybos vertinimo apribojimai (jeigu tokių buvo), Aprašo 13 ir 14 punktuose nurodytų klausimų vertinimo rezultatai, pastebėjimai (šio vertinimo metu nustatyti faktai, patvirtinantys išvadas ir rekomendacijas), pateikiamos išvados dėl Tarnybos veiklos atitikties vidaus auditą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams ir efektyvumo (Tarnybos brandos, jei ji vertinama) ir rekomendacijos dėl Tarnybos veiklos tobulinimo ir nustatytų trūkumų šalinimo, apie kurių įgyvendinimą per nustatytą terminą turi būti raštu informuotas atsakingas padalinys. Išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitoje gali būti pateikta ir kita, vertintojo nuomone, svarbi informacija apie Tarnybos veiklą ir išorinio Tarnybos vertinimo rezultatus.

Atsakingo padalinio vadovas arba jo įgaliotas šio padalinio darbuotojas, siekdamas užtikrinti išorinio Tarnybos vertinimo kokybę, peržiūri vertintojo parengtus išorinio Tarnybos vertinimo darbo dokumentus ir išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitos projektą, kad nustatytų, ar vertintojo atliktas darbas atitinka išorinio Tarnybos vertinimo tikslus, šio vertinimo programą, ar išorinio Tarnybos vertinimo darbo dokumentuose pateikta informacija pagrindžia išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitos projekte pateiktas išvadas ir rekomendacijas, ar išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitos projekto struktūra ir turinys atitinka Aprašo 17 punkte nustatytus reikalavimus.

Išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitos projektą vertintojas turi pateikti Tarnybos vadovui. Tarnybos vadovas per 3 darbo dienas nuo išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitos projekto gavimo dienos turi susipažinti su jam pateiktu ataskaitos projektu ir prireikus pateikti atsiliepimą (nuomonę) dėl jo.

Gautą Tarnybos vadovo atsiliepimą dėl išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitos projekto vertintojas turi įvertinti, aptarti su atsakingo padalinio vadovu ar jo įgaliotu šio padalinio darbuotoju ir prireikus patikslinti išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitos projektą. Jeigu tarp vertintojo ir Tarnybos vadovo iškyla nesutarimų dėl išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitos projekto, gali būti surengtas susitikimas iškilusiems nesutarimams aptarti, kuriame turi dalyvauti atsakingo padalinio vadovas.

Išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitą pasirašo atsakingo padalinio vadovas arba jo įgaliotas šio padalinio darbuotojas, atlikęs Aprašo 18 punkte nustatytas išorinio Tarnybos vertinimo kokybės užtikrinimo procedūras bei įsitikinęs, kad įvykdytas Aprašo 20 punkte nustatytas reikalavimas, ir vertintojas. Išorinio Tarnybos vertinimo ataskaita pateikiama viešojo juridinio asmens vadovui, kuriam Tarnyba yra pavaldi ir atskaitinga, ir Tarnybos vadovui.

Atsakingas padalinys, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos finansų ministro 2023 m. balandžio 27 d. įsakymu Nr. 1K-158 „Dėl Lietuvos Respublikos finansų ministerijos pirkimų“, inicijuoja viešąjį pirkimą išorinio Tarnybos vertinimo paslaugoms įsigyti.

Išorinio Tarnybos vertinimo paslaugų techninė specifikacija rengiama vadovaujantis Aprašo 9 punkte nurodytais teisės aktais ir Aprašo II skyriuje nustatytais išorinio Tarnybos vertinimo atlikimo reikalavimais.

Sudarant išorinio Tarnybos vertinimo paslaugų pirkimo sutartį (ar atskirą asmens duomenų tvarkymo susitarimą) nustatomos asmens duomenų tvarkymo sąlygos, atitinkančios 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (toliau – Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) 28 straipsnio reikalavimus.

Atsakingo padalinio vadovo paskirtas (-i) šio padalinio darbuotojas (-ai):

Paslaugų teikėjo atlikto išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitą pasirašo paslaugų teikėjo atstovas (-ai). Paslaugų teikėjas prisiima atsakomybę už išorinio Tarnybos vertinimo kokybę.

Paslaugų teikėjo parengta išorinio Tarnybos vertinimo ataskaita pateikiama viešojo juridinio asmens vadovui, kuriam Tarnyba yra pavaldi ir atskaitinga, Tarnybos vadovui ir atsakingam padaliniui.

Vertintojas, atlikęs išorinį Tarnybos vertinimą, turi užpildyti išorinio viešųjų juridinių asmenų vidaus audito tarnybų veiklos vertinimo registracijos žurnalą (toliau – žurnalas), kurio forma nustatyta Aprašo priede.

Vertintojas turi stebėti Tarnybos veiklos pažangą ir žurnale pateikti informaciją apie rekomendacijų, pateiktų išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitoje, įgyvendinimą. Siekdamas išsiaiškinti, kaip įgyvendinamos rekomendacijos, vertintojas gali organizuoti susitikimą su Tarnybos ir (arba) viešojo juridinio asmens atstovais arba paprašyti pateikti informaciją raštu. Jeigu prašoma informacija apie rekomendacijų įgyvendinimą nepateikiama, vertintojas turi apie tai pranešti atsakingo padalinio vadovui, o šis numato tolesnius veiksmus.

Kai išorinį Tarnybos vertinimą atlieka paslaugų teikėjas, žurnalą pildo ir paslaugų teikėjo parengtoje išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitoje pateiktų rekomendacijų įgyvendinimo stebėjimą atlieka atsakingo padalinio vadovo paskirtas (-i) šio padalinio darbuotojas (-ai) Aprašo 29 punkte nustatyta tvarka.

Vertintojas privalo užtikrinti, kad atliekant išorinį Tarnybos vertinimą būtų laikomasi valstybės tarnautojų veiklos ir tarnybinės etikos principų, nustatytų Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatyme, ir nedelsdamas (tą pačią arba ne vėliau kaip kitą darbo dieną sužinojus apie atvejį) atsakingo padalinio vadovui pranešti apie visus su išoriniu Tarnybos vertinimu susijusius atvejus, galinčius sukelti viešųjų ir privačių interesų konfliktą.

Asmens duomenys, gauti atliekant išorinį Tarnybos vertinimą, tvarkomi išorinio Tarnybos vertinimo atlikimo, vertinimo išvadų ir rekomendacijų rengimo, rekomendacijų įgyvendinimo stebėsenos ir vidaus administravimo (dokumentų valdymo) tikslais, laikantis Bendrajame duomenų apsaugos reglamente nustatytų reikalavimų.

Prieiga prie išoriniam Tarnybos vertinimui atlikti gautų dokumentų, jų kopijų, išrašų ir juose esančių asmens duomenų suteikiama tik tiems atsakingo padalinio arba paslaugų teikėjo darbuotojams, kuriems ji būtina pavestoms vertinimo funkcijoms atlikti, ir tik tokios apimties, kokia reikalinga šioms funkcijoms vykdyti.

Atsakingo padalinio arba paslaugų teikėjo darbuotojai, atliekantys išorinį Tarnybos vertinimą ar dalyvaujantys jį atliekant, privalo užtikrinti gautų dokumentų, jų kopijų, išrašų ir juose esančių duomenų konfidencialumą ir saugumą. Šie duomenys ir dokumentai negali būti atskleidžiami ar perduodami tretiesiems asmenims, išskyrus teisės aktuose, reglamentuojančiuose konfidencialios informacijos atskleidimą, nustatytus atvejus.

Apraše nurodyti dokumentai ir duomenys tvarkomi ir saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir jo įgyvendinamųjų teisės aktų nustatyta tvarka ir terminais.

Išorinio viešųjų juridinių asmenų vidaus audito tarnybų (toliau – Tarnyba) veiklos vertinimo (toliau – išorinis Tarnybos vertinimas) registracija

Išorinio Tarnybos vertinimo rekomendacijų įgyvendinimo stebėsena

Tarnybų pasiūlymai dėl vidaus audito atlikimo metodologijos arba vidaus auditą reglamentuojančių teisės aktų tobulinimo

Atsakingas padalinys – Lietuvos Respublikos finansų ministerijos struktūrinis padalinys, atliekantis išorinį Tarnybų vertinimą arba organizuojantis tokio vertinimo atlikimą.

Žurnale užregistruojamas atsakingo padalinio ir paslaugų teikėjo atliekamas išorinis Tarnybos vertinimas ir nurodoma su šiuo vertinimu susijusi informacija.

Žurnalo 2 punkto lentelės 6 stulpelyje nurodoma, ar išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitoje pateiktos rekomendacijos įgyvendintos, arba nurodomos priežastys, dėl kurių rekomendacijos nebuvo įgyvendintos (rekomendacija neteko aktualumo, pasikeitė teisinis reglamentavimas ar panašiai), pateikiama informacija apie rekomendacijų įgyvendinimo būklę (įgyvendinama, vėluojama įgyvendinti ar panašiai) ir kita, vertintojo arba atsakingo padalinio vadovo paskirto šio padalinio darbuotojo (-ų) nuomone, svarbi informacija, susijusi su išorinio Tarnybos vertinimo ataskaitoje pateiktų rekomendacijų įgyvendinimu.