Arhīvu likums

Saeima ir pieņēmusi un Valstsprezidents izsludina šādu likumu:

1.pants. Likumā lietotie termini

Likumā ir lietoti šādi termini:

1) aprakstīšana — apraksta vienības (vai tās sastāvdaļu) satura atklāsts, veicot arhīva dokumentu analīzi vai salīdzināšanu, lai fiksētu to identificēšanai un konteksta izskaidrošanai nepieciešamo informāciju;

2) arhīva dokuments — dokuments, kas pastāvīgi vai uz laiku glabājams arhīvā tā arhīviskās vērtības dēļ;

3) arhīviskā vērtība — dokumenta informatīvais nozīmīgums vai šā dokumenta pierādījuma vērtība, ko izvērtē šajā likumā noteiktajā kārtībā;

4) arhīvs:

5) depozitārā glabāšana — privātpersonu vai institūciju dokumentu ar arhīvisko vērtību terminēta glabāšana Latvijas Nacionālajā arhīvā;

6) dokumenta iznīcināšana — neatgriezeniska informācijas vai tās nesēja likvidēšana;

7) dokumenta izvērtēšana — dokumentu kopuma vai dokumenta analīze, kas veicama, ievērojot šā likuma prasības, lai noteiktu, vai dokumentam ir arhīviskā vērtība, un dokumenta glabāšanas termiņu;

8) dokuments — informācija, kas radusies, saņemta vai pārvērsta citā formā uz jebkura informācijas nesēja, ierosinot, turpinot, mainot vai izbeidzot kādu darbību, un kas apliecina šo darbību;

9) dokumentu izmantošana — dokumentos ietvertās informācijas meklēšana, izpēte un lietošana zinātniskiem, tautsaimnieciskiem, sociāliem, tiesiskiem un citiem mērķiem;

10) dokumentu pārvaldība — vadības joma, kas nodrošina publisku dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju, izvērtēšanu, kontroli, glabāšanu un pieejamību līdz nodošanai glabāšanā institūcijas arhīvā, kā arī to dokumentu iznīcināšanu, kuriem nav arhīviskās vērtības;

11) dokumentu pieejamība — normatīvajos aktos noteiktas tiesības, kā arī uzziņu sistēmas nodrošinātas iespējas un līdzekļi informācijas meklēšanai, ieguvei un izmantošanai;

12) dokumentu saglabāšana — procesi un darbības dokumentu tehniskai un intelektuālai saglabāšanai, tai skaitā preventīvā aizsardzība, konservācija un pārnešana uz jauna informācijas nesēja;

13) (izslēgts ar 25.03.2021. likumu);

14) dokumentu uzkrāšana — mērķtiecīga arhīva dokumentu kopuma papildināšana;

15) iegūts dokuments — šajā likumā noteiktajā kārtībā elektroniskā formā pārvērsts dokuments glabāšanai elektroniskā vidē;

16) institūcija — ikviena institūcija vai privātpersona, kurai ar ārēju normatīvo aktu vai publisko tiesību līgumu noteiktas valsts varas pilnvaras (tai skaitā Valsts prezidents, Saeima, Ministru kabinets, Valsts kontrole, tiesībsargs, Latvijas Banka, pašvaldība un cita atvasināta publisko tiesību juridiskā persona, tiešās vai pastarpinātās pārvaldes iestāde, Centrālā zemes komisija, Centrālā vēlēšanu komisija, prokuratūra, tiesa, notārs, tiesu izpildītājs), kapitālsabiedrība, kurā publiskai personai pieder kapitāla daļas vai akcijas, vienas vai vairāku publisku personu kapitālsabiedrības izšķirošajā ietekmē esoša kapitālsabiedrība, kā arī biedrība vai nodibinājums, kurā publiska persona ir biedrs vai dibinātājs;

17) izmantošanas kopija — dokumenta kopija, kuru izveido, lai arhīva lietotāji varētu to izmantot un tādējādi tiktu aizsargāts dokumenta oriģināla fiziskais stāvoklis;

18) nodrošinājuma kopija — dokumenta kopija, kuru izveido, lai dokumentu oriģināla zuduma vai bojājumu gadījumā saglabātu dokumentā iekļauto informāciju;

19) pastāvīgi glabājams dokuments — dokuments, kas saskaņā ar likumu glabājams mūžīgi;

20) privātais dokuments — privātpersonas darbības rezultātā radīts vai saņemts dokuments;

21) publiskais dokuments — institūcijas darbības rezultātā radīts vai saņemts dokuments;

22) uz laiku glabājams dokuments — dokuments, kuram noteikts īslaicīgs (līdz 10 gadiem) vai ilgstošs (ilgāks par 10 gadiem) glabāšanas termiņš;

23) uzziņu sistēma — meklēšanas līdzekļu un sistēmu savstarpēji saistīts kopums, kas pamatojas uz vienotām klasifikācijas un aprakstīšanas metodēm un satur datus par arhīvu, tā dokumentu sastāvu, saturu, kā arī nodrošina informācijas meklēšanu.

2.pants. Likuma mērķis

Likuma mērķis ir nodrošināt nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu, uzkrāšanu, izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu, īstenojot atbilstošu dokumentu un arhīvu pārvaldību.

3.pants. Likuma darbības joma

Likums attiecas uz ikvienu institūciju, kā arī šajā likumā noteiktajos gadījumos — uz privātpersonām, kuru īpašumā ir dokumenti ar arhīvisko vērtību.

4.pants. Institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldība

(1) Institūcijai ir pienākums veikt dokumentu pārvaldību, nodrošinot:

1) savas darbības dokumentēšanu — autentisku, ticamu un integrētu darbības liecību radīšanu — atbilstoši attiecīgajai institūcijai noteiktajām funkcijām un uzdevumiem;

2) dokumentu klasifikāciju un sistematizāciju;

3) dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību;

4) dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā.

(2) Institūcijai ir pienākums veikt institūcijas arhīva pārvaldību, nodrošinot:

1) dokumentu izvērtēšanu atbilstoši institūcijas funkcijām, lai noteiktu:

2) pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanu un institūcijas arhīvā uzkrāto dokumentu uzziņu sistēmas veidošanu;

3) dokumentu glabāšanu institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā, nodrošinot šo dokumentu saglabāšanu un aizsardzību vai depozitāro glabāšanu Latvijas Nacionālajā arhīvā:

4) dokumentu pieejamību un izmantošanu, tai skaitā izsniedzot personām izziņas, dokumentu kopijas, izrakstus, norakstus uz visu institūcijas rīcībā esošo dokumentu pamata normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Institūcijas rīcībā esošie dokumenti ir arī tie dokumenti, kurus institūcija nodevusi glabāšanā akreditētam privātam arhīvam. Latvijas Nacionālajam arhīvam depozitārajā glabāšanā nodoto dokumentu saglabāšanu, aizsardzību, pieejamību un izmantošanu nodrošina Latvijas Nacionālais arhīvs.

(3) Institūcijai ir pienākums saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu klasifikācijas shēmas, dokumentu ar arhīvisko vērtību veidus un to glabāšanas termiņus, uzziņu sistēmas, kā arī dokumentu iznīcināšanas aktus pirms dokumentu iznīcināšanas.

(4) Ministru kabinets nosaka glabāšanas termiņus tiem personas darba vai dienesta gaitu apliecinošiem dokumentiem, kā arī izglītojamās personas, tai skaitā studējošā, lietā esošajiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība.

(5) Institūcijas vadītājs ir atbildīgs par institūcijas publisko dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu.

(6) Institūcijai ir tiesības saņemt Latvijas Nacionālā arhīva konsultācijas dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumos.

(7) Ministru kabinets nosaka publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās, kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai un tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos (turpmāk — dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi).

5.pants. Privātpersonu pienākumi privāto dokumentu pārvaldībā

(1) Privāto tiesību juridiskā vai fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību vai uz darba, uzņēmuma vai autora līguma pamata nodarbina citas fiziskās personas, kā arī personu apvienība:

1) nodrošina savas darbības rezultātā radīto un saņemto personas darba gaitu apliecinošu dokumentu, kā arī izglītojamās personas, tai skaitā studējošā, lietā esošo dokumentu ar arhīvisku vērtību glabāšanu;

2) pēc citas personas pieprasījuma izsniedz šai personai izziņas un apliecinātas dokumentu kopijas, norakstus un izrakstus, kas tai nepieciešami likumā noteiktajos gadījumos savu tiesību pierādīšanai un interešu aizstāvībai.

(2) Ministru kabinets nosaka kārtību, kādā privātie dokumenti ar arhīvisko vērtību nododami Latvijas Nacionālajā arhīvā juridiskās personas likvidācijas gadījumā.

(3) Šā likuma 4.panta septītajā daļā minēto Ministru kabineta noteikumu piemērošana privāto dokumentu un arhīvu pārvaldībā ir brīvprātīga, ja likums nenosaka citādi.

(4) Šā likuma 4. panta ceturtajā daļā un 8. panta otrajā daļā minētie Ministru kabineta noteikumi attiecas uz tām privāto tiesību juridiskajām vai fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību vai uz darba, uzņēmuma vai autora līguma pamata nodarbina citas fiziskās personas, kā arī uz personu apvienībām.

6.pants. Dokumentu nodošana pastāvīgā valsts glabāšanā

(1) Dokumenti ar arhīvisko vērtību, kuri atlasīti pastāvīgai glabāšanai, tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā 15 gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, ja šajā vai citā likumā nav noteikts citādi.

(2) Elektroniskie dokumenti un dokumenti, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa un kuri uztverami un izmantojami ar attiecīgu iekārtu palīdzību (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti), tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā piecus gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, ja citā likumā nav noteikts citādi.

(3) Dokumentus, kuri nepieciešami institūcijas funkciju un uzdevumu pildīšanai ilgāk, nekā noteikts šā panta pirmajā vai otrajā daļā, pastāvīgā valsts glabāšanā nodod pēc tam, kad institūcijā to izmantošana vairs nav nepieciešama.

(4) Šā panta trešajā daļā minētajā gadījumā dokumentu glabāšanas termiņu var pagarināt, ja dokumentu glabāšanai ir nodrošināti attiecīgi apstākļi un saņemta Latvijas Nacionālā arhīva atļauja Ministru kabineta noteiktajā kārtībā. Šo termiņu var pagarināt uz laiku līdz pieciem gadiem ne vairāk kā divas reizes, bet, ja tas ir pamatots ar īpašiem apstākļiem, termiņu var pagarināt vēl uz laiku līdz 10 gadiem.

(5) Dokumentus, kuriem saskaņā ar šā likuma 13.panta otrās daļas 3.punktu noteikti pieejamības ierobežojumi, pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā nodod pēc pieejamības ierobežojuma perioda beigām.

(6) Ministru kabinets nosaka kārtību, kādā institūcijas nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā šajā pantā minētajos termiņos, kā arī gadījumos, kad dokumenti tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā pirms beidzies tiem noteiktais glabāšanas termiņš institūcijas arhīvā.

(7) Publiskos dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā nodod tikai Latvijas Nacionālajā arhīvā, izņemot likumā paredzētos gadījumus.

(8) Institūcijai ir tiesības bez maksas saņemt Latvijas Nacionālā arhīva apliecinātas to dokumentu kopijas, kurus attiecīgā institūcija nodevusi pastāvīgā valsts glabāšanā.

7.pants. Likvidējamo un reorganizējamo institūciju dokumentu saglabāšana

(1) Likvidējamo un reorganizējamo institūciju pastāvīgi glabājamie dokumenti nav dalāmi un ir nododami pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā sakārtotā veidā atbilstoši dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumiem.

(2) Likvidējamo un reorganizējamo institūciju uz laiku glabājamie dokumenti tiek nodoti institūcijas tiesību un saistību pārņēmējam. Ja institūcijai nav tiesību un saistību pārņēmēja, uz laiku glabājamie dokumenti tiek nodoti glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā.

(21) Institūcijas tiesību un saistību pārņēmējam var tikt nodoti likvidējamo un reorganizējamo institūciju pastāvīgi glabājamie dokumenti nodoto funkciju un uzdevumu izpildes nodrošināšanai, ja dokumentu glabāšanai ir nodrošināti attiecīgi apstākļi un saņemta Latvijas Nacionālā arhīva atļauja.

(3) Lēmumā par institūcijas reorganizēšanu pēc Latvijas Nacionālā arhīva priekšlikuma tiek noteikta uz laiku glabājamo dokumentu turpmākās glabāšanas vieta.

(4) Ja institūcija tiek likvidēta vai reorganizācijas rezultātā beidz pastāvēt, tās pastāvīgi glabājamo dokumentu pieņemšanu glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā finansē no attiecīgajai institūcijai piešķirtajiem valsts vai pašvaldības budžeta līdzekļiem.

(5) Par likvidējamās vai reorganizējamās institūcijas uz laiku glabājamo dokumentu saglabāšanu un aizsardzību ir atbildīgs attiecīgās institūcijas vadītājs, tiesību un saistību pārņēmējs vai likvidators.

8.pants. Dokumenta arhīviskās vērtības noteikšana

(1) Dokumenta arhīvisko vērtību nosaka attiecīgā dokumenta izvērtēšanas procesā, ievērojot šādus kritērijus:

1) dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un īstenošanu;

2) dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;

3) dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;

4) dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;

5) dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu;

6) dokumenta autora nozīmīgums.

(2) Dokumenta arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību reglamentē Ministru kabinets. Personas darba vai dienesta gaitu apliecinošus dokumentus, kā arī izglītojamās personas, tai skaitā studējošā, lietā esošos dokumentus, kuriem ir arhīviska vērtība, nosaka Ministru kabinets.

9.pants. Publisko dokumentu pārvēršana

(1) Latvijas Nacionālajam arhīvam un institūcijām ir tiesības publiskos dokumentus pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, ievērojot šādus noteikumus:

1) iegūtais dokuments nodrošina publiskā dokumenta satura un metadatu atveidošanu un izmantošanu;

2) iegūtais dokuments nodrošina publiskā dokumentaintegritāti — ir pilnīgs un negrozīts;

3) tiek nodrošināts iegūtā dokumenta autentiskums un atbilstība publiskajam dokumentam;

4) pārvēršanas process ietver pārbaudi un kontroli, kas nodrošina iegūtā dokumenta atbilstību publiskajam dokumentam;

5) pārvēršanas procesā dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem, izmaiņām vai iznīcināšanu;

6) pārvēršanas process tiek dokumentēts.

(2) Ministru kabinets nosaka kārtību, kādā publiskie dokumenti tiek pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabājami iegūtie dokumenti un tiek iznīcināti pārvērstie publiskie dokumenti.

10.pants. Iegūtā dokumenta juridiskais spēks

(1) Iegūtajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam publiskajam dokumentam.

(2) Iegūtā dokumenta kopijai, norakstam vai izrakstam papīra formā ir tāds pats juridiskais spēks kā publiskajam dokumentam, ja kopijas, noraksta vai izraksta pareizību apliecinājis institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona un kopijas, noraksta vai izraksta izsniedzējs pēc pieprasījuma var uzrādīt iegūto dokumentu elektroniskā formā un tas atbilst šā likuma prasībām.

11.pants. Publisko dokumentu iznīcināšana

(1) Publiskos dokumentus, kuri šajā likumā noteiktajā kārtībā pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, drīkst iznīcināt, izņemot šā panta otrajā daļā noteiktos gadījumus.

(2) Nedrīkst iznīcināt tādus elektroniskā formā pārvērstus publiskos dokumentus:

1) kuriem to ārējo īpatnību vai izcelsmes dēļ ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;

2) kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti);

3) kuri nepieciešami institūcijas vai privātpersonas pienākumu pildīšanai un tiesību īstenošanai.

12.pants. Arhīva dokumentu pieejamība un izmantošana

(1) Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcijas arhīvā un akreditētos privātos arhīvos glabātie dokumenti vai apliecinātas to kopijas ir brīvi pieejami un izmantojami personai pieejamās arhīva telpās šajā likumā noteiktajā kārtībā, ja to pieejamību neierobežo likums. Personai ir tiesības pieprasīt un izmantot dokumentus, iesniedzot rakstveida pieprasījumu un uzrādot personas identifikācijas dokumentu.

(2) Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcijas arhīvā un akreditētos privātos arhīvos personai ir tiesības pieprasīt un iegūt informāciju par sevi un mirušajiem radiniekiem vai laulāto, uzrādot personas identifikācijas dokumentu un radniecību vai laulību apliecinošus dokumentus. Citai privātpersonai vai publiskai personai ir tiesības pieprasīt un iegūt informāciju par personas datu subjektu, ja no tā saņemta rakstveida atļauja, kā arī likumā noteiktajos gadījumos. Persona, kura pieprasa informāciju, uzrāda datu subjekta rakstveida atļauju un ir atbildīga par tās patiesumu un saņemtās informācijas izmantošanu.

(21) Latvijas Nacionālā arhīva vai akreditēta privāta arhīva dokumentu izmantošanas pieprasījumā persona norāda šādas ziņas:

1) savu vārdu, uzvārdu un personas kodu vai ārzemniekam — dzimšanas datumu, identifikācijas kodu, kas ierakstīts ārzemnieka personu apliecinošajā dokumentā, un valsti, kas izsniegusi šo dokumentu;

2) pieprasījuma tēmu un pamatojumu (pamato savu pieprasījumu un norāda mērķi, kādam dokumentus izmantos), kā arī personas rīcībā esošo informāciju, kas palīdz pieprasījuma izpildei;

3) adresi atbildes saņemšanai un saziņas līdzekļus pieprasījuma izpildei vajadzīgās informācijas iegūšanai, saņemšanai un nosūtīšanai.

(3) Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā uzkrātos dokumentus, kurus aizsargā autortiesības vai blakustiesības (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas, skaņu vai citi dokumenti), persona izmanto, ievērojot Autortiesību likuma prasības.

(4) Latvijas Nacionālais arhīvs, institūcijas un akreditēti privāti arhīvi publisko dokumentu pieejamības nodrošināšanai veido un uztur publiski pieejamas bezmaksas uzziņu sistēmas.

(5) Šā panta pirmajā daļā noteiktajai arhīva apliecinātai publiska dokumenta kopijai ir tāds pats spēks kā šā dokumenta oriģinālam.

(6) Persona, kura atbilstoši likumā noteiktajam pieprasa no arhīva dokumenta oriģinālu, nodrošina šā dokumenta aizsardzību, saglabāšanu un atdošanu arhīvam. Par dokumenta oriģināla izsniegšanu sastāda rakstveida aktu un līgumu, kurā norāda dokumenta izsniegšanas nosacījumus un termiņu. Pēc arhīva pieprasījuma par attiecīgās personas līdzekļiem izgatavo nodrošinājuma kopiju, kas tiek uzglabāta līdz dokumenta oriģināla atdošanai arhīvam. Tiesai dokumentu oriģinālus izskatāmās lietas ietvaros izsniedz saskaņā ar procesuālajiem likumiem, pamatojoties uz tiesas vai tiesneša pieprasījumu.