Vispārīgās programmas "Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība" ietvaros izveidoto fondu vadības un kontroles kārtība

Ministru kabineta noteikumi Nr.676Rīgā 2010.gada 27.jūlijā (prot. Nr.38 13.§)

Izdoti saskaņā ar Vispārīgās programmas "Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība" ietvaros izveidoto fondu vadības likuma 6.panta otro daļu, 14.panta 1., 2., 4., 5., 6., 7., 8.un 9.punktu un 20.panta trešo daļu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka:

1.1. Vispārīgās programmas "Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība" (turpmāk – programma) ietvaros izveidotā Eiropas Ārējo robežu fonda (2007.–2013.gadam), Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda (2007.–2013.gadam), Eiropas Atgriešanās fonda (2008.–2013.gadam) un Eiropas Bēgļu fonda (2008.–2013.gadam) (turpmāk – fonds) daudzgadu programmas un fonda gada programmas izstrādes un apstiprināšanas kārtību;

1.2. prasības fonda vadības un kontroles sistēmas izveidošanai;

1.3. kārtību, kādā valsts budžetā tiek plānoti līdzekļi fonda projektu īstenošanai un veikto izdevumu atmaksa valsts budžetā;

1.4. fonda projektu finansēšanas un maksājumu veikšanas kārtību;

1.5. kārtību, kādā vadošā iestāde, revīzijas iestāde, sertificēšanas iestāde, maksājumu iestāde un finansējuma saņēmējs ziņo par fondu ieviešanā konstatētajām neatbilstībām, neatbilstību veidus, gadījumus, kad fonda finansējuma saņēmēja (turpmāk – finansējuma saņēmējs) izdevumus atzīst par neatbilstošiem;

1.6. kārtību, kādā atgūst neatbilstošos izdevumus;

1.7. kārtību, kādā sagatavo, apstiprina un iesniedz Eiropas Komisijā fonda gada programmas ieviešanas progresa ziņojumu (turpmāk – progresa ziņojums), fonda gada programmas ieviešanas noslēguma ziņojumu (turpmāk – noslēguma ziņojums) un novērtējuma ziņojumu par fonda līdzfinansēto darbību rezultātiem un efektivitāti;

1.8. kārtību, kādā veic fonda projektu finanšu kontroli un auditu, un institūcijas, kas veic minētās pārbaudes vai piedalās tajās;

1.9. kārtību, kādā finansējuma saņēmējs, kas ir tiešās vai pastarpinātās valsts pārvaldes iestāde, atvasināta publiska persona vai cita valsts iestāde, atgūst piešķirto finansējumu vai risina strīdu par piešķirto finanšu līdzekļu izmaksāšanu vai izmaksāšanas turpināšanu;

1.10. fonda vadošo iestādi, revīzijas iestādi, sertificēšanas iestādi un maksājumu iestādi.

2. Fondu vadību nodrošina šādas fonda vadībā iesaistītās institūcijas:

2.1. Eiropas Ārējo robežu fondam (2007.–2013.gads):

2.1.1. vadošā iestāde ir Iekšlietu ministrija;

2.1.2. sertificēšanas iestāde ir Centrālā finanšu un līgumu aģentūra;

2.1.3. revīzijas iestāde ir Finanšu ministrija;

2.1.4. maksājumu iestāde ir Valsts kase;

2.2. Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fondam (2007.–2013.gads):

2.2.1. vadošā iestāde ir Kultūras ministrija;

2.2.2. sertificēšanas iestāde ir Centrālā finanšu un līgumu aģentūra;

2.2.3. revīzijas iestāde ir Finanšu ministrija;

2.2.4. maksājumu iestāde ir Valsts kase;

2.3. Eiropas Atgriešanās fondam (2008.–2013.gads):

2.3.1. vadošā iestāde ir Iekšlietu ministrija;

2.3.2. sertificēšanas iestāde ir Centrālā finanšu un līgumu aģentūra;

2.3.3. revīzijas iestāde ir Finanšu ministrija;

2.3.4. maksājumu iestāde ir Valsts kase;

2.4. Eiropas Bēgļu fondam (2008.–2013.gads):

2.4.1. vadošā iestāde ir Iekšlietu ministrija;

2.4.2. sertificēšanas iestāde ir Centrālā finanšu un līgumu aģentūra;

2.4.3. revīzijas iestāde ir Finanšu ministrija;

2.4.4. maksājumu iestāde ir Valsts kase.

3. Ja fonda vadībai noteikta deleģētā iestāde, tā atbilstoši deleģēto pienākumu un tiesību apjomam veic šajos noteikumos minētos vadošās iestādes pienākumus.

II. Fonda daudzgadu programmas un fonda gada programmas izstrāde un apstiprināšana

4. Fonda daudzgadu programma ir Eiropas Komisijas apstiprināts dokuments, kas ietver situācijas aprakstu, vajadzību analīzi, piemērotās stratēģijas izklāstu un finanšu plānu visam fonda darbības periodam.

5. Fonda gada programma ir Eiropas Komisijas apstiprināts dokuments, kas izstrādāts saskaņā ar fonda daudzgadu programmu un nosaka fonda īstenošanas nosacījumus un prioritātes attiecīgajam gadam, kā arī pieejamos finanšu līdzekļus un to sadalījumu, vispārīgos nosacījumus fonda projektu atlasei un fonda gada programmas uzdevumus.

6. Vadošā iestāde nodrošina fonda daudzgadu programmas projekta un fonda gada programmas projektu izstrādi un aktualizēšanu, kā arī apstiprināšanu vadības komitejā. Minētos dokumentus iesniedz Eiropas Komisijā atbilstoši termiņiem, kas noteikti programmu regulējošajos Eiropas Savienības tiesību aktos.

7. Pēc fonda daudzgadu programmas projekta un fonda gada programmas projektu apstiprināšanas Eiropas Komisijā vadošā iestāde nodrošina informācijas izplatīšanu par minētajiem dokumentiem.

8. Ja pēc projektu iesniegumu izvērtēšanas konstatē, ka kādā no prioritātēm vai aktivitātēm fonda projektu īstenošanai ir nepieciešams mazāks finanšu līdzekļu apjoms nekā prioritātei vai aktivitātei piešķirts, vadības komiteja programmu regulējošajos Eiropas Savienības tiesību aktos noteiktajā kārtībā var pieņemt lēmumu pārdalīt atlikušo summu citās prioritātēs vai aktivitātēs iesniegto fonda projektu iesniegumu finansēšanai.

III. Prasības fonda vadības un kontroles sistēmas izveidošanai

9. Vadošā iestāde, revīzijas iestāde, sertificēšanas iestāde un maksājumu iestāde nodrošina iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un funkcionēšanu saskaņā ar Latvijas Republikas un Eiropas Savienības tiesību aktiem, kas regulē programmu.

10. Vadošā iestāde koordinē vadības un kontroles sistēmu apraksta sagatavošanu vai aktualizēšanu un iesniedz to Eiropas Komisijā. Vadošā iestāde, iesniedzot fonda gada programmas projektu, informē Eiropas Komisiju, ja ir veiktas būtiskas izmaiņas fonda vadības un kontroles sistēmā. Par būtiskām izmaiņām fonda vadības un kontroles sistēmā vadošā iestāde informē Eiropas Komisiju 10 darbdienu laikā pēc šo izmaiņu veikšanas vai informācijas saņemšanas no revīzijas iestādes vai sertificēšanas iestādes.

11. Revīzijas iestāde un sertificēšanas iestāde fonda gada programmas projekta sagatavošanas procesā informē vadošo iestādi, ja ir veiktas izmaiņas fonda vadības un kontroles sistēmā. Par būtiskām izmaiņām fonda vadības un kontroles sistēmā revīzijas iestāde un sertificēšanas iestāde informē vadošo iestādi 10 darbdienu laikā pēc šo izmaiņu veikšanas.

12. Vadošā iestāde reizi gadā līdz 15.decembrim aktualizē un līdz 31.decembrim iesniedz revīzijas iestādē un sertificēšanas iestādē aktualizēto vadības un kontroles sistēmas aprakstu, ja tajā ir veiktas izmaiņas. Ja izmaiņas nav veiktas, vadošā iestāde par to informē revīzijas iestādi un sertificēšanas iestādi.

13. Vadošā iestāde, ja nepieciešams, aktualizē programmas ieviešanas procedūru aprakstus (rokasgrāmatu) un divu nedēļu laikā pēc aktualizācijas iesniedz sertificēšanas iestādē un revīzijas iestādē informāciju par izmaiņām.

14. Vadošā iestāde, revīzijas iestāde, sertificēšanas iestāde, maksājumu iestāde un finansējuma saņēmējs atbilstoši kompetencei nodrošina pienācīgas revīzijas liecības un uzglabā ar fonda projekta īstenošanu saistītos dokumentus atbilstoši termiņiem, kas noteikti programmu regulējošajos Eiropas Savienības tiesību aktos.

IV. Fonda projektu īstenošanai paredzētā finansējuma plānošana un izdevumu atmaksa valsts budžetā

15. Vadošā iestāde informē maksājumu iestādi par kontu, kurā ieskaitāmi no Eiropas Komisijas saņemtie finanšu līdzekļi fonda gada programmas īstenošanai.

16. Maksājumu iestāde divu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 15.punktā minēto fonda finanšu līdzekļu saņemšanas nodrošina to ieskaitīšanu vadošās iestādes kontā un iesniedz vadošajā iestādē konta izrakstu.

17. Apstiprinātā fonda projekta īstenošanai finansējumu piešķir saskaņā ar šādiem principiem (ņemot vērā proporciju, kas noteikta normatīvajos aktos par fonda projektu konkursa organizēšanas kārtību, fonda finansējuma saņēmējiem noteiktajām prasībām, fonda projektu iesniegumu sagatavošanas un iesniegšanas kārtību un to vērtēšanas kritērijiem, fonda projektu atlases, granta līguma slēgšanas, kā arī tehniskās palīdzības aktivitātes īstenošanas kārtību):

17.1. ja fonda finansējuma saņēmējs ir Latvijas Republikas tiešās vai pastarpinātās valsts pārvaldes iestāde vai cita valsts iestāde, finansējumu piešķir kā fonda finansējumu un nacionālo līdzfinansējumu no valsts budžeta līdzekļiem;

17.2. ja fonda finansējuma saņēmējs ir Latvijas Republikas atvasināta publiska persona vai privāto tiesību juridiska persona, vai starptautiskas organizācijas pārstāvniecība Latvijas Republikā, kas darbojas fonda atbalstītā jomā, finansējumu piešķir vienā no šādiem veidiem (ņemot vērā normatīvos aktus par fonda projektu konkursa organizēšanas kārtību, fonda finansējuma saņēmējiem noteiktajām prasībām, fonda projektu iesniegumu sagatavošanas un iesniegšanas kārtību un to vērtēšanas kritērijiem, kā arī fonda projektu atlases un granta līguma slēgšanas kārtību):

17.2.1. kā fonda finansējumu un nacionālo līdzfinansējumu no valsts budžeta līdzekļiem;

17.2.2. kā fonda finansējumu un nacionālo līdzfinansējumu, ko veido fonda finansējuma saņēmēja līdzfinansējums un valsts budžeta līdzfinansējums.

18. Līdzekļus (kā valsts budžeta dotāciju no vispārējiem ieņēmumiem fonda finansējuma un valsts budžeta finansējuma nodrošināšanai) fonda projektu īstenošanai kārtējam gadam un valsts budžeta ilgtermiņa saistības attiecīgās nozares ministrijas vai citas centrālās valsts iestādes (turpmāk – centrālā valsts iestāde) par to kompetencē esošajiem fonda projektiem plāno pamatbudžetā atsevišķā valsts budžeta apakšprogrammā atbilstoši normatīvajiem aktiem par budžetu un finanšu vadību.

19. Līdzekļus (kā ārvalstu finanšu palīdzību) fonda finansējuma atmaksai vadošā iestāde plāno attiecīgās nozares ministrijas budžetā atsevišķā valsts pamatbudžeta apakšprogrammā.

20. Valsts budžeta ilgtermiņa saistības fonda projektu ieviešanai attiecīgās centrālās valsts iestādes pamatbudžetā plāno sadalījumā pa fondiem.

21. Ja nav iespējams ieplānot finansējumu fonda projektu īstenošanai valsts budžeta likumā kārtējam gadam, centrālā valsts iestāde saskaņā ar normatīvajiem aktiem par līdzekļu pārdali pieprasa finansējumu attiecīgā fonda projekta īstenošanai no budžeta programmas, kurā Finanšu ministrija plāno nesadalīto finansējumu Eiropas Savienības politikas instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu ieviešanai.

22. Pēc valsts budžeta likuma kārtējam gadam vai tā grozījumu pieņemšanas centrālā valsts iestāde saskaņā ar normatīvajiem aktiem par asignējumu piešķiršanu sagatavo un apstiprina finansēšanas plānu atbilstoši apstiprinātajam fonda finansējuma un valsts budžeta finansējuma apmēram.

23. Vadošā iestāde 30 darbdienu laikā pēc sertificēšanas iestādes sniegtās informācijas par sertificētajiem izdevumiem sagatavo maksājuma uzdevumu par fonda finansējuma ieskaitīšanu valsts budžeta ieņēmumos sertificēto izdevumu apmērā, ņemot vērā fonda projektā noteikto fonda finansējuma un valsts budžeta finansējuma proporciju un faktisko fonda finansējuma atlikumu vadošās iestādes kontā.

24. Pēc Eiropas Komisijas fonda gada programmas gala maksājuma saņemšanas vadošā iestāde 10 darbdienu laikā sagatavo maksājuma uzdevumu, lai ieskaitītu valsts budžeta ieņēmumos fonda finansējuma atlikušo sertificēto izdevumu daļu.

V. Fonda projekta finansēšana un maksājumu veikšana

25. Ja finansējuma saņēmējs ir:

25.1. tiešās valsts pārvaldes iestāde, kas atrodas vadošās iestādes institucionālā padotībā, vai ministrija, kas veic vadošās iestādes funkcijas, projektu finansē un maksājumus veic no līdzekļiem, kas piešķirti attiecīgajai valsts iestādei saskaņā ar valsts budžeta likumu kārtējam saimnieciskajam gadam. Finansējuma saņēmējs sagatavo maksājuma uzdevumu un iesniedz to maksājumu iestādē;

25.2. tiešās valsts pārvaldes iestāde, kas neatrodas vadošās iestādes institucionālā padotībā, finansējuma saņēmējs pēc granta līguma noslēgšanas ar vadošo iestādi informē par to centrālo valsts iestādi. Centrālā valsts iestāde pieprasa finanšu līdzekļus valsts budžetā fonda projekta īstenošanai. Finansējuma saņēmējs projektu finansē un maksājumus veic no līdzekļiem, kas piešķirti attiecīgajai valsts iestādei saskaņā ar valsts budžeta likumu kārtējam gadam. Finansējuma saņēmējs sagatavo maksājuma uzdevumu un iesniedz to maksājumu iestādē;

25.3. ministrija, kas nav vadošā iestāde, finansējuma saņēmējs pēc granta līguma noslēgšanas ar vadošo iestādi pieprasa finanšu līdzekļus valsts budžetā fonda projekta īstenošanai. Finansējuma saņēmējs projektu finansē un maksājumus veic no līdzekļiem, kas piešķirti attiecīgajai valsts iestādei saskaņā ar valsts budžeta likumu kārtējam saimnieciskajam gadam. Finansējuma saņēmējs sagatavo maksājuma uzdevumu un iesniedz to maksājumu iestādē.

26. Ja finansējuma saņēmējs ir pastarpinātās valsts pārvaldes iestāde, atvasināta publiska persona, cita valsts iestāde vai privāto tiesību juridiskā persona, fonda projektu finansē saskaņā ar šādiem principiem:

26.1. pēc fonda projekta iesnieguma apstiprināšanas vadošā iestāde un finansējuma saņēmējs vienojas par fonda projekta finansēšanas kārtību. Finansēšanas kārtību iekļauj granta līgumā, paredzot vienu no šādiem variantiem:

26.1.1. finansējuma saņēmējs finansē fonda projektu no saviem līdzekļiem un pēc fonda projekta vai tā daļas ieviešanas iesniedz finansējuma pieprasījumu veikto izdevumu atmaksai granta līgumā noteiktajā kārtībā;

26.1.2. finansējuma saņēmējs finansē fonda projektu no saviem līdzekļiem un avansa maksājuma saskaņā ar finansējuma pieprasījumu, kas iesniegts granta līgumā noteiktajā kārtībā. Finansējuma saņēmējs saņem starpposmu un noslēguma maksājumu saskaņā ar finansējuma pieprasījumu, kas iesniegts granta līgumā noteiktajā kārtībā;

26.2. vadošā iestāde šo noteikumu 26.1.2.apakšpunktā minētajā gadījumā granta līgumā noteiktajos termiņos un kārtībā pārskaita finansējuma saņēmējam avansa maksājumu;

26.3. avansa un starpposmu maksājuma kopsumma nedrīkst pārsniegt 90 % no fonda projektam piešķirtā finansējuma;

26.4. noslēguma maksājumu vadošā iestāde piešķir pēc projekta gala pārskata pieņemšanas zināšanai;

26.5. finansējuma saņēmējs iesniedz vadošajā iestādē fonda projekta finansējuma pieprasījumu starpposmu maksājumam vai noslēguma maksājumam vai pieprasījumu par izdevumu atmaksu kopā ar granta līgumā noteiktajiem dokumentiem granta līgumā noteiktajos termiņos un kārtībā;

26.6. vadošā iestāde pēc šo noteikumu 26.5.apakšpunktā minēto dokumentu saņemšanas granta līgumā noteiktajā termiņā nodrošina:

26.6.1. iesniegto dokumentu pārbaudi, ja nepieciešams, pieprasot no finansējuma saņēmēja papildu vai trūkstošos izdevumu attaisnojuma dokumentus vai granta līgumā noteiktos dokumentus;

26.6.2. atzinuma sagatavošanu par izdevumu atbilstību;

26.6.3. starpposmu vai noslēguma maksājuma pārskaitīšanu finansējuma saņēmējam, ieturot no pieprasīto līdzekļu apjoma konstatētos neatbilstoši veiktos izdevumus;

26.7. vadošā iestāde nodrošina izdevumu konvertēšanu Eiropas Savienības vienotajā valūtā saskaņā ar Eiropas Komisijas prasībām;

26.8. šo noteikumu 26.6.2.apakšpunktā minēto atzinumu vadošā iestāde nosūta finansējuma saņēmējam, sertificēšanas iestādei un revīzijas iestādei.

27. Vadošā iestāde saskaņā ar normatīvajiem aktiem par Eiropas Savienības politiku instrumentu vai ārvalstu finanšu palīdzības asignējumu apturēšanas, atjaunošanas vai atsaukšanas kārtību pieņem lēmumu par fonda projekta finansēšanas plānā paredzētā asignējuma apturēšanu, atjaunošanu vai atsaukšanu.

28. Ja fonda projekta īstenošanas gaitā kopējie atbilstošie izdevumi pārsniedz maksimālo fonda projektam apstiprināto attiecināmo izmaksu summu, šo starpību sedz no finansējuma saņēmēja līdzekļiem.

VI. Fonda ieviešanā konstatēto neatbilstību veidi un ziņošana par konstatētajām neatbilstībām

29. Ar neatbilstību šo noteikumu izpratnē saprot jebkuru fonda vadību reglamentējošā Latvijas Republikas vai Eiropas Savienības tiesību akta pārkāpumu, kurš radies vadošās iestādes, revīzijas iestādes, sertificēšanas iestādes, maksājumu iestādes vai finansējuma saņēmēja darbības vai bezdarbības dēļ un kuram ir vai varētu būt negatīva ietekme uz Eiropas Savienības vispārējo budžetu.

30. Eiropas Savienības budžetu tieši var ietekmēt šādas neatbilstības:

30.1. neatbilstības fonda projektu iesniegumu atlases procesā, kas ir ietekmējušas fonda projektu iesniegumu atlases gala rezultātu;

30.2. iepirkumus regulējošo tiesību aktu vai iepirkumu līgumu pārkāpumi, tai skaitā neatbilstošu materiālu vai nekvalitatīvu pakalpojumu iepirkums, kas ietekmē vai var ietekmēt fonda projekta budžetu, kā arī neatbilstības iepirkumu līgumu slēgšanas procesā;

30.3. interešu konflikts granta līguma slēgšanas procesā;

30.4. grāmatvedības uzskaites un izdevumu attaisnojuma dokumentu noformēšanas un uzglabāšanas neatbilstība grāmatvedības uzskaites prasībām;

30.5. veikto maksājumu neatbilstība izdevumu tāmē noteiktajam darba apjomam;

30.6. normatīvo aktu, kas nosaka fonda projekta ieviešanu, un granta līguma pārkāpumi.

31. Revīzijas iestāde, sertificēšanas iestāde un maksājumu iestāde sagatavo ceturkšņa neatbilstības ziņojumu (pielikums) par katru tās konstatēto neatbilstību un nosūta to vadošajai iestādei (papīra veidā un elektroniski), revīzijas iestāde un maksājumu iestāde nosūta ceturkšņa neatbilstības ziņojuma kopiju sertificēšanas iestādei, bet sertificēšanas iestāde un maksājumu iestāde – revīzijas iestādei šādos termiņos:

31.1. par kārtējā gada I ceturksni – līdz kārtējā gada 1.maijam;

31.2. par kārtējā gada II ceturksni – līdz kārtējā gada 1.augustam;

31.3. par kārtējā gada III ceturksni – līdz kārtējā gada 1.novembrim;

31.4. par kārtējā gada IV ceturksni – līdz nākamā gada 1.februārim.

32. Ja attiecīgajā ceturksnī nav konstatētas neatbilstības, revīzijas iestāde, sertificēšanas iestāde un maksājumu iestāde rakstiski informē par to vadošo iestādi šo noteikumu 31.punktā minētajos termiņos.

33. Vadošā iestāde izvērtē visus ceturkšņa neatbilstības ziņojumus un citu tās rīcībā esošo informāciju un, ja nepieciešams:

33.1. pieprasa papildu informāciju no revīzijas iestādes, sertificēšanas iestādes un maksājumu iestādes;

33.2. ierosina vai veic pārbaudes un auditu, lai gūtu pārliecību par neatbilstību atklāšanas un novēršanas pasākumu efektivitāti un pietiekamību;

33.3. ierosina papildu pārbaudes un audita pasākumus par revīzijas iestādes, sertificēšanas iestādes un maksājumu iestādes norādītajām neatbilstībām.

34. Vadošā iestāde, revīzijas iestāde, sertificēšanas iestāde un maksājumu iestāde nodrošina informācijas uzskaiti par katru fonda gada programmas ieviešanas periodā konstatēto neatbilstību.

35. Ja saskaņā ar vadošās iestādes rīcībā esošo papildinformāciju ceturkšņa neatbilstības ziņojumā minētais gadījums nav uzskatāms par neatbilstību, vadošā iestāde četru nedēļu laikā pēc minētā ziņojuma saņemšanas informē par to ceturkšņa neatbilstības ziņojuma iesniedzēju, kopiju nosūtot arī revīzijas iestādei un sertificēšanas iestādei.

36. Vadošā iestāde pēc ceturkšņa neatbilstības ziņojumu izvērtēšanas sagatavo sākotnējo ziņojumu par neatbilstībām saskaņā ar Eiropas Komisijas lēmumu par kārtību, kādā īstenojami fonda projekti.

37. Sākotnējo ziņojumu par neatbilstībām nesagatavo (izņemot, ja ir aizdomas par krāpšanu) šādos gadījumos:

37.1. neatbilstības attiecas uz naudas summām, kuras ir mazākas par EUR 10 000 atbilstoši Eiropas Komisijas lēmumam par kārtību, kādā īstenojami fonda projekti;