Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta 2009.–2014.gada perioda uzraudzības noteikumi

Ministru kabineta noteikumi Nr.67Rīgā 2013.gada 29.janvārī (prot. Nr.6 2.§)

Izdoti saskaņā ar Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta 2009.–2014.gada perioda vadības likuma 15.panta 3.punktu

I. Vispārīgais jautājums

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta (turpmāk – finanšu instrumenti) vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina finanšu instrumentu uzraudzību, izvērtēšanu un kontroli un ziņo par finanšu instrumentu vadībā konstatētajām neatbilstībām, kā arī atgūst neatbilstoši veiktos izdevumus.

II. Finanšu instrumentu uzraudzība un izvērtēšana

2. Programmas apsaimniekotājs vai aģentūra līdz kārtējā gada 1.februārim sagatavo un iesniedz vadošajā iestādē uzraudzības pārskatu par iepriekšējo gadu. Uzraudzības pārskata periods ir kalendāra gads. Uzraudzības pārskatā iekļauj šādu informāciju:

2.1. finanšu instrumentu līdzfinansētās programmas (turpmāk – programma) sagatavošanas un īstenošanas statuss, kā arī programmas rezultāta (outcomes) rādītāju un iznākuma (outputs) rādītāju sasniegšanas progress;

2.2. no programmas līdzfinansēto atklāta konkursa un iepriekš noteikto projektu (turpmāk – projekts) ieguldījums attiecīgajā programmas jomā un projektu ietekme uz mērķauditoriju;

2.3. programmas ieguldījuma novērtējums finanšu instrumentu vispārējo mērķu sasniegšanā, kuri noteikti saprašanās memorandā par Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā, kas noslēgts starp Latvijas Republiku un Īslandi, Lihtenšteinas Firstisti un Norvēģijas Karalisti un apstiprināts ar Ministru kabineta 2011.gada 29.marta noteikumiem Nr.251 "Par Latvijas Republikas un Īslandes, Lihtenšteinas Firstistes un Norvēģijas Karalistes saprašanās memorandu par Eiropas Ekonomikas zonas instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā", un saprašanās memorandā par Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā, kas noslēgts starp Latvijas Republiku un Norvēģijas Karalisti un apstiprināts ar Ministru kabineta 2011.gada 29.marta noteikumiem Nr.252 "Par Latvijas Republikas un Norvēģijas Karalistes saprašanās memorandu par Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā";

2.4. programmas rezultātu izvērtējums atbilstoši Latvijas makroekonomikas vai attiecīgās programmas jomas nozares rādītājiem;

2.5. programmas risku novērtējuma un risku novēršanas pasākumu apkopojums;

2.6. pārskata periodā veiktās projektu pārbaudes, to būtība, mērķi, rezultāti un galvenie secinājumi, kā arī pasākumi, kas veikti pārbaudēs konstatēto trūkumu novēršanai un ieteikumu izpildei;

2.7. projektu pārbaužu plāns nākamajam kalendāra gadam;

2.8. pārskata periodā īstenotās informatīvās un publicitātes aktivitātes, kā arī nākamajā uzraudzības periodā plānotās informatīvās un publicitātes aktivitātes;

2.9. apliecinājums, ka programmas ietvaros līdzfinansējuma saņēmēji nav saņēmuši finansējumu tādas pašas aktivitātes finansēšanai no citiem publiskajiem finanšu avotiem.

3. Vadošajai iestādei ir tiesības pieprasīt no citām finanšu instrumentu vadībā iesaistītajām institūcijām informāciju, kas ir nepieciešama stratēģiskā pārskata un noslēguma pārskata sagatavošanai.

4. Vadošā iestāde apkopo programmu apsaimniekotāju iesniegtajos uzraudzības pārskatos iekļauto informāciju un citu finanšu instrumentu vadībā iesaistīto institūciju iesniegto informāciju, sagatavo stratēģisko pārskatu vai noslēguma pārskatu un pēc tā saskaņošanas uzraudzības komitejā iesniedz stratēģisko pārskatu vai noslēguma pārskatu Finanšu instrumenta birojā.

III. Finanšu instrumentu kontrole

5. Vadošā iestāde, programmas apsaimniekotājs, aģentūra, nacionālais programmas partneris, revīzijas iestāde un sertifikācijas iestāde nodrošina efektīvas iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un funkcionēšanu saskaņā ar normatīvajiem aktiem par iekšējās kontroles sistēmu.

6. Finanšu instrumentu kontrole šo noteikumu izpratnē ir:

6.1. izlases veida pārbaude projekta īstenošanas vietā;

6.2. projekta noslēguma nosacījumu (nosacījumi, kuri jāievēro pēc projekta pabeigšanas) izpildes pārbaude.

7. Programmas apsaimniekotājs vai aģentūra, kas ar līdzfinansējuma saņēmēju noslēgusi projekta līgumu (turpmāk – līgumslēdzējs), pamatojoties uz risku novērtējumu, veic šo noteikumu 6.1.apakšpunktā minētās pārbaudes pie līdzfinansējuma saņēmēja. Pārbaužu rezultātus pievieno programmas starpposma finanšu pārskatam vai programmas noslēguma pārskatam, vienlaikus elektroniski nosūtot tos arī revīzijas iestādei uz oficiālo elektroniskā pasta adresi.

8. Lai nodrošinātu šo noteikumu 6.2.apakšpunktā minēto pārbaudi, līgumslēdzējam, pamatojoties uz risku novērtējumu, ir tiesības veikt izlases veida pārbaudi pie līdzfinansējuma saņēmēja vai pieprasīt informāciju, kas apliecina projekta noslēguma nosacījumu un to saistību izpildi, kuras jāievēro pēc projekta pabeigšanas. Šo noteikumu 6.2.apakšpunktā minēto pārbaudi līgumslēdzējs veic:

8.1. pirms projekta noslēguma pārskata apstiprināšanas, ja pēc projektā paredzēto aktivitāšu īstenošanas ir izpildīti konkrēti projekta noslēguma nosacījumi;

8.2. reizi gadā pēc projekta noslēguma pārskata apstiprināšanas vai programmas noteikumos minētajā kārtībā un saskaņā ar projekta līgumā noteiktajiem termiņiem.

9. Līdz kārtējā gada 1.februārim līgumslēdzējs iesniedz sertifikācijas iestādē, vadošajā iestādē un revīzijas iestādē informāciju par šo noteikumu 6.2.apakšpunktā minēto pārbaužu rezultātiem, kas veiktas iepriekšējā gadā.

10. Šo noteikumu 6.punktā minētās pārbaudes var ierosināt un veikt arī nacionālais partneris, pieaicinot programmas apsaimniekotāja pārstāvi.

11. Šo noteikumu 6.punktā minēto pārbaužu, kā arī Eiropas Brīvās tirdzniecības asociācijas auditoru padomes, Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta komitejas, Norvēģijas Valsts kontroles, Norvēģijas Ārlietu ministrijas, Finanšu instrumenta biroja un Latvijas Valsts kontroles veikto auditu, pārbaužu un izvērtējumu laikā vadošā iestāde, programmas apsaimniekotājs, aģentūra, nacionālais programmas partneris, sertifikācijas iestāde un līdzfinansējuma saņēmēji nekavējoties:

11.1. uzrāda auditoriem, pārbaudes vai izvērtējuma veicējam ar programmu, projektu un finanšu instrumentu vadību saistītos dokumentus (arī elektroniskā formā);

11.2. nodrošina pieeju visai ar programmu vai projektu saistītajai finanšu dokumentācijai, telpām un citām materiālajām vērtībām, kas attiecas uz veicamo auditu, pārbaudi vai izvērtējumu;

11.3. sagatavo nepieciešamo dokumentu izrakstus un kopijas;

11.4. sniedz auditoriem, pārbaudes vai izvērtējuma veicējam informāciju par programmu un projektu izstrādi, īstenošanu un uzraudzību.

12. Pamatojoties uz Norvēģijas Ārlietu ministrijas vai Eiropas Ekonomikas zonas Finanšu instrumenta komitejas lēmumu, vadošajai iestādei ir tiesības apturēt vai atjaunot maksājumus programmā. Vadošā iestāde nekavējoties informē attiecīgo programmas apsaimniekotāju, aģentūru, revīzijas iestādi un sertifikācijas iestādi par maksājumu apturēšanu vai atjaunošanu. Vadošā iestāde, programmas apsaimniekotājs un aģentūra veic visus atbilstošos un nepieciešamos pasākumus, lai novērstu trūkumus vai finanšu instrumentu līdzfinansējuma zaudējumus.

13. Pamatojoties uz Norvēģijas Ārlietu ministrijas vai Eiropas Ekonomikas zonas Finanšu instrumenta komitejas un vadošās iestādes savstarpēju vienošanos par programmas līguma laušanu, vadošā iestāde nekavējoties informē attiecīgo programmas apsaimniekotāju, aģentūru, revīzijas iestādi un sertifikācijas iestādi par programmas līguma laušanu un nodrošina finanšu instrumentu līdzfinansējuma apturēšanu programmai.

IV. Neatbilstības izvērtēšana un ziņošana par konstatēto neatbilstību

14. Programmas apsaimniekotājs nodrošina, lai izdevumi, kas radušies programmā un visos projektos, kas saņem atbalstu attiecīgajā programmā, atbilstu Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta komitejas 2011.gada 13.janvārī apstiprinātajiem noteikumiem par Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā (turpmāk – Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumi) vai Norvēģijas Ārlietu ministrijas 2011.gada 11.februārī apstiprinātajiem noteikumiem par Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā (turpmāk – Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumi), kā arī specifiskajiem nosacījumiem, kas noteikti attiecīgās programmas līgumā. Finanšu ministrija nodrošina, lai izdevumi, kas radušies saistībā ar tehnisko palīdzību, atbilstu Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumiem vai Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumiem un Tehniskās palīdzības līguma nosacījumiem.

15. Summas, kas norādītas ziņojumos par konstatētajām neatbilstībām un veiktajiem pasākumiem iepriekš konstatēto neatbilstību novēršanā, izsaka euro, piemērojot Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumu 8.6.pantā vai Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumu 8.6.pantā noteiktos valūtas konvertācijas nosacījumus.

16. Vadošā iestāde, programmas apsaimniekotājs, aģentūra, sertifikācijas iestāde vai revīzijas iestāde izvērtē katru tās konstatēto iespējamo neatbilstību.

17. Ja kāda no šo noteikumu 16.punktā minētajām iestādēm konstatē iespējamu neatbilstību, tā 10 darbdienu laikā pēc iespējamās neatbilstības konstatēšanas projektā, izmantojot savu oficiālo elektroniskā pasta adresi, informē līgumslēdzēju.

18. Sniedzot šo noteikumu 17.punktā minēto informāciju, institūcija, kura konstatējusi iespējamu neatbilstību, norāda (attiecināms, ja tās rīcībā ir atbilstoša informācija):

18.1. līdzfinansējuma saņēmēju, kura īstenotajā projektā konstatēta iespējamā neatbilstība;

18.2. tā projekta numuru un nosaukumu, kurā konstatēta iespējamā neatbilstība;

18.3. neatbilstoši veikto izdevumu summu (ja iespējams);

18.4. iespējamās neatbilstības būtību (tai skaitā izmaksu pozīciju);

18.5. veidu, kādā iespējamā neatbilstība atklāta.

19. Līgumslēdzējs, ņemot vērā tā rīcībā esošo papildinformāciju, izvērtē vadošās iestādes, programmas apsaimniekotāja (ja tas nav līgumslēdzējs), sertifikācijas iestādes vai revīzijas iestādes saskaņā ar šo noteikumu 18.punktu iesniegto informāciju par projektā konstatēto iespējamo neatbilstību un pieņem lēmumu par neatbilstības konstatēšanu, finanšu korekcijas piemērošanu un neatbilstoši veikto izdevumu ieturēšanu, norakstīšanu vai atgūšanu.

20. Ja līgumslēdzējs pats konstatē iespējamu neatbilstību projektā, tas pieņem lēmumu par neatbilstības konstatēšanu, finanšu korekcijas piemērošanu un neatbilstoši veikto izdevumu ieturēšanu, norakstīšanu vai atgūšanu.

21. Ja līgumslēdzējs ir konstatējis neatbilstību, kuras dēļ radušies neatbilstoši veikti izdevumi, tas aprēķina konkrētu neatbilstoši veikto izdevumu summu. Ja konkrētu summu nav iespējams noteikt vai būtu nesamērīgi visus izdevumus uzskatīt par neattiecināmiem, līgumslēdzējs piemēro finanšu korekciju. Līgumslēdzējs nosaka finanšu korekcijas apmēru, ņemot vērā konstatētās neatbilstības būtiskumu un ietekmi uz projekta īstenošanu un tā mērķu sasniegšanu atbilstoši projekta līgumam, kā arī Latvijas Republikai saistošajiem Eiropas Savienības un starptautiskajiem normatīvajiem aktiem, kas attiecas uz projekta īstenošanu. Vadošā iestāde izstrādā vadlīnijas par finanšu korekciju, tajās iekļaujot pamatprincipus attiecināmo izmaksu proporcionālai samazināšanai.

22. Līgumslēdzējs par neatbilstoši veikto izdevumu summu samazina kopējo projekta attiecināmo izmaksu summu, kā arī nodrošina šā samazinājuma dēļ atbrīvotā finansējuma uzskaiti.

23. Līgumslēdzējs piecu darbdienu laikā pēc lēmuma pieņemšanas par neatbilstības konstatēšanu iesniedz vadošajā iestādē tūlītēju ziņojumu par konstatētajām neatbilstībām (1.pielikums) papīra formā un elektroniski vai tikai elektroniski, parakstot to ar drošu elektronisko parakstu atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu, ja:

23.1. konstatētie fakti norāda uz darbību vai bezdarbību, kas rada aizdomas par noziedzīga nodarījuma izdarīšanu projekta īstenošanā;

23.2. konstatētie fakti norāda uz būtisku efektivitātes, lietderības vai saimnieciskuma principa pārkāpumu projekta īstenošanā, kas var ietekmēt finanšu instrumentu līdzfinansējuma izlietojumu;

23.3. konstatētā neatbilstība rada tiešus draudus veiksmīgai projekta īstenošanai, ņemot vērā neatbilstības proporciju no kopējām projekta attiecināmajām izmaksām vai tās būtiskumu.

24. Līgumslēdzējs saskaņā ar šo noteikumu 1.pielikumu iesniedz vadošajā iestādē ceturkšņa ziņojumu par konstatētajām (tai skaitā par iespējamām) neatbilstībām projektā, ko iepriekšējā ceturksnī konstatējusi finanšu instrumentu vadībā iesaistītā institūcija vai tiesa (izņemot par šo noteikumu 23.punktā minētajām neatbilstībām), šo noteikumu 25.punktā minētajos termiņos.

25. Līgumslēdzējs iesniedz vadošajā iestādē ziņojumu par šo noteikumu 23. un 24.punktā minēto iepriekš konstatēto neatbilstību novēršanas pasākumiem (2.pielikums) šādos termiņos:

25.1. par kārtējā gada I ceturksni – līdz kārtējā gada 15.aprīlim;

25.2. par kārtējā gada II ceturksni – līdz kārtējā gada 15.jūlijam;

25.3. par kārtējā gada III ceturksni – līdz kārtējā gada 15.oktobrim;

25.4. par kārtējā gada IV ceturksni – līdz nākamā gada 15.janvārim.

26. Līgumslēdzējs šo noteikumu 25.punktā noteiktajos termiņos elektroniski iesniedz vadošajā iestādē un sertifikācijas iestādē pārskatu par kārtējā ceturksnī programmās un projektos konstatētajām neatbilstībām (3.pielikums).

27. Ja revīzijas iestāde ir konstatējusi iespējamu neatbilstību programmas administratīvajos izdevumos vai tehniskās palīdzības izdevumos un revīzijas ziņojumā ierosina piemērot finanšu korekciju (tai skaitā, ja minētais ieteikums trūkumu novēršanas plānā norādīts kā nesaskaņots):

27.1. programmas apsaimniekotājs vai aģentūra starpposma finanšu pārskatā vai programmas noslēguma pārskatā neiekļauj izdevumus, tai skaitā ietur iepriekšējos starpposma finanšu pārskatos iekļautos izdevumus, kurus revīzijas iestāde ir atzinusi par neatbilstošiem;

27.2. tehniskās palīdzības līdzfinansējuma saņēmējs starpposma finanšu pārskatā vai noslēguma pārskatā neiekļauj izdevumus, tai skaitā ietur iepriekšējos starpposma finanšu pārskatos iekļautos izdevumus, kurus revīzijas iestāde ir atzinusi par neatbilstošiem.

28. Programmas apsaimniekotājs, aģentūra vai tehniskās palīdzības līdzfinansējuma saņēmējs par šo noteikumu 27.punktā minēto neatbilstoši veikto programmas administratīvo vai tehniskās palīdzības izdevumu summu samazina kopējo attiecināmo programmas administratīvo vai tehniskās palīdzības izmaksu summu. Programmas apsaimniekotājs un tehniskās palīdzības līdzfinansējuma saņēmējs nodrošina šā samazinājuma dēļ atbrīvotā finansējuma uzskaiti.

29. Programmas apsaimniekotājs, aģentūra vai tehniskās palīdzības līdzfinansējuma saņēmējs atbilstoši šo noteikumu 27.punktam ieturētos izdevumus iekļauj programmas vai tehniskās palīdzības starpposma finanšu pārskatā vai noslēguma pārskatā tikai tad, ja revīzijas iestāde šos izdevumus vēlāk ir atzinusi par atbilstošiem.

30. Sertifikācijas iestāde, izskatot programmas vai tehniskās palīdzības starpposma finanšu pārskatu vai noslēguma pārskatu, pārliecinās par šo noteikumu 27. un 29.punktā minēto nosacījumu ievērošanu.

31. Ja sertifikācijas iestāde pati konstatē iespējamu neatbilstību programmas administratīvajos izdevumos vai tehniskajā palīdzībā, tā izvērtē iespējamo neatbilstību un pieņem lēmumu par neatbilstības konstatēšanu un finanšu korekcijas piemērošanu atbilstoši šo noteikumu 21.punktā minētajai kārtībai.

32. Programmas apsaimniekotājs, aģentūra vai tehniskās palīdzības īstenotājs atbilstoši šo noteikumu 31.punktā minētajam sertifikācijas iestādes lēmumam par neatbilstoši veikto programmas administratīvo vai tehniskās palīdzības izdevumu summu samazina kopējo attiecināmo programmas administratīvo vai tehniskās palīdzības izmaksu summu un atbilstoši precizē programmas vai tehniskās palīdzības starpposma finanšu pārskatu vai noslēguma pārskatu. Programmas apsaimniekotājs un sertifikācijas iestāde nodrošina uzskaiti par minētā samazinājuma dēļ atbrīvoto finansējumu.

33. Sertifikācijas iestāde par katru tās konstatēto neatbilstību, kas saistīta ar finanšu instrumentu vadību, programmas administratīvajiem izdevumiem vai tehnisko palīdzību, piecu darbdienu laikā pēc lēmuma pieņemšanas par neatbilstības konstatēšanu iesniedz vadošajā iestādē tūlītēju ziņojumu par konstatētajām neatbilstībām (1.pielikums) papīra formā un elektroniski vai tikai elektroniski, parakstot to ar drošu elektronisko parakstu atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu, ja:

33.1. konstatētie fakti norāda uz darbību vai bezdarbību, kas rada aizdomas par noziedzīga nodarījuma izdarīšanu;

33.2. konstatētie fakti norāda uz būtisku efektivitātes, lietderības vai saimnieciskuma principa pārkāpumu, kas var ietekmēt finanšu instrumentu līdzfinansējuma izlietojumu;

33.3. konstatētā neatbilstība rada tiešus draudus veiksmīgai programmas vai tehniskās palīdzības īstenošanai, ņemot vērā neatbilstības proporciju no kopējām programmas vai tehniskās palīdzības attiecināmajām izmaksām vai tās būtiskumu.

34. Sertifikācijas iestāde iesniedz vadošajā iestādē ziņojumu par šo noteikumu 33.punktā minēto iepriekš konstatēto neatbilstību novēršanas pasākumiem (2.pielikums) šo noteikumu 25.punktā minētajos termiņos.

35. Sertifikācijas iestāde šo noteikumu 25.punktā minētajos termiņos elektroniski iesniedz vadošajā iestādē pārskatu par kārtējā ceturksnī finanšu instrumentu programmās un projektos konstatētajām neatbilstībām (4.pielikums).

36. Ja vadošā iestāde šo noteikumu 25.punktā minētajā attiecīgajā termiņā nesaņem informāciju (par laikposmu līdz ceturkšņa beigām) no līgumslēdzēja vai sertifikācijas iestādes par konstatētajām neatbilstībām vai par iepriekš konstatēto neatbilstību novēršanai veiktajiem pasākumiem, uzskatāms, ka šajā ceturksnī līgumslēdzējs vai sertifikācijas iestāde neatbilstības nav konstatējusi vai nav veikti pasākumi iepriekš konstatēto neatbilstību novēršanai.

37. Šo noteikumu 26. un 35.punktā minēto informāciju vadošā iestāde apkopo šādos termiņos:

37.1. par kārtējā gada I ceturksni – līdz kārtējā gada 1.maijam;

37.2. par kārtējā gada II ceturksni – līdz kārtējā gada 1.augustam;

37.3. par kārtējā gada III ceturksni – līdz kārtējā gada 1.novembrim;

37.4. par kārtējā gada IV ceturksni – līdz nākamā gada 1.februārim.

38. Vadošā iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 37.punktā minētā termiņa beigām rakstiski saskaņo šo noteikumu 26. un 35.punktā minēto informāciju vai tās saskaņošanai organizē sanāksmi ar visām šo noteikumu 16.punktā minētajām institūcijām. Šo noteikumu 16.punktā minētās institūcijas līdz šo noteikumu 25.punktā minētā termiņa beigām var pieteikt papildu jautājumus izskatīšanai sanāksmē.

39. Piecas darbdienas pirms šo noteikumu 38.punktā minētās sanāksmes vadošā iestāde apkopo un nosūta sanāksmes dalībniekiem informāciju par attiecīgajā ceturksnī konstatētajām neatbilstībām un saskaņā ar šo noteikumu 38.punktu pieteiktajiem papildu jautājumiem.