Zaudējis spēku - Ieteikumi par pārvaldības sistēmas izveidi

Finanšu un kapitāla tirgus komisijas ieteikumi Nr.296Rīgā 2014.gada 10.decembrī(Finanšu un kapitāla tirgus komisijas padomessēdes protokols Nr.45 3.p.)

Izdoti saskaņā ar Apdrošināšanas sabiedrību un to uzraudzības likuma50. panta otro daļu un Pārapdrošināšanas likuma 26. panta otro daļu

1. Vispārīgie jautājumi

1. "Ieteikumi par pārvaldības sistēmas izveidi" (tālāk tekstā – ieteikumi) nosaka minimālās prasības pārvaldības sistēmai un tajā iekļaujamajiem elementiem, tostarp atbilstības un piemērotības novērtēšanai, risku pārvaldībai, piesardzīgiem ieguldīšanas principiem, iekšējai kontrolei, pamatfunkcijām, ārpakalpojumiem, grupas pārvaldībai un perspektīvajam pašu risku novērtējuma procesam. Šie ieteikumi attiecas uz apdrošināšanas sabiedrībām un nedalībvalstu apdrošinātāju filiālēm, kas darbojas saskaņā ar Apdrošināšanas sabiedrību un to uzraudzības likumu, un pārapdrošināšanas sabiedrībām un nedalībvalstu pārapdrošinātāju filiālēm, kas darbojas saskaņā ar Pārapdrošināšanas likumu (tālāk tekstā – sabiedrība).

2. Ieteikumos lietotie termini:

2.1. Komisija – Finanšu un kapitāla tirgus komisija;

2.2. pamatfunkcijas – risku pārvaldības funkcija, darbības atbilstības funkcija, iekšējā audita funkcija un aktuārā funkcija;

2.3. pārējo terminu lietojums atbilst Apdrošināšanas sabiedrību un to uzraudzības likuma un Pārapdrošināšanas likuma terminu lietojumam.

2. Pārvaldības sistēma

2.1. Padomes un valdes funkcijas

3. Sabiedrības padome un valde ir atbildīgas par efektīvas pārvaldības sistēmas izveidošanu, darbību un pilnveidošanu.

4. Sabiedrības padome uzrauga, kā sabiedrības valde nodrošina efektīvas pārvaldības sistēmas izveidi un darbību.

5. Sabiedrības padome un valde sadarbojas ar visām komitejām, ja tādas izveidotas, struktūrvienībām, struktūrvienību vadītājiem un citām personām, kuras veic pamatfunkcijas sabiedrībā, pieprasot informāciju no tām un vajadzības gadījumā liekot pamatot šo informāciju.

6. Sabiedrības, kas atbilstoši Apdrošināšanas sabiedrību un to uzraudzības likumā un Pārapdrošināšanas likumā noteiktajām prasībām ir pakļauta papildu uzraudzībai, padome un valde atbilstoši sadarbojas ar grupā ietilpstošo sabiedrību padomēm un valdēm, pieprasot informāciju un apstrīdot lēmumus par jautājumiem, kuri var skart apdrošināšanas un pārapdrošināšanas grupu.

7. Sabiedrības valde nodrošina kvalitatīvu informācijas sistēmu, kas ļauj Komisijai novērtēt sabiedrības pārvaldības sistēmas kvalitāti.

2.2. Organizatoriskā struktūra

8. Sabiedrība stratēģisko mērķu sasniegšanai izveido sabiedrības lielumam un darbības riskiem atbilstošu un caurskatāmu organizatorisko struktūru. Mainoties sabiedrības stratēģiskajiem mērķiem, darbības veidiem vai komercdarbības videi, organizatorisko struktūru pārskata.

9. Papildu uzraudzībai pakļautā sabiedrība novērtē, kā pārmaiņas apdrošināšanas un pārapdrošināšanas grupas struktūrā ietekmē katras grupā ietilpstošās sabiedrības darbības stabilitāti, un savlaicīgi veic vajadzīgās korekcijas.

10. Papildu uzraudzībai pakļautās sabiedrības padomes un valdes loceklim ir pienācīgas zināšanas par grupas korporatīvo organizāciju, katras grupā ietilpstošās sabiedrības komercdarbību, saiknēm un attiecībām ar citām grupā ietilpstošajām sabiedrībām un riskiem, kurus rada grupas struktūra.

11. Sabiedrība dokumentē tās organizatorisko struktūru, nosakot padomes (t.sk. padomes komiteju, ja tādas ir izveidotas), valdes, personu, kuras ir atbildīgas par pamatfunkcijām, struktūrvienību un struktūrvienību vadītāju pienākumus, pilnvaras un atbildību darījumu veikšanā un kontrolē, sagatavojot darba aprakstus (dienesta instrukcijas) atbildīgajiem darbiniekiem.

12. Sabiedrība nosaka pārskatu sniegšanas un informācijas apmaiņas kārtību sabiedrībā, t.sk. nosaka, kādu informāciju, kam un kad ir pienākums sniegt un saņemt un kāda informācija ir konfidenciāla un tālāk neizpaužama.

13. Sabiedrība būtiskiem darbības veidiem izstrādā un dokumentē darījumu veikšanas un kontroles procedūras. Lai nodrošinātu darījuma atbilstību sabiedrības politikām un atbilstību normatīvo aktu prasībām, procedūrās ietver vismaz darījuma veicēja pilnvarošanas kārtību, kurā norāda dokumentus, kurus nepieciešams noformēt lēmumu pieņemšanas procesā, līdz tiek apstiprināta darījuma veikšana, un amatpersonas, kuras apliecina attiecīgo lēmumu pieņemšanu, ierobežojumu noteikšanas kārtību, kā arī darījuma apstrādes un kontroles kārtību.

14. Nosakot darbinieku pienākumus un piešķirot tiem pilnvaras, ievēro pienākumu dalīšanas principu, kas izpaužas kā to pienākumu nodalīšana, kas, ja tos apvienotu, ļautu kādam darbiniekam vienpersoniski veikt kādu darījumu pilnībā.

15. Sabiedrība nosaka un dokumentē sabiedrības korporatīvās vērtības, t.sk. nosaka augstus profesionālās rīcības un ētikas standartus, lai nodrošinātu, ka sabiedrības padomes locekļi, valdes locekļi, personas, kuras ir atbildīgas par pamatfunkcijām, struktūrvienību vadītāji un citi sabiedrības darbinieki veic savus pienākumus ar vislielāko godprātību, savu amata pienākumu izpildē un lēmumu pieņemšanā ir objektīvi, ievēro likumus, noteikumus un standartus, respektē informācijas par darījumu un klientu konfidencialitāti un komercnoslēpumu un to rīcība un uzvedība atbilst augstiem ētikas standartiem. Īpaši svarīgi, lai šie standarti vērstos pret korupciju, nelikumīgu iekšējās informācijas izmantošanu un jebkuru citu nelikumīgu, neētisku vai apšaubāmu rīcību.

16. Sabiedrība organizatoriskās struktūras piemērotības novērtēšanu veic gan individuālām sabiedrībām, gan grupas līmenī.

17. Pamatfunkciju nodalīšana nenodrošina automātisku operacionālo neatkarību un ir nepieciešami arī citi pasākumi.

18. Operacionālā neatkarība nozīmē, ka personas, kuras ir atbildīgas par pamatfunkcijām, var ziņot par rezultātiem un citiem apsvērumiem un sniegt ierosinājumus tieši sabiedrības padomei vai valdei.

19. Padome un valde ir atbildīgas par lēmumu pieņemšanu pēc ziņojumu saņemšanas no personām, kuras ir atbildīgas par pamatfunkcijām.

20. Padome un valde nevar mazināt to saņemto ziņojumu lomu, kas saņemti no personām, kuras ir atbildīgas par pamatfunkcijām.

21. Grupas līmenī katras sabiedrības loma un atbildība grupā attiecībā uz grupas vispārējiem stratēģiskajiem mērķiem un procedūrām ir skaidri definēta grupas politikā.

22. Regulēta komercsabiedrība grupas struktūrā ievēro savas pārvaldības prasības un pati nosaka savas stratēģijas un politikas, kas ir atbilstošas grupas stratēģijām un politikām. Katrs grupas līmeņa lēmums un procedūra ir novērtēta, nodrošinot, ka individuāla sabiedrība ievēro uzraudzības iestādes izdotos normatīvos noteikumus un atbilst normatīvo aktu prasībām.

2.3. Pamatfunkcijas

23. Sabiedrība nodrošina, ka sabiedrībā un grupā, kurā ietilpst papildu uzraudzībai pakļautā sabiedrība, tiek īstenotas šādas pamatfunkcijas: risku pārvaldības funkcija, darbības atbilstības funkcija, iekšējā audita funkcija un aktuārā funkcija.

2.4. Lēmumu pieņemšana un to dokumentēšana

24. Sabiedrība nodrošina, ka visi būtiskie sabiedrības lēmumi, kuri ietekmē sabiedrības stratēģiju, darbību un vadību, kuriem var būt nopietnas tiesiskas un regulējošas sekas, kuriem ir būtiska ietekme uz sabiedrības finansēm vai darbiniekiem vai apdrošinājuma ņēmējiem vai kuri var ietekmēt sabiedrības reputāciju, netiek pieņemti vienpersoniski.

25. Sabiedrība nodrošina padomes un valdes pieņemto lēmumu dokumentēšanu un to, kā ir ņemta vērā no risku pārvaldības sistēmas saņemtā informācija.

2.5. Pārvaldības sistēmas iekšējā pārbaude

26. Sabiedrībā padome nosaka pārvaldības sistēmas novērtēšanas kārtību, nosakot vērtējamās darbības jomas un biežumu, ņemot vērā sabiedrības darbības veidus, apjomu un darbībai raksturīgo risku sarežģītību gan sabiedrības, gan grupas līmenī, kā arī grupas struktūru.

27. Sabiedrība nodrošina, ka tiek dokumentētas vērtējamās darbības jomas, konstatējumi un secinājumi. Novērtēšanas procesā izvērtē pārvaldības sistēmu kopumā un katru tajā esošo funkciju atsevišķi un sniedz rekomendācijas pārvaldības sistēmas un tajā esošo funkciju pilnveidei. Ar novērtējumu iepazīstina padomi un valdi. Padomes un valdes pieņemtos lēmumus dokumentē. Sabiedrības padome nosaka rekomendāciju īstenošanas pārbaudes kārtību. Sabiedrība realizē atbilstošu atgriezenisko saiti, lai nodrošinātu, ka tiek veikti un dokumentēti pasākumi rekomendāciju īstenošanai.

28. Pārvaldības sistēmas vērtēšana ir viena no iekšējā audita funkcijas atbildībām.

2.6. Politikas

29. Sabiedrības padome ir atbildīga par attīstības un komercdarbības stratēģijas noteikšanu. Lai realizētu noteikto darbības stratēģiju, sabiedrības padome izstrādā un apstiprina ar attīstības un komercdarbības stratēģiju saistītās politikas. Sabiedrība var apvienot politikas, ko nosaka Apdrošināšanas sabiedrību un to uzraudzības likums un Pārapdrošināšanas likums, pēc saviem ieskatiem saskaņā ar tās organizatorisko struktūru un procesiem.

30. Sabiedrība nodrošina, ka visas pārvaldības sistēmas politikas ir savstarpēji saskaņotas, kā arī atbilst sabiedrības darbības stratēģijai. Katrā politikā skaidri nosaka vismaz šādu informāciju:

30.1. politikas izvirzītos mērķus;

30.2. veicamos uzdevumus un par to veikšanu atbildīgo personu vai struktūrvienību;

30.3. procesu aprakstu un ziņojumu sniegšanas kārtību;

30.4. attiecīgo organizatorisko struktūrvienību pienākumu informēt personas, kuras atbild par sabiedrības pamatfunkcijām – risku pārvaldības, iekšējā audita, atbilstības un aktuāro funkciju, par visiem faktiem, kas attiecas uz viņu pienākumu izpildi.

31. Sabiedrība nodrošina, ka politikās, kas nosaka pamatfunkcijas, sabiedrība aplūko arī to vietu sabiedrības struktūrā un personu, kuras atbild par minētajām pamatfunkcijām, tiesības un pilnvaras.

2.7. Plāns neparedzētu situāciju novēršanai

32. Sabiedrība, izvērtējot jomas, kurās tā ir neaizsargāta, nosaka riskus, kuri jānovērš, un izstrādā plānu neparedzētu situāciju novēršanai.

33. Sabiedrība regulāri pārskata plānu neparedzētu situāciju novēršanai un izvērtē tajā ietverto pasākumu atbilstību.

34. Sabiedrība nodrošina, ka darbinieki ir informēti un zina to lomu neparedzētu situāciju novēršanā.

3. Atbilstība un piemērotība

3.1. Atbilstības prasības

35. Sabiedrība nodrošina, ka personas, kuras vada sabiedrību vai veic citas pamatfunkcijas sabiedrībā, tostarp sabiedrības padomes un valdes locekļi ir ar atbilstošu profesionālo kvalifikāciju, zināšanām un attiecīgās pieredzes dažādību tā, lai sabiedrība tiktu profesionāli vadīta un pārraudzīta.

36. Sabiedrība nodrošina, ka gan padomei, gan valdei kopā ir pietiekama pieredze un zināšanas par visiem būtiskajiem sabiedrības darbības veidiem un riskiem. Sabiedrība arī nodrošina, ka padomei un valdei kopā ir pietiekama pieredze un zināšanas (vai nepieciešamības gadījumā iespēja saņemt konsultāciju) vismaz šādās jomās:

36.1. apdrošināšana un finanšu tirgi;

36.2. komercdarbības stratēģija un komercdarbības modelis;

36.3. pārvaldības sistēma;

36.4. finanšu un aktuārā analīze;

36.5. tiesiskais regulējums un prasības.

37. Sabiedrība izstrādā, dokumentē un īsteno politiku dažādības nodrošināšanai sabiedrības padomes un valdes sastāvā, lai nodrošinātu, ka, ieceļot amatā padomes un valdes locekļus, tiek ņemta vērā plaša personu raksturojošā informācija un to kompetences.

38. Lai nodrošinātu, ka katram padomes un valdes loceklim ir pietiekama kompetence un prasmes, lai veiktu amata pienākumus padomes vai valdes, gan to komiteju (ja tādas ir izveidotas un tajā veic pienākumus) darbā, sabiedrība nodrošina, ka nepieciešamības gadījumā katram padomes un valdes loceklim ir iespēja saņemt atbilstošu iekšēju vai ārēju apmācību vai konsultāciju.

39. Veicot izmaiņas sabiedrības padomes vai valdes sastāvā, sabiedrība nodrošina, ka padomes un valdes locekļu kopējās zināšanas saglabājas atbilstošā līmenī.

3.2. Piemērotības prasības

40. Sabiedrība, novērtējot, vai persona ir piemērota, veic personas godīguma un finanšu stabilitātes novērtējumu, pamatojoties uz attiecīgajiem pierādījumiem, kas saistīti ar personas raksturu, uzvedību un rīcību komercdarbības jomā, tostarp visiem krimināliem, finansiāliem un uzraudzības aspektiem neatkarīgi no jomas. Par nodarījuma noilguma termiņu tiek spriests, pamatojoties uz valsts tiesību aktiem vai praksi.

41. Sabiedrība veic padomes un valdes locekļa novērtēšanu pirms tie sāk pildīt amata pienākumus.

42. Sabiedrība novērtē personas, kura atbild par pamatfunkciju, piemērotību pirms to iecelšanas amatā.

43. Ja sabiedrībai kļūst zināma informācija, kas rada šaubas par padomes vai valdes locekļa vai personas, kura atbild par pamatfunkciju, zināšanām, pieredzi vai reputāciju, sabiedrība novērtē, kā tas ietekmē vai var ietekmēt šīs personas piemērotību, ņemot vērā visu zināmo un novērtējumam būtisko informāciju par attiecīgajiem notikumiem vai apstākļiem neatkarīgi no to norises laika un vietas.

44. Padomes un valdes loceklim un personai, kura atbild par pamatfunkciju, ir jābūt labai reputācijai.

45. Novērtējot padomes vai valdes locekļa reputāciju, ņem vērā no kriminālās sodāmības vai administratīvās sodāmības reģistriem pieejamo informāciju, izvērtējot notiesāšanas vai apsūdzības veidu, apelācijas līmeni, saņemto sodu, tiesas procesa posmu un jebkuru reabilitējošu pasākumu ietekmi. Novērtējumā ņem vērā arī jebkurus attiecīgā pārkāpuma vai administratīvo vai uzraudzības iestāžu piemēroto sodu (sankciju) blakusapstākļus, tostarp vainu mīkstinošus apstākļus, laikposmu kopš pārkāpuma izdarīšanas un attiecīgā padomes vai valdes locekļa rīcību šajā laikposmā, kā arī šā pārkāpuma vai administratīvo vai uzraudzības iestāžu sankciju būtiskumu, ņemot vērā attiecīgā padomes vai valdes locekļa pienākumus un lomu sabiedrības darbībā.

46. Novērtējot padomes vai valdes locekļa reputāciju, ņem vērā iepriekšējo personas darbību un atbilstošu rīcību, izvērtējot vismaz šādu informāciju:

46.1. pierādījumus, kas liecina, ka padomes vai valdes loceklis ir atteicies sadarboties vai sniedzis nepatiesu informāciju, t.sk. apzināti maldinājis uzraudzības iestādes;

46.2. saņemtu atteikumu veikt kādu reģistrāciju, izsniegt atļauju, uzņemt kā dalībnieku vai izsniegt licenci veikt tirdzniecību, komercdarbību vai profesionālu darbību vai šādas reģistrācijas, atļaujas, dalības vai licences atsaukšanu, anulēšanu vai pārtraukšanu vai arī regulējošās iestādes veiktu izslēgšanu;

46.3. iemeslus, kādēļ notikusi atbrīvošana no darba vai atbildīga amata, darba devēja uzticības zaudēšana vai līdzīga situācija vai izteikts lūgums atkāpties no amata;

46.4. atņemtas tiesības veikt visu veidu vai noteikta veida komercdarbību, t.sk. būt par kapitālsabiedrības valdes vai padomes locekli.

47. Veicot novērtējumu, ņem vērā gan informāciju par padomes vai valdes locekļa bijušo un esošo komercdarbību un tās ietekmi uz padomes vai valdes locekļa reputāciju, gan zināšanas, kas gūtas mācību procesā, gan praktisko pieredzi, kas gūta iepriekšējos amatos. Novērtējumā ņem vērā prasmes un zināšanas, kuras padomes vai valdes locekļi ir ieguvuši un lietojuši praksē savā profesionālajā sfērā.

48. Novērtējot padomes un valdes locekļu un personu, kuras atbild par pamatfunkcijām, pieredzi, ņem vērā sabiedrības komercdarbības veidu, lielumu un sarežģītību, kā arī attiecīgos amata pienākumus. Pieredzes, kas tiek vērtēta valdes loceklim, apjoms un prasības var atšķirties no tā pieredzes apjoma un prasībām, kas tiek vērtētas padomes loceklim.

49. Piemērotības novērtējumā tiek ņemti vērā arī šādi padomes un valdes efektīvai funkcionēšanai nozīmīgi kritēriji:

49.1. iespējamie interešu konflikti;

49.2. spēja pietiekami daudz laika veltīt amata pienākumu veikšanai;

49.3. kopējais padomes un valdes sastāvs;

49.4. kopā nepieciešamās zināšanas un kompetence;

49.5. spēja savus pienākumus pildīt neatkarīgi bez trešo personu ietekmes.

50. Novērtējot padomes vai valdes locekļa neatkarību, izvērtē vismaz šādu informāciju:

50.1. iepriekšējie un pašreizējie amati sabiedrībā vai citās komercsabiedrībās;

50.2. personīgās, profesionālās un ekonomiskās attiecības ar valdes locekļiem, kuri pilda pārvaldības funkcijas tajā pašā sabiedrībā, tās mātes sabiedrībā vai meitas sabiedrībā;

50.3. personīgās, profesionālās un ekonomiskās attiecības ar tās pašas sabiedrības mātes sabiedrības vai meitas sabiedrības akciju kontrolpaketes turētājiem.

3.3. Atbilstības un piemērotības politikas un procedūras

51. Sabiedrība izstrādā un apstiprina politiku un procedūras ar prasībām personu atbilstības un piemērotības novērtēšanai, kurā nosaka vismaz šādu informāciju:

51.1. personu, kura ir atbildīga par atbilstības un piemērotības novērtēšanas veikšanu;

51.2. padomes vai valdes locekļa un personas, kura ir atbildīga par pamatfunkciju, atbilstības un piemērotības novērtēšanas kārtību;

51.3. zināšanu, prasmju un pieredzes apjomu, kas nepieciešams, lai padomes vai valdes locekli vai personu, kura ir atbildīga par pamatfunkciju, varētu novērtēt kā pietiekami kompetentu;

51.4. informāciju un apliecinājumus, kurus padomes vai valdes loceklis vai persona, kura ir atbildīga par pamatfunkciju, iesniedz sabiedrībai novērtēšanas īstenošanai;

51.5. situācijas, kurās veic atkārtotu atbilstības un piemērotības novērtēšanu, kā arī veicamos pasākumus, lai apzinātu šādas situācijas;

51.6. prasību, ka padomes un valdes loceklis vai persona, kura ir atbildīga par pamatfunkciju, ziņo sabiedrībai par jebkurām būtiskām izmaiņām un notikumiem, kuri ietekmē atbilstību noteiktajām prasībām;

51.7. citu darbinieku atbilstības un piemērotības procedūru aprakstus, gan apsverot to iecelšanu konkrētā amatā, gan regulāri novērtējot to atbilstību un piemērotību.

52. Politikā nosaka situācijas, kurās pārskata, vai persona joprojām ir atbilstoša un piemērota. Personas atbilstību un piemērotību atkārtoti izvērtē vismaz šādās situācijās:

52.1. kad ir iemesls uzskatīt, ka persona ir ietekmējusi sabiedrību rīkoties neatbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām prasībām;

52.2. kad ir iemesls ticēt, ka persona var palielināt finanšu noziegumu risku, noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizāciju vai terorisma finansēšanu;

52.3. kad ir iemesls uzskatīt, ka pareiza un piesardzīga sabiedrības darbības pārvaldība ir pakļauta riskam.

53. Sabiedrība dokumentē veikto padomes un valdes locekļu un personu, kuras ir atbildīgas par pamatfunkcijām, atbilstības un piemērotības novērtēšanas procesu un rezultātus.

54. Sabiedrība, izstrādājot minēto atbilstības un piemērotības politiku, ņem vērā sabiedrības darbības būtību, lielumu un sarežģītību, kā arī tās veikto darījumu apjomu un daudzveidību.

3.4. Pamatfunkciju deleģēšana ārpakalpojuma sniedzējam

55. Sabiedrība nodrošina, ka pirms pamatfunkciju deleģēšanas ārpakalpojuma sniedzējam, personas, kuras nodrošinās pamatfunkciju veikšanu, novērtē, piemērojot atbilstības un piemērotības procedūru.

56. Sabiedrība ieceļ atbilstošu un piemērotu personu, kura ir atbildīga par pamatfunkciju, kura ir nodota ārpakalpojuma sniedzējam. Atbildīgajai personai ir jābūt pietiekamām zināšanām un pieredzei par deleģēto pamatfunkciju, lai varētu uzraudzīt un izvērtēt ārpakalpojuma sniedzēja sniegumu un rezultātus.

4. Risku pārvaldība

4.1. Padomes un valdes pienākumi risku pārvaldības sistēmā