Darbības programmas "Pārtikas un pamata materiālās palīdzības sniegšana vistrūcīgākajām personām 2014.–2020.gada plānošanas periodā" īstenošanas uzraudzības noteikumi

Ministru kabineta noteikumi Nr.833Rīgā 2014.gada 23.decembrī (prot. Nr.72 47.§)

Izdoti saskaņā ar Eiropas Atbalsta fondavistrūcīgākajām personām 2014.–2020.gada plānošanas perioda vadības likuma11.panta 7., 8., 9., 10., 11. un 12.punktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka:

1.1. kārtību, kādā veic maksājumu pieprasījumu pārbaudi un sagatavo Eiropas Komisijai iesniedzamos maksājuma pieteikumus un kontu slēgumus;

1.2. kārtību, kādā sadarbības iestāde, vadošā iestāde vai sertifikācijas iestāde veic pārbaudi pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču izdalīšanas un papildpasākumu īstenošanas vietā;

1.3. Eiropas Atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām (turpmāk – fonds) risku vadības, dubultfinansēšanas risku novēršanas un krāpšanas apkarošanas pamatprincipus;

1.4. kārtību, kādā ziņo par fonda ieviešanā konstatētajām neatbilstībām, noraksta, ietur vai atgūst neatbilstoši veiktos izdevumus, kā arī piemēro proporcionālo finanšu korekciju;

1.5. kārtību, kādā nodrošina revīzijas iestādes funkcijas fonda vadībā;

1.6. fonda informācijas sistēmas izveidošanas un izmantošanas kārtību un Eiropas Komisijas elektroniskās datu apmaiņas sistēmas izmantošanas kārtību.

2. Darbības programmas "Pārtikas un pamata materiālās palīdzības sniegšana vistrūcīgākajām personām 2014.–2020. gada plānošanas periodā" (turpmāk – darbības programma) īstenošanas uzraudzības mērķis ir nodrošināt pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču iegādes, izdalīšanas un papildpasākumu īstenošanas (turpmāk – atbalstāmās darbības) atbilstību normatīvajos aktos par fonda vadību un darbības programmas īstenošanu noteiktajām prasībām un pareizu finanšu pārvaldību.

3. Lai uzraudzītu darbības programmas gada īstenošanas ziņojuma un nobeiguma ziņojuma izstrādi un darbības programmas novērtēšanu, vadošā iestāde izveido konsultatīvu darba grupu, kuras sastāvā ir pašvaldības vai pašvaldību intereses pārstāvošās organizācijas un trūcīgu personu intereses pārstāvošās nevalstiskās organizācijas, kas nav iesaistītas darbības programmas īstenošanā.

4. Darbības programmas īstenošanas uzraudzību un novērtēšanu fonda vadībā iesaistītās institūcijas veic, izmantojot sadarbības iestādes izveidoto un uzturēto fonda informācijas sistēmu, tajā ievadīto un uzkrāto informāciju un datus.

5. Visas oficiālās informācijas apmaiņu ar Eiropas Komisiju fonda vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina, izmantojot Eiropas Komisijas elektronisko datu apmaiņas sistēmu (turpmāk – datu apmaiņas sistēma).

II. Kārtība, kādā veic maksājumu pieprasījumu pārbaudi un sagatavo Eiropas Komisijai iesniedzamos maksājuma pieteikumus un kontu slēgumus

6. Sertifikācijas iestāde nodrošina no Eiropas Komisijas saņemto un izlietoto fonda līdzekļu uzskaiti.

7. Valsts kase no Eiropas Komisijas saņemto fonda finansējumu ieskaita valsts budžeta ieņēmumos.

8. Sadarbības iestāde no valsts budžeta līdzekļiem veic maksājumus partnerorganizācijām par veiktajām atbalstāmajām darbībām to norādītajā kontā kredītiestādē, pamatojoties uz apstiprinātajiem pārskatiem, kas noteikti Eiropas Atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām 2014.–2020. gada plānošanas perioda vadības likuma (turpmāk – likums) 23. panta pirmās daļas 3. punktā (turpmāk – partnerorganizāciju pārskati), un veikto aprēķinu, atbilstoši līgumā vai vienošanās tekstā noteiktajiem nosacījumiem par partnerorganizāciju pārskatu iesniegšanu un administratīvām pārbaudēm, kas noteiktas Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 11. marta Regulas (ES) Nr. 223/2014 par Eiropas atbalsta fondu vistrūcīgākajām personām (turpmāk – regula Nr. 223/2014) 32. panta piektās daļas "a" punktā. Sadarbības iestāde pārskatu veidlapas pievieno ar partnerorganizāciju noslēgtajam līgumam vai vienošanās tekstam.

9. Saskaņā ar vienošanos, kas noslēgta ar sadarbības iestādi, finansējuma saņēmējs, pamatojoties uz piegādātājam veiktajiem maksājumiem, sagatavo un iesniedz sadarbības iestādē maksājuma pieprasījumu un tajā iekļautos izdevumus pamatojošo dokumentu kopijas. Sadarbības iestāde maksājuma pieprasījuma veidlapu pievieno ar finansējuma saņēmēju noslēgtās vienošanās tekstam.

10. Sadarbības iestāde vienošanās tekstā noteiktajā termiņā pārbauda un apstiprina finansējuma saņēmēja iesniegto maksājuma pieprasījumu, izvērtējot:

10.1. katra attiecināmos izdevumus pamatojošā dokumenta (piemēram, rēķina, pavadzīmes, nodošanas un pieņemšanas akta, maksājumu uzdevuma, Valsts kases konta izdrukas) vai tā apliecinātas kopijas atbilstību:

10.1.1. normatīvajiem aktiem par dokumentu noformēšanu;

10.1.2. piegādes līgumam;

10.2. atbilstību regulas Nr. 223/2014 22. panta 2. punktā minētajam periodam;

10.3. izmaksu atbilstību norādītajām izmaksu pozīcijām.

11. Sadarbības iestāde pēc šo noteikumu 8. un 10. punktā minēto darbību izpildes vienu reizi ceturksnī līdz tam sekojošā mēneša desmitajam datumam sagatavo un iesniedz sertifikācijas iestādē ar vadošo iestādi saskaņotu informāciju maksājumu pieteikuma sagatavošanai.

12. Vadošā iestāde saskaņoto sadarbības iestādes un revīzijas iestādes maksājumu pieprasījumu par tehniskās palīdzības līdzekļu izlietojumu iesniedz sertifikācijas iestādē.

13. Labklājības ministrija vienu reizi ceturksnī līdz tam sekojošā mēneša pēdējam datumam iesniedz apstiprināšanai sertifikācijas iestādē vadošās iestādes un sertifikācijas iestādes maksājumu pieprasījumu par tehniskās palīdzības līdzekļu izlietojumu.

14. Sertifikācijas iestāde pēc šo noteikumu 11., 12. un 13. punktā minētās informācijas saņemšanas ne retāk kā vienu reizi ceturksnī iesniedz Eiropas Komisijai maksājuma pieteikumus grāmatvedības gada ietvaros regulas Nr. 223/2014 45. panta izpratnē.

15. Lai nodrošinātu maksājuma pieteikuma pārbaudi un apliecinātu maksājuma pieteikumu, sertifikācijas iestāde veic maksājuma pieprasījumu pamatojošās dokumentācijas izlases veida pārbaudi, pamatojoties uz riska izvērtējumu un saskaņā ar šo noteikumu IV nodaļā minēto kārtību.

16. Sertifikācijas iestāde no 2016. gada līdz 2025. gadam iesniedz revīzijas iestādē:

16.1. katru gadu līdz 5. jūlijam – grāmatvedības gada ietvaros apstiprināto izdevumu sarakstu;

16.2. līdz kārtējā gada 31. decembrim – sagatavoto kontu slēgumu par iepriekšējo grāmatvedības gadu.

17. Sertifikācijas iestāde, ņemot vērā revīzijas iestādes, sertifikācijas iestādes vai citu auditu komentārus, kontroļu vai pārbaužu laikā konstatētos vai norādītos neatbilstoši veiktos izdevumus, iespējamās neatbilstības un ierosinātās finanšu korekcijas, kā arī ja pastāv cits risks neatbilstoši veikto izdevumu deklarēšanai, koriģē sagatavotajā maksājuma pieteikumā un kontu slēgumā iekļautos izdevumus.

18. Sertifikācijas iestāde, pamatojoties uz vadošās iestādes lēmumu, aptur darbības programmas ietvaros veikto izdevumu turpmāku deklarēšanu Eiropas Komisijā uz laiku līdz attiecīgo trūkumu novēršanai.

19. Šo noteikumu 18. punktā minēto lēmumu vadošā iestāde pieņem, ja pastāv vismaz viens no šādiem nosacījumiem:

19.1. revīzijas iestādes vai ārējā audita ziņojumā konstatēts, ka fonda vadības un kontroles sistēmā ir būtiski trūkumi;

19.2. iekšējā audita ziņojumā konstatēts, ka fonda vadības un kontroles sistēmā ir būtiski trūkumi;

19.3. vadošās iestādes rīcībā ir objektīva un pamatota informācija par fonda īstenošanas riskiem;

19.4. vadošās iestādes rīcībā ir cita objektīva un pamatota informācija, kas liecina par fonda vadībā iesaistīto institūciju uzdevumu nepienācīgu izpildi, un pastāv iespējamība, ka iestāsies regulas Nr. 223/2014 47. pantā minētais gadījums.

20. Vadošā iestāde triju darbdienu laikā pēc šo noteikumu 18. punktā minētā lēmuma pieņemšanas nosūta to sertifikācijas iestādei un sadarbības iestādei, kā arī informācijai revīzijas iestādei.

21. Sadarbības iestāde pēc šo noteikumu 18. punktā minētā lēmuma saņemšanas nekavējoties sagatavo konstatēto trūkumu novēršanas rīcības plāna (turpmāk – rīcības plāns) projektu un nosūta to saskaņošanai vadošajai iestādei. Rīcības plāna projektā sadarbības iestāde norāda veicamos pasākumus un laika grafiku to īstenošanai (rīcības plānā paredzēto pasākumu īstenošanas termiņš nepārsniedz trīs mēnešus).

22. Vadošā iestāde pēc šo noteikumu 21. punktā minētā rīcības plāna projekta saņemšanas saskaņo to vai sagatavo komentārus par rīcības plāna projektu un iesniedz tos sadarbības iestādei piecu darbdienu laikā pēc rīcības plāna saņemšanas.

23. Kopējais rīcības plāna saskaņošanas termiņš nepārsniedz vienu mēnesi no rīcības plāna projekta saņemšanas dienas vadošajā iestādē.

24. Sadarbības iestāde ir atbildīga par rīcības plānā iekļauto pasākumu īstenošanu atbilstoši rīcības plānā noteiktajam termiņam un kārtībai. Sadarbības iestāde piecu darbdienu laikā pēc rīcības plānā noteiktā termiņa iestāšanās rakstiski ziņo vadošajai iestādei par pasākumu īstenošanas gaitu.

25. Vadošā iestāde pēc šo noteikumu 24. punktā minētās informācijas saņemšanas pārbauda, vai attiecīgais pasākums īstenots atbilstoši rīcības plānam.

26. Ja sadarbības iestāde īstenojusi pasākumus atbilstoši rīcības plānam, vadošā iestāde pieņem lēmumu atsākt darbības programmas ietvaros veikto izdevumu turpmāku deklarēšanu Eiropas Komisijā.

27. Vadošā iestāde triju darbdienu laikā pēc šo noteikumu 26. punktā minētā lēmuma pieņemšanas nosūta to sadarbības iestādei un sertifikācijas iestādei, kā arī informācijai revīzijas iestādei.

III. Kārtība, kādā sadarbības iestāde veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā

28. Sadarbības iestāde pārbauda, vai partnerorganizācija īsteno atbalstāmās darbības saskaņā ar savstarpēji noslēgto līgumu vai vienošanos. Sadarbības iestāde:

28.1. nosaka riska kategorijas iekšējos normatīvajos aktos fonda īstenošanas un uzraudzības jomā;

28.2. veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā:

28.2.1. vismaz vienu reizi atbalstāmo darbību īstenošanas gadā pēc līguma vai vienošanās noslēgšanas – augsta riska partnerorganizācijai;

28.2.2. vismaz vienu reizi atbalstāmo darbību īstenošanas laikā – vidēja riska partnerorganizācijai;

28.2.3. ar nejaušās izlases metodi izvēlētai zema riska partnerorganizācijai, nodrošinot, ka pārbaudes veikšanai var izvēlēties jebkuru zema riska partnerorganizāciju.

29. Sadarbības iestāde atbalstāmo darbību īstenošanas vietā veic:

29.1. plānotās pārbaudes;

29.2. ārpuskārtas pārbaudes.

30. Piecas darbdienas pirms pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā (šī prasība neattiecas uz šo noteikumu 29.2. apakšpunktā minētajām pārbaudēm) sadarbības iestāde nosūta informāciju uz partnerorganizācijas elektroniskā pasta adresi, vienlaikus ievietojot fonda informācijas sistēmā informāciju par plānoto pārbaudi.

31. Sadarbības iestādei ir tiesības veikt pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas ar partnerorganizāciju, lai pārliecinātos par faktiskajiem apstākļiem atbalstāmo darbību īstenošanai.

32. Sadarbības iestāde veic šo noteikumu 29.2. apakšpunktā minēto pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā:

32.1. lai pārliecinātos, vai atbalstāmās darbības notiek darbību īstenošanas vietā, vai tās tiek nodrošinātas atbilstoši līgumam vai vienošanās tekstam, kā arī vai tiek ievērotas normatīvajos aktos par fonda vadību un darbības programmas īstenošanu noteiktās prasības;

32.2. citos gadījumos, kad veiktās atbalstāmās darbības patiesumu pēc šīs darbības pabeigšanas vairs nebūtu iespējams identificēt.

33. Sadarbības iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā vai pēc pārbaudes rezultātu noteikšanai nepieciešamo dokumentu vai informācijas saņemšanas pieņem vienu no šādiem lēmumiem:

33.1. pozitīvu – ja darbību īstenošanas vietā nav konstatēti pārkāpumi vai konstatētie pārkāpumi nav būtiski un nevar ietekmēt darbību mērķa sasniegšanu;

33.2. ar iebildumiem – ja darbību īstenošanas vietā ir konstatēti pārkāpumi, bet tos ir iespējams novērst;

33.3. negatīvu – ja darbību īstenošanas vietā ir konstatēti tādi pārkāpumi, kuri var ietekmēt darbību mērķa sasniegšanu un kurus nav iespējams novērst.

34. Sadarbības iestāde šo noteikumu 30. punktā minētajā informācijas nosūtīšanas kārtībā informē partnerorganizāciju par pārbaudes rezultātiem un pieņemto lēmumu. Informējot partnerorganizāciju par šo noteikumu 33.2. vai 33.3. apakšpunktā minēto lēmumu, sadarbības iestāde vienlaikus nosaka konstatēto trūkumu novēršanas termiņu.

35. Ja pārbaudē atbalstāmo darbību īstenošanas vietā ir piedalījusies arī vadošā iestāde, sertifikācijas iestāde vai revīzijas iestāde, sadarbības iestāde šo noteikumu 30. punktā minētajā informācijas nosūtīšanas kārtībā par pārbaudes rezultātiem informē arī attiecīgo institūciju.

36. Sadarbības iestāde veic atkārtotu pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, ja pārbaudē ir konstatētas atkāpes no nosacījumiem, kas minēti ar partnerorganizāciju noslēgtajā līgumā vai vienošanās tekstā, un atkārtota pārbaude ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka trūkumi ir novērsti. Sadarbības iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes veikšanas informē partnerorganizāciju par pārbaudes rezultātiem.

37. Ja šo noteikumu 36. punktā minētajā atkārtotajā pārbaudē konstatēts, ka sadarbības iestādes sākotnēji konstatētie trūkumi nav novērsti, sadarbības iestāde lemj par attiecīgās rīcības izdevumu attiecināšanu.

38. Sadarbības iestāde pārbaudes pie finansējuma saņēmēja veic saskaņā ar šo nodaļu.

IV. Kārtība, kādā vadošā iestāde vai sertifikācijas iestāde veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā

39. Vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde ir tiesīga ierosināt un veikt pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā.

40. Piecas darbdienas pirms plānotās pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā vadošā iestāde vai sertifikācijas iestāde informē par to pārbaudāmo institūciju un sadarbības iestādi.

41. Vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā pieņem vienu no šo noteikumu 33. punktā minētajiem lēmumiem.

42. Vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde šo noteikumu 32. punktā minētajos gadījumos var neinformēt partnerorganizāciju par pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā.

43. Vadošā iestāde vai sertifikācijas iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā vai pēc nepieciešamo dokumentu saņemšanas informē pārbaudāmo institūciju un sadarbības iestādi par pārbaudes rezultātiem un nosaka atbildīgo par ieteikumu ieviešanu, ievietojot fonda informācijas sistēmā informāciju par pārbaudes rezultātiem.

44. Vadošajai iestādei ir tiesības piedalīties pārbaudē atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, ko veic sadarbības iestāde vai sertifikācijas iestāde.

45. Sertifikācijas iestādei ir tiesības piedalīties pārbaudē atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, ko veic sadarbības iestāde vai vadošā iestāde.

46. Šo noteikumu 44. un 45. punktā minētajās pārbaudēs atbalstāmo darbību īstenošanas vietā ir tiesības piedalīties revīzijas iestādei.

V. Fonda risku vadības, dubultfinansēšanas risku novēršanas un krāpšanas apkarošanas pamatprincipi

47. Lai nodrošinātu fonda risku vadību, dubultfinansēšanas risku novēršanu un krāpšanas apkarošanu, fonda vadībā un ieviešanā iesaistītās institūcijas ievēro šādus pamatprincipus:

47.1. risku novērtēšana un novēršana ir savlaicīga, proporcionāla risku būtiskumam un sistemātiskumam;

47.2. risku vadība ir samērojama ar iespējamo un konstatēto risku līmeni un ar risku vadību nodrošinošo institūciju veiktspēju;

47.3. darbības programmā minēto darbību īstenošana ir pārskatāma, uzskaitāma un efektīva, ievērojot samērīgus termiņus un nodrošinot vienlīdzīgas iespējas, un to novērtēšanā izmantoti objektīvi un pārbaudāmi rādītāji;

47.4. fonda attiecināmajās izmaksās iekļautie izdevumi par vienām un tām pašām darbībām un to rezultātiem nav finansējami no citiem publiskā finansējuma (tai skaitā Eiropas Sociālā fonda un citu ārvalstu finansējuma) līdzekļiem;

47.5. tolerance pret korupciju un krāpšanu vai tās mēģinājumiem nav pieļaujama;

47.6. lai nepieļautu patvaļu, katrai fonda vadībā un ieviešanā iesaistītajai personai ir skaidri noteikta atbildība, un minēto personu darbība ir atbilstoša vispārpieņemtajām ētikas normām sabiedrības interesēs.

48. Efektīvai fonda riska vadības nodrošināšanai:

48.1. visas fonda vadībā iesaistītās institūcijas izstrādā iekšējos fonda risku pārvaldības noteikumus vadības un kontroles sistēmas ietvaros;

48.2. finansējuma saņēmējs un partnerorganizācija izvērtē un, sagatavojot maksājuma pieprasījumu vai partnerorganizācijas pārskatu, informē sadarbības iestādi par riskiem un to mazināšanas pasākumiem pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču piegādē un izdalīšanā un papildpasākumu īstenošanā;

48.3. sadarbības iestāde identificē, analizē un atbilstoši kompetencei novērš pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču piegādes un izdalīšanas un papildpasākumu īstenošanas riskus, uzrauga finansējuma saņēmēja un partnerorganizāciju īstenotos risku novēršanas pasākumus un informē vadošo iestādi;

48.4. tiek nodrošināta pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču piegādātāja iepirkuma procedūru norises pirmspārbaude, kas noteikta likuma 9. panta pirmajā daļā. Sadarbības iestāde, ņemot vērā likuma 9. panta pirmajā daļā minēto atzinumu un, ja radušās neskaidrības, pieprasot no finansējuma saņēmēja papildu informāciju vai skaidrojumus par projekta iepirkuma norisi, lemj par to izdevumu attiecināšanu, kuri saistīti ar attiecīgo iepirkumu.

49. Dubultfinansēšanas riska novēršanai:

49.1. fonda vadībā un īstenošanā iesaistītās institūcijas nodrošina fonda darbību, to rezultātu un īstenošanas izmaksu:

49.1.1. atsevišķu uzskaiti un dokumentēšanu;

49.1.2. identificēšanu, veicot pamatojošos dokumentos atzīmi par fonda atbalstu;

49.2. identificē fonda darbību nepārklāšanos ar citu publiskā finansējuma avotu, tai skaitā ar Eiropas Sociālā fonda un citu ārvalstu finansējuma līdzekļu finansētajām darbībām:

49.2.1. sadarbības iestāde – izvērtējot partnerorganizāciju pretendentu atlases pieteikumus un pārbaudot iesniegtos partnerorganizāciju pārskatus;

49.2.2. fonda vadībā iesaistītās institūcijas – veicot pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietās;

49.3. ikvienu riska gadījumu vērtē kā iespējamu neatbilstību, rīkojoties saskaņā ar šo noteikumu VI nodaļā minēto kārtību.

50. Krāpšanas risku novēršanai un apkarošanai fonda vadībā iesaistītās institūcijas un finansējuma saņēmējs ievēro šādus krāpšanas apkarošanas pasākumus:

50.1. novērš interešu konflikta iespējamību lēmumu pieņemšanas procesos, tai skaitā nosakot partnerorganizāciju atlases komisijas locekļiem saistošas valsts amatpersonu interešu konflikta novēršanas normas;

50.2. nodrošina krāpšanas risku pārskatāmu un efektīvu novēršanu ar vismaz divu atbildīgo personu līdzdalību lēmumu pieņemšanā un atbalstāmo darbību uzraudzībā;

50.3. konstatējot krāpšanas vai tā mēģinājuma, kā arī interešu konflikta pazīmes, rīkojas saskaņā ar normatīvajos aktos par krāpšanas apkarošanu un interešu konflikta novēršanu noteiktajām prasībām.

VI. Kārtība, kādā ziņo par fonda ieviešanā konstatētajām neatbilstībām, noraksta, ietur vai atgūst neatbilstoši veiktos izdevumus, kā arī piemēro proporcionālo finanšu korekciju

51. Fonda vadībā iesaistītā institūcija izvērtē katru tās konstatēto iespējamo neatbilstību, kas šo noteikumu izpratnē ir jebkurš Latvijas Republikas vai Eiropas Savienības tiesību akta pārkāpums, kas atbilst regulas Nr. 233/2014 2. panta 16. punktam.