Ārvalstu finanšu instrumentu finansētu civiltiesisku līgumu izstrādes un slēgšanas instrukcija valsts tiešās pārvaldes iestādēs

Ministru kabineta instrukcija Nr. 3Rīgā 2016. gada 20. septembrī (prot. Nr. 46 1. §)

Izdota saskaņā arValsts pārvaldes iekārtas likuma72. panta pirmās daļas 2. punktu

1. Vispārīgie jautājumi

1.1. Instrukcijas piemērošana

1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā valsts tiešās pārvaldes iestādes (turpmāk – pasūtītājs) izstrādā un slēdz piegādes līgumus, pakalpojumu līgumus un būvdarbu līgumus (turpmāk – līgums), kuru izpildi pilnībā vai daļēji finansē Eiropas Savienības struktūrfondi, Kohēzijas fonds, Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instruments, Eiropas Kaimiņattiecību instruments, Norvēģijas finanšu instruments, Latvijas un Šveices sadarbības programma vai Iekšējās drošības fonds un Patvēruma, migrācijas un integrācijas fonds, kā arī citi ārvalstu finanšu instrumenti (turpmāk – ārvalstu finanšu instrumenti).

2. Instrukciju piemēro, ja pasūtītājs izstrādā un slēdz piegādes vai pakalpojumu līgumu, kura izpildi pilnībā vai daļēji finansē ārvalstu finanšu instrumenti, un paredzamā līgumcena vai tās daļa, kas tiks finansēta no ārvalstu finanšu instrumentiem, ir 10 000 euro vai lielāka, bet būvdarbu līgumiem – 20 000 euro vai lielāka. Pasūtītājam ir tiesības nepiemērot šīs instrukcijas 72. punktu, 2.9. un 2.13. sadaļu, 165.6. apakšpunktu un 170. punktu, ja publisku piegāžu un pakalpojumu līgumcena ir mazāka par 42 000 euro vai publisku būvdarbu līgumcena ir mazāka par 170 000 euro.

3. Instrukcijā noteikto līguma saturu pasūtītājs var papildināt ar citiem noteikumiem, ievērojot attiecīgā darījuma raksturu. Instrukciju piemēro, izstrādājot vispārīgās vienošanās Publisko iepirkumu likumā noteikto ierobežojumu ietvaros.

3.1 Ja ārvalstu finanšu instrumenta nosacījumi paredz atšķirīgus nosacījumus no šajā instrukcijā minētajiem, pasūtītājs ir tiesīgs piemērot ārvalstu finanšu instrumenta nosacījumus.

1.2. Līguma izstrādes un noslēgšanas pamatprincipi

4. Līgumu izstrādā, ievērojot Valsts pārvaldes iekārtas likumu, Civillikumu un citus ārējos normatīvos aktus, kuri regulē līgumā ietvertās tiesiskās attiecības.

4.1 Publisko būvdarbu līguma saturu veido, ņemot vērā normatīvo regulējumu par publiskajos būvdarbu līgumos obligāti ietveramajiem noteikumiem un to saturu.

5. Līgumu izstrādā, nedublējot ārējos normatīvos aktus, kas regulē līgumā ietvertās tiesiskās attiecības. Līgumā iekļauj atsauces uz konkrētu normatīvajā aktā ietverto tiesisko attiecību regulējumu, ja kāds no līdzējiem to uzskata par lietderīgu vai šādas saistības ir noteiktas normatīvajos aktos.

6. Ja līgumam piemēro ārvalsts likumu atbilstoši starptautiskajām privāttiesību normām, pasūtītājs līgumu izstrādā tā, lai ikviens, kas nepārzina ārvalsts tiesību sistēmu un normatīvos aktus, no līguma teksta gūtu objektīvu priekšstatu par visām būtiskajām pasūtītāja un preces piegādātāja, pakalpojumu sniedzēja vai būvdarbu veicēja (turpmāk – piegādātājs) tiesībām un pienākumiem, kas izriet no līguma.

7. Pasūtītājs, izstrādājot līgumu, var izmantot starptautisko organizāciju, līguma priekšmeta jomā kompetentu profesionālo organizāciju vai nozari pārstāvošo organizāciju izstrādātas vadlīnijas līgumu slēgšanai, kā arī konkrētajā preču, pakalpojumu vai būvdarbu tirgū vispārpieņemtus minēto organizāciju izstrādātus tipveida līguma paraugus vai tipveida darījumu noteikumus (turpmāk – tipveida līgums), ja tas atvieglo vai optimizē preču, pakalpojumu vai būvdarbu iepirkumu vai darījuma noslēgšanu un ja pasūtītājs pārzina konkrēto tipveida līgumu, attiecīgās nozares tiesisko regulējumu un no tipveida līguma izrietošās tiesiskās sekas. Izmantojot tipveida līgumu, var nepiemērot šīs instrukcijas noteikumus, ja vien tas nav pretrunā ar citiem pasūtītājam saistošiem normatīvajiem aktiem.

8. Ja tiek slēgts līgums ar starptautiskām organizācijām, kuru dalībvalsts vai kandidātvalsts ir Latvija, vai arī piegādātājs vai pakalpojumu sniedzējs standartizētiem produktiem vai pakalpojumiem piedāvā vienādus līguma noteikumus un tie ir publiski pieejami, pasūtītājs ir tiesīgs izmantot šo organizāciju (piegādātāju) līgumu veidlapas (turpmāk – piegādātāja līgums), tostarp arī tādas, kas neatbilst šīs instrukcijas prasībām.

1.3. Līguma uzbūve

9. Līgumu var iedalīt nodaļās, punktos un apakšpunktos. Līguma nodaļas secīgi numurē un nosauc atbilstoši nodaļas saturam. Līguma punktus un apakšpunktus secīgi numurē katras līguma nodaļas ietvaros.

10. Līgumam var pievienot pielikumus. Līguma pielikumus secīgi numurē. Līguma tekstā ietver atsauci uz līguma pielikumu vai iekļauj atsevišķu punktu, kurā secīgi uzskaita visus līguma pielikumus.

1.4. Līguma valoda

11. Līgumu izstrādā un noslēdz valsts valodā.

12. Papildus līgumam valsts valodā var izstrādāt un noslēgt identisku līgumu arī citā valodā, ko pārzina pasūtītājs, šādos gadījumos:

12.1. līgumu pilnībā vai daļēji izpilda ārvalstī;

12.2. piegādātājs ir ārvalsts persona vai personu apvienība, kurā ir viena vai vairākas ārvalsts personas;

12.3. līgumam piemērojams ārvalsts likums.

13. Ja līgumu izstrādā un noslēdz valsts valodā un citā valodā, līgumā ietver atrunu, ka līguma noteikumu interpretācijā noteicošais ir līguma teksts valsts valodā, ciktāl līgumam piemērojamais ārvalsts likums nenoteic citādi. Pasūtītājam ir pienākums nodrošināt līguma tulkojumu valsts valodā.

1.5. Piemērojamie normatīvie akti

14. Līgumu izstrādā un noslēdz saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem, kā arī līgumam piemēro Latvijas Republikas normatīvos aktus.

15. Līdzēji var vienoties, ka līgumam piemēro ārvalsts likumu, šādos gadījumos:

15.1. līguma izpildes vieta ir ārvalsts;

15.2. pasūtītājs iepērk preces, pakalpojumu vai būvdarbus starptautiskajā tirgū, un saskaņā ar attiecīgajā tirgū pastāvošo praksi šajā tirgū slēgtiem darījumiem parasti tiek piemērots ārvalsts likums;

15.3. pasūtītājs slēdz tipveida līgumu vai piegādātāja līgumu, kam saskaņā ar darījumu slēgšanas praksi parasti tiek piemērots ārvalsts likums;

15.4. pastāv cits pamatots iemesls ārvalsts likuma piemērošanai līguma izpildē.

16. Pasūtītājs iekļauj noteikumus par līgumam piemērojamo likumu:

16.1. līgumos, kuru izpildes vai noslēgšanas vieta ir ārvalsts vai kuri tiek slēgti ar ārvalsts personu vai personu apvienību, kurā ir vismaz viena ārvalsts persona;

16.2. ja līgumam saskaņā ar starptautiskajām privāttiesību normām būtu piemērojams ārvalsts likums;

16.3. līgumos, kuru līgumsaistību izpildi ietekmē cits ārvalsts elements.

2. Līguma saturs

17. Līgumā ietver vismaz šādu informāciju:

17.1. ziņas par līdzējiem;

17.2. līguma preambula;

17.3. līguma priekšmeta apraksts;

17.4. līgumcena;

17.5. samaksas noteikumi un kārtība;

17.6. līguma izpildes termiņš;

17.7. līguma izpildes kārtība;

17.8. izpildījuma pieņemšanas un pretenziju izteikšanas kārtība;

17.9. līdzēju konfidencialitātes saistības un publicitātes noteikumi;

17.10. līdzēju sadarbības kārtība un kontaktpersonas;

17.11. noteikumi attiecībā uz nepārvaramu varu;

17.12. līdzēju tiesiskās aizsardzības līdzekļi;

17.13. līguma grozīšanas kārtība;

17.14. līguma atcelšanas un izbeigšanas kārtība;

17.15. strīdu izskatīšanas kārtība;

17.16. citi noteikumi, kuru iekļaušanu līgumā paredz normatīvie akti;

17.17. citi noteikumi, kas ir specifiski vai raksturīgi konkrētajam līguma veidam.

18. Šajā instrukcijā noteiktajos gadījumos līgumā ietver:

18.1. līgumā lietoto terminu skaidrojumu;

18.2. noteikumus par līguma izpildījuma nodrošinājumu;

18.3. noteikumus par līguma izpildījuma galvojumiem un garantijām;

18.4. noteikumus par intelektuālā īpašuma tiesībām;

18.5. noteikumus par apdrošināšanas saistībām.

19. Ja kāds no līdzējiem to uzskata par nepieciešamu, līgumā ietver līdzēju apliecinājumus.

2.1. Ziņas par līdzējiem

20. Līgumā ietver šādu informāciju par pasūtītāju:

20.1. iestādes nosaukums, reģistrācijas numurs, adrese un bankas rekvizīti;

20.2. līguma parakstītāja vārds, uzvārds, amats un tiesiskais pamats šīs personas pilnvarojumam slēgt un parakstīt līgumu.

21. Līgumā ietver šādu informāciju par piegādātāju:

21.1. piegādātāja pilns nosaukums, deklarētās dzīvesvietas adrese vai juridiskā adrese un bankas rekvizīti;

21.2. piegādātāja personas kods vai reģistrācijas numurs;

21.3. tās personas vārds, uzvārds un amats, kura slēdz līgumu piegādātāja vārdā, kā arī tiesiskais pamats šīs personas pilnvarojumam slēgt līgumu.

2.2. Līguma preambula

22. Līguma preambulā norāda līguma slēgšanas mērķi un ārvalstu finanšu instrumenta projekta nosaukumu un numuru, kura ietvaros slēdz attiecīgo līgumu.

23. Ja līgumu slēdz saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu, līguma preambulā norāda informāciju par attiecīgo iepirkumu – iepirkuma procedūras veidu, iepirkuma nosaukumu un identifikācijas numuru.

2.3. Līgumā lietotie termini

24. Līgumā skaidro tos terminus, kam līgumā ir piešķirta īpaša nozīme vai kas tiek lietoti tādā nozīmē, kas atšķiras no vispārpieņemtās vai ārējā normatīvajā aktā lietotās nozīmes.

25. Termina skaidrojums ir ieteicams, ja šis termins ārējos normatīvajos aktos vai pasūtītājam zināmajā darījumu slēgšanas praksē tiek lietots vairākās nozīmēs un var rasties šaubas par nozīmi, kādā konkrētais termins tiek lietots līgumā.

26. Terminus var skaidrot, lai vienkāršotu līguma tekstu, novēršot nepieciešamību līguma tekstā ietvert atsauces uz citiem līguma punktiem vai atkārtot apzīmējumus, kas sastāv no vairākiem vārdiem (frāzes) vai ietver atsauci uz citu līguma punktu vai citu avotu.

27. Līguma pārskatāmībai terminu skaidrojumus var ietvert atsevišķā nodaļā.

28. Ja līgumā netiek ietverta atsevišķa nodaļa terminu skaidrojumiem, terminus var skaidrot līguma tekstā.

2.4. Līguma priekšmets

29. Līguma priekšmeta aprakstā norāda tā darījuma būtību, par kuru līgums tiek slēgts, un līguma objektu.

30. Līguma priekšmets ir darbība, par kuras izpildi līgums tiek slēgts (piegādes līgumā – piegādāt vai pārdot preci, pakalpojumu līgumā – izpildīt darbu vai sniegt pakalpojumu, būvdarbu līgumā – veikt būvdarbus). Līguma objekts ir lieta vai tiesība, kuru pasūtītājs vēlas saņemt līguma priekšmetā norādītās darbības izpildes rezultātā.

31. Līguma nodaļā "Līguma priekšmets" norāda precīzu līguma priekšmeta aprakstu, līgumam kā pielikumu pievieno tehnisko specifikāciju vai piegādātāja iesniegto tehnisko piedāvājumu.

32. Līguma objekta aprakstā norāda ziņas, kas precīzi un nepārprotami identificē pasūtītājam nepieciešamo līguma izpildījumu, tā saturu, apjomu (daudzumu) un kvalitāti:

32.1. piegādes līgumā norāda precīzu piegādājamo preču aprakstu un skaitu ar atsauci uz preču tehnisko specifikāciju vai tehnisko piedāvājumu, ko pievieno līgumam kā pielikumu;

32.2. pakalpojumu līgumā norāda precīzu nepieciešamo pakalpojumu veidu un tehnisko specifikāciju vai tehnisko piedāvājumu, ko pievieno līgumam kā pielikumu, iekļaujot pēc iespējas detalizētāku pakalpojumu aprakstu, pakalpojumu kvalitātes kritērijus, kā arī pakalpojumu apmēru;

32.3. būvdarbu līgumā norāda precīzu veicamo būvdarbu aprakstu ar atsauci uz būvprojekta tehnisko dokumentāciju, ko pievieno līgumam kā pielikumu standartiem, kuri noteikti būvnormatīvos.

33. Preču piegādes līgumos papildus šīs instrukcijas 35. punktā noteiktajam norāda:

33.1. vietu, kur preces tiek piegādātas un nodotas pasūtītājam;

33.2. iegādes mērķi, ja ar to saistāmas precei nepieciešamās īpašības.

34. Pakalpojumu līgumos precīzi formulē:

34.1. darbu vai pakalpojumu, kas piegādātājam jāizpilda vai jāsniedz pasūtītājam līguma izpildes gaitā;

34.2. sniedzamo pakalpojumu, ja pakalpojumu līguma priekšmets ir viena darbība, vienveidīgas darbības veikšana vai vienveidīga pakalpojuma sniegšana ilgākā laikposmā un tas nav saistīts ar nodevumu izstrādi.

35. Līguma objektu apraksta tā, lai līdzējiem līguma izpildes gaitā nerastos šaubas par līguma objektu, izpildījuma veidu, apjomu, kvalitāti, īpašībām un citiem raksturlielumiem, kam ir nozīme līguma izpildē.

36. Definējot līguma objektu, līgumam pievieno iepirkuma tehnisko specifikāciju vai piegādātāja iesniegto tehnisko piedāvājumu.

37. Iepirkuma tehnisko specifikāciju un piegādātāja iesniegto tehnisko piedāvājumu līgumā var izvērst un precizēt tikai saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu.

38. Līguma priekšmeta un līguma objekta aprakstā ietver visas lietas, darbus un pakalpojumus, kas nepieciešami līguma mērķa sasniegšanai.

39. Līguma objekta aprakstā var ietvert arī citu iepriekš neminētu informāciju.

40. Ja līguma objektu pamatotu iemeslu dēļ nav iespējams formulēt precīzi un pilnīgi, līgumā nosaka kārtību, kādā līdzēji līguma izpildes gaitā precizē līguma objektu un saskaņo ar to saistītus jautājumus.

41. Līgumā nosaka, ka risku par līgumā neparedzētām piegādēm, darbiem un pakalpojumiem, kas nepieciešami līguma pilnīgai izpildei (turpmāk – neparedzēti darbi), uzņemas piegādātājs, tai skaitā neparedzēto darbu izmaksas, kuras nav iekļautas līgumcenā, bet ir nepieciešamas līguma pilnīgai izpildei pasūtītāja pieprasītajā apjomā, kvalitātē un termiņā un kuras izriet no līguma objekta apraksta arī tad, ja tās nav tieši norādītas līgumā.

42. Līgumā nosaka, ka risku par neparedzētiem darbiem uzņemas pasūtītājs, ja:

42.1. neparedzēto darbu nepieciešamība ir radusies tādu no līdzēju gribas neatkarīgu apstākļu dēļ, kurus līdzēji, slēdzot līgumu, nevarēja paredzēt;

42.2. neparedzētie darbi ir ierosināti pēc pasūtītāja iniciatīvas, pasūtītājam precizējot vai papildinot līguma priekšmetu vai līguma objektu;

42.3. līgums objektīvu, no piegādātāja gribas neatkarīgu iemeslu dēļ nav izpildāms, ja netiek veikti neparedzētie darbi.

43. Ja iestājas šīs instrukcijas 41. punktā minētie apstākļi, neparedzētu darbu izpilde negroza līgumcenu. Ja iestājas šīs instrukcijas 42. punktā minētie apstākļi, līgumcena saistībā ar neparedzētu darbu izpildi tiek grozīta Publisko iepirkumu likumā noteiktajā kārtībā un apjomā.

44. Slēdzot līgumu, pasūtītājs ņem vērā, ka grozīt līguma priekšmetu, ietverot tajā piegādes, pakalpojumus un būvdarbus, kas nav paredzēti līgumā, kā arī izslēgt no tā piegādes, pakalpojumus un būvdarbus, kas paredzēti līgumā, pasūtītājs var tikai tad, ja:

44.1. šāda iespēja ir skaidri un nepārprotami noteikta līgumā, norādot gadījumus, kad saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu līguma priekšmets var tikt grozīts, kā arī pieļaujamo grozījumu apjomu un būtību;

44.2. saskaņā ar Publisko iepirkumu likuma noteikumiem par līguma grozījumiem ir piemērota sarunu procedūra, iepriekš nepublicējot paziņojumu par līgumu.

2.5. Līgumcena

45. Līgumcenu, ietverot piemērojamos nodokļus (izņemot pievienotās vērtības nodokli), nosaka kā kopējo samaksu, ko piegādātājs ir tiesīgs saņemt no pasūtītāja un citām personām par līguma izpildi. Līgumcenā ietver visus piegādātāja izdevumus, kas tam rodas saistībā ar līguma izpildi vai kas piegādātājam jāmaksā vai pasūtītājam jāietur no maksājumiem, ko tas veic piegādātājam saskaņā ar līgumu.

46. Līgumcenu nosaka kā vienotu fiksētu kopsummu par līguma pilnīgu izpildi (turpmāk – gabaldarba līgums) vai, ja līguma objekts ietver vairāku vienību iepirkumu, atsevišķu līguma objekta vienību cenu kopsummu (turpmāk – vienības cenas līgums).

47. Pakalpojumu līgumos atļauts līgumcenu noteikt, piesaistot to līgumā noteiktai izcenojuma vienībai – piegādātāja stundas vai dienas likmei vai citai līgumā noteiktai aprēķina vienībai, kuru ir iespējams objektīvi definēt un pārbaudīt (turpmāk – mainīgās cenas līgums). Šādā gadījumā līgumā norāda izcenojuma vienību (piemēram, stundu likmi), bet, ja šādas vienības ir vairākas, norāda arī izcenojuma vienības izvēles noteikumus katrā konkrētajā gadījumā.

48. Pasūtītājs var slēgt mainīgās cenas līgumu vai līgumu ar mainīgās cenas komponenti šādos gadījumos:

48.1. līguma slēgšanas laikā nav iespējams precīzi noteikt nepieciešamo pakalpojumu apmēru;

48.2. saskaņā ar darījumu slēgšanas praksi pakalpojums parasti tiek sniegts, izcenojot to atbilstoši aprēķina vienībām, kuru daudzums tiek noteikts tikai pakalpojuma sniegšanas laikā vai pēc tam;

48.3. konkrētais pakalpojums par fiksētu maksu pakalpojumu tirgū nav pieejams, un maksas noteikšana sadārdzina līgumcenu vai negatīvi ietekmē pakalpojuma kvalitāti.

49. Ja tiek slēgts vienības cenas līgums, pasūtītājs:

49.1. nosaka maksimālo līgumcenu par konkrēta darba vai pakalpojuma izpildi vai paredz mehānismu, kādā šī cena tiek noteikta vai saskaņota līdzēju starpā;

49.2. paredz piegādātāja pienākumu informēt pasūtītāju, tiklīdz piegādātāja izmaksas sasniedz līgumā noteikto summu, un piegādātāja pienākumu apturēt pakalpojumu sniegšanu, tiklīdz piegādātāja izmaksas sasniedz līgumā noteikto summu, un saskaņot turpmāko rīcību;

49.3. paredz pasūtītāja tiesības izbeigt līgumu, ja pasūtītāja izmaksas sasniedz līgumā noteikto kopsummu, ja vien līgumā nav noteikts citādi.

50. Līguma tāmi, kurā tiek atšifrēta līgumcenas veidošanās, pievieno šādiem līgumiem:

50.1. būvdarbu līgumiem;

50.2. līgumiem, kuru izpilde ir sadalīta posmos;

50.3. vienības cenas līgumiem;

50.4. līgumiem, kas papildus pirkuma maksai paredz piegādātāja izdevumu samaksu;

50.5. līgumiem, kas paredz līgumcenas indeksāciju.

51. Piegādes līgumos, kas paredz vairāku galveno lietu piegādi, tāmē norāda līgumcenu atbilstoši katrai galvenajai lietai. Pasūtītājs var prasīt piegādātājam tāmē detalizēt galvenās lietas blakus lietu cenas.

52. Līgumcenu nosaka euro. Līgumcenu var izteikt citas valsts valūtā pakalpojumu līgumos, ja piegādātājs ir ārvalsts persona vai pakalpojums tiek sniegts ārvalstī.

53. Ja līgumcenu izsaka citas valsts valūtā, līgumā nosaka maksājumu aprēķināšanai izmantojamās valūtas maiņas likmi vai kārtību, kādā šī likme tiek noteikta.

54. Publiskos piegādes un pakalpojuma līgumos, kuru darbības laiks ir divi gadi un vairāk, pasūtītājs var iekļaut līgumcenas indeksācijas noteikumus. Publiskos būvdarbu līgumos indeksācijas noteikumus ietver atbilstoši normatīvo aktu prasībām par publiskos būvdarbu līgumos obligāti ietveramajiem noteikumiem un to saturu, kā arī ievērojot šīs instrukcijas 55., 56. un 58. punktu.

55. Ja līgumā ir paredzēta cenas indeksācijas iespēja, līgumā nosaka gadījumus, kārtību un robežas, kādās var tikt indeksēta līgumcena.

56. Līgumcenu indeksē, lai tā atbilstu objektīvam izmaksu pieaugumam vai samazinājumam līguma darbības laikā.

57. Līgumcenu var indeksēt ne agrāk kā gadu pēc līguma noslēgšanas dienas. Nav pieļaujama līgumcenas indeksēšana attiecībā uz tiem maksājumiem, piegādēm vai darbiem, kuru samaksas vai izpildes termiņš iestājas pirms līgumcenas grozījumu spēkā stāšanās dienas.

58. Ja līgumā tiek paredzēta cenas indeksācijas iespēja, līgumā nosaka:

58.1. noteikumus un apstākļus, kādos tiek indeksēta līgumcena;

58.2. indeksācijas objektus jeb tāmes pozīcijas, kas var tikt indeksētas;

58.3. indeksācijas metodiku;

58.4. salīdzināmos statistikas datus, kas tiek izmantoti indeksācijā, un to ieguves avotus;

58.5. indeksācijā izmantotos indeksus;

58.6. līgumcenas indeksācijas procedūru un spēkā stāšanās kārtību;

58.7. pieļaujamo līgumcenas indeksācijas biežumu;

58.8. maksimālo līgumcenas pieaugumu vai samazinājumu vienā līgumcenas indeksācijas reizē.

2.6. Samaksas noteikumi un kārtība