Eiropas Sociālā fonda Plus programmas materiālās nenodrošinātības mazināšanai 2021.–2027. gadam īstenošanas uzraudzības noteikumi

Ministru kabineta noteikumi Nr. 443 Rīgā 2022. gada 14. jūlijā (prot. Nr. 36 55. §)

Izdoti saskaņā ar Eiropas Sociālā fonda Plus programmas materiālās nenodrošinātības mazināšanai 2021.–2027. gada plānošanas perioda vadības likuma 9. panta 7., 8., 9. un 11. punktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā veic Eiropas Sociālā fonda Plus programmas materiālās nenodrošinātības mazināšanai 2021.–2027. gadam (turpmāk – programma) īstenošanas uzraudzību, tai skaitā nosaka:

1.1. kārtību, kādā pārbauda maksājumu pieprasījumus, veic maksājumus un sagatavo Eiropas Komisijai iesniedzamo maksājuma pieteikumu un kontu slēgumu;

1.2. kārtību, kādā veic pārbaudi pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču izdales un papildpasākumu īstenošanas vietā;

1.3. risku vadības pamatprincipus un kārtību, kādā ziņo par programmas īstenošanā konstatētajām neatbilstībām, ietur, atgūst vai noraksta neatbilstoši veiktos izdevumus, kā arī piemēro proporcionālo finanšu korekciju;

1.4. programmas vadības informācijas sistēmas izveidošanas un izmantošanas kārtību.

2. Programmas īstenošanas uzraudzības mērķis ir nodrošināt pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču iegādes, izdalīšanas un papildpasākumu īstenošanas (turpmāk – atbalstāmās darbības) atbilstību normatīvajos aktos par programmas vadību un īstenošanu noteiktajām prasībām un pareizu finanšu pārvaldību.

3. Lai uzraudzītu programmas ikgadēji iesniedzamo informāciju par sasniegtajiem rezultātiem, programmas nobeiguma īstenošanas ziņojuma izstrādi un programmas novērtēšanu, vadošā iestāde izveido konsultatīvu darba grupu, kuras sastāvā ir pašvaldības vai pašvaldību intereses pārstāvošās organizācijas un trūcīgu personu intereses pārstāvošās nevalstiskās organizācijas, kas nav iesaistītas programmas īstenošanā.

4. Programmas īstenošanas uzraudzību un novērtēšanu programmas vadībā iesaistītās institūcijas veic, izmantojot programmas vadības informācijas sistēmu, tajā ievadīto un uzkrāto informāciju un datus.

II. Kārtība, kādā pārbauda maksājuma pieprasījumus, veic maksājumus un sagatavo Eiropas Komisijai iesniedzamo maksājuma pieteikumu un kontu slēgumu

5. Programmas vadošā iestāde (turpmāk – vadošā iestāde) nodrošina no Eiropas Komisijas saņemto un izlietoto programmas līdzekļu uzskaiti.

6. Valsts kase no Eiropas Komisijas saņemto programmas finansējumu ieskaita valsts budžeta ieņēmumos.

7. Programmas sadarbības iestāde (turpmāk – sadarbības iestāde) par veiktajām atbalstāmajām darbībām no valsts budžeta līdzekļiem veic maksājumus partnerorganizācijām to norādītajā kontā kredītiestādē, kura tiesīga sniegt finanšu pakalpojumus Latvijas Republikā, pamatojoties uz:

7.1. apstiprinātajiem pārskatiem, kas noteikti Eiropas Sociālā fonda Plus programmas materiālās nenodrošinātības mazināšanai 2021.–2027. gada plānošanas perioda vadības likuma (turpmāk – likums) 21. panta pirmās daļas 2. punktā (turpmāk – partnerorganizāciju pārskati);

7.2. aprēķinu, kas veikts atbilstoši ar partnerorganizāciju noslēgtā līguma vai vienošanās nosacījumiem par atbalstāmo darbību īstenošanu (turpmāk – līgums par atbalstāmo darbību īstenošanu) attiecībā uz partnerorganizāciju pārskatu iesniegšanu;

7.3. administratīvajām pārbaudēm, kas noteiktas Eiropas Parlamenta un Padomes 2021. gada 24. jūnija Regulas (ES) 2021/1060, ar ko paredz kopīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu Plus, Kohēzijas fondu, Taisnīgas pārkārtošanās fondu un Eiropas Jūrlietu, zvejniecības un akvakultūras fondu un finanšu noteikumus attiecībā uz tiem un uz Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondu, Iekšējās drošības fondu un Finansiāla atbalsta instrumentu robežu pārvaldībai un vīzu politikai (turpmāk – regula 2021/1060), 74. panta 2. punktā.

8. Saskaņā ar vienošanos, kas noslēgta ar sadarbības iestādi, finansējuma saņēmējs, pamatojoties uz pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču piegādātājam veiktajiem maksājumiem, sagatavo un iesniedz sadarbības iestādē maksājuma pieprasījumu un tajā iekļautos attiecināmos izdevumus pamatojošo dokumentu kopijas.

9. Sadarbības iestāde šo noteikumu 8. punktā minētās vienošanās tekstā noteiktajā termiņā pārbauda un apstiprina finansējuma saņēmēja iesniegto maksājuma pieprasījumu, izvērtējot:

9.1. katra attiecināmos izdevumus pamatojošā dokumenta vai tā kopijas atbilstību:

9.1.1. normatīvajiem aktiem par dokumentu noformēšanu;

9.1.2. piegādes līgumam;

9.2. atbilstību regulas 2021/1060 63. panta 2. punktā minētajam periodam;

9.3. izmaksu atbilstību norādītajām izmaksu pozīcijām.

10. Sadarbības iestāde saskaņā ar vienošanos pēc šo noteikumu 7., 8. un 9. punktā minēto darbību izpildes reizi ceturksnī sagatavo un iesniedz vadošajā iestādē informāciju maksājuma pieteikuma sagatavošanai.

11. Vadošā iestāde pēc šo noteikumu 10. punktā minētās informācijas saņemšanas un saskaņošanas iesniedz Eiropas Komisijā maksājumu pieteikumus grāmatvedības gada ietvaros saskaņā ar regulas 2021/1060 91. pantu.

12. (Svītrots ar MK 28.01.2025. noteikumiem Nr. 66)

13. Vadošā iestāde iesniedz Eiropas Komisijā prognozes par summām, par kurām kārtējā un nākamajā kalendāra gadā tiks iesniegti maksājumu pieteikumi regulas 2021/1060 69. panta 10. punktā noteiktajos termiņos.

14. Vadošā iestāde:

14.1. laikposmā no 2023. gada līdz 2030. gadam līdz kārtējā gada 31. decembrim sagatavo programmas vadības informācijas sistēmā kontu slēguma projektu par iepriekšējo grāmatvedības gadu;

14.2. līdz nākamā gada 15. februārim apstiprina un iesniedz Eiropas Komisijā šo noteikumu 14.1. apakšpunktā minēto kontu slēgumu un regulas 2021/1060 98. panta 1. punkta "b" apakšpunktā noteikto pārvaldības deklarāciju.

15. Vadošā iestāde koriģē sagatavoto maksājuma pieteikumu vai kontu slēgumu, ņemot vērā programmas revīzijas iestādes (turpmāk – revīzijas iestāde) vai citu auditu un pārbaužu konstatējumus vai norādītos neatbilstoši veiktos izdevumus un ierosinātās finanšu korekcijas, kā arī ja pastāv cits neatbilstoši veikto izdevumu risks.

16. Vadošajai iestādei ir tiesības pieņemt lēmumu apturēt programmas ietvaros veikto izdevumu turpmāku deklarēšanu Eiropas Komisijā uz laiku līdz attiecīgo trūkumu novēršanai.

17. Vadošā iestāde šo noteikumu 16. punktā minēto lēmumu pieņem, ja pastāv vismaz viens no šādiem nosacījumiem:

17.1. revīzijas iestādes vai ārējā audita ziņojumā konstatēts, ka programmas vadības un kontroles sistēmā ir būtiski trūkumi regulas 2021/1060 2. panta 32. punkta izpratnē;

17.2. iekšējā audita ziņojumā konstatēts, ka programmas vadības un kontroles sistēmā ir būtiski trūkumi;

17.3. vadošās iestādes rīcībā ir objektīva un pamatota informācija par programmas īstenošanas riskiem;

17.4. vadošās iestādes rīcībā ir cita objektīva un pamatota informācija, kas liecina, ka programmas vadībā iesaistīto institūciju uzdevumi netiek pienācīgi pildīti, un pastāv iespējamība, ka saskaņā ar regulas 2021/1060 97. pantu Eiropas Komisija pilnīgi vai daļēji apturēs maksājumus.

18. Šo noteikumu 16. punktā minēto lēmumu vadošā iestāde līgumā par atbalstāmo darbību īstenošanu noteiktajā kārtībā nosūta sadarbības iestādei, kā arī informācijai revīzijas iestādei.

19. Sadarbības iestāde šo noteikumu 16. punktā minētajā lēmumā noteiktajā termiņā sagatavo konstatēto trūkumu novēršanas rīcības plāna (turpmāk – rīcības plāns) projektu un nosūta to saskaņošanai vadošajai iestādei. Rīcības plāna projektā sadarbības iestāde norāda veicamos pasākumus un laika grafiku to īstenošanai (rīcības plānā paredzēto pasākumu īstenošanas termiņš nepārsniedz trīs mēnešus no tā apstiprināšanas datuma).

20. Vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 19. punktā minētā rīcības plāna projekta saņemšanas saskaņo to vai sagatavo komentārus par rīcības plāna projektu un iesniedz tos sadarbības iestādei.

21. Kopējais rīcības plāna saskaņošanas termiņš nepārsniedz mēnesi no dienas, kad rīcības plāna projekts saņemts vadošajā iestādē.

22. Sadarbības iestāde piecu darbdienu laikā pēc rīcības plānā noteiktā termiņa iestāšanās ziņo vadošajai iestādei par pasākumu īstenošanas gaitu un rezultātiem, nosūtot attiecīgu informāciju uz vadošās iestādes oficiālo elektronisko adresi.

23. Vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 22. punktā minētās informācijas saņemšanas pārbauda, vai attiecīgais pasākums īstenots atbilstoši rīcības plānam.

24. Ja sadarbības iestāde īstenojusi pasākumus atbilstoši rīcības plānam, vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 22. punktā minētās informācijas saņemšanas pieņem lēmumu atsākt programmas ietvaros veikto izdevumu turpmāku deklarēšanu Eiropas Komisijā.

25. Vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 24. punktā minētā lēmuma pieņemšanas nosūta to sadarbības iestādei un informācijai revīzijas iestādei uz to oficiālajām elektroniskajām adresēm.

III. Kārtība, kādā sadarbības iestāde veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā

26. Sadarbības iestāde pārbauda, vai partnerorganizācija īsteno atbalstāmās darbības saskaņā ar savstarpēji noslēgtā līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu nosacījumiem. Sadarbības iestāde:

26.1. nosaka riska kategorijas iekšējos normatīvajos aktos programmas īstenošanas un uzraudzības jomā;

26.2. veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā:

26.2.1. augsta riska partnerorganizācijai – vismaz vienu reizi atbalstāmo darbību īstenošanas gadā pēc līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu noslēgšanas;

26.2.2. vidēja riska partnerorganizācijai – vismaz vienu reizi atbalstāmo darbību īstenošanas laikā;

26.2.3. ar nejaušās izlases metodi izvēlētai zema riska partnerorganizācijai, nodrošinot, ka pārbaudes veikšanai var izvēlēties jebkuru zema riska partnerorganizāciju.

27. Sadarbības iestāde atbalstāmo darbību īstenošanas vietā veic:

27.1. plānotās pārbaudes;

27.2. neplānotās ārpuskārtas pārbaudes.

28. Piecas darbdienas pirms pārbaudes veikšanas atbalstāmo darbību īstenošanas vietā (izņemot šo noteikumu 27.2.​ apakšpunktā minētās pārbaudes) sadarbības iestāde ievieto programmas vadības informācijas sistēmā informāciju par plānoto pārbaudi.

29. Sadarbības iestādei ir tiesības pirms līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu noslēgšanas ar partnerorganizāciju veikt pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, lai pārliecinātos par faktiskajiem apstākļiem atbalstāmo darbību īstenošanai.

30. Sadarbības iestāde veic šo noteikumu 27. punktā minētās pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā:

30.1. lai pārliecinātos, vai atbalstāmās darbības notiek paredzētajā darbību īstenošanas vietā, vai tās tiek nodrošinātas atbilstoši līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu nosacījumiem, kā arī vai tiek ievērotas normatīvajos aktos par programmas īstenošanu noteiktās prasības;

30.2. citos gadījumos, kad veiktās atbalstāmās darbības patiesumu pēc šīs darbības pabeigšanas vairs nebūtu iespējams identificēt.

31. Sadarbības iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes pabeigšanas atbalstāmo darbību īstenošanas vietā sagatavo ziņojumu, tajā norādot vienu no šādiem pārbaudes rezultātiem:

31.1. pozitīvu – ja darbību īstenošanas vietā nav konstatēti trūkumi vai pārkāpumi vai ja tie nav būtiski un nevar ietekmēt darbību mērķa sasniegšanu;

31.2. ar iebildumiem – ja darbību īstenošanas vietā ir konstatēti trūkumi vai pārkāpumi, bet tos ir iespējams novērst;

31.3. negatīvu – ja darbību īstenošanas vietā ir konstatēti tādi pārkāpumi, kuri var ietekmēt darbību mērķa sasniegšanu un kurus nav iespējams novērst.

32. Sadarbības iestāde informē partnerorganizāciju par pārbaudes rezultātiem, ievietojot šo noteikumu 31. punktā minēto ziņojumu programmas vadības informācijas sistēmā. Informējot partnerorganizāciju par šo noteikumu 31.2. vai 31.3. apakšpunktā minēto pārbaudes rezultātu, sadarbības iestāde nosaka konstatēto trūkumu vai pārkāpumu novēršanas termiņu.

33. Sadarbības iestāde veic atkārtotu pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, ja pārbaudē ir konstatētas atkāpes no nosacījumiem, kas minēti ar partnerorganizāciju noslēgtajā līgumā par atbalstāmo darbību īstenošanu, un atkārtota pārbaude ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka trūkumi vai pārkāpumi ir novērsti sadarbības iestādes noteiktajā termiņā. 20 darbdienu laikā pēc atkārtotās pārbaudes veikšanas sadarbības iestāde informē partnerorganizāciju par atkārtotās pārbaudes rezultātiem, ievietojot informāciju programmas vadības informācijas sistēmā.

34. Ja šo noteikumu 33. punktā minētajā atkārtotajā pārbaudē konstatēts, ka sadarbības iestādes sākotnēji konstatētie trūkumi vai pārkāpumi nav novērsti sadarbības iestādes noteiktajā termiņā, sadarbības iestāde lemj par attiecīgās rīcības izdevumu attiecināšanu.

35. Sadarbības iestāde iekšējā normatīvajā aktā nosaka kārtību, kādā veic pārbaudes pie finansējuma saņēmēja.

IV. Kārtība, kādā vadošā iestāde veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā

36. Vadošā iestāde ir tiesīga ierosināt un veikt pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā.

37. Piecas darbdienas pirms pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā vadošā iestāde informē par to pārbaudāmo institūciju un sadarbības iestādi, nosūtot attiecīgu informāciju uz to oficiālajām elektroniskajām adresēm. Šī prasība neattiecas uz ārkārtas pārbaudēm.

38. Vadošā iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes pabeigšanas atbalstāmo darbību īstenošanas vietā sagatavo pārbaudes dokumentu, tajā norādot vienu no šo noteikumu 31.1., 31.2. vai 31.3. apakšpunktā minētajiem pārbaudes rezultātiem.

39. Vadošā iestāde šo noteikumu 30. punktā minētajos gadījumos var iepriekš neinformēt partnerorganizāciju par veicamo pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā.

40. Vadošā iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes pabeigšanas atbalstāmo darbību īstenošanas vietā informē sadarbības iestādi par pārbaudes rezultātiem, nosūtot attiecīgu informāciju uz tās oficiālo elektronisko adresi.

41. Vadošajai iestādei ir tiesības piedalīties pārbaudē atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, ko veic sadarbības iestāde.

42. Šo noteikumu 36. punktā minētajā pārbaudē atbalstāmo darbību īstenošanas vietā ir tiesības piedalīties revīzijas iestādei.

V. Programmas risku vadības, dubultfinansēšanas risku novēršanas un krāpšanas apkarošanas pamatprincipi

43. Lai nodrošinātu programmas risku vadību, dubultfinansēšanas risku novēršanu un krāpšanas apkarošanu, programmas vadībā iesaistītās institūcijas ievēro šādus pamatprincipus:

43.1. risku novērtēšana un novēršana ir savlaicīga, proporcionāla risku būtiskumam un sistemātiskumam;

43.2. risku vadība ir samērojama ar iespējamo un konstatēto risku līmeni un ar risku vadību nodrošinošo institūciju veiktspēju;

43.3. programmā minēto darbību īstenošana ir pārskatāma, uzskaitāma un efektīva, ievērojot samērīgus termiņus un nodrošinot vienlīdzīgas iespējas, un to novērtēšanā izmantoti objektīvi un pārbaudāmi rādītāji;

43.4. programmas attiecināmajās izmaksās iekļautie izdevumi par vienām un tām pašām darbībām un to rezultātiem nav finansējami no citiem publiskā finansējuma (tai skaitā cita ārvalstu finansējuma) līdzekļiem;

43.5. tolerance pret korupciju un krāpšanu vai tās mēģinājumiem nav pieļaujama;

43.6. lai nepieļautu patvaļu, katrai programmas vadībā un īstenošanā iesaistītajai personai ir skaidri noteikta atbildība, un minēto personu darbība ir atbilstoša vispārpieņemtajām ētikas normām sabiedrības interesēs.

44. Efektīvai programmas riska vadības nodrošināšanai:

44.1. visas programmas vadībā iesaistītās institūcijas izstrādā iekšējos programmas risku pārvaldības noteikumus vadības un kontroles sistēmas ietvaros;

44.2. sadarbības iestāde identificē, analizē un atbilstoši kompetencei novērš pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču piegādes un izdalīšanas un papildpasākumu īstenošanas riskus, uzrauga finansējuma saņēmēja un partnerorganizāciju īstenotos risku novēršanas pasākumus un informē vadošo iestādi par sadarbības iestādes konstatēto;

44.3. tiek nodrošināta pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču piegādātāja iepirkuma procedūru dokumentācijas un norises pirmspārbaude, kas noteikta likuma:

44.3.1. 6. panta trešās daļas 9. punktā;

44.3.2. 8. panta pirmajā daļā;

44.4. sadarbības iestāde, ņemot vērā likuma 8. panta pirmajā daļā minētos rekomendējošos atzinumus un sadarbības iestādes šo noteikumu 44.3.1. apakšpunktā minēto pirmspārbaužu rezultātus, lemj par to izdevumu attiecināmību, kuri saistīti ar attiecīgo iepirkumu.

45. Dubultfinansēšanas riska novēršanai:

45.1. programmas vadībā un īstenošanā iesaistītās institūcijas nodrošina programmas atbalstāmo darbību, to rezultātu un īstenošanas izmaksu:

45.1.1. atsevišķu uzskaiti un dokumentēšanu;

45.1.2. identificēšanu, veicot pamatojošos dokumentos atzīmi par programmas atbalstu;

45.2. identificē programmas atbalstāmo darbību nepārklāšanos ar citu publiskā finansējuma avotu (tai skaitā citu ārvalstu finansējuma avotu) finansētajām darbībām:

45.2.1. sadarbības iestāde – izvērtējot partnerorganizāciju atlases pretendentu pieteikumus un pārbaudot iesniegtos partnerorganizāciju pārskatus;

45.2.2. programmas vadībā iesaistītās institūcijas – veicot pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietās.

46. Krāpšanas risku novēršanai un apkarošanai programmas vadībā iesaistītās institūcijas un finansējuma saņēmējs ievēro šādus krāpšanas apkarošanas pasākumus:

46.1. novērš interešu konflikta iespējamību lēmumu pieņemšanas procesos, tai skaitā nosakot partnerorganizāciju atlases komisijas locekļiem saistošas valsts amatpersonu interešu konflikta novēršanas normas;

46.2. nodrošina krāpšanas risku pārskatāmu un efektīvu novēršanu ar vismaz divu atbildīgo personu līdzdalību lēmumu pieņemšanā un atbalstāmo darbību uzraudzībā;

46.3. konstatējot krāpšanas vai tās mēģinājuma, kā arī interešu konflikta pazīmes, rīkojas saskaņā ar normatīvajos aktos par krāpšanas apkarošanu un interešu konflikta novēršanu noteiktajām prasībām.

VI. Kārtība, kādā ziņo par programmas ieviešanā konstatētajām neatbilstībām, noraksta, ietur vai atgūst neatbilstoši veiktos izdevumus, kā arī piemēro proporcionālo finanšu korekciju

47. Programmas vadībā iesaistītā institūcija izvērtē katru tās konstatēto pārkāpumu, kas atbilst regulas 2021/1060 2. panta 31. punktam.

48. Vadošā iestāde, konstatējot pārkāpumu finansējuma saņēmēja vai partnerorganizācijas darbībās, 10 darbdienu laikā pēc pārkāpuma konstatēšanas informē par to sadarbības iestādi, nosūtot uz tās oficiālo elektronisko adresi vadošās iestādes rīcībā esošo informāciju par:

48.1. finansējuma saņēmēju vai partnerorganizāciju, kuras darbībās konstatēts pārkāpums;

48.2. attiecīgā finansējuma saņēmēja vai partnerorganizācijas ar sadarbības iestādi noslēgtā līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu numuru;

48.3. neatbilstoši veikto izdevumu summu (ja tas ir iespējams);

48.4. pārkāpuma būtību (tai skaitā izmaksu pozīciju);

48.5. veidu, kādā iespējamā neatbilstība atklāta.

49. Sadarbības iestāde, ņemot vērā tās rīcībā esošo informāciju (tai skaitā šo noteikumu 48. punktā minēto informāciju), piecu darbdienu laikā pēc informācijas saņemšanas pieņem lēmumu par neatbilstību.