LegalizePar konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē"
Ministru kabineta rīkojums Nr. 404 Rīgā 2023. gada 4. jūlijā (prot. Nr. 34 56. §)
1. Atbalstīt konceptuālajā ziņojumā "Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē" (turpmāk – konceptuālais ziņojums) ietverto vienotā pakalpojumu centra (turpmāk – pakalpojumu centrs) izveides modeļa 2. risinājumu un tā paātrinātu ieviešanu atbilstoši konceptuālā ziņojuma 6. nodaļā noteiktajai secībai, tai skaitā:
1.1. vienotu finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu vadības, mācību un attīstības IT risinājumu ieviešanu;
1.2. ministriju un to padotības iestāžu grāmatvedības speciālistu centralizāciju pakalpojumu centrā.
2. Valsts kancelejai līdz 2023. gada 31. decembrim sagatavot un iesniegt noteiktā kārtībā izskatīšanai Ministru kabinetā likumprojektu par grozījumiem Valsts pārvaldes iekārtas likumā atbilstoši konceptuālajā ziņojumā ietvertajam 2. risinājumam.
3. Finanšu ministrijai (Valsts kasei) līdz 2023. gada 31. decembrim sagatavot un iesniegt noteiktā kārtībā izskatīšanai Ministru kabinetā likumprojektu par grozījumiem Likumā par budžetu un finanšu vadību atbilstoši konceptuālajā ziņojumā ietvertajam 2. risinājumam.
4. Ministrijām un to padotības iestādēm izmantot pakalpojumu centra pakalpojumus un pievienoties pakalpojumu centram grāmatvedības uzskaites un centralizētas grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu platformas pakalpojuma saņemšanai atbilstoši saskaņotajam resoru pievienošanās plānam.
5. No 2024. gada 1. janvāra ministrijas un to padotības iestādes finanšu ieguldījumus, kurus paredzēts veikt finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu vadības, mācību un attīstības informācijas sistēmu pilnveidei vai jaunu risinājumu iegādei, izņemot ikgadējās sistēmu uzturēšanas izmaksas, saskaņo ar Valsts kanceleju un Valsts kasi.
6. Valsts kancelejai nodrošināt kopējo amata vietu skaita uzraudzību pakalpojuma centra izveides laikā šādās jomās: personāla vadība, finanšu analīze un vadība, grāmatvedība.
7. Finanšu ministrijai (Valsts kasei) un iesaistītajām nozares ministrijām valsts budžeta izdevumu pārskatīšanas procesā un kārtējā gada valsts budžeta sagatavošanas procesā sagatavot priekšlikumus finansējuma pārdalei no ministriju budžetiem uz Finanšu ministrijas budžetu, lai nodrošinātu pakalpojumu centra darbību, atbilstoši šā rīkojuma 1. punktā minētajam risinājumam.
8. Neatkarīgās iestādes var pievienoties pakalpojumu centram, savstarpēji vienojoties ar Valsts kanceleju un Valsts kasi par pakalpojumu sniegšanas uzsākšanas laiku, apjomu un izmaksu modeli.
9. Jautājumu par pakalpojumu centra izveides risinājuma īstenošanai nepieciešamo finansējumu skatīt gadskārtējā valsts budžeta un vidēja termiņa budžeta ietvara sagatavošanas un izskatīšanas procesā kopā ar visu ministriju un citu centrālo valsts iestāžu iesniegtajiem prioritāro pasākumu pieteikumiem atbilstoši valsts budžeta finansiālajām iespējām.
Ministru prezidents A. K. KariņšMinistru prezidenta vietā ‒ finanšu ministrs A. Ašeradens
(Ministru kabineta2023. gada 4. jūlijarīkojums Nr. 404)
Konceptuālais ziņojums"Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē"
| Termins/Saīsinājums | Skaidrojums |
|---|---|
| AIM | Aizsardzības ministrija |
| AM | Ārlietu ministrija |
| ANM | Atveseļošanas un noturības mehānisms |
| AUS | Valsts tiešās pārvaldes iestāžu un citu valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu atlīdzības un personu uzskaites sistēma |
| BI | Angl. – Business intelligence ir uz tehnoloģijām balstīts process datu analīzei un praktiskas informācijas sniegšanai, kas palīdz uzņēmumiem pieņemt pārdomātus lēmumus |
| Core HR | Informācijas sistēma, kas sniedz atbalstu cilvēkresursu vadības pamatdarbības procesu nodrošināšanai un kurā tiek veikta centralizēta darbinieku pamatdatu krātuve. Core HR ir iespējams uzglabāt, apstrādāt un pārvaldīt visus darbinieka datus, kas nepieciešami, lai nodrošinātu cilvēkresursu vadības procesus |
| EIS | Elektronisko iepirkumu sistēma |
| EK | Eiropas Komisija |
| EM | Ekonomikas ministrija |
| ES | Eiropas Savienība |
| ESAO | Ekonomiskās sadarbības un attīstības organizācija |
| EUR | Eiro |
| FM | Finanšu ministrija |
| IEM | Iekšlietu ministrija |
| IKT | Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas |
| IZM | Izglītības un zinātnes ministrija |
| IT | Informācijas tehnoloģijas |
| IS | Informācijas sistēma |
| KM | Kultūras ministrija |
| LM | Labklājības ministrija |
| MK | Ministru kabinets |
| MP | Ministru prezidents |
| NEPLP | Nacionālā elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome |
| NEVIS | Novērtēšanas elektroniskās veidlapas informācijas sistēma |
| NPV | Pašreizējā neto vērtība (Angl. Net present value) |
| RTK | Igaunijas valsts VPC (Riigi Tugiteenuste Keskus) |
| SEPLP | Sabiedrisko elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome |
| SM | Satiksmes ministrija |
| TM | Tieslietu ministrija |
| VAS | Valsts administrācijas skola |
| VARAM | Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija |
| VM | Veselības ministrija |
| VPC | Vienotais pakalpojumu centrs |
| ZM | Zemkopības ministrija |
| Audita konsultācija | Saskaņā ar MK 2022. gada 23. marta rīkojumu Nr. 194 "Par kopējām valsts pārvaldē auditējamām prioritātēm 2022. un 2023. gadam" visās ministrijās veikta uz datiem balstīta audita konsultācija par grāmatvedības nodrošināšanas procesiem |
| --- | --- |
| Centralizācija | Resursu (cilvēku un/vai tehnoloģiju) koncentrēšana vienā izpildes vietā funkcijas nodrošināšanai |
| E-rēķins | Rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un atbilst Ministru kabineta noteiktajam publiskajos iepirkumos piemērojamā elektroniskā rēķina standartam |
| Finanšu grāmatvedība | Procesu kopums, kas ietver secīgus grāmatvedības darba posmus, kurus veicot iegūst finanšu pārskatus vai informāciju nodokļu aprēķināšanai par attiecīgo pārskata periodu (mēnesi, ceturksni vai gadu). Finanšu grāmatvedības mērķis ir nodrošināt patiesu un skaidru priekšstatu nodrošināšanu par iestādes finansiālo stāvokli |
| Standartizācija | Darbību kopums, kuru mērķis ir noteikt vienādus un daudzkārt atkārtojamus principus esošo vai perspektīvo uzdevumu risināšanai un tādējādi radīt nosacījumus optimālai sakārtotībai atbalsta funkciju izpildē |
| Vienotais pakalpojumu centrs | Centrs, kas samazina atbalsta funkciju izpildes dublēšanos dažādās organizācijās, koncentrējot funkciju izpildi vienuviet, un kas atbild par konkrētu atbalsta funkciju uzdevumu apstrādi un izpildi, piemēram, finanšu grāmatvedību, cilvēkresursiem, algām, iepirkumiem u. c. atbalsta funkcijām. Laika periodā 2023.–2030. gadam atbalsta funkcijas realizē Valsts kases un Valsts kancelejas struktūrvienībās. |
| Šobrīd veltītās nodarbināto slodzes finanšu grāmatvedības procesiem | Ap 919 slodzēm4 |
| --- | --- |
| Kopējās atlīdzības izmaksas finanšu grāmatvedībā (EUR/gadā) | Ap 15,8 milj. EUR/gadā5 |
| Indikatīvais amata slodžu samazinājums uz administratīva rakstura darbībām | > 40 %6 (uz 2040. gadu pēc visu resoru centralizācijas un risinājumu automatizācijas) |
| Šobrīd veltītās slodzes finanšu vadības procesiem | Ap 400 slodzēm12 |
| --- | --- |
| Potenciālais ietaupījums, mazinot administratīvā rakstura procesus | Ap 80 slodzēm13 |
| Ietaupījums darba stundās/gadā | Ap 130 000 stundu gadā |
| Risinājumu dimensijas | Apraksts |
| --- | --- |
| Organizācija un pārvaldība | Ietver jautājumus, kuri skar VPC organizatorisko modeli un personāla vajadzības. Definējot potenciālos VPC izveides risinājumus, modelēti šādi aspekti:• sagaidāmais VPC organizatoriskais modelis (VPC kā esošās vai jaunas iestādes struktūrvienība, procesu un IS stratēģiskā pārziņa loma (IS ieviesējs, uzturētājs, attīstītājs));• speciālistu pārņemšanas (pievienošanas VPC) tvērums, secība un ātrums (resoru mērogā) |
| Procesi un dati | Potenciālie VPC izveidošanas risinājumi modelēti, ņemot vērā:• procesu standartizāciju;• procesu centralizāciju;• u. c. |
| Tehnoloģijas | Ietver IS izvēli un attiecīgu integrāciju veidošanu, IS migrāciju un nepieciešamo tehnisko resursu apzināšanu. |
| Politikas un normatīvais ietvars | Ietver tādus jautājumus kā likumā noteikto deleģējumu, starpresoru sadarbību u. c. Definējot risinājumus, uzmanība vēršama uz potenciāliem ierobežojumiem |
| 1. | - VPC izveide bez pārejas posma – notiek visu tvērumā esošo procesu standartizācija un vienotu, jaunu IS risinājumu ieviešana vienā posmā finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu vadības, mācību un attīstības jomā. Paredzēta speciālistu (grāmatvežu) centralizācija. |
| --- | --- |
| 2. | VPC izveide ar pārejas posmu:- Finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības jomā – notiek procesu standartizācija un vienotu IS risinājumu ieviešana, izvēloties risinājumu, kas šobrīd ir 94% no iestādēm. Nākamajā posmā tiek izvērtēta jaunas sistēmas iegādes nepieciešamība. Paredzēta speciālistu (grāmatvežu) centralizācija.- Budžeta plānošanas un finanšu vadības jomā – procesu standartizācija un vienoti risinājumi.- Cilvēkresursu vadības jomā – procesu standartizācija un vienoti risinājumi.- Mācību un attīstības jomā – procesu standartizācija un vienoti risinājumi. |
| Izmaksu un ieguvumu analīze | |
| --- | --- |
| Iekšējās atdeves koeficients (IRR) | |
| 1. risinājums | 6,4% |
| 2. risinājums | 19,9% |
| Izdevīgs | Nav izdevīgs | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Centralizācijas reformas īstenošanas un VPC izveides vīzija: ceļa kartes un rīcības plāna izveides pamatā ir informatīvajā ziņojumā15 iekļautā vīzija, kas nosaka arī sasniedzamos rezultātus līdz 2026. un 2031. gadam. Rīcības plāna laika rāmis ir pielāgots īstermiņa un ilgtermiņa rezultātu sasniegšanai:- 2026. gadā16 – "Sāk darboties vienots risinājums un pakāpeniski tiek sākta tādu atbalsta funkciju kā grāmatvedības un cilvēkresursu pārvaldības centralizācija. Vismaz 15 % no kopējā darbinieku skaita tiešajā pārvaldē saņem centralizētus grāmatvedības un cilvēkresursu pārvaldības pakalpojumus no vienotā risinājuma pakalpojumu sniedzēja";- 2026. gadā17 – "Izveidota un ekspluatācijā esoša centralizēta atbalsta funkciju platforma". |
|---|
| Izvēlētais risinājums vīzijas sasniegšanai: rīcības plāns paredz finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu vadības, mācību un attīstības procesu standartizāciju, vienotas IS ieviešanu visās iestādēs, kā arī speciālistu pārcelšanu (finanšu grāmatvedībā) no resoriem uz VPC. Rīcības plāna ietvaros piedāvātas konkrētas aktivitātes, lai nodrošinātu 2. risinājuma ieviešanu. |
| Projekta ietvaros veiktās izpētes rezultātā identificētie izaicinājumi: rīcības plāna un laika grafika izstrādē ņemti vērā identificētie VPC izveides un resoru pārcelšanas ierobežojumi, kas izriet no Projektā veiktās izpētes. Procesu un datu ierobežojumi: • iestādēs procesi ir pielāgoti specifiskām individuālajām iestādes vajadzībām, kas pagarina procesu standartizācijas gaitu; • procesu izpildē iesaistīti vairāku funkciju pārstāvji; • procesu izpildē dokumentu plūsma prevalē pār informācijas plūsmu;• būtiskas atšķirības resoru procesos var radīt novirzes no laika grafika. Tāpat jāņem vērā, ka šobrīd Valsts kasei ir 11 klienti18, bet nav izstrādāta standartizēta prakse uz nozaru specifiskajiem jautājumiem, līdz ar to procesu standartizācija var paņemt ilgāku laiku;Tehnoloģiskie ierobežojumi: • paaugstināti IKT infrastruktūras kiberdrošības draudi; • divas informācijas plūsmas: IS datu apmaiņa un e-pastu komunikācija; • datu sadrumstalotība un dublēšanās dažādās IS; • lietotāju manuālu darbību veikšana un datu apstrāde ārpus IS. Citi ierobežojumi: • centralizācijas stratēģiskā ietvara un rīcībpolitikas trūkums; • sadrumstalots normatīvais regulējums un atšķirīga interpretācija; • ar informācijas drošību un apriti saistītie ierobežojumi; • tiesisko attiecību izbeigšana atkarībā no nodarbinātā statusa un nodarbinātā pārcelšana. |
| Identificētie riski rīcības plāna īstenošanai: identificēti VPC izveides un resoru pārcelšanas riski, kas ietekmē Reformas īstenošanu:Organizācijas un pārvaldības riski: • termiņu neievērošanas un rādītāju nesasniegšanas riski, ņemot vērā apjomīgu reformas tvērumu un ierobežotas iespējas paplašināt kapacitāti (t.sk., amata vietu);• pretestība pārmaiņām no resoru (iestāžu) puses, ieinteresētās puses var neatbalstīt VPC ieviešanu;• produktivitātes un komunikācijas pasliktināšanās VPC ieviešanas sākuma stadijā;• būtiskas atšķirības resoru procesos var radīt novirzes no laika grafika;• pastāv risks lielai darbinieku mainībai (t.sk., speciālisti var izvēlēties nepāriet uz VPC). Tāpat, pamatojoties uz AUS datiem vairāk nekā 40% grāmatvežu ir vecuma grupā virs 55 gadiem;• kompetentu ekspertu ierobežotas piesaistes iespējas.Procesu un datu riski:• apgrūtināta procesu nepārtrauktības nodrošināšana;• ilgstoša procesu standartizācija un harmonizācija;• procesu (pakalpojumu) kvalitātes kritums pārejas posmā;• VPC klientu zema motivācija nodrošināt kvalitatīvus datus, uzlabot savus iekšējos procesus un sadarbību ar VPC.Tehnoloģijas (IS risinājumi):• Attiecībā uz budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu pastāv šādi riski:o ņemot vērā, ka valstī 10 no 14 resoriem jau ir iestrādnes budžeta plānošanas risinājumos (divos dažādos risinājumos), tad atklāta konkursa rezultātā pastāv risks, ka, ejot uz vienoto risinājumu, šīs izstrādnes vairs netiks izmantotas vai tiks izmantotas daļēji, kas rada risku, ka līdz šim ieguldītie līdzekļi netiks izmantoti;o valstī nav izstrādāta prakse sistēmu pārņemšanā starp resoriem, kā arī to var apgrūtināt jau līdz šim noslēgtie līgumi, kas rada risku uz neiespējamu sistēmu pārņemšanu pat gadījumos, ja tas, ieviešot risinājumu, būtu loģiski pamatojams.o iepirkuma procedūras (atklāta konkursa) laikā pastāv augsti riski uz pārsūdzībām, kas var ietekmēt ANM mērķu sasniegšanu un termiņu ievērošanu.• Attiecībā uz finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības risinājumu:o ņemot vērā, ka šobrīd tikai teorētiski var novērtēt sistēmas veiktspējas, funkcionalitātes un citas iespējas, tad pastāv risks, ka, praktiski pārņemot lielu apjomu resorus, var atklāties ierobežojumi, kas kavē resoru pārņemšanu vai tiek identificēta tā kā neiespējama uz esošo risinājumu.o ņemot vērā, ka šobrīd ir ļoti atšķirīga prakse Horizon izmantošanā un centralizācijas pakāpē resoros, kā arī to, ka centralizācijas reformas tvērumā plānots uzsākt centralizāciju valsts tiešās pārvaldes iestādēm, tad pastāv risks, ka resoram paliek nepieciešamība uzturēt esošo finanšu grāmatvedības sistēmu, kas atbalsta grāmatvedību, kas nav tiešās pārvaldes iestādēm. Šobrīd nav pieejami dati par tik detalizētām izmaksām, kas ļautu modelēt izmaksu apjomu;o balstoties uz SIA PricewaterhouseCoopers analīzi, šobrīd netiek ieteikts iet uz jaunu grāmatvedības un personāla lietvedības sistēmu, bet ieguldīt līdzekļus Horizon/Hop pilnveidē, lai paaugstinātu automatizācijas pakāpi, kā arī nodrošinātu citus drošības, nefunkcionālos uzlabojumus. Tomēr jāņem vērā, ka valstij nepieder autortiesības uz izmaiņu programmatūras kodu, kā arī to, ka izstrādnes var pasūtīt tikai ražotājam. Attiecīgi, VARAM atbalstot un MK stratēģiski pieņemot lēmumu par centralizācijas risinājumu, jāņem vērā augstāk minētie negatīvie aspekti• citi riski:o atkarība no viena piegādātāja;o tirgus negodprātīgas konkurences riski, ko finansējuma saņēmējs nevar ietekmēt;o izstrādātāju kapacitātes un darbinieku mainības risks projekta ieviešanas laikā, kas var būtiski aizkavēt termiņus un rada riskus kvalitātei;o jaunu IS pilnīga ieviešana aizņem ilgāku laiku, prasa lielākus finanšu un cilvēkresursu ieguldījumus.Finanšu riski:• finanšu resursi VPC ieviešanas pirmajam posmam līdz 2026. gadam pieejami daļējā apmērā;• nepietiekama budžeta pārdale centralizēta grāmatvedības uzskaites pakalpojuma un platformas nodrošināšanai;• iepirkumu rezultāti var radīt būtiskas izmaiņas finanšu plānā;• IT un citu izmaksu pieauguma risks var ietekmēt realizāciju, īpaši ņemot vērā, ka tuvākajos gados vienlaicīgi valstī tiks īstenots liels apjoms IT projektu.Normatīvā regulējuma riski:• nesavlaicīgi veikta normatīvajos tiesību aktos nepieciešamo grozījumu identifikācija un normatīvo iniciatīvu virzība, lai uzsāktu risinājuma ekspluatāciju. |
Šis dokuments neaizstāj oficiālo publikāciju izdevumā Latvijas Vēstnesis. Mēs neuzņemamies atbildību par iespējamām neprecizitātēm, kas radušās oriģināla pārveidošanā šajā formātā.