Privāto pensiju fondu pārvaldības sistēmas noteikumi

Latvijas Bankas noteikumi Nr. 372Rīgā 2024. gada 16. decembrī

Izdoti saskaņā ar Privāto pensiju fondu likuma20. panta sešpadsmito daļu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka prasības Latvijas Republikā licencētiem privātajiem pensiju fondiem (turpmāk – pensiju fonds) efektīvas iekšējās pārvaldības sistēmas un tās elementu izveidei un darbībai.

2. Noteikumos lietoti šādi termini:

2.1. pamatfunkciju veicēji – personas (darbinieki), kuru amata stāvoklis dod tām iespēju būtiski ietekmēt pensiju fonda darbības virzību, bet kuras nav pensiju fonda padomes vai valdes locekļi, piemēram, par risku pārvaldības funkciju atbildīgā persona, par iekšējā audita funkciju atbildīgā persona, par aktuāro funkciju atbildīgā persona, par noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas prasību izpildi atbildīgā persona, kā arī persona, kura ir pilnvarota pieņemt lēmumus pensiju fonda vārdā;

2.2. riska profilu ietekmējošie amati – amati, kuros nodarbināto personu (darbinieku) profesionālajai darbībai ir būtiska ietekme uz pensiju fonda vai pensiju plāna riska profilu, un tie ietver vismaz amatpersonas, pamatfunkciju veicējus un citus amatus, kuru veicēji ir pilnvaroti pieņemt lēmumus pensiju fonda vārdā un uzņemties risku, kas būtiski ietekmē pensiju fonda vai tā dibināto pensiju plānu riska profilu.

II. Vispārējās prasības pensiju fonda pārvaldības sistēmas veidošanai

3. Pensiju fonds pārvaldības sistēmu veido, ņemot vērā pensiju fonda lielumu, veikto darījumu apjomu, to dažādību un sarežģītību, risku lielumu saistībā ar pensiju fonda darbības sfēru, pārvaldes modeli, kā arī informācijas tehnoloģiju un citus faktorus, kuri ir būtiski konkrētā pensiju fonda darbības mērķu īstenošanai, un tā ietver:

3.1. pensiju fonda lielumam atbilstošu organizatorisko struktūru un darbības organizāciju;

3.2. darbības plānošanu, attīstības stratēģijas un ieguldījumu politikas noteikšanu;

3.3. interešu konfliktu pārvaldību;

3.4. atalgojuma sistēmu un personāla politiku;

3.5. risku identificēšanu un pārvaldīšanu, tai skaitā mērīšanu, novērtēšanu, kontroli, stresa testu veikšanu un pašu riska novērtējuma veikšanu;

3.6. grāmatvedības uzskaiti un vadības informācijas sistēmu;

3.7. aktīvu un informācijas sistēmu aizsardzību;

3.8. ārpakalpojumu izmantošanas pārvaldību, ja pensiju fonds tos izmanto;

3.9. iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu, regulāru pārskatīšanu, efektivitātes novērtēšanu un pilnveidošanu, kā arī jebkuru atklāto sistēmas nepilnību savlaicīgu novēršanu.

4. Pensiju fonds ievieš iekšējās kontroles sistēmu, kas nodrošina efektīvu risku pārvaldīšanu pensiju fonda un pensiju plāna līmenī, lai amatpersonām sniegtu pamatotu pārliecību, ka aktīvi ir nodrošināti pret zaudējumiem, darbības riski tiek pastāvīgi novērtēti un pārvaldīti, darījumi notiek saskaņā ar pensiju fondā noteikto kārtību un pensiju fonds darbojas saprātīgi, piesardzīgi un efektīvi, pilnībā ievērojot pensiju fonda darbību regulējošo normatīvo aktu, tai skaitā noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas jomā, prasības.

5. Par pensiju fonda iekšējās pārvaldības sistēmas izveidi un efektīvu funkcionēšanu atbild pensiju fonda amatpersonas.

6. Ja slēgtais pensiju fonds nav izveidojis padomi, pensiju fonda padomes pienākumu izpildi nodrošina pensiju fonda akcionāri vai dalībnieki.

III. Pensiju fonda padomes funkcijas pārvaldības jomā

7. Pensiju fonda padome (ja tāda ir izveidota) uzrauga, kā pensiju fonda valde nodrošina pārvaldības sistēmas izveidi un efektīvu funkcionēšanu. Uzraugot pārvaldības sistēmu, pensiju fonda padome:

7.1. nosaka pienākumu sadali starp padomes locekļiem un informācijas apmaiņas kārtību starp padomi un valdi;

7.2. nosaka valdes locekļu pienākumus (vai kontrolē akcionāru vai dalībnieku noteikto pienākumu izpildi) un valdes darbības rezultātu novērtēšanas kārtību;

7.3. apstiprina vai akceptē tālākai iesniegšanai pensiju fonda akcionāriem vai dalībniekiem apstiprināšanai pensiju fonda organizatorisko struktūru, lai nodrošinātu, ka pienākumi un atbildība ir atbilstoši noteikti;

7.4. apstiprina un aktualizē valdes ieteiktās risku pārvaldīšanas politikas gan attiecībā uz jau veicamajiem, gan plānotajiem darījumiem, iekļaujot tajās risku novērtēšanas un kontroles kārtību, pilnvaru piešķiršanas kārtību attiecīgo darījumu veikšanai, kā arī nosakot ierobežojumus attiecībā uz konkrētiem riskiem, pieprasa un saņem informāciju par noteikto ierobežojumu būtiskiem pārkāpumiem;

7.5. kontrolē efektīvas vadības informācijas sistēmas izveidošanu;

7.6. kontrolē, vai iekšējā audita funkcija ir skaidri noteikta, tai ir atbilstoša vieta pensiju fonda organizatoriskajā struktūrā un noteikta loma pensiju fonda pārvaldīšanas procesā, tai ir kvalificēts personāls un tā darbojas efektīvi;

7.7. kontrolē pārmaiņas iekšējās kontroles sistēmā atbilstoši pārmaiņām pensiju fonda darbībā un pensiju fonda darbību ietekmējošajos ārējos apstākļos;

7.8. izskata iekšējā audita funkcijas, zvērinātu revidentu, kā arī Latvijas Bankas un citu institūciju atzinumus un ieteikumus pensiju fonda darbības uzlabošanai un kontrolē atklāto trūkumu novēršanu;

7.9. nosaka ziņojumu, kurus tā saņem, saturu, apjomu, formātu un biežumu, kā arī kritiski izvērtē un vajadzības gadījumā apstrīd šīs informācijas patiesumu;

7.10. nosaka ārpakalpojumu politiku un procedūras;

7.11. nodrošina šo noteikumu 29. punktā noteiktos pienākumus atalgojuma politikas jomā;

7.12. nosaka pazīmes, kas norāda uz interešu konfliktu, un interešu konflikta novēršanas un pārvaldības kārtību;

7.13. nodrošina, ka padomes sēdes protokolē un tajās pieņemtos lēmumus un to pamatojumu fiksē padomes sēdes protokolā.

IV. Pensiju fonda valdes funkcijas pārvaldības jomā

8. Pensiju fonda valde ir atbildīga par visaptverošas pārvaldības sistēmas izveidošanu, īstenošanu un pilnveidošanu saskaņā ar pensiju fonda noteikto attīstības stratēģiju, tai skaitā:

8.1. nosaka kvalitatīvus un kvantitatīvus mērķus katrai pensiju fonda darbības jomai saskaņā ar pensiju fonda noteikto attīstības stratēģiju;

8.2. izstrādā organizatorisko struktūru, kurā ir skaidri noteiktas pilnvaras un efektīva pienākumu sadale starp valdes locekļiem, pensiju fonda struktūrvienībām un atbildīgajiem darbiniekiem;

8.3. nosaka pensiju fonda personāla kvalifikācijas prasības;

8.4. nodrošina pensiju fonda aktīvu aizsardzību;

8.5. nodrošina darbības risku identifikāciju, novērtēšanu un pārvaldīšanu;

8.6. ievieš un pārvalda vadības informācijas sistēmu, kas aptver visu pensiju fonda darbību;

8.7. nosaka aktīvu, ieņēmumu un izdevumu uzskaites un novērtēšanas principus;

8.8. ievieš kontroles mehānismus, kas nodrošina, lai pensiju fonda darbību regulējošos normatīvos aktus, pensiju fonda apstiprinātās politikas, plānus, iekšējos noteikumus un procedūras ievērotu visi pensiju fonda darbinieki;

8.9. nodrošina pasākumu veikšanu, lai novērstu iekšējās kontroles sistēmas trūkumus, kurus atklājis iekšējais audits, zvērināts revidents, Latvijas Banka vai citas institūcijas;

8.10. vismaz vienu reizi gadā pensiju fonda padomei (ja tāda ir izveidota) sniedz pārskatu par iekšējās kontroles sistēmas darbību;

8.11. nosaka ziņojumu, kurus tā saņem, saturu, apjomu, formātu un biežumu, kā arī kritiski izvērtē un vajadzības gadījumā apstrīd šīs informācijas patiesumu;

8.12. veic šo noteikumu 30. punktā noteiktos pienākumus atalgojuma politikas jomā.

V. Organizatoriskā struktūra un darbības organizācija

9. Pensiju fonds, ņemot vērā tā darbības apjomu, veidu, kā arī sarežģītību un specifiku, nodrošina atbilstošu tā darbības organizāciju, tai skaitā:

9.1. izveido pensiju fonda lielumam un darbības riskiem atbilstošu organizatorisko struktūru, kas nodrošina pensiju fonda darbības atbilstību tā darbību regulējošajiem normatīvajiem aktiem, tai skaitā noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas jomā. Pensiju fonds ne retāk kā reizi gadā novērtē organizatoriskās struktūras atbilstību;

9.2. nosaka pensiju fonda korporatīvās vērtības, profesionālās rīcības un ētikas standartus;

9.3. izstrādā politikas un procedūras pensiju fonda darbības un darba organizācijas nodrošināšanai.

10. Pensiju fonds nosaka un dokumentē tā organizatorisko struktūru, kurā ir skaidri noteiktas pilnvaras un efektīva pienākumu sadale starp valdes un padomes locekļiem, pensiju fonda struktūrvienībām un atbildīgajiem darbiniekiem, tostarp nosaka darbinieku pilnvaras, pienākumus un atbildību darījumu veikšanā un kontrolē.

11. Pensiju fonds nodrošina, ka gan valdei, gan padomei (ja tāda ir izveidota) kolektīvi ir pietiekama pieredze un zināšanas par visiem pensiju fonda būtiskajiem darbības veidiem un riskiem.

12. Pensiju fonds nodrošina, ka katrai amatpersonai ir pietiekama kompetence un prasmes, lai veiktu amata pienākumus, un nodrošina, ka nepieciešamības gadījumā katrai amatpersonai ir iespēja saņemt atbilstošu iekšēju vai ārēju apmācību vai konsultācijas.

13. Pensiju fonds nosaka informācijas apmaiņas un pārskatu sniegšanas kārtību, tai skaitā konfidencialitātes prasības.

14. Pensiju fonds nodrošina, ka tā darbinieki ir informēti par to pienākumiem (tai skaitā attiecībā uz risku identificēšanu un pārvaldīšanu), saņem un pārzina informāciju, kas saistīta ar to amata pienākumu izpildi, un tiem ir amata pienākumu izpildei atbilstoša kvalifikācija un pietiekama pieredze.

15. Pensiju fonds dokumentē darbiniekiem noteiktos pienākumus un piešķirtās pilnvaras un ievēro pienākumu dalīšanas principu, kas izpaužas kā to pienākumu (funkciju) nodalīšana, kuri, ja tos apvienotu, ļautu kādam darbiniekam vienpersoniski veikt kādu darījumu pilnībā. Pienākumu dalīšanas princips aptver vismaz tādas darbības kā darījuma apstiprināšana, izpilde, novērtēšana, salīdzināšana, glabāšana, grāmatošana un kontrole.

16. Pensiju fonds nodrošina, ka darbinieki tiek iepazīstināti ar tiem piešķirtā pilnvarojuma apjomu, pārpilnvarojuma tiesībām, kā arī visiem piešķirto pilnvaru izmantošanas ierobežojumiem.

17. Darījumus veic atbilstoši pensiju fonda organizatoriskajā struktūrā noteiktajiem atbildības līmeņiem un saskaņā ar darbiniekiem piešķirtajām pilnvarām.

18. Pensiju fonds nosaka un dokumentē darījumu veikšanas un kontroles (pārvaldības) nodrošināšanas kārtību. Pensiju fonds nodrošina, ka ar šo kārtību tiek iepazīstināti darbinieki.

19. Pensiju fonds darījumu veikšanas un kontroles (pārvaldības) nodrošināšanas kārtībā ietver vismaz:

19.1. darījuma veicēja pilnvarošanas kārtību (tai skaitā norāda dokumentus, kurus nepieciešams noformēt lēmumu pieņemšanas procesā, līdz darījuma veikšana tiek apstiprināta);

19.2. amatpersonas vai atbildīgos darbiniekus, kuri apliecina attiecīgo lēmumu pieņemšanu;

19.3. ierobežojumus, lai nodrošinātu darījuma atbilstību pensiju fonda politikai un darbību regulējošiem normatīvajiem aktiem;

19.4. darījuma apstrādes un kontroles kārtību.

20. Pensiju fonds izstrādā un īsteno politikas un procedūras, kurās nosaka:

20.1. jaunu klientu piesaistīšanas kārtību;

20.2. to dokumentu formu un saturu, kurus noformē, veicot darījumus ar klientiem un trešām personām;

20.3. pensiju plānu dalībnieku uzskaites kārtību;

20.4. pensiju plānu dalībnieku atskaitīšanas kārtību;

20.5. dalībnieku statusa pārskatīšanas biežumu.

21. Pensiju fonds nosaka informāciju, kāda ir jāsaņem no klientiem, un nodrošina šīs informācijas aktualizāciju atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ direktīvu 94/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) prasībām.

VI. Pensiju fonda stratēģijas noteikšana un darbības plānošana

22. Pensiju fonds izstrādā un dokumentē tā stratēģiju vismaz triju gadu periodam un tajā nosaka:

22.1. darbības mērķus un rezultātu novērtēšanas kritērijus;

22.2. risku pārvaldības politiku, kas ietver potenciālos riskus un pieļaujamos riska līmeņus;

22.3. mērķus likviditātes, pamatkapitāla un pašu kapitāla pārvaldības jomā, ņemot vērā darbības apjomu, veidu, kā arī sarežģītību un specifiku;

22.4. ieguldījumu politikas aprakstu katram pensiju plānam.

VII. Interešu konflikta situāciju pārvaldība

23. Pensiju fonds nodrošina iespēju pensiju fonda darbiniekiem ziņot par faktiskiem vai potenciāliem iekšējās kontroles sistēmas trūkumiem, konstatētajiem pensiju fonda darbību regulējošo normatīvo aktu pārkāpumiem, izteikt priekšlikumus to novēršanai un ziņot par nelikumīgiem vai neētiskiem darījumiem, tai skaitā par interešu konflikta situācijām.

24. Pensiju fonds, nodrošinot interešu konflikta situāciju pārvaldīšanu, īpaši gadījumos, kad pensiju fonds, līdzekļu pārvaldītājs, līdzekļu turētājs, ārpakalpojuma sniedzējs vai darba devējs ir saistītās personas, izveido atbilstošus organizatoriskus un administratīvus pasākumus, kas novērš klientu vai potenciālo klientu interešu nelabvēlīgu ietekmēšanu.

25. Pensiju fonds izstrādā un dokumentē pensiju fonda interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politiku un procedūras, lai nodrošinātu faktisko vai potenciālo interešu konflikta situāciju savlaicīgu identificēšanu un pārvaldīšanu, tai skaitā:

25.1. nosaka rīcību interešu konflikta situāciju novēršanai;

25.2. atbilstoši sadala pienākumus starp pensiju fonda darbiniekiem faktisko un potenciālo interešu konfliktu pārvaldīšanai;

25.3. nodrošina, ka pensiju fonda darbinieks savu amata pienākumu izpildē atturas no lēmumu pieņemšanas par pensiju fonda darījumiem vai cita veida profesionālajām darbībām pensiju fondā, kurās šim pensiju fonda darbiniekam rodas vai var rasties interešu konflikta situācija;

25.4. nodrošina atbilstošu kārtību, kā darbinieki ziņo pensiju fonda valdei vai padomei (ja tāda ir izveidota) par darījumiem, kuros attiecīgajai personai tieši vai netieši rodas vai var rasties interešu konflikts;

25.5. nodrošina, ka to struktūrvienību funkcijas, starp kurām rodas vai var rasties interešu konflikta situācija, nepārklājas (piemēram, ir noteiktas informācijas barjeras, noteikta atšķirīga organizatoriskā pakļautība).

VIII. Atalgojuma sistēma un personāla politika

26. Pensiju fonds nodrošina, ka pārvaldības sistēmas ietvaros ir izstrādātas, aktualizētas un piemērotas praksē:

26.1. personāla politika un procedūras, kas nosaka darbinieku atlases kārtību, atalgojuma noteikšanas kārtību, hierarhisko pārraudzību un amata pēctecības plānošanu, prasības dažādiem amatiem nepieciešamajām iemaņām, potenciālo darbinieku atbilstības novērtēšanas kritērijus un kārtību, kā arī dzimumneitrālu darba samaksas un atalgojuma noteikumu piemērošanu darbiniekiem un citus nosacījumus vienlīdzīgai attieksmei pret personālu neatkarīgi no dzimuma ar nodarbinātību saistītajās jomās, piemēram, personāla atlasi iestādes personāla atlases konkursos, apmācības iespējas un profesionālās karjeras izaugsmes iespējas, papildu labumu piešķiršanu monetārā un nemonetārā formā;

26.2. atalgojuma politika riska profilu ietekmējošiem amatiem, ņemot vērā pensiju fonda darbības apjomu, veidu, kā arī sarežģītību, specifiku un organizatorisko struktūru.

27. Ievērojot normatīvos aktus fizisko personu datu aizsardzības jomā, pensiju fonds ne retāk kā vienu reizi gadā atklāj informāciju par īstenoto atalgojuma politiku, tās pamatprincipiem un praksi attiecībā uz riska profilu ietekmējošiem amatiem, izvēloties piemērotu informācijas nesēju un vietu, kā arī nodrošina publiskotās informācijas aktualitāti. Internets tiek uzskatīts par piemērotu publicēšanas vietu. Minētā informācija ietver atalgojuma politikas mērķu un tās pamatprincipu aprakstu, informāciju par riska profilu ietekmējošiem amatiem, kā arī kritērijiem to noteikšanai. Informāciju par pārskata periodā īstenoto atalgojuma politiku, tās pamatprincipiem un praksi pensiju fonds atklāj vienlaikus ar gada pārskata vai konsolidētā gada pārskata publiskošanu par šo pašu pārskata periodu.

28. Pensiju fonds izstrādā, īsteno un aktualizē savai darbībai un riska profilam atbilstošu atalgojuma politiku riska profilu ietekmējošiem amatiem, ievērojot šādus pamatprincipus:

28.1. ir noteikta riska profilu ietekmējošo amatu identifikācijas kārtība;

28.2. atalgojuma politika paredz ne tikai atbilstīgas kvalifikācijas amatpersonu vai darbinieku piesaistīšanu un motivēšanu pensiju fonda noteikto mērķu sasniegšanai, bet tā atbilst arī pensiju fonda ilgtermiņa interešu īstenošanai, veicina darbības efektivitāti un finanšu stabilitāti kopumā, kā arī nodrošina piesardzīgu un efektīvu risku pārvaldīšanu;

28.3. atalgojuma politika atbilst pensiju fonda izveidoto pensiju plānu dalībnieku un papildpensijas saņēmēju ilgtermiņa interesēm;

28.4. ir paredzēti pasākumi interešu konflikta novēršanai, piemēram, izslēdzot iespēju pensiju fonda valdes un padomes locekļiem vai citiem darbiniekiem noteikt savu atalgojumu vai piedalīties sava atalgojuma noteikšanā;

28.5. atalgojuma politika nodrošina darbību regulējošo normatīvo aktu prasību ievērošanu, kā arī veicina piesardzīgu un efektīvu risku pārvaldīšanu un ierobežo risku uzņemšanos virs noteiktā pieļaujamā risku uzņemšanās līmeņa;

28.6. ir noteikti atalgojuma nemainīgās daļas elementi (parasti – darba alga) un atalgojuma mainīgās daļas (ja tāda ir paredzēta) elementi, piemēram, prēmijas, motivējošas shēmas ilgtermiņa darbības rezultātu sasniegšanai, atlīdzība darba līguma vai pilnvarojuma līguma izbeigšanas gadījumā, vienlaikus nodrošinot, ka atalgojuma nemainīgā daļa atalgojumā ir pietiekami liela, lai varētu noteikt elastīgu atalgojuma politiku attiecībā uz atalgojuma mainīgo daļu, tostarp iespēju atlikt, samazināt vai neizmaksāt atalgojuma mainīgo daļu, piemēram, finansiālā stāvokļa pasliktināšanās gadījumā;

28.7. pensiju fonda padomes atalgojumu nosaka un pārrauga pensiju fonda akcionāri vai dalībnieki. Padomes locekļus atalgo vienīgi ar atalgojuma nemainīgo daļu;

28.8. katrai amata kategorijai ir noteikts maksimālais atalgojuma mainīgās daļas procentuālais apmērs no atalgojuma nemainīgās daļas, ir paredzēti noteikumi atalgojuma mainīgās daļas piešķiršanai, piemēram, darbības rezultātu novērtēšana vai atalgojuma mainīgās daļas noteikšanai izmantojamie rādītāji un metodes, ir skaidri nosacījumi atalgojuma mainīgās daļas izmaksāšanai, atlikšanai, samazināšanai vai neizmaksāšanai, ja, piemēram, attiecīgajā darbības periodā ir pieļautas kļūdas, nepilnības vai nepienācīgi veikta profesionālā darbība;

28.9. izvērtējot Privāto pensiju fondu likuma 11. pantā minēto ārpakalpojumu izmantošanas iespējas, kā arī saņemot minētos ārpakalpojumus, pensiju fonds pārliecinās, ka ārpakalpojumu sniedzējs savā darbībā piemēro šajos noteikumos minētos atalgojuma politikas pamatprincipus, ciktāl tie ir attiecināmi uz ārpakalpojumu sniedzēja darbības specifiku. Šajā apakšpunktā minētās prasības neattiecas uz komercsabiedrībām, kurām ir saistošas nozarei specifiskas atalgojuma prasības saskaņā ar citiem Eiropas Savienības tiesību aktiem, t. i., uz ieguldījumu pārvaldes sabiedrībām, alternatīvo ieguldījumu fondu pārvaldniekiem, apdrošināšanas un pārapdrošināšanas sabiedrībām, kredītiestādēm un ieguldījumu brokeru sabiedrībām;