Vaststelling Richtlijnen 1986 voor beoordelen oprichtingen en statutenwijzigingen van n.v.'s en b.v.'s met beperkte aansprakelijkheid

Overwegende dat de Richtlijnen 1976 en het supplement 1981 voor het beoordelen van oprichtingen en van statutenwijzigingen van naamloze en besloten vennootschappen wijziging behoeven en dienen te worden aangepast aan nieuwe wetgeving zoals de Aanpassingswet aan de tweede richtlijn van de Raad van de Europese Gemeenschappen inzake het vennootschapsrecht en de Nieuwe regeling voor het kapitaal van de besloten vennootschap,

Besluit:

Richtlijnen inzake de uitvoering door het Ministerie van Justitie van de artikelen 68, 179, 125, 235, 72 en 183, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek vastgesteld door de staatssecretaris van Justitie

Voorwoord

De Richtlijnen voor het beoordelen van oprichtingen en statutenwijzigingen zijn herzien als uitvloeisel van drie ontwikkelingen. Ten eerste is het wenselijk gebleken het toezicht bij oprichting te verscherpen. Daartoe zijn vragenlijsten ingevoerd. Ten tweede is gehoor gegeven aan de wens de richtlijnen te bekorten en enigermate te versoepelen. Ten derde zijn de toe te passen wetsartikelen inmiddels gewijzigd, vooral door de Aanpassingswet tweede richtlijn en de Nieuwe regeling voor het kapitaal van de b.v. Het supplement 1981, dat aansloot op de Aanpassingswet tweede richtlijn, en de sinds de richtlijnen 1976 verschenen departementale standpunten zijn verwerkt.

Uitgangspunen bij de nieuwe opzet van de richtlijnen zijn dat aangegeven wordt waarop het departement vooral let, dat de wet slechts wordt aangehaald, waar dat nodig is om het verband in het betoog te handhaven, en dat over bepalingen van akten waarover twijfel blijkt te zijn gerezen, wordt vermeld of het departement deze wel of niet toestaat. Voor het overige wordt van de stellers van statuten verwacht dat zij nagaan welke grenzen het recht stelt. De vraag of een bepaling of het besluit waarbij die wordt vastgesteld in strijd is met de redelijkheid en billijkheid, zal het departement ter beoordeling overlaten aan de rechter.

Voorts zijn voor het gemak van de gebruikers de delen waarin de richtlijnen voor naamloze en besloten vennootschappen onderling afweken, te weten de hoofdstukken Aandelen en Blokkeringsregelingen, nu afzonderlijk uitgeschreven voor elke rechtsvorm. De samenhang van deze hoofdstukken is van groter belang dat het vestigen van de aandacht op de onderlinge verschillen.

Enkele richtlijnen, die strenger bleken dan een redelijke uitleg vereist, zijn versoepeld of geschrapt. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bepalingen over pandrecht en vruchtgebruik. Enkele andere zijn geschrapt omdat zij volstrekt vanzelf spraken, zoals de richtlijn dat als anderen dan aandeelhouders delen in de winst, de statuten moeten bepalen wie dat zijn. Uit dezelfde overweging zijn enkele wijdlopig gestelde richtlijnen nu bondiger onder woorden gebracht en is zuinigheid betracht in het geven van voorbeelden.

Deze uitgave van de richtlijnen brengt geen nieuws in de regels die slechts betrekking hebben op structuurvennootschappen.

Deze richtlijnen zullen worden gehanteerd vanaf het in werking treden van de wet Nieuwe regeling voor het kapitaal van de besloten vennootschap.

De herziening is voorbereid in de werkgroep Vennootschapsrecht 1Ingesteld bij besluit van 10 september 1973. Niet-ambtelijke leden, prof. mr. W. C. L. van der Grinten, voorzitter, mr. T. Drion, mr. A. G. van Solinge, mr. W. Westbroek. Voorts heeft in de werkgroep zitting gehad wijlen mr. Y. Scholten. en komt voor het overgrote deel overeen met het advies van de werkgroep. De richtlijnen dragen daarom het stempel van kritische toetsing uit rechtsgeleerd en praktisch oogpunt.

Voor de grote zorg die de leden van de werkgroep aan het omsmeden van de richtlijnen hebben besteed, ben ik hun zeer erkentelijk.

Oprichting en statutenwijziging

Paragraaf 1. De beoordeling bij oprichting

Indien gerede twijfel bestaat aan de (morele of financiële) betrouwbaarheid of integriteit van bij de vennootschap betrokken beleidsbepalende personen, wordt de gevraagde verklaring van geen bezwaar voor de oprichting van een vennootschap geweigerd. In die gevallen kan immers worden aangenomen dat er gevaar bestaat dat hetzij de vennootschap voor ongeoorloofde doeleinden zal worden gebruikt, hetzij haar werkzaamheid zal leiden tot benadeling van schuldeisers. De beoordeling van de betrouwbaarheid en integriteit vindt plaats aan de hand van een controle op criminele en financiële antecedenten.

In bijlage A bij deze richtlijnen wordt aangegeven welke criminele, respectievelijk financiële antecedenten in ieder geval relevant zijn voor de beoordeling van de betrouwbaarheid en de integriteit van de bij de vennootschap betrokken beleidsbepalende personen.

Bij gebleken criminele antecedenten, zoals hiervoor bedoeld, wordt steeds de aard van de aan het antecedent ten grondslag liggende (verweten) gedraging bezien in relatie tot de voorgenomen activiteiten van de op te richten vennootschap. Een verklaring van geen bezwaar voor de oprichting van een vennootschap wordt niet geweigerd wanneer dat, gelet op de omstandigheden waaronder het feit is gepleegd, de recente (persoonlijke) ontwikkeling van betrokkene en het gevaar voor misbruik van de vennootschap in relatie tot de voorgenomen bedrijfsuitoefening kennelijk onredelijk is.

Een verklaring van geen bezwaar wordt niet geweigerd wanneer dit kennelijk onredelijk is, bijvoorbeeld wanneer uit informatie van de curator aannemelijk wordt dat het faillissement of de surseance van betaling niet in belangrijke mate aan de betrokken persoon is te wijten.

Paragraaf 2. Administratieve behandeling van verzoeken bij oprichting

De ontwerp-akte moet in tweevoud worden ingediend, evenals stukken waarnaar in de ontwerp-akte wordt verwezen of die aan de oprichtingsakte worden gehecht. In plaats van originele stukken kunnen voor kopie conform getekende stukken worden overgelegd (art. 68, 179)

Van de stukken waarnaar wordt verwezen, behoeven niet te worden overgelegd:

• a. volmachten;

• b. de ingevolge artikel 93a of 203a vereiste bankverklaringen over storting in geld;

• c. de beschrijving van inbreng in natura ingevolge artikel 94a of 204a;

• d. de accountantsverklaring daarbij.

Het departement kan toezending van de beide laatste stukken verlangen. Ter bespoediging van de administratieve afhandeling is het gewenst dat bij de aanvraag vragenlijsten2Te verkrijgen bij de Staatsuitgeverij. worden gevoegd die zijn ingevuld en ondertekend door de oprichters en de te benoemen bestuurders. Dit wordt niet verlangd, indien een der oprichters is:

• a. structuurvennootschap,

• b. vennootschap waarvan de effecten ter beurze op de officiële markt of op de parallelmarkt zijn genoteerd;

• c. overheidslichaam;

• d. dochtermaatschappij van een hiervoor genoemde vennootschap o een overheidslichaam

Van een oprichtende rechtspersoon die blijkens zijn jongste jaarrekening een eigen vermogen heeft van een miljoen gulden of meer en van een oprichtende dochtermaatschappij van zulk een rechtspersoon wordt evenmin een vragenlijst verlangd. Hetzelfde geldt voor de tot eerste bestuurder te benoemen bestuurders of werknemers van de in de vorige zin of hierboven onder a t/m d genoemde rechtspersonen of dochtermaatschappijen, mits zulke rechtspersonen of dochtermaatschappijen bij de oprichting alle of nagenoeg alle aandelen nemen.

Vreemdelingen die buiten Nederland wonen en verblijven, behoeven geen vragenlijsten in te vullen.

Indien buitenlanders of in het buitenland gevestigde rechtspersonen bij de oprichting zijn betrokken, verdient het evenwel aanbeveling over de financiële positie en de betrouwbaarheid van deze personen inlichtingen te verschaffen en voorts kenbaar te maken of betrokkenen reeds plannen hebben aandelen in de op te richten vennootschap binnen een jaar na de oprichting over te dragen of aandelen uit te geven aan anderen dan oprichters, en zo ja, aan wie.

Het departement behoudt zich in alle gevallen de bevoegdheid voor toch de invulling van een vragenlijst te verlangen

Het departement houdt de ontvangen vragenlijsten geheim; wel kan het verstrekte gegevens natrekken.

Indien een rechtspersoon-oprichter nog niet is opgericht, kan daarvoor een nog ongetekende ingevulde vragenlijst worden ingediend. In dit geval moet de rechtspersoon-oprichter, eenmaal zelf opgericht, voor de oprichting een ongewijzigd ingevulde vragenlijst ondertekenen die de notaris onverwijld inzendt. Zo niet, dan moet de notaris de ontwerp-akte met verklaring van geen bezwaar terugzenden

Paragraaf 3. Storting op aandelen bij oprichting

Uit de akte van oprichting moet blijken hoeveel aandelen bij iedere oprichter zijn geplaatst.

In de akte moet worden vermeld tot welk bedrag op de aandelen is gestort en, bij inbreng in geld, dat de storting die bij de oprichting moet geschieden, heeft plaatsgevonden. Ingeval van storting overeenkomstig artikel 93a, lid 1 onder b, c.q. 203a, lid 1 onder b, van Boek 2 B.W., moet tevens in de akte worden vermeld dat de vennootschap die stortingen aanvaardt. Slechts voor zover op aandelen die tegen inbreng in natura zijn genomen, bij de oprichting de storting nog niet is geschied of voltooid, mag het gestorte kapitaal lager zijn dan het bij de oprichting moet bedragen; de verplichting tot onverwijlde storting moet dan worden vermeld (art. 67, 80–80b, 93–94a, 178, 191–191b, 203–204a).

De overeenkomst betreffende storting op aandelen in natura moet in haar geheel worden opgenomen in de akte van oprichting zelf of in een geschrift dat aan de akte van oprichting wordt gehecht en waarnaar de akte van oprichting verwijst. Dit geschrift moet bij het aanvragen van de verklaring van geen bezwaar aan het departement worden overgelegd. Indien de mogelijkheid wordt opengelaten voor aanpassing van de creditering wegens overinbreng aan de voor de belastingen vastgestelde waardering, moet zijn bepaald dat deze aanpassing slechts is toegelaten, indien een (register)accountant of accountant-administratieconsulent over de aangepaste waardering een verklaring aflegt op de voet van artikel 94a of 204a van Boek 2 B.W.; aanpassing van het geplaatste kapitaal wordt niet toegestaan. Het departement aanvaardt geen ontwerp-akte die, afhankelijk van de uitkomst van de waardering van de inbreng, nog moet worden gewijzigd of ingevuld.

Aanvaardbaar is bijvoorbeeld een inbrengregeling volgens een door de werkgroep Vennootschapsrecht uitgewerkt stramien dat als bijlage B bij deze richtlijnen is gevoegd. Bij de akte van oprichting kan de vennootschap niet worden verbonden buiten de perken van het laatste lid van de artikelen 93 of 203 van boek 2 B.W. Zo mogen bijvoorbeeld de aan het oprichten van een vennootschap verbonden kosten niet op deze wijze te haren laste worden gebracht.

Paragraaf 4. Statutenwijziging

De akte of ontwerp-akte moet in tweevoud worden ingediend. Bij de aanvraag moet aannemelijk worden gemaakt dat de algemene vergadering van aandeelhouders tot statutenwijziging heeft besloten met inachtneming van de bepalingen van de wet en de statuten in de regel zal daartoe kunnen worden volstaan met een uittreksel uit de notulen van de algemene vergadering (art. 72, 125, 183, 235).

Indien blijkt, dat het besluit tot statutenwijziging wijzigingen inhoudt die in generlei verband staan met het voorstel, zoals dat voor de aandeelhouders ter inzage heeft gelegen, zal een nieuwe algemene vergadering moeten worden gehouden, tenzij aangetoond wordt dat het besluit tot statutenwijziging met algemene stemmen van alle aandeelhouders is genomen.

Indien de algemene vergadering personen heeft gemachtigd de veranderingen aan te brengen welke nodig mochten blijken om de verklaring van geen bezwaar te verkrijgen, zal, indien het departement wijzigingen nodig acht die wezenlijk afwijken van het besluit van de algemene vergadering, een nieuwe vergadering moeten worden gehouden.

De statuten mogen bepalen dat de statutenwijziging op een vaste datum in de toekomst in werking zal treden. Ook mag worden bepaald dat de statutenwijziging slechts in werking zal treden indien en wanneer een afschrift daarvan ten kantore van het handelsregister is neergelegd. De statuten mogen daarbij bepalen dat de beslissing tot nederlegging door een bepaald vennootschapsorgaan3Onder vennootschapsorgaan wordt in deze richtlijnen verstaan: de algemene vergadering van aandeelhouders, de vergadering van houders van aandelen van een bijzondere soort, het bestuur, de raad van commissarissen en de gecombineerde vergadering van het bestuur en de raad van commissarissen. zal worden genomen en ook dat dit orgaan daartoe alleen in bepaalde omstandigheden zal mogen of moeten overgaan.

Bij verandering van het maatschappelijk kapitaal moet in de statuten of elders in de akte de grootte van het geplaatste kapitaal worden vermeld op een bepaalde datum. Deze datum mag met gelegen zijn voor de datum waarop het besluit tot statutenwijziging is genomen. Het geplaatste kapitaal moet ten minste een vijfde van het maatschappelijk kapitaal bedragen (art. 124, 234).

Naam en doel

Paragraaf 5

De naam behoeft niet in de Nederlandse taal te zijn gesteld, maar moet worden geschreven in Latijnse letters (art. 66, 177).

Het departement ziet er niet op toe of het voeren van de voorgenomen naam of nieuwe naam in strijd is met de Handelsnaamwet of Benelux Merkenwet 4Om procedures te voorkomen is het verstandig de beoogde naam via een advies van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te toetsen aan artikel 5 van de Handelsnaamwet en om na te gaan of de beoogde naam in strijd komt met artikel 5a van die wet of met artikel 13 van de Benelux Merkenwet.. Indien de vennootschap activiteiten die voordien door een andere naamloze of besloten vennootschap werden uitgeoefend voortzet, mag de naam niet gelijk of nagenoeg gelijk zijn aan de naam van die andere vennootschap, tenzij aannemelijk is gemaakt dat van de naamsgelijkheid geen nadeel is te duchten voor degenen jegens wie de vennootschap verplichtingen zal aangaan. Het departement acht dit onder meer aannemelijk, indien het geplaatste kapitaal van de vennootschap ten minste het bedrag beloopt van de som van het geplaatste kapitaal en de niet uitkeerbare reserves van de vennootschap waarvan activiteiten worden voortgezet.

De naam moet voldoende onderscheidend zijn en geen verwarring kunnen wekken. De naam mag niet alleen bestaan uit de naam van een plaats, land, rivier of straat; evenmin alleen uit cijfers, losse letters of een combinatie van beide. Namen als ‘N.V. Autogarage’, ‘Pijploze Orgels B.V.’ zijn onvoldoende onderscheidend. Dit kan men verhelpen met een toevoeging, bijvoorbeeld: ‘N.V. Autogarage Vondelpark’ of ‘Pijploze Orgels Waterman B.V.’

Woorden in de naam zoals ‘beurs’, ‘bouwsociëteit’, ‘trust’ of ‘groep’ worden slechts toegestaan als de daardoor gewekte schijn overeenkomt met de uitgeoefende werkzaamheid. Is de doelomschrijving bijvoorbeeld de exploitatie van een zwembad in één gemeente, dan mag de vennootschap zich niet Nederlandse Zwembaden Exploitatie Maatschappij N.V. noemen. ‘Verenigde Schildersbedrijven Heko B.V.’ moet uit een combinatie van bedrijven voorkomen. Niet toegestaan is ‘Technisch Bureau voorheen Nierstrasz NV.’. Dat zou de voortzetting van een voormalige naamloze vennootschap lijken. In dit geval moet ‘N.V.’ of ‘B.V.’ dus voorop staan. Afkortingen als S.A., Ltd., G.m.b.H. worden niet toegestaan. Indien men ‘Naamloze Vennootschap’ of ‘Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid’ als deel van de naam wil afkorten, moeten N.V. of B.V. met hoofdletters worden geschreven. De afkorting mag niet voor een familienaam worden gebruikt: ‘B.V. Snor’ zou Barend Victor Snor kunnen zijn. Toegestaan is wel: Snor B.V. In de doelomschrijving moeten de belangrijkste werkzaamheden van de onderneming(en) van de vennootschap duidelijk worden vermeld. Voor het overige mag de doelomschrijving algemeen zijn.

Bestuur en raad van commissarissen

Paragraaf 6. Benoeming, schorsing, ontslag

De statuten mogen bepalen hoeveel bestuurders er zullen zijn of welk vennootschapsorgaan bepaalt hoeveel bestuurders er zullen zijn. Benamingen van bestuurders die twijfel kunnen wekken over hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden, worden niet toegestaan (art 132–134, 140, 142–144, 242–244, 250, 252–254).

De statuten mogen bepalen dat er een raad van commissarissen zal zijn; zij mogen de instelling daarvan afhankelijk stellen van een tijdsbepaling alsook van de nederlegging van een daartoe strekkend besluit van een bepaald daartoe aangewezen vennootschapsorgaan ten kantore van het handelsregister. De statuten mogen daarbij bepalen dat dit orgaan daartoe alleen in bepaalde omstandigheden zal mogen of moeten overgaan. Kennen de statuten aan één of meer personen de bevoegdheden toe die wettelijk aan de raad van commissarissen toekomen, dan moeten deze commissarissen worden genoemd. Er is dan een raad van commissarissen aan welk orgaan geen andere benaming mag worden gegeven. De vorige alinea is van overeenkomstige toepassing op commissarissen. Toegelaten wordt dat een commissarisbenoeming ingaat voor het geval dat een ander, voor de algemene vergadering, ophoudt commissaris te zijn. Plaatsvervangende commissarissen worden niet toegelaten. De statuten mogen bepalen dat een of meer commissarissen zullen of kunnen worden benoemd tot gedelegeerd commissaris, mits hun speciale taak uit de statuten blijkt. Deze taak mag geen inbreuk maken op de taak en bevoegdheden die de wet toekent aan de raad van commissarissen; de taak mag geen bevoegdheden inhouden die niet aan de raad zelf toekomen.

De statuten mogen eisen stellen waaraan bestuurders dan wel commissarissen moeten voldoen. Nationaliteitseisen mogen geen verschil maken naar gelang van de nationaliteit van onderdanen van de Europese Gemeenschappen, buiten de gevallen waarin zulks Europeesrechtelijk geoorloofd. Wel mag ingezetenschap van bijvoorbeeld Nederland een vereiste zijn. De statuten mogen aan een vennootschapsorgaan of aan derden toestaan ontheffing van de gestelde vereisten te verlenen. De gestelde eisen mogen de kring van kandidaten niet te zeer beperken, tenzij de statuten bepalen dat de beperking kan worden doorbroken. De statuten mogen aan deze doorbreking geen strengere eisen stellen dan is toegestaan voor de besluitvorming tot het ontnemen van de bindende kracht aan een voordracht voor benoeming van bestuurders of commissarissen.

Indien de statuten een recht van bindende voordracht voor benoeming van bestuurders of commissarissen toekennen, mogen zij bepalen dat deze moet zijn uitgebracht binnen een termijn gesteld bij of krachtens de statuten.