Besluit van 25 februari 1994, houdende vaststelling van een algemene maatregel van bestuur ter uitvoering van het bepaalde in Titel 4 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, als vastgesteld bij wet van 14 oktober 1993, Stb. 555

De ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand verrichten hun ambtsbezigheden in het gemeentehuis.

De ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen ook elders binnen de gemeente ambtsbezigheden verrichten voor zover daartoe gewichtige redenen bestaan.

De registers van de burgerlijke stand zijn losbladig.

De beschreven losse bladen moeten worden samengevoegd tot een register, telkens wanneer hiervan een deel van de gebruikelijke omvang kan worden samengesteld.

De dubbelen van de akten van de burgerlijke stand kunnen, behalve met papier, ook worden vervaardigd door opslag op een door Onze Minister van Justitie te bepalen gegevensdrager.

De ambtenaar van de burgerlijke stand bewaart de onder hem berustende bescheiden en andere gegevensdragers zorgvuldig in een afgesloten, tegen brand beschermde ruimte. Slechts indien de uitoefening van de dienst dit noodzakelijk maakt, mogen registers, dubbelen of afschriften uit die ruimte worden verwijderd.

De ambtenaar van de burgerlijke stand sluit aan het eind van ieder jaar de registers af door een gedagtekende en ondertekende verklaring, welke onmiddellijk na de laatste akte wordt gesteld.

Binnen een maand nadat de losse bladen tot een registerdeel zijn samengevoegd, doch uiterlijk na ieder half jaar worden de dubbelen of afschriften van de akten overgebracht naar de in de achtste afdeling bedoelde centrale bewaarplaats.

Indien de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand overeenkomstig het bepaalde in artikel 6, derde lid, op een daar bedoelde gegevensdrager zijn opgeslagen, geschiedt de overbrenging naar de centrale bewaarplaats in deze vorm.

Ten aanzien van de dubbelen of de afschriften die zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet, is de beheerder van die bewaarplaats belast met het bewaren van de onder hem berustende bescheiden, dan wel andere gegevensdragers.

De dubbelen of de afschriften en de daarop betrekking hebbende latere vermeldingen worden op zodanige wijze gearchiveerd, dat het verband tussen de latere vermeldingen en de akten, waarop zij betrekking hebben, kan worden gelegd.

De ambtenaar van de burgerlijke stand maakt tienjaarlijkse klappers in dubbel op.

Hij bewaart deze klappers zorgvuldig in een afgesloten, tegen brand beschermde ruimte. Slechts indien de uitoefening van de dienst dit noodzakelijk maakt, mogen de klappers uit die ruimte worden verwijderd.

Hij zendt het dubbel van de klapper binnen een jaar na afloop van de in het eerste lid genoemde periode toe aan de centrale bewaarplaats.

De akten bevatten geen andere gegevens dan die, welke zijn vermeld in hoofdstuk 2 van dit besluit.

Niettemin kunnen latere gegevens, bij wege van latere vermelding, aan de akten worden toegevoegd. Ook de latere vermeldingen bevatten geen andere gegevens dan die, welke zijn vermeld in hoofdstuk 2 van dit besluit.

De ambtenaar van de burgerlijke stand neemt de akten doorlopend genummerd in de registers op.

Hij neemt latere vermeldingen afzonderlijk op.

Bevindt een akte waaraan een latere vermelding dient te worden toegevoegd, zich in een ingebonden register, dan kan deze latere vermelding aan de kant of de voet van de akte worden opgemaakt dan wel op een afzonderlijk blad, dat in een daarvoor bestemd supplement bij het register wordt opgenomen. Dat supplement wordt geacht deel uit te maken van het register.

In het geval, bedoeld in het derde lid, wordt, indien de latere vermelding op een afzonderlijk blad wordt opgemaakt, aan de kant of de voet van de akte een verwijzing naar de latere vermelding opgenomen.

De ambtenaar van de burgerlijke stand zorgt ervoor dat de akten duidelijk leesbaar zijn en in de Nederlandse taal gesteld, met inachtneming van het bepaalde in artikel 16, vierde lid, van de Wet gebruik Friese taal.

In staatakten geeft hij vermeldingen die niet van toepassing zijn, aan door een liggend streepje.

Hij ondertekent iedere akte en iedere latere vermelding.

In de akten mag, behoudens het navolgende, niets bij verkorting worden uitgedrukt.

In de akten en de latere vermeldingen worden data in cijfers aangegeven door achtereenvolgens de dag, de maand en het jaar te vermelden. De eerste negen dagen van de maand en de eerste negen maanden van het jaar worden aangegeven door de cijfers 01 tot en met 09.

De dag van geboorte in een geboorteakte en de dag van overlijden in een overlijdensakte worden tevens in letters uitgedrukt. Voor zover latere vermeldingen een verbetering inhouden van een dag van geboorte of overlijden, wordt ook deze tevens in letters uitgedrukt.

Wanneer in een akte of een latere vermelding het uur wordt uitgedrukt, geschiedt dit naar een dagindeling in vierentwintig uren.

Het geslacht wordt aangegeven door de tekst "F (vrouwelijk)" en "M (mannelijk)".

De aanduiding van een plaats omvat in elk geval de vermelding van de gemeente.

Met uitzondering van de akte van geboorte en de akte van overlijden ondertekenen de verschijnende partijen en de ambtenaar van de burgerlijke stand achtereenvolgens de akte in elkaars bijzijn.

Indien een verschijnende partij verklaart niet te kunnen of te willen tekenen, wordt die verklaring in de akte vermeld.

Het in het eerste en tweede lid van dit artikel met betrekking tot de verschijnende partijen bepaalde geldt ook met betrekking tot de getuigen.

Latere vermeldingen worden opgemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand onder wie de akte berust, waaraan de latere vermelding moet worden toegevoegd.

Indien het register is overgebracht naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet, wordt de latere vermelding overeenkomstig een aanwijzing van de ambtenaar van de burgerlijke stand, die het register laatstelijk onder zijn berusting had, opgemaakt door de beheerder van die bewaarplaats. Na het opmaken van de latere vermelding wordt de daarop betrekking hebbende kennisgeving vernietigd op een door Onze Minister van Justitie in overeenstemming met de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen te bepalen wijze.

Indien het dubbel van een akte is overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet, wordt de latere vermelding overeenkomstig een aanwijzing van de ambtenaar van de burgerlijke stand die de akte laatstelijk onder zijn berusting had, gearchiveerd door de beheerder van die bewaarplaats.

De ambtenaar van de burgerlijke stand geeft buiten Nederland opgemaakte stukken, die ten behoeve van het opmaken van een akte van de burgerlijke stand of van een latere vermelding dienen te worden overgelegd, terug nadat hij zich daarvan een afschrift heeft doen overleggen.

De in het eerste lid bedoelde afschriften en de overige stukken die ten behoeve van het opmaken van een akte van de burgerlijke stand of van een latere vermelding in een lopend register zijn overgelegd, worden vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de datum waarop het register waarvan deze stukken de bijlagen zijn, is afgesloten.

De in het eerste lid bedoelde afschriften en de overige stukken die ten behoeve van het opmaken van een latere vermelding in een afgesloten register dienen te worden overgelegd, worden vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de datum waarop deze latere vermelding is opgemaakt.

De verklaring als bedoeld in artikel 44, respectievelijk artikel 80a, derde lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek wordt vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sinds het opmaken van de huwelijksakte respectievelijk de akte van geregistreerd partnerschap.

De akte van erkenning en de akte van ontkenning van het vaderschap of moederschap door de moeder uit wie het kind is geboren worden vernietigd:

De akte van naamskeuze wordt vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de ontvangst van het afschrift, bedoeld in artikel 20f, eerste lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek.

Onze Minister van Justitie stelt in overeenstemming met de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen nadere regels met betrekking tot de wijze waarop de in het tweede tot en met zesde lid bedoelde vernietiging plaatsvindt.