Vaststelling selectielijsten Openbare en Bijzondere Universiteiten

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 4 november 1997, nr. arc-97.1466/2);

Besluit:

Artikel 1

Vast te stellen de selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Openbare en Bijzondere Universiteiten op het beleidsterrein Wetenschappelijk Onderwijsvanaf 1985, overeenkomstig de bij dit besluit gevoegde bijlage.

Artikel 2

In te trekken de lijst van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden van de Rijksuniversiteiten (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Onderwijs, no. Fac/DBA 94049687 d.d. 01-12-1994 (gepubliceerd in Staatscourant 1995, 5))

Artikel 3

Dit besluit wordt gepubliceerd in de Staatscourant en treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het is gepubliceerd.

Basisselectiedocument beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs, openbare en bijzondere universiteiten 1985

Toelichting

Het rapport `Een academische zaak', een institutioneel onderzoek naar openbare en bijzondere universiteiten op het beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs over de periode vanaf 1993, vormt de grondslag van dit basisselectiedocument (BSD). Het rapport beschrijft alle handelingen van de bestuursorganen op het beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs en geeft daarnaast een overzicht van andere actoren die zich op dit beleidsterrein bewegen.

Het basisselectiedocument is de verantwoording van het bewaar- en vernietigingsbeleid van de organisatie. Tevens vormt het voor de openbare universiteiten als overheidsorganen het wettelijke voorgeschreven selectieinstrument. Overeenkomstig het bestaande gebruik zal het BSD ook bij de bijzondere universiteiten, die als privaatrechtelijke organisatie niet onder de Archiefwet vallen, gehanteerd worden als selectieinstrument voor haar archieven.

Het BSD bevat een voorstel voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die het resultaat zijn van handelingen van actoren, met name de bestuursorganen van de universiteiten, op het beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs. In het basisselectiedocument wordt de documentaire neerslag van handelingen verdeeld in te bewaren en (op termijn) te vernietigen documentaire neerslag.

Het rapport institutioneel onderzoek en het basisselectiedocument zijn de resultaten van onderzoeken bij de openbare universiteiten en de bijzondere universiteiten, die in respectievelijk 1995 en 1996 zijn verricht door Ascon Spieksma en Jan van der Meer van het bureau Breddels en Vermeulen.

Doel van dit onderzoek is de selectiemethode zoals deze in het kader van het Project Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT) bij het Algemeen Rijksarchief is ontwikkeld te kunnen toepassen op de neerslag van het handelen van de openbare en bijzondere universiteiten vanaf 1985. In 1997 werd een begin gemaakt met de voorliggende eerste actualisatie van het basisselectiedocument.

Vaststelling BSD

Op 8 november 1999 is het ontwerp-BSD namens de Nederlandse universiteiten door de Voorzitter Overleg Post- en Archiefzaken Universiteiten aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 december 1999 lag het ontwerp-BSD gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Algemeen Rijksarchief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant nr. 231 van 30 november 1999.

Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, op een deskundige op het beleidsterrein aanwezig. Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

In de vergadering van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC van 16 februari 2000 is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.

Op 25 mei 2000 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2000.876/2), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot enkele wijzigingen in het BSD.

De waardering van handeling 20c is gewijzigd in B.

Handeling 346 is vervallen.

Aan handeling 361 is de opmerking toegevoegd: `De Metagegevens en plannen van inrichting van gegevensbestanden onder deze handeling worden bewaard omdat zij inzicht verschaffen in de informatiecontext.'

Hoofdlijnen van het handelen van universiteiten op het beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs

PIVOT definieert hoofdlijnen van het handelen als: doelstellingen van de overheid binnen de kaders van een beleidsterrein. De taken van de universiteiten liggen op het terrein van onderwijs en wetenschap. De hoofdlijnen van het handelen van de universiteiten zijn het verzorgen van wetenschappelijk onderwijs en het verrichten van wetenschappelijk onderzoek. Een belangrijke afgeleide van de hoofdlijnen wordt gevormd door het overdragen van kennis aan de samenleving.

Actoren

De selectielijst is vervaardigd ten behoeve van de specifieke taakstelling van de universiteiten. Het beleidsterrein is derhalve beschouwd vanuit het perspectief van de universiteiten waardoor de handelingen van bijvoorbeeld de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (en de minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij) zich beperken tot die handelingen die contextuele betekenis hebben voor het handelen van de universiteiten.

Aan de openbare universiteiten is rechtspersoonlijkheid toegekend, waardoor zij kunnen worden gekarakteriseerd als publiekrechtelijke instellingen met volledige (geattribueerde) rechtsbevoegdheid. De openbare universiteiten handelen door middel van organen die zijn bekleed met openbaar gezag.

De bijzondere universiteiten gaan uit van privaatrechtelijke rechtspersonen, zijnde een stichting (Katholieke Universiteit Brabant, Katholieke Universiteit Nijmegen) of een vereniging (Vrije Universiteit). De bestuursorganen van de bijzondere universiteiten zijn niet bekleed met openbaar gezag.

Als voornaamste actoren kunnen worden aangewezen:

Doelstellingen van de selectie

De hoofddoelstelling van de selectie is een scheiding aan te brengen tussen:

Voor archiefbescheiden van de openbare universiteiten, die als overheidsinstelling vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276), geldt dat deze na een termijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een rijksarchief. Voor de bijzondere universiteiten, die als privaatrechtelijke instelling niet onder de werking van de Archiefwet vallen, geldt dat voor de voor blijvende bewaring aangemerkte archiefbescheiden de overdracht aan een rijksarchief tot de mogelijkheden behoort, maar ook de permanente bewaring in eigen beheer.

Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de rijksarchiefdienst/PIVOT, zoals de minister van Welzijn Volksgezondheid en Cultuur die heeft gemeld bij de behandeling van de nieuwe archiefwet in de Tweede Kamer en die als volgt luidt: 'het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen'. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaalt als 'het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring'.

Deze selectiedoelstelling wordt voor de openbare en bijzondere universiteiten geoperationaliseerd binnen het beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs. Hierbij wordt de doelstelling enigszins uitgebreid, omdat niet het alleen de handelingen van de openbare universiteiten (als overheidsinstellingen) worden geselecteerd maar ook die van de bijzondere universiteiten.

De handelingen van de verschillende universitaire actoren worden geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie is derhalve aan de orde welke bescheiden, behorende bij welke handeling, berustende bij welke actor, overgebracht dienen te worden ten einde het handelen van de universiteiten met betrekking tot wetenschappelijk onderwijs en onderzoek op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren.

Criteria voor de selectie

Teneinde de selectiedoelstelling te operationaliseren zijn de in het rapport institutioneel onderzoek geformuleerde handelingen gewogen aan de hand van de door PIVOT opgestelde (positief geformuleerde) selectiecriteria (zie volgende pagina's). Positief geformuleerd wil zeggen dat de criteria aangeven van welke handelingen de neerslag dient te worden overgebracht naar het rijksarchief nadat de wettelijk vastgelegde overbrengingstermijn van 20 jaar is verstreken. Hiermee wordt het BSD geen bewaarlijst, maar blijft een selectielijst (in de zin van art. 5, Archiefwet 1995). In het BSD wordt namelijk aangegeven van welke handelingen de neerslag niet behoeft te worden overgebracht en van welke handelingen dat wel moet. De beslissing hierover wordt echter bepaald door positieve criteria.

Hetgeen voldoet aan de selectiecriteria dient te worden overgebracht en is gewaardeerd met B(ewaren). De neerslag van handelingen die niet aan de hieronder weergegeven selectiecriteria voldoet wordt gewaardeerd met V(ernietigen). 'Vernietigen' betekent: niet overbrengen van de neerslag van het handelen naar de rijksarchiefdienst of de plaats die de bijzondere universiteit voor het statisch archief heeft aangewezen. De documentaire neerslag die uit deze handelingen voortvloeit is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het (overheids)beleid op hoofdlijnen. Ingeval van 'vernietigen' is het orgaan dat verantwoordelijk is voor het gegevensbeheer verantwoordelijk voor de bestemming van en de zorg voor de betreffende documentaire neerslag.

Veel handelingen in het BSD hebben zowel betrekking op de openbare als de bijzondere universiteiten, andere komen in vergelijkbare varianten voor bij verschillende instellingen. Door de besturen van de bijzondere universiteiten is er voor gekozen om het selectiebeleid zoveel mogelijk af te stemmen op dat van de openbare, hetgeen in de meeste gevallen geleid heeft tot gelijke selectiekeuzes en (vernietigings)termijnen. Het staat de bijzondere universiteiten als privaatrechtelijke instellingen echter vrij om andere keuzes of termijnen te hanteren. Zij zijn hierbij echter wel gebonden aan enkele bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek.

Het BSD zal voor de openbare universiteiten via de archiefwettelijke procedure als wettelijk selectielijst worden vastgesteld. De besturen van de bijzondere universiteiten dienen zelf het BSD als selectielijst voor hun instelling vast te stellen.

Belangen ex art. 2, sub c en d van het archiefbesluit 1995

De selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst is dat met de te bewaren gegevens een reconstructie van het handelen van de rijksoverheid op hoofdlijnen ten opzichte van haar omgeving mogelijk moet zijn, waardoor bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring.

Om de selectiedoelstelling te realiseren, worden 9 selectiecriteria gebruikt om tot waardering te komen.

Algemene selectiecriteria

Selectiecriterium 1. Handelingen die betrekking hebben op beleidsvoorbereiding, -bepaling en -evaluatie

Toelichting 1. Handelingen gericht op politieke besluitvorming of belangenafweging;

Neerslag Wetgevingsprocessen, beleidsformuleringsprocessen, processen aangaande het sluiten van (internationale) verdragen of uitvoeringsregelingen

Selectiecriterium 2. Handelingen gericht op externe verantwoording en/of verslaglegging

Toelichting Verslaglegging naar andere actoren over het gevoerde beleid

Neerslag Jaarverslagen, jaarlijkse (voorgeschreven) controle rapporten

Selectiecriterium 3. Adviezen gericht op de hoofdlijnen van het beleid

Toelichting Adviezen die gebruikt kunnen worden bij beleidsvoorbereiding, -bepaling, of -evaluatie

Neerslag Adviezen en rapportages van commissies en overlegorganen

Selectiecriterium 4. Handelingen gericht op het stellen van regels direct gerelateerd aan de hoofdlijnen van het beleid

Neerslag Ministeriële regelingen niet op één of enkele objecten of subjecten gerichte Koninklijke besluiten en algemene maatregelen van bestuur of uit wetgeving voortkomende nadere regelgeving; universitaire regelingen; alsmede pseudowetgeving door aanschrijvingen of resoluties

Selectiecriterium 5. Handelingen gericht op de (her)inrichting van de beleidsorganisatie, belast met primaire bedrijfsprocessen

Neerslag Reorganisatieprocessen; Instelling en opheffing van beleidsorganen en directies; Inrichting van de bestuurlijk-administratieve organisatie van de universiteit

Selectiecriterium 6. Uitvoerende handelingen die onmisbaar zijn voor de reconstructie van het handelen van de universiteit op hoofdlijnen

Toelichting 1. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop de uitvoering plaatsvindt en die direct zijn gerelateerd aan de hoofdlijnen van het overheidshandelen;

Neerslag Het 'beleidsarchief van uitvoerende organisatieeenheden; Gegevens die het gevoerde beleid van de universiteit karakteriseren; Beschikkingen die van invloed zijn op de toekomstige uitvoering van die handeling

Selectiecriterium 7. Uitvoerende handelingen die het algemeen democratisch functioneren mogelijk maken

Toelichting Handelingen van Hoge Colleges van Staat, het beantwoorden van Kamervragen

Neerslag Kroonbeschikkingen en adviezen van de Raad van State, Algemene Rekenkamer, e.d.

Selectiecriterium 8. Uitvoerende handelingen die onttrokken zijn aan democratische controle en direct zijn gerelateerd aan hoofdlijnen van beleid

Toelichting Handelingen waarop de Wet Openbaarheid van bestuur niet van toepassing is

Selectiecriterium 9. Uitvoerende handelingen die direct zijn gerelateerd aan en/of direct voortvloeien uit voor Nederland bijzondere tijdsomstandigheden

Toelichting Hierbij moet worden gedacht aan handelingen verricht in het kader van de Tweede Wereldoorlog, de politionele acties, watersnoodrampen, gijzelingsacties, e.d.

`Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd'.

Selectielijst

De selectielijst is geordend per actor. Hierdoor staan er in het BSD meer handelingen dan in het RIO. In het RIO zijn namelijk handelingen geformuleerd waarbij meerdere actoren zijn betrokken: een zelfde handeling wordt door meerdere actoren uitgevoerd. De ordening van handelingen in het BSD noopt er echter toe dat de betreffende handeling per actor wordt uitgesplitst.

De gegevensblokken uit het RIO zijn doorlopend genummerd. In het BSD is de nummering uit het RIO gehandhaafd, maar door de andere ordening verspringt de nummering. Het uitgangspunt is steeds geweest dat er een directe relatie moest worden gehandhaafd tussen de beide lijsten. Bij de belangrijkste actoren komen de paragraaftitels uit het RIO als tussenkopjes terug.

Een handeling die als gevolg van de betrokkenheid van meerdere actoren in het BSD is opgesplitst, heeft aan het nummer een letter toegevoegd gekregen. Zo is herkenbaar dat de handeling bij andere universiteiten door een andere actor wordt uitgevoerd.

Wanneer een handeling slechts bij één of enkele universiteiten wordt uitgevoerd door de actor onder welke de handeling is opgenomen, dan is dat terug te vinden achter de handeling: tussen haakjes staat/staan de desbetreffende universiteit(en) vermeld.

Indien de actor slechts bij één of enkele universiteiten voorkomt is/zijn tussen haakjes de desbetreffende universiteit(en) vermeld. Dit betekent uiteraard dat de handelingen die bij die actor opgesomd worden ook alleen op die universiteit(en) betrekking hebben.

Onder de actor het college van bestuur vallen ook de onder dat college ressorterende diensten.

Het houden van vergaderingen door de verschillende actoren wordt gerekend tot handelingen inzake het vaststellen ven beleid en de agenda's en verslagen van de vergaderingen worden dientengevolge bewaard.

Achter de als te bewaren (B) aangeduide handelingen is aangegeven welk selectiecriterium (1 - 9) is toegepast. Achter de als vernietigen (V) aangeduide handelingen is vermeld na afloop van welke termijn de bescheiden die uit de betreffende handeling voortvloeien kunnen worden vernietigd. De invulling van de termijnen gedurende welke bescheiden worden bewaard is de verantwoordelijkheid van de zorgdragers, in dit geval de universiteiten. Bij de overheidsorganen, waaronder de openbare universiteiten, ziet PIVOT toe op de daadwerkelijke invulling ervan. Bij de bijzondere universiteiten is dit de verantwoordelijkheid van het instellingsbestuur.

ACTOR: DE STICHTINGSRAAD

1a

handeling: Het gevraagd of uit eigen beweging adviseren van de minister over aangelegenheden betreffende de Open Universiteit en het hoger onderwijs.

periode: 1981 - 1984

grondslag: Statuten van de Stichting Opbouw Open Universiteit, art. 11, eerste lid en vierde lid en art. 21

product: adviezen

waardering: B 3

308

handeling: Het vaststellen van de hoofdlijnen voor de organisatie van de Open Universiteit.

periode: 1981 - 1984

grondslag: Statuten van de Stichting Opbouw Open Universiteit, art. 5, eerste lid en art. 11, eerste lid

product: besluiten

waardering: B 5

9a

handeling: Het vaststellen en wijzigen van het strategisch beleid van de Open Universiteit op het terrein van hoger onderwijs (en wetenschappelijk onderzoek).

periode: 1981 - 1984

grondslag: Statuten van de Stichting Opbouw Open Universiteit, art. 11, eerste lid

product: meerjarenplannen, instellingsplannen, capaciteitsplannen, beleidsnota's

waardering: B 1

12a

handeling: Het vaststellen en wijzigen van (aanvullende) begrotingen.

periode: 1981 -

grondslag: Wet op het Wetenschappelijk Onderwijs (Stb. 1985, 562),- art.60.; Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (Stb. 1992, 593), art. 2.2, art. 2.8, eerste lid en art. 9.16; gewijzigd (Stb. 1997, 117), art. 9.8 tweede lid onder c; Statuten van de Stichting Opbouw Open Universiteit, art. 11, eerste lid; Wet op de Open Universiteit (Stb. 1984, 573) art. 25, eerste lid; Structuurregelingen (KUB, KUN, VU); Bestuursreglementen

product: besluiten, begrotingen