Procedure voor indiening en behandeling van verzoeken tot benoeming tot notaris

Circulaire aan

– de Staatscourant

– de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie

– Bureau Financieel Toezicht

De Circulaire met betrekking tot dit onderwerp van 9 december 1999 met kenmerk 770456/899 wordt vervangen door deze Circulaire.

De inhoud van de voorgaande circulaire over dit onderwerp is niet gewijzigd en integraal in deze circulaire overgenomen, met uitzondering van:

In de artikelen 6 tot en met 8 van de nieuwe Wet op het notarisambt is in verband met de invoering van een vrijere vestigingsregeling de procedure van benoeming tot notaris geheel herzien. In artikel 8, eerste lid, is bepaald dat de kandidaat-notaris die voor benoeming in aanmerking wenst te komen bij de minister van Justitie een verzoek daartoe moet indienen en daarbij bewijsstukken moet overleggen waaruit blijkt dat hij voldoet aan de benoemingsvoorwaarden van artikel 6. Om te bevorderen dat bij de verzoeken de juiste bijlagen worden gevoegd en de verzending of aanbieding van de stukken op de juiste wijze geschiedt, geef ik hieronder enige nadere informatie. Voorts geef ik aan hoe de volgorde van behandeling van de verzoeken en – in geval van verzoeken voor een zelfde vestigingsplaats – de volgorde waarin besloten zal worden wordt bepaald.

Het verzoek om benoeming tot notaris dient te worden gericht aan de Staatssecretaris van Justitie. Het verzoek moet met de hierna te noemen bijlagen in drievoud worden ingediend. Indien verzoeker echter in meerdere arrondissementen als kandidaat-notaris werkzaam is geweest dan in het arrondissement waar hij op het moment van indiening werkzaam is, legt hij voor ieder arrondissement, waar hij werkzaam is geweest, een extra exemplaar van het verzoek met bijlagen over.

Om een correcte verwerking van het verzoek zoveel mogelijk te waarborgen dient het verzoek, met uitsluiting van andere mogelijke wijzen van indiening, op één van de volgende wijzen in te worden ingediend:

Wellicht ten overvloede merk ik op dat afgifte van het verzoek (met alle bijlagen) op het ministerie in vergelijking met postbestelling de snelste wijze van indiening kan zijn, waarbij onzekerheid over de duur van de postbestelling en daarmede de dag van ontvangst wordt uitgesloten.

Het is van belang dat de verzoeken vergezeld gaan van alle bijlagen. De verzoeken zullen namelijk in behandeling worden genomen in volgorde van de dag van ontvangst. Als het verzoek niet compleet is zal het verzoek eerst in behandeling kunnen worden genomen na ontvangst van de ontbrekende stukken. De volgorde van behandeling van complete verzoeken voor een zelfde plaats van vestiging bepaalt de volgorde waarin besloten zal worden.

Ten aanzien van de behandeling van complete verzoeken die op dezelfde dag voor een zelfde plaats van vestiging zijn ontvangen, zal de volgorde van behandeling – tenzij alle verzoeken kunnen worden toegewezen – door loting worden bepaald. Voorafgaand aan de loting zullen betrokkenen worden geïnformeerd over de ontstane situatie en worden uitgenodigd de loting bij te wonen.

Uiteraard staat het de door de loting achtergestelde verzoeker(s) vrij het ondernemingsplan aan de nieuwe situatie aan te passen (rekening houdend met de mogelijke vestiging van de andere verzoeker(s)) en voor advies aan de Commissie van deskundigen voor te leggen. Het aangepaste ondernemingsplan en het daarover door de Commissie van deskundigen uit te brengen advies treden, na onverwijlde indiening bij het Ministerie van Justitie, in de plaats van het gelijktijdig bij het reeds aanhangige benoemingsverzoek ingediende ondernemingsplan en advies onder de voorwaarde dat de achtergestelde verzoeker(s) binnen twee maanden na de datum van loting het aangepaste ondernemingplan bij de Commissie van deskundigen hebben ingediend en het Ministerie van Justitie hiervan binnen dezelfde termijn op de hoogte hebben gesteld.

Deze circulaire zal worden gepubliceerd in de Staatscourant.