Selectielijst Natuur- en landschapsbeheer voor de neerslag van handelingen van de Minister van LNV en taakvoorgangers (vanaf 1945)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 25 februari 2000, nr. arc-99.1670/2);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde `selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein natuur- en landschapsbeheer over de periode vanaf 1945' en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Van de `Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de archieven van het Ministerie van Landbouw en Visserij en in de archieven van de onder dat Ministerie ressorterende commissies en ambtenaren' (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Landbouw en Visserij en de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk, nr. PAZ 400, Afdeling Post- en Archiefzaken d.d. 29 december 1966 en beschikking nr. 133349, Afdeling Oudheidkunde en Natuurbescherming d.d. 3 februari 1967, laatstelijk gewijzigd bij beschikkingen van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, nrs. R&B/OSTA/99/469 en R&B/OSTA/99/471 d.d. 3 augustus 1999 (gepubliceerd in de Staatscourant nr. 216 van 9 november 1999)) worden categorieën 21 en 114 ingetrokken voor wat betreft het natuur- en landschapsbeheer.

Van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van het onder het Ministerie van Landbouw en Visserij ressorterende Staatsbosbeheer en van de onder deze dienst ressorterende consulentschappen, houtvesterijen, commissies en ambtenaren, alsmede van het Rijksinstituut voor Natuurbeheer en het Rijksinstituut voor Onderzoek in de Bos- en LandschapsbouwDe Dorschkamp'' (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Landbouw en Visserij en de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk, nr. PAZ 240 d.d. 9 november 1976 en nr. Dir.MMA/Ar 186.335 d.d. 17 november 1976, laatstelijk gewijzigd bij beschikking van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, nr. 98.146 RWS/JW d.d. 4 maart 1998 (gepubliceerd in de Staatscourant nr. 51 van 16 maart 1998)) worden de rubrieken Natuurbeheer (1.853.2) en Landschapsbouw (1.853.217) geheel ingetrokken en de overige categorieën voor wat betreft het natuur- en landschapsbeheer.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Selectielijst Natuur- en landschapsbeheer

Voor de neerslag van handelingen van:

Geldt o.a. voor:

September 2000

Rijksarchiefdienst

Inleiding

De voorliggende selectielijst geldt voor alle actoren onder de archiefzorg van zowel de minister van LNV als Staatsbosbeheer. Elke actor selecteert de neerslag van zijn handelen binnen het beleidsterrein Natuur- en landschapsbeheer voortaan met deze lijst. Voor handelingen op andere beleidsterreinen gelden andere selectielijsten.

Enkele in het oog springende kenmerken van een selectielijst zijn de volgende.

Hieronder volgen toelichtingen op respectievelijk de selectielijst, het project Pivot/LNV en het achterliggende nieuwe selectiebeleid van de rijksoverheid.

Geldigheid van deze selectielijst

Voor het ministerie van LNV is de selectielijst Natuur- en landschapsbeheer van toepassing voor:

• 1. Handelingen van de actor `minister van LNV' (uitgevoerd door met name directie Natuurbeheer en Staatsbosbeheer tot 1998, en daarnaast door Dienst Landelijk Gebied, directie Internationale Zaken, directie Internationale Zaken, regionale beleidsdirecties en LASER).

• 1. Handelingen van andere actoren onder de archiefzorg van LNV, voor zover die momenteel nog bestaan of onder LNV ressorteren (zoals BBL, CBL, SBB tot 1998 en Raad voor het Natuurbeheer). Voor Staatsbosbeheer is de selectielijst Natuur- en landschapsbeheer van toepassing voor handelingen van de actor `directeur Staatsbosbeheer' in de periode vanaf 1998. De overige zorgdragers waarvan in dit rapport handelingen zijn opgenomen zijn de ministers van Financiën, VROM en Buitenlandse Zaken en Gedeputeerde Staten van de provincies. De desbetreffende handelingen zijn nog niet vastgesteld. De vastgestelde selectielijst vormt de formele grondslag voor bewerking van archiefbestanden tot vernietiging dan wel overbrenging naar de Rijksarchiefdienst. Tevens wordt de lijst toegepast in het informatiebeheer van enerzijds alle LNV-onderdelen die bij dit beleidsterrein betrokken zijn, en anderzijds van Staatsbosbeheer. De lijst heeft overigens geen betrekking op het interne functioneren van de genoemde actoren; daarvoor worden beleidsterreinoverstijgende onderzoeken toegepast naar de aandachtsgebieden financiën, personeel, organisatie, huisvesting, informatievoorziening en voorlichting. De selectielijst treedt in werking twee dagen na publicatie in de Staatscourant en blijft in de huidige vorm hoogstens 20 jaar geldig.

Intrekking van bestaande vernietigingslijsten

Bij vaststelling van deze selectielijst vervallen de volgende onderdelen uit vernietigingslijsten:

• 1. Uit de Algemene Vernietigingslijst van LNV (laatste wijziging: Stcrt. 1999, 216) vervallen de categorieën 21 (publicaties en voorlichting) en 114 (congressen en conferenties) met betrekking tot natuur- en landschapsbeheer.

• 1. Uit de vernietigingslijst van LNV voor Staatsbosbeheer (incl. consulentschappen en houtvesterijen), Rijksinstituut voor Natuurbeheer en Rijksinstituut De Dorschkamp' (Stcrt. 1976, 248) vervallen de rubriekenNatuurbeheer' en `Landschapsbouw' geheel en de overige categorieën alleen met betrekking tot natuur- en landschapsbeheer.

Indeling van deze selectielijst

De handelingen van de voornaamste actor op dit beleidsterrein, de minister van LNV (inclusief taakvoorgangers) zijn samengebracht in deel 1 van deze lijst. Daar zijn ze nader onderverdeeld volgens dezelfde indeling als het gelijknamige rapport en met dezelfde nummering.

In deel 1 wordt bij elke handeling van de actor 'minister van LNV' vermeld welke organisatieonderdelen daarbij betrokken zijn. Hierbij worden de volgende afkortingen gebruikt:

DLG (Dienst Landelijk Gebied), DN (directie Natuurbeheer), IZ (directie Internationale Zaken), JZ (directie Juridische Zaken), LASER (Dienst landelijke service bij regelingen van het ministerie van LNV), RBD's (regionale beleidsdirecties), SBB (Staatsbosbeheer).

Deel 2 beschrijft de handelingen van andere actoren onder de archiefzorg van LNV. Het archief van ieder van die actoren valt onder de beheersverantwoordelijkheid van een directie of dienst van LNV. Daarom is ook hier, net als in deel 1, bij elke handeling een afkorting opgenomen van een dienstonderdeel.

In deel 3 staan de handelingen van Staatsbosbeheer. Voor de overzichtelijkheid zijn beide perioden hier samengebracht, dus zowel de periode dat Staatsbosbeheer onder LNV viel als de periode vanaf 1998 dat het extern verzelfstandigd is als ZBO en als zodanig archiefwettelijk zorgdrager is.

In de bijlage zijn de handelingen opgenomen van actoren buiten de archiefzorg van LNV. Deze handelingen zijn nog niet vastgesteld en kunnen dus nog niet dienen als grondslag voor vernietiging dan wel overbrenging naar de Rijksarchiefdienst. De reden om ze toch op te nemen in deze lijst is dat ze wel beschreven zijn in het gelijknamige rapport van institutioneel onderzoek.

Informatie over de actoren en de context van de beschreven handelingen

De actoren waarvan in deze lijst handelingen zijn opgenomen, worden nader beschreven in het bijbehorende onderzoeksrapport. Daarin is tevens een beschrijving opgenomen van de context van het beleidsterrein.

Het formeel doorlopen traject van vaststelling

Op 29 juli 1999 heeft de directeur Facilitaire Dienst van het ministerie van LNV de ontwerp-selectielijst aangeboden aan de staatssecretaris van OC&W, die er vervolgens advies over heeft gevraagd aan de Raad voor Cultuur. De Raad heeft tegelijk een verslag gekregen van het bij LNV gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen. Vanaf 28 september 1999 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Algemeen Rijksarchief en in de bibliotheken van het ministerie van LNV, Staatsbosbeheer, het ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie. De terinzagelegging was aangekondigd in Staatscourant 185 van 27 september 1999.

Tijdens het bovengenoemde driehoeksoverleg was, op verzoek van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, een op het beleidsterrein deskundige historicus aanwezig. Van andere organisaties of individuele burgers werd gedurende de terinzagelegging geen reactie ontvangen.

De Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur heeft de ontwerp-selectielijst besproken tijdens de vergadering van 7 december 1999. Bij de voorbereiding van het advies is het verslag van het driehoeksoverleg en de reactie van de historicus mede in beschouwing genomen. Op 25 februari bracht de Raad advies uit aan de Staatssecretaris van OC&W (kenmerk arc-99.1670/2) dat behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Pivot bij LNV

De voorliggende selectielijst en het bijbehorende onderzoeksrapport zijn producten van het projectteam Pivot/LNV.

Het project

Vooruitlopend op de nieuwe Archiefwet stelde de Rijksarchiefdienst in 1991 Pivot in: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Het project is gericht op de selectie van overheidsarchieven vanaf 1945, en gaat uit van institutioneel onderzoek op alle beleidsterreinen waarbij het Rijk betrokken is. Pivot is een interdepartementaal project op basis van convenanten tussen de Rijksarchiefdienst en alle ministeries en Hoge Colleges van Staat. Het convenant voor LNV werd op 9 december 1992 gesloten tussen de secretaris-generaal van LNV en de Algemene Rijksarchivaris.

Hoofdpunten van de gehanteerde methodiek van institutioneel onderzoek:

• Een onderzoek richt zich niet op een organisatie, maar op de volle breedte van een beleidsterrein.

• De wet- en regelgeving die samenhangt met het beleidsterrein staat in principe centraal als bron, aangevuld met literatuur en interviews met beleidsambtenaren.

• De zelfstandig handelende partijen worden aangeduid als 'actoren'.

• Daden die gebaseerd zijn op een zelfstandige bevoegdheid van een actor worden aangeduid als 'handelingen'.

• De periode van onderzoek strekt zich in principe uit van 1945 tot heden, hoewel ook relevante ontwikkelingen of wetgeving van voor 1945 beschreven worden.

De beleidsterreinen

De LNV-beleidsterreinen zijn in het Pivot-project als volgt gedefinieerd:

• Landbouw: Agrarisch markt- en prijsbeleid en voedselvoorziening, Gewasbescherming, Gezondheid en welzijn van dieren, Grondprijsbeleid, Landbouwkwaliteitsbeleid, Landbouwstructuurbeleid, Landinrichting, Meststoffenbeleid, Pachtbeleid

• Natuurbeheer: Flora en fauna, Natuur- en landschapsbeheer, Relatienotabeleid

• Visserij: Binnenvisserij, Zee- en kustvisserij

• Overige LNV-beleidsterreinen: Agrarische handelspolitiek en exportbevordering, Agrarisch onderwijs, Algemeen LNV-beleid, Bosbouwbeleid, Openluchtrecreatie Voor deze beleidsterreinen is LNV primair verantwoordelijk, en daarom is afgesproken dat LNV de desbetreffende selectielijsten opstelt (en dan ook voor de actoren buiten de eigen archiefzorg). De meeste van deze selectielijsten zijn inmiddels afgerond (al dan niet formeel vastgesteld). Staftaken zijn onderdeel van rijksbrede beleidsterreinen. Hiervoor worden selectielijsten opgesteld door het ministerie dat het desbetreffende rijksbeleid coördineert.

• Rijksbrede beleidsterreinen: Financiën, Huisvesting, Informatievoorziening, Overheidspersoneel, Organisatie, Voorlichting Relevant zijn ook nog bepaalde selectielijsten voor beleidsterreinen buiten de primaire verantwoordelijkheid van LNV. Het gaat om terreinen waarop een of meer LNV-actoren een inbreng leveren. Voor de neerslag van die inbreng geldt de desbetreffende selectielijst. Voorbeelden:

• Overige relevante beleidsterreinen: Buitenlands beleid, Sociale voorzieningen, Staatsdeelnemingen, Politiebeleid, Waterstaat, Invoerrechten en accijnzen, Arbeidsomstandigheden

Inbreng van LNV-directies en diensten bij de totstandkoming van de lijsten

Het team van Pivot/LNV onderzoekt alle LNV-beleidsterreinen in nauwe samenwerking met de betrokken directies en diensten. De inbreng van de organisatieonderdelen bestaat uit het geven van interviews, het toetsen van concepten en het deelnemen aan overleg met de Rijksarchiefdienst. Deze inbreng wordt geleverd door deskundigen inzake het beleidsterrein en inzake de archiefvorming.

Producten van Pivot

• 1. Rapport van institutioneel onderzoek (RIO) Dit rapport bevat alle handelingen van de overheidsactoren binnen het beschreven beleidsterrein, binnen de grenzen van de onderzochte periode. Daarnaast bevat het relevante contextinformatie over deze handelingen, zoals een schets van de historische ontwikkelingen, een karakterisering van de opgevoerde actoren, een aanduiding van de organisatorische ontwikkelingen binnen het voornaamste betrokken ministerie en een opsomming van de geraadpleegde wet- en regelgeving die geldt binnen het beleidsterrein. Na vaststelling wordt het rapport gedrukt.

• 1. Basisselectiedocument (BSD) Een basisselectiedocument (BSD) bevat dezelfde handelingen van dezelfde actoren als het bijbehorende rapport, maar dan gegroepeerd per actor. 'BSD' is overigens een informele term, in tegenstelling tot het officiële begrip 'selectielijst' uit het Archiefbesluit.

• 1. Selectielijst Een selectielijst is het formeel vastgestelde gedeelte van een BSD. De lijst geeft aan iedere handeling een `waardering': een keuze voor al dan niet bewaren van de neerslag, met bij de V-handelingen een vernietigingstermijn. Selectielijsten van LNV noemen bij iedere handeling tevens de directies die daarbij betrokken zijn. De reikwijdte van een selectielijst hangt samen met de zorgdragers die hem indienen. Wanneer alle zorgdragers die voorkomen in een BSD tegelijk de selectielijst zouden indienen, dan vallen BSD en selectielijst dus samen.

Toepassing van de selectielijsten

• 1. Bewerking en overbrenging van de archieven tot 1985 Met de vastgestelde selectielijst vindt de selectie en bewerking van de archiefbestanden plaats. De bestanden met cultuurhistorische waarde worden overgebracht naar de Rijksarchiefdienst en de rest is vernietigbaar. Het ministerie van LNV heeft met de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) een raamconvenant afgesloten, op basis waarvan LNV archieven aan kan bieden ter selectie en bewerking. Bij de bewerking en overbrenging voert de Facilitaire Dienst de coördinatie namens LNV, maar de desbetreffende directies en diensten zijn opdrachtgever voor de bewerkingen, vanwege hun archiefverantwoordelijkheid.

• 1. Voorkoming van het ontstaan van nieuwe achterstanden in overbrenging De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de directies en diensten. Een essentieel element bij het voorkomen van nieuwe achterstanden is de invoering van de selectielijsten in het informatiebeheer, zowel voor de papieren documenten als voor elektronische bestanden en audiovisuele materialen. De inbreng van de FD bestaat uit de ontwikkeling van een methodiek voor invoering en de advisering over toepassing daarvan.

Toepassing van de onderzoeksrapporten

• 1. Achtergrondinformatie voor beter beheer en selectie van archief De selectiebeslissingen worden gebaseerd op de contextbeschrijving in het bijbehorende rapport. Die beschrijving kan verder dienen als input voor een archiefstructuur die aansluit op de beleidsprocessen.

• 1. Informatiebron voor beleidsmedewerkers Voor beleidsmedewerkers kunnen de rapporten dienen als naslagwerk. Per beleidsterrein geven ze een compact overzicht van de geldende wet- en regelgeving, de organisatie, de maatschappelijke context en de actoren binnen en buiten LNV, en dat over een periode van ongeveer vijftig jaar. Uniek is de specifieke combinatie van een brede invalshoek, een grote hoeveelheid feitelijke gegevens en een objectieve analyse vanuit het perspectief van de overheid. De nauwe samenwerking met materiedeskundigen van binnen en buiten het ministerie verzekert de betrouwbaarheid van de rapporten.

Toelichting op het nieuwe archiefselectiebeleid van de rijksoverheid

Het selectiebeleid van de rijksoverheid en dus ook van LNV is enkele jaren geleden drastisch veranderd. Voorheen vond selectie plaats op documentniveau aan de hand van vernietigingslijsten, en daarnaast kon toestemming gevraagd worden voor incidentele vernietiging. Cultuurhistorisch waardevolle gedeelten van archieven moesten binnen 50 jaar overgebracht worden naar de Rijksarchiefdienst. Na invoering van de nieuwe Archiefwet (1996) is de selectiepraktijk als volgt veranderd:

• De termijn van overbrenging is verkort tot 20 jaar.

• Ieder overheidsorgaan moet selectielijsten opstellen.

• Een selectielijst beschrijft geen documenten, maar handelingen.

• Een selectielijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit de beschreven handelingen: papieren documenten, elektronische bestanden en audiovisuele materialen.

• Een selectielijst beperkt zich niet langer tot wat vernietigd moet worden, maar noemt eveneens wat bewaard moet worden.

• Een selectielijst beschrijft het complete overheidshandelen binnen een heel beleidsterrein.

• Incidentele vernietiging is niet meer mogelijk.

Handelingen en hun cultuurhistorische waarde

Tot voor kort bestonden er voor de archiefselectie alleen negatieve criteria, want vernietigingslijsten gaven per overheidsinstelling slechts aan welke bestanden niet in aanmerking kwamen voor overbrenging naar een Rijksarchief. Deze criteria werden toegepast op documentniveau. Afgezien van de bewerkelijkheid van deze microselectie bestonden de voornaamste nadelen van deze werkwijze uit de onoverzichtelijkheid van datgene dat wel overgebracht zou moeten worden, het gebrek aan inzicht in de grondslagen van het handelen waaruit die bestanden resulteren, en het gebrek aan inzicht in de samenhang tussen de taken van actoren die op eenzelfde beleidsterrein actief zijn.