Selectielijst Agrarische handelspolitiek en exportbevordering voor de neerslag van handelingen vanaf 1945 van de Minister van LNV en taakvoorgangers

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 25 februari 2000, nr. arc-99.1669/2);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde `selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein agrarische handelspolitiek en exportbevordering over de periode vanaf 1945' en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Van de `Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de archieven van het Ministerie van Landbouw en Visserij en in de archieven van de onder dat Ministerie ressorterende commissies en ambtenaren' (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Landbouw en Visserij en de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk, nr. PAZ 400, Afdeling Post- en Archiefzaken d.d. 29 december 1966 en beschikking nr. 133349, Afdeling Oudheidkunde en Natuurbescherming d.d. 3 februari 1967, laatstelijk gewijzigd bij beschikkingen van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, nrs. R&B/OSTA/99/469 en R&B/OSTA/ 99/471 d.d. 3 augustus 1999 (gepubliceerd in de Staatscourant nr. 216 van 9 november 1999)) worden categorieën 21, 79, 86, 92 en 114 ingetrokken voor wat betreft de agrarische handelspolitiek en exportbevordering.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Selectielijst. Agrarische handelspolitiek en exportbevordering

Voor de neerslag van handelingen van:

Geldt o.a. voor:

September 2000

Rijksarchiefdienst

Inhoud

Inleiding

Toelichting op de voorliggende selectielijst

Pivot bij LNV

Toelichting op het nieuwe archiefselectiebeleid van de rijksoverheid

Deel 1. Agrarische handelspolitiek

Handelingen van actoren onder de archiefzorg van LNV

Minister van LNV

Hoofdstuk 1.7: Algemene handelingen

Hoofdstuk 1.8: Nationale agrarische handelspolitiek

Hoofdstuk 1.9: Benelux

Hoofdstuk 1.10: Productovereenkomsten

Hoofdstuk 1.11: Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG

College van Overleg voor de Voedselvoorziening en Buitenlandse Agrarische Aangelegenheden

Regeringscommissaris voor de Buitenlandse Agrarische Aangelegenheden

Deel 2. Agrarische handelspolitiek

Handelingen van overige actoren

Hoofdproduktschap voor Akkerbouwprodukten (HPA)

Interdepartementale Raad voor de Handelspolitiek (IRHP)

Kamers van Koophandel te Amsterdam en Rotterdam

Minister van Buitenlandse Zaken

Minister van Economische Zaken

Hoofdstuk 1.8: Nationale agrarische handelspolitiek

Hoofdstuk 1.10: Productovereenkomsten

Hoofdstuk 1.11: Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG

Minister van Financiën

Hoofdstuk 1.10: Productovereen-komsten

Hoofdstuk 1.11: Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG

Permanente Vertegenwoordiger bij de EU (PV-EU)

Deel 3. Agrarische exportbevordering

Handelingen van actoren onder de archiefzorg van LNV

Minister van LNV

Hoofdstuk 2.6: Agrarische vertegenwoordiging in het buitenland (AVB)

Hoofdstuk 2.7: Beleid en instrumenten in het algemeen

Hoofdstuk 2.8: Activiteitenprogram-ma's en marktonderzoek

Hoofdstuk 2.9: Voorlichting en promotie

Hoofdstuk 2.10: Internationale samenwerking

Landbouwattachés

Platform Know How Export landbouw en cultuurtechniek

Regeringscommissaris voor de Buitenlandse Agrarische Aangelegenheden

Stuurgroep voor agribusinessprojecten

Deel 4. Agrarische exportbevordering

Handelingen van overige actoren

Minister van Buitenlandse Zaken

Minister van Economische Zaken

Publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties (PBO's)

Hoofdstuk 2.7: Beleid en instrumenten in het algemeen

Hoofdstuk 2.8: Activiteitenprogram-ma's en marktonderzoek

Hoofdstuk 2.9: Voorlichting en promotie

Inleiding

De voorliggende selectielijst geldt voor alle actoren onder de archiefzorg van zowel de minister van LNV als Staatsbosbeheer. Elke actor selecteert de neerslag van zijn handelen binnen het beleidsterrein Natuur- en landschapsbeheer voortaan met deze lijst. Voor handelingen op andere beleidsterreinen gelden andere selectielijsten.

Enkele in het oog springende kenmerken van een selectielijst zijn de volgende.

Voor het ministerie van LNV is de selectielijst Agrarische handelspolitiek en exportbevordering van toepassing voor:

Voor het Hoofdproductschap Akkerbouw (HPA) is deze selectielijst van toepassing voor:

Deze onder 3 genoemde actoren zijn onlangs omgevormd tot commissies van het HPA, waardoor hun archief ressorteert onder de zorg van het HPA.

De overige zorgdragers waarvan in dit rapport handelingen zijn opgenomen zijn de ministers van Economische Zaken, Buitenlandse Zaken en Financiën en de Kamers van Koophandel te Amsterdam en Rotterdam. De desbetreffende handelingen zijn nog niet vastgesteld

De vastgestelde selectielijst vormt de formele grondslag voor bewerking van archiefbestanden tot vernietiging dan wel overbrenging naar de Rijksarchiefdienst. Tevens wordt de lijst toegepast in het informatiebeheer van enerzijds alle LNV-onderdelen die bij dit beleidsterrein betrokken zijn, en anderzijds van het HPA.

De lijst heeft overigens geen betrekking op het interne functioneren van de genoemde actoren; daarvoor worden beleidsterreinoverstijgende onderzoeken toegepast naar de aandachtsgebieden financiën, personeel, organisatie, huisvesting, informatievoorziening en voorlichting.

De selectielijst treedt in werking twee dagen na publicatie in de Staatscourant en blijft in de huidige vorm hoogstens 20 jaar geldig.

Bij vaststelling van deze selectielijst vervallen de volgende categorieën uit de Algemene Vernietigingslijst van LNV (laatste wijziging: Stcrt. 1999, 216):

Deze categorieën vervallen voor stukken met betrekking tot de agrarische handelspolitiek en exportbevordering.

De handelingen van de voornaamste actor op dit beleidsterrein, de minister van LNV (inclusief taakvoorgangers) zijn samengebracht in deel 1 en deel 3 van deze lijst. Daar zijn ze nader onderverdeeld volgens dezelfde indeling als het gelijknamige rapport en met dezelfde nummering.

Bij elke handeling van de actor 'minister van LNV' is vermeld welke organisatieonderdelen daarbij betrokken zijn. Hierbij worden de volgende afkortingen gebruikt:

N.B. Dit betreft handelingen die in mandaat worden verricht namens de minister van LNV.

In deel 1 en 3 staan tevens de handelingen van andere actoren onder de archiefzorg van LNV.

Het archief van ieder van die actoren valt onder de beheersverantwoordelijkheid van een directie of dienst van LNV. Daarom is ook hier bij elke handeling een afkorting opgenomen van een dienstonderdeel.

In deel 2 en deel 4 staan de handelingen van actoren buiten de archiefzorg van LNV. Daarvan zijn vooralsnog alleen de handelingen van het Hoofdproductschap Akkerbouw (HPA) vastgesteld.

Handelingen met een * worden momenteel nog verricht.

De actoren waarvan in deze lijst handelingen zijn opgenomen, worden nader beschreven in het bijbehorende onderzoeksrapport. Daarin is tevens een beschrijving opgenomen van de context van het beleidsterrein.

Op 16 september 1999 heeft de directeur Facilitaire Dienst van het ministerie van LNV, mede namens de voorzitter van de Akkerbouwproductschappen, de ontwerp-selectielijst aangeboden aan de staatssecretaris van OC&W, die er vervolgens advies over heeft gevraagd aan de Raad voor Cultuur. De Raad heeft tegelijk een verslag gekregen van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen. Vanaf 28 september 1999 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Algemeen Rijksarchief en in de bibliotheken van het ministerie van LNV, het Hoofdproductschap Akkerbouw, het ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie. De terinzagelegging was aangekondigd in Staatscourant 185 van 27 september 1999.

Tijdens het bovengenoemde driehoeksoverleg was, op verzoek van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, een op het beleidsterrein deskundige historicus aanwezig. Van andere organisaties of individuele burgers werd gedurende de terinzagelegging geen reactie ontvangen.

De Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur heeft de ontwerp-selectielijst besproken tijdens de vergadering van 7 december 1999. Bij de voorbereiding van het advies is het verslag van het driehoeksoverleg mede in beschouwing genomen. Op 25 februari bracht de Raad advies uit aan de Staatssecretaris van OC&W (kenmerk arc-99.1669/2) dat behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

De voorliggende selectielijst en het bijbehorende onderzoeksrapport zijn producten van het projectteam Pivot/LNV.

Vooruitlopend op de nieuwe Archief-wet stelde de Rijksarchiefdienst in 1991 Pivot in: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Het project is gericht op de selectie van overheidsarchieven vanaf 1945, en gaat uit van institutioneel onderzoek op alle beleidsterreinen waarbij het rijk betrokken is. Pivot is een interdepartementaal project op basis van convenanten tussen de Rijksarchiefdienst en alle ministeries en Hoge Colleges van Staat. Het convenant voor LNV werd op 9 december 1992 gesloten tussen de secretaris-generaal van LNV en de Algemene Rijksarchivaris.

Hoofdpunten van de gehanteerde methodiek van institutioneel onderzoek:

De LNV-beleidsterreinen zijn in het Pivot-project als volgt gedefinieerd:

Voor deze beleidsterreinen is LNV primair verantwoordelijk, en daarom is afgesproken dat LNV de desbetreffende selectielijsten opstelt (en dan ook voor de actoren buiten de eigen archiefzorg). De meeste van deze selectielijsten zijn inmiddels afgerond (al dan niet formeel vastgesteld).

Staftaken zijn onderdeel van rijksbrede beleidsterreinen. Hiervoor worden selectielijsten opgesteld door het ministerie dat het desbetreffende rijksbeleid coördineert.

Relevant zijn ook nog bepaalde selectielijsten voor beleidsterreinen buiten de primaire verantwoordelijkheid van LNV. Het gaat om terreinen waarop een of meer LNV-actoren een inbreng leveren. Voor de neerslag van die inbreng geldt de desbetreffende selectielijst. Voorbeelden:

Het team van Pivot/LNV onderzoekt alle LNV-beleidsterreinen in nauwe samenwerking met de betrokken directies en diensten. De inbreng van de organisatieonderdelen bestaat uit het geven van interviews, het toetsen van concepten en het deelnemen aan overleg met de Rijksarchiefdienst. Deze inbreng wordt geleverd door deskundigen inzake het beleidsterrein en inzake de archiefvorming.

Het selectiebeleid van de rijksoverheid en dus ook van LNV is enkele jaren geleden drastisch veranderd. Voorheen vond selectie plaats op documentniveau aan de hand van vernietigingslijsten, en daarnaast kon toestemming gevraagd worden voor incidentele vernietiging. Cultuur-historisch waardevolle gedeelten van archieven moesten binnen 50 jaar overgebracht worden naar de Rijksarchiefdienst. Na invoering van de nieuwe Archiefwet (1996) is de selectiepraktijk als volgt veranderd:

Tot voor kort bestonden er voor de archiefselectie alleen negatieve criteria, want vernietigingslijsten gaven per overheidsinstelling slechts aan welke bestanden niet in aanmerking kwamen voor overbrenging naar een Rijksarchief. Deze criteria werden toegepast op documentniveau. Afgezien van de bewerkelijkheid van deze microselectie bestonden de voornaamste nadelen van deze werkwijze uit de onoverzichtelijkheid van datgene dat wel overgebracht zou moeten worden, het gebrek aan inzicht in de grondslagen van het handelen waaruit die bestanden resulteren, en het gebrek aan inzicht in de samenhang tussen de taken van actoren die op eenzelfde beleidsterrein actief zijn.

Om deze bezwaren te ondervangen werd de methode institutioneel onderzoek ontwikkeld, waarmee de beleidsontwikkelingen en het handelen van alle relevante actoren over de hele bandbreedte van een beleidsterrein beschreven worden. Op deze basis kan een effectievere (macro)selectie plaatsvinden aan de hand van positieve criteria.

Een selectielijst beschrijft het handelen van overheidsactoren op een bepaald beleidsterrein. De handelingen worden vervolgens beoordeeld op de mate waarin ze cultuurhistorische waarden weerspiegelen. Zodoende kan de Rijksarchiefdienst de gegevensbestanden overnemen die een reconstructie mogelijk maken van het overheidshandelen op hoofdlijnen in relatie tot haar omgeving.

De cultuurhistorische waarde van een handeling wordt bepaald aan de hand van zes algemene criteria, die in het volgende schema genoemd worden. Een handeling die voldoet aan een van de criteria wordt aangemerkt met B (bewaren). De neerslag van die handeling wordt dan volgens de archiefwettelijke normen van goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar de Rijksarchiefdienst. Daar blijven de archieven onder klimatologisch verantwoorde condities voor onbepaalde tijd bewaard als onderdeel van het nationale culturele erfgoed, openbaar voor raadpleging en historisch onderzoek.

De handelingen die niet voldoen aan een van de selectiecriteria worden aangemerkt met V, wat staat voor vernietigen. De neerslag van ieder van deze handelingen krijgt een vernietigingstermijn. De archiefvormende organisatie bepaalt daarvan zelf de duur, die afhankelijk van de belangen van verantwoording en bedrijfsvoering doorgaans uiteenloopt van 1 tot 20 jaar.

Wanneer een handeling geselecteerd wordt voor overbrenging naar de Rijksarchiefdienst, dan wordt in principe de complete neerslag van die handeling bewaard. Een reconstructie van het overheidshandelen zou immers niet lukken wanneer alleen de eindproducten bewaard werden. Zo is van bv. regelingen en beleidsnota's juist de totstandkomingsfase interessant, vanwege de aanvankelijke bedoelingen, de discussies en de afgekeurde versies.

De cultuurhistorische waarde van handelingen wordt getoetst aan de onderstaande algemene selectiecriteria. Wanneer een handeling aan een van de onderstaande criteria voldoet, dan komt de neerslag ervan in aanmerking voor overbrenging naar de Rijksarchiefdienst (B).

De neerslag van handelingen die als vernietigbaar zijn aangemerkt kan soms worden uitgezonderd van vernietiging. Deze mogelijkheid gaat terug op artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995. Het gaat om bestanden die samenhangen met personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang. De toepassing van dit uitzonderingscriterium vindt plaats gedurende de bewerking voor overbrenging en in overleg tussen de zorgdrager, het Algemeen Rijksarchief en de bewerkers.

Deel 1. Agrarische handelspolitiek

Hoofdstuk 1.7:. Algemene handelingen

Algemene handelingen zijn handelingen die voorkomen op ieder beleidsterrein en die geen formele grondslag hebben. Hieronder staan alleen de algemene handelingen die van toepassing zijn op de agrarische handelspolitiek, aangevuld met enkele andere handelingen die betrekking hebben op meerdere hoofdstukken van deze selectielijst.

Hoofdstuk 1.8:. Nationale agrarische handelspolitiek

Hoofdstuk 1.9:. Benelux

Hoofdstuk 1.10:. Productovereenkomsten

Koffie

Hoofdstuk 1.11:. Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG

Comité 113

Beperkt Comité

Samenwerkingsovereenkomsten

Werkgroep Proba

Ontwikkeling van Commissievoorstellen

Raadswerkgroepen

Groep Raden/Attachés

Coreper en CSA

High Level Groep

Raad

Deel 2. Agrarische handelspolitiek

Hoofdstuk 1.8:. Nationale agrarische handelspolitiek

Hoofdstuk 1.10:. Productovereenkomsten

Nationale toepassing

Koffie

Cacao

Hoofdstuk 1.11:. Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG

Werkgroep Proba

Hoofdstuk 1.10:. Productovereenkomsten

Totstandkoming en beheer op internationaal niveau

Nationale toepassing

Koffie

Cacao

Hoofdstuk 1.11:. Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG

Deel 3. Agrarische exportbevordering

Hoofdstuk 2.6:. Agrarische vertegenwoordiging in het buitenland (AVB)

Hoofdstuk 2.7:. Beleid en instrumenten in het algemeen

Inbreng van de minister van LNV en de PBO's

Grensgebied met het werkterrein van Economische Zaken en Financiën

Hoofdstuk 2.8:. Activiteitenprogram-ma's en marktonderzoek

Hoofdstuk 2.9:. Voorlichting en promotie

Hoofdstuk 2.10:. Internationale samenwerking

N.B. Het archief van Recobaa is al overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief.

Deel 4. Agrarische exportbevordering

De onderstaande handelingen gelden nog niet voor alle PBO's.

Wel zijn ze vastgesteld voor de volgende actoren inclusief hun taakvoorgangers:

N.B. Het HPA heeft ook handelingen uitgevoerd namens de minister van LNV. Zie daarvoor hoofdstuk 1.10 van deze lijst, onder actor minister van LNV.

Hoofdstuk 2.7:. Beleid en instrumenten in het algemeen

Hoofdstuk 2.8:. Activiteitenprogramma's en markt-onderzoek

Hoofdstuk 2.9:. Voorlichting en promotie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.