LegalizeRegeling bedrijfsvoering en administratieve organisatie Wet inzake de geldtransactiekantoren
gelet op artikel 2, tweede lid, artikel 9, eerste en tweede lid, en artikel 18,eerste lid, van de Wet inzake de geldtransactiekantoren en het Overdrachtsbesluit Wet inzake de geldtransactiekantoren:
gelet op artikel 10, tweede lid, onder c, en artikel 10b, eerste lid, van de Sanctiewet 1977 en het Overdrachtsbesluit Sanctiewet 1977;
na overleg met de Minister van Financiën;
Besluit
Hoofstuk 1. Algemene bepaling
Artikel 1
In deze regeling en de daarbij horende bijlagen wordt verstaan onder:
- a. de wet: de Wet inzake de geldtransactiekantoren;
- b. de Bank: De Nederlandsche Bank NV;
- c. wisselactiviteiten: het wisselen van munten of bankbiljetten en het uitbetalen van munten en bankbiljetten op vertoon van een creditcard, tegen inlevering van een of meer cheques of tegen inlevering van een of meer onderdelen van het couponblad van een waardepapier aan toonder tegen inlevering waarvan de rente op dit waardepapier kan worden geînd;
- d. geldtransferactiviteiten: het in het kader van een geldelijke overmaking ter beschikking krijgen van gelden of geldswaarden, teneinde deze gelden of geldswaarden al dan niet in dezelfde vorm aan een begunstigde elders betaalbaar te stellen of te doen stellen, dan wel het betalen of betaalbaar stellen van gelden of geldswaarden, nadat deze gelden of geldswaarden elders al dan niet in dezelfde vorm ter beschikking zijn gesteld, waarbij deze geldelijke overmaking een op zichzelf staande dienst is;
- e. gegarandeerde geldtransfer: transacties waarbij geld in Nederland wordt gestort door een opdrachtgever en elders wordt uitbetaald aan een begunstigde;
- f. geadviseerde geldtransfer: transacties waarbij geld elders wordt gestort door een opdrachtgever en in Nederland wordt uitbetaald aan een begunstigde;
- g. administratieve organisatie: het geheel van maatregelen met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van het geldtransactiekantoor alsmede ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
- h. interne controle: de controle op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen voor zover die controle ten behoeve van het bestuur van het geldtransactiekantoor door of namens dat bestuur zelf wordt uitgeoefend;
- i. integere bedrijfsvoering: een zodanige sturing en beheersing van processen van het geldtransactiekantoor dat de risico's op het gebied van integriteit, organisatie en bestuur worden geminimaliseerd door tijdige en juiste identificatie, meting, monitoring en beheersing van die risico's.
- j. integriteitsrisico: de aantasting van de reputatie, alsmede de bestaande of toekomstige bedreiging van vermogen en resultaat van het geldtransactiekantoor als gevolg van een ontoereikende naleving van privaat-, bestuurs-, fiscaal-, of strafrechtelijke verplichtingen, regelgeving of rapportagevoorschriften van toezichthouders, en door het geldtransactiekantoor zelf opgestelde normen, voorschriften of gedragsregels; bij de formulering hiervan wordt door het geldtransactiekantoor zoveel mogelijk rekening gehouden met de ontwikkelingen in de maatschappelijke normen ter zake van integer handelen.
- k. incidenten: voorvallen die een serieus risico vormen voor de integere bedrijfsvoering van het geldtransactiekantoor, voor zover het betreft een gedraging van een aandeelhouder, een commissaris, een bestuurder of een medewerker van het geldtransactiekantoor, van een andere rechtspersoon of natuurlijke persoon die werkzaamheden verricht ten behoeve van het geldtransactiekantoor, of van een derde, alsmede een overtreding van de ingevolge de toezichtwetgeving gestelde regels op het gebied van integere bedrijfsvoering.
Hoofstuk 2. Algemene uitgangspunten met betrekking tot de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie van geldtransactiekantoren
Artikel 2
Het bestuur van het geldtransactiekantoor is belast met de dagelijkse leiding van de activiteiten van het geldtransactiekantoor en is verantwoordelijk voor:
- a. een zodanige organisatie en beheersing van de bedrijfsprocessen dat daarmee wordt voorzien in een integere bedrijfsvoering;
- b. de opzet en goede werking van een adequate administratieve organisatie;
- c. de opzet en goede werking van het stelsel van procedures en maatregelen met betrekking tot de interne controle;
- d. alle beroepsmatige handelingen van medewerkers van het geldtransactiekantoor of zijn bijkantoren;
- e. de naleving van de wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen van administraties.
Artikel 3
Het bestuur treft in zijn dagelijks beleid maatregelen ter bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen alle lagen van de organisatie.
Een integere bedrijfsvoering biedt zodanige waarborgen dat het geldtransactiekantoor zich klaarblijkelijk houdt aan wettelijke normen, bestuursrechtelijke normen, maatschappelijke normen en de door hemzelf gestelde normen, voorschriften en gedragsregels, alsmede zodanige waarborgen dat het geldtransactiekantoor zijn verplichtingen jegens zijn klanten of contractuele partijen nakomt.
Bij de formulering van de door het geldtransactiekantoor zelf opgestelde normen, voorschriften en gedragsregels wordt door het geldtransactiekantoor zoveel mogelijk rekening gehouden met de ontwikkelingen op het gebied van de maatschappelijke normen ter zake van integer handelen.
Hoofdstuk 3. Voorschriften voor de Bedrijfsvoering van Geldtransactiekantoren met inbegrip van de integere Bedrijfsvoering
Artikel 4
Het geldtransactiekantoor beschikt over een actueel beleidsplan waarin de beleidsuitgangspunten ter beheersing van integriteitsrisico's zijn vastgelegd.
De beleidsuitgangspunten zijn nader uitgewerkt in procedures, regels en normen die binnen alle relevante geledingen van het geldtransactiekantoor bekend worden gemaakt en worden nageleefd.
Artikel 5
Het geldtransactiekantoor beschikt op alle lagen van de organisatie over procedures en maatregelen met betrekking tot de interne controle, die ten minste dienen te voorzien in de naleving van:
- a. bij of krachtens de wet, de Wet melding ongebruikelijke transacties, de Wet identificatie bij dienstverlening, de Sanctiewetgeving en de Wet Bescherming Persoonsgegevens gestelde regels;
- b. het beleidsplan;
- c. taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van zowel medewerkers en afdelingen, waarbij deze zodanig zijn verdeeld dat het risico van fouten en het oneigenlijk gebruik van activa of gegevens wordt beperkt.
Artikel 6
Het geldtransactiekantoor beschikt over organisatorische en administratieve procedures waarin de uitwerking en implementatie van het beleid inzake de integere omgang met incidenten is opgenomen.
Het geldtransactiekantoor zorgt voor een administratieve vastlegging van incidenten.
Het geldtransactiekantoor informeert de Bank uit eigen beweging en onverwijld omtrent incidenten indien, de ernst, de omvang of de overige omstandigheden van het incident in aanmerking genomen, de Bank redelijkerwijs geïnformeerd behoort te worden.
Artikel 7
Op grond van het beleidsplan vormt het geldtransactiekantoor zich een oordeel over de betrouwbaarheid van de in dienst tredende en van de zittende medewerkers en het geldtransactiekantoor gaat ten minste over tot:
- a. het inwinnen van inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid van de betrokkene bij de werkgevers bij wie betrokkene de laatste vijf jaar werkzaam is geweest. Het geldtransactiekantoor vraagt van betrokkene een volmacht voor het inwinnen van deze inlichtingen;
- b. het expliciet vragen aan betrokkene naar voorvallen uit het verleden die betekenis kunnen hebben voor het oordeel over de betrouwbaarheid van betrokkene;
- c. het laten overleggen door betrokkene van een verklaring omtrent het gedrag in de zin van de Wet op de justitiële documentatie.
De werkzaamheden die zijn verricht ten behoeve van de naleving van het eerste lid en de uitkomsten van die werkzaamheden worden door het geldtransactiekantoor schriftelijk vastgelegd.
Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing in het geval het geldtransactiekantoor een overeenkomst aangaat met derden, zoals bureaus voor werving en selectie, ten behoeve van het aanstellen van medewerkers voor integriteitsgevoelige functies.
Artikel 8
Indien het geldtransactiekantoor wordt gevraagd inlichtingen te verstrekken over een betrokkene, ten behoeve van een andere onder toezicht staande financiële instelling, is het geldtransactiekantoor verplicht schriftelijk de gevraagde inlichtingen te verstrekken en wel zodanig dat over de betrouwbaarheid van de betrokkene een juist en zo volledig mogelijk beeld bestaat.
Onverminderd het bepaalde in het eerste lid onthoudt het geldtransactiekantoor zich van het doen van uitspraken of het afgeven van verklaringen aangaande de betrouwbaarheid van een medewerker indien zij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat daarmee een onjuist beeld van de betrokken medewerker wordt gegeven.
Hoofdstuk 4. Voorschriften voor de administratieve organisatie van Geldtransactiekantoren
§ 1. Administratieve organisatie
Artikel 9
Het geldtransactiekantoor beschikt over een organisatieschema waarin de verschillende functies zijn weergegeven en waarin is aangegeven welke medewerkers deze functies vervullen. Voorzover van toepassing is dit organisatieschema uitgewerkt tot en met het niveau van de bijkantoren.
Het geldtransactiekantoor stelt adequate functiescheidingen in voor de activiteiten met een beherend ofwel een controlerend, bewarend en registrerend karakter.
In de organisatiestructuur is de delegatie van bevoegdheden adequaat geregeld en zijn de noodzakelijke, op belangentegenstellingen gebaseerde, functiescheidingen als bedoeld in het tweede lid aangebracht
Artikel 10
De administratieve organisatie van een geldtransactiekantoor is zodanig ingericht, dat aan de volgende minimumeisen wordt voldaan:
- a. de individuele transacties die bij het geldtransactiekantoor worden verricht worden à tempo te geregistreerd in de financiële administratie;
- b. voor iedere transactie die een opdrachtgever bij het geldtransactiekantoor verricht, wordt een doorlopend genummerde transactiebon gemaakt, welke transactiebon ongevraagd aan de opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld;
- c. het geldtransactiekantoor beschikt over een zodanig sluitend systeem van vastleggingen, dat alle mutaties in de kluisvoorraad en die van de medewerkerskassen à tempo kunnen worden verantwoord;
- d. de werkelijke kas- en kluisvoorraden van het geldtransactiekantoor worden dagelijks, achteraf controleerbaar, afgestemd met de voorraden zoals deze uit de financiële administratie blijken;
- e. kas- en kluisverschillen worden in de financiële administratie vastgelegd en aan het bestuur gerapporteerd;
- f. het geldtransactiekantoor beschikt over een systeem voor registratie van de aan- of afwezigheid van medewerkers.
De administratieve organisatie van een geldtransactiekantoor is zodanig ingericht, dat zowel in de financiële administratie als op de transactiebon ten minste de informatie, genoemd in bijlage IV bij deze regeling, is opgenomen.
Artikel 11
Het geldtransactiekantoor beschikt over een procedurehandboek, waarin de functies, taken en bevoegdheden van de medewerkers van het geldtransactiekantoor, met inachtneming van de minimumeisen die aan de administratieve organisatie zijn gesteld, eenduidig en schriftelijk zijn omschreven en vastgelegd, als kader voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
Het procedurehandboek is in ieder geval in de Nederlandse taal opgemaakt en wordt periodiek geactualiseerd.
Het procedurehandboek bevat ten minste de vereisten zoals genoemd in bijlage I bij deze regeling.
Artikel 12
Het bestuur van het geldtransactiekantoor is verantwoordelijk voor de interne controlesystemen, beoordeelt deze periodiek op hun effectiviteit en actualiteitswaarde en stelt deze zo nodig bij.
Artikel 13
Het geldtransactiekantoor beschikt over procedures en maatregelen met betrekking tot de interne controle op basis waarvan met een redelijke zekerheid kan worden gesteld dat:
- a. de activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de vastgestelde beleidsuitgangspunten en opgestelde procedures;
- b. de transacties en verplichtingen worden aangegaan met inachtneming van de geldende bevoegdheidsregeling;
- c. verliesrisico's uit hoofde van onregelmatigheden, fraudes en fouten worden geminimaliseerd en deze vroegtijdig worden geïdentificeerd en zo mogelijk gecorrigeerd;
- d. activa en passiva adequaat beheerd worden;
- e. risico's tijdig worden geïdentificeerd, op waarde worden geschat en waar mogelijk adequaat worden gekwantificeerd;
- f. rapportages, die aan de Bank worden geleverd, voldoen aan de daaraan door de Bank gestelde vereisten en deze rapportages tijdig worden aangeleverd.
Artikel 14
Het geldtransactiekantoor beschikt over een grootboek-administratie, opgezet volgens het systeem van dubbel boekhouden.
Het geldtransactiekantoor beschikt over een zodanige administratie dat iedere transactie of aangegane verplichting dan wel verkregen vordering juist, volledig, tijdig en systematisch wordt vastgelegd.
De financiële administratie stelt het geldtransactiekantoor in staat om tijdige en adequate rapportages op te stellen ten behoeve van het bestuur en de Bank.
Artikel 15
Indien een geldtransactiekantoor naast de activiteiten zoals omschreven in de wet, artikel 1, eerste lid, onderdeel c, ook overige activiteiten heeft, is zijn administratie zodanig ingericht dat de grootboekadministratie inzake de wisselactiviteiten en de geldtransferactiviteiten afgezonderd is van de grootboekadministraties waarin deze overige activiteiten zijn geregistreerd.
Artikel 16
De financiële administratie wordt in de Nederlandse of de Engelse taal gevoerd, is te allen tijde ten behoeve van de Bank in Nederland beschikbaar en wordt desgevraagd aan de Bank overgelegd.
Artikel 17
Het geldtransactiekantoor stelt, voorzover titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek niet reeds van toepassing is, een jaarrekening en een jaarverslag van het geldtransactiekantoor op.
Indien het geldtransactiekantoor niet reeds aan de bepalingen van titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is onderworpen, is genoemde titel van overeenkomstige toepassing op de jaarrekening, de overige gegevens als bedoeld in artikel 392 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, en op het jaarverslag.
§ 2. Bijzondere voorschriften voor de administratieve organisatie van geldtransferactiviteiten
Artikel 18
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.